Dokumente per Mail versenden -...

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Dokumente per Mail

versenden

V 6.6

Dokumente per Mail versenden

2 Stand: 02.03.2017

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung ...................................................................................................................... 3

2 Notwendige Stammdaten ................................................................................................ 3

2.1 SMTP Konfiguration ................................................................................................. 3

2.2 Berichte (Reports) .................................................................................................... 4

3 Mail-Workflow-Aktivitäten ............................................................................................... 4

3.1 Gemeinsame Parameter ........................................................................................... 4

3.2 Parameter der Aktivitäten BestellungMailVersenden und BestellungProFilialeMAilVersenden

............................................................................................................................. 5

3.3 Parameter der Aktivitäten KundenauftragMailVersenden und

KundenlieferscheinMailVersenden........................................................................................ 5

3.4 Parameter der Aktivität KundenrechnungMailVersenden ............................................... 6

3.5 Parameter der Aktivität UmlagerungsAuftraegeMailVersenden....................................... 6

4 Werte für Parameter eingeben ......................................................................................... 7

4.1 Vorschlagswert ........................................................................................................ 7

4.2 Variable ................................................................................................................. 7

5 Platzhalter in MailSubject und MailText ............................................................................. 9

5.1 Platzhalter für Werte aus den Dokumenten ................................................................. 9

5.2 Platzhalter für Datum ............................................................................................... 9

6 Bestehende Workflows .................................................................................................. 10

6.1 VK Preisänderung per Mail versenden ...................................................................... 10

7 Auslösen von Alarmen (Alerts) ........................................................................................ 12


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1 Einleitung

Die Futura4Retail bietet in verschiedenen Funktionsbereichen den Dokumentenversand per E-Mail an.

Die nachfolgende Beschreibung unterstützt Nutzer im Verständnis und in der Anwendung der

Funktionalität.

Die Dokumente werden als PDF-Anhang per Mail verschickt. Empfänger der Mails sind Lieferanten,

Filialen oder Kunden, je nach Dokumenttyp. Die Mailobjekte sind in folgenden Domänen und

Workflows zu finden:

- Kundenauftrag

Hier können die Mails an den Kunden und die Filiale geschickt werden (Kundenaufträge,

Kundenlieferscheine und Kundenrechnungen).

- Bestellungen

Hier können die Mails an den Lieferanten und die Filiale geschickt werden.

- Warensteuerung

Hier können die Mails an die annehmende und abgebende Filiale geschickt werden

(Umlagerungsaufträge an annehmende und abgebende Filiale).

Nachfolgend werden die Mail-Workflows, deren Konfigurationsmöglichkeiten und die

Voraussetzungen beschrieben.

2 Notwendige Stammdaten

Zum Verschicken von Mails ist die Eingabe von Stammdaten notwendig.

2.1 SMTP Konfiguration

System->Stammdaten->Stammdaten allgemein

Die im Knoten SMTP-Konfigurationen vorhandenen Konfigurationen stehen in den PerMail-

Versenden-Workflows (Mail-Workflows) als Auswahl für den Workflow-Parameter

„SmtpConfigurationIn“ zur Verfügung.

Im Bereich SMTP Konfiguration/Dokumentenversand müssen die SMTP-Daten eines 'echten'

Mailservers eingegeben werden. Dieser übernimmt das Versenden der Mails.


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Über die Schaltfläche [Sende Testmail an E-Mail Absender] können die eingegebene Daten durch

eine abgehende E-Mail geprüft werden. Konnte die Mail nicht versendet werden, erscheint eine

Fehlermeldung mit dem zugehörigen Grund.

2.2 Berichte (Reports)

Die Dokumente werden als PDF-Anhang verschickt. Das Layout der PDF-Anhänge wird durch den

Bericht (Report) bestimmt, der in den Workflowparametern festgelegt wurde. Es sind dieselben Reports,

die auch beim Drucken der Dokumente verwendet werden.

Aber nicht nur der PDF-Anhang, sondern auch der Mailtext kann mittels eines Reports festgelegt

werden.

3 Mail-Workflow-Aktivitäten

Für die verschiedenen Dokumenttypen stehen jeweils passende Aktivitäten zur Verfügung, die in den

Workflows benutzt werden. Die verschieden Aktivitäten haben gemeinsame, aber auch individuelle

Parameter, die hier beschrieben werden.

3.1 Gemeinsame Parameter

Die gemeinsamen Parameter werden für alle Aktivitäten genutzt. Ab Kapitel 3.2 werden die

spezifischen Parameter der Aktivitäten ausgeführt.

BCC

Es wird ein versteckter Empfänger hinzugefügt.

CC

Es wird ein weiterer Empfänger hinzugefügt.

DocumentReportIn

Der Report, der für die PDF-Anhänge verwendet wird.


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Documents

Liste der Dokumente, die verarbeitet (verschickt) werden.

IsBatchActivity

Ist dieses Flag gesetzt, werden bei der Verarbeitung der Aktivität keine Fenster geöffnet.

MailSubject

Die Betreffzeile der Mail. Es werden verschiedene Platzhalter (Feldnamen, Datumsangaben)

unterstützt. Diese werden später beschrieben .

MailText

Der Text der Mail. Ist der Parameter MailTextReportIn gesetzt, wird MailText nicht verwendet.

MailText unterstützt ebenfalls Platzhalter, analog zu MailSubject.

MailTextReportIn

Report, der als HTML-Text in den Mailtext übernommen wird.

OneAttachmentPerDocument

Bei gesetztem OneAttachmentPerDocument wird aus allen Dokumenten nur ein PDF-Anhang

erzeugt. Ist OneAttachmentPerDocument nicht gesetzt, wird pro Dokument ein Anhang erzeugt.

OneMailPerRecipient

Bei gesetztem OneMailPerRecipient werden die Dokumente mit nur einer Mail pro Empfänger

verschickt. Abhängig von OneAttachmentPerDocument kann der Anhang für alle Dokument oder

pro Dokument verarbeitet werden.

SmptConfiguration

Hier wird die SMTP-Konfiguration festgelegt, mit der die Mails verschickt werden.

3.2 Parameter der Aktivitäten BestellungMailVersenden und

BestellungProFilialeMAilVersenden

Nach dem fehlerfreien Versenden der Mail, wird der Verarbeitungsstatus auf „Exportiert“ gesetzt.

AnsprechpartnerTyp

Ist SendToSupplier nicht gesetzt, ist der Mailempfänger der Ansprechpartner mit dem entsprechenden

Ansprechpartnertyp. Ist kein Ansprechpartner vorhanden, ist der Mailempfänger der Lieferant selbst.

SendToSupplier

Bestimmt die Mailempfänger. Bei gesetztem SendToSupplier ist der Lieferant selbst der

Mailempfänger, sonst an den Ansprechpartner.

3.3 Parameter der Aktivitäten KundenauftragMailVersenden und

KundenlieferscheinMailVersenden

SendToCustomer


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Bestimmt die Mailempfänger. Bei gesetztem SendToCustomer ist der Kunde der Mailempfänger,

sonst die Auftragsfiliale bzw. deren Ansprechpartner (siehe AnsprechpartnerFilialeTyp)

AnsprechpartnerFilialeTyp

Ist SendToCustomer nicht gesetzt, ist der Mailempfänger der Ansprechpartner mit dem

entsprechenden Ansprechpartnertyp. Ist kein Ansprechpartner vorhanden oder der Parameter

UseAnsprechpartnerFilialeTyp nicht gesetzt, ist die Filiale der Mailempfänger.

UseAnsprechpartnerFilialeTyp

Ist SendToCustomer nicht gesetzt, entscheidet UseAnsprechpartnerFilialeTyp, ob die Filiale selbst

oder deren Ansprechpartner Mailempfänger ist.

3.4 Parameter der Aktivität KundenrechnungMailVersenden

SendToCustomer

Bestimmt die Mailempfänger. Bei gesetztem SendToCustomer ist der Kunde der Mailempfänger,

sonst sind die Auftragsfilialen bzw. deren Ansprechpartner (siehe AnsprechpartnerFilialeTyp)

Mailempfänger.


Ist SendToCustomer nicht gesetzt, sind die Ansprechpartner der Auftragsfilialen mit dem

entsprechenden Ansprechpartnertyp Mailempfänger. Ist kein Ansprechpartner in der entsprechenden

Filiale vorhanden oder der Parameter UseAnsprechpartnerFilialeTyp nicht gesetzt, ist die Filiale

selbst Mailempfänger.


Ist SendToCustomer nicht gesetzt, entscheidet UseAnsprechpartnerFilialeTyp, ob die

Auftragsfilialen selbst Mailempfänger sind oder sonst deren Ansprechpartner.

3.5 Parameter der Aktivität UmlagerungsAuftraegeMailVersenden

Nach dem fehlerfreien Versenden der Mail an die abgebende Filiale (Parameter SendToBranchFrom

ist gesetzt), wird der Umlagerungsauftrag auf „IstGedruckt“ gesetzt.


Ist UseAnsprechpartnerFilialeTyp gesetzt, ist der Ansprechpartner der abgebenden/annehmenden

Filiale mit dem entsprechend Ansprechpartnertyp Mailempfänger. Ist kein Ansprechpartner vorhanden

oder der Parameter UseAnsprechpartnerFilialeTyp nicht gesetzt, ist die abgebende/annehmende

Filiale selbst Mailempfänger.

SendToBranchFrom

Ist SendToBranchFrom gesetzt, ist der Mailempfänger die abgebende Filiale bzw. deren

Ansprechpartner, sonst die annehmende Filiale bzw. deren Ansprechpartner.



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Ist UseAnsprechpartnerFilialeTyp gesetzt, ist der Ansprechpartner der abgebenden/annehmenden

Filiale Mailempfänger, sonst die abgebende/annehmende Filiale selbst.

4 Werte für Parameter eingeben

Für die Eingabe der Parameterwerte in den Workflows gibt es zwei Möglichkeiten. Sollen die Werte

einmalig für einen Workflow zur Verfügung stehen, kann der Vorschlagswert befüllt werden. Soll ein

Wert für mehrere Workflows zur Verfügung stehen, empfiehlt es sich eine Variable zu definieren.

Variablen bleiben auch bei Updates erhalten.

4.1 Vorschlagswert

Der Vorschlagswert kann ein oder mehrere, mit Semikolon getrennte, Eingaben enthalten. Achtung!

Update überschreibt die Vorschlagswerte oder Workflows vor dem Update exportieren, nach dem

Update importieren.

4.2 Variable

Im ‚Organisation Designer‘ im Reiter ‚Orga Modell‘ eine neue Variable anlegen.

ID: Selbstgewählter Name

Typ Name: String oder Boolean, je nach erwartetem Eingabewert

Ist Liste: wenn gesetzt, können auch mehrere Eingabewerte verarbeitet werden


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Im Reiter Organisation/Parameter einen neuen Eintrag vornehmen und die möglichen Werte

eingeben. In der ersten Spalte kann die Variable ausgewählt werden.

Am Workflow die Variable auswählen.


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5 Platzhalter in MailSubject und MailText

5.1 Platzhalter für Werte aus den Dokumenten

Die Parameter MailSubject und MailText können Platzhalter enthalten, die beim Erstellen der Mail

ersetzt werden durch die Werte aus dem jeweiligen Dokument. Werden mehrere Dokumente in einer

Mail verschickt, werden die Platzhalter mit den Werten des ersten Dokuments ersetzt.

Syntax: Die Felder der Dokumente werden in geschweifte Klammern {} eingeschlossen.

Bsp. für Kundenauftrag mit Nummer 5:

Parameter MailSubject: Ihr Kundenauftrag mit Nummer {Nr}

Resultierender Betreff des Mails: Ihr Kundenauftrag mit Nummer 5

5.2 Platzhalter für Datum

Um das aktuelle Tagesdatum oder das aktuelle Tagesdatum mit Uhrzeit in der Mail setzen zu können,

gibt es entsprechende Datumsplatzhalter.

Syntax: Die Datum-Tags werden eingeschlossen geschweifte und eckige Klammern {[]}.

Mögliche Tags:

Tagesdatum {[Today]}

Tagesdatum mit Uhrzeit {[Now]}

Weiter können jeweils ganze Tage addiert bzw. subtrahiert werden. Die Syntax dazu ist: Leerzeichen,

dann + oder –, dann Leerzeichen, dann Anzahl Tage:


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Bsp.:. Heute ist der 25.07.2013 11:44:15:

Heute: {[Today]} -> 25.07.2013

Jetzt: {[Now]} -> 25.07.2013 11:44:15

Gestern: {[Today - 1]} -> 24.07.2013

Jetzt vor einem Tag: {[Now - 1]} -> 24.07.2013 11:44:15

Übermorgen: {[Today + 2]} -> 27.07.2013

Jetzt in 2 Tagen: {[Now + 2]} -> 27.07.2013 11:44:15

Weiter kann das Datum formatiert werden:

Syntax: Leerzeichen, dann Formatstring:

Heute: {[Today yyyy.MM.dd]} -> 2013.07.25

Morgen: {[Today +1 yyyy.MM.dd]} -> 2013.07.27

Weitere Infos zu Formatstrings:

Standard Date and Time Format Strings:

http://msdn.microsoft.com/en-us/library/vstudio/az4se3k1(v=vs.100).aspx

Custom Date and Time Format Strings:

http://msdn.microsoft.com/en-us/library/vstudio/8kb3ddd4(v=vs.100).aspx

6 Bestehende Workflows

Bestellungen per Mail versenden

Umlagerungsauftraege per Mail an abgebende Filiale

Umlagerungsauftraege per Mail an annehmende Filiale

Kundenauftraege per Mail versenden

Kundenlieferschein per Mail versenden

Kundenrechnung per Mail versenden

6.1 VK Preisänderung per Mail versenden

Unter ‚Stammdaten/Stammdaten Allgemein‘ muss die SMTP-Konfiguration konfiguriert sein (Server

und E-Mail-Sender), die im Workflow für den Versand verwendet wird (Siehe 2.1 SMTP Konfiguration).

Abbildung 1: SMTP-Konfiguration aufrufen






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Unter Verkauf/Filiale/Person muss auf oberster Ebene eine gültige (Empfänger-) E-Mail-Adresse

eingetragen sein.

Abbildung 2: Ansicht der geöffneten Filiale

Workflow-Designer öffnen (System/Administration/Workflow Designer).

Hier befindet sich unter ‚Workflow System/Warensteuerung/Workflows‘ der neue Workflow ‚VK-

Preisänderungen per Mail an Filiale schicken‘.

Auf dem Eingangsknoten zu ‚SendMailWithPriceChangesToBranches‘ kann der Report hinterlegt

werden, der per Mail versendet wird (Bsp. Preisänderung per Mail senden).


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Zudem kann hier die SMTP-Konfiguration geändert werden, über die der Report dann versendet wird

(Bsp.: Dokumentversand).

Mit dem Versand der Preisänderungslisten wird eine Nachricht in das Ereignismanagement

geschrieben. Bei erfolgreichem Versand wird die Anzahl der versandten Mails übertragen, andernfalls

eine Fehlermeldung.

7 Auslösen von Alarmen (Alerts)

Tritt beim Versenden der Mails ein Fehler auf, werden Alarme (Alerts) ausgelöst. Die Alarme enthalten

die Dokumente, die nicht per Mail verschickt werden konnten.

In der Event-Ansicht des Workbaskets wird der aufgetretene Fehler im Reiter ‚Details‘ angezeigt. Die

Nachricht enthält neben der Fehlermeldung auch Infos über den aufrufenden Workflow.


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Nach Beseitigung der Fehlerursache, kann der entsprechende Workflow im Reiter ‚Daten‘ mit den

nicht gesendeten Dokumenten aufgerufen werden.

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