eBusiness Lösung - Groupware SystemeZusammenarbeit über zeitliche und räumliche Distanz unterstützen

UNTERNEHMERISCHES WISSEN

eBusiness Lösung Groupware Systeme

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Problemstellung & Einsatzbereiche im Unternehmen

Die Zusammenarbeit im Unternehmen wird oft-mals erschwert durch eingeschränkte Möglichkei-ten sich persönlich zu treffen und ausuzutauschen, beispielsweise auf Grund unterschiedlicher Stand-orte. Die beruflichen Aufgaben werden zunehmend komplexer und erfordern eine effektive Zusam-menarbeit, z.B. auch in unternehmensübergreifen-den Projekten. Groupware Systeme können diese Zusammenarbeit unterstützen.

► Sie möchten die Informationswege in Ihrem Unternehmen verkürzen und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, mit Hilfe von IT effektiv miteinander zu arbeiten.

► Sie möchten den Informationsaustausch unab-hängig von Zeit und Raum zwischen Ihren Mit-arbeitern fördern und verbessern.

Wir stellen Ihnen einige Lösungen vor.

eBusiness Lösung -

Groupware Systeme

Die Entwicklung und Weitergabe von Wissen ist im Wesentlichen von der Kommunikation und Interak-tion zwischen den Mitarbeitern abhängig. Auch die Basis jeder erfolgreichen Zusammenarbeit liegt darin begründet. Groupware Systeme unterstützen diese Zusammenarbeit auf technischer Ebene und ermögli-chen es Teams bzw. Unternehmen über zeitliche und räumliche Distanz hinweg zusammenzuarbeiten.

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Kurzbeschreibung Groupware Systeme

Die Nutzung der Groupware ist über zeitliche und räumliche Distanz hinweg möglich. Eine Voraus-setzung für die Einführung einer Groupware ist eine funktionierende Netzwerkinfrastruktur.

Groupware Systeme vereinen unter einer einheit-lichen graphischen Benutzeroberfläche verschie-dene Anwendungen, die die Zusammenarbeit der Mitarbeiter im Unternehmen oder die Projektbetei-ligten unterstützen.

Zu den Anwendungen zählen beispielsweise der Zugriff auf:

► ein unternehmensweites E-Mail-System,

► ein gemeinsamer Terminkalender,

► eine gemeinsame Aufgaben- und Kontaktver-waltung,

► eine Ad-Hoc-Kommunikation via Instant Mes-saging,

► virtuelle Teamräume mit Dateiverwaltungsfunk-tionen sowie

► Videokonferenzsysteme.

Der Screenshot stellt beispielhaft ein Groupware-System mit seinen Funktionen dar (Creative Com-mons Attribution Non-Derivs 2.0. Generic Flickr / endo7).

TIPP: Führen Sie regelmäßig Schulun-gen zur Nutzung des Groupware-Systems durch. Insbesondere für neue Mitarbeiter ist es wichtig, die Funktionen des Systems kennen zu lernen.

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Vorteile von Groupware Systeme

► Der Einsatz eines Groupware Systems för-dert die Teamarbeit und vereinfacht die unter-nehmensinterne Kommunikation sowie Zusam-menarbeit. Der Wissenstransfer zwischen den Mitarbeitern im Unternehmen wird somit ver-bessert, insbesondere wenn diese an verschie-denen Standorten arbeiten.

► Die innerbetrieblichen Arbeitsabläufe können mittels Groupware optimiert werden, beispiels-weise durch die verbesserte Transparenz der Arbeitsabläufe oder die Nutzung eines gemein-samen Terminkalenders.

► Unter einer einheitlichen graphischen Benutzer-oberfläche werden die verschiedenen Anwen-dungen und Funktionen vereint.

► Der mobile Zugriff auf das Groupware Sys-tem, beispielsweise mittels Smartphone, ist in der Regel möglich. So kann von unterwegs auf wichtige Daten zugegriffen werden.

► Die zentrale Datenspeicherung verhindert die Speicherung von redundanten Informationen und führt zu mehr freien Speicherplatz auf loka-len Rechnern.

Nachteile von Groupware Systeme

► Die Mitarbeiter müssen die Einführung der neuen Technologie akzeptieren. Der Kooperati-onswille der Mitarbeiter ist dabei entscheidend. In der Regel müssen die Mitarbeiter hinsichtlich der Nutzung geschult werden.

► Die Einführung eines Groupware Systems ist mit einem administrativen sowie zeitlichen und finanziellen Aufwand verbunden. Nicht jede Lösung passt zu den Anforderungen des Unter-nehmens.

► Es muss sichergestellt werden, dass beste-hende Systeme integriert werden können. Der Schutz vor illegalem Datenzugriff muss zudem gewährleistet werden.

Ein Beispiel aus der PraxisDie Webstitut GmbH, die Softwarelösungen für Kunden entwickelt und integriert, verwendet ein Groupware System zur internen und geschäftlichen E-Mail-Kommunikation (http://blog.webstitut.de/2010/06/einsatz-des-groupware-systems-zar-afa/). Das Groupware System ermöglicht dem Unternehmen eine effektive Kommunikation. Beispielsweise können E-Mail, Kontakte und Kalender im Team genutzt werden - entweder vom Büro aus oder unterwegs. Zarafa konnte in die beste-hende Webanwendungen des Unternehmens integriert werden und ermöglicht die zentrale Ablage und den Zugriff auf alle Daten. Der folgende Screenshot zeigt das System Zarafa (Quelle Unternehmensblog Webstitut).

Daniel Mirtschnik, Geschäftsführender Gesellschafter bei Webstitut schreibt im Unternehmensblog: „Unsere Lieblingsfunktion ist der gemeinsame Kalender: Legen Sie Termine für sich oder einen Kollegen an.

Wenn es Ihnen der Kollege gestattet, können Sie seine Termine ein sehen. Oder nutzen Sie gemeinsame Kalender für die Firma. So können z.B. Ressourcen wie Konferenzräume oder Firmenwagen optimal verwaltet werden“

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Werkzeuge und Anbieter von Groupware Sys-teme

Ein Groupware System sollte aus Nutzersicht fol-genden Anforderungen entsprechen:

► Anbindung an das vorhandene E-Mailsystem des Unternehmens

► E-Mailfunktion

► Möglichkeit der Terminverwaltung

► Speicherung von Kontakten

► Zugang zum Web

► Kalenderfunktion

► Aufgabenverwaltung

► Synchronisationsmöglichkeit mit mobilen End-geräten

► passendes Betriebssystem (Windows, Linux, Mac)

Die folgende Übersicht stellt eine beispielhafte Auswahl an Anbietern und Werkzeugen, die zur Einführung von Groupware Software zur Verfü-gung stehen, vor. Suchen Sie eine kostengünstige Lösung, so wählen Sie am besten eines der Open Source Produkte. Kostenpflichtige Lösungen hin-gegen lassen sich jedoch häufig flexibler an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen.

Weiterführende Informationen ► In der Prowis Lösungsbox erhalten Sie weitere Informationen zu Groupware Systemen: http://www.prowis.net/prowis/?q=wm-methoden/groupware-systeme.html

► Auf der Webseite TecChannel - IT im Mittelstand wird eine Auswahl an E-Mail/ Groupware Servern umfassend vorgestellt. http://www.tecchannel.de/produkte/server/e-mail-groupware-server/

► Anhand der funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen des Groupware-Tools WikiWeb stellt die Technische Universität München eine besipielhaften Anforderungskatalog vor.http://wwwbruegge.informatik.tu-muenchen.de/twiki/bin/view/Lehrstuhl/AnforderungsAnalyse

TIPP: Entsprechend der vielfältigen Funktionen (u. a. unterschiedliche Schwer-punkte/Funktionsumfang) und der unter-schiedlichen Anbieter von Groupware Sys-temen ist ein genauer Abgleich zwischen Anforderungen des Unternehmens und den Leistungen des Groupware Systems not-wendig.

Open Source

► Blue Mind http://www.blue-mind.net/spip.php?page=som-maire&lang=en Kolab http://kolab.org/

► Open-Xchange http://www.open-xchange.com/home.html

► Scalix http://www.scalix.com/

► Zarafa http://www.zarafaserver.de/

► Zimbra http://www.zimbra.com/

Kommerziell

► IBM Collaboration Solutions-Software http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/

► Microsoft Exchange http://office.microsoft.com/de-de/micro-soft-exchange-e-mail-dienste-fur-unterneh-men-FX103472230.aspx

► Novell Group Wise http://www.novell.com/de-de/products/groupwise/

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Über unsere eBusiness Lösungen

Mit unserer Reihe eBusiness Lösungen wollen wir Ihnen Einstiegsinformationen zu verschiedenen Lösungen aus den Bereichen Social Media, E-Le-arning und Wissensmanagement zur Verfügung stellen.

Alle eBusiness Lösungen werden motiviert, mit-tels Beschreibung einer Herausforderung mit der auch Sie als Unternehmer oder Unternehmerin potenziell konfrontiert sind. Unsere Vorstellung der Lösung soll Ihnen die Möglichkeit geben, selbst zu beurteilen, ob der Einsatz der Lösung für Sie rele-vant sein kann. Wenn die Lösung für Sie nutzbar erscheint, finden Sie Hinweise auf weitere Quellen. Gerne können Sie uns aber auch kontaktieren.

Kontakt

©eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße 2 64807 Dieburg

http://www.ebusiness-info.de

Impressum

Herausgeber eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße 2 64807 Dieburg

Text und Redaktion Dr. Christoph Rensing Lena Després Dörte Maasch

BildrechteCreative Commons Attribution Non-Derivs 2.0. Generic Flickr / endo7Pixabay Stand Juli 2014