drebis

Benutzer-Handbuch

drebis – Nutzungsmöglichkeiten auf einen Blick

Das drebis-Portal ist eine Plattform für den direkten Austausch von Informationen zwischen Rechtsanwälten und Versicherungsunternehmen ohne Medienbruch und in kürzestmöglicher Zeit. Über drebis werden De-ckungsanfragen und Schadenmeldungen in Richtung Versicherung und die nachfolgende Kommunikation (Deckungsentscheidung, weiterer Schriftverkehr) bis hin zur Übersendung der (Vorschuss-) Kostennote elektronisch abgewickelt. drebis können Sie auf zwei verschiedene Arten nutzen: zum einen webbasiert über www.drebis.de oder direkt innerhalb Ihrer Kanzleisoftware.

Die Nutzung von drebis mit einer Kanzleisoftware

Mittlerweile haben viele Kanzleisoftwarehersteller die drebis-Rechtsschutz-Schnittstelle in ihr Produkt integriert. Wenn Sie drebis aus einer Kanzleisoftware heraus nutzen, können Sie Deckungsanfragen, Korrespondenzen und Rechnungen direkt aus der Kanzleisoftware heraus an das jeweilige Versicherungsunternehmen senden. Außerdem werden bei einer Deckungsanfrage jegliche Stammdaten des Mandanten direkt aus der Akte übernommen und eine „Doppelerfassung“ von bereits eingegebenen Daten entfällt.

Folgende Kanzleisoftwares besitzen eine integrierte drebis-Rechtsschutz-Schnittstelle:

§ Advoware

§ AnNoText

§ BSAnwalt

§ ReNoStar

§ WinMACS

§ RA-MIRCO

§ GKO

§ NoRA

§ RAWIN 2010

§ j-lawyer.org

§ DATEV

Bevor Sie drebis über Ihre Kanzleisoftware nutzen können, müssen Sie für Ihre Kanzlei zunächst einen Account auf www.drebis.de anlegen.

Die webbasierte Nutzung von drebis ohne eine Kanzleisoftware

Für die Nutzung von drebis ist eine Kanzleisoftware nicht zwingend erforderlich. Das drebis-Portal ist für Kanzleien ohne Kanzleisoftware oder für Kanzleien, deren Kanzleisoftware die drebis-Schnittstelle noch nicht integriert hat, gedacht.Das drebis-Portal ist über alle gängigen Webbrowser (Google Chrome, Mozilla Firefox und weitere) über die URL www.drebis.de erreichbar.

In den Anmelde- und Regestrieungsbereich gelangen Sie über den blauen Butten "Portal Login" rechts oben auf der drebis-Webseite.

2 BENUTZER-HANDBUCH

ANLEGEN EINES ACCOUNTS

Um drebis nutzen zu können – ganz gleich ob webbasiert oder mit einer Kanzleisoftware, müssen Sie zunächst einen Account für Ihre Kanzlei anlegen. Um dies tun zu können, klicken Sie ganz einfach auf den "Jetzt registrieren"-Button im Login-Bereich:

Auf der Registrierungsseite müssen alle Pflichtfelder mit den Angaben zur Kanzlei ausgefüllt werden. Unter „Persönliche Daten“ werden die Felder mit den Daten des Kanzleiverantwortlichen gefüllt. Die mit einem * markierten Felder sind Pflicht-felder. Im Anschluss werden die AGB ausgewiesenen. Sind Sie mit den Bedingungen einverstanden, müssen Sie diese bestäti-gen, indem Sie die entsprechende Checkbox ausgewählen. Danach auf „Eingabe bestätigen“ klicken.Nachdem erfolgreich alle Daten eingegeben und bestätigt wurden, wird innerhalb weniger Minuten eine E-Mail an die angege-bene E-Mail-Adresse gesendet, mit der der Registrierungsvorgang abgeschlossen wird.In der E-Mail ist ein Link enthalten, über den Sie eine Seite öffnen, auf der Sie Ihr Passwort festlegen. Somit ist die Registrie-rung abgeschlossen.

ANMELDUNG IM PORTAL

Wenn Sie Ihren Account erfolgreich angelegt haben, können Sie sich nun im LogIn-Bereich auf der Startseite von www.drebis.de im Portal anmelden und drebis sofort nutzen.

PASSWORT VERGESSEN

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben können, Sie über den Button "Passwort vergessen?" die Zurücksetzung des Passworts anfordern. Innerhalb weniger Minuten wird Ihnen eine E-Mail an die registrierte E-Mail-Adresse mit einem Link zugesandt, mit dem Sie das Passwort neu setzen können.

3 BENUTZER-HANDBUCH

BENUTZERPROFIL BEARBEITEN

Auf der oberen rechten Seite im drebis-Portal (nach erfolgreichem Login) können Sie Ihr Benutzerprofil anpassen.

Dort können Sie die folgenden Informationen anpassen:

§ Name

§ E-Mail-Adresse

§ Kennwort ändern

§ Zentralruf-Kennung ändern

§ Zentralruf-Passwort ändern

§ Sichtbarkeit der Schadenfälle

§ Benachrichtigung bei neuen Mitteilungen

KANZLEIPROFIL BEARBEITEN / NEUE BENUTZER ANLEGEN

Auf der oberen rechten Seite des drebis-Portals gibt es die Möglichkeit, die Kanzleidaten anzupassen und neue Benutzer/Mitarbeiter für die Kanzlei anzulegen. Dieser Punkt ist nur zu sehen, wenn Sie der Kanzleiverantwortliche für diese Kanzlei sind. Pro Kanzlei kann es nur einen Kanzleiverantwortlichen geben.

NEUE DECKUNGSANFRAGE / SCHADENMELDUNG IM DREBIS-PORTAL

Nach dem Einloggen im drebis-Portal stehen Ihnen verschiedene Reiter im oberen Bereich zur Auswahl. Um einen neuen Schaden über drebis zu melden, klicken Sie auf den Reiter „Schaden melden“ und wählen Sie die Schadenart (Rechtsschutz oder KFZ) aus, die gemeldet werden soll.

SCHADENMELDUNG RECHTSSCHUTZ

Wenn Sie "Rechtsschutz" ausgewählt haben, können Sie anschließend die jeweilige Versicherung wählen, an die Sie den Schaden melden möchten.

Nachdem die Versicherung ausgewählt wurde, öffnet sich der individuelle Fragenkatalog. Es müssen nun die Stammdaten, Daten des Mandanten und die Art der Meldung eingegeben werden, anschließend klicken Sie auf „Weiter“.

Auf der nächsten Seite müssen Fragen zu der Leistungsart beantwortet werden. Um eine Zusammenfassung der eingegebe-nen Daten zu erhalten, klicken Sie auf „Daten übermitteln“.

Wenn alle Daten korrekt eingegeben wurden, klicken Sie abschließend auf „Jetzt übermitteln“, um die Deckungsanfrage an die Versicherung zu versenden.

4 BENUTZER-HANDBUCH

Wenn die Deckungsanfrage erfolgreich übermittelt wurde, erhalten Sie folgende Meldung:

Man kann sich die Übermittlungsbestätigung im PDF-Format anzeigen lassen, indem Sie auf „Übermittlungsbestätigung“ klicken. Der Popup-Blocker muss dafür deaktiviert sein.

5 BENUTZER-HANDBUCH

SCHADENMELDUNG KFZ-VERSICHERUNG

Nach Auswahl der Schadenart "KFZ" geben Sie bitte zunächst an, ob Ihnen die Versicherung bekannt ist.

Wenn Ihnen Versicherung bekannt ist, klicken Sie auf „Ja“. Anschließen erscheint ein weiteres Feld, in dem Sie nun den Namen der Versicherung angeben können. Hier erhalten Sie, sobald Sie die Anfangsbuchstaben eintippen, direkt Vorschläge, aus denen Sie die richtige Versicherung auswählen können.

Nachdem die Versicherung ausgewählt wurde, öffnet sich der individuelle Fragenkatalog. Sie müssen nun die Stammdaten, Daten des Mandanten und die Art der Meldung eingeben, anschließend klicken Sie auf „Weiter“.

Auf der nächsten Seite müssen Fragen zu der Leistungsart beantwortet werden. Um eine Zusammenfassung der eingegebe-nen Daten zu erhalten, klicken Sie auf „Daten übermitteln“. Wenn alle Daten korrekt eingegeben wurden, klicken Sie abschlie-ßend auf „Jetzt übermitteln“, um die Schadenmeldung an die Versicherung zu versenden.

Wenn Sie die Frage, ob die Versicherung bekannt ist, mit „Nein“ beantworten, öffnet sich direkt der individuelle Fragenkata-log. Sie müssen nun die Stammdaten, Daten des Mandanten und die Art der Meldung eingeben und anschließend auf „Weiter“ klicken. Auf der nächsten Seite müssen Fragen zu der Leistungsart beantwortet werden. Um eine Zusammenfassung der eingegebenen Daten zu erhalten, klickt man auf „Daten übermitteln“. Wenn alle Daten korrekt eingegeben wurden, klicken Sie abschließend auf „Jetzt übermitteln“, um die Schadenmeldung an die Versicherung zu versenden.

Im Hintergrund wird nun automatisch eine GDV-Zentralruf-Abfrage gestartet und ein PDF-Template mit einer Übermittlungs-bestätigung angezeigt. Sobald die richtige KFZ-Versicherung durch den Zentralruf ermittelt wurde, wird Ihre Schadenmeldung automatisch an die KFZ-Versicherung übermittelt und Sie werden per Mail darüber benachrichtigt. Die übermittelte KFZ-Schadenmeldung wird dann als PDF-Download zu Ihrer Akte gespeichert.

Wenn Sie an diesem automatischen Verfahren teilnehmen wollen, müssen Sie sich zunächst beim GDV-Zentralruf registrieren und Ihre Benutzerdaten in der Benutzerverwaltung hinterlegen:

6 BENUTZER-HANDBUCH

ÜBERSICHT MANDATE

Einen Überblick über die eigenen Mandate findet man im Hauptmenü unter „Meine Mandate“. In diesem Beispiel ist ein Schadenfall abgebildet, welcher mindestens eine neue Nachricht enthält.

Sie erkennen dies dadurch, dass der Schadenfall fett gedruckt ist und unter Funktionen ein Brief mit einem eingehenden Pfeil zu sehen ist.

Um die neue Mitteilung zu sehen, welche für diesen Schadenfall von der Versicherung (in diesem Fall Pfefferminzia) eingegan-gen ist, klappen Sie den Schadenfall auf, indem Sie auf das Plus-Symbol klicken. Unter „Historie“ finden Sie alle Mitteilungen zu diesem Fall einzusehen.

Dass Sie neue Nachrichten erhalten haben, können Sie im Hauptmenü auch durch die kleinen Nummern neben „Meine Mandate“ sehen.

7 BENUTZER-HANDBUCH

NEUE NACHRICHTEN ALS GELESEN MARKIEREN

Möchten Sie eine neue Nachricht als gelesen markieren? Öffnen Sie dazu einen Schadenfall und dann eine neue (fett gedruck-te) Nachricht. Dort haben Sie eine Checkbox, mit der Sie die Nachricht als gelesen markieren können. Wird die Checkbox markiert, gilt die Nachricht als gelesen und der Hinweis wird sofort im Hauptmenü „Meine Mandate“ aktualisiert.

RECHNUNGEN UND KORRESPONDENZEN INNERHALB EINES ANGELEGTEN SCHADENFALLS SENDEN (NEUMELDUNG)

Die Folgekommunikation zu einem in drebis angelegten Schadenfall können Sie wie folgt abwickeln:Wie im vorherigen Punkt beschrieben, finden Sie unter „Meine Mandate“ alle in drebis gemeldeten Schadenfälle. Zu jedem Schadenfall gibt es dort die folgenden Funktionen (im unten stehenden Screenshot rot markiert):

Folgende Funktionen werden angezeigt:

Eine Korrespondenz zu diesem Schadenfall erstellen

Eine Kostennote zu diesem Schadenfall erstellen

Nach einer Deckungszusage die Deckung noch einmal erweitern (z.B. um nach der

1. Instanz in Berufung zu gehen)

Zu einem bestehenden KFZ- bzw. RS-Schadenfall einen neuen Schaden melden

Diesen Schadenfall löschen (keine Korrespondenz mit der Versicherung mehr

möglich)

8 BENUTZER-HANDBUCH

KOSTENNOTEN UND KORRESPONDENZEN ZU EINEM NICHT IN DREBIS ANGELEGTEN SCHADENFALL (SCHADENNUMMER VORHANDEN)

drebis bietet Ihnen die Möglichkeit, auch zu Schadenfällen zu korrespondieren oder Kostennoten zu senden, welche nicht initial über drebis angelegt wurden. Dazu gibt es im Hauptmenü die Punkte „Kostennote“ und „Korrespondenz“. Innerhalb der Kostennoten- oder Korrespondenz-Maske müssen Sie dazu die Versicherung auswählen und anschließend die Daten des Mandanten und die Schadennummer eingeben.

Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit, unter den Anwendungsfällen „Kostennote“ und „Korrespondenz“ nach der Auswahl des Versicherungsunternehmens nach bereits dem ausgewählten Versicherungsunternehmen gemeldeten Aktenzei-chen zu suchen. Wenn Sie die ersten 2 Ziffern Ihres Aktenzeichens angeben, werden Ihnen alle fortlaufenden Aktenzeichen angezeigt:

ZWISCHENSPEICHERN VON DECKUNGSANFRAGEN UND KFZ-SCHADENMELDUNGEN

Es kann vorkommen, dass Sie nicht direkt alle Fragen zu einer Deckungsanfrage beantworten können. Aus diesem Grund gibt es die Möglichkeit, die bereits zu einem Schadenfall eingegebenen Informationen als Entwurf zwischenzuspeichern, um die fehlenden Daten zu einem späteren Zeitpunkt nachzutragen und an die Versicherung zu übermitteln.Wenn die Stammdaten und die Leistungsart bei einer neuen Schadenmeldung ausgefüllt wurden, klicken Sie auf „Weiter“ und füllen die Fragen so weit wie möglich aus. Möchten Sie die Schadenmeldung zwischenspeichern, gibt es am Ende der Maske den Button „Als Entwurf speichern“. Danach bekommen Sie die folgende Meldung und der Schadenfall ist im Zwischenspei-cher wiederzufinden:

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Nach einem Klick auf „Als Entwurf speichern“ erscheint folgende Meldung:

Die zwischengespeicherten Schadenmeldungen finden Sie oben rechts in der Menüleiste im drebis-Portal unter „Entwürfe“ Auch hier wird die Anzahl der zwischengespeicherten Schadenmeldungen durch kleine Zahlen angezeigt.

Um die zwischengespeicherten Schadenmeldungen zu laden, klicken Sie auf „Entwürfe“ in der Menüleiste. Es öffnet sich folgende Maske:

Klicken Sie auf „Laden“ und die Schadenmeldung wird mit allen gespeicherten Informationen geladen.

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Für Rückfragen erreichen Sie unser drebis-Support-Team

Montag-Freitag von 08:00 bis 18:00 Uhr

unter der Rufnummer 0231 – 7000 9201

oder

per E-Mail an support@drebis.de

Wir freuen uns besonders über Ihre Anmerkungen, Wünsche und Verbesserungsvorschläge, die

uns helfen können, unseren Service für Sie noch komfortabler und effektiver zu gestalten.

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0231 7000 9201

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support@drebis.de

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