Der Kunde

Die REpower Systems AG zählt zu den führenden Herstellern von Windenergieanlagen der Multimegawatt-Klasse. Dieser Erfolg basiert unter anderem auf einem besonderen markt- und zugleich kundenorientierten Unternehmenskonzept.Neben der Entwicklung, Produktion und dem Vertrieb von technologisch anspruchsvollen und zuverlässigen Onshore- und Offshore-Windenergieanlagen bietet REpower intelligente und professionelle Dienstleistungen wie umfassende Wartungs- und Servicepakete. Durch die Präsenz an den entscheidenden Stationen der Wertschöpfungskette verfügt REpower über umfangreiches Know-how in allen Bereichen der Windenergie-Branche. So steht der Name REpower für ein erfolgreiches Unternehmen, das nicht nur ökologisch, sondern vor allem auch ökonomisch überzeugt.

REpower Systems AG

Digitalisierung & Archivierung

Projektbericht

Mittelstand

> Einführung ECM ELOprofessional

> Digitalisierung 3.204.229 Seiten in 6022 Ordnern

> Anbindungen an MS Office

> Physische Einlagerung von Akten

Leistungen im Überblick

© Jan Oelker

Die Aufgabe

Der Auftraggeber REpower Systems AG beabsichtigte, ein abteilungs-übergreifendes Enterprise-Content-Managementsystem (ECM) einzuführen. Dieses ECM soll sich für alle Dokumentenarten eignen, in erster Linie aber für die sogenannten Lebensakten. Zu jedem Windrad müssen Lebensakten angelegt werden. In ihnen werden laufend Informationen über Wartungsarbeiten und Überwa-chungen sowie sämtliche Dokumentationen für den Betrieb der Wind-räder verzeichnet. Mehrere Hundert lesende und schreibende Nutzer arbeiten ständig an diesen Akten. Sie sind elementar wichtig, um den dauerhaften Betrieb einer Anlage zu gewährleisten und zu überwachen. Ziel war es, die insgesamt ca. 6000 Ordner mit einer Gesamtseitenzahl von 3.204.229 zu verarbeiten. Die Entscheidung fiel zugunsten des Systems ELOprofessional.Die bestehenden Archive an den Standorten Husum und Trampe wurden ad hoc verarbeitet, die Altbestände extern eingelagert. Die Ergebnisse der Verarbeitung erhielt REpower auf Datenträgern zurück, die Übergabe der elektronischen Daten erfolgte ggf. anhand von spezifizierten Schnittstellen für den Import in das ECM. Vor Beginn des Projektes klärten CiBS und REpower Systemvorausset-zungen, Netzwerkeinbindung, Benutzerverwaltung, Storage- und Datensicherungsmanagement. Die Microsoft-Office-Applikationen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook sind nahtlos ins ELO einzubinden. Über die einfach zu strukturierende Ablageoberfläche ermöglicht ELO eine optimale Verwaltung von vorgangs- und aktions-bezogenen Unternehmensdokumenten. Automatische Versionsverwaltung, Wiedervorlage und logische Kopien sorgen für ein effektives Handling bei der Dokumentenverarbeitung. Eine spätere Anbindung an SAP R/3 ist möglich.

Der Kundennutzen

Binnen kürzester Zeit stehen dem jeweiligen Anwender die entspre-chenden Dokumente zur Verfügung. Der Zeitfaktor für die Mitarbeiter ist enorm. Das mühsame Suchen der benötigten Dokumente, z. B. in den Lebensakten, gehört der Vergangenheit an. Alle Arbeitsschritte sind nun problemlos organisier- und steuerbar.Die Dokumente können direkt in das System abgelegt werden und stehen allen Nutzern jederzeit, vollständig und mit einem sehr geringen Rechercheaufwand zur Verfügung. Die Dokumente sind im Volltext im ELO-System schnell findbar.

Digitalisierung & Archivierung

Projektbericht

Mittelstand

© Dennis Schwartz

© Jan Oelker

© Jan Oelker

Das spezielle Problem des Unternehmens bestand darin, dass die Mitarbeiter keinen Einblick in die Unterlagen anderer Standorte hatten. Nun können problemlos anlage- und standortübergreifend und sogar mobil jegliche Informationen und Dokumente gesichtet werden, was einen enormen positiven Effekt für die Mitarbeiter hat. Zusammengefasst bedeutet es betriebswirtschaftlich einen absoluten Pluspunkt.

Unser Vorteil

Die Präsentationen haben den Kunden überzeugt. Die Informationen aus vorausgegangenen Gesprächen und Besuchen hat CiBS ausge-zeichnet umgesetzt. Die Anwenderschulung, vor Ort, hat ebenfalls äußerst positive Zustimmung gefunden und die technische Umsetzung bei REpower hat reibungslos funktioniert. Bestehende Anfangsprobleme nach der Umstellung sind immer zügig und schnell von CiBS behoben worden. Das Preis-Leistungs-Verhältnis hat den Kunden zu seiner Entschei-dung bewogen. ELOprofessional hat mit seiner Funktionalität und mit der schnellen und überschaubaren Einführung überzeugt. Das System kann jederzeit nach den Bedürfnissen des Kunden ausgebaut werden. Die physisch aufbewahrten Akten wurde ausgelagert, sodass REpower in seinen Geschäftsräumen viel Platz schaffen konnte. Die Sicherheit der Akten ist aufgrund der Zusammenarbeit von CiBS mit der Firma Reisswolf Archivservice GmbH gewährleistet. Eine kurze Information vom Kunden genügt, um die Einlagerung der Akten von CiBS aus zu veranlassen. Unbürokratisch und schnell.

Ausbau des Projektes

Das ECM soll zukünftig auch für andere Dokumentenarten (betriebs-wirtschaftliche Dokumente, Personalakten, Briefe, Zeichnungen usw.) und Bereiche im Unternehmen eingeführt werden. Die ausgezeichneten Arbeitsprozesse mit dem ECM sollen möglichst vielen Mitarbeitern und Abteilungen zur Verfügung stehen. Wann genau der Ausbau des Projektes erfolgen soll, steht derzeit noch nicht ganz fest.

CiBS Gesellschaft für Technische Dokumentation und Archivierung mbH

Kornkamp 26, 22926 AhrensburgT 04102/66 62-0, F 04102/66 62-20

info@cibs.de, www.cibs.de

Digitalisierung & Archivierung

Projektbericht

Mittelstand

© Jan Oelker

© Dennis Schwartz

© Jan Oelker