Die 10 Best Practices für Ihr Dynamics NAV Reporting

Bevor Sie mit der Erstellung eines Berichts beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was für die Anwender wichtig ist. Führen Sie ein schnelles Gespräch mit den Endanwendern darüber, was diese mit dem Bericht vorhaben, um ihre täglichen Aufgaben besser zu bewältigen. Sie werden überrascht sein, was Sie herausfinden. Sie könnten möglicherweise den Bericht nicht vollständig verstehen, bis Sie die korrekte Reihe von Fragen stellen. Falls Sie an einer neuen Version des gegenwärtigen Berichts arbeiten, fragen Sie danach, was verbessert werden könnte, um die Arbeit mit den Daten einfacher zu gestalten. So sehen Sie, wie der Anwender mit dem Bericht umgeht. Denken Sie darüber nach, wie Sie die Oberfläche gestalten könnten, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu erhalten.

1. IdentifizierenSiedieBedürfnisseIhrerAnwender

Alle großartigen Berichte müssen irgendwo anfangen und dieses ‚irgendwo‘ ist die Designphase. Wir glauben, dass es hilfreich ist, einen Musterbericht manuell oder mit einem einfachen Design in Excel zu erstellen, um ein Grundlayout zu gestalten. Wie eine Skizze vor dem Malen eines Meisterwerks, erlaubt ein einfaches Muster es Ihnen zu üben und das Gesamtdesign außerhalb der Einschränkungen des endgültigen Mediums zu perfektionieren. Der Musterprozess hilft Ihnen dabei, Schlüsselkomponenten auf eine logische und einsetzbare Weise zu visualisieren und zu verorten. Wenn Sie das Muster für Ihr Design erstellen, lassen Sie Ihr Publikum nicht außer Acht, indem Sie Komponenten, Charts und Filter auswählen, die Sie interessant und nützlich finden würden. Prüfen Sie Ihr Muster gemeinsam mit Ihren Anwendern, um zu bestätigen, dass es dessen Bedürfnissen entspricht.

2. ErstellenSieeinenMusterbericht

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Einheitliche Kennzeichnungsregeln helfen den Anwendern dabei, schnell zu finden, wonach Sie suchen, was wiederum Ihren Bericht effektiver macht. Hier ein paar Beispiele:

Versehen Sie Ihren Bericht mit einer Überschrift, die den Berichtsnamen, Berichtsoptionen, Datum und Zeit, und ein Unternehmenslogo anzeigt, um Ihren Bericht später leicht zu identifizieren und zu organisieren. Klare Kennzeichnung von Elementen, wie z.B. Datenschnitten und Charts, machen es für die Benutzer einfacher, mit den Daten zu interagieren und diese zu analysieren. Folgen Sie ähnlichen Kennzeichnungsregeln für alle Arbeitsblätter, um Querverweise zwischen Arbeitsblättern zu einem Kinderspiel zu machen.

3. FindenSieintuitiveKennzeichnungenfürIhrenBericht

Zu leicht werden wir mit zu vielen Zeilen an Daten mit Informationen überflutet. In vielen großen Berichten müssen Sie die kleinsten Details und einen umfassenden Überblick zur gleichen Zeit bereitstellen. Mit Berichtsgruppierungen können Sie detaillierte Informationen auf Abruf erhalten, ohne den Gesamtbericht bis zur Unübersichtlichkeit zu überladen. Gruppierungen sind eine ästhetische Funktion und Sie könnten die Daten in Ihrem Bericht, abhängig von Ihrem Publikum, gruppieren oder die Gruppierung aufheben. Einige Anwender werden alle Details sehen wollen, andere würden von einem übersichtlichen Bild profitieren.

Um einen Datensatz in Excel 2007-2013 zu gruppieren, markieren Sie die Zeilen oder Spalten, die Sie gruppieren wollen und navigieren Sie zum Tab „Daten“ in der Excel-Befehlsleiste und wählen Sie „Gruppieren“. Ein Tastaturkürzel zum Gruppieren ist Alt+Shift+RechterPfeil, welches das Dialogfenster zum Gruppieren aufruft.

4. RichtenSieBerichtsgruppierungenein

Zu Ihrem Glück hat Excel über die letzten Jahre hinweg eine Reihe von Werkzeugen eingeführt, die Sie in die Lage versetzen, Ihren Bericht interaktiver zu machen. Berichtsfilter sind nützlich für das Sortieren von Daten und können Anwendern dabei helfen, Trends schneller zu entdecken. Sparklines, von Microsoft in Excel 2010 eingeführt, erlaubt es Ihnen, kleine, farbige Charts innerhalb eines Arbeitsblatts zu erstellen, um Ihnen dabei zu helfen, Daten kleinmaßstäbig zu veranschaulichen. Pivot-Tabellen für sich allein transformieren einen statischen Bericht in einen Bericht, der von Natur aus nützlicher und dynamischer ist. Pivot-Tabellen ermöglichen es Ihnen, große Datensätze schnell und einfach zusammenzufassen. Anwender können mit Pivot-Tabellen interagieren, um einfache Analysen durchzuführen und neue Erkenntnisse zu gewinnen. Finden SiemitdiesemSchnellhilfeVideo heraus,wieSiemitPivot-TabelleninExcel loslegen können!

5.MachenSiesichWerkzeugezurDatenanalyseund- veranschaulichungzuNutze

Ermöglichen Sie es Ihren Anwendern, die Informationen auszuwählen, die Sie im Bericht sehen wollen.

Microsoft Excel 2010 und spätere Versionen bieten mit Datenschnitten eine einfache, interaktive Option für Ihre Berichte. Datenschnitte umfassen Schaltflächen, die Anwender klicken können, um in Pivot-Tabellen nach Daten zu filtern. Zusätzlich zum Filtern, zeigen Datenschnitte den gegenwärtigen Filterungsstatus an, was das Verständnis dessen erleichtert, was genau in der gefilterten Pivot-Tabelle angezeigt wird.

In Jet Professional können Sie auch Berichtsoptionen in Ihre Berichte aufnehmen. Dies erlaubt es Ihren Anwendern, ihre eigenen Filter einzustellen und den Bericht mit einem Klick auf die Schaltfläche zu aktualisieren, um genau die Inforationen zu erhalten, die sie brauchen.

6.MachenSieIhrenBerichtinteraktiv

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Nur weil die Informationen schwarz auf weiß beginnen, heißt das nicht, dass dies so bleiben muss. Die angemessene Verwendung von Farbe hilft Anwendern dabei, Informationen schneller zu verstehen. Ein Farbtupfer wird das Augenmerk des Anwenders auf wichtige Informationen lenken, aber zu viel Farbe kann ablenkend wirken.

Nutzen Sie Formatierungsregeln in Excel, um Daten zu markieren, die Sie hervorheben wollen. Nutzen Sie gedeckte Farben für Informationen, die für den Anwender weniger wichtig sind.

Beseitigen Sie Gitternetzlinien in Ihrer Arbeitsmappe, um Ihren Berichten ein klareres Erscheinungsbild zu geben (wählen Sie „Ansicht“ von der Excel-Befehlsleiste und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen für „Gitternetzlinien“). Sehen Sie sich dieRichtlinienvonMicrosoftzumSortierenundFilternnachFarbe an, um einige nützliche Hinweise zu erhalten.

7. BenutzenSieFarben,umAkzentezusetzen

Die Art, auf die ein Bericht konzipiert ist, kann enormen Einfluss auf die Performance haben, daher zahlt es sich aus, während der Designphase die Berichtsperformance zu berücksichtigen.

Die Berechnung von Nachschlagefunktionen kann einige Zeit in Anspruch nehmen, abhängig von der Anzahl der ausgewählten Zellen. Wenn Sie eine Nachschlagefunktion benutzen, sollten Sie in der Lage sein, eine Performancesteigerung zu erzielen, indem Sie ausgewählte Daten mit der Funktion „SORTIEREN“ sortieren. Indem Sie den Typ „VERGLEICH“ der Nachschlagefunktion von genau zu ungefähr ändern, können Sie ebenfalls viel Berechnungszeit sparen. Falls Sie immer noch Probleme mit der Nachschlageperformance haben, versuchen Sie die Funktionen VERGLEICH und INDEX anstelle der Funktionen WVERWEIS und SVERWEIS zu verwenden.

Um ausführlichere Informationen zur Verbesserung der Performance in Microsoft Excel zu erhalten, lesen Sie bitte diesen ArtikelzuExcelPerformance in der MSDN-Bibliothek.

8. FeineinstellungenzurPerformanceverbesserung

Das Testen der Gültigkeit Ihrer Datenberechnungen und Formeln ist absolut entscheidend. Denken Sie daran: Ihre Mitarbeiter und manchmal auch Ihr Chef werden strategische Geschäftsentscheidungen treffen, die auf den Informationen aufbauen, die Sie bereitstellen. Fragen Sie sich selbst: ‚Ist diese Zahl korrekt?‘ Falls Sie Zweifel haben, führen Sie eine schnelle Berechnung durch und vergleichen Sie diese mit dem ursprünglichen Wert, um sicherzustellen, dass Ihre Berechnungen richtig sind. Lassen Sie einen Kollegen den Bericht durchsehen, um Ihre Analyse gegenprüfen zu lassen. Sorgfalt im Voraus wird Ihnen letztendlich Kopfschmerzen ersparen, besonders wenn es um dynamische Datensätze geht. In Excel können Sie Ihre Formeln testen, indem Sie die Funktion „Formelauswertung“ im Tab „Formeln“ benutzen. Prüfen Sie nochmals den Einsatz der Filter, indem Sie die Berichtsfilter ändern und den Bericht nochmals ausführen.

9. Test

Berichte können auf verschiedene Art und Weise weitergegeben und verteilt werden. Sie können gedruckt, in HTML zergliedert, auf SharePoint gepostet, als eine Excel-Arbeitsmappe oder PDF versendet, durch E-Mail weitergeleitet, auf Dropbox mitgeteilt werden, usw. Lösungen wie Jet Enterprise und Jet Professional beinhalten Zeitplanungsfunktionen, welche Ihre Berichte automatisch mit auf die Minute genauen Daten aktualisieren und diese an die richtigen Empfänger verteilen. Dies ermöglicht es Ihnen, die Berichtsverteilung zu automatisieren und Sie gewinnen Zeit für interessantere Aufgaben. Mit so vielen Optionen macht es Sinn, die Verteilung und Formatierung auf eine durchdachte Art zu planen, um Ihren Bericht den Personen zukommen zu lassen, die ihn am nötigsten brauchen, in einem Format, welches für diese am besten funktioniert. Sie werden oft verschiedene Berichtsformate für verschiedene Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens benutzen. Stellen Sie also sicher, dass die Verteilung für das Szenario angemessen ist.

Suchen Sie nach einem Ausgangspunkt oder einer Idee für einen neuen Bericht? Besuchen Sie unsere Vorlagensammlung von Beispielsberichten für Microsoft Dynamics NAV und ladenSiesichergänzendeBeispielsberichteherunter.

10. VerteilenSieIhrenBericht

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