Dr. Martin Lensch Sigrid Lieberum InSceno Coaching Jahresgespräche Inhalte 1. Tag Das...

Dr. Martin Lensch Sigrid Lieberum

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Jahresgespräche

Inhalte

1. TagDas Jahresgespräch (Definition; Nutzen und Grenzen; Regeln und Rahmenbedingungen; Inhalte)

Der Leitfaden zur Vorbereitung des JahresgesprächsGesprächsführung im Jahresgespräch I• zielorientiertes Fragen

2. TagGesprächsführung im Jahresgespräch II• wirkungsvolles Feedback Überprüfbare Ziele und ZielformulierungenInformation der Mitarbeiter über das JahresgesprächIndividuelle Besonderheiten


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Verschiedene gebräuchliche Bezeichnungen

• Mitarbeitergespräch

• Personalentwicklungsgespräch

• Jahresgespräch

• Mitarbeiterjahresgespräch (MJG)

• Vorgesetzten-Mitarbeiter-Gespräch (VMG)

• Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch (MVG)

• Vorgesetzten-MitarbeiterInnen-Gespräch

• Zielvereinbarungsgespräch

• Top-Ziel-Gespräch

• Orientierungsgespräch

• Beurteilungsgespräch


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Was ist das?

• 4-Augen-Gespräch

• zwischen Vorgesetztem/r und Mitarbeiter/in

• ohne konkreten Anlass

• vorbereitet mit einem Leitfaden

• regelmäßig

• mit Zielvereinbarungen


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Wozu dienen sie?

• Informationen über Arbeitsabläufe und Ziele der Organisation geben und erhalten

• Vorstellungen und Erwartungen austauschen• Wertschätzung und Anerkennung ausdrücken und

erfahren• Rückmeldung (Lob und Kritik) zu Leistung und Verhalten

geben und erhalten• Probleme und Konflikte frühzeitig erkennen • Leistung durch Zielvereinbarungen überprüfbar machen • Verantwortungsspielräume vergrößern und Motivation

steigern• Führungskräfte qualifizieren• Organisationsstrukturen klären und verbessern


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Regeln und Rahmenbedingungen

• Das Jahresgespräch ist ein Vier-Augen Gespräch.

• Das Gespräch findet einmal jährlich statt.• Der/die Vorgesetzte lädt den Mitarbeiter/in ein.• Das Gespräch wird mit Hilfe eines Leitfadens

vorbereitet.• Die Inhalte werden mit der gebotenen

Vertraulichkeit behandelt.• Getroffene Vereinbarungen werden von beiden

Gesprächspartnern unterzeichnet.


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Schritte zur Vorbereitung und Durchführung

• Das Instrument „Jahresgespräch“ den Mitarbeitern vorstellen

• Termine mit den Mitarbeitern vereinbaren• Das Gespräch mit Hilfe des Leitfadens

vorbereiten• Das Gespräch durchführen

(Zeitrahmen 1 - 1,5 Std.)• Ziele und Entwicklungsmaßnahmen schriftlich

vereinbaren


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I. Rückblick

• Zuständigkeit• Arbeitszufriedenheit• Arbeitsleistung• aktuelle Probleme• Überprüfung der vereinbarten Ziele und

Maßnahmen


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II. Eignung

• gute Leistungen und Kritikpunkte• Interessen und ungenutzte Fähigkeiten• Entwicklungspotentiale

III. Zusammenarbeit

• zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern • mit Kolleginnen und Kollegen • mit z.B. Gemeindemitgliedern, Patienten,

Kindergarteneltern und „Kunden“


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IV. Ziele

• Übergeordnete Ziele• Ziele für den Mitarbeiter• Maßstäbe für die Zielerreichung

V. Entwicklungsmaßnahmen

• Fortbildungen• Unterstützung durch Vorgesetzte,

Kolleg/innen, Coaches/Supervisoren


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Zielgerichtete Fragen

Die offene oder öffnende Frage (‚W‘- Frage)

• Die offene Frage beginnt mit einem Fragewort.• Die offene Frage veranlasst den Gesprächspartner, ausführlich

zu antworten.

Beispiele:

• Was daran war schwierig?• Wie haben Sie das gemacht? Wie sind Sie vorgegangen?• Welche Veränderung ist eingetreten?• Was wollen Sie konkret erreichen?• Was wäre gut für Sie? Was erwarten Sie von mir?• Welche Idee haben Sie noch?• Wer könnte Sie unterstützen? • Bis wann können Sie das erledigen?


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Die doppelte ‚W‘- Frage

• Die Doppelfrage beginnt mit einem Fragewort und enthält zwei Fragen.

• Die Doppelfrage lässt dem Gesprächspartner die Wahl.

Beispiele:

• Was ist im letzten Jahr gut gelaufen, was ist weniger gut gelaufen?

• Was läuft gut, was läuft weniger gut? • Was ist Ihnen gut gelungen, was ist Ihnen nicht so gut

gelungen?• Welche Ziele haben Sie erreicht, welche nicht?


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Die geschlossene oder abschließende Frage

• Die geschlossene Frage beginnt mit einem Verb. • Sie ermöglicht als Antwort theoretisch nur ein ‚Ja‘ oder

‚Nein‘.

Beispiele:

• Haben Sie eine Idee, wie Sie das Problem lösen können?• Sehen Sie noch eine andere Möglichkeit?• Sind Sie damit einverstanden?• Haben wir alles besprochen?• Haben Sie noch Fragen?• Ist alles klar?


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Die Alternativfrage

• Die Alternativfrage beginnt mit einem Verb und enthält zwei Fragen.

• Sie ermöglicht als Antwort theoretisch nur eine der vorgegebenen Möglichkeiten.

Beispiele:

• Wollen Sie noch jemanden dazunehmen, oder machen Sie das lieber allein?

• Montag oder Dienstag? Was passt Ihnen besser?• Soll ich die Kollegin ansprechen, oder wollen Sie es lieber selbst

tun?• Haben wir alles besprochen, oder ist noch etwas offen?• Haben Sie noch Fragen, oder ist alles klar?


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Absicht / Ziel

Meinungen / Einstellungenkennen lernen

Erfahrungen / Ideen erhalten

Tatsachen erfahren

Entscheidungen herbeiführen

Bestätigung / Ablehnung klären

Der Fragetrichter

Formulierung

Doppelfrage

offene Frage oderW-Frage

Alternativ-Frage

geschlossene Frage


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Fragerichtungen

Vergangenheit

Gegenwart Zukunft

Zustand/ Problem

1. 4. 7.

Ressource 2. 5. 8.

Lösung 3. 6. 9.


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Feedback - Regeln für eine wirksame Umsetzung

• Das Feedback soll das Geschehen und die eigenen Reaktionen darauf beschreiben.

• Das Feedback soll möglichst in eigenem Namen erfolgen.

• Das Feedback soll sich auf wenige Punkte beschränken.

• Das Feedback soll sich auf konkrete Geschehnisse beziehen und auf Verallgemeinerungen verzichten.

• Das Feedback soll möglichst bald nach dem aktuellen Geschehen erfolgen.


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Feedbackformel

Verhalten + Wirkung + Gefühl + Wunsch

1. VerhaltenWas habe ich beobachtet?Auf welche Handlungen beziehe ich mich?

2. Folgen / WirkungWas hat das Verhalten ausgelöst?Welche Folgen sind eingetreten?

3. Gefühl / BewertungWas hat das bei mir ausgelöst?Wie bewerte ich das Verhalten?

4. Wunsch / ErwartungWas wünsche ich mir?Was erwarte ich vom/von der Mitarbeiter/in?


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Feedback - Beispiel: Kritik

1. Verhalten: „Das Protokoll unserer letzten Besprechung haben Sie den Teammitgliedern nicht zum verabredeten Termin geschickt.“

2. Folgen: „Da das Protokoll wichtige Informationen enthält, können wir im Moment nicht weiterarbeiten. Einige Kollegen haben mich schon gefragt, wann das Protokoll denn kommt.“

3. Gefühl: „Ich habe mich darüber geärgert, dass ich die Kollegen vertrösten musste, und mache mir Sorgen, ob wir den vorgesehenen Termin einhalten können.“

4. Wunsch / Erwartung: „Es wäre schön, wenn Sie in Zukunft das Protokoll 3 Tage vor der nächsten Sitzung per e-Mail verschicken könnten.“oder: „Ich erwarte, dass das Protokoll in Zukunft jedem Teammitglied 3 Tage vor der Sitzung vorliegt.“


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FeedbackBeispiel: Anerkennung

1. Verhalten: „Das Konzept um das ich Sie bat, enthielt alle wichtigen Punkte, und Sie haben es außerdem sehr ansprechend formuliert.“

2. Folgen: „Ich werde es so übernehmen und auch anderen Abteilungen empfehlen.“

3. Gefühl: „Es freut mich sehr, dass Sie sich so schnell in die Materie eingearbeitet haben.“


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Wozu dienen Ziele?

Ziele werden vereinbart, um...• die Kraft auf die für den Bereich wichtigen

Ergebnisse zu konzentrieren• die Kreativität und den Sachverstand aller

Mitarbeiter zu nutzen• die einzusetzenden Mittel und Methoden zu

bestimmen• alle Beteiligten einzubinden, zu informieren und ihr

Engagement zu gewinnen• die Verantwortlichkeit für die Zielerreichung

zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern abzustimmen

• eine verbindliche Grundlage zur Überprüfung und Beurteilung der gezeigten Leistung zu haben


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Zielkategorien

1. LeistungszieleLeistungserbringung und -steigerung(Qualität oder Quantität)

2. Ziele des Arbeitsverhaltens Informations- und Kooperationsverhalten Genauigkeit und Fehlervermeidung Umgang mit „Kunden“

3. Führungsziele Verbesserung des Führungsverhaltens (nur für MA mit Führungsaufgaben)

4. Entwicklungsziele (Steigerung der Qualifikation zur Erreichung der Ziele)


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Wirksam formulierte Ziele sind smart

• Spezifiziert

• Messbar

• Anspruchsvoll

• Realistisch

• Terminiert


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Zielvereinbarungen (die häufigsten Fehler)

• Nicht Ziele, sondern Tätigkeiten werden vereinbart.

• Ziele werden vorgegeben, nicht vereinbart.

• Es werden nur qualitative, keine quantitativen Ziele vereinbart.

• Es wird keine angemessene, terminierte Zielkontrolle vereinbart.


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Der Weg zur Zielformulierung


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Zielfindungsfrage

Was soll der Mitarbeiter / die Mitarbeiterin

anders, besser, mehr, neu oder zusätzlich

machen als bisher?


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0. Zielnehmer: Wer soll das Ziel erreichen?

1. Zielnutzen: Wozu ist das Ziel gut? Welchen Nutzen haben Mitarbeiter/innen, Organisation und Kunden?

2. Zielinhalt: Was ist das Ziel? Wie sieht der angestrebte Zustand aus?

3. Zieltermin: Wann ist das Ziel erreicht?

4. Zielschritte: Was sind die (ersten) Schritte zur Zielerreichung?

5. Zielmaß: Wie viel (quantitativ)? Wie gut (qualitativ)? Woran erkennen wir, ob und in

welchem Maße das Ziel erreicht ist?

6. Zielkontrolle: Wie überprüfen wir die Erreichung des Zieles?

7. Zielunterstützung: Welche Unterstützung braucht MA zur Erreichung des Ziels?


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Die Grammatik der Zielformulierung

Finalsatz (Damit ... ; Um ... zu ...)

Aktiv statt Passiv (MA X hat die Datenbank aufgebaut. statt Die Datenbank ist/wird/wurde aufgebaut.)

Vollverben statt Modalverben (MA X leitet die Dienstbesprechungen. statt MA X will/soll... leiten.)

Präsens oder Perfekt statt Futur (MA X macht ... statt ... wird machen ...; MA X hat ... aufgebaut. statt ... wird aufbauen.)


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Informationsveranstaltung für Mitarbeiter/innen

1. Der/die zuständige Vorgesetzte informiert über Zweck und Ziel des Jahresgesprächs.

2. Er/sie trägt vor zu• Nutzen• Grundsätze und Rahmenbedingungen• Schritte zur Vorbereitung und Durchführung• Aufbau des Jahresgesprächs

3. Die Mitarbeiter arbeiten einzeln zum Thema: „Welche Fragen, Kommentare, kritische Anmerkungen habe ich zum Jahresgespräch?“ und notieren die Fragen, etc. auf Karten.


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Jahresgespräche

Informationsveranstaltung für Mitarbeiter/innen

4. Die Mitarbeiter diskutieren, sortieren und beantworten sich die Fragen in Kleingruppen und übergeben die offenen Fragen an den/die Vorgesetzten.

5. Der/die Vorgesetzte beantwortet aus seiner Kenntnis die fachlichen Fragen zum Jahresgespräch und sortiert die entscheidungsrelevanten Fragen zur Beantwortung durch die Steuerungsgruppe aus.

6. Der/die Vorgesetzte spricht ein Schlusswort zum guten Gelingen.

7. Die Mitarbeiter erhalten die Broschüre mit Vorwort, Rahmenbedingungen und den Leitfäden zur Vorbereitung.

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