Menschen mitnehmen

Vorteile des Change-Projektansatzes bei der Implementierung von DMS beim LWL

„Langzeitarchivierung digitaler Daten / Einführung von Dokumentmanagementsystemen im Kreis Lippe“20.10.2011

Dr. Rainer Kossow© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Änderungenbe-

greifen

Projektplan

Budget

UmsatzTermine

Aufträge

Ängste

Kreativität

Intuition

Probleme

Verdeckte HierarchienUnsicherheit

InitiativeBegeisterung

Gewinn

Merkmale langlebiger Unternehmen

• Sensibilität: – Empfänglich für Veränderungen der Umwelt

• Identitätsgefühl: – Starker innerer Zusammenhalt

• Toleranz:– Aufgeschlossen für unkonventionelle Ideen

• Konservatives Finanzgebaren

Quelle: Arie de Geus, ehem. Chef-Stratege der Shell

Menschen vor Strategie, Strategie vor Organisation,Organisation vor Technik

Realität

Sicherheit

Wachstum / Ent-wicklung /Veränderung

Innovatoren Frühe Umsetzer

Frühe Mehrheit

Späte Mehrheit

Nachzügler

Anzahl

Zeit

Einführung einer Veränderung(Innovationsperspektive)

GLEICH - WERT – IG: Jeder Mensch kann einen Betrag leisten.

Klassischer Projektverlauf

Motivation

Orchestrierung

Veränderung

Status quo

Führung

Beteiligung Mitarbeiter und Orga

(legitimiert)

(legitimiert)Coaching, Perso

nalentwicklung

Wirkungsmonitoring

Keine Kontrolle,

s

ondern Wertschätzu

ng

Kommunikation

Risiko Zielabweichung

Veränderung

nach WIBAS

Wer die Wahrheit sagt, braucht ein

schnelles Pferd.

Gedanke

Tat

Austausch

Kongruenzals Schlüssel

Wort=

=

Gedanke

Tat

Wort=

=

Ergebnis

nicht

nicht

nicht

nicht

??

Münstersche Zeitung vom 18.10.2011

„Angst essen Seele auf“ *

Wo Freude ist, ist kein Platz für Angst!

* Film von Rainer-Maria Faßbinder

JEDER MENSCH IM PROJEKT IST VON BEDEUTUNG UND

ERFÄHRT WERTSCHÄTZUNG.

DIES SCHLIEẞT INTERNE UND EXTERNE BETEILIGTE EIN.

Kampf, Dominanz

Angst

Kommunikation

Keine Annahmen und Vermutungen, sondern fragen und zuhören.

Lauschen, dann können wir uns besser verstehen.

Es gibt nicht DIE Realität, nicht DEN Weg, sondern einen möglichen Weg,

den ich aus verschiedenen Alternativen auswählen kann.

Ehrlichkeit, Wertschätzung und gemeinsame „Augenhöhe“, auch wenn unterschiedliche Meinungen bestehen.

Respekt und Vertrauen, Freude

AKZEPTANZ

Sicherstellung des Kommunikationsflusses als essentieller Erfolgsfaktor

AKZEP-TANZ

horizontalvertikalehrlich

gleichwertig transparent

PRAXISBEISPIEL

„Menschen mitnehmen“ beginnt mit dem Start des Projektes

• KnowHow Vermittlung– Allgemeine Workshops– Technik Workshop– Management Workshop

• Festlegung der Rollen und Verantwortlichkeiten mit Zeitkontingenten• Abteilungsworkshops

(„Unternehmen“ ist viele Organisationen“ ??)– INI 1 + INI 2 Termine je Abteilung / Team zur Vorbereitung– n Abteilungs- Teamworkshops mit individueller Betrachtung von typischen, exemplarischen

Prozessen, die mit DMS machbar sind und einen Nutzen in der Abteilung oder für das Unternehmen insgesamt bringen.

• Erstellen des Bebauungsplans, des Grobkonzeptes und der Ausschreibungsunterlagen– Arbeitsteilige Erstellung der Texte und erstes Review– DOKU 1 + DOKU 2 Termine je Abteilung / Team zur Abstimmung der Ergebnisse und Texte im

Grobkonzept und den Ausschreibungsunterlagen• Finalisieren und Abnehmen des Bebauungsplans, des Grobkonzeptes und der

Ausschreibungsunterlagen– Durch die betroffenen Abteilungen / Teams – Durch die Unternehmensleitung

“Energie” zur Veränderung in den Abteilungen erzeugen und nutzen (Eigenverantwortung, Mitdenken, Gestaltung der eigenen Zukunft, Freude)„Nicht treiben, sondern ziehen lassen“

Vorab informieren und Transparenz schaffen

Zur Übernahme von Verantwortung auf allen Ebenen einladen

Fehlerkultur ohne Angst leben

Kongruenz vorleben

Quick Wins erzielen

Win-Win Situationen schaffen

Realistische Ressourcenplanung evtl. mit neuem Spezialteam

Anreize zur langfristigen Leistungsbereitschaft der Dienstleister schaffen

Querschnittsabteilungen in die Lage versetzen, Fachabteilungen zu unterstützen

Change Management

Werkzeugkasten

Beispiel: Abteilungs- / Teamworkshop

Beispiel Preisentwicklung im Projekt Realisierungsstufe 1

Ursprungsangebot 1. Nachtragsangebot Aktueller Preis

100 %89 %

70 %

Beispiel Preisentwicklung im ProjektRealisierungsstufe 1 bis 4

Ursprungsangebot 1. Nachtragsangebot Aktueller Preis

100 %

61 %54 %

Beratereinsatz kostete nur ca. 6 % der Einsparungen

ohne Leistungskürzungen

in Übereinstimmung mit den Anforderungen

der Fachabteilungen.

Sicherstellung von akzeptierten Ergebnissen

• Sämtliche Konzepte werden vor Abschluss des Werkvertrags von einem Team aus der betroffenen Fachabteilung, IT, DMS-Kernteam, Datenschutzbeauftragten, Personalvertretung, RPA, Archivstelle und der DMS Projektleitung gesichtet und ggf. mitgezeichnet.

• Abnahmeverfahren werden im Vorfeld mit Zuständigkeiten abgestimmt und zügig durchgeführt. Durch die detaillierte, zeitnahe Planung wird ein hoher Grad der Ergebniszufriedenheit erreicht.

Rechtssicherheit&

Ordnungsmäßigkeit

Rechtssicherheit & Ordnungsmäßigkeit

Rechtssicherheit & Ordnungsmäßigkeit

zusätzlich

Gesundheitsdatenschutz

WERKVERTRÄGE FÜR JEDE EINZELNE REALISIERUNGSSTUFE

SCHAFFEN 1 JAHR IM VORAUS PLANUNGSSICHERHEIT

HINSICHTLICH UMFANG, KOSTEN UND RESSOURCEN (U.A. PERSONAL).

EIN KLARES LANGFRISTIGES ZIEL, KLARE

VEREINBARUNGEN UND “FAHREN AUF SICHT”!

Statistik der Lessons Learned Beiträgeaus einer Realisierungsstufe

(10 = bester Wert)

Konzentration in der Nachbereitung auf die Werte 1-5mit dem größten Verbesserungspotenzial

Potenziale nach Lessons Learned• Anderer Umgang mit Fehlern

“Da fehlt noch was …”• Bessere Abstimmung zwischen der Führungsebene und der operativen

Ebene.• Weniger Hierarchie, mehr Förderung der Eigeninitiative• Veränderungen als Chancen begreifen• Eingefahrene Denkmuster hinterfragen und bessere Alternativen

erarbeiten und zulassen (Kreativität, Intuition, Improvisation fördern)• Interne Unternehmenskultur verbessern, Motivation erhöhen,

Synergieeffekte nutzen• Bewusstsein für optimierten Arbeitseinsatz schaffen

– Wer macht was am liebsten? (Präferenz)– Wer kann was am besten? (Kompetenz)

DMS Projekt - Stimmungsbarometer

Fehlerkultur

Kongruenz

Transparenz

Innovationsstärke

Lernfähigkeit

Wandlungsbereitschaft

Motivation

Interne Kommunikation

Externe Kommunikation

Führungsstil

Personalentwicklung

Ergebniszufriedenheit

0.0

5.0

10.0

7.8

6.8

7.7

7.8

7.8

8.0

7.8

7.5

7.0

8.2

6.2

8.1

4.54.9

5.0

5.7

5.2

5.1

5.9

5.3

5.6

5.5

4.3

6.6

CMC ProjektUnternehmen

CM-Benchmarking

Arbeit kann uns verkrüppelm

und uns sogar umbringen,

aber das ist nur eine Möglichkeit.

Arbeit vermag uns auch Energien zu schenken,

die zu besitzen wir uns nie hätten träumen lassen …

(Frithjof Bergmann)

Menschen mitnehmen

in Veränderungsprojekten

und abheben . . .

Machen Sie heute mal etwas ganz anders als sonst und seien Sie offen für das was

dann passiert.Ganzheitliches Change Management28. und 29. November 2011

in Neuenkirchen bei Münster

Rainer.Kossow@PROJECT-CONSULT.com

Experiment zum Mitnehmen