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Workshop Lebenszyklusmanagement/PPP an Hochschulen 13. Dezember 2007

Kriterien für die Einführung eines CAFM-

Systems an Hochschulen

Workshop Lebenszyklusmanagement/PPP an Hochschulen

Hannover 13. Dezember 2007

Ralf-Dieter Person

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CAFM

Versprechungen

Realität

Einsatz in Hochschulen

Empfehlungen

Zusammenfassung

Inhalt

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Lebenszyklus eines Gebäudes:

§ Idee/Anforderungen

§ Wettbewerb

§ Planung/Konzeption

§ Errichtung

§ Nutzung/Betrieb

§ Veränderungen

§ Abriss und Entsorgung

Nutzer

Projekt-

steuerer

Architekt

Ingenieur

Investor

Betreiber

Facility Management

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Gebäudemanagement

Technisches

Gebäudemanagement

(TGM)

Infrastrukturelles

Gebäudemanagement

(IGM)

Kaufmännisches

Gebäudemanagement

(KGM)

Baumanagement

Anlagenmanagement

- Förderanlagen

- Elektrotechnik

- Klima, Lüftung,

Heizung, Sanitär etc.

Ver- und Entsorgung

- Wasser, Gas

- Strom, Wärme, Kälte

IuK

- Telekommunikation

- EDV

Übergreifende Aufgaben

- Controlling

- Dokumentation

- Gebäudeautomation

Zentrale Werkstätten

All. Gebäudedienste/

Hausmeisteraufgaben

Objektschutz

Gebäudereinigung/

Abfallentsorgung

Transport- und

Bürodienste, Postdienst

Kopierwesen, Druckerei

Dienste an Außenanlagen

Umweltschutz

Materialwirtschaft / Lager

Bewirtschaftung von

Haushaltsmitteln im GM

Controlling im GM

Mieten / Pachten,

Gebühren

Vertragsmanagement

Raum- und

Bauplanung

Begleitung und

Durchführung von

Baumaßnahmen

Bauunterhaltung

Baubezogener DV-

Einsatz

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4 Schnelle und flexible Informationsbereitstellung

4 Einheitliche und transparente Datenhaltung

4 Datenpflege gewährleisten

4 Wirtschaftliche Vorteile

4 Service-Orientierung

4 …?

Warum CAFM?

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Datenbank-

Server

Applikations-

Server

Clients

CAD-Server

Web-Server

Web-Clients

CAFM-Hardware

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4 Kostengünstig

4 Leistungsfähig

4 Flexibel anzupassen

– Bedienung

– Skalierbarkeit

– Modularität

– Schnittstellen

– Zugriff

– Organisation

4 Geringer Schulungsaufwand

Anforderungen an ein CAFM-System

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CAFM

Versprechungen

Realität


Empfehlungen

Zusammenfassung

Inhalt

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Die freie Auswahl

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4 Wir entwickeln ein Konzept für Sie!

4 Wir planen für Sie!

4 Wir holen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ins Boot!

4 Wir sind die Preiswertesten!

4 Wir unterstützen Ihre Prozesse!

4 Sie ziehen um? – Kein Problem, so wird es aussehen!

4 Schulungen – Machen wir! Aber unsere Software ist eigentlich

selbsterklärend!

4 Ihre Daten einlesen – Selbstverständlich!

4 Ihre Anwendungen – Die integrieren wir locker!

4 … und eine Schnittstelle zur GLT

… die haben wir auch noch!

Wir können alles!

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Nicht Alles!

Die Wahrheit liegt irgendwo …

… zwischen den Zeilen.

W A H R H E I T

Alles Lüge?

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CAFM

Versprechungen

Realität


Empfehlungen

Zusammenfassung

Inhalt

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4 Betrieb unterstützen

4 Daten verwalten

4 Informationen dokumentieren und verteilen

4 Betriebssicherheit steigern

4 Transparenz erhöhen

4 Kostenkontrolle ermöglichen

4 Arbeitsabläufe verbessern

4 Qualitätsmanagement unterstützen

4 Benchmarking unterstützen

4 Außendarstellung verbessern

Ein CAFM-System kann …

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… aber nur für ein gutes

… wenn klar ist wo es hingehen soll!

… eine gute Basis sein

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4 Tabellen (Excel o. ä.)

4 Datenbanken (Access o. ä.)

4 Text-Dokumente (Word o. ä.)

4 CAD-Pläne (DWG, DXF o. ä.)

4 Papierdokumente

4 Papierpläne

Vorhandene Daten

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4 Abteilungen/Dezernate …

4 Einzelpersonen

4 Übergeordnet (Prozesse)

Zuständigkeiten

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CAFM-Kosten

20%

41%

8%

23%

8%

Schulung

Software

Hardware

Datenerfassung

Datenübernahme/

Customizing

Daten aus: Marktübersicht CAFM-Software 2007 (GEFMA 940)

ohne Kosten für vorbereitende Beratung

>500 bis > 15.000 EUR je Lizenz

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CAFM

Versprechungen

Realität


Empfehlungen

Zusammenfassung

Inhalt

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4 Organisation

4 Personal

4 Gewachsene Strukturen

4 Forschung und Lehre

4 Rechnungswesen

4 Schwerpunkte

Hochschulen lieben das Besondere …

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… und haben Anforderungen

4 Kosten

4 Bedienung

4 Auswertung

4 Schnittstellen

4 Systempflege

4 Softwareumgebung

4 Hardware

4 Funktionalitäten

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Funktionalitäten

4 Liegenschaftsdaten

4 Raum- und Gebäudedaten

4 Instandhaltung

4 Maschinen- und

Anlagenverwaltung

4 Prüfpflichtige Anlagen

4 Energie- und Zählermanagement

4 Kabel-, Rohrleitungen und Kanäle

4 Entsorgung/Gefahrstoffe

4 Brandschutz

4 Arbeitsschutz

4 Informations- und

Kommunikationstechnik

4 Prozessunterstützung/

Workflow-Management

4 Gebäudereinigung

4 Verträge

4 Auftragswesen

4 Material- und Lagerwirtschaft

4 Dokumenten- und Planverwaltung

4 Umzüge

4 Inventar

4 Raumvergabe

4 Zutrittskontrolle, Schlüssel/

Schließanlagen

4 Kaufmännisches

Gebäudemanagement

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CAFM

Versprechungen

Realität


Empfehlungen

Zusammenfassung

Inhalt

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Klären

4 Projektplanung, zeitlicher Ablauf

4 Funktionale Anforderungen an das CAFM-System

4 Vorbereitung der Mitarbeiter/innen /

Systembedienung

4 Kostenschätzung / Anzahl Lizenzen

4 Einführung / Beschaffung des CAFM-Systems

4 Integration vorhandener Systeme / Schnittstellen

4 Datenbank- und Systempflege

4 Softwareumgebung, Betriebssystem, Hardware

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Ist-Analyse

Nutzeranforderungen

Lasten-/Pflichtenheft/LV

Präsentation (Vor- und Endauswahl)

Beschaffung

System-Einführung

Produktivbetrieb

CAFM-Einführung - Arbeitsschritte

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4 Vorhandene Systeme

4 Anforderungen der Bereiche, Systemfunktionen

4 Zeitplanung (z. B. Stufenkonzept)

4 Abstimmung (Leitung, Geschäftsführung, …)

4 Betreuung, Schulung

4 Pflichtenheft / Leistungsverzeichnis

4 Ausschreibung (Verfahren), Systemauswahl

4 Beschaffung und Systemeinführung

CAFM-Einführung - Aufgaben

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4 Aufwand für Datenerhebung und -pflege wird

unterschätzt

4 Der wirkliche Nutzen wird nicht deutlich:

„Ich verlasse mich auf meine Excel-Datei!“

4 Versprechungen der Anbieter erzeugen

überzogene Erwartungen

4 Das System wird nicht akzeptiert, weil es zu

kompliziert ist, …

4 Aufwand und Kosten für Einführung und

Betrieb werden unterschätzt à Nutzen = ?

Gefahren

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CAFM

Versprechungen

Realität


Empfehlungen

Zusammenfassung

Inhalt

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CAFM-Einsatz kann sinnvoll sein!

4 Umfang differenziert betrachten

4 Einführung sorgfältig vorbereiten

4 Anforderungen festlegen

4 Beteiligung der Betroffenen

4 Auswahlverfahren

4 Laufende Optimierung

CAFM bildet den Lebenszyklus eines Gebäudes ab?

Fazit

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Vielen Dank für Ihre

Aufmerksamkeit

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Ansprechpartner

Ralf-Dieter Person

Diplom-Ingenieur Elektrotechnik (TU)

Beratungsprojekte in den Bereichen Gebäudemanagement,

Organisation, Gebäudeautomation, CAFM-Systeme,

Betriebskosten/Benchmarking, Energieeffizienz

Telefon: (0511) 1220-332 | (0160) 90 62 40 61 | Telefax: (0511) 1220-439

E-Mail: [email protected]

Internet: http://www.his.de

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