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IT Einführungsprojektefür Standardsoftware



Eingrenzung der Themenstellung

Die folgenden Folien beschränken sich auf die Einführung von Standardsoftware (Einführungsprojekt)

Entwicklungsprojekte von Individualsoftware werden nicht berücksichtigt

Die Ausführungen sind in Verbindung zu ITIL und Cobit zu sehen, die den gesamten Lebenszyklus eines Softwareprojektes betrachten

Die Ausführungen konzentrieren sich auf den Systembetrieb in einem Unternehmen (im Gegensatz zur Inanspruchnahme von Diensten von Service-Providern)

Die Ausführungen orientieren sich an Einführungsprojekten von SAP, die jedoch auf jedes andere Softwareprodukt übertragen werden können



Eingrenzung der Themenstellung

Die Darstelllungen beschränken sich auf die Problematik in einem relativ einfach strukturierten Unternehmen

Die Problematiken beim Projektmanagement von IT-Projekten in einem weltweit agierenden Unternehmensverbund stellen eine sehr viel größere Komplexität dar



IT Infrastrucutre Library (ITIL)

Service Strategy

Design

Service Transition

Service Operation

Continual Service Improvement

Schwerpunkt von ITIL ist die Definition von IT-Prozessen



Softwarelebenszyklus

Anforderungsdefinition (Pflichtenheft, Budget, Zeitraum, …)

Softwareauswahl

Systemimplementierung

Systembetrieb– Wartung, Hot packages, Fixes– Releasewechsel – Schulung– User Support

Continual Service Improvement– Systemoptimierung, Anpassung– Systemerweiterung, erweiterte, neue Funktionen– Systemablösung



Klassifizierung von Einführungsprojekten

Systemeinführung– Ersteinführung– Ablösung eines vorhandene Systems

• Datenübernahme• Parallelbetrieb (Ablösung von Teilen)

– Go-Live Termin

Änderungen bei einem bestehenden System– Erweiterung eines bestehenden Systems (zusätzliche Module)

Schnittstellen– Intern– extern

(Releasewechsel)



Themenbereiche IT-Projektmanagement 1

Unterstützungsfunktionen (Betriebliche Prozesse, Workflow, IT-Support)– Prozessoptimierung (IST-Analyse, SOLL-Prozess)– Höhere Effizienz durch IT-Unterstützung

Infrastrukturmanagement– Rechner (Server, Clients, Kommunikationsmanagement)– Netzwerkinfrastruktur

Sicherheitsmanagement

Schnittstellenmanagement (intern, extern)

Benutzerkonzepte und integrierte Zugangskonzepte (Single Sign On)

Anpassungsprogrammierung, Individualsoftware



Themenbereiche IT-Projektmanagement 2

Budgetplanung

Mitarbeiterqualifikation und Schulung

Outsourcing oder Application Service Providing



Anpassungsprogrammierung Standardsoftware

Standardsoftware kann in gewissem Umfang durch Parametrisierung an die Unternehmensanforderungen angepasst werden

Ein wesentlicher Vorteil von Standardsoftware ist die Möglichkeit Aktualisierungen durch Releasewechsel und veränderte Anforderungen z.B. durch Änderungen von rechtlichen Vorgaben durch Patches und Hot Fixes zu nutzen

Bei Änderungen an der Standardsoftware ist dies entweder mit Zusatzaufwand verbunden oder sogar unmöglich

Möglichkeiten bieten sich bei Standardsoftware durch– Definierte Programmschnittstellen (User Exits)– Definierte Standardschnittstellen

Daher sollten möglichst keine oder nur auf den Standards des jeweils eingesetzten Systems basierende Erweiterungen vorgenommen werden



Phasen der Systemeinführung

Vorprojekt

1. Anstoß2. Vorprojektteam3. Entscheidungs-

vorbereitung4. Entscheidung5. Ablehnung/

Projektdefinition

Einführungs-Projekt

1. Phase 1: Dokumentation1. Zielausarbeitung2. Prozessoptimierung und

Pflichtenheft2. Phase 2: Auswahl- und

Entscheidungsphase3. Phase 3: Implementierung4. Phase 4: Systemtests und

Endabnahme(n)5. Phase 5: Go live

Systembetrieb

1. Wartung und Support

2. Continual Improvement

3. Hot Fixes und Patches

4. Releasewechsel



Anstoß für eine Verbesserung im IT-Umfeld

Services werden angeboten und der Bedarf für neue Services, Veränderungen, Verbesserungen muss systematisch erfasst werden

Der Prozess der Aufnahme, Bewertung, Ausarbeitung der Notwendigkeit, Vor- und Nachteile, Aufwand muss klar definiert, reproduzierbar dokumentiert sein

Continual Service Improvement (CSI)

Für diese Aufgaben kann ein zentrales Intranet-System eingerichtet werden, das für alle Mitarbeiter eines Unternehmens verfügbar ist



Ergebnis Vorprojekt: Projektdefinition

Ziele und Rahmenbedingungen

Budget

Grobe Aufgaben, Termine

Teilnehmer für die erste Phase

Ergebnisse, Präsentationen, Entscheidungen– Ergebnispräsentationen– Milestones, Erfüllung, Abweichungen, Revisionen– Kostenkontrolle und -verfolgung

Abnahmen von Teilergebnissen

Zahlungstermine

Go live Termin



Einführungsprojekt

Prozess-optimierung Systemauswahl

und Entscheidung

Schulung

Bereitstellung System

Customizing

Test

Daten- übernahme

Prozess- dokumen-

tation(SOLL)

Anforde-rungs-

katalog, Pflichten-

heft

System- vergleich,Entschei-

dung



Prozessoptimierung

Siehe Themenbereich Optimierung von Geschäftsprozessen

Aus den Anforderungen an die Geschäftsprozessoptimierung resultieren Prozessdokumentationen, die SOLL-Prozesse beschreiben

Aus den SOLL-Prozessen werden Anforderungen an die Standardsoftware abgeleitet (IT-Workflow)

Die funktionalen Anforderungen ergeben ein Fachkonzept für die Unterstützung der Fachabteilungen mit den entsprechenden Prozessen

Bei SAP existieren mehrere Unterstützungsfunktionen zur Entwicklung des IT-Workflows

Z.B. best practices Ansätze, Business Blueprints, Testwerkzeuge zur Prüfung der Konsistenz der Anforderungen



Pflichtenheft

Funktionale Anforderungen

Nicht funktionale Anforderungen– Technologie– Hilfesysteme– Verfügbarkeit ausgebildeter Mitarbeiter

Beurteilung Lieferant(en)



Kosten



Systemauswahl und Entscheidung

Vorauswahl von Systemen– Messen (www.cebit.de) – Fachzeitschriften– Fachkataloge (www.nomina.de) – Spezielle Studien– Online Auswahlsysteme für ERP

Erfüllung der Anforderungskriterien (Muss-, Soll-, Kann-Kriterien, Scoring-Modelle, …)

Benchmarking von 3-5 Systemen mit eigenen Daten

Entscheidung

Einsatz externer Berater bei der Auswahl



ProjektgruppeSponsor

Projekt-leiter intern

Key User (Fachabteilung)

Projekt-leiter extern

Fach-Consultant

System-administrator

ABAP-Programmierer



Teambildung und Ausbildung

Teambildung– Interne Mitarbeiter – Externe Mitarbeiter (Berater)

Schulungskonzept– Systemadministratoren– Programmierer– Key User– Anwender



Bereitstellung System

Systemauslegung und Bereitstellung der notwendigen Infrastruktur– Rechner

• Server• Clients• Zusätzlich notwendige Softwareprodukte

– Netzwerkinfrastruktur inklusive Sicherheitskonzept (Bandbreite, Verfügbarkeit, Sicherheit, Kosten)

Installation und Test der Hardware-Komponenten

Installation und Test der Software (Systeme)

Benutzerkonzept und anlegen der Benutzer

Implementierung Entwicklungs- und Transportprozesse



Systemarchitektur - Grobkonzept

Produktivsystem(e)

SchulungssystemTest- und Entwicklungssystem

Front End Transportwesen

IT-Infrastruktur - Sicherheit- Zuverlässigkeit- Kosten

Erweiterungssysteme (BW, APO, CRM, …)



Mandantenkonzept

SchulungssystemTest- und Entwicklungssystem

901: Produktivstart

902: Schulungsmandant

901: Entwicklungsmandant

901: Vorbereitung und Test Patches, Hot Packages, Releasewechsel



Implementierung - Customizing

SAP Solution Manager

Implementation Guide (Projekte)

Abbilden der Workflows im System (Customizing)

Klärung von Schnittstellen und Überschneidungen

Dokumentation der Workflows und Systemobjekte



Customizing SAP

Eigener Themenbereich



Testmanagement

Laufende Tests im Rahmen des Customizing

Abschlusstest vor dem Go Live

Abnahme des fertigen Systems durch die Benutzer

Einsatz von Test-Werkzeugen– Definition von Test-Transaktionen, die ausgeführt werden– Unterstützung durch Test-Tools (Computer Aided Test Tool, CATT)

Durchführung von Tests nach dem erfolgreichen Durchführen von Release-Wechseln



Exkurs: Releasewechsel, Patches, Hot fixes in SAP

Kopie Produktivsystem auf Entwicklungssystem

Einspielen der Releases, Hot

fixes und patches

Ausführen von Tests (CATT)

Transport in das Produktivsystem

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