Das Projekt CamPusmanagement an Der universität Duisburg-essen

Die stuDierenDen im Fokus

IMPRESSUM

Universität Duisburg-Essen– Der Kanzler –Personal- und Organisationsentwicklung

Ausgabe: Juli 2010 - 2. AuflageText: Meike GanzerLayout: Christoph NaglerAuflage: 600 ExemplareDruck: Universitäts-Druckzentrum (UDZ) Campus EssenBildnachweis: UDE Pressestelle, Christoph Nagler

Duisburg-Essen, im Mai 2010

LiEBE STUDiErENDE, LEhrENDE UND BESChäfTiGTE!

Längst ist mit „Bologna“ nicht mehr nur die gleichnamige italienische Universitätsstadt verbunden, sondern ebenso die Erklärung von 29 europä-ischen Staaten, ein einheitliches europäisches hochschulwesen zu schaffen.

Ob Bachelor, Master, Transcript of records oder Diploma Supplement – Sie als Studierende und Lehrende müssen sich in den neuen Studien-strukturen zurechtfinden. Auch Sie als Beschäftigte sind angesprochen, Sie tragen zum reibungslosen Ablauf rund um Studien- und Lehrorgani- sation bei.

Die Universität Duisburg-Essen möchte ihnen hierfür die besten rahmen-bedingungen bieten. Ziel ist es, Sie bei der Organisation ihres Studiums, bei der Vorbereitung und Durchführung der Lehre oder bei ihrer Tätigkeit in fakultäten, Verwaltung und Zentralen Einrichtungen zu unterstützen und von administrativen Tätigkeiten zu entlasten. Deshalb entwickelt das Pro-jektteam „Campusmanagement“ gemeinsam mit den fakultäten und allen anderen Beteiligten Abläufe und Strukturen im Bereich Studium und Lehre weiter und führt, auf diese abgestimmt, ein neues iT-System ein. Nähere informationen über das Vorhaben finden Sie auf den nachfolgenden Seiten.

Wir freuen uns: Mit diesem Projekt unterstützen wir ein zeitgemäßes hochschulmanagement. für Sie steigern wir die Attraktivität unserer hochschule als Studien- und Arbeitsort und tragen so zu ihrer Zukunfts- sicherung bei.

ihre

Dr. Rainer Ambrosy Kanzler

Prof. Dr. Franz BosbachProrektor für Studium und Lehre

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DAS PrOJEKT CAMPUSMANAGEMENT

Mit dem Start des Projekts „Campusmanagement“ ist ein weiterer Schritt getan, um die Studienreform konsequent umzusetzen und Sie bei der Organisation des Universitätsalltags zu unterstützen. Es ist geplant, bis zum Ende des Jahres 2012 ausgewählte Geschäftsprozesse rund um den Studienverlauf zu analysieren und, wo nötig, zu verbessern — von der Bewerbung über die Organisation von modulbezogenen Lehrveranstal-tungen mit abschließenden Prüfungen bis hin zur Erstellung von Zeugnis und Leistungsübersicht.

im Mittelpunkt stehen dabei die Schnittstellen zwischen Verwaltung, fakultäten und Studierenden, insbesondere der informationsfluss und die Zusammenarbeit. für alle Beteiligten erhöht sich so die Transparenz von Prozessen und Zuständigkeiten. Unbeabsichtigte Nebeneffekte derzeit vorhandener Strukturen und Abläufe, wie unnötige Wartezeiten, Suchen von Unterlagen und formularen, Doppelbelegung von räumen, lassen sich in Zukunft vermeiden. Neue Beschäftigte können leichter eingearbeitet werden.

hiSinOne, ein neues iT-Verwaltungs-system für hochschulen, wird Sie zukünf-tig bei ihrer Arbeit unterstützen. Es bietet ihnen komfortable funktionen rund um die Verwaltung und Organisation ihres Studiums und ihrer Arbeit: im System werden der komplette Studienverlauf und die gemeinsam mit ihnen verbes-serten Prozesse hinterlegt. Es ist auf mo-dularisierte Studiengänge ausgerichtet, so dass der durch den Bologna-Prozess erhöhte Verwaltungsaufwand gut zu be-wältigen ist. Der Einsatz von räumen und Personal lässt sich optimal planen. Das Lehrangebot ist studierbar, so dass Sie ihr Studium in der regelstudienzeit abschlie-ßen können.

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DiE PrOJEKTSTrUKTUr

Das Projektteam

im fokus des Projekts stehen neben organisatorischen und technischen Veränderungen innerhalb der Universität vor allem Sie als Lehrende und Beschäftigte in fakultäten, Verwaltung und Zentralen Einrichtungen. Die Personal- und Organisationsentwicklung hat ein Projektteam zusammen-gestellt, in dem sich technisches Know-how und langjährige Erfahrung mit Veränderungsprojekten vereinen:

Susanne Schulz, Dipl.-Soz.-Wiss., Leiterin der Personal- und Organisations-entwicklung und Projektleiterin

Martin Dorobeck, Dipl.-Medienberater, Koordinator der Organisationsent-wicklungsprojekte an der Universität, im Projekt zuständig für Organisati-onsentwicklung und Qualitätsmanagement

Meike Ganzer, Soz.-Wiss. (M. A.), Projektmitarbeiterin, zuständig für Pro-jektmanagement, Organisationsentwicklung und Qualitätsmanagement

Christoph Nagler, Dipl.-Kfm., Projektmitarbeiter, zuständig für Projektma-nagement, Prozessmanagement und Planung der iT-Einführung

Dieter Nastoll, Dipl.-inform., Projektkoordinator, zuständig für die über-greifende Planung von Organisationsentwicklungsmaßnahmen und der iT-Einführung

Lassen Sie uns ihre Wünsche und Erwartungen wissen, nutzen Sie die Gelegenheit, die Organisation des Universitätsalltags aktiv mitzugestalten. Sprechen Sie uns an!

Professionelle Begleitung der Veränderungsprozesse

in Veränderungsprojekten sind eine frühzeitige und umfassende Kom-munikation, die transparente Darstellung des konkreten Vorhabens und die Begleitung der Beschäftigten unabdingbar. Versprochen: Sie werden recht-zeitig und gründlich auf ihre neuen Aufgaben vorbereitet und mit neuen Strukturen, Prozessen und der neuen Technik vertraut gemacht!

folgende Grundsätze werden im Projekt großgeschrieben:

� Umfassende information und Kommunikation

� Systematisches Vorgehen unter Einsatz bewährter instrumente der Organisationsentwicklung (Workshops, Coaching, (iT-)Schu-lungen etc.)

� Transparente Entscheidungsprozesse

� Qualitätsmanagement nach internationalem Standard („Common Assessment framework“)

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interne und externe Unterstützung

Das Projektteam arbeitet eng mit dem Zentrum für informations- und Mediendienste (ZiM) zusammen. Das ZiM ist verantwortlich für die suk-zessive Einführung der Software hiSinOne und war bereits aktiv an der Entwicklung des neuen Online-Bewerbungsverfahrens beteiligt: Seit dem Wintersemester 09/10 ist es möglich, sich mit hiSinOne online für einen zulassungsbeschränkten Studienplatz zu bewerben.

Das Team erhält darüber hinaus Unterstützung von der iBM Deutschland Gmbh in Partnerschaft mit der ews group Gmbh. Beide Unternehmen haben bereits eine Vielzahl ähnlicher Projekte an deutschen hochschulen durchge-führt, deren Schwerpunkt auf der Personal- und Organisationsentwicklung in Verbindung mit der Einführung eines Campusmanagement-Systems lag.

interne Beratung

Der Lenkungsausschuss berät das Projektteam und tagt einmal im Se-mester. Mitglieder aller interessengruppen der Universität sind vertreten: AStA, hochschulleitung, Kommissionen, Zentrale Einrichtungen, Personal-rat der wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigten, Personalrat der weiteren Beschäftigten.

Abb. 1 Betrachtete Kernthemen

DiE PrOJEKTThEMEN

Das Projekt „Campusmanagement“ konzentriert sich auf ausgewählte Themen rund um Studium und Lehre – auf ihre organisatorische Verortung in der Universität (Aufbauorganisation) und auf den Ablauf der Aufgabener-füllung, dabei insbesondere auf Schnittstellen zwischen den Organisations-einheiten (Ablauforganisation).

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NUTZEN DES PrOJEKTS

Optimierte Geschäftsprozesse in Verbindung mit dem Einsatz der Software hiSinOne sollen den Verwaltungsaufwand an der Universität Duisburg-Essen verringern. Sie schaffen ein gemeinsames, alle Organisa-tionseinheiten umfassendes Verständnis von Abläufen und Zuständigkeiten in der Universität. ihnen als Studierenden, Lehrenden und Beschäftigten in fakultäten, Verwaltung und Zentralen Einrichtungen wird so der Arbeitsall-tag erleichtert.

Konkrete Vorteile …

… für Sie als Studierende:

� Verbesserter Service in der Verwaltung rund um ihr Studium, insbe-sondere in der Prüfungsverwaltung

� Vereinheitlichte Abläufe in Verwaltung und fakultäten

� ihre studienrelevanten informationen tagesaktuell auf einen Blick (Anzahl abgelegter Prüfungen, Notenübersicht etc.)

� Zahlreiche Online-funktionen (Anmeldung zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen, rückmeldung, Ausdruck einer Leistungsübersicht etc.)

� Verfügbarkeit aller internet-funktionalitäten 24 Stunden an 7 Tagen in der Woche

� Verbesserte Studienberatung (Überblick über ihre Daten, die in Echtzeit zur Verfügung stehen)

… für Sie als Lehrende:

� handlungssicherheit durch klare, dokumentierte Abläufe

� reduzierung administrativer Tätigkeiten, Konzentration auf die in-halte ihrer Lehre

� Praktische Verwaltung von Lehrveranstaltungen, Prüfungsterminen und -leistungen

� Komfortable Suche nach räumen und deren Buchung

� Verfügbarkeit von Daten zu Studiengängen und -verläufen

… für Sie als Beschäftigte:

� Vereinheitlichte, klare, dokumentierte Abläufe

� Einheitliche Vorgaben für Studien- und Prüfungsordnungen

� Verlässlicher, redundanzfreier Datenbestand

� Weitgehende Digitalisierung der Studienakte

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CAMPUSMANAGEMENT MiT

Schon seit vielen Jahren setzt die UDE zur Verwaltung von Studium und Lehre die Softwaremodule der hiS Gmbh ein. Sie werden durch die neu entwickelte Software hiSinOne sukzessive abgelöst.

Abb. 2 HISinOne Login Abb. 3 HISinOne Eingabe Modulinformationen

Die UDE profitiert von der Erfahrung der hiS Gmbh, die sie in 30 Jahren Softwareentwicklung gesammelt hat, und ist Pilotpartner mit dem Schwer-punkt Bewerbung und Studienplatzvergabe.

Welche Vorzüge bietet hiSinOne?

� Durchgängig ein Bedienkonzept, eine Technologie und ein einheit-liches, zentralisiertes Datenmodell

� Zugriff über den Webbrowser

� Abbildung von modularisierten Studiengängen

� Einmalige Erfassung aller Daten

� intuitive Bedienbarkeit für alle Nutzergruppen

� Unterstützung der Geschäftsprozesse an der UDE

Weitere informationen erhalten Sie unter: www.hisinone.de

Abb. 4 Phasen und Zeitrahmen des Projekts

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PrOJEKTPhASEN UND ZEiTrAhMEN

Das Projekt „Campusmanagement“ gliedert sich in sechs Phasen. Jede Pha-se schließt mit einem Meilenstein ab.

1) SENSiBiLiSiErUNG: Was wird gemacht?

in Gesprächen werden Vertreter der Organisationsbereiche über Pro-jektziel und -vorgehen informiert. Ziel ist es, Wünsche und Erwartungen zu sammeln.

2) ANALySE: Wie ist es?

folgende fragen rund um die Verwaltung von Studium und Lehre sollen geklärt werden:

� Welche Aufgaben bewältigen welche Beschäftigten in welcher Orga-nisationseinheit (Aufbauorganisation)?

Beispiel: Wer pflegt die Leistungskonten für Studierende im Studien-gang Wirtschaftswissenschaften in welchem iT-System?

� Wann und wo werden welche Aufgaben mit welchen Mitteln erledigt (Ablauforganisation)?

Beispiel: Zu welchem Zeitpunkt wird mit der raumplanung für Lehr-veranstaltungen begonnen? Erfolgt die raumplanung iT-gestützt?

� Welche informationen tauschen fakultäten, Verwaltung und Zentrale Einrichtungen aus (Schnittstellen)?

Beispiel: Auf welche Weise informiert das Prüfungsamt die fakultät, wenn sich änderungen in der personellen Zuständigkeit ergeben?

� Auf welche Weise arbeiten fakultäten, Verwaltung und Zentrale Ein-richtungen zusammen (Schnittstellen)?

Beispiel: in welcher form übergeben Lehrende Prüfungsergebnisse an das Prüfungsamt?

� Was läuft gut, was läuft weniger gut?

Beispiel: Sind alle Aufgaben im richtigen Bereich angesiedelt? Sind die Prüfungsordnungen vollständig im iT-System abgebildet?

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� Wie werden Studierende beraten?

Beispiel: Unterscheiden sich die Beratungsinhalte nach fakultät?

� Welche Anforderungen stellen die Lehrenden und Verwaltungsbe-schäftigten an hiSinOne?

Beispiel: Soll geprüft werden, ob Studierende die Voraussetzungen für die Teilnahme an Lehrveranstaltungen mitbringen?

Das Projektteam gewinnt die informationen mittels einer persönlichen Befragung von Studierendenvertretung, Lehrenden und Beschäftigten in fakultäten, Verwaltung und Zentralen Einrichtungen.

3) KONZEPTiON: Wie soll es sein?

Nach Abschluss der interviews erarbeitet das Projektteam Vorschläge, wie Aufbau- und Ablauforganisation verbessert werden können. hier wer-den die Ergebnisse der interviews eingearbeitet.

4) KLärUNG: Wie wollen wir es haben?

Anschließend stellt das Projektteam seine Lösungsvorschläge in fakul-täten, Verwaltung und Zentralen Einrichtungen vor. Ziel ist es, eine Entschei-dungsvorlage für hochschulgremien und -leitung gemeinsam zu erarbeiten.

5) ENTSChEiDUNG: So wird es sein!

Das Projektteam holt die Zustimmung der hochschulgremien und -leitung zu den abgestimmten Lösungsvorschlägen ein.

6) UMSETZUNG: So wird es gemacht!

Die Organisationseinheiten setzen die veränderten Prozesse Schritt für Schritt um, das ZiM führt – darauf abgestimmt – die Software hiSinOne ein. Das Projektteam unterstützt bei der Koordination aller Aktivitäten.

LEiTUNG:

Susanne Schulz

Personal- und Organisationsentwicklung

Berliner Platz 6-8WST C.01.1445141 Essen

Tel.: +49(0)201 183-2492susanne.schulz@uni-due.de

PrOJEKTTEAM:

Martin Dorobeck

WST C.01.13Tel.: +49(0)201 183-2146 martin.dorobeck@uni-due.de

Meike Ganzer

WST C.02.18 Tel.: +49(0)201 183-7010meike.ganzer@uni-due.de

Christoph Nagler

WST C.02.17 Tel.: +49(0)201 183-7012christoph.nagler@uni-due.de

Dieter Nastoll

WST A.02.12 Tel.: +49(0)201 183-7220dieter.nastoll@uni-due.de

forsthausweg 2LG 01247057 Duisburg

Tel.: +49(0)203 379-2134

KONTAKT

ANSPrEChPArTNEr iM ZiM:

Uwe Blotevogel

Sh 309Tel.: +49(0)201 183-2888 uwe.blotevogel@uni-due.de

Dr. Daniel Biella

LG 107Tel.: +49(0)201 379-1579daniel.biella@uni-due.de

Rüdiger Strelow

LG 105 Tel.: +49(0)201 379-1842ruediger.strelow@uni-due.de

www.uni-due.de/campusmanagement