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De-Mail Outlook Add-In

Anwenderhandbuch für Behörden

Version 4.0

Release 01.031

Stand 29.05.2012

Status Freigegeben

Anwenderhandbuch_De-Mail_Outlook-Add-In_(oeffentliche Institution).doc Version 4.0, 29.05.2012 Seite 2

Impressum

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Herausgeber

T-Systems International GmbH

Service Unit Systems Integration

Fasanenweg 5, 70771 Leinfelden-Echterdingen

Dateiname

Anwenderhandbuch_De-Mail_Outlook-Add-In_(oeffentliche Institution).doc

Release

01.031

Dokumentenbezeichnung

Anwenderhandbuch für Behörden

De-Mail Outlook Erweiterungen

Version

4.0

Stand

29.05.2012

Status

Freigegeben

Kurzinfo

Dieses Dokument beschreibt die Erweiterungen des De-Mail Outlook Add-Ins für Behörden.


Inhaltsverzeichnis

1 Vorwort 6

2 Überblick zu Versandarten bei De-Mail 7

3 Steuerung von Versandarten über Outlook 10

3.1 Behördenmodus ........................................................................................................................................................ 10

3.2 Setzen von Versandarten ........................................................................................................................................ 10

3.3 Anzeigen von De-Mail-Eigenschaften .................................................................................................................. 13


Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Fehlermeldung bei nicht erlaubter Absenderbestätigung ............................................................................. 9

Abbildung 2: Outlook 2007 – Behördenmodus aktiv und abschaltbar ............................................................................ 10

Abbildung 3: Outlook 2003 – Behördenmodus aktiv und nicht abschaltbar ................................................................. 10

Abbildung 4: Outlook 2003 – Menüpunkt De-Mail erstellen ................................................................................................ 11

Abbildung 5: Outlook 2007 – Setzen von Versandoptionen bei verfügbarem Behördenmodus ............................. 11

Abbildung 6: Outlook 2007 – Öffnen des Bereichs "De-Mail Eigenschaften" ................................................................ 11

Abbildung 7: Outlook 2003 – Setzen von Versandarten im Behördenmodus ............................................................... 12

Abbildung 8: Outlook 2007 – Anzeige von Versandart und Versandoptionen als De-Mail Eigenschaften ........... 13

Abbildung 9: Outlook 2003 – Anzeige von Versandart und Versandoptionen als De-Mail Eigenschaften ........... 14


Tabellenverzeichnis Tabelle 1: De-Mail Versandarten und Versandoptionen ........................................................................................................... 8


Vorwort

1 Vorwort Beim Einsatz eines De-Mail Gateways im Umfeld einer Microsoft Exchange-Umgebung steht ein Outlook Add-In

zur Verfügung, das die Steuerung von Versandoptionen für einen Endanwender erleichtert. Dieses Dokument

beschreibt das Add-In mit den entsprechenden Details zur Bedienung in einem Outlook Mail-Client.


Überblick zu Versandarten bei De-

Mail

2 Überblick zu Versandarten bei De-Mail

Beim Versenden einer De-Mail stehen Ihnen verschiedene Versandarten zur Verfügung. Bei der Nutzung von

Outlook (Version 2003 oder 2007) können Sie diese direkt über die Outlook-Oberfläche ansteuern (siehe Kapi-

tel 3). Voraussetzung dafür ist die Installation eines entsprechenden Outlook Add-Ins in einer Mail-Umgebung

mit Microsoft Exchange, in der auch der De-Mail Gateway-Connector integriert ist.

Sie können die sogenannten kaufmännischen Versandarten setzen, denen technische Versandoptionen zu-

grunde liegen. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die verfügbaren Versandarten mit den

zugrundeliegenden Versandoptionen:



Mail

Kaufmännische Versandart

Technische Versandoptionen

Erklärung

Persönlich/vertraulich Persönlich Hiermit kann der Absender zum Ausdruck bringen, dass er besonderen Wert auf den sicheren Zugang seiner Nach-richt beim Empfänger selbst legt.

Einschreiben Versandbestätigung Hiermit erhält der Absender einen Nachweis über den ordnungsgemäßen Versand seiner Nachricht. Die Ver-sandbestätigung wird vom Versanddienst des Absenders erzeugt und diesem per Nachricht übermittelt.

Eingangsbestätigung Hiermit erhalten Absender und Empfänger einen Nachweis darüber, dass der De-Mail Diensteanbieter die Nachricht im Postfach des Empfängers abgelegt hat. Die Eingangsbe-stätigung wird vom Postfachdienst des Empfängers er-zeugt und dem Absender sowie dem Empfänger der ur-sprünglichen Nachricht per Nachricht übermittelt.

Absenderbestätigt Absenderbestätigt Hiermit kann der Absender gegenüber dem Empfänger zum Ausdruck bringen, dass er sich zum Absenden der Nachricht sicher angemeldet hat.

Abholbestätigung Abholbestätigung Hiermit erhalten Absender und Empfänger einen Nachweis darüber, dass der De-Mail Diensteanbieter die Nachricht im Postfach des Empfängers abgelegt hat und dass sich der Empfänger nach dem Eingang der Nachricht an seinem Konto angemeldet hat. Die Abholbestätigung wird vom Postfachdienst des Empfängers erzeugt, wenn sich der Empfänger das erste Mal nach dem Ablegen der Nachricht in seinem Postfach anmeldet. Die Abholbestätigung wird dem Absender sowie dem Empfänger der ursprünglichen Nachricht per Nachricht übermittelt. Diese Option steht beim Versand nur berechtigten öffentlichen Stellen zur Verfügung.

Tabelle 1: De-Mail Versandarten und Versandoptionen

Für die Option Absenderbestätigt gilt folgende Besonderheit:

Diese Option wird im Gesamtsystem nur dann möglich sein, wenn Sie als Anwender zu dieser Option von ei-

nem De-Gateway-Administrator in einer Mappingtabelle für E-Mail/De-Mail-Adressen berechtigt wurden.

Das Add-In kann dies jedoch nicht prüfen. Sie erhalten in einem solchen Fall eine Mail mit entsprechender

Fehlermeldung:



Mail

Abbildung 1: Fehlermeldung bei nicht erlaubter Absenderbestätigung

Bitte wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren zuständigen De-Gateway-Administrator.


Steuerung von Versandarten über

Outlook

3 Steuerung von Versandarten über Outlook

3.1 Behördenmodus Das Outlook Add-In ist in verschiedenen Berechtigungsstufen verfügbar. Bei entsprechender Berechtigung ist der soge-

nannte Behördenmodus aktivierbar (vgl. Abbildung 2), der die Versandart Abholbestätigung anbietet (vgl. Abbil-

dung 5 für Sichtbarkeit dieser Option). Ob der Behördenmodus selbst aktiviert ist, erkennen Sie in der Menü-

leiste unter dem Menüpunkt De-Mail. Der Behördenmodus kann durch einen zentralen Administrator aktiviert

beziehungsweise deaktiviert werden. Der Menüpunkt Behördenmodus ist im deaktivierten Modus nur ausge-

graut sichtbar (vgl. Abbildung 3).

Darstellung in Outlook 2007:

Abbildung 2: Outlook 2007 – Behördenmodus aktiv und abschaltbar


Abbildung 3: Outlook 2003 – Behördenmodus aktiv und nicht abschaltbar

3.2 Setzen von Versandarten Beim Verfassen einer E-Mail können Versandarten in einem Bereich unter dem Editierfenster gesetzt werden. In

Outlook 2007 ist das Setzen von Versandoptionen standardmäßig über Neu / E-Mail möglich. Bei Outlook

2003 erfolgt das Setzen der Versandart über den separaten Punkt im Hauptmenü De-Mail / Versandarten

setzen.



Outlook

Abbildung 4: Outlook 2003 – Menüpunkt De-Mail erstellen

Darstellung der Versandarten in Outlook 2007:

Abbildung 5: Outlook 2007 – Setzen von Versandoptionen bei verfügbarem Behördenmodus

Gegebenenfalls muss der entsprechende Bereich zum Setzen der Versandarten (beziehungsweise zur Anzeige

von De-Mail Eigenschaften, siehe Kapitel 3.3) über einen Mausklick auf das Plus-Symbol geöffnet werden:

Abbildung 6: Outlook 2007 – Öffnen des Bereichs "De-Mail Eigenschaften"



Outlook

Darstellung der Versandarten in Outlook 2003:

Abbildung 7: Outlook 2003 – Setzen von Versandarten im Behördenmodus



Outlook

3.3 Anzeigen von De-Mail-Eigenschaften Bei fertig verfassten De-Mails bzw. De-Mail-Entwürfen (z.B. gesendete De-Mail-Entwürfe oder empfangene De-

Mails) werden die Versandarten sowie die damit verbundenen Versandoptionen in einem Bereich unter dem

Lesebereich angezeigt.


Abbildung 8: Outlook 2007 – Anzeige von Versandart und Versandoptionen als De-Mail Eigenschaften




Outlook

Abbildung 9: Outlook 2003 – Anzeige von Versandart und Versandoptionen als De-Mail Eigenschaften

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