Die TabellenAccess speichert Daten in Tabellen, die aus Spalten und Zeilen bestehen. Fr eine Tabelle zu anlegen man muss zuerst die Struktur (also die Namen den Feldern, Felddatentypen und Eigenschaften) definieren und nacher die Daten eingeben. Die Daten knnen direkt eingeben (mittels der Tastatur) oder von einer andere Datenbank bernehmen und zwar:Das Kopieren einer Tabelle aus einer anderen Datenbank.Das Importieren der Daten. Access kann Daten aus Word, Excel oder FoxPro, dBase, Oracle, Paradox importieren.Durch Attach File Mglichkeit; in diesen Fall kann man nicht die Struktur der Tabelle zu ndern, nur die Daten zu benutzen.

Die Beschreibung der Struktur

Die FeldnamenFeldnamen drfen bis zu 64 Zeichen lang sein und aus einer beliebegen Kombination von Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen bestehen. Sie drfen lediglich den Punkt, das Ausrufezeichen und die eckigen Klammern sowie die Steuerzeichen (ASCII Werte 0 bis 31) zur Bildung von Feldnamen nicht verwenden.Das FelddatentypMit dem Felddatentyp bestimmt man , welche Art von Informationen das Datenfeld speichern kann

Die Beschreibung.Wenn man fr jedem Datenfeld eine Beschreibung eingibt, wird es leichter die Bedeutung eines Datenfeldes zu erkennen. Access zeigt die Beschreibung eines aktiven DATENFELDES zudem automatisch in der Statuszeile an, sobald das Datenfeld aktiviert wird. Die Beschreibung darf maximal 255 Zeichen lang sein.

Feldeingenschaften.Mit der Definition des Felddatentyps setzt Access die Feldeigenschaften automatisch auf Standardwerte. Die Haupeigenschaften sind:Feldgre. (Field Size) Kann nur fr Text- und Zahlenfelder (Number) beeinflut werden.Bei Textfeldern bestimmt die Feldgroe die maximale Anzahl der Zeichnen, die eingegeben werden knnen. Bei Zahlenfeldern bestimmt die Feldgre den Zahlentyp. Die Standardwert is Long Integer.Access setzt das Zahlenformat von Zhler-(Autonumber), Datum/Zeit (Date/Time)- und Whrungsfeldern (Currency) automatisch. Es verwaltet Zhlerfelder intern als Zahlen- felder mit dem Format LONG INTEGER. Man bentigt diese Information, wenn man referentielle Integritt fr Zhlerfelder definieren will.Datum/Zeit Felder werden intern aus zwei Long-Integer-Feldern zusammengesetzt.Whrungsfelder entsprechen dem Format Double.

Format Mit Hilfe des Formats kann man die Anzeige eines Datenfeldes beeinflussen (z.B. als Exponentialzahl anzeigen). Man kann sogar verschiedene Formate fr positive und negative Zahlen definieren. So lassen sich beispielsweise negative Werte in roter Schrift anzeigen.

DezimalstellenMaximal 15 Positionen.Beschriftung(Caption)Access zeigt im Tabellenfenster standardmig den Feldnamen als Spaltenberschrift an. Wenn man eine andere Beschriftung wnscht, dann trgt man diese in das gleichnamige Eingabefeld ein. In Formularen setzt Access die Beschriftung als Bezeichnung fr das verbundene Steuerelemente ein, das das Datenfeld einzeigt.Standarwert(Default Value)Access initialisiert Zahlen und Datum/Zeit Felder standarmig mit dem Wert 0. Wenn man keine Initialisierung dieser Felder wnscht , man lscht den Standardwert. Man kann in das Position konstante Werte oder auch Ausdrcke eingeben.

Gltigkeitsregel(Validation Rule) Mit der Gltigkeitsregel kann man Eingaben in Datenfeld berprfen. Die Gltigkeitsregel ist ein logischer Ausdruck

Gltigkeitsmeldung(Validation Text) Access zeigt die Gltigkeitsmeldung an, wenn die Eingabe in ein Datenfeld die Gltigkeitsregel verletzt.Indizieret(Indexed)Die Standardeinstellung ist Nein. Man bentigt diese Position, wenn man einen ein- oder mehrdeutigen Index definieren will. Auerdem setzt Access bei der Definition eines Primrindizes automatisch die Eigenschaft auf Ja (Ohne Duplikate). Schlssel definieren[1] Der Schlssel= Attribut/Feld (oder Kombination von Attributen) dessen Bekannter Wert ein Objekt identifiziert [1] Der Befehl ist Ansicht;Indizes oder View;Indexes

Man soll Indizes fr alle Felder definieren , die Sie hufig zur Datensuche oder zur Sortierung bentigen. Neben der hufigen Datensuche und Sortierung spielt auch die relationale Verknpfung eine wichtige Rolle zur Bildung von Indizes. Wenn man zwei Tabellen relational verknpfen will, bentigt man einen Primrschlssel je Tabelle. Der Primrschlssel beschleunigt den Zugriff auf die Daten. Man kann Primrschlssel aus einem oder mehreren Feldern zusammensetzen.Bei zusammengesetzten Primrschlsseln mu man fr alle Datenfelder, die den Schlssel bilden,sicherstellen, dass sie keine Nullwerte enthalten. Die Eindeutigkeit mu hingegen nicht unbedingt fr jedes einzelne Feld, sondern nur fr die Feldkombinationen gewhrleistet sein.

Die Eigenschaften knnen fr jedes Feld aber auch fr die ganze Tabelle definieren sein

Bemerkung. Das Laden der Daten ist in DataSheet/Datenblatt Mode mglich (oder mit Hilfe der Formularen). Es ist sehr wichtig das vor dem Laden der Daten , die Beziehungen zwischen den verschiedenen Tabellen definiert werden.

Tabellen verknpfenMan kann alle Tabellen einer Datenbank unabhngig voneinander betrachten und bearbeiten. Diese Form der relationalen Verknpfung findet in Abfragen, Formularen und Berichten statt. Mit der Definition einer Standardbeziehung informiert man Access ber die relationale Verknpfung zweier Tabellen. Standard-beziehungen haben keinen Einflu auf die Bearbeitung der Daten. Wenn man eine strkere Bindung von Tabellen wnscht, dann mu man die referentielle Integritt definieren.

Referentielle IntegrittIst sie erst einmal definiert, gewhrleistet Access die referentielle Integritt berall dort, wo Daten berabeiten werden knnen. Diese betrifft nicht nur die Dateneingabe in das Tabellen- und das Formularfenster, sondern auch Aktualisierungsabfragen. Die Definition der RI erfolgt im Datenbankfenster; der Befehl ist Tools; Relationship. Es gibt zwei Sorten von Bezihungen: 1:1 (z.B. Lnder Regierungschef) und 1:n (z.B. Lnder Stdte).Bemerkung: Beziehung m:n (z.B. Lnder Internationale Organizationen)kann nicht in Access direkt implemetiert sein.

Bei der 1:1 Beziehung wird jeder Primrschlssel der einen Tabelle mit dem korrespondierenden Primrschlssel der anderen Tabelle verknpft. Man mu vor der Definition der Standardbeziehung sicherstellen, da die Werte beider Primrschlssel bereinstimmen.Wenn man zwischen zwei Tabellen eine 1:1-Beziehung bildet, dann sollte man auf die RI verzichten. Die Definition der RI wrde nmlich bewirken, da die Eingabe des Primrschlssels in die eine Tabelle nur dann mglich wre, wenn dieser in der anderen Tabelle bereits existierte.

1:N Beziehung. Bei diesem Beziehungstyp knnen jedem Datensatz der Mastertabelle mehrere Datenstze der Detailtabelle zugeordnet werden. Umgekehrt kann jeder Datensatz der Detailtabelle eindeutig einem Datensatz der Mastertabelle zugeordnet werden. Z.B.: Kunden und Projekte, Rechnungskpfe und Rechnungspositionen, Konto und Buchungen usw.Voraussetzung fr die Definition einer 1:N Beziehung mit referentieller Integritt ist: ein eindeutiger Primrschlssel in der Mastertabelle und ein mehrdeutiger Sekundrschlssel in der Detailtabelle (Abb.5.4). Beide Schlssel mssen vom gleichen Datentyp sein und die gleiche Feldgre haben.