Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im Rahmen der ......se und Steuerfrei- und...

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgelt- abrechnung

Mandanten-InfoAufzeichnungs- & Aufbewahrungs-pflichten

Mandanten-Info

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung

Inhalt

1. Einführung .............................................................................. 1

2. Aufzubewahrende Unterlagen generell ............................... 1

3. Lohnkonto ............................................................................... 3

3.1 Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung ............................ 4

3.2 LohnsteuerlicheAufzeichnungspflichtenimLohnkonto ........ 4

3.3 Sozialversicherung ................................................................ 14

3.4 AufbewahrungsfristenvonLohnkonten ................................ 21

4. Entgeltunterlagen in elektronischer Form ........................ 22

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Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung

1. Einführung

„Werschreibt,derbleibt!“–dieserSprucherfreutsichimEntgelt-bereichbesondersgroßerBeliebtheit,dahierdieDokumentationvonSachverhaltensehrhäufigmaßgeblichwichtigistfürdiekor-rekteEinordnungvonSachverhalten,seiesinderVerhandlungmitdemMitarbeiterbeiZusagenvonThemenstellungen,aberauchzueinem späterenZeitpunkt,wenn zugesagte Sachverhalte geltendgemacht werden sollen und die daraus abgeleiteten Ansprüchenachgewiesenwerdenmüssen.Darüberhinausstelleneinendiei.d.R.allevierJahrestattfindendenLohnsteuer-undSozialversiche-rungsprüfungenimmerwiedervordieHerausforderung,vorJah-renabgestimmteSachverhalteeinemBetriebsprüfererklärenunddieEinhaltungdergesetzlichenVorgabennachweisenzumüssen.

JegenauerdieseSachverhaltedokumentiertundfestgehaltenwur-den,umsoleichterlassensichimRahmenderPrüfungdannRück-fragen beantworten. Dabei gibt es eine Vielzahl von Gesetzen und Rechtsprechungen zu diesem Themenbereich. Ihnen allen ist inderRegeleinesgemeinsam:EinVerstoßkannBußgeldernachsichziehen.Wichtigeraber:ErführthäufigbeinichtordnungsgemäßerDokumentationzuNachforderungeninderLohnsteueroderSozi-alversicherungimRahmenvonPrüfungen.

GrundsätzlichunterscheidetmanbeidenvomArbeitgebervorzu-haltenden Unterlagen zwischen den generellen Abrechnungsunter-lagen,diemittlerweile ingut95%derFälle systemseitigerfasstundgespeichertsind,sowiedenBelegendazu,diejeweilsinPa-pier-oderDateiformgespeichertsind.

2. Aufzubewahrende Unterlagen generell

ZudenAbrechnungsunterlagenzähleninsbesondere

� dieFirmen-oderauchMandanten-Stammdaten,

� dieLohnsteuer-AnmeldungenbeimFinanzamt,

� dieBeitragsnachweisederKrankenkasseninkl. derBeitragsermittlung,

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� die Lohnjournale und

� dasLohnkontosowie

� diePersonal-StammdatendereinzelnenMitarbeiter,

� dieBrutto/Netto-Abrechnungen,

� dieDEÜV-Meldungensowie

� die Lohnsteuerbescheinigungen.

ZudenEinzelbelegenderMitarbeitergehörenz. B.

� Provisions-undPrämienabrechnungen,

� Stempelkarten,Stundenzettel,Fehlzeitenbelege, Zeiterfassungsprotokolle,

� generelleUnterlagenzurErmittlungoderzumNachweisvonSachbezugswertenwieFirmenwagenetc.

� NachweisezupauschalversteuertenSachverhalten individuellerNaturwiez. B.Fahrtkostenzuschüsseoder aberInternetpauschalen,Erholungsbeihilfenu. ä.,

� Reisekostenunterlagen–wenndieAuszahlungüber die Lohnabrechnung erfolgt.

DesWeiterendieNachweiseund InhaltederdemArbeitnehmerausgehändigten Bescheinigungen über die imWege der Daten-übertragungerstattetenMeldungen.NebendenbereitserwähntenLohnsteuerbescheinigungenundDEÜV-Meldungensinddiesmitt-lerweile auch eine Vielzahl vonNachweisen bzgl. ErkrankungenundEntgeltausfall,MeldungenüberPflegezeitenoderaberErstat-tungsanträgeindiesenZusammenhängenunddergleichen.

GrundlagefüralleBerechnungenundNachweiseseitensdesAr-beitgebersbildetgrundsätzlichdasLohnkonto,dadortalleDatenderEntgeltabrechnungzusammengeführtwerden.

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3. Lohnkonto

Bei Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses sowie eines jeden KalenderjahresmusseinArbeitgeberfürdiebeiihmbeschäftigtenArbeitnehmereinLohnkontoeinrichten.Diesesbildetdiesteuerli-cheGrundlagedesArbeitsverhältnissesundumfasstdarüberhin-aus auch alle sozialversicherungsseitig erfolgten Meldungen.

UmeineeinheitlicheGrundlagezuerhalten,mussdasLohnkontosämtlichefürdieIdentifikationundAbrechnungeinesMitarbeiterswichtigenMerkmaleenthalten,also

� denNamen,

� die Anschrift,

� dieLohnsteuerabzugsmerkmale,

� dieKrankenkasse,

� dieBeitragsgruppenschlüsselunddiePersonengruppesowie

� die Lohnbestandteile

deseinzelnenArbeitnehmers.

LohnsteuerlichwirddiejeweilsermittelteundeinbehalteneLohn-steuer dargestellt und aufgezeichnet.

Sozialversicherungsrechtlich wird die Ermittlung der Beiträgeaufgezeigt und besteht die Verpflichtung des Arbeitgebers, dieEntgeltunterlagenzuführenundbiszumAblaufdesaufdieletztePrüfungfolgendenKalenderjahresgeordnetaufzubewahren.DieseVerpflichtungbestehtunabhängigdavon,ob in allenSozialversi-cherungszweigenVersicherungspflichtbesteht.AuchfürkurzfristigBeschäftigtesowie fürMinijobber isteinLohnkontoeinzurichtenundvorzuhalten.DabeidarfmansichnichtvonderBegrifflichkeit„Lohnkonto“verwirrenlassen:gemeintistdamitnichtdasFinanz-buchhaltungskonto der „Löhne“.DieserBegriff umfasst dieAuf-zeichnungs-undAufbewahrungspflichtendesArbeitgebers.

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3.1 Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die lohnsteuerliche Grundlage und die damit verbundenen Auf-zeichnungsvorschriften fürdiedurchdenArbeitgeberzu führen-denLohn-undGehaltskontensindin§ 41EStGsowie§§ 4und5LStDV festgehalten.

DieVerwaltungsanweisungenundHinweisezudiesenRechtsvor-schriften finden sich inR 41.1 bis 41.2 LStR sowiemittelbar imBMF-Schreibenvom26.11.2013,IV C 5–S 2367/13/10001,sowieim jährlichen Ausstellungsschreiben des BMF für die Lohnsteu-erbescheinigungen.Für2017wärediesdasBMF-Schreibenvom31.08.2016,IV C 52378/15/10003.

SozialversicherungsrechtlichsindArbeitgebernach§ 28fSGB IVsowie den §§ 8 und 9 BVV (Beitragsverfahrensverordnung) ver-pflichtet,Entgeltunterlagenzuführenundaufzubewahren.

3.2 Lohnsteuerliche Aufzeichnungspflichten im Lohnkonto

EinArbeitgebermussfürjedenMitarbeiterundjedesKalenderjahreinLohnkontoführen.DabeispielteskeineRolle,obderArbeit-nehmerbeschränktoderunbeschränkteinkommensteuerpflichtigist oder ob pauschal oder individuell versteuert wird.

FürdieFührungeinesLohnkontosansichsindkeinebesonderenFormvorschriften zu beachten: Entscheidend ist, dass das Lohn-kontoallegesetzlichvorgegebenenAngabenenthältunddassdieAufzeichnungen fortlaufend – aber getrennt nach Kalenderjahren –geführtundaufbewahrtwerden.

ImRahmendergängigenmaschinellenEntgeltabrechnungdurchein Entgeltabrechnungsprogramm wird für jeden ArbeitnehmereinStammblattangelegt,dasalle fürdenLohnsteuerabzugmaß-gebendenMerkmaleenthält.AndiesesStammblattwerdendieje-weiligen,fürdenEntgeltabrechnungszeitraumerstelltenLohn-undGehaltsabrechnungen des laufenden Kalenderjahres angehängt.

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DieBeträge,dieimLohnkontoaufgezeichnetwerden,müssenspä-testensamEndedesKalenderjahresaufgerechnetwerden.Schei-detderArbeitnehmerunterjährigaus,werdendieBeträgebiszumAusscheidenaddiert.DanachistdasLohnkontozuschließen.

Deutlich seltener ist die manuelle Entgeltabrechnung zu finden.AuchhiermüssenLohnkontengeführtwerden.DieserfolgthäufiginFormvonVordruckenoderalsKarteikarten.IndenVordrucken/KarteikartenwerdenfürjedenMitarbeiterdiejeweiligenAngabenaus den Lohnabrechnungen eingetragen bzw. aufgezeichnet.

WelchegesetzlichenAngabendasfürdenArbeitnehmergeführteLohnkontoimDetailenthaltenmuss,istin§ 4LStDVimEinzelnendefiniertundwirdnachfolgenddargestellt:

3.2.1 Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

ImLohnkontomüssensämtlicheDatendargestelltwerden,dievomBZStalsELStAM-DatendesArbeitnehmersübermitteltwerden.

KonntenkeineDatenübermitteltwerden,dakeineTeilnahmeamelektronischenAbrufverfahrenerfolgte,z. B.beiimAuslandwohn-haftenSteuerpflichtigenoderArbeitnehmern,diebeieinemunterdie Härtefallklausel fallenden Arbeitgeber beschäftigt sind, sindNachweisevomjeweiligenBetriebsstättenfinanzamtinPapieroderdieNachweisedesWohnstättenfinanzamtesdesArbeitnehmersbeiZuzugdesArbeitnehmerszurGemeinde,aufzubewahren.

Daraufmüssen insbesonderedie persönlichenDatendesArbeit-nehmers,diesteuerlicheIdentifikationsnummersowieSteuerklas-seundSteuerfrei-undHinzurechnungsbeträgedargestelltsein.

VondenübermitteltenFreibeträgenmüssenjeweilsderJahresbe-trag sowie der anteilige Betrag für den Entgeltabrechnungszeit-raumindasLohnkontoübernommenwerden.GleichesgiltfürdieHinzurechnungsbeträge.ÄndernsichimLaufedesKalenderjahresdieELStAM-DatenoderinderPapierbescheinigungeingetrageneBesteuerungsmerkmale, istauchderZeitpunkt indasLohnkontozuübernehmen,abdemdieÄnderunggilt.

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FürArbeitnehmer,diezwarinDeutschlandkeinenWohnsitzhaben,jedochalsBürgerder EuropäischenUnionaufAntragimInlandun-beschränktsteuerpflichtigseinkönnen,müssendieDatenausderbesonderenBescheinigungindasLohnkontoübertragenwerden.

Praxistipp

Kann der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer die ELStAM- Datennichtabrufen,weildieserseinepersönlicheIdentifika-tionsnummersowiedenTagderGeburtnicht mitgeteilt hat, istauchdieserZeitraumimLohnkontozuvermerken.InderRegel ist für diese Zeitfenster dann die Steuerklasse VI zurAnwendung zu bringen.

3.2.2 Basisdaten und Beschäftigungsdauer

Wiebereitserläutert,werdenimLohnkontoNameundAdressda-ten,GeburtsdatumsowiedieBeschäftigungsdauerfürdenjeweili-genArbeitnehmereingetragen.

3.2.3 Laufende Daten aus der Lohnabrechnung

3.2.3.1 Barlohnzahlungen

Aus den jeweiligen Entgeltabrechnungen müssen im LohnkontofolgendeDateneingetragenwerden:

� derTagderjeweiligenZahlungsowiederEntgeltzahlungs- zeitraum,z. B.31.03.2017,EntgeltabrechnungMärz,

� dersteuerpflichtigeBruttoarbeitslohnfürdiesenZeitraum.

Aufgezeichnetwerdenebenfallsgetrenntdieermittelteundeinbe-haltene Lohnsteuer, Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag.

Die vom Arbeitgeber zu beachtenden Freibeträge (Altersentlas-tungs- oder Versorgungsfreibetrag incl. Zuschlag zum Versor-gungsfreibetrag)dürfenvomBruttolohnnichtabgezogenwerden.

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3.2.3.2 Versorgungsbezüge

Bei der Abrechnung von Versorgungsbezügen/BetriebsrentenbleibenderVersorgungsfreibetragundderZuschlagzumVersor-gungsfreibetrag steuerfrei.

DiefürdieBerechnungerforderlichenAngabensindseit2005imLohnkontoaufzuzeichnen.DabeisindfürjedenVersorgungsbezuggetrenntaufzuzeichnen:

� das Jahr des Versorgungsbeginns,

� beiunterjährigerZahlungvonVersorgungsbezügenderersteundderletzteMonat,fürdendieZahlungerfolgte,

� der12-facheVersorgungsbezugfürdenMonatJanuarbeiVersorgungsbeginnvor2005bzw.der12-facheVersorgungs-bezugfürdenerstenvollenMonatdesVersorgungsbeginnsinallenanderenFälleneinschließlichderzuberücksichtigendensonstigenBezüge.

3.2.3.3 Vermögenswirksame Leistungen

BeiträgezuVermögenswirksamenLeistungen,dievomArbeitge-berdirektandenVersicherungs-/Anlagepartnerüberwiesenwer-den,sindebenfallsseparatimLohnkontoabzubilden.

Praxistipp

DerZuschussvomArbeitgebermussnichtgesondertaufge-zeichnet werden.

3.2.3.4 Sachbezüge

NebendemgezahltenBarlohnsindimLohnkontoSachbezüge,diederArbeitnehmererhaltenhat,getrenntauszuweisen.Dabeimüs-senfürdievollständigeAufzeichnungderSachbezügenachfolgen-deAngabenerfolgen:

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� TagderAbgabedesSachbezugs,

� Abgabeort,

� ggf.einevomArbeitnehmergeleisteteZuzahlung,

� der Wert des Sachbezugs und

� dievomsteuerlichanzusetzendenWerteinbehaltene Lohnsteuer.

JenachsteuerlicherGestaltung istderWertdesSachbezugsmitdem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen (z. B. Bewirtung beiAuswärtstätigkeit,Mahlzeitengewährung)odermitdemjeweiligensteuerlichenEndpreisalsErsatzwert.

DerRabattfreibetragvon1.080 Eurodarfdabeinichtvom jewei-ligen Wert des zugewendeten Sachbezugs abgezogen werden, selbstwennderRabattfreibetragbeiderEntgeltabrechnungzuläs-sigerweiseberücksichtigtwurde.

Praxistipp

Auch geringwertige Sachbezüge, deren Summe diemonat-licheFreigrenzevon44 Euronichtüberschreitenunddahersteuerfreiverbleiben,müsseneingetragenwerden.InderPra-xiserfolgtdieseherselten.EineAufzeichnung inFormvonnachweisbarenBelegen,dieausderFinanzbuchführungzumLohnkonto genommen werden, ist denkbar. Wichtig ist dieNachweiserbringungundAufzeichnung,dasonstspätestensimRahmen einer Sozialversicherungsprüfung für nicht ord-nungsgemäßpauschalierteodersteuerfreieLeistungen/Zah-lungenSozialversicherungsbeiträgeerhobenwerdenkönnen.

3.2.3.5 Pauschal besteuerter Arbeitslohn

ZahltderArbeitgeberseinemArbeitnehmereinenZuschussfürdiearbeitstäglicheFahrtzwischenWohnungundersterTätigkeitsstät-te,kanndieserFahrtkostenzuschusspauschalmit15%besteuert

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werden.Diesgiltauch,wenndergeldwerteVorteil fürdieÜber-lassungeinesDienstwagens fürFahrtenzwischenWohnungunderster Tätigkeitsstätte pauschal besteuertwird.Der pauschal be-steuerteArbeitgeberzuschussmussgesondert imLohnkontover-merktwerden.

AlsweitereimLohnkontoaufzuzeichnendenBezüge,diemiteinemfestenPauschsteuersatzversteuertwerden,kommeninBetracht:

� BeiträgefürbetrieblicheAltersversorgung,dienach§ 40bEStGpauschalversteuertwurden,

� Erholungsbeihilfen,

� Mahlzeiten,

� pauschalversteuertesEntgeltangeringfügigBeschäftigteoderAushilfskräfte.

Darüber hinaus sind Gehaltsbestandteile, die mit einem beson-deren betriebsindividuellen Pauschsteuersatz besteuert wurden,einschließlich der darauf entfallenden Lohn- und Kirchensteuer so-wiedesSolidaritätszuschlagsseparatimLohnkontoauszuweisen.Denkbarsindhier

� sonstige Bezüge unter 1.000 Euro jährlich,dieineinergrö-ßerenZahlvonFällendenArbeitnehmerngewährtwurden,

� Bezüge,fürdieimRahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung die Lohnsteuer pauschal nacherhoben wurde.

3.2.3.6 Steuerfreier Arbeitslohn

ImLohnkontomüssensämtlichesteuerfreienBezügedesArbeit-nehmersgetrennt vonder laufendenEntgeltzahlungnotiertwer-den. BeispielsweisedienachfolgendaufgeführtenEinzelfälle:

� Umzugskostenentschädigungen,

� steuerfreieArbeitgeberzuschüssezurfreiwilligenKranken- versicherung,

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� steuerfreieBeitragsleistungenineinenPensionsfonds, einePensionskasseoderzueinerDirektversicherung,

� steuerfreieSachbezüge,diez. B.wegendermonatlichen44-Euro-Grenzenichtbesteuertwerden,

� Reisekosten,VerpflegungsmehraufwendungenundanderesteuerfreieAuslösungen,auchanlässlicheinerdoppeltenHaushaltsführung,

� Arbeitslohn, der aufgrund eines DBAs oder aufgrund des Aus-landstätigkeitserlassessteuerfreibleibt.

AufdieseparateAufzeichnungimLohnkontovonsteuerfreiemAr-beitslohnmitAusnahmedernachDBAoderAuslandstätigkeitser-lasssteuerfreienBezügesowiedersteuerfreienSachbezügekannmit Genehmigung des Betriebsstättenfinanzamts verzichtet wer-den, wenn die steuerfrei ausbezahlten Beträge anhand anderer Un-terlagenzweifelsfreiüberprüftwerdenkönnen.

3.2.3.7 Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn

SoweitArbeitslohnermäßigtbesteuertwird,mussdieserebenfallsimLohnkontogesondertaufgezeichnetwerden.Auchhier istdieAngabe des jeweiligen Betrags sowie die darauf erhobene Lohn-steuer, Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag notwendig.

3.2.3.8 Lohnzahlungen Dritter

Bei lohnsteuerpflichtigen Rabatten von Dritten, besteht eine ge-setzlicheAnzeigepflicht. IndiesenFällenmussderArbeitnehmerdieHöhederBezügefürdenjeweiligenEntgeltzahlungszeitraumamMonatsendeseinemArbeitgeberangeben.DieAnzeigeistalsBelegzumLohnkontozunehmen.

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3.2.3.9 Eintragung von Großbuchstaben im Lohnkonto

3.2.3.9.1 Großbuchstabe U

Der Großbuchstabe U muss im Lohnkonto als Kennzeichen fürUnterbrechungszeiträumeeingetragenwerden, indenenderAn-spruchdesArbeitnehmersaufArbeitslohnfürmindestensfünfauf-einanderfolgendeArbeitstageunterbrochenwar.ZuerfassensindZeiten ohne Entgeltersatzleistungen und solche Leistungen, dienichtbereitsgesondertimLohnkontoaufzuzeichnensind.

DieAnzahlderGroßbuchstaben UmussvomArbeitgeberamJah-resende bzw.mit Beendigung derBeschäftigung desArbeitneh-mersaufdieLohnsteuerbescheinigungübernommenwerden.DerGroßbuchstabe U ist bei der Einkommensteuerveranlagung desArbeitnehmerseinHinweisfürdasFinanzamt,dassEntgeltunter-brechungszeiträumebestandenhaben.

Praxistipp

Der5-tägigeUnterbrechungszeitraumisteinGesamtzeitraumundkannsichausmehrerenaufeinanderfolgendenUnterbre-chungstatbeständenzusammensetzen.

Die 5-Tage-Grenze bezieht sich auf das jeweilige Kalenderjahr.DeshalbentfälltdieZusammenrechnung,wennsichderUnterbre-chungszeitraumüberdenJahreswechselerstreckt.

Praxistipp

DerBezug vonKurzarbeitergeld führtnicht zumGroßbuch-stabenU. ErhaltenArbeitnehmerinnen zusätzlich zumMut-terschaftsgeldnachdemMuSchGeinenArbeitgeberzuschuss,wirdfürdiesenZeitraumkeinGroßbuchstabeUeingetragen.

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3.2.3.9.2 Großbuchstabe S

Der Großbuchstabe S ist einzutragen, wenn der Arbeitgeber die LohnsteuervoneinemsonstigenBezugineinemerstenDienstver-hältnisohneBerücksichtigungder tatsächlichenLohnbezügeauseinemfrüherenDienstverhältnisdesKalenderjahresberechnethat.

3.2.3.9.3 Großbuchstabe F

Der Großbuchstabe F ist für die steuerfreie SammelbeförderungzwischenWohnungundersterTätigkeitsstätteanzudrucken.

3.2.3.9.4 Großbuchstabe M

ErhältderArbeitnehmerwährendseinerberuflichenAuswärtstä-tigkeit eine unentgeltliche Verpflegung von seinem Arbeitgeber,istimLohnkontoundinZeile 2derLohnsteuerbescheinigungderGroßbuchstabe Meinzutragen.DieBescheinigungspflichtgiltaus-schließlichfürdieüblicheMahlzeitengewährung,d. h.bismaximal60 Euro, unabhängig davon, ob hierfür die VorteilsbesteuerungoderderWerbungskostenabzugzumTragenkommt.DieBeschei-nigungistauchindenFällenvorzunehmen,indenendergeldwer-teVorteil inHöhedesamtlichenSachbezugswertspauschaloderindividuell versteuert worden ist. Der Großbuchstabe M umfasstauchSachverhalte,beideneneineVerpflegungspauschalevonvor-nehereinnichtgewährtwerdenkannunddamitihreKürzungaus-scheidet und ist unabhängig von der Anzahl der unentgeltlich bzw. verbilligtandenArbeitnehmergewährtenMahlzeiten.

Für eine Übergangszeit gilt eine Befreiung von der Bescheini-gungspflichtdesGroßbuchstabens M,wenndasBetriebsstättenfi-nanzamtdiegesonderteAufzeichnungvonsteuerfreienReisekos-tenerstattungenaußerhalbdesLohnkontoszugelassenhat,derzeitbefristetbis31.12.2017.

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3.2.3.9.5 Großbuchstaben FR

Zum01.01.2016istdasZusatzabkommenzumDBA-FrankreichinKraftgetreten.ErstmalsinderLohnsteuerbescheinigung 2017sinddaherdeutscheArbeitgeberverpflichtet,inZeile 2dieGroßbuch-stabenFReinzutragen.DaimLohnkontohierzudersteuerfreieAr-beitslohneingetragenwird,mussdarüberhinausdieEintragungdesGroßbuchstabensFRimLohnkontonichterfolgen.

3.2.4 Vereinfachtes Lohnkonto für Aushilfen

FürAushilfs-undTeilzeitarbeitnehmersowie fürgeringfügigBe-schäftigte,derenArbeitslohnmitfestenPauschalsteuersätzennach§ 40aEStGpauschalbesteuertwird,isteinevereinfachteFormdesLohnkontosausreichend.Hierreichtesaus,wennderArbeitgeberfürdiejeweiligeAushilfskraftfolgendeDatenaufzeichnet:

� NameundAnschrift,

� Dauer der Beschäftigung,

� ZahldertatsächlichgeleistetenArbeitsstunden,

� TagderAuszahlungdesArbeitslohns,

� HöhedesArbeitslohns.

3.2.5 Sammellohnkonto für pauschal besteuerte Leistungen

EineSonderformdesLohnkontosstelltdasSammellohnkontodar,dasfürbestimmtepauschalbesteuerteLeistungengeführtwerdenkann. Dabei finden für alle odermehrere Arbeitnehmer die Ge-samtbeträgevonpauschalbesteuertenBezügenundderpauscha-lenLohnsteuerdarinAufnahme.

ZulässigisteinSammellohnkonto

� beipauschalbesteuertenZuwendungenanlässlichvon Betriebsveranstaltungen,

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� bei der pauschalversteuerten Mahlzeitengewährung durch den Arbeitgeber.HierunterfälltnichtdieArbeitnehmerbewirtunganlässlichvonAuswärtstätigkeiten,

� wenndieLohnsteuerpauschalfüreinegrößereAnzahl vonFällennacherhobenwird,

� beipauschalversteuertenErholungsbeihilfen,wobeidiese inderRegelaufderindividuellenLohnabrechnungmit angedrucktwerden.

AufnahmeindasSammellohnkontomüssendieseAngabenfinden:

� SummederinsgesamtjeweilsgeleistetenBezüge,

� ZahlderArbeitnehmer,welchedieBezügeerhaltenhaben,

� dieermitteltepauschaleLohnsteuersowiediesichdarauser-gebende Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag und

� derTagderZahlung.

AußerdemmussdasSammellohnkontoeinenHinweisaufdieBe-rechnungsunterlagenenthaltensowieAngaben,wodieZahlungs-belege abgelegt sind.

Praxistipp

DieAnwendungdesSammellohnkontosistnichtzulässigfürAushilfskräfte und Teilzeitbeschäftigte, deren Arbeitslohnpauschal besteuert wird.

3.3 Sozialversicherung

3.3.1 Entgeltunterlagen

AuchderSozialversicherungsträgernutztdasLohnkontoalsPrü-fungsgrundlage.DeshalbmussdasLohnkontofürsämtlichewich-tigenInformationenundUnterlagenausgestaltetwerden.Dieso-zialversicherungsrechtlichenAufzeichnungspflichtenkönnenzwar

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auch über das Lohnkonto abgewickelt werden. Darüber hinausmüssenabernochverschiedenezusätzlicheAufzeichnungspflich-tenerfülltwerden,dielohnsteuerlichnichtvonBedeutungsind.

DerArbeitgeberhatfürjedenBeschäftigten,getrenntnachKalen-derjahren,EntgeltunterlagenindeutscherSprachezuführen.DasLohn-bzw.GehaltskontoistTeilderEntgeltunterlagen.DerInhaltderEntgeltunterlagenergibtsichaus§ 8BVV.Diedortaufgeführ-ten Anforderungen stellen Mindestanforderungen dar. Es bleibtdemArbeitgeberunbenommen,weitereDaten(imRahmenderda-tenschutzrechtlichenBestimmungen)darinaufzuzeichnen.

3.3.2 Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers

DerArbeitgeber hat in denEntgeltunterlagen folgendeAngabenüberdenBeschäftigtensozialversicherungsseitigaufzunehmen:

� denFamilien-undVornamenundgegebenenfalls dasbetrieblicheOrdnungsmerkmal,

� die Anschrift,

� dasGeburtsdatum,

� beiAusländernausStaatenaußerhalbdes EWRdieStaatsan-gehörigkeitunddenAufenthaltstitel,

� die Beschäftigungsart,

� denBeitragsgruppenschlüssel,

� dieEinzugsstellefürdenGesamt-Sozialversicherungsbeitrag,

� denBeginnunddasEndederBeschäftigung,

� denBeginnunddasEndederAltersteilzeitarbeit,

� dasWertguthabenausflexiblerArbeitszeiteinschließlichderÄnderungen(Zu-undAbgänge),denAbrechnungsmonatdererstenGutschriftsowiedenAbrechnungsmonatfürjedeÄnde-rungundeinenNachweisüberdiegetroffenenVorkehrungenzumInsolvenzschutz;beiaufDritteübertragenenWertgutha-bensinddiesebeiDrittenzukennzeichnen,

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� diefürdieVersicherungsfreiheitoderdieBefreiungvon derVersicherungspflichtmaßgebendenAngaben,

� dieErklärungdeskurzfristiggeringfügigenBeschäftigtenüberweiterekurzfristigeBeschäftigungenimKalenderjahroderdieErklärungdesgeringfügigentlohntenBeschäftigtenüberwei-tereBeschäftigungensowieinbeidenFällendieBestätigung,dassdieAufnahmeweitererBeschäftigungendemArbeitgeberanzuzeigen ist,

� dasArbeitsentgeltnach§ 14SGB IV,seineZusammensetzungundzeitlicheZuordnung,ausgenommenSachbezügeundBe-legschaftsrabatte,soweitkeineAufzeichnungspflichtnachdemEStGbesteht,

� dasbeitragspflichtigeBrutto-ArbeitsentgeltbiszurBeitragsbe-messungsgrenzederRentenversicherung,seineZusammenset-zungundzeitlicheZuordnung,

� denUnterschiedsbetragnach§ 3Abs. 1Nr. 1bAltTZG,

� denvomBeschäftigtenzutragendenAnteilandenBeiträgenzurKV,PV,RVundAV,jeweilsnachBeitragsgruppengetrennt,

� diefürdieErstattungvonMeldungenerforderlichenDaten,soweit sie in den vorstehend geforderten Aufzeichnungen nicht enthalten sind,

� beiEntsendungEigenartundzeitlicheBegrenzung derBeschäftigungimAusland.

� FernersinddasgezahlteKurzarbeitergeldunddiehieraufent-fallendenbeitragspflichtigenEinnahmenanzugeben.

3.3.3 Mindestlohn

In§ 17Abs. 1MiLoGwurdenerweiterteAufzeichnungs-undDoku-mentationspflichtengeregelt.Diesegeltennebendenbereitsbis-her tarifvertraglichen bzw. arbeitsrechtlichen Aufzeichnungsvor-schriften auch für die Sozialversicherung, soweit die zutreffendeErmittlungdesArbeitsentgeltsnachgewiesenwerdenmuss.

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VerschärftwurdendieAufzeichnungspflichtenfür2 Gruppen:

� fürgeringfügigentlohntundkurzfristigBeschäftigte,unabhän-gig von der Branche des Arbeitgebers sowie

� fürArbeitgeberinWirtschaftszweigen/Wirtschaftsbereichennach§ 2aSchwarzArbG.

IndiesenFällenmüssen–bereitsseitSommer2014–Aufzeichnun-genüberBeginn,EndeundDauerdertäglichenArbeitszeitgeführtwerden.DieseAngabenmüssenbiszumAblaufdes7.aufdenTagderArbeitsleistungfolgendenKalendertagesdokumentiertvorlie-gen.EshandeltsichdabeiumeinearbeitsrechtlicheVorschrift.

Ausnahmen von der Aufzeichnungspflicht

IneinigenFällenwurdenAusnahmeregelungengeschaffen.

3.3.4 Nachweis der Höhe von Sozialleistungen

EinProblemisthäufigdieSpeicherungderMitteilungenderSo-zialleistungsträgerüberdieHöhederSozialleistungen.FürdiesegibteskeinegesetzlichenAufbewahrungspflichten.SiebildenaberinderRegeldieeinzigeGrundlage,mitderdiePrüferderRenten-versicherungsträgerbeieinerBetriebsprüfungfeststellenkönnen,obdiewährenddesBezugsvonEntgeltersatzleistungengewährtenarbeitgeberseitigenLeistungenbeitragspflichtigsind.

Bei privat Krankenversicherten muss in den Entgeltunterlagendas Bestehen einer Krankentagegeldversicherung dokumentiertwerden,mitdereinalsFolgevonKrankheitoderUnfalldurchAr-beitsunfähigkeitverursachterVerdienstausfallzuersetzenist.

DerBezugszeitraumunddieHöhedesElterngeldesmüssenindenFällen, indeneneinArbeitgeberwährenddieserZeitLeistungenweitergewährt,indenEntgeltunterlagendokumentiertwerden.ImRahmendesRückmeldeverfahrenserfolgthiermittlerweiletheore-tischeindirekterAustauschmitdenInstitutionen.DieAufbewah-rungderNachweisehatsichaberalssehrsinnhafterwiesen.

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3.3.5 Verzeichnis der Beschäftigten

DerArbeitgeberhat zurPrüfungderVollständigkeitderEntgelt-unterlagen für jeden Abrechnungszeitraum ein Verzeichnis allerBeschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen mit denfolgenden Angaben und nach Einzugsstellen (= Krankenkassen)getrenntzuerfassenundlesbarzurVerfügungzustellen:

� denFamilien-undVornamenundgegebenenfalls dasbetrieblicheOrdnungsmerkmal,

� denBeitragsgruppenschlüssel,

� dasbeitragspflichtigeArbeitsentgeltbiszurBeitragsbemes-sungsgrenze der Rentenversicherung,

� derGesamt-Sozialversicherungsbeitrag,nachArbeitgeber-undArbeitnehmeranteilenjeBeitragsgruppegetrennt,

� denParameterzurBerechnungdervssl.Höheder Beitragsschuld,

� dieUmlagesätzenachdemAufwendungsausgleichsgesetzunddasumlagepflichtigeArbeitsentgeltund

� derBetragnach§ 3Abs.1Nr.1bAltTZG,

� die Sozialversicherungstage,

� das gezahlte Kurzarbeitergeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigenEinnahmen,

� diebeitragspflichtigenSFN-Zuschläge.

DieBeträge und die hierauf entfallendenBeiträge zurKranken-,Pflege-,Renten-undArbeitslosenversicherungsindgetrenntnachArbeitgeber-undArbeitnehmeranteilenzuaddieren.AusdenEin-zelsummenistdieGesamtsummeallerBeiträgezubilden.Berichti-gungenundStornierungensindbesonderszukennzeichnen.

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3.3.6 Formvorschrift der Aufzeichnungspflicht

DieAufzeichnungspflichtunddieDuldungderPrüfungbeidenAr-beitgebern durch die Träger der Rentenversicherung treffen alleArbeitgeber.DurchdieseausnahmsloseAufzeichnungspflichtsol-lendieSozialversicherungsträgerindieLageversetztwerden,Fra-genderVersicherungspflichtrückwirkendprüfenzukönnen.DieEntgeltunterlagensindgetrenntnachKalenderjahren,indeutscherSpracheundimGeltungsbereichdesSGBszuarchivieren.

3.3.7 Aufbewahrungspflichten des Arbeitgebers

Folgende Unterlagen sind aufzubewahren und zu den Entgelt- unterlagenzunehmen:

� diefürdenArbeitgeberbestimmteBescheinigung derKrankenkasseüberdieMitgliedschaftdesBeschäftigtenbeieinerKrankenkasse,

� dieDatendererstattetenMeldungennachderDEÜV,

� dieDatendervondenKrankenkassenübermitteltenMeldun-gen,dieAuswirkungenaufdieBeitragsberechnungdesArbeit-gebers haben,

� diefürdieVersicherungsfreiheitoderdieBefreiungvon derVersicherungspflichtineinemVersicherungszweig maßgebendenAngaben,

� beiEntsendungeinesArbeitnehmersinsAuslanddieEigenartund zeitliche Begrenzung der Beschäftigung,

� beiAusländernausStaatenaußerhalbdes Europäischen WirtschaftsraumsUnterlagen,ausdenensichdieStaats- angehörigkeitundderAufenthaltstitelergeben,

� dieErklärungdesgeringfügigentlohntenBeschäftigten gegenüberdemArbeitgeber,wennaufdieRenten- versicherungspflichtverzichtetwurde,

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� denAntragaufBefreiungvonderRentenversicherungspflichtindergeringfügigentlohntenBeschäftigung,aufdemderTagdesEingangsdesAntragsbeimArbeitgeberdokumentiertist,

� dieErklärungdeskurzfristiggeringfügigBeschäftigtenüberweiterekurzfristigeBeschäftigungenimKalenderjahroder dieErklärungdesgeringfügigentlohntenBeschäftigtenüberweitereBeschäftigungensowieinbeidenFällendieBestä-tigung,dassdieAufnahmeweitererBeschäftigungendemArbeitgeber anzuzeigen sind,

� dieErklärungdesBeschäftigtengegenüberdemArbeitgeber,dass auf die Anwendung der Gleitzonenberechnung in der Rentenversicherung verzichtet wird oder diese Anwendung findensoll,

� dieunterschriebeneNiederschriftnach§ 2NachwGmit den wesentlichen Arbeitsbedingungen,

� eineKopiedesStatusfeststellungsantragsnach§ 7aSGB IVmitdenvonderDeutschenRentenversicherungBundfürihreEntscheidungbenötigtenUnterlagensowiederenBescheid, ob ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt,

� denBescheidderzuständigenEinzugsstelleüberdieFest- stellungderVersicherungspflichtnach§ 28hAbs. 2SGB IV,

� dieEntscheidungderFinanzbehörden,dassdievomArbeitge-bergetragenenundübernommenenStudiengebührenfüreinStudiumdesBeschäftigtensteuerrechtlichkeinArbeitslohnsind,

� denNachweisderElterneigenschaftnach§ 55Abs. 3SGB XI,

� dieErklärungüberdenAuszahlungsverzichtvonzustehendenEntgeltansprüchen,

� Aufzeichnungennach§ 10Abs. 1AEntG/§ 17Abs. 1MiLoG.

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Weitere Inhalte der Entgeltunterlagen

ZudenEntgeltunterlagengehörenauchFirmen-Stammdaten,Per-sonal-Stammdaten,Brutto/Netto-AbrechnungeneinschließlichderNebenbelegesowiedieDatennach§ 25DEÜVüberalleimVorjahrdurchDatenübertragungerstattetenMeldungen.

BerichtigungendesbeitragspflichtigenArbeitsentgelts, seineZu-sammensetzungundZuordnung, desBeitragsgruppenschlüssels,der von den Versicherten zu tragenden Anteile der Beiträge und des gezahlten Kurzarbeiter- oder Saison-Kurzarbeitergeldes oder Stornierungensindbesonderskenntlichzumachen.

DieAngabenüberdieBeschäftigungsart,diefürdieVersicherungs-freiheitoderdieBefreiungvonderVersicherungspflichtineinemVersicherungszweigmaßgebendsind,sowiedieEinzugsstellederSozialversicherungsbeiträgedürfenverschlüsseltwerden.DerAr-beitgeberhaftetfürdiekorrekteNachweisführung.

3.4 Aufbewahrungsfristen von Lohnkonten

EinLohnkontomussbiszumAblaufdes6.Kalenderjahres,dasaufdieletzteEintragungfolgt,aufbewahrtwerden.Dasbedeutet,dasseinArbeitgeberdasLohnkonto2017bisEndedesJahres2023auf-zubewahrenhat,wenneresnochin2017abgeschlossenhat.

Praxistipp

DieLohnkontenderJahre2010undfrüherkonntenmitAblaufdes31.12.2016vernichtetwerden.Ende2017endetdieAuf-bewahrungspflichtfürLohnkontenderJahre2011undfrüher.

InderPraxisgehtmanoftdavonaus,dassdieEntgeltunterlagenbiszumAblaufdesaufdieletztePrüfungdesRentenversicherungs-trägers folgenden Kalenderjahres aufzubewahren sind.

DesWeiterenistderArbeitgeberverpflichtet,diefürdieeinzelnenArbeitnehmererstelltenBescheinigungenundBelege,einschließ-lichderUnterlagenausdemLohnkonto,aufzubewahren.Zweifel

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anderRechtmäßigkeitdesLohnsteuerabzugs,diesichdadurcher-geben,dassderArbeitgeberdieseAufbewahrungspflichtennichtbefolgt, gehen zu seinen Lasten.

DieRegelungenüberdieFührungvonEntgeltunterlagenundderenAufbewahrunggeltennichtfürinprivateHaushalteBeschäftigte.

DerArbeitgeber istverpflichtet,Geschäftsbücher,ListenundUn-terlagen,ausdenenAngabenüberdieBeschäftigungsverhältnissehervorgehen,beiBetriebsprüfungen,zurEinsichtvorzuhalten.

4. Entgeltunterlagen in elektronischer Form

DieEntgeltunterlagenmüssenaufmaschinellverwertbarenDaten-trägerngeführtwerden.Dabei istsicherzustellen,dassdieForm-vorschriften für die Aufbereitung der Daten eingehalten werdenundbeieinerBetriebsprüfungnach§ 28pSGB IVjederzeitohnezeitlichenVerzugderZugriff auf dieDatenmöglich ist.DenAr-beitgebernwirdalsoermöglicht,wieimSteuerrechtdieEntgeltun-terlagenvollständiginautomatisierterFormvorzuhalten.WerdendieEntgeltunterlageninautomatisierterFormgeführt,entfälltdiezusätzlicheAufbewahrungvonEntgeltunterlageninPapier.

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Stand:Mai2017

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