Der Aufbau und die Einführung einer Trennungsrechnung

Dezernat Finanzen

Der Aufbau und die Einführung einerTrennungsrechnung

Edgar SchöneTechnische Universität Ilmenau

Hagen HausbrandtBauhaus Universität Weimar

Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 2

Dezernat FinanzenAgenda

� Von der FIBU zur Trennungsrechnung - Überblick

� Ausgangssituation

• Rahmenbedingungen in Thüringen – neue Herausforderungen

• Vorhandene Systeme und Einschränkungen

� Maßnahmen der Hochschulen

• Vorkalkulation mit Planwerten aus der KLR an der TU Ilmenau

• Vorkalkulation an der Bauhaus-Universität Weimar

� Ist-Verrechnung von direkten Kosten und Gemeinkosten

• Sammelkonten, WT-Konto, Verteilung der Einnahmen

� Ausblick

• Probleme, Schwächen, Vollkostenrechnung, Fragen


Dezernat Finanzen

Exkurs: Von der FIBU zur Trennungsrechnung

� FIBU vereinfacht die Einrichtung einer Vollkostenrechnung zur Trennungsrechnung durch:

• Verbesserung der Qualität der zu Grunde liegenden Daten

• Durchführung wesentlicher Berechnungsschritte auf der Grundlage gesetzlicher Bestimmungen (HGB)

• Daten aus geprüften Jahresabschlüssen

kameralistische Mittel-

bewirtschaftung

Anlagen-buchhaltung

Beschaffung

Personalwesen

kaufmännische Finanzbuch-

haltung

Kosten- und Leistungs-rechnung

Trennungs-rechnung

vorhandene Systeme

neu aufzubauende

Systeme


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Rahmenbedingungen in Thüringen - Herausforderungen

� Anfang 2008 wurden die Hochschulen des Landes konfrontiert mit:

• EU-Gemeinschaftsrahmen mit Übergangsregelung

• Forderungen des Landes Thüringen

- Thüringer Aufbaubank

- Thüringer Wirtschaftsministerium

- Thüringer Kultusministerium

� Lösungen mussten schnellstmöglich erarbeitet werden!


Dezernat Finanzen

Rahmenbedingungen in Thüringen - Herausforderungen


Dezernat Finanzen


Dezernat Finanzen

Folge Anfang 2008


Dezernat Finanzen

Rahmenbedingungen in Thüringen

ES2

Folie 8

ES2 Erläuterung Schöne

Kameralistik und flexibilisierter Haushaltsvollzug

TU Ilmenau - Kontenahmen statt KoA schoene; 02.03.2009


Dezernat Finanzen

Rahmenbedingungen in Thüringen

ES3

Folie 9

ES3

Erläterung Schöneschoene; 02.03.2009


Dezernat FinanzenFolgen der Blockade

� strategische Kooperationen / Allianzen mit lokalen Unternehmen gefährdet

� Verlässlichkeit von Partnern nicht mehr gegeben

� kleine Technologieunternehmen in ihrer Existenz bedroht

� Verbundforschung insgesamt auf dem Prüfstand


Dezernat FinanzenSachzwänge - Erste Schritte

� Erstellung Prüfraster für wirtschaftliche Tätigkeiten -> Titelgruppe 75

� Erstellung einer Projektkalkulation

� Einführung einer Zeiterfassung zur Nachkalkulation

� Erstellung eines Schemas zur Verteilung der Projektmittel

� Implementierung einer KLR

� Interne Abschlüsse für Projekte der wirtschaftlichen Tätigkeit

� besonderes Augenmerk auf:

• Buchung der bewerteten Zeiterfassung

• Prüfung der Trennungsrechnung (Nachkalkulation) durch einen Wirtschaftsprüfer


Dezernat Finanzen

Erstellung Prüfraster für wirtschaftliche Tätigkeiten

� Trennungsrechnung

� Verwertung von Forschungs-ergebnissen bei Reinvestition im nichtwirtschaftlichen Bereich

� Vermietung vonForschungsinfrastruktur

� Vorbereitung von Forschungsergebnissen

� Beratung/Gutachten� Grundlagenforschung

� Auftragsforschung� Ausbildung/Lehre

Trennungsrechnung

wirtschaftlichNicht-wirtschaftlich

Vereinfachungsregelung:

Abgrenzungskriterium ist Zugehörigkeit zu BgA(TG 75)

Grenzfälle:

Frage der Verwertungs-

rechte

Klärung bilateral mit betroffenem Wissenschaftler


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Zusammenfassung:Trennungsrechnung an der BUW

� Trennungsrechnung ist die Trennung von wirtschaftlichen und nicht-wirtschaftlichen Tätigkeiten der Hochschule zur Vermeidung von Quersubventionierungen.

� Wird zunächst auf das kamerale Buchungssystem aufgebaut. Übergangszeit beginnt am 01.10.2008 und endet am 01.01.2010.

� Eine Vorkalkulation ist für alle Projekte im wirtschaftlichen Bereich notwendig.

� Doppelte Buchführung wird zum 01.01.2010 eingeführt, um die Trennung künftig auf Basis geprüfter Jahresabschlüsse und Ist-Werten nachweisen zu können.


Dezernat Finanzen

� Definition und Abgrenzung von wirtschaftlichen und nichtwirtschaftlichen Tätigkeiten der Universität

� Zuordnung der wirtschaftlichen und der nicht wirtschaftlichen Tätigkeiten zu Buchungskreisen und damit Zuordnung der Kostenstellen und Kostenträger zu den entsprechenden Buchungskreisen

� Weiterentwicklung der kostendeckenden Kostenkalkulationen als Vorkalkulation

� Einführung von Aufschreibungssystemen für die Nachkalkulation

� Einführung der Leistungsverrechnungen zwischen den wirtschaftlichen Tätigkeiten einerseits und zwischen den wirtschaftlichen und nichtwirtschaftlichen Tätigkeiten andererseits

� Entwicklung der Nachweisführung im Jahresabschluss der Hochschulen

Zusammenfassung:Trennungsrechnung an der TU Ilmenau

ES4

Folie 14

ES4

Erläuterung Schöneschoene; 02.03.2009


Dezernat Finanzen

Investitionen

indirekte Personalkosten

direkte Personalkosten


Dezernat Finanzen

Gewinn: bleibt bei der Professur

sonstige Gemeinkosten

Sachgemein-kosten

direkte Sachkosten


Dezernat Finanzen


Dezernat Finanzen

zusätzlich:

pauschale Wartungskosten für dem wirtsch. Bereich zuzuordnende Maschinen


Dezernat Finanzen


Dezernat FinanzenNachkalkulation

� Forderung des Gemeinschaftsrahmens� Trennungsrechnung auf der Basis von Ist-Werten

� Das heißt:

• Stundenaufschreibungen bei wirtschaftlichen Projekten

• Verrechnung des Anteils des festangestellten Personals (Entlastung des Haushaltes)

• Zentralisierung Gemeinkostenanteil (die Verwendung dieses Teils der Einnahmen ist mit dem Freistaat Thüringen zu regeln)


Dezernat Finanzen


Dezernat FinanzenDokumentation


Dezernat FinanzenAnleitung

Download aller Dokumente für Hochschul-angehörige über die Seite der Universität


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Zertifizierung durch Wirtschaftsprüfer


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Zusammenfassung Kalkulationsschema Weimar

� Aggregationsebene Fakultäten

� direkte Kosten

• Personal, Investitionen, Sachkosten

� indirekte Kosten

• hochschulfinanziertes Personal, kalkulatorische Miete, Betriebskosten, kalkulatorische Abschreibungen, sonstige Gemeinkosten (Verwaltung, Rechenzentrum, Bibliothek, Sprachenzentrum),

• Verwendung des FuE-Koeffizienten bei sonstigen Gemeinkosten

� Nachkalkulation projektbezogen, nicht personenbezogen


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Kalkulationsschema TU Ilmenau

� Umarbeitung des bereits seit 2002 verwendeten Schemas -> Universitätsspezifische Ausgestaltung der Arbeitsblätter gegenüber der BU Weimar, aber gleiche Kalkulationsstruktur und –inhalt

� Abweichungen:

• zusätzlich: AfA für Büro- und PC-Arbeitsplätze

• Verwaltungsgemeinkosten

Keine Verwendung von Forschungskoeffizienten aus der Bundesstatistik bei der Zuordnung der Verwaltungskosten

ES5

Folie 26

ES5



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Problemstellung:Aufteilung der Einnahmen - Nachkalkulation

� Trennung von direkten und hoheitlich finanzierten Einnahmen notwendig

� Berücksichtigung der Nachkalkulation

� Inhomogenität der durchgeführten Aufträge / Projekte (langfristig/kurzfristig, größer/kleiner Personalanteil, usw.)

� Lösung: Einrichtung eines Kontos der wirtschaftlichen Tätigkeit für jede Professur (WT-Konto)

WT-KontoEinnahmen aus wirtschaftlicher

Tätigkeit

Ausgaben für wirtschaftliche

Tätigkeit


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Professur

Dezernat Forschung

Dezernat Finanzen

Projekt-/ Auftrags-

durchführung

Projekt-/ Auftrags-

kalkulation

Projekt-/ Auftrags-anfrage

Einnahmen aus wirtschaftlicher Tätigkeit gemäß

Kalkulation (Idealfall)

Hilfestellung bei Projekt-/

Auftrags-kalkulation

Vergabe Forschungs-

nummer

Bereit-stellung

Kalkulations-schema auf Webseite

Verbuchung der Einnahmen auf dem spezifischen

Projektkonto (>5000€) oder der Sammelnummer (<5000€)

Personal-kosten f.

Hochschul-mitarbeiter

Sachgemein-kosten (kalk.

Miete u. Betrieb)


Ab-schreibungen)

Gemeinkosten f. allg.

Verwaltung (Dez.,UB, SCC)

Zentralisierung

Gewinndirekte Personal-

kosten

Verbleib bei der Professur

Inves-titionen

direkte Sach-kosten

Personal-ausgaben

TG 75

Invest. im Bereich der

TG 75

Sachkosten im Bereich der TG 75

Ausgleich Verluste

Ausgaben über WT-Konto der Professur


Dezernat Finanzen

Zusammenfassung BU Weimar

Einnahmen

Ausgaben

Projekt-/ Auftrags-

kalkulation

Projekt-/ Auftrags-durchführung

Einnahmen aus wirtschaftlicher Tätigkeit gemäß Kalkulation (Idealfall)

Verbuchung der Einnahmen auf dem spezifischen Projektkonto (>5000€) oder

der Sammelnummer (<5000€)

Umbuchungen in DF

Personal-kosten f.

Hochschul-mitarbeiter


Miete u. Betrieb)


Ab-schreibungen)

Gemeinkosten f. allg.

Verwaltung (Dez.,UB, SCC)

Zentralisierung

Personalausgaben TG 75 überWT-Konto

Investitionen im Bereich der TG 75 über

WT-Konto

Sachkosten im Bereich der TG 75 über

WT-Konto

Ausgleich Verluste über WT-Konto

WT-Konto

Gewinndirekte Personal-

kosten

Verbleib bei der Professur

Inves-titionen

direkte Sach-kosten


Dezernat Finanzen

TU Ilmenau

AnfrageAnfrageAnfrageAnfrage KostenKostenKostenKosten----

vorvorvorvor----

kalkulationkalkulationkalkulationkalkulation

Angebot Angebot Angebot Angebot und und und und

AnnahmeAnnahmeAnnahmeAnnahme

DurchfDurchfDurchfDurchfüüüührunghrunghrunghrung

Geldeingang

AbrechnungAbrechnungAbrechnungAbrechnung

NachNachNachNach----KalkulationKalkulationKalkulationKalkulation

JahresJahresJahresJahres----abschlabschlabschlabschlüüüüssessessesse

der Unider Unider Unider Uni

KLRKLRKLRKLR

Vorperiode

Planwerte

Direkte KostenDirekte KostenDirekte KostenDirekte Kosten (haushaltsfinanziertes Personal) -> Berufungsgebiet

Verrechnung laut Vor-Kalkulation

wirtschaftliche Tätigkeit - BgA

Hoheitliche Tätigkeit

GemeinkostenGemeinkostenGemeinkostenGemeinkosten

• Mieten und Betriebskosten -> Liegenschaftsverwaltung (zentral)

• AfA Geräte -> Berufungsgebiet

• Verwaltungsgemeinkosten -> Fakultät und zentral

Verfahrensweise bei Soll-/Ist-

Abweichungen?

AufschreibungenAufschreibungenAufschreibungenAufschreibungen

Personal

Größere Geräte

ES6

Folie 30

ES6



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