Das neue DGFRP Extranet · Der Makler kann nicht feststellen, ob der Empfänger die Mail erhalten...

Das neue DGFRP Extranet

26.07.2016

Philipp von WartburgCTO / CDOGeschäftsleiter Technologie & ITProkurist

So wird Ihr Maklerbetrieb revolutioniert


Hinweis zu der Schulung

Die Präsentation zum Webinar finden Sie im Extranet auf der Startseite.

In den nächsten Wochen wird es eine Fortsetzung geben, in der die Erkenntnisse

aus den Webinaren dieser Woche sowie alle Neuerungen eingearbeitet werden.

Bitte denken Sie daran, Ihre Untervermittler und Mitarbeiter einzuladen.

Live-Seminare werden angeboten, sobald genügend Partner mit der

Plattform aktiv arbeiten.


Erledigen Sie lästige Verwaltungstätigkeiten einfach digital

Das neue DGFRP Extranet ist ein

Informations-, Kommunikations- und Auftragssystem.

Sie können über diese Plattform Informationen und Dokumente abrufen, mit der

DGFRP kommunizieren und Aufträge aufgeben.

Sämtliche Daten und Dokumente werden sicher und verschlüsselt übermittelt.

Universelle Plattform für Informationen und Services

Bessere Services der DGFRP-Partner

Sicherer, verschlüsselter Datenaustausch

Jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Daten

Standardisierte Prozesse

Digitale Wertschöpfungskette, weniger Papier

Umstellung auf responsives Design

Revisionssicherheit

Anbindung an andere Systeme (auch eigene!)

Automatisierung von Vorgängen


Ziele des neuen Extranets


Der Schritt zum volldigitalen Maklerbüro

Das DGFRP Extranet optimiert Ihr Büro radikal.

Es ist der Grundstein für ein hocheffizientes Business.

Warum?

• E-Mail ist für Geschäftsvorgänge out.

• Die bisherige Arbeitsweise reicht nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen.

• Da alles protokolliert wird, brauchen Sie keine Notizen mehr.

• Alle Aktivitäten sind vorgangsbezogen zentral gespeichert.

• Alle Vorgänge sind einem Mandant zugeordnet.

• Bisher wurde mit Wiedervorlagen gearbeitet. Das Extranet führt Erinnerungen direkt aus.

• Papier/Post: Dauert zu lange, kein Empfangsstatus, Kosten, etc.



Antragseinreichung

Angebotsanfrage

Risikovorabanfrage

Berufsgruppeneinwertung

Vertragsänderung

Fachanfrage

Bestandsübertragung

Wertermittlung

Beraterwechsel

und vieles mehr

Komplette B2B Kommunikation!


Warum ein neues Extranet?

Problem 1: Wie kann ich schnell aktuelle Informationen zugänglich machen?

Problem 2: Wie kann ich mit dem Berater kommunizieren?

Der alte Bereich „Makler-intern“ wird den nächsten Wochen abgelöst!

Warum?

Partner können nur Daten abrufen (kein Senden möglich)

Die bisherige Lösung ist technikbedingt aufwändig zu pflegen

Die Datenhaltung ist auf eigenen Servern und somit aufwändig:Serverunterhalt, Updates, Backups, Kosten, Know-how

Nicht responsive, d.h. auf Smartphones und Tablets nur bedingt nutzbar

Keine Prozesse abbildbar


Ihre Vorteile

Die Bedienung ist wirklich einfach und logisch

Mobile Geräte mit Touchscreen werden unterstützt

Alle Prozesse sind einheitlich und standardisiert, egal welche Gesellschaft betroffen ist

Nachweisbar schnellere Verarbeitung und Policierung, u.a. durch wegfallende Postlaufzeiten

Erheblich bessere Nachvollziehbarkeit

Protokollierte Kommunikation mit Nachrichten und Notizen

Mitteilung einer Statusänderung per E-Mail

Höchste Sicherheit und Verlässlichkeit

Revisionssicher und gesetzestreu


Ein paar technische Hinweise

• Das DGFRP Extranet ist eine webbasierte Plattform.

• Jeder Benutzer erhält eigene Zugangsdaten, mit denen er sich anmeldet.

• Die Plattform ist responsive, d.h. passt sich an das verwendete Gerät an.

• Benutzer arbeiten mit Klarnamen, sodass erkennbar ist, wer gerade einen Vorgang bearbeitet.

• Jede Aktivität erhält einen Zeitstempel.

• Das System ist 100 % revisionssicher.

• Sämtliche Daten und Dokumente werden verschlüsselt übertragen und gespeichert.

• Die Daten sind in Hochsicherheitsrechenzentren in Deutschland gespeichert.

• ADV-Erklärung (Auftragsdatenvereinbarung) mit dem Dienstleister Insurance Profiler.


Einfache und intuitive Oberfläche für effizientes Arbeiten

Kacheln statt Menüs – optimiert für alle Geräteklassen

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Das Informationssystem


Infosystem ExtranetExt

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Extranet: Das Informationssystem

Informationen für alle Partner

Dokumentcenter mit Dokumenten von VUs, KAGs, Plattformen und Spezialanbieter

Dokumentcenter mit Dokumenten der DGFRP

Ansprechpartner und Abteilungen in der DGFRP

Veranstaltungen und Seminare

Gesellschafts-Infos (Ansprechpartner, FAQ, Links, etc.)

Umfangreiche Videothek

Informationen für jeden Partner

Eigene Provisionsabrechnungen

Beratungsdokumentation der Kunden

Persönliche Dokumente aller Art

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Extranet: Das Informationssystem

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Das Auftragssystem


Kommunikationskanäle heute

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Ca. 60 % der Kommunikation zwischen Makler und Gesellschaft läuft heute über E-Mail.

Problem:BDSG §9: Verpflichtung zum Treffen technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Gewährleistung gesetzlicher Vorschriften

TMG § 13: Pflichten des Diensteanbieters

StGB §203: Verletzung von Privatgeheimnissen

StGB §26: Anstiftung

StGB §27: Beihilfe


Kommunikationskanäle heute

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Es dauert nicht mehr lange, bis E-Mail unverschlüsselt verboten wird.

Versicherungsgesellschaften bauen an Lösungen, die zwar sicher sind, aber nur für die jeweilige Versicherung genutzt werden kann.

Eine einheitliche Plattform fehlte bisher.


Auftragssystem Extranet

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Extranet: Das Auftragssystem

Auslösen und Verwalten von Geschäftsvorgängen

Standardisierte Prozesse

Automatische Protokollierung

Dokumente austauschen

Einfache Texte erhöhen Effizienz

Wenige Klicks für Beauftragung

Massive Zeitersparnis durch kurze Laufzeiten

Jederzeit wissen was zu tun ist (Status)

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Antragseinreichung

Angebotsanfrage

Risikovorabanfrage

Berufsgruppeneinwertung

Vertragsänderung

Fachanfrage

Bestandsübertragung

Wertermittlung

Beraterwechsel

und vieles mehr

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Sie können beliebige Geschäftsvorgänge anhand von intuitiven Assistenten auf der Plattform erfassen. Die Vorgänge werden sofort an die DGFRP/Gesellschaft übermittelt. Der aktuelle Bearbeiter und der Bearbeitungsstatus ist jederzeit aktuell erkennbar. Dadurch entfallen viele Rückfragen an die DGFRP bzw. Gesellschaft.



Die für einen Vorgang erforderlichen Dokumente, wie Maklervollmacht oder Ausweiskopie,

fügen Sie einfach als PDF hinzu. Dokumente, die Sie öfters brauchen, wie die Ausweiskopie,

legen Sie beim Mandanten ab und fügen sie bei Bedarf hinzu.

Das Extranet enthält eine kleine Mandantenverwaltung (kein CRM!)

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• Verschlüsselte Übertragung Nachrichten und Dokumente

• Automatische Protokollierung, revisionssicher

• Vorgangsbezogener, durchgängiger Workflow

• keine Medienbrüche, d.h. End-to-End-Prozess

• Mitarbeitergruppen und OE-Strukturen

• Automatische Zuordnung zu Mandant

• Dokumente zu Mandant hinterlegbar

• Hinweise über Vorgangsänderungen per E-Mail

• BiPRO für Login, Postfächer, Meldungen und Daten (grüne Welt)

Extranet: Das Auftragssystem

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Kunde


Berater DGFRPGesell-schaft

Unterschreibt Antrag Scannt Antrag ein

Legt Mandant an

Führt Vorgang Antrag durch

Prüft Antrag

Leitet Antrag weiter

Policiert Antrag

Kunde Berater DGFRPGesell-schaft

Erhält Police Erhält Police Leitet Police weiter Schickt Police zurück

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AndereMakler

Versicherungs-unternehmen

Weitere Produkt- und

Spezial-anbieter

Weitere Spezial-anbieter

Kapitalanlage-Gesellschaft

DGFRP-PartnerExtranet


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Drehscheibe

Insurance Profiler (kurz „InsuPro“)


Insurance Profiler ist im Kern ein Kommunikationsnetzwerk, über das Marktteilnehmer anhand von standardisierten Prozessen Meldungen und Dokumente über einen gesicherten Kanal austauschen können.

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Bisherige Arbeitsweise

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tem Mit DGFRP Extranet / Insurance Profiler


Die Lösung für das tägliche Chaos

Beispiel: Berater verschickt 10 E-Mails

Grundproblem:

3 Empfänger lesen die Mail nicht (nicht empfangen, Spam, Urlaub, keine Zeit, …)

Folgendes passiert:

3 Empfänger antworten nicht

2 Empfänger schicken einen Fax zurück

1 Empfänger ruft an

2 Empfänger schicken einen Brief, davon 1 direkt an den Kunden

1 Empfänger hat eine Rückfrage

1 Empfänger fühlt sich nicht zuständig

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Die Lösung für das tägliche Chaos

Probleme:

Der Makler kann nicht feststellen, ob der Empfänger die Mail erhalten bzw. gelesen hat.

Wenn der Empfänger auf einem anderen Kanal antwortet, z.B. per Brief, Fax, Telefon, etc., so gibt es große Probleme, die Informationen wieder in eine konsolidierte, einheitliche Sicht zu bekommen.

Die Kommunikationspartner neigen dazu, sensible Informationen in eine Mail zu schreiben, was rechtlich höchst bedenklich ist.

Wenn verschlüsselt wird, dann über Dateiverschlüsselung (z.B. PGP), was sehr umständlich ist. Bei einer Mail vielleicht machbar, bei 10 Mails viel zu kompliziert.

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Hohe Automatisierung und Standardisierung

Terminierung von Aufgaben

Erinnerung an den aktuellen Bearbeiter

Zuordnung von Nachrichten an Mandanten

Standardisierung, egal welche Gesellschaft

Individuelle Abweichungen vom Standard möglich

Regeln:

Jeder Vorgang besitzt ein Ende, d.h. muss abgeschlossen werden

Jeder Vorgang besitzt einen Auftraggeber und einen Auftragnehmer

Jeder Vorgang besitzt einen Bearbeiter

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Viel Papier zu ordnen Wenig Papier

DGFRP-PartnerExtranet


Vorgelagerte Systeme können Vorgänge auslösen und Ergebnisse empfangen

• Direkte Vorgangsgenerierung aus andere Systemen,z.B. dem neuen Beratungssystem FINALIFE

• Keine Medienbrüche• Kein Verlassen des verwendeten Systems

The next step: Einbinden von anderen Systemen

Kunde


Ende-zu-Ende-Digitalisierung90% Digitales Businessmodell

Berater DGFRPGesell-schaft

Extranet/Insurance Profiler

FINALIFE

mCRM


Was kommt noch?

Sofort

• Einbindung von Value in Finance

• Laufende Erweiterung des Inhaltes

• Verbesserung Seminarkalender

Danach

• Anfang August 2016: Provisionsabrechnung im Extranet

• Mitte August 2016: Beratungsdokumentation im Extranet

• Ende August 2016: Schnittstelle zu mCRM

• Ende September 2016: Schnittstelle zu FINALIFE


Wie bekomme ich einen Zugang?

Vertriebspartner

Bestehende Vertriebspartner erhalten automatisch einen Zugang.

Neue Vertriebspartner bei Aufnahme der Geschäftsbeziehung.

Bestellformular für VP, UVP und MA

http://www.deutsche-ruhestandsplanung.de/extranetzugang.html

PS: Alle Zugänge sind kostenlos!

http://www.deutsche-ruhestandsplanung.de/extranetzugang.html


Ein paar Tipps zum Schluss

Machen Sie sich mit dem Extranet vertraut. Der bisherige Bereich „Makler intern“ wird in ein paar Wochen abgeschaltet.

Je schneller Sie auf E-Mail im B2B-Bereich verzichten desto besser.

Melden Sie Untervermittler und Mitarbeiter, die einen Zugang brauchen.

Erledigen Sie alles über das Extranet. Dadurch haben Sie eine lückenlose Protokollierung Ihrer Vorgänge.

Jeder Vorgang öffnet die Möglichkeit einer B2B-Kommunikation.

Für Hilfe rechts oben im Extranet auf die Glühbirne klicken.

Weitere Infos über das Extranet:www.deutsche-ruhestandsplanung.de/extranet.html

http://www.deutsche-ruhestandsplanung.de/extranet.html

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