ECM FOR LEGAL DEPARTMENTS

VERTRÄGE OCR BERECHTI-GUNGEN

MOBIL eDISCOVERY

Vereinfachen und verbessern Sie die Verwaltung Ihrer Verträge, Leasinggeschäfte und Rechtsträger.

Dokumente sind das Herz des Rechtswesens und die e�ektive

Verwaltung von Verträgen, Leasinggeschäften und Fällen kann zeit-

und ressourcenintensiv sein. M-Files verbessert diese Vorgänge

erheblich und ermöglicht Ihrer Rechtsabteilung, alle Arten von

Rechtsdokumenten und –aktivitäten schnell zu finden, zu

organisieren, zu genehmigen und zu archivieren.

Mit seiner leistungsstarken Dokumentenkontrolle,

Archivierungsverwaltung, dem Workflowmanager sowie den Scan-

und Zusammenarbeitsfunktionen ermöglicht M-Files Ihren

Rechtsteams die optimale Verwaltung von Dokumenten und

anderen wichtigen Informationen.

Vor Vertragsunterzeichnung: Vorlagen, Versionenkontrolle

Nach Vertragsunterzeichnung: OCR/Scan, Suche

Mit M-Files spart Ihre Rechtsabteilung Zeit und Energie, da die Möglichkeit besteht, dynamische

Vertragsvorlagen zu erstellen und auch Ihre bereits vorhandenen Vorlagen leicht ins System

importiert werden können. Um typische Probleme der Phase vor der Vertragsunterzeichnung zu

vermeiden, bietet M-Files umfassende Workflow-Verwaltungsfunktionen, mit denen die

Vertragsrevisions- und Genehmigungsvorgänge gestra�t werden. Darüber hinaus verfügt

M-Files über eine Versionierungs-Funktion, mit welcher auf vorige Dokumentenversionen

zurückgegri�en werden kann und aktuelle, sich wiederholende Vertragsteile mit älteren

Versionen verglichen werden können. Zudem besteht die Möglichkeit, Entwürfe für die

gemeinsame Dokumentenerstellung mit externen Mitarbeitern über die Cloud zu teilen.

M-Files unterstützt Sie in allen Phasen des Vertragslebenszyklus, sowohl vor als auch nach der Unterzeichnung.

M-Files optimiert die Vertragsverwaltungs-Prozesse, indem es Sie bei deren Organisation unterstützt und

sicherstellt, dass die zuständigen Mitarbeiter stets schnellen Zugri� auf die richtige Version eines Vertrags haben,

unabhängig davon, wo sie sich befinden oder von welchem Gerät aus sie zugreifen.

Nach Vertragsunterzeichnung werden Ihre Verträge gescannt und in M-Files importiert. Durch

den OCR (Optical Character Recognition, dt. Optische Zeichenerkennung)-Vorgang wird der

Vertragsinhalt durchsuchbar und gleichzeitig automatisch für die Archivierung klassifiziert.

Zudem unterstützt M-Files eSigning, welches Unternehmen von manuellen, zeitraubenden und

fehleranfälligen Verfahren in Papierform für die Unterzeichnung und Ausführung von Verträgen

löst.

M-Files bietet ein einzigartiges Verfahren für die Speicherung und dynamische Verwaltung von

Verträgen und vertragsbezogener Information und Korrespondenz (wie z. B. E-Mail) nach

Metadaten wie Parteien, Kategorie, Lebenszyklus, Status, Besitzer, Unterzeichnungsdatum, etc.

Kombiniert mit leistungsstarken Suchfunktionen

macht M-Files das Finden von Verträgen

blitzschnell, wobei nach jeder beliebigen

Metadatenkombination gesucht werden kann, wie

z. B. nach allen Verträgen, die in 6 Monaten

auslaufen, nach Lieferanten oder buchstäblich

nach anderen Metadaten. Zusätzlich kann M-Files

Verträge automatisch für die

Langzeitarchivierung im PDF/A-1b-Format

speichern.

Um sicherzustellen, dass Ihr Team kein wichtiges

Datum für die Erneuerung, Neuverhandlung oder

das Beenden eines Vertrags verpasst, benachrich-

tigt M-Files die zuständige(n) Person(en) per

E-Mail rechtzeitig und gewährleistet somit

die pünktliche Ausführung der jeweiligen

Aufgabe.

Berechtigungen: Zugri� und Berechtigungen optimieren

Mobil: Orts- und zeitunabhängiger Zugri�

eDiscovery: Vereinfachung der Datenerfassung und -verwaltung

Verwaltung von Leasinggeschäften, Rechtsträgern Neben der Vertragsverwaltung

erleichtert und verbessert M-Files auch

die Verwaltung von Leasinggeschäften,

die an Verträge, Fälle und Rechtsträger

gebunden sind. Ähnlich wie bei den

Verträgen verwaltet M-Files die

Leasinggeschäfte, Fälle und

Rechtsträger nach Metadaten wie

Wirksamkeits- und Beendigungsdaten,

Workflow-Status, betre�ende

Vermögenswerte, zuständige Personen,

Besitzer, Standort, etc. und ermöglicht

Ihnen, diese Aspekte dynamisch mit

jeder beliebigen Kombination an

Metadatentypen zu verwalten. Darüber

hinaus strukturiert M-Files sämtliche Dokumentation, Aufzeichnungen und

Korrespondenz im Zusammenhang mit Leasinggeschäften, Fällen und Rechtsträgern, wie z. B.

E-Mails, Genehmigungen, Gesellschaftsverträge, Bescheinigungen, Zulassungen, Kontakte,

wichtige Daten und Erinnerungsalarme.

M-Files organisiert die Zugri�sberechtigungen für Dokumente und Daten automatisch basierend

auf den Metadaten des Inhalts und den Benutzerberechtigungen. Es können Richtlinien zum

Zugri� und der Aufbewahrung basierend auf der Vertragsart festgelegt werden und nach Ablauf

der zugewiesenen Aufbewahrungszeit besteht die Möglichkeit, Dokumente automatisch zu

archivieren oder zu löschen. Zusätzlich aktualisiert M-Files automatisch die

Zugri�sberechtigungen und Autorisierungsrechte, wenn ein Mitarbeiter die Position im

Unternehmen wechselt.

Die Vertragsinhaber und Verträge genehmigenden Personen sind viel unterwegs, was die

Verwaltungsvorgänge des Vertragslebenszyklus erheblich verlangsamen kann. M-Files ermöglicht

Benutzern den Zugri� auf das System von jedem beliebigen Computer, Gerät und Standort aus

über den nativen Windows-Client, Browser oder über mobile Apps von M-Files.

Mit M-Files kann Ihre Rechtsabteilung Daten für eDiscover-Zwecke erfassen, organisieren und verwalten. Relevante Informationen können anhand der leistungsstarken Suchfunktionen, einschließlich der Umgebungssuche leicht identifiziert werden. Rechtsanwälte können ihre Dokumente individuell revidieren und unwesentliche Datensätze wieder frei geben.

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