NewsletterCampusmanagementAusgabe 12 | Juli 2017

ERM SLMCAMPUS-

MANAGEMENT

ERM SLM

Editorial Und sie bewegt sich doch!

„Wissen Sie“, so eine Kollegin aus einem Fachgebietssekreta-riat, „inzwischen haben viele meiner Kolleginnen das Interesse am SAP-Projekt verloren“. Nichts sei zu sehen, alles bliebe ab-strakt. Eine nachvollziehbare Haltung. Vorbereitungen zur Ein-führung von SAP sind generell langwierig, an der TU Berlin sind sie es einmal mehr. Denn die zeitgleiche Einführung von SLM und vielen ERM-Modulen erhöht die Komplexität des Projekts und erfordert viele Absprachen und Entscheidungen mit und von unterschiedlichen Personen. Und das dauert. Die Einfüh-rung eines integrierten Campusmanagements benötigt Zeit. Der Mehrwert des integrativen Systems, der die Arbeits- abläufe später effektiver und effizienter machen soll, erfordert zunächst vor allem auch eine zeitliche Investition. Die Verknüp-fung einer zentralen Benutzer- und Rechteverwaltung mit work-flow-gestützten Arbeitsprozessen, aus denen tagesaktuelle Berichte gezogen werden können, ist ein lohnenswertes, aber auch sehr ehrgeiziges Vorhaben. Auch wenn viele zukünftige NutzerInnen nur wenig von diesen Vorarbeiten bemerken: Die Vorbereitungen laufen. Die 12. Ausgabe des Newsletters Cam-pusmanagement berichtet vom Stand vieler Teilprojekte und zeigt eindeutig: Sie bewegen sich!

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Lesetipp

Lesetipp

Lesetipp

ThemenSAP-Einblick für FakultätenMit den ersten Klicks ins Prüfungsmanagement mit SAP verschwinden nach und nach die Fragezeichen

Webbasierte Zeiterfassung in SAP Optimale Balance zwischen den Belangen einer Wissenschaftseinrichtung und den rechtlichen Rahmenbedingungen zur Arbeitszeit

Personeller Wechsel im ERM-Projektmanagement Michael Wilmes übernimmt neue Aufgaben für die TU Berlin

Zeitplanung Campusmanagement 2018 gehen in den Projekten ERM und SLM weitere Bausteine der Gesamtlösung an den Start

Sieben Monate im SAP-Pilotbetrieb für das Prüfungsmanagement Die nächsten Schritte und warum manche Verbesserungsvorschläge nicht so schnell umgesetzt werden können

Zum Start der Arbeit der Key User 40 MitarbeiterInnen und Gäste nahmen an der Kick-Off-Veranstaltung teil

Einblick Testphase Wie wird im ERM-Projekt getestet und wie sieht ein Testfall aus?

Campusmanagement-Trainingszentrum SAP-Schulungen in neuen Räumen im BH-N-Gebäude

Die technische Dimension hinter SAP Server, Datenbanken und Netze stehen für SLM und ERM bereit

tuPORT und das User Interface der SAP-Software Technische Realisierbarkeit und Ideen der Beschäftigten zu den Oberflächen

Das Berichtswesen mit SAP Tagesaktuelle Berichte, kein händisches Nachpflegen mehr

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Lesetipp

Records Management „Elektronische Akten“ – wo sie einen ersten Einsatz finden

Rollen und Berechtigungen in SAPDie wichtigsten Fragen und Antworten

Was ist eigentlich ein Workflow? Arbeitsprozesse werden durch Workflows abgebildet, um hohe Automatisierungsgrade zu schaffen

Menschen Alexander Hoffmeier ist neuer stellvertretender Leiter im Teilprojekt Organisationsmanagement

VeranstaltungenOffenes Projektbüro und andere Veranstaltungsformate

Impressum und Kontakt

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Newsletter Campusmanagement | Ausgabe 12 | Juli 2017

SLM

✳Termine:Do, 31.08., 10 bis 12 UhrDo, 28.09., 10 bis 12 UhrDo, 26.10., 10 bis 12 UhrDo, 23.11., 10 bis 12 UhrDo, 14.12., 10 bis 12 Uhr

SAP-Einblick für FakultätenMit den ersten Klicks ins Prüfungsmanagement mit SAP verschwinden nach und nach die Fragezeichen

SAP bleibt für viele Beschäftigte (immer noch) abstrakt, etwas, das nicht greifbar ist. Dabei ist SAP gar nicht so abstrakt, spätestens wenn man es einmal am Rechner vor Augen hat und sich durch die Funktionen klickt. Aus diesem Grund fanden für Beschäftigte aus den Fakultäten am 24. und 30. April erste Termine statt, in denen die TeilnehmerInnen im System arbeiten konnten und über den aktuellen Stand des SAP-Projektes im Prüfungsmanagement informiert wurden.

In anderthalb Stunden lernten FachgebietssekretärInnen, wissenschaft-liche MitarbeiterInnen und ProfessorInnen aus den Fakultäten III und VII das SAP-System zum Prüfungsmanagement kennen: Sie loggten sich im Portal tuPORT ein, legten Einzel-, Reihen- und Sammeltermine an, ordne-ten Studierende zu Terminen zu und trugen ihre Noten ins System ein.

Keine Angst vor Datenlöschung: Testeinblicke oder Schulungen wie diese finden nicht auf demjenigen System statt, in dem echte Personal- und Studierendendaten abgelegt sind. SAP arbeitet grundsätzlich mit drei Sys-temen bei der Einführung einer Software: E, Q und P – Entwicklungssys-tem, Qualitätssicherungssystem und Produktivsystem. Schulungen laufen auf dem Q-System. Die dort enthaltenen Daten ähneln zwar denen im spä-teren Produktivsystem, sind aber keine Echtdaten. Somit ist es in Schulun-gen auch nicht möglich, echte Studierendendaten zu ändern oder einzusehen.

Weitere Termine✳ der Veranstaltungsreihe Einblick ins Prüfungsmanage-ment mit SAP sind in Planung und werden in Kürze veröffentlicht. Durch-geführt werden sie von Till Grigoleit und Andreas Lehmann vom SLM-Team. Haben Sie als Beschäftigte/r einer Fakultät Interesse oder wollen Sie für Ihre Fakultät einen solchen SAP-Einblick organisieren? Dann nehmen Sie gerne mit dem Teilprojekt Schulungen Kontakt auf. Weitere Informationen zu dem Format finden Sie unter Direktzugang ▶ 177081.

Webbasierte Zeiterfassung in SAPOptimale Balance zwischen den Belangen einer Wissenschaftlseinrich-tung und den rechtlichen Rahmenbedingungen zur Arbeitszeit

Die neue SAP-Software beinhaltet ein Modul „Zeitwirtschaft“. Mit seiner Einführung wird es zukünftig möglich sein, die eigene Arbeitszeit zu erfas-sen, Urlaubstage und Gleitzeittage online zu beantragen und genehmigen zu lassen. Die Regelungen zur Zeiterfassung – heute und morgenSeit 2001 gilt die Dienstvereinbarung über die flexibilisierte Arbeitszeit (DV-Flex). Die Beschäftigten, auf die die Regelungen Anwendung finden (alle Angestellten, ArbeiterInnen und BeamtInnen der TU) können die Lage der Arbeitszeit und die Ruhepausen eigenverantwortlich festlegen. Durch

AnsprechpartnerInnen im Teilprojekt Schulungen sind Stephan Heilmann und Kathrin Bernhardt.Zu erreichen sind sie unter

22649, 24470 info@cm-training.tu- berlin.de

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die Einführung von SAP ergibt sich die Möglichkeit, aber auch die Notwen-digkeit, die bisherigen Regelungen zu novellieren. Die AG Zeitwirtschaft✳ diskutiert bestehende Arbeitszeitmodelle, um diese zu verbessern. So beschäftigt sie sich auch mit Fragen der Arbeitszeitgestaltung für das wis-senschaftliche Personal – mit Ausnahme der HochschullehrerInnen. Ziel der AG ist, eine optimale Balance zwischen den Belangen einer Wissen-schaftseinrichtung und den rechtlichen Rahmenbedingungen der Arbeits-zeit zu finden.

Unter Mitwirkung verschiedener Statusgruppen und Gremien als Teilneh-merInnen hat die AG neue Dienstvereinbarungen – die DV-Flex in neuer Fassung und die DV Vertrauensarbeitszeit✳ – entworfen. Im Rahmen der Fakultätsratssitzung der Fakultät II am 21. Juni 2017 ist bereits ein vertief-ter Austausch mit VertreterInnen der HochschullehrerInnen erfolgt, um die wissenschaftlichen Anforderungen bestmöglich berücksichtigen zu kön-nen. Weitere Gespräche mit HochschullehrerInnen sind geplant.

Ziele und Mehrwert einer webbasierten Zeiterfassung

▶ Zettelwirtschaft entfällt: Entlastung u.a. für Sekretariate und Einsparung von Papier

▶ Datenschutz noch besser gesichert, nur die Führungskraft hat grundsätzlich Sichtrechte

▶ übersichtliche und einheitliche Darstellung und Transparenz der geleisteten Arbeitszeiten

▶ Überschreitungen der geregelten Arbeitszeit werden sichtbar durch farbliche Hinweise, dadurch kann die Führungskraft im Falle von Zeitüber- und -unterschreitungen frühzeitig reagieren

▶ automatische Vernichtung der Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

✳Bei dem Arbeitszeitmodell der Vertrauensarbeitszeit besteht grundsätzlich keine Verpflichtung für die Beschäf-tigten, ihre Arbeitszeit zu dokumentieren. Sie erbringen ihre Arbeitszeit eigenverant-wortlich im Rahmen der rechtlichen Regelungen der Arbeitszeit.

✳Teilnehmerkreis der AG: HochschullehrerInnen, wissenschaftliche Mitarbeite-rInnen, Fachgebietssekretä-rInnen, nebenamtliche Frauenbeauftragte der ZUV, Schwerbehindertenvertre-tung, Teilprojektleiterin Perso-nal, VertreterInnen der Personalräte sowie der Abtei-lung II und des Change Managements.

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► keine Terminals► kein automatischer

Check-in und Check-out

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Personeller Wechsel im ERM-Projektmanagement Michael Wilmes übernimmt neue Aufgaben für die TU Berlin

Der bisherige Projektmanager von ERM Michael Wilmes wird auf Wunsch des Präsidenten neue Aufgaben für die TU Berlin übernehmen. Er wird unter anderem die Entwicklung des übergreifend ausgerichteten SAP-Forschungsinformationssystems „AManDa“ zwischen den Berliner Universitäten koordinieren.

Seit dem 3. Juli 2017 übernehmen seine Aufgaben Lars Oeverdieck (Pro-jektleiter ERM) sowie Michaela Müller-Klang und Robert Nissen (Gesamt-projektsteuerung Campusmanagement). Es ist vorgesehen, einen neuen Projektmanager/eine neue Projektmanagerin einzusetzen. Dazu laufen derzeit Gespräche.

Zeitplanung Campusmanagement 2018 gehen in den Projekten ERM und SLM weitere Bausteine der Gesamtlösung an den Start

Im ERM-Projekt startete Anfang Mai 2017 die Realisierungsphase. In die-ser Phase werden die Anforderungen aus den Fachkonzepten von der SAP technisch umgesetzt und die Standardsoftware wird angepasst. Im Anschluss wird die SAP-Software an die TU zum Testen übergeben. Außerdem geht im ERM-Projekt zuerst das Realisierungspaket „HCM1” im Januar 2018 an den Start. Darin inbegriffen sind die Module Organisa-tionsmanagement und Personaladministration. Das Team Organisations-management ist seit Mitte März 2017 dabei, die Aufbauorganisation der TU Berlin zu erstellen, indem es Interviews in den Organisationsein-

heiten führt. Ziel ist, die gelebte Praxis als Struktur zu dokumentieren. Außerdem werden Standards zur einheitlichen Darstellung der Organisations-einheiten entwickelt. Das Team des Moduls Perso-naladministration definierte im Juni 2017 einen Personal-Ministamm, in dem erste relevante Per-

sonaldaten der Beschäftigten bis August 2017 in das SAP-System einge-speist werden. Dabei handelt es sich um Funktionen, die die Integration zum SLM-System sicherstellen und die den Pilotbetrieb im Prüfungsma-nagement unterstützen.Alle anderen Module, wie Finanzen, Beschaffung, und Immobilienmana-gement, werden nach und nach ab Mai 2017 realisiert.In diesem Jahr werden und wurden noch ca. 45 Konzeptionsworkshops durchgeführt, um die noch ausstehenden Anforderungen an die SAP-Soft-ware zu erarbeiten. Aus den Inhalten werden die letzten Fachkonzepte geschrieben, die die fachlich-technische Beschreibung von Querschnitts-themen der Module beinhalten. Diese sind Grundlage für die System- einstellungen.

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Module aus „HCM1“:PersonaladministrationOrganisationsmanagementIdentitätsmanagement

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Im SLM-Teilprojekt „Studierendenverwaltung“ steht derzeit der Ab-schluss der Konzeption rund um das Thema „Gebühren“ im Vordergrund: Da es sich hier sowohl um Aufgabenteile der Studierendenverwaltung als auch der Finanzverwaltung handelt, muss gemeinsam mit den beiden Implementierungspartnern itelligence und SAP die fachliche Lösung kon-zipiert und die Umsetzung zeitlich eingeplant werden. Die Produktivset-zung der Studierendenverwaltung ist für November 2018 vorgesehen, wenn die Rückmeldefrist für das folgende Sommersemester beginnt. Nur wenig später wird mit SAP FI das Finanzmodul im Rahmen von ERM pro-duktiv gehen, sodass ab Anfang 2019 einer der großen Integrationsberei-che von ERM und SLM bereits vollständig umgesetzt sein wird. Im Anschluss werden den Studierenden verschiedene Self-Services bereitgestellt.

Im Teilprojekt „Prüfungsmanagement“ wurden Vorgehen und Zeitplan den bisherigen Erkenntnissen aus Projekt und Pilotbetrieb angepasst. Dabei steht die Sicherstellung einer bestmöglichen Umsetzung für die Nut-zerInnen im Fokus. So wird die Anwendung zunächst weiter auf die indivi- duellen Bedürfnisse der TU Berlin zugeschnitten, erst dann wird die Aus-weitung des Produktivbetriebs intensiv gemeinsam vorbereitet. Wir werden rechtzeitig darüber informieren, wenn die Vorbereitung dazu beginnt.

Realisierungsphase: Theorie wird Praxis: SAP konfiguriert ab April 2017 die Standard-Soft-ware anhand der Anforde-rungen aus den Fachkonzepten.

Testphase: Key User und weitere ins Projekt eingebundene Beschäftigte testen ab August 2017 die Funktio-nen und Schnittstellen der SAP-Software und geben Fehler zur Behebung an SAP weiter.

Endanwenderschulungen: Das HCM-Team aus der Verwaltung wird auf die neuen SAP-Funktionen vorbereitet (noch nicht relevant für weitere Beschäftigte).

Offizielle Abnahme der Realisierungsphase durch die TU Berlin und Vorbe-reitung des Go Live zum 1. Januar 2018.

Zeitplanung der nächsten Schritte in „HCM1“

20172018

April August

November

Januar

REALISIERen durch SAP

TESTEN durch die tu berlinABNAHME & VORBEREITUNG

Go Live

Schulungen

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Sieben Monate im SAP-Pilotbetrieb für das Prüfungsmanagement Die nächsten Schritte und warum manche Verbesserungsvorschläge nicht so schnell umgesetzt werden können

Seit November 2016 läuft der SLM-Pilotbetrieb im Prüfungsmanagement. Einige Beschäftigte des Referats Prüfungen (IB) sowie die Fachgebiete und die Studierenden der Studiengänge Physik und Historische Urbanistik nutzen seit Dezember die neue SAP-Software und damit wesentliche Standard-Funktionalitäten rund um die Modulprüfungsanmeldung. Einige Funktionen wurden noch nicht produktiv gesetzt, obwohl mit Hochdruck an ihnen gearbeitet wird. Andere Funktionen, insbesondere die notwendi-gen Neuentwicklungen, werden erst in späteren Projektphasen zur Nut-zung bereitstehen. Von den Pilotbeteiligten erhält das SLM-Team neben Supportanfragen auch eine Vielzahl konstruktiver Verbesserungsvorschläge. All diese Anre-gungen aus dem Pilotbetrieb werden in einer Anforderungsliste zusam-mengestellt und nach und nach gemeinsam mit dem Implementierungs- partner itelligence nach Relevanz für die Anwendergruppe, technischer Machbarkeit und Aufwand bewertet. Häufig können diese Anforderungen dann aber nicht so schnell umgesetzt werden, wie von den NutzerInnen erhofft.

Warum eigentlich nicht?

Unterschieden wird zwischen bereits festgelegten Funktionen, die noch nicht entwickelt bzw. produktiv gesetzt werden konnten, und Änderungs-anforderungen, deren Bedarf oft erst durch das Testen oder den Pilotbe-trieb festgestellt wird.Ein Beispiel für bereits festgelegte Funktionen ist die E-Mail-Benach-richtigung an Studierende, wenn ihr Prüfungstermin geändert wurde. Hier sind insbesondere das ausführliche Testen und das Beheben letzter Fehler nötig und zeitaufwändig, um die Produktivsetzung zu ermöglichen. Ande-res gilt für neue Anforderungen. Ein Beispiel dafür ist die prüferorientierte Planung von mündlichen Prüfungsterminen, die zukünftig als Alternative zur derzeitig angebotenen modulbezogenen Planung einen erheblichen Mehrwert bieten wird: Dafür müssen die technische Realisierungsmöglich-keit untersucht und die Aufwände eingeschätzt werden. Nach positiver Ent-scheidung und dem Eintakten in den Projektplan kann die Umsetzung erfolgen.

Bei fast allen Anforderungen handelt es sich um Entwicklungen, die TU-seitig von der Konzeption bis zu intensiven Tests begleitet werden. Beson-ders bei sehr umfangreichen Neuentwicklungen ist so insgesamt mit einer vergleichsweise langen Umsetzungszeit zu rechnen.Das SLM-Team steht im regen Austausch mit den Pilotbeteiligten (Fach-gebiete, Abteilung IB) über den aktuellen Entwicklungsstand, Fehlerbehe-bungen und Änderungsvorschläge. Zusätzlich wird es am 20. September eine Veranstaltung mit Pilotbeteiligten aller Nutzergruppen geben, um

SLM

Projektmanager SLM ist Michael Jeschke.Zu erreichen ist er unter

25756michael.jeschke@ tu-berlin.de

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Erfahrungen und Eindrücke auszutauschen und über die nächsten Schritte zu informieren.

Die aktuellen und nächsten Schritte im Teilprojekt Prüfungsmanagement:

▶ Test und Inbetriebnahme der E-Mail-Funktionalität▶ Test und Inbetriebnahme der Bescheinigungen und

Abschlussdokumente▶ Fehlerbehebungsphase und anschließendes Testen▶ Ausbau der Testumgebung für Updates der bestehenden Funktionali-

täten und für Tests von neuen Entwicklungen im Prüfungsmanagement▶ Einarbeitung von weiteren Key Usern, die die kommenden Entwick-

lungs- und Testphasen unterstützen ▶ Sicherstellung der Beteiligung der Fakultäten durch die Einbindung

von Prozess-ExpertInnen✳

Zum Start der Arbeit der Key User40 MitarbeiterInnen plus Gäste nahmen an der Kick-Off-Veranstaltung teil

Testen, schulen, sich abteilungsübergreifend austauschen. Bevor die Key User mit ihren Aufgaben im SAP-Projekt starten, wurden sie zu einer Kick-Off-Veranstaltung eingeladen. Rund vierzig Mitarbeiterinnen und Mitarbei-ter folgten am 1. Juni 2017 der Einladung. Die Key User lernten sich kennen und erhielten für sie relevante Informationen zum Testen und Kompetenz-aufbau. Gemeinsam wurde besprochen, wie die zukünftige Zusammenar-beit gestaltet sein kann. Daneben begrüßten die Hochschul- und Projektleitung der TU Berlin sowie die Projektleitungen der Implementierer SAP und itelligence die Key User und bedankten sich für die Unterstützung und das Engagement. Key User werden wichtige Aufgaben übernehmen – wie Planen und Durch-führen von Softwaretests, Schulungen für die EndanwenderInnen und Entwicklungsunterstützung an der Software – und am Erfolg der Software-Einführung besonders beteiligt sein.

Das Key-User-Netzwerk traf sich erstmals am 18. Juli 2017.

Erste Ansprechpartnerin für die Key User ist Cynthia Galle.Zu erreichen ist sie unter

24470 cynthia.galle@

tu-berlin.de

✳Hinweis: Interessierte aus den Fakultäten melden sich bitte direkt beim SLM-Team für nähere Informationen.

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Einblick Testphase Wie wird im ERM-Projekt getestet und wie sieht ein Testfall aus?

In den nächsten Wochen und Monaten finden im ERM-Projekt für „HCM1“ die ersten Tests der SAP-Software statt. Für das erste Realisierungspaket „HCM1“ werden zunächst die technischen Funktionen der Module Perso-naladministration (Ministamm) und Stellenplanmanagement getestet. Ab Anfang 2018 finden für alle anderen Module die sogenannten Integrations-tests statt, in die weitere EndnutzerInnen eingebunden werden (dazu lesen Sie mehr in der nächsten Ausgabe).

Diese Softwaretests erfolgen auf dem Q-System (siehe Beitrag „Die tech-nische Dimension hinter SAP“). Die dort enthaltenen Daten ähneln zwar denen im späteren Produktivsystem, sind aber keine Echtdaten. Somit ist es während der Tests auch nicht möglich, Personaldaten zu löschen oder einzusehen.

Wie wird getestet?Getestet wird anhand eines zuvor aufgestellten Testfalls und mit der Soft-ware Solution Manager. Erstellt werden die Testfälle von den Key Usern in Zusammenarbeit mit dem Testmanagement. In den Testfällen sind die Inhalte aus den Fachkonzepten abgebildet, die zuvor von den Teilprojekt-Teams und SAP erarbeitet wurden. So wird geprüft, inwieweit die Funktio-nalitäten die definierten Anforderungen erfüllen.

Wer testet?Testen werden für „HCM1“ ab August 2017 zunächst die Teilprojektteams, Key User und ins Projekt einge-bundene KollegInnen aus den Fakultäten. Ab Anfang 2018 werden weitere Beschäftigte in die Tests eingebunden. Dadurch können Fehler aus

unterschiedlichen Blickwinkeln gefunden und von den SAP-EntwicklerIn-nen behoben werden.Zum Beispiel werden im Bereich Reisekostenmanagement alle Facetten einer Dienstreise, wie Genehmigung, Beantragung, Vorschuss, Buchung und Abrechnung, unter die Lupe genommen und auf ihre Funktionalität getestet.

Die ersten Tests für den Go Live „HCM1“ finden zwischen August und November 2017 statt. Alle weiteren Module werden nach und nach zwischen Oktober 2017 und Oktober 2018 getestet.

Leiter des Testmanagements: Dr. Matthias ReyerZu erreichen ist er unter

22205matthias.reyer@ tu-berlin.de

Weitere Ansprechpersonen:Michael Pahn (ERM) 24402michael.pahn@ tu-berlin.de

Andreas Lehmann (SLM) 25755 andreas.lehmann@tu-berlin.de

ERM

Entwicklertest auf dem Entwicklungssystem – SAP testet

Komponententest auf dem Qualitätssicherungssystem – TU testet u.a. mit Key Usern

Integrationstest auf dem Qualitätssicherungssystem – TU testet u.a. mit EndnutzerInnen

Abnahmetest auf dem Qualitätssicherungssystem – TU testet u.a. mit TeilprojektleiterInnen

Go Live auf dem Produktivsystem

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Campusmanagement-TrainingszentrumSAP-Schulungen in neuen Räumen im BH-N-Gebäude

Im Rahmen der grundlegenden Sanierung des Gebäudes BH-N (Gebäude Bergbau und Hüttenwesen Neubau) entsteht derzeit direkt am Ernst-Reu-ter-Platz das neue SAP-Trainingszentrum des Campusmanagement-Pro-gramms. Mit dem Jahresbeginn 2018 erhält die TU Berlin eine neue zentrale Anlaufstelle, an der zukünftig eine große Zahl an Schulungs- und Informa-tionsangeboten regelmäßig zu den neuen SAP-Systemen in einer moder-nen Atmosphäre stattfinden werden.

Für Trainings und Veranstaltungen stehen dann vier Seminarräume zur Verfügung, die den idealen Rahmen für die Angebote der Projekte ERM und SLM bieten. Auf jeweils ca. 50 m² Fläche können bis zu 15 Teilneh-mende in den Seminarräumen die neuen Systeme kennenlernen und sich mit den neuen Arbeitsprozessen vertraut machen. Bei der Wahl und Gestal-tung der Räume lag ein besonderes Augenmerk auf der ergonomischen IT-Ausstattung. Durch die flexible IT-Ausstattung lässt sich zudem ein Teil der Räume schnell und einfach an die Erfordernisse weiterer, ergänzender Veranstaltungsformate anpassen.

Bisher fanden Workshops und Schulungen von ERM und SLM zumeist in den Gebäuden EB und EN statt. Mit der Auswahl des Gebäudes BH-N als neuem Standort bleibt die zentrale Ansiedlung von SAP-Trainings- und Informationsangeboten unweit des Hauptgebäudes weiterhin erhalten, die Wege zum Veranstaltungsort bleiben für die meisten Kolleginnen und Kol-legen kurz. Durch den Einsatz von mobilen Schulungsrechnern sind aber auch weiterhin In-House-Trainings, zum Beispiel auf dem TIB-Gelände, problemlos möglich.

AnsprechpartnerInnen für das Trainingszentrum sind Stephan Heilmann und Kathrin Bernhardt.Zu erreichen sind sie unter

22649, 24470 info@cm-training.tu- berlin.de

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Wand FensterfrontProjektionsflächeGegenstand Tür

Wand FensterfrontProjektionsflächeGegenstand Tür

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Ernst-Reuter-Platz

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Die technische Dimension hinter SAPServer, Datenbanken und Netze stehen für SLM und ERM bereit

Hinter den Kulissen: Die SAP-Basis ist eingerichtet, der überwiegende Teil der SAP-Systeme steht zur Verfügung und die Server werden bereits im Regelbetrieb genutzt. In den nächsten Monaten kommen noch einige wenige Systeme hinzu bzw. werden aktualisiert oder erweitert. Manch ein Leser oder eine Leserin fragt sich jetzt bestimmt: Regelbetrieb? Wie kann es einen Regelbetrieb geben, obwohl SAP noch gar nicht richtig eingeführt wurde bzw. bisher zunächst im Pilotbetrieb zum Prüfungsmanagement zum Einsatz kommt?

Bei der SAP-Einführung kommen drei Systeme ins Spiel: E, Q und P – Ent-wicklungssystem, Qualitätssicherungssystem bzw. Test- und Realisie-rungssystem sowie das Produktivsystem. „In SAP-Projekten werden zuerst die Entwicklungs- und Testsysteme und erst später die produktiven Sys-teme verwendet, und so wurde auch die Hardware zeitversetzt beschafft und in Betrieb genommen – das spart Geld bzw. ist die Hardware dann auf dem neuesten Stand der Technik“, erklärt Thomas Hildmann.✳ „Bereits vor Start des SLM-Piloten konnte die technische Wartung der SAP-Systeme trainiert und nun während des Piloten gefestigt und optimiert werden. Einige ‚Kinderkrankheiten‘ sind deshalb schon beseitigt.“

Der Betrieb der SAP-Systeme umfasst typische Prozesse, die auch für Nicht-SAP-Systeme bei der tubIT etabliert sind, wie regelmäßige Aktuali-sierungen, Systemüberwachung, Backups, Rufbereitschaft und die Behandlung von Fehlermeldungen bei Hard- und Softwarelieferanten. Daran arbeiten acht AdministratorInnen. Für die technische Architektur, Beschaffungen, Installation und die Inbetriebnahme unterstützen weitere KollegInnen der tubIT. Parallel zum Aufbau der Infrastruktur ‒ damit star-tete das Team 2015 ‒ wurden Qualifizierungsmaßnahmen angestoßen, um rechtzeitig für den Betrieb des SAP-Systems gerüstet zu sein.

„Eine besondere technische Herausforderung besteht darin, die Verfügbar-keit der SAP-Systeme unter Beachtung der Rahmenbedingungen der TU Berlin zu maximieren, ohne die Komplexität des Gesamtsystems dabei unbeherrschbar zu machen. Aus diesem Grund wurden, wo möglich, aus anderen Kontexten bekannte Techniken für SAP übernommen, alle Module standardisiert und genau dokumentiert“, erklärt Thomas Hildmann.

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✳Dr. Thomas Hildmann, Leiter der Abteilung Infrastruktur des IT-Service-Centers (tubIT) und Teilprojektleiter der SAP Basis IT.Zu erreichen ist er unter 23226 thomas.hildmann@tu-berlin.de

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Die Grafik zeigt eine vereinfachte Übersicht der aktuellen SAP-Landschaft. Dargestellt wird eines von den insgesamt drei Systemen, die bei der SAP-Einführung ins Spiel kommen (E, Q und P). Für diese stehen mehrere Server zur Verfügung, um ggf. Ausfälle zu kompensieren oder Lastspitzen abzufangen. Beispiele: Für typische Arbeiten im SLM-Piloten über Web-seiten werden sieben Module aktiv (F5 Big IP, Enterprise Portal, Gateway, Web-Dispatcher, SLM, HANA und ASE). Hinter dem Portal tuPORT stehen mindestens vier virtuelle Server, die bei Benutzung des Portals aktiv werden.

Wenn alle Systeme wie geplant laufen, bemerken die NutzerInnen nichts von den ineinandergreifenden Systemen im Hintergrund. „Genau das ist unser Ziel. Unbemerkt sollen die SAP-Systeme rund um die Uhr bereitste-hen und von der Arbeit des Basis-Teams soll möglichst niemand etwas merken“, sagt Thomas Hildmann augenzwinkernd.

F5 Big IP regelt Zugriffssicherheit auf Bedienelemente, z. B. auf eine Kachel und deren Inhalt.

Acht Server unterstützen die Nutzung des SAP-Systems.

Hinter dem produktiven Enterprise Portal tuPORT stecken mindestens vier viertuelle Server.

Dateninformationen werden den Daten-banken entnommen und dort gepflegt.

HANAASE

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SAP GUI

◀ Je nachdem über welche Anwendung auf das SAP- System zugegriffen wird, ist die Zugriffssicherheit auf Bedienelemente gewährleis-tet. Verschiedene Server und Datenbanken liefern einen reibungsfreien Arbeitsablauf.

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tuPORT und das User Interface der SAP-SoftwareTechnische Realisierbarkeit und Ideen der Beschäftigten zu den Oberflächen

Nach der Namenswahl von tuPORT, dem neuen Portal der TU Berlin, stel-len sich viele Beschäftigte die Frage: Wie wird tuPORT aussehen und womit werde ich arbeiten? Gibt es große Unterschiede zwischen meinen Vorstellungen und der technischen Realisierbarkeit?Vorstellungen und technische Realisierbarkeit werden an der TU Berlin gemeinsam mit SAP besprochen. Dazu wurde im Mai 2017 ein erster ✳Design-Thinking-Workshop durchgeführt, an dem Beschäftigte fast aller Statusgruppen der TU Berlin mitgewirkt haben. In dem Workshop wurde beispielhaft ein Verfahren aus dem E-Recruiting (Personalbeschaffung durch den Einsatz elektronischer Medien) durchgespielt, um speziell dafür die wichtigsten Bedienelemente festzulegen. In diesem ersten Workshop wurde die Grundlage erarbeitet, um Bildschirmmasken erstellen zu können.

Doch was braucht es, um tuPORT bedienbar zu machen? Was ist eine gute Bedienoberfläche? Warum dauert es so lange, eine für die Belange der TU Berlin ange-passte Bedienoberfläche sichtbar zu machen?

Um sich überhaupt auf einer Internetplattform bewegen zu können, braucht es eine gute Bedienoberfläche. Gut ist sie dann, wenn sie selbsterklärend zu bedienen ist und AnwenderInnen leicht zu und in ihren täglichen Ar-beitsprozessen navigieren können. tuPORT ist dafür das Einstiegstor zu den eigentlichen Studien-/Lehr- oder Arbeitsbereichen. Über sogenannte Kacheln werden die AnwenderInnen zu ihren Bereichen verlinkt. Diese vie-len unterschiedlichen Bereiche gilt es, mit einer einheitlich gestalteten Oberfläche intuitiv nutzbar zu machen.

Im Zuge des Web-Relaunchs wird das digitale Erscheinungsbild der gesam-ten TU Berlin Ende 2018 überarbeitet. Bis dahin wird auch tuPORT noch

angepasst und die Bedienelemente werden immer weiter verbessert und eingestellt. Durch eine aktive Einbindung und Mitwir-kung der Mitarbeitenden, wie Key User, wird in wiederholenden Schleifen getestet, ob die gewünschten Bedürfnisse wirklich abge-deckt werden.

Nächste Schritte: Weitere Kacheln werden für die Arbeitsbereiche aus den Teilprojekten festgelegt.

✳Design Thinking ist eine Methode, um Ideen zu gene-rieren. Mit diesem Vorgehen sollen Arbeitsabläufe darstell-bar gemacht und vereinfacht werden, die noch nicht in der SAP-Software abgebildet sind.

Das Beispielbild zeigt die typischen Kacheln, die zu den jeweiligen Anwen-dungen führen (hier SLM-Kacheln).

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Das Berichtswesen mit SAPTagesaktuelle Berichte, kein händisches Nachpflegen mehr

Hochschulen sind in der Pflicht, ihre leistungsbezogenen Kennzahlen zweck- und zielgruppengerecht zur Verfügung zu stellen. In der Berichts-pflicht stehen sie dabei gegenüber internen Zielgruppen, aber auch exter-nen Geldgebern, wie Ministerien, der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) oder der EU. Beispielsweise müssen Hochschulen jährlich einen Verwendungsnachweis ihrer Drittmittel dem Bundesministerium für Wis-senschaft und Forschung darlegen. Dazu braucht es eine fundierte Daten-grundlage, mit der die aktuelle sowie künftige Situation der Universität schnell und unkompliziert abgebildet werden kann.

In der Praxis sieht das jedoch anders aus. Um ein aktuelles Gesamtbild der TU Berlin darzustellen, bedarf es eines hohen Erhebungsaufwands. Denn die notwendigen Daten stammen aus mehreren Quellen und unter-schiedlichen IT-Anwendungen, wie Loga, LinF oder den HIS-Systemen. Das hat zur Folge, dass Daten doppelt und dreifach erfasst werden und oftmals nicht in Gänze übereinstimmen. Es zeigt sich, dass die externen Berichtspflichten einen hohen Arbeitsaufwand bedeuten.

Mit der integrierten SAP-Software wird sich das verändern. Das bestehende Informationssystem SuperX wird abgelöst von einem Berichtswesen in SAP. Dann werden Berichte IT-gestützt aus einer Quelle erstellt – mit verknüpften Daten aus unterschiedlichen Abteilungen, mithilfe einer tagesaktu-ellen und jahresübergreifenden Übersicht sowie durch einen schnellen Zugriff auf alle benötigten Informationen. Um die-ses Ziel zum 1. Januar 2019 zu erreichen, werden derzeit Berichtsanforderungen aus allen Bereichen der TU Berlin, wie Fakultäten, Abteilungen und Zentraleinrichtungen, zusammengetragen. Was verändert und optimiert werden kann, wird umgesetzt. Was unnötig und nicht zielführend ist, kommt weg. Dadurch soll die Datenqualität verbessert, der Arbeitsaufwand für Beschäftigte reduziert und – so die Hoffnung einer in den Prozess ein-gebundenen Fachgebietssekretärin – „vollumfassende Berichte zielgrup-pengerecht, tagesaktuell und unkompliziert zusammengestellt werden können, ohne diese weiterverarbeiten zu müssen.“

ERM

Das Berichtswesen wird einfacher sowie effizienter in der Handhabung und schafft Synergieeffekte. Ein gutes Beispiel dafür ist die aufwendige Nachbearbeitung der Belegliste zum Verwendungsnachweis: Beschaffe ich aktuell Hardware aus Dritt-mitteln, muss ich anschließend für den Verwendungsnachweis meine Buchung nochmals gesondert erläutern. Zukünf-tig wäre es denkbar, dass die benötigten Informationen direkt über den Bestelltext in die Belegliste übernommen werden. Das erspart händisches Nachpflegen.

Ansprechpartnerin des Berichtswesens ist die Teilpro-jektleiterin Marieke Rother. Zu erreichen ist sie unter 29525 marieke.rother@

tu-berlin.de

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Records Management„Elektronische Akten“ – wo sie einen ersten Einsatz finden

Im Records Management werden zukünftig Akten in elektronischer Form vorliegen. Records Management, auch genannt: die virtuelle Akte oder die elektronische Akten- und Vorgangsverwaltung. Es bringt die TU Berlin dem Ziel der Digitalisierung ein Stück näher.

Weit über die Möglichkeiten von Papierakten hinaus können zu einem Geschäftsvorgang nahezu alle Informationen verknüpft werden, die im SAP-System gehalten werden (unter anderem Office-Dokumente, gescannte Dokumente, Interaktive Adobe-Formulare, Notizen im einfa-chen Textformat, Reports sowie Transaktionen). Mit ihren Records-Management-Anwendungen in SAP wird die TU Berlin Dokumente zentral verwalten und damit nicht mehr an unterschiedlichen Stellen ablegen. Vor allem können Beschäftigte dadurch schnell diejenigen Dokumente finden, die für die einzelnen Arbeitsschritte im Prozess von Bedeutung sind. Außer-dem kann nachvollzogen werden, wer wann welche Dokumente erstellt oder verändert hat.

Wir fragen nach: Frau Stark, Sie sind Teilprojektleiterin Drittmittel, was ändert sich durch die elektronische Drittmittel-Akte für die Fachgebiete?Die Fachgebiete sollen über das Rollen- und Berechtigungskonzept eine Leseberechtigung für ihre dem Projekt zugeordnete elektronische Akte erhalten, was eine doppelte Aktenführung in der Forschungsabteilung und den Fachgebieten überflüssig macht. Ebenso soll den Fachgebieten ein eigener Bereich zur Verfügung gestellt werden, wo zusätzlich die aus Fach-gebietssicht relevanten Unterlagen gespeichert werden können. Dieser Bereich muss noch in Zusammenarbeit mit den Fakultäten/Fachgebieten in Konzeptionsphase II definiert werden.

Vorteile des Einsatzes von Records Management

▶ zentrale Datenhaltung▶ geringer Suchaufwand▶ kürzere Bearbeitungszeiten▶ höhere Datenqualität und -aktualität▶ Bereitstellung von Informationen▶ Verfolgbarkeit und Ordnungsmäßigkeit

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Hier wird das Records Management an der TU Berlin seinen ersten Einsatz finden▶ Projektakte▶ Allgemeine Vertragsakte (Vertragsakte für Verträge der Abteilung V)▶ Stellenbesetzungsakte▶ Vertragsakte für Institutionelle Kooperation (Vertragsakte im Rahmen

von Kooperationen und Programmen)

Potentielle Einsatzfelder des Records Managements▶ Bestellakte, Vertragsakte, Allgemeiner Schriftverkehr, Studierenden-

akte, Studiengangsakte, Promotionen/Habilitationen, Lehraufträge, Vertragsakte für immobilienbezogene Verträge

Rollen und Berechtigungen in SAPDie wichtigsten Fragen und Antworten

Verliere ich mit der Umstellung auf SAP meine bisherigen Rollen und Berechtigungen✳? | Nein, jede/r Beschäftigte behält zunächst alle seine/ihre aktuellen Rollen. Für die neuen SAP-Anwendungen existieren bisher keine Rollen, sodass diese in jedem Fall neu vergeben werden. Während einer Übergangszeit werden das alte Identitätsmanagement (IdM) sowie das neue IdM parallel betrieben. Mit jeder „Nicht-SAP“-Anwendung, die in das neue IdM integriert wird, werden auch die bestehenden Rollen sowie deren Zuweisungen zu Personen vom alten IdM in das neue IdM überführt. | Eine Ausnahme bilden die aktuell vergebenen Vertretungen. Da das neue System Vertretungen nur noch auf der Ebene der Businessrollen✳ ermög-licht (keine Vertretung von Einzelrollen✳, die in Businessrollen enthaltenen sind), können Vertretungen nicht vollständig übernommen werden.

Wird der Prozess der Rollen und Berechtigungen im SAP-System komplizierter und/oder langsamer?Der Prozess besteht weiterhin aus zwei größeren Teilprozessen: dem Erstellen der technischen Einzelrollen in den SAP- und „Nicht-SAP“-Sys-temen sowie dem Teilprozess der Bündelung von Einzelrollen zu Business-rollen und deren Zuweisung zu Personen. Der Teilprozess der Erstellung bleibt für den/die NutzerIn weiterhin im Hintergrund. Der Prozess der Bün-delung und Zuweisung wird durch unterschiedliche Neuerungen einfacher werden: | Es wird nur noch in Ausnahmefällen möglich sein, dezentral Einzelrollen zu Businessrollen zusammenzufassen. Dies wird in der Regel durch ein Gremium spezifiziert und durch die AdministratorInnen des neuen IdM implementiert. ▶

Unterscheidung ✳Rollen und Berechtigungen: ▶ Erstellen von RollenIdentitätsmanagement: ▶ Bündeln von Einzelrollen zu Businessrollen und Zuordnung von Rollen zu Personen

Neue Begriffe✳Businessrolle: ▶ ehemals Geschäftsrolle✳Einzelrolle:▶ ehemals Anwendungsrolle

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Newsletter Campusmanagement | Ausgabe 12 | Juli 2017

Themen | 18

| Der Anteil der automatisch vergebenen Businessrollen wird deutlich erhöht. Dadurch ist die manuelle Zuweisung seltener notwendig. | Neben der direkten Zuweisung von Businessrollen zu Personen durch den/die RollenverwalterIn wird es auch die Möglichkeit der Beantragung von Rollen durch den/die NutzerIn geben. Diese Anträge müssen von der/dem zuständigen RollenverwalterIn nur noch genehmigt bzw. abgelehnt werden. Ein aufwändiges Navigieren durch Oberflächen fällt dabei weg.

Dezentrale Rollenverwaltung: Wie ist künftig die Erstellung und Zuwei-sung von Rollen geregelt? Ist beides auch in den Fakultäten möglich? | Die Rollenzuordnung wird, wie bereits durch TUBIS eingeführt, aus einer Mischung aus zentraler✳ und dezentraler Rollenzuordnung✳ bestehen. Die dezentrale Rollenzuweisung erfolgt wie gehabt über die/den jeweilige/n RollenverwalterIn der Einrichtungen. | Zukünftig wird es nur in noch genauer zu spezifizierenden Ausnahmefäl-len (z.B. im Rahmen von Schulungs- und Testsystemen) möglich sein, dezentral Einzelrollen zu individuellen Businessrollen zu bündeln. Nach derzeitigem Stand wird dies in den Fakultäten nicht möglich sein. | Businessrollen, die nicht dezentral erstellt / verwaltet werden, sowie Einzelrollen werden gemäß dem Fachkonzept für Rollen und Berechtigun-gen erzeugt. Dieser Prozess erfolgt größtenteils nach dem Vier-Augen-Prinzip. Die Stelle, die die neue Rolle erstellt (Team Rollen und Berechtigungen), kann nicht gleichzeitig die Rollen vergeben (Team Iden-titätsmanagement). Grundsätzlich werden aus diesem Prozess resultie-rende neue Rollen nur erstellt bzw. bestehende Rollen angepasst, die zuvor durch das im Fachkonzept eingeführte Gremium definiert wurden.

Rollen und Berechtigungen Identitätsmanagement

Rollen und Berechtigungen in SAP Hier geht es weiter

Das Beispielbild zeigt anhand des Schlüsselsymbols, wie einzelne Rollen erstellt sowie zu Businessrollen gebündelt und Personen zugeordnet werden.

Neue Begriffe ✳zentrale Rollenzuordnung: ▶ automatisch✳dezentrale Rollenzuordnung: ▶ manuell

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19 | Themen

Wer vergibt im SAP-System die Rollen in den Fakultäten? Derzeit hat bspw. jede/r HochschullehrerIn der Fakultät VII die Geschäftsrolle „Rollenvergabe“ zugeteilt bekommen. Bleibt das so? | Ja, dies ist auch künftig vorgesehen.

Rollenweitergabe: Kann ein/e HochschullehrerIn im SAP-System eine Rolle an den/die Sekretär/in delegieren und wenn ja, wie? | Es wird möglich sein, Stellvertretungen einzurichten. Dies geschieht, wie auch im aktuellen System, über eine grafische Oberfläche im Portal. Aus unterschiedlichen Gründen wird es allerdings ausschließlich möglich sein, Businessrollen in Vertretung zu vergeben. Darin enthaltene Einzelrollen können nicht separat in Vertretung vergeben werden.

Wie entstehen neue Rollen? Welche könnten das beispielsweise sein? | Entsteht der Bedarf für eine neue Rolle, die es bis dato noch nicht gibt, bspw. wenn ein neues Softwaretool o.ä. eingeführt wird, greift ein mehr-stufiger Prozess. Dann wird das Gesamtregelwerk der Rollen entspre-chend angepasst, um eine neue Rolle zu erstellen und zuzuweisen. | Im ersten Schritt wendet sich Person X mit dem Bedarf einer neu zu schaf-fenden Rolle über ein Ticketsystem an ein Serviceteam (First-Level- Support). Dort wird die Anfrage aufgenommen, vorsortiert und fachlich zugeordnet. Im zweiten Schritt (Second-Level-Support) wird die Anfrage fachlich aufbereitet und in eine entscheidungsreife Vorlage gebracht. Im dritten Schritt obliegt einer/einem Entscheidungsbefugten die Entschei-dung gemäß den Regelwerken (Fachkonzepte, Betriebskonzepte). Bei Bedarf, etwa in unklaren Fällen, kann zusätzlich ein Gremium einberufen werden – in Teilen oder das gesamte Gremium.✳ Auf eine Verpflichtung, bei jeder Anfrage zwingend ein solches Gremium tagen zu lassen, wurde bewusst verzichtet, weil damit auch bei eindeutigen Fällen ein erheblicher Zeitverzug verbunden wäre. | Die in diesem dritten Schritt getroffene Entscheidung wird schließlich im vierten und letzten Schritt realisiert und dokumentiert: Die neue Rolle wird erstellt oder eine bereits existierende modifiziert. Das IdM passt dann ent-weder die automatische Regelzuweisung an oder stellt den dezentralen RollenverwalterInnen eine neue Rollendefinition zur Zuweisung an die Beschäftigten bereit.

Weitere Informationen zu dieser Thematik oder anderen Inhalten finden Sie unter Direktzugang ▶ 166041.

✳Mitglieder des Gremiums sind VertreterInnen von IdM, Datenschutz, Innenrevision, Organisationsmanagement, Prozessverantwortliche/r, Fachadministratoren/Applika-tionsverantwortliche, Vorgesetzte/r, IT-Sicherheits-beauftragte/r, Personalräte sowie VertreterInnen der Fakultäten.

Newsletter Campusmanagement | Ausgabe 12 | Juli 2017

Was ist eigentlich ein Workflow?Arbeitsprozesse werden durch Workflows abgebildet, um hohe Automati-sierungsgrade zu schaffen

Als Workflow bzw. als Arbeitsablauf oder Arbeitsfluss wird die Reihenfolge von zusammengehörenden Arbeitsvorgängen bezeichnet. Ein Workflow hängt eng mit Geschäftsprozessen zusammen, denn der Workflow beschreibt einen arbeitsteiligen, meist wiederkehrenden Geschäftsprozess.

Geschäftsprozesse sind Teil des Arbeitsalltags: Wenn Sie z.B. ein Produkt beschaffen wollen, dann stößt dieses Vor-haben einen Prozess an. Dieser setzt sich aus einzelnen Aktivitäten zusammen. Im Gegensatz zum Geschäftspro-zess bezieht sich ein Workflow auf die technische Realisie-rung dieses Prozesses. Zusammengefasst beschreibt ein Workflow also, wer, wann und wie mit welchen technischen Hilfsmitteln den zugrunde liegenden Geschäftsprozess ausführt.

Mit der SAP-Software werden die Prozesse der TU Berlin digital abgebildet. Ziel bei der Abbildung eines Prozesses durch einen Workflow ist, einen hohen Automatisierungs-grad zu schaffen. Der komplette Informationsfluss findet elektronisch statt und auch eine Vielzahl von Entscheidun-

gen können automatisch getroffen werden, sobald die richtigen Entschei-dungskriterien definiert und integriert worden sind. Im Ergebnis sinkt die Fehleranfälligkeit, da der Prozess in einer geordneten Bahn abläuft und auch Eingaben, bspw. auf Gültigkeit oder Frist, überwacht werden können.

Alexander Hoffmeier ist neuer stellvertretender Leiter im Teilprojekt Organisationsmanagement

Alexander Hoffmeier hat im April 2017 die stellvertretende Leitung des Teilprojekts Organisationsmanagement (OM) übernommen. Seine beruf-liche Verbundenheit zur TU Berlin besteht bereits seit über 17 Jahren. Zuletzt war er in der Abteilung Finanzen für Steuerangelegenheiten zuständig. Vor 25 Jahren begann er mit dem dualen Verwaltungsstudium beim Bezirksamt Berlin-Friedrichshain und an der Fachhochschule für Verwaltung und Rechtspflege seinen beruflichen Weg.

Im Teilprojekt wird er u.a. für die Ermittlung der vollständigen Aufbauorga-nisation der TU Berlin und deren korrekte Abbildung im Modul PA-OM (Organisationsmanagement) sowie als Key User für die fachliche Betreu-ung des Moduls zuständig sein.

Themen / Menschen | 20

Alexander Hoffmeier ist zu erreichen unter 29925 alexander.hoffmeier@tu-berlin.de

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21 | Veranstaltungen

Veranstaltungen Offenes Projektbüro und andere Veranstaltungsformate

In den Veranstaltungen zum Campusmanagement informieren wir die Beschäftigten über aktuelle Entwicklungen im SAP-Projekt und bieten Gelegenheit zum direkten Austausch.

Offenes Projektbüro Wann: Donnerstag, 16. November 2017, 12 bis 14 Uhr, in EB 323Was: Gespräche mit den Projektmanagern, TeilprojektleiterInnen sowie

AnsprechpartnerInnen von SAP und itelligence; Vorstellung von aktuellen Themen und ggf. SAP-Demoversionen

Runder Tisch

Wann: Diese Veranstaltungen werden bei aktuellen Fragen und The-menstellungen zum Campusmanagement einberufen, die von den Beschäftigen oder einzelnen Gruppen ans Projekt adressiert werden.

Was: Vertrauensvoller Austausch in kleiner Runde mit Projektleitung und Projektmanagement

Fakultäts- und Abteilungsbesuche

Wann: Diese Veranstaltungen werden bei Bedarf seitens der Fakultäten resp. Abteilungen oder bei aktuellen Themen aus dem Projekt heraus organisiert.

Was: Information und Frage-Antwort-Runden mit den themenbezoge-nen ProjektexpertInnen und dem Change Management.

Bei Interesse zu einzelnen Terminen organisiert das Team des Change Managements auch gerne Infoveranstaltungen für einzelne Bereiche, Abteilungen oder Fakultäten. Sprechen Sie uns einfach an.Weitere themenspezifische Veranstaltungen sind in Planung. Alle Termine und Details sind unter Direktzugang ▶ 173168 zu finden.

Mit Fragen und Anregungen können Sie sich jederzeit gerne an das Team des Change Managements unter campusmanagement@tu- berlin.de wenden.

Ansprechpartnerin im Change Management ist Kirsty Otto.

Zu erreichen ist sie unter 24407 kirsty.otto@tu-berlin.de

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22 | Impressum & Kontakt

Impressum & Kontakt

Technische Universität Berlin - CampusmanagementStraße des 17. Juni 13510623 Berlin

Telefon: 030 314-78594E-Mail: campusmanagement@tu-berlin.dewww.tu-berlin.de/campusmanagement

Projektleitung:Lars Oeverdieck (ERM), Leiter des PräsidialamtesProf. Dr. Hans-Ulrich Heiß (SLM), Vizepräsident für Studium und Lehre

Change Management:Dr. Cornelia Raue, Change Managerin Campusmanagement

Redaktion und Layout: Insa BortfeldtCynthia Galle

Bildnachweise:Titelseite Foto TU Berlin/Insa BortfeldtGrafiken TU Berlin/Insa Bortfeldt, Grafiken auf Seite 5/13/15 TU Berlin/Insa Bortfeldt unter Verwendung von Grafiken von freepiks.comFoto Seite 20 TU Berlin/InsaBortfeldtFoto Seite 22 TU Berlin/InsaBortfeldt

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