Digitalisierung und Automatisierung in der Verwaltung · aufbewahrt werden. Die Frist verlängert...

Digitalisierung und Automatisierung in der

Verwaltung

Buchhaltung – Belege abtippen war gestern?

Gneist Consulting Team (GCT) 2

GCT – Gneist Consulting Team

22

Gneist Consulting Team (GCT)www.gct-beratungszentrum.at

[email protected]

.Wr. Neustadt

Mag. Thomas Bürgstein

Steuerberater und

Geschäftsführung GCT

Wiener Neustadt

Steuerberatung Unternehmensberatung

•Buchhaltung

•Lohnverrechnung

•Bilanzierung

•strl. Beratung

•Betreuung bei

Prüfungen

•Controlling

•Kostenrechnung

•Budgetierung

•Finanzierung

•Sanierung

•Restrukturierung

•Wirtschaftsmediation

•Strategieberatung

•IT-Check

Mag. Manuela Draskovits

Steuerberaterin und

Geschäftsführung GCT Wien

http://www.gct-beratungszentrum.at/

mailto:[email protected]

Gneist Consulting Team (GCT)

Inhaltsverzeichnis

• Einzug der Digitalisierung

• Österreich im internationalen Vergleich

• Studie von Deloitte

• Zeitlicher Wandel – Buchhaltung einst, heute und morgen

• Exkurs: Elektronische Rechnungslegung

• Organisation im Rechnungswesen

• Lösungsansätze heute

• Chancen und Möglichkeiten der digitalen Veränderung

• Faktoren der digitalen Transformation – Beispiel anhand einer Steuerberatungskanzlei

• Ergebnisse einer wissenschaftlichen Arbeit zum Thema digitale Transformation aus der Schweiz

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Digitalisierung - Begriffsbestimmung

• Umwandlung von analogen in digitale Daten

• Allzeitverfügbarkeit und Zugänglichkeit

• Big Data (Sammeln und systematische Auswertung großer Datenmengen)

• Cloud Computing (Speichern auf externen Servern)

• Entwicklung von intelligenten Prozessen

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vgl. WKO: Digitalisierung der Wirtschaft 2015/05


Österreich im internationalen Vergleich

• DESI – Digital Economy and Society Index

misst Performance und Entwicklung im Bereich Digitalisierung und digitaler Wettbewerbsfähigkeit

Wert zwischen 0 und 1, wobei Österreich 2015 einen Gesamtwert von 0,48 aufweist und mit Rang 13 im Mittelfeld rangiert

„Gruppe von Staaten mit mittlerer Leistungsfähigkeit, in der es unterdurchschnittlich abschneidet“

Folgende Bereiche werden gemessen:• Konnektivität (0,56 – Rang 13)• Humanressourcen (0,57 – Rang 12)• Internetnutzung (0,36 – Rang 24)• Integration der Digitaltechnik (0,37 – Rang 13)• Digitale öffentliche Dienste (0,5 – Rang 10)

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Staat gefordert für Rahmenbedingungen

• Ausbau der digitalen Infrastruktur

• Unterstützung von innovativen Startups

• wirtschaftspolitische Rahmenbedingungen verbessern sowie Anreize zur Investitionssteigerung setzen

• Cyber Security

• Bildung und Arbeitsmarkt

• Bewusstseinsbildung hinsichtlich der Herausforderungen von IKT

• Mitwirkung an der Gestaltung der europäischen Politik

• Meinungsbildung in der Gesellschaft und bei Sozialpartnern

• österreichische Mitwirkung an der internationalen Normungsarbeit

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Einzug der Digitalisierung – ein Querschnitt

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Industrie 4.0

• Verknüpfung von industriellen Prozessen und Technologien sowie den dazugehörigen Geschäftsprozessen mit den neuen Informations- und Kommunikationstechnologien

• Verleihung einer künstlichen Intelligenz entlang der Wertschöpfungskette eines Unternehmens

• alle am Produktionsprozess beteiligten Komponenten kommunizieren miteinander (Maschinen, Lagersysteme, Betriebsmittel, Aufträge, Betriebsmittel,…)

• Verschmelzung der realen mit der virtuellen Welt

• Schaffung neuer Geschäftsmodelle, bessere Kontrollen, mehr Transparenz, neue Werbe- und Kommunikationsmöglichkeiten, Vertriebsmöglichkeiten

• Auslagerung von Dienstleistungen leichter möglich (jederzeitiger Zugriff)

• notwendige Veränderung im Arbeitsablauf, der Arbeitsstruktur und der Arbeitsgestaltung notwendig

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Studie von Deloitte Österreich – Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen

• teilgenommen haben 136 Unternehmen

• davon gehört der Großteil der Unternehmen dem Handel- und Dienstleistungssektor sowie der Fertigungsindustrie an

• die Größe der befragten Unternehmen: 46 % groß, 26 % mittel, 28 % klein

• Fragen zu den Themen

– Digitalisierung/Automatisierungsgrad

– Systemlandschaft

– Purchase-to-Pay Prozess

– Order-to-Cash Prozess

– Reporting

– Ausblick

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•Umsatz in MEUR

•Bilanzsumme in MEUR

•Mitarbeiter

KLEIN

•< 10

•< 5

•< 10

MITTEL

•10 – 40

•5-20

•10-50

GROSS

•> 40

•> 20

•> 50



Wichtigste Erkenntnisse:

• rund 50 % der Unternehmen hat OCR (Optical Character Recognition) im Einsatz

• 60 % der Unternehmen digitalisieren alle Papierrechnungen

• rund 26 % der Befragten entsorgen den Originalbeleg nach Digitalisierung

• 20 % der Unternehmen führen einen vollständigen elektronischen Bilanzakt

• elektronischer Datenaustausch mit Banken ist bereits gut etabliert und stark verbreitet

• 67 % der Unternehmen geben an, dass sie die Möglichkeiten die ihr ERP-System bietet, derzeit nicht voll

ausschöpfen

• 30 % der Unternehmen erhalten E-Rechnungen in einem einspielbaren Format

• knapp 50 % der Unternehmen drucken ihre Ausgangsrechnungen für die Ablage aus

• über 50 % der Unternehmen haben trotz Digitalisierung die Ablage nicht verändert

• über 60 % der Unternehmen drucken elektronisch einlangende Eingangsrechnungen nach wie vor aus

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Ausblick für die nächsten 10 Jahre

Relevante Themen (Absteigend sortiert)

• Automatische Verbuchung von ER (rund 65 %)

• Digitalisierung der Rechnungen (rund 60%)

• Papierlose Buchhaltung (rund 50 %)

• Elektronischer Freigabeprozess (rund 45 %)

• Automatische Bankverbuchung

• Elektronischer Bestellprozess

• Papierloses Büro

• OCR

• Automatische Verbuchung von AR

• Online FIBU

• Nutzung von Cloud-Diensten

• XML-Rechnungen

• EDIFACT-Rechnungen

• ZUGFeRD

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Digitalisierung als Treiber für den Wandel

Jahre, welche für eine Innovation benötigt wurden bis sie durch ¼ der Bevölkerung genutzt wurden

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www.strategy-transformation.com


Beispiele des zeitlichen Wandel

• KFZ – selbstfahrende werden getestet

• Kommunikation – Telefon – Mobiltelefon – Smartphone

• Bestellungen Katalog – Internet

• Unternehmen: Brief – E-Mail

• Unterlagenaufbewahrung: riesige Lager – Serveranlagen – Cloud

• …

• …http://www.bbc.com/news/technology-34066941

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Merkmale der digitalen Welt

• Informationsverfügbarkeit

– Allgegenwärtige

• Virtualisierung

– Soziale

• Mobilität

– Absolute

• Erreichbarkeit

– Permanente

– Lokalisierung

• Technologien

– Leistungsfähige

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Digitalisierung und Steuerberatung?

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Studie von Universität Oxford und Deloitte

Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass Roboter

die Aufgaben von uns Menschen übernehmen?


10 am meisten und wenigsten gefährdetsten Jobs

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Hoch gefährdet Gering gefährdet


Digitalisierung im nicht operativen Bereich

• Konzentration sehr häufig auf den operativen Bereich – Effizienzsteigerungen sind (meistens) leichter messbar

• sehr häufig weniger beachtet aufgrund gewachsenen Strukturen und zu wenig Fachkenntnis der Führungskräfte

• kann je nach Größe und Beschäftigungsstruktur viele Kosten und Nerven sparen

• bereits sehr gute Sofware-Anbieter am Markt

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Beispiele für nicht operative Unternehmensbereiche

• Sekretariatstätigkeiten

• Rechnungswesen (Buchhaltung)

• Belegarchivierung

• Mitarbeiterverwaltung (Anmeldung, Abrechnung, Ausbildung,…)

• Hardware/Software Ausstattung

• Marketing

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Buchhaltung früher, heute und morgen

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Früher Ruf-Buchhaltung: händisch, Fehler schwer zu finden, EDV-unabhängig



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Buchhaltung heute (gestern): manuelle Erfassung der Belege, EDV-basiert, Erleichterung bei Weiterverarbeitung und Auswertungen



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Buchhaltung morgen: automatische Erfassung und Verarbeitung der Daten der Geschäftspartner, EDV-basiert, lediglich Kontrolltätigkeiten

Statt Rechnungen werden Dateien übermittelt, die eingelesen und verbucht werden.

Voraussetzung: Definition einheitlicher Dateiformate durch den Gesetzgeber


Beispiel des Buchhaltungswandels

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• Händische Buchführung

• Händische Buchführung mit Durchschlag

• Buchführung mit mechanischer Schreibmaschine

• Buchführung mit elektronischer Schreibmaschine mit Speicherfunktion

• Buchführung mit Personal Computer

• Buchführung mit Personal Computer und spezieller Software

• Buchführung mit Personal Computer, teilweise automatische Verbuchung

• Buchführung mit Personal Computer, großteils automatische Verbuchung

• Buchführung ohne Personal Computer, vollautomatische Verbuchung

Status Quo

Verg

angenheit

Zu

kunft

?


Exkurs: Elektronische Rechnungen

Übersicht der elektronischen Rechnungslegung:

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Elektronische Rechnung im allgemeinen

Geschäftsverkehr

Elektronische Rechnung an den Bund

freiwillig / verpflichtend freiwillig, nur Zustimmung des Empfängers erforderlich

verpflichtend

Formate verschiedenste Formate möglich; zB Textdatei, pdf, xml, etc.

nur bestimmte genau definierte Formate erlaubt:ebInterface (oder Peppol)

Übertragungswege viele Übertragungswege, zBE-Mail, E-Mail-Anhang,web-download, SMS, MMS, Fax, etc.

Unternehmensserviceportal USP (oder PEPPOL-Transport-Infrastruktur)

entnommen aus Arbeitsbuch Oberlaa 2014

Achtung: Mehrfachausstellung führt zu mehrfacher Umsatzsteuerschuld!!!


Exkurs: Elektronische Rechnung an den Bund

• verpflichtend seit 01.01.2014

• genau definierte Rechnungsformate und Übertragungswege

• Bund = Bundesdienststellen:

– Finanzämter, Ministerien, Zollämter, Polizeidirektionen, Justizanstalten, Gerichte, Schulen, Kasernen, Botschaften,…

• keine Bundesdienststellen sind:

– Arbeitsmarktservice, ASFINAG, Gemeinden und Länder, Krankenanstalten, Magistrate, ÖBB, Universitäten, Nationalbank, Wiener Zeitung,…

• Rechnungen haben zusätzliche Angaben zu enthalten:

– Lieferantennummer, die der Auftragsnehmer von der Bundesverwaltung zugeordnet wurde (wird bei Beauftragung mitgeteilt

– Auftragsreferenz (wird ebenfalls bei Beauftragung mitgeteilt)

– Positionsnummer(n), wenn diese Nummern in der Beauftragung angegeben wurden

– Bankverbindung (IBAN und BIC)

– Zahlungsbedingungen sowie

– E-Mail-Adresse des Vertragspartners

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Exkurs: Elektronische Rechnungen an den Bund

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Grundsätzlich sind alle Leistungen an den Bund mittels E-Rechnung abzurechnen (gilt auch für

Privatpersonen)

Ausnahmen:

• Bar- und Kreditkartenzahlungen

• Mieten und Mietvorschreibungen inkl. Leasingverträge

• Versicherungsverträge

• Sachverständige und Dolmetscher (für den Anspruch auf eine Gebühr)

• Gebühren und Abgaben

• Förderungen (Rechnungen, die dem Fördergeber zum Nachweis vorgelegt werden)

• Kostenersätze (z.B.: Schöffe, Geschworene)

• Mitgliedsbeiträge

• Nicht-wirtschaftliche Dienstleistungen (z.B.: Beiträge für die gesetzliche Sozialversicherung)


Exkurs: Aufbewahrungspflichten Bundesabgabenordnung (BAO)

• Umfasst alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen (Konten, Belege, Geschäftspapiere, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben etc.)

• Aufbewahrungsfrist beträgt allgemein sieben Jahre. Fristlauf beginnt mit Schluss des Kalenderjahres. Zum Beispiel: Eine Eingangsrechnung vom 20. Jänner 2010 muss bis zum 31. Dezember 2017 aufbewahrt werden. Die Frist verlängert sich auf zwölf Jahre bzw. 23 Jahre betreffend Grundstücken bzw. bei anhängigen Abgaben- oder Gerichtsverfahren sind die Unterlagen trotz Fristablaufes weiter aufzubewahren.

• Bei EDV-Buchführung oder EDV-Aufzeichnungen sind die Daten in entsprechender elektronischer Form auf Datenträgern aufzubewahren.

• Die Buchhaltungsunterlagen können auch elektronisch archiviert werden. Das Abgabenrecht erlaubt die Verwendung von Belegscannern, Mikrofilmen und Datenträgern, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe gewährleistet ist.

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Organisation im Rechnungswesen

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Beispiele aus Vergangenheit und Zukunft


Organisation im Rechnungswesen – Beispiel anhand einer Eingangsrechnung aus Vergangenheit

ER

Sekretariat Bereichs-

verantwortlicher

Stempel und Liste Vermerk und Liste

Buchhaltung

Nummeriert,

Vermerk,

Liste, buchen

ER ER

Zahlscheine

oder

Liste

Überweisungen


Organisation im Rechnungswesen – Beispiel anhand einer Eingangsrechnung aus Vergangenheit

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Geschäftsführer

Liste

Überweisungen

Vermerk

Zahlscheine

oder Buchhaltung

Listen

Überweisungen

• zahlreiche Listen

• zahlreiche Vermerke

• ange Durchlaufzeiten

• Beleg nicht für alle

Beteiligten jederzeit

einsehbar

Ablage


Lösungsansätze heute – bei ausgelagerter Buchhaltung

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Unternehmer (Sekretariat) scannt die Belege, erfasst mit geeigneter

Software und leitet diese zur Freigabe an Verantwortlichen weiter

Verantwortlicher gibt elektronisch frei, hinterlegt die Kostenstelle

GCT verbucht die Belege wöchentlich

GCT generiert einen Zahlungsvorschlag

GCT generiert einen Mahnvorschlag

GCT erstellt monatliche Auswertungen (zB Erfolgsverlgeiche)

Unternehmer gibt Zahlungs- und Mahnvorschlag frei

GCT erstellt den Datenträger für die Überweisung, stellt

diesen in das Netbanking

GCT versendet die Mahnungen

Unternehmer

Unternehmer

Unternehmer

GCT

GCT

Unternehmer haben mehr Zeit für das Wesentliche

Software


Lösungsansätze heute – Status Quo

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Software

• nach Eingang sofort in Software erfasst

• keine zusätzlichen Listen erforderlich

• für jeden (Berechtigten) gleichzeitig aufrufbar

• strukturierte Ablage

Offene Posten Liste nach Lieferanten

Zahlungsvorschlag

Mahnvorschlag (bei Kunden)

Auswertung jederzeit

Datenträger hochgeladen

Mahnungen versendet


Erfahrungen von GCT

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Lösungsansätze heute

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Lösungsansätze heute - Status quo

Vorteile der Digitalisierung

Digitaler Workflow

Scan der Rechnungen direkt beim Posteingang

Digitale Weiterleitung der Rechnungen zur Freigabe an die Verantwortlichen

Archivierung in einem revisionssicheren Archiv

Vorteile

Automatisches Auslesen von Rechnungsinformationen

Trennung Erfassungsarbeit – Kontierung

Unmittelbare Weiterleitung der Rechnung

Möglichkeit der parallelen Kontrolle und Freigabe

Ergänzung der Rechnung durch Daten (Kostenstelle, etc.)


Lösungsansätze heute - Status quo

Zeitersparnis durch automatisches Auslesen von

Rechnungsdaten

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Liefert bessere Informationen zur Steuerung der

Lieferantenzahlungen

Erfassung der Eingangsrechnung bei Posteingang und zentraler Zugriff auf dies Informationen verringert Mehrfacheingaben

Nutzen der Digitalisierung

Digitale Archivierung von Rechnungen ermöglicht den Zugriff und Verknüpfung der Dokumente mit Prozessen und Geschäftsdaten

Ortsunabhängige Bearbeitung (z.B. „Home-Office“) - Mobilität

Keine physische Ablage und Einsparungen von Raumbedarf

Finden statt suchen im Archiv bringt mehr Zeit für die Kontrolle der Daten im Rechnungswesen (elektronische

Suchfunktionen nützen!)

Umsatzsteigerung durch neue Produkte

Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit


Chancen und Möglichkeiten der digitalen Veränderung

Effizienzsteigerung im Betrieb

KostenreduktionEinsatz von

Technologien (zB virtuelle Konferenzen)

Produktivitäts-steigerung

Einsatz von Technologien (zB

automatischer Bestellprozess)

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Interne Möglichkeiten



Chancen und Möglichkeiten der digitalen Veränderung

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Erhöhung der Kundenbindung

Verbessertes Kundenerlebnis

Multiple und integrierte Kanäle (klassische Filiale, Handy, E-Shop,…)

KundeninsightsTracking und Analyse-

Tools zum Kundenverhalten

Externe Möglichkeiten

Umsatzsteigerung durch neue Produkte

Komplett neue Produkte

Erstellung neuer Produkte wie eBooks,

Apps,…

Produkterweiterungen

Erweiterung des bestehenden

Angebotes auf digitale Plattform



Phasen einer digitalen Transformation

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Analyse

• 1. Kunden (Bedürfnisse, Kundenwert, Segmentierung)

• 2. Wettbewerber (Performance, Aktuelle Positionierung, Neue Marktteilnehmer)

• 3. Markt (Größe, Potential & Grenzen, zukünftige Entwicklungen)

• 4. Unternehmensfähigkeiten

Strategie

• Definition der Marktpositionierung

• Selektion der Zielgruppe

Design

• Customer Experience Vision

• Überzeugende Customer Experience / Value Proposition

• Identifikation von Opportunitäten

Org. Impact

• Menschen, Struktur, Kultur

• Prozesse & Systeme

• Governance, Controlling

Transfor-mation

• Transformation, Roadmap & Programm Management

• Interne Kommunikation, Change Management

• Branding, externe Kommunikation, PR



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