Roundtable „Der Treasurer“

Dr. Manfred Ertl

Group Vice President

Head of Corporate Finance

Giesecke & Devrient GmbH, München

Mai 2013

Effiziente Nutzung aktueller Systemtechnik:Einführung SAP Treasury, In-House Bank, Payment Factory

sowie SWIFT – ein Praxisbericht

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Agenda

� Das Unternehmen � Die SAP-Systemlandschaft � Die SAP In-House Bank� Shared Service Center Payment� SWIFT-Einführung

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� Familienunternehmen; gegründet 1852� 3 Geschäftsbereiche: Banknote, Mobile Security, Government Solutions� International tätig: 60 Tochtergesellschaften/11.200 Mitarbeiter � Zentrales Konzern-Treasury mit Sitz in München („In-House-Bank“)� Unsere Vision: Wir sind weltweit der Partner des Vertrauens in der Sicherung von Werten!

Vorstellung des Unternehmens

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Finanzgeschäfte im Konzern: Bisher bereits

„gelebter“ zentraler Ansatz

Ausgangslage im Jahr 2008:

� über 100 verschiedene IT-Systeme/zentraler Treasury-Ansatz auf Basis ITS von Ecofinance� Entscheidung für weltweite IT-Standardisierung 2008 (SAP ECC 6.0)� Weltweiter Roll-out bis 2015 für ca. 20 Tochtergesellschaften/Entscheidung für SAP Treasury

Zentrales Treasury

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� Wir sind globaler Erbringer von Finanzdienstleistungen und agieren als Service-Center, das ausschließlich an den Finanzierungsbedürfnissen der operativen Einheiten ausgerichtet ist.

� Durch den effizienten Einsatz geeigneter Instrumente und Techniken leisten wir einen we-sentlichen Beitrag zur Sicherstellung der jederzeitigen Zahlungsfähigkeit, zur Reduzierung/ Ausschaltung von finanzwirtschaftlichen Risiken sowie zur Erhaltung der finanziellen Unab-hängigkeit des Unternehmens.

� Rahmenbedingungen, Instrumente und Prozesse werden marktgerecht und effizient gestaltet, um damit einen maßgeblichen Beitrag zur Steigerung des Unternehmenswertes zu leisten.

� Wir stellen jederzeitiges gesetzeskonformes Handeln bei allen Konzerngesellschaften (Mehr-heitsbeteiligungen) bei der Abwicklung von Exportgeschäften sicher.

� Finanzrichtlinie, Funktionsrichtlinien und Verfahrensanweisungen

�Vertragliche Gestaltungen mit Leistungsnehmern

� Leistungs- und Konditionenübersicht (at-the-arms-length-principle)

Mission des Zentralbereiches Finanzen Mission des Zentralbereiches Finanzen …………....

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Die Basis bildet die Standard Treasury SAP Software mit den Modulen Cash Management, In-House Cash, Transaction Management, Market Risk Analyzer und Credit Risk Analyzer.

Web-/Internet-LösungFX-Händlersystem

360T bankübergreifend

Web-/Internet-LösungFinanzportal/vwd

Marktdaten

Kommunikation mitden Banken über SWIFT(ein-/ausgehende Dateien)

EinfEinfüührung SAP Treasury: hrung SAP Treasury: GoingGoing--livelive am 1.4.2012am 1.4.2012

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Voraussetzungen für zentralen Ansatz bei Finanz-dienstleistungen in der Unternehmensgruppe …..

Voraussetzungen� Einheitliche Systemlandschaft im Konzern� SAP Treasury (Modul In-House Bank/BCM)� Konzernbankenprinzip� Banken-/Kontenkonsolidierung� Einheitliche Bankenkommunikation (SWIFT)� Zentrale Stammdatenverwaltung Kreditoren� Zentrale Verwaltung der Bankdaten

Nutzung Skalierungs-/Standardisierungseffekte bei ….� Zahlungsverkehr intern� Zahlungsverkehr extern� Währungsmanagement� Kurz- und langfristige Finanzierungen� Cash Management auf Tagesbasis� Avalgeschäfte (Bank/Parent)� Liquiditätsplanung

G&D InhouseBank

Externe Bank

G&D Tochter G&D Tochter G&D Tochter

Standard

Ausnahmen

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Zahlungsverkehr intern via direct debit: going live 1.4.2012

� Grundprinzipien zur Teilnahme an direct debit:

� In-House Cash Konto für beide Parteien (in deren funktionaler Währung) � Wenn nötig Einrichtung Kreditlinie (credit-approval-Prozeß/Überwachung)� Verzinsung: 3-Monats-EURIBOR (Tagesbasis) +/- vereinbarte Marge� Zinsabrechnung quartalsweise im nachhinein� Kontoführungspauschale� Täglicher Kontoauszug (automatisch/per mail)� Der Inhaber der Forderung zieht am Fälligkeitstag vom Zahlungsverpflichteten ein

� Lastschrift bei SAP-Anbindung� Formular Payment-Request, wenn keine SAP-Anbindung

� Direct Debit-Regeln:

� Fester Settlement Tag (20. jeden Monats oder nächster Werktag)� Umrechnungen von Fremdwährungen zum SAP-Tageskurs� Standardisierte Zahlungsziele (30 days after invoice date, payable on settlement day)� Alle A/R werden am Fälligkeitstag ausgeglichen: Prinzip „der Verkäufer hat immer Recht“� Bruttoprinzip (keine Aufrechnung)� Versand von Zahlungs-Avisen� Täglicher Versand von Kontoauszügen an die Vertragsparteien

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Zahlungen im Konzernverbund über die In-House Bank via direct debit

Käufer

Tochter B

In-House Bank GDM

Verkäufer

Tochter A

Lieferung/Rechnung

IHC-KontoTochter A

IHC-KontoTochter B

Auftrag zum Einzug der fälligenForderung per Lastschrift

Belastung Tochter B/Gutschrift Tochter AErstellung/VersandKontoauszug

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Zahlungsverkehr extern über In-House Bank:going-live Juni 2012 (on-going)

SEPA unterstützt Aufbau eines Shared Service Center Zahlungsverkehr durch einheitliches Format

und Gutschriftsvaluta E+1!!

� Grundprinzipien für Kreditoren-/HR-Zahlungen der Tochtergesellschaften mit Sitz ……….� im SEPA-Raum

� mit IHC-Konto/SAP: alle Zahlungen über IHC Bank� mit IHC-Konto/kein SAP: alle Zahlungen lokal

� ausserhalb SEPA-Raum� mit IHC-Konto/SAP: lokale Zahlungen lokal/Cross Border Zahlungen über IHC Bank � mit IHC-Konto/kein SAP: alle Zahlungen lokal� kein IHC-Konto/mit SAP: alle Zahlungen lokal� kein IHC-Konto/kein SAP: alle Zahlungen lokal

� Ad-hoc Zahlungen nur über IHC-Konto möglich (Formblatt „Payment Request“)

Damit gilt für Gesellschaften mit IHC-Konto/SAP:

� lokale Bankverbindungen nur noch für Zahlungseingänge� lokale Kontoauszüge auf Basis SWIFT-Vertrag an BIC der Mutter (GIESDEMM)

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Zahlungsverkehr extern über In-House Bank

External Bank

G&D Subsidiary G&D Subsidiary G&D Subsidiary

Standard

Ausnahmen

Funktionsweise:

� Konzerngesellschaft startet SAP-Zahllauf F110: Zahllauf direkt bzw. per IDOC an In-House Bank

� In-House Bank startet SAP Zahllauf F111 (Dateien in den Formaten XML, DTAUS, DTAZV)

� Für Ad-Hoc Zahlungen: „Payment-Request“� Freigabe im BCM-Modul Treasury und HR (4-Au-gen-Prinzip; Corporate Seal)

� HR-Zahlungen: Verschlüsselt � Ausführung der Zahlungen über externes Bank-Konto der In-House Bank („on behalf of“)

� Übertragung der Daten via SWIFT an externe Banken

� Belastung des Gegenwertes auf IHC-Konto desinternen Auftraggebers

� Bei Fremdwährungen: Buchung zum SAP-Tages-kurs bzw. Hedge-Kurs

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Zahlungsverkehr extern über In-House Bank

Regeln für „Payment Factory“

� Festlegung einer externen Zahlungsbank pro Währung (Zahlweg)� Festlegung fester Zahltage (Ausnahmen!!)� Cut-off time für Massenzahlungen 11:00 bzw. für Ausnahmen 14:00 � Avisierung großer Zahlbeträge (kfr. Liquiditätsplanung für 12 Wochen)� Manuelle Ad-hoc Zahlungen nur auf schriftlicher Basis (Unterschriften)� Zeitnahe Rückläuferbearbeitung (ab 9:00 Uhr) über IHC-Konto sichergestellt

Vorteile:

� Wegfall lokaler Bankgebühren (externe versus interner Pauschalen)� Reduzierter IT-Aufwand für Roll-out: Implementation, Test, Schulung und Dokumentation� Keine lokalen Banken-Kommunikationswege� Kein lokaler Umstellungsaufwand für SEPA� Reduzierter interner Verwaltungsaufwand� Nutzung der sicheren Bankenkommunikation SWIFT� Zentrale Steuerung der Compliance-Anforderungen (GWG)� Meldewesen: monatlich elektronisch (ab 1.7.13); LZB-Kennzeichen wichtig!� Bessere Liquiditätssteuerung

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Servicebüro

SWIFT-Kanal Bank

TochterTochter

TochterTochter

TochterTochter

Zahlungsaufträge Inland/Auslandmaschinell/manuell

Bank

G&D In-House Bank

Belastung IHC-Konto

Bank

Bank

Bank

Bank

ZahlungsaufträgeInland/Auslandmanuell

Einführung SWIFT: going live Dezember 2012

• Keine direkte Verbindung zu SWIFT• Zusätzlicher Vermittler wird benötigt -> erhöhte Kosten für Service Provider• Infrastruktur wird mit anderen Nutzern geteilt

• Weltweite Erreichbarkeit -> die meisten Banken sind über SWIFT erreichbar• Kontoauszüge nahezu aller Banken können automatisiert in SAP hochgeladen

werden• Hohe Verfügbarkeit von SWIFT garantiert• SWIFT haftet für Übertragung der Daten• Transaktionsgebühren fallen an• Erfordert SAP Integration Package for SWIFT• Bankenunabhängige Lösung

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Weitere Entscheidung: Zentrale Erfassung von Finanzgeschäften der Konzerngesellschaften

Prinzip: In-House Bank als Shared Service Center für alle Finanzgeschäfte im Konzern

� Ausgangssituation: Finanztransaktionen können lokal (gemäß Richtlinie/nach zentraler Abstimmung) abgeschlossen werden (z.B. kurz-/langfristige Bankkredite, Geldanlagen)

� Aufgabe der Tochter� Reporting der Geschäftsdaten unmittelbar nach Abschluss an In-House Bank

� Aufgabe der In-House Bank� Erfassung im SAP Treasury Modul im jeweiligen Buchungskreis� Kontrolle und Verbuchung der Transaktion (TB110) im jeweiligen Buchungskreis� Monatliche Bewertung der Transaktion und Festlegung der Buchungssätze

� Vorteile:� Standardisierte Erfassung und Bewertung von Finanzgeschäften� Zentraler Überblick aller Finanzgeschäfte� Reduzierung von lokalem Verwaltungsaufwand� Kosteneinsparung durch deutliche Reduzierung von SAP-Funktionalitäten (bei Roll-

out)

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!