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Case Story TRANSA Microsoft Modern Business Forum Durch den Einsatz neuer Microsoft Technologien knnen heute bei uns Prozesse der Qualittskontrolle im Wareneingang um mehr als einen halben Tag verkrzt werden

Danke Christian, Grezi Mitenand

Wir, Sandro, von unserem Infrastruktur und ERP Partner Acommit und ich, Leiter IT Transa, mchten Ihnen an einem kleinen Bsp. zeigen, wie neue Technologien helfen knnen, Prozesse zu beschleunigen, nicht alles nur einfach ist, mit welchen Herausforderungen wir zu kmpfen hatten und was wir daraus gelernt haben. Aktenzeichen: ?.???1-15.09.2014

Wer ist Transa und Ziel des VortragsTRANSA FilialenZrich EuropaalleeBaselBernLuzernSt. GallenWinterthurOutlet ZrichOutlet BernZentral Lager= 9 Filialen, WebShop und ZentrallagerOUTDOOR TRADING Jack Wolfskin FilialenBernZrichBaselLuzernOltenBielChurSt. GallenOutlet, MailOrder u. Lager SchnenwerdWinterthurRapperswilZermatt= 12 Filialen und WebShopTransaPrgt seit 35 Jahren Reise- und Outdoor MarktBeratung und Service, Qualitt und VielfaltDie Transa hat vor 35 Jahren in der deutschen Schweiz als Pionier mit Outdoor Ausrstungen gestartet und prgt diesen Markt bis heute. Die Transa macht mit ber 300 MA gegen 60 Mio Umsatz. Die Tochter OT macht ca. 17 Mio.

Aktenzeichen: ?.???2-15.09.2014Vernderungen am MarktTransa im MarktFrherer Nischenmarkt Outdoor, Markt heute zunehmend kompetitiverGlobalisierung durch Internet, sinkender Eurokurs, Preisgeflle zum Ausland

Flagge zeigenErffnung Flagship Store Europaallee im Herbst 2012Herzen von Zrich, direkt neben HBGrsster Reise- und Outdoor-Laden der Schweiz auf ber 3000 m2

Konsequenzen auf die Unternehmensfhrung, die Prozesse und die dafr notwendige Infrastruktur

Zu Beginn war Outdoor ein Nischenmarkt,

in den letzten Jahren wurde dieser Markt aber immer beliebter und zunehmend kompetitiver.

Die durch das Internet gefrderte Globalisierung,

der gesunkene Eurokurs und das Preisgeflle zum Ausland

haben den Wettbewerb noch weiter verschrft.

Mit der Erffnung des neuen Flagship Store Europaallee im September 2012 hat Transa Flagge gezeigt und musste jetzt auf einen Schlag 1/3 mehr Umsatz bewltigen.

Das alles hatte auch Konsequenzen auf die Unternehmensfhrung, die Prozesse und die dafr notwendige Infrastruktur.

Aktenzeichen: ?.???3-15.09.2014Ausgangslage TransaTraditionell gewachsene IT-OrganisationDurch Wachstum stiess man berall an GrenzenAnforderungen an die VerfgbarkeitAnz. zu verwaltende Filialen/ UserPerformance in den letzten Jahren laufend zugenommenHoher Aufwand fr IT-Betrieb

Entscheid TRANSIT IT-Infrastruktur Projekt

IT Infrastruktur ist in den letzten Jahren laufend zu einer stattlichen Serverinfrastruktur herangewachsen.

Durch den Wachstumsschub stiessen wir berall an Grenzen und die Anforderungen an die Verfgbarkeit, die Anz. zu verwaltenden Filialen / Usersowie die Performance undneue Funktionalitten stieg stetig an

Die IT wurde zwar mit wenigen Leuten betrieben, trotzdem aber war der Betriebsaufwand beachtlich.

Im Frhjahr 2012 haben wir uns dann entschieden, ein IT Infrastruktur Projekt zu starten, um die bestehende Infrastruktur schrittweise zu ersetzen / zu optimieren und fr zuknftige Abenteuer fit zu machen.

Aktenzeichen: ?.???4-15.09.2014Ziel IT Infrastruktur ProjektLngerfristig mit geringeren Mitteln und flexibel betreibbarModernisierung der ITNeues IT-Infrastruktur KonzeptEntlastung eigener IT-Organisation durch Outsourcen, Zusammenarbeit mit Partner Fokussierung auf KernapplikationenHhere Verfgbarkeit, Erhhung AusfallsicherheitWartungszeiten durch lngere ffnungszeiten immer kleinerMglichst vieles Remote machbarVoraussetzung, um zuknftig flexibel Entscheiden zu knnen, ob Inhouse oder Extern

Wichtig war uns dabei der durchgngige Einsatz von Microsoft Technologien fr die bestmgliche Integration der einzelnen Systeme und mglichst flexibel zu bleibenMichael Meier, Leiter IT

Gefordert war eine Modernisierung der IT, welche lngerfristig mit geringen Mitteln und flexibel betrieben werden kann.

Unsere eigene IT-Organisation soll entlastet werden um uns vermehrt auf unsere Kernapplikation und Untersttzung des Business fokussieren zu knnen.

Das die Verfgbarkeit, sowie die Ausfallsicherheit verbessert werden muss, versteht sich von selbst.

und durch die lngeren ffnungszeiten verkrzen sich die mglichen Wartungsfenster zunehmend, so dass viele dieser Arbeiten automatisiert werden sollen.

Um diese Anforderungen zu erfllen und fr neue Bedrfnisse in der Zukunft gewappnet zu sein, musste ein neues Konzept fr die IT Infrastruktur her, welches wir mit unserem Partner Acommit erarbeiteten.

-- Evtl. weglassen --Wir bei Transa setzen seit vielen Jahren auf Microsoft und so war es uns dann auch bei diesem Projekt wichtig, den durchgngigen Einsatz von Microsoft Technologien weiter zu verfolgen um die bestmgliche Integration der einzelnen Systeme zu ermglichen.

Aktenzeichen: ?.???5-15.09.2014Ausgangslage AcommitKeine Informationen ber die IT-Infrastruktur, bisher ausschliesslich ERP-PartnerFr jedes Thema/Produkt unterschiedliche Partner KoordinationViel Hardware, praktisch keine AusfallsicherheitErstkontakt im Mai 2012 / Erffnung Europaallee im September 2012Ressourcen Acommit Knnen mir mit unserem Know-how und Produktportfolio die Anforderungen berhaupt erfllen?

Aktenzeichen: ?.???6-15.09.2014Ziele AcommitRessourcen nicht berlastenAndere Kunden drfen auch whrend dieser Zeit nicht vernachlssigt werdenSorgfltige Umsetzung in kurzer ZeitKeine temporre Lsung, sondern Basis fr lngerfristigen AusbauZiele mit vorhanden Produkten umsetzen keine Zeit fr das Lernen von neuen Produkten

Zielerreichung:Naja Leute waren teilweise recht am Anschlage / Ferien mussten verschoben werdenIch glaube das haben wir erreichtErreichtNaja es steht heute noch alles am alten Standort (falsch bestellte Leitung whrend des Projektes)Whrend Projekt erreicht, danach hat es gendert..

Aktenzeichen: ?.???7-15.09.2014Wo steht Transa heute?Serverlandschaft mit Microsoft Windows Server 2012 R2 und Hyper-V erneuerthochverfgbares Storage/Cluster Konfiguration Erhhung Verfgbarkeit und FlexibilittMicrosoft System Center fr Vereinfachung Infrastruktur Management und mit DPM gute Basis fr schnelle Daten- und System-WiederherstellungEigene Infrastruktur mit einzelnen Cloud Lsungen ergnzt Office 365onacommit Managed ServicesReady fr Anbindung Microsoft Azure

Die nchsten Schritte Planung Ablsung Citrix durch RDS ab Oktober 2014Migration Sharepoint zu Sharepoint Online im 2015Die wichtigsten Systeme laufen auf dem ClusterAusfallsicherheit ber beide Standorte hinweg nicht gegeben -> Problem: es luft zu gut, Notwendigkeit darum nicht so hoch

Aktenzeichen: ?.???8-15.09.2014Qualittskontrolle Wareneingang Prozess GesternZusammenfassungMngel in der Lieferung Logistik Telefon oder Mail an EinkaufFalls Bilder bentigt werden, Aufnahme mit Digicam und Verarbeitung im BroLieferscheine scannen von mangelhafter Lieferung erfolgt ebenfalls im BroLager verteilt ber 3 StockwerkeBro nicht in unmittelbarer Nhe zu Wareneingang

Bis die Informationen im Einkauf / Warenwirtschaft ankommen, vergeht oft ein Arbeitstag! Chris van Heijningen, Leiter Warenwirtschaft

Mit folgendem Beispiel mchten wir ihnen zeigen, dass ohne Anpassung am ERP mit heutiger Technologie Prozesse optimiert werden knnen.

Als erstes sehen sie den Ablauf bei defekter Ware, wie er bis gestern gelebt worden ist.

-- (Film starten) --

Prozess OptimierungDas Ziel der Optimierung war klar (Folien wechsel)

ProzessBei Mngeln in der Lieferung ruft die Logistik jeweils an oder schickt eine Email an die Warenwirtschaft / Einkauf. In den meisten Fllen bentigen der Einkauf / Warenwirtschaft auch Fotos, um die Ware zu erkennen oder den Schaden zu beurteilen, welche mit Digicam gemacht und im Bro verarbeitet werden. Oft mssen Lieferscheine gescannt werden, wofr sie von der Flche ins Bro gebracht werden.Die Lager sind verteilt ber 3 Stockwerke, das Bro nicht in unmittelbarer Nhe zu Wareneingangsort, entsprechend lang sind die Fusswege.Im Film haben wir gesehen, dass das Mail sofort gesendet worden ist. Regelmssig ist es aber so, das die Verarbeitung erst am Abend oder nchsten Tag erfolgt.

Aktenzeichen: ?.???9-15.09.2014Qualittskontrolle Wareneingang Prozess HeuteZiel der OptimierungEK/Warenwirtschaft mchte nher am Geschehen sein, um Probleme schneller zu erkennen/zu lsenVerarbeitung von Bilder und Scannen von Dokumente mglichst auf der Flche und direkte bermittlungDefekte Ware im direkten Kontakt (Einkauf, Logistik) anschauen und beurteilen

Grundstzlich geht es darum, dass die Warenwirtschaft nher am Geschehen ist und Probleme schneller erkannt / gelst werden knnen. Im direkten Kontakt soll defekte Ware angeschaut und besser beurteilt werden, was mit dieser passieren soll.

Auf Seite Logistik mssen die langen Fusswege verkrzt und die involvierten Personen reduziert werden.

Mit Hilfe eines Tablets und Lync Online sehen sie, dass wir diese Ziele relativ einfach erreichen konnten.

Aktenzeichen: ?.???10-15.09.2014Was haben wir verbessert? Zeit, SchritteGesternZeit (min)51015

20 min360Anz. SchritteGestern100200300

GesternHeuteZeit (min)51015

20 min1 minAnz. Schritte360GesternHeute100200300

5Schritte MichiFr den Weg mit dem Fahrstuhl ist man 2:45 unterwegs und macht 133 Schritte.

Das warten auf den Fahrstuhl dauert gut und gerne 1min und manchmal kommt er gar nicht, was dann via Treppe zu 203 Schritten und einer Zeit von ber 3 min fhrt.

Total kommen so mit Bearbeitung, Schwatz auf dem Gang, Wiedereinarbeitung in gestoppte Arbeit gut und gerne 20min und rund 360 Schritte zusammen.

Verfolgt man das aktuelle und total trendige Bewegungsziel, die als gesund vorgegebenen 10000 Schritte pro Tag zu erreichen, wrde ich sagen: Wir machen etwas fr unsere Mitarbeiter und untersttzen sie auch in gesundheitlichen Belangen.

Da diese zustzlichen Schritte aber in der Logistik erfolgen und wir alle wissen, dass das einer der teuersten Bereiche eines Unternehmens ist, muss aus Unternehmerischer Sicht ganz klar eine Optimierung stattfinden.

Mit einem Tablet und Lync schafft man den ganzen Ablauf mit 5 Schritten und innerhalb ca. 1min.

Fazit:Laufweg fllt wegLieferschein bleibt beim PackerKein TelefonNur noch eine Person involviertSofort umsetzbar, Artikel muss nicht deponiert werden fr die KolleginWorkflow bleibt erhaltenEiniges an unproduktiver Arbeit fllt wegProzess bleibt grundstzlich gleichKeine Anpassung am ERPGut fr Unternehmen, schlecht fr Gesundheit Mitarbeiter

Aktenzeichen: ?.???11-15.09.2014Qualittskontrolle Wareneingang Eingesetzte Infrastruktur und ServicesBilder von mglichen SchdenWebCam Microsoft Surface 3 Pro

Lieferscheine ScannenWebCam Microsoft Surface 3 Pro

Bilder versendenLyncOutlook (Exchange Online)

Direktes Gesprch zur Beurteilung des DefektsLync (Telefonie, Messages)

Aktenzeichen: ?.???12-15.09.2014Qualittskontrolle Wareneingang Prozess HeuteHerausforderung AcommitKurze Einfhrungszeit Exchange Server Version (2007) nicht auf dem aktuellen Stand (2013)Step by Step Einfhrung, nicht zu viel auf einmal Auf grner Wiese Umsetzung sehr einfach, aber Realitt ist oft anders / Microsoft Marketing Aussage vs. PraxisNicht IT-Mensch soll einfach Konten erffnen knnen, ist aber nicht ganz so einfachKurze Einfhrungszeit -> nicht die Schuld des Kunden. danke an Microsoft fr den kurzfristigen TerminWarum Migration im laufenden Betrieb? Wochenendarbeit fr mein Team vermeiden

Step-by-Step: es ist verlockend viel auf einmal einzufhren weil alles da ist -> Kunde bremsen

Aktenzeichen: ?.???13-15.09.2014Was haben wir verbessert? Kosten (Betrieb der Systeme)Achse beschriften

Aktenzeichen: ?.???14-15.09.2014Was waren die Herausforderungen?RessourcenFinanzen, PersonalProjektarbeit vs. operativer Ttigkeiten Kein dediziertes Projektteam

KulturUnterschiedlichen Typen von Mitarbeitenden (Admin, Verkaufsberater, Logistik)Neues bringt Vernderung, Ablehnung, AngstKommunikation: tief verankert, Tradition dass kann man nicht einfach so ndern

RessourcenRessourcen, egal ob Finanziell oder Personell, ist bei kleineren Unternehmen immer ein Thema.

Es besteht oft nicht die Mglichkeit, mit einem Projektteam zu arbeiten, welches sich ausschliesslich auf eine Aufgabe konzentrieren kann.

So war es, und ist es auch immer noch, das Vorantreiben von Projekten muss neben dem operativen Geschft erfolgen. Entsprechend ist auch die Prioritt bei den verschiednen involvierten Parteien nicht gleich hoch, was das vorwrtskommen natrlich bremst.

KulturIn einem Unternehmen wie Transa arbeiten ganz unterschiedliche Typen von Mitarbeiter. Admin-Leute sind Berufs wegen grundstzlich nher zur IT / PCs, Berater auf der Verkaufsflche habe dagegen ein gewisse Distanz und wollen einfach nur, dass es einfach ist und funktioniert und sie den Kunden bestmglichst Bedienen knnen.

Neues bringt Vernderungen mit sich und kann dazu fhren, dass die Grundhaltung der involvierten Personen dann eher ablehnend ist und eine gewisse Angst herrscht.

In unserem gezeigten Bsp. hatten wir Glck und die Mitarbeiterin war offen fr Neues und hat den Tablet ohne wenn und aber gleich in ihren Arbeitsprozess integriert. Kommunikation ist oft ein Bestandteil der Firmenkultur und lsst sich deshalb nicht einfach von heute auf morgen ndern, auch wenn neue Technologien klare Vorteile mit sich bringen.

Technologie

Aktenzeichen: ?.???15-15.09.2014Was haben wir gelernt?Technik ok, aber es braucht die Menschen, welche damit arbeitenNicht alles IT-MenschenNicht zu viel aufs MalBottom Up AnsatzLeute suchen, die Freude haben Mund zu Mund WerbungChange ManagementTechnologische Fortschritte sind ok und ermglichen Vieles, aber es sind die Menschen, welche damit arbeiten und das darf nicht vergessen gehen

und es sind nicht alles IT Menschen, auch wenn Smartphones und andere Gadgets im privaten Gebrauch weitverbreitet sind.

Aufgrund der erwhnten Ressourcen Engpsse soll nicht zu viel aufs mal angepackt werden. Lieber einzelne Themen durchs Zielband fhren um dann die vorhandenen Arbeitskrfte auf neue Ziele auszurichten.

Wir bei Transa haben schon das eine oder andere mal versucht, ein Thema nach dem Top Down Ansatz einzufhren, mussten dann aber feststellen, dass das Resultat fr den Anwender zu Abstrakt, der Nutzen nicht sofort sprbar war und dadurch Akzeptanz in den Fachabteilungen fehlt.

Mit dem Bottom Up Ansatz holt man einzelen Bedrfnisse gezielt ab, der Nutzen ist sofort sprbar und die involvierten Personen haben Freude am erreichten Man hat ab diesem Zeitpunkt jemand in der Abteilung, welcher Mund zu Mund Werbung betreibt und sich so neue Technologien, Prozesse langsam aber sicher verbreiten.

Definitv lohnt es sich bei Projekstart Gedanken zu machen, mit welchen Reaktionen zu rechnen ist und wie mit diesen umgegangen werden soll. Grosse Vernderungen, vor allem wenn sie die Kultur betreffen, knnen und umstnden bis zur Kndigung fhren. Man steht dann pltzlich vor dem Konflikt Technologische Fortschritte vs Mitarbeiterkndigung und deshalb ist es aus meiner Sicht wichtig, grosse Vernderungen zu begleiten.

Zum Abschluss gibt ihnen Christian Ruf noch einen Ausblick, welche Technologien unser leben verndern knnten.

Aktenzeichen: ?.???16-15.09.2014Danke fr Ihre Aufmerksamkeit !

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Kontakte:

TRANSA Backpacking AG Acommit AGMichael Meier (IT Leiter) Sandro MeierJosefstrasse 53 Seestrasse 202CH-8005 Zrich CH-8810 Horgen +41 44 278 90 85 +41 44718 19 00 michael.meier@transa.ch s.meier@acommit.chFragen und Kontakt Aktenzeichen: ?.???17-15.09.2014