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Steuerberaterin Ute Kündiger | Leipziger Handelsforum | Der Z-Bon ist zu wenig | 12. Oktober 2015

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Leipziger Handelsforum

Der Z-Bon ist zu wenig

Verschärfte Anforderungen der Finanzverwaltung an Ihr Kassensystem



Ihre Referentin:

Ute Kündiger, Steuerberaterin

ETL Freund & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbH

Robert-Schumann-Straße 13 04107 Leipzig Tel.: 03 41 / 21 33 60 Fax: 03 41 / 21 33 62 0 E-Mail: [email protected] Internet: www.fp-leipzig.de


Anforderungen der Finanzverwaltung steigen

Kurze Chronik:

1996: BMF-Schreiben zu Aufbewahrungspflichten bei der Nutzung elektronischer Registrierkassen

2002: Einstieg in die elektronische Prüfung digitaler Unterlagen 2005: Formalisierte Gewinnermittlung für Einnahme-Überschussrechner 2005: Einstieg in die elektronische Steuererklärung 2008: Einführung eines Risikomanagementsystems in der

Finanzverwaltung 2008: geplante Einführung von INSIKA (Fiskallösung für elektronische

Kassensysteme) 2010: Alte Kassensysteme werden zum Auslaufmodell 2011: Elektronische Steuererklärung wird zur Pflicht


Ausgangssituation

Bundesrechnungshof: viele Kassensysteme sind nicht manipulationssicher

Registrier- und Kontrolldaten sind abänderbar

Lösungsansatz: Fiskalspeicher (keine Umsetzung wegen des massiven Widerstandes der deutschen und europäischen Unternehmen)


Kassensysteme der 90er Jahre

Begrenze Kapazitäten in den Geräten

Speicherplatz war relativ

teuer automatisierte Auswertung

riesiger Datenmengen war noch Zukunftsmusik


Folge

Verdichtung der Daten

ausschließliche Aufbewahrung Z-Bons

Papierausdruck der elektronisch erstellten Daten war unter Auflagen möglich


GoBS

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

seit 07.11.1995:

„nach steuerlichen Vorschriften zu führende Bücher und Aufzeichnungen können auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Form der Buchführung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht“

Beleg-, Journal- und Kontenfunktion Internes Kontrollsystem (IKS) Datensicherheit Dokumentation und Prüfbarkeit


BMF vom 09.01.1996 – Z-Bon reicht aus

BMF Schreiben vom 09.01.1996

Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz elektronischer Registrierkassen

Tagesendsummenbons reichen, wenn diese Vollständigkeit der Belegdaten gewährleisten

Name des Geschäftes, Datum und Tagesendsumme enthalten

Z-Bons müssen fortlaufende „Z-Nummer“ zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte enthalten


Was ist noch aufzubewahren?

Organisationsunterlagen des Kassensystems

Bedienungsanleitung

Programmierhandbuch

Programmabrufe nach Änderungen (z.B. Preise)

Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern


Was ist noch aufzubewahren?

mit Registrierkassen erstellte Rechnungen Belege zu Stornobuchungen, Retouren, Entnahmen,

Zahlungswegen (bar, EC, Kredit) Ausdrucke betriebswirtschaftlicher Auswertungen,

Trainingsspeicher, Kellnerberichte


GDPdU

Geltung für den Steuerpflichtigen?

Einseitige Anweisung für die Prüfer?

Dateneinsichtsrecht der Finanzbe-behörde nur in Bezug auf Unterlagen, die aufzubewahren sind (BFH vom 24.06.2009)

Aufforderung zur Überlassung elek-tronischer Daten ist Ermessensent-scheidung des Finanzamtes (FG Nürnberg 30.07.2009)

Grundsätze zur

Durchführung der

Prüfung

digitaler

Unterlagen


Steuerlich relevante Daten

Auswertung durch Prüfer

(auch) elektronisch aufbewahren

elektronisch erhalten oder selbst erzeugt

6 bzw. 10 Jahre aufbewahren

maschinell auswertbar

Grenzen des Datenzugriffs


Zugriffsmöglichkeiten

unmittelbarer Zugriff

mittelbarer Zugriff

Datenträger- überlassung

Zugriff auf elektronische Daten

Ermessensentscheidung der Betriebsprüfung


BMF-Schreiben vom 26.11.2010

Bereits seit 01.01.2002 sind steuerlich relevante Unterlagen, die mit Hilfe eines DV-Systems erstellt worden sind, während der Aufbewahrungsfrist jederzeit

verfügbar,

unverzüglich lesbar und

maschinell auswertbar aufzubewahren.



gilt für Geschäftsvorfälle, die bar abgewickelt werden und erfasst werden mit z. B.

Registrierkassen,

Waagen mit Registrierkassenfunktion

bei der Erstellung digitaler Unterlagen sind zu beachten die

GoBS und

GDPdU

Feststellungslast trägt der Steuerpflichtige!



alle elektronischen Daten der Kassensysteme müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden

Verdichten und Aggregieren der Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig

ausschließliche Aufbewahrung der Z-Bons auf Papier ist nicht ausreichend



Löschen der Einzelbons zugunsten des Z-Bons ist unzulässig

Kassendaten müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen

Finanzbeamten muss ein Auslesen der Daten aus der Kasse ermöglicht werden


Kassentypen gem. BMF-Schreiben

nicht aufrüstbare Kassen

interner Speicher nicht erweiterbar

kein Anschluss externer Datenträger möglich

Bestätigung durch Kassenhändler /-hersteller



elektronische Registrierkassen

Speicherung von Auswertungs-, Programmier-, Stamm- und Kasseneinzeldaten

Aufrüstung möglich

oft kein Anschluss von externen Datenträgern möglich



PC-Kassen Speicherung großer Datenmengen möglich

Einsatz handelsübliches Betriebssystem

Auswertung der Kassendaten möglich

Unveränderbarkeit der Daten?


Übergangsfrist bei technischen Problemen

Ausnahmeregelung bis 31.12.2016 für Kassen,

die bauartbedingt die vorgeschriebenen digitalen Aufzeichnungspflichten nicht erfüllen und

die auch nicht umgerüstet werden können

6-Jahresfrist entspricht der regelmäßigen Nutzungsdauer von Kassensystemen


Übergangsfrist bei technischen Problemen

Problem: Reichweite der Regelung „Soweit ein Gerät bauartbedingt den ... gesetzlichen

Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31.12.2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt.“


Reichweite der Übergangsregelung

Auffassung Finanzverwaltung:

gilt nur für Unternehmer, die bereits am 26.11.2010 eine technisch nicht aufrüstbare Kasse einsetzten

gilt nicht für Unternehmer, die nach dem 26.11.2010 eine neue oder gebrauchte Kasse anschaffen, die technisch nicht aufrüstbar ist

Wortlaut nicht eindeutig; Klärung – ggf. durch

Rechtsprechung erforderlich


Folgen der Übergangsregelung

Aufbewahrung der Z-Bons weiterhin ausreichend Kassenfachhändler muss Nichtaufrüstbarkeit bestätigen Umstellung Kassensystem bis 31.12.2016 erforderlich


Zweck der Vorgaben

„Der gute, alte Bon oder die Kassenrolle haben zumindest im Umgang mit dem Finanzamt ausgedient“

Schnellere und effizientere elektronische Prüfungen

Mehr Daten führen zu besseren Richtwerten

Transparenz in der Gastronomie erhöhen


Folgen bei Verweigerung des Datenzugriffs

Sanktionsmöglichkeiten wegen Nichteinräumung des Datenzugriffs auf Grund

unzureichender Speicherung nicht (nicht mehr) hinreichend verarbeitungsfähig nicht (nicht mehr) vorhandener Daten Speicherung auf anderem (unzureichendem) Medium

(Ausdruck, Mikroverfilmung) Verweigerung des Datenzugriffs Verletzung von Mitwirkungspflichten

Zwangsgeld bis 25.000 EUR

Schätzungsbefugnis durch Finanzamt


Sanktionen bei Fristverletzung

Sanktionsmöglichkeiten bei Fristverletzung wegen

Verzögerung der Überlassung von Unterlagen und Datenträgern

Verspäteter Gewährung des Datenzugriffs

Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 EUR und

höchstens 250.000 EUR


Besitzpflicht einer elektronischen Kasse?

nein, offene Ladenkasse alternativ zulässig, aber

betriebswirtschaftliche Auswertungen erschwert

fiskalischer Generalverdacht (Widerlegen erfordert hohen Aufwand)

Zuschätzungsrisiko durch Fehleranfälligkeit (Gefahr, dass Buchführung verworfen wird)

Probleme bei Absetzbarkeit von Geschäftsessen


Technische Aufgaben für den Betreiber

Kassenspeicher muss evtl. aufgerüstet werden

Auslagerung der Daten auf andere unveränderbare Datenträger

Sicherstellung der unmittelbaren Auswertbarkeit (auch im Archiv)

Professionelles Archivierungssystem


Administrative Aufgaben für den Betreiber

Aufzubewahren sind alle Organisationsunterlagen der jeweiligen Kasse wie z. B.: Bedienungsanleitungen und Programmieranleitungen

Protokolle von Umprogrammierungen, (Artikelstamm-datenänderungen, Bedienereinrichtung, Kellnereinrichtung)

Abgleich barer und unbarer Zahlungsvorgänge und deren

Verbuchung muss gewährleistet werden

Neu: für jede einzelne Kasse muss protokolliert werden, in welchen Zeiträumen und an welchen Orten sie eingesetzt wurde


Aufbewahrung abgängig vom Kassentyp

nicht aufrüstbare Kassen

Ausdrucke von Z-Bons, Journalrollen, Warengruppenstatistiken

elektronische Registrierkassen / PC-Kassen

alle speicherbaren Daten, insbesondere Journale mit einzelnen Geschäftsvorfällen

protokollieren und abspeichern der Änderungen an Betriebssystem und Software


Neues Kassensystem – was ist wichtig?

Vollständige Datenspeicherung

Unveränderbare Speicherung

Manipulationssicherheit durch kasseninternes Berechtigungssystem, Datenänderungssperren oder physischer Schutz der Datenträger

Auswertbarkeit auch in Archivumgebung

Umfangreiche Protokollfunktionen (Standort, Z-Abschläge, Stammdatenänderungen, Programmierungen, …)


Neues Kassensystem – was ist wichtig?

maschinelle Verwertung mit Betriebsprüfungs-Software „IDEA“ und Datenschnittstelle „Smart X“

Feststellungslast für Einhaltung der Aufbewahrungsvorschriften trägt der Steuerpflichtige

Empfehlung: Testat über Ordnungsmäßigkeit des Kassensystems


Beispiel P.I.S.A.

Speicherung und Archivierung

Belegtransport

Formulare / Arbeitshilfen

Darstellung der Arbeitsergebnisse

Informationen vom Steuerberater

Private Dokumentenablage

auch Aufbewahrung der Unterlagen zu Bargeschäften, aber keine Auswertbarkeit über P.I.S.A


Was kommt in den nächsten Jahren? E-Bilanz für bilanzierende Steuerpflichtige, erstmals 2013

Übermittlung mit amtlich vorgeschriebenem Datensatz an die Finanzämter Finanzverwaltung kann Daten von allen Branchen vergleichen gewaltiger Datenpool für zeitnah echte Vergleichs- und Durchschnittswerte „Ausreißer“ können dann prompt mit einer Betriebsprüfung rechnen.

„Risikomanagementsystem 2.0“ der Finanzverwaltung

Steuerpflichtige werden anhand ihrer Erklärungsdaten und ihres bisherigen Verhaltens gegenüber dem Finanzamt Risikokategorien eingeteilt

Überprüfung findet bei den Risikokategorien 2 und 3 lediglich überschlägig oder per Zufallsauswahl statt

Risikokategorie 1 muss sich auf regelmäßige Nachfragen und ein ebenso regelmäßiges Erscheinen des Betriebsprüfers einrichten


Was kommt in den nächsten Jahren? Koalitionsvertrag zwischen CDU/CSU und SPD spricht sich für ein Mehr

an elektronischer Datenübermittlung und maschineller Überprüfung durch die Finanzämter aus mehr Kapazitäten für BP

Druck durch die Finanzverwaltung auf die bargeldintensiven Branchen hat sich verschärft und wird sich immer weiter verschärfen

Daher ist es umso wichtiger, sich rechtzeitig auf jede neue Gegebenheit einzustellen. Wer sich bspw. nicht in 2014 mit seinen Bilanzdaten beschäftigt und dafür

sorgt, dass nur plausible Daten an das Finanzamt übermittelt werden, ist vielleicht in 2016 schon in die Risikokategorie 1 gerutscht.

Und dies ohne, dass er sich in Wirklichkeit hat etwas zu schulden kommen lassen.

Der Mehraufwand, um dies später wieder gerade zu rücken, ist auf jeden Fall wesentlich größer, als sich jetzt um alles Notwendige zu kümmern.


Ihre Ansprechpartnerin

Ute Kündiger Steuerberaterin

Freund & Partner GmbH Steuerberatungsgesellschaft Niederlassung Leipzig

www.fp-leipzig.de [email protected] 0341 / 21 33 60

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