ECM-Webinar: Alfresco SAP-Anbindung in der Praxis
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Transcript of ECM-Webinar: Alfresco SAP-Anbindung in der Praxis
Welche Möglichkeiten gibt es?
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Vorstellung / Agenda
Heiko Robert
Senior Consultant
dmc digital media center GmbH
Vorstellung dmc
Aufgabenstellung / Ausgangssituation
Möglichkeiten der SAP-Integration
Praxisbeispiele
Bewerbermanagement
Beschaffungsanfrage (PO)
Zusammenfassung
Folie 2
dmc digital media center GmbH Agenda
Folie 2
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Vorstellung dmc digital media center GmbH
Folie 3
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 4
dmc auf einen Blick
dmc ist die größte inhabergeführte
Internetagentur Deutschlands und
realisiert in über 40 Ländern weltweit
erfolgreich E-Business-Projekte.
Daten und Fakten
Gründung
1995 in Stuttgart
500 TEUR Stammkapital
Unternehmensform
Inhabergeführte GmbH
Mitarbeiter
199 FTE (Ende 2009)
Umsatz 2009
18,955 Mio. €
Management
Managing Partner:
Andreas Schwend und Daniel Rebhorn
Managing Director:
Andreas Magg
Folie 4
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
dmc und seine Kerngeschäftsfelder
Folie 5
Besseres E-Commerce
Mehr Reichweite,
mehr Umsatz,
mehr Erfolg.
Besseres ECM
Informationen zur
richtigen Zeit am
richtigen Ort.
Wir schaffen für Sie Zusatznutzen durch die Weiterentwicklung
von Unternehmensprozessen und Geschäftsmodellen.
dmc ist Alfresco-Platinum-Partner
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Ausgangssituation & Best Practices zum Vorgehen und zu den Möglichkeiten
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Folie 6
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Aufgabenstellung
Ausgangssituation
SAP ist in vielen Unternehmen die oder eine führende Geschäftsanwendung
Der Zugriff auf SAP ist aus unterschiedlichen Gründen nur einem Teil der der
Prozessbeteiligten möglich bzw. gewollt
Mobilität / Reisen
Lizensierung / Komplexität der Anwendung
Kein Mitarbeiter: Lieferanten, Bewerber, Kunden
Geschäftsprozesse sollen besser integriert werden
Wettbewerbsfähigkeit soll durch Verbesserung der
Prozessgeschwindigkeit und Qualität ausgebaut
werden
Folie 7
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Verbindung zu externen Dokumenten-Speicher-Systemen
Standard-API für die alternative Speicherung von Dokumenten
Zugriff grundsätzlich weiterhin über SAP / SAP-GUI
Standard-Implementierung auch für Alfresco verfügbar
z. B. CTAC SAP-ECM Merger (zertifiziert für ArchiveLink)
Eingehende Dokumente
Ausgehende Dokumente
Datenarchivierung
Drucklisten-Archivierung
[Data Retention]
[SAP Workflow]
Folie 8
Möglichkeiten der SAP-Integration
SAP ArchiveLink
Anwendungsfälle
Dokumenten-
zentrischer Ansatz
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Java-Schnittstelle für SAP R/3-Systeme
Transaktionale Prozess-Schnittstelle für schreibende und lesende Zugriffe
Abfragen von aktuellen Daten
Aufruf von Funktionen / Transaktionen
Zugriff auf
BAPIs (Business Application Programming Interface) / Business Objects
RFMs (Remote Function Modules)
Folie 9
Möglichkeiten der SAP-Integration
SAP Java Connector (JCo)
Ja
va
Co
nn
ec
tor
Java
Applikation
PurchaseRequisition
(Bestellanforderung)
EmployeeUser
(HR-Stammdaten)
Prozessorientierter
Ansatz
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Anwendungsfälle für die Prozessintegration mit SAP
Folie 10
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Bewerbung über das Internet
Bewerbermanagement
Folie 11
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Jobsuchende sollen sich direkt über das Internet bewerben können
Informationen zum Bewerber sollen direkt in SAP-HR angelegt/abgelegt werden, obwohl SAP
nicht über das Internet zugänglich ist
Der bei einem Provider gehostete Internet-Aufritt darf keine personengebundenen
Informationen speichern
Bewerbungsunterlagen sollen zentral in entsprechenden Bewerberakten gespeichert werden
Workflows sollen bei der Bearbeitung der Bewerbungen unterstützen
Folie 12
Bewerbermanagement
Aufgabenstellung
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Realisierung eines eigenständigen JSP-Formulars für das Internet
Formulardaten & Dokumente werden ohne Zwischenspeicherung verschlüsselt an Alfresco
übergeben
Alfresco legt per Java Connector einen neuen Bewerber an und übergibt die Formulardaten an
SAP
Alfresco informiert den Bewerber und den zuständigen
HR-Mitarbeiter per E-Mail.
Die Bewerbungsunterlagen werden in Alfresco
mit Referenz auf die SAP Bewerber-ID abgelegt
Zugriffsrechte sind auf das HR-Team beschränkt,
können aber vom Bearbeiter auf fachliche Entscheider
zwecks Beurteilung erweitert werden.
Folie 13
Bewerbermanagement
Die Lösung
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Bewerbermanagement
Folie 14
Internet
Bewerber
Bewerber-
management
Mitarbeiter der
Personalabteilung
Online-
Bewerbungsformular
Intranet
HR-Modul
Fir
ew
all1
4
5
2
3
7 86
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Demo Bewerbermanagement
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 16
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Initiierung, Genehmigung und Erstellung einer Bestellung
Bestellanforderung
Folie 17
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Da Alfresco bereits für diverse Workflows im Intranet genutzt wird, soll über Alfresco
auch die Initiierung und Genehmigung von Beschaffungsanfragen abgewickelt werden
Der bisherige Arbeitsablauf von Mail, Telefon und Papier soll durch einen insgesamt
transparenteren, nachvollziehbareren Prozess abgebildet werden.
Doppelarbeiten in den kaufmännischen Abteilungen durch erneute Eingabe von Bestelldaten
soll weitestgehend vermieden werden.
Folie 18
Bestellanforderung
Aufgabenstellung
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Realisierung eines Formular-Wizzards in Alfresco
Eingaben, Wertelisten aus LDAP und SAP
Starten eines Workflows über alle notwendigen Entscheider
Nach Genehmigung erfolgt eine automatische BANF-Anlage in SAP
Der Mitarbeiter in der kaufmännischen Abteilung muss
diese nur noch bestätigen
Beteiligte benötigen keine SAP-Zugang
Genehmigungen können auch über Blackberry erfolgen
Folie 19
Bestellanforderung
Die Lösung
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Bestellanforderung
Folie 20
Alfresco Bestellprozes
Lieferanten
Angebot
Alfresco
Bestellformular
SAP FI Modul
Prüfung & Freigabe
SAP Stammdaten [Kostenstellen, Lieferanten, Lieferadressen]
Mitarbeiter Abteilungsleiter Bereichsleiter
Prüfung & Freigabe
FI-Mitarbeiter
Anlegen Bestellung
Budgetlimit
Revisionssichere Ablage
der Bestellung
1
2 3
4
4
5
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Demo Beschaffung (Purchase Order)
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 22
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 23
Zusammenfassung
Zusammenfassung Prozessoptimierung mit SAP durch Alfresco
Nutzung von offenen Workflowsystemen
Bildung von Akten
Nahtlose Integration und Erweiterung des
Benutzerkreises
Spürbare Beschleunigung und Verbesserung
Einbindung von SAP-ArchiveLink als sinnvolle
Ergänzung
Nachvollziehbarkeit in logischen Akten
Arbeitsschritte sind jederzeit von allen Beteiligten
nachvollziehbar
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 24
Zusammenfassung
Zusammenfassung
Warum Alfresco?
Offene, flexible & schnell zu implementierende
Schnittstellen
Leistungsfähige Workflow-Engine ohne Zugangs-
beschränkungen
Open Source als interessantes Geschäftsmodell mit
Enterprise Support
Warum dmc?
Alfresco Platinum Partner
Prozess-Know-how & Best-Practice
Erweiterung von Alfresco
Integration von SAP-Systemen
Tools
Alfresco Workflow Composition Engine
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Diskussion & Fragerunde
Folie 25
Haben Sie weitere Fragen oder offene Punkte zur Integration von SAP?
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Heiko Robert
Senior Consultant
Ihr Referent
Folie 26
Klaus Merk
Head of Unit
Telefon: +49 (711) 60 17 47-357
Kontakt
www.dmc.de/ecm
dmc digital media center GmbH
dmc digital media center GmbH
Rommelstraße 11
70376 Stuttgart
Telefon: +49 711 601747-357
Mail: [email protected]
www.dmc.de/ecm