Eine mobile App für die interne Kommunikation – 8 wichtige Themen für einen erfolgreichen Start

Die Vorteile eines digitalen Kanals für Mitarbeiterkommunikation

Inhalt

Mobile Apps haben einen beneidenswerten Ruf im Unternehmen 3

Die Vorteile eines digitalen Kanals für Mitarbeiterkommunikation 5

Eine App für Mitarbeiterkommunikation für iPhone, Android und was noch? 7

Die Einführung einer Mitarbeiter-App – 8 wichtige Themen 8

1. Nutzung auf freiwilliger Basis 9

2. Relevante Inhalte steigern das Engagement 10

3. Spannende neue Funktionen 12

4. Übersichtliches Nutzermanagement 14

5. Eine Kombination aus nativer App und Web-App 15

6. Einfache Bereitstellung der App 17

7. Intranet und App miteinander abstimmen 18

8. Das Management von den Vorteilen einer App überzeugen 19

Die Kosten einer App für die interne Kommunikation 20

Lesen Sie mehr zu diesem Thema 21

Kontakt 21

Über Staffbase 22

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Mobile Apps haben einen beneidenswerten Ruf in Unternehmen

Ihre Funktionen werden mittlerweile so entwickelt, dass sie die wichtigsten organisatorischen Anforderungen erfüllen und im Gegensatz zu den großen und schwerfälligen IT-Projekten der Vergangenheit schnell umgesetzt und eingeführt werden können. Kein Wunder, dass Apps nun auch immer mehr im Zusammenhang mit interner Unternehmenskommunikation diskutiert werden. Kommunikation richtet sich an möglichst viele (im Idealfall an alle) Mitarbeiter, sollte jedoch im Unternehmen nicht zwingend vorgeschrieben werden. Jeder muss selbst entscheiden können, wie oft und wie viele interne Informationen er konsumiert. Es ist somit keine leichte Aufgabe, es nicht nur allen recht zu machen, sondern vor allem auch alle zu erreichen – besonders die Mitarbeiter ohne Schreibtischarbeitsplatz und Computer.

Heutzutage hat jedes große Unternehmen ein Intranet, mit dem auch Kommunikationsinhalte verteilt werden.In den meisten Fällen sind Intranets nur über den Computer am Schreibtisch erreichbar. Die Zahl der Mitarbeiter ohne direkten Zugang zu einem Computer und somit zum Intranet wächst jedoch stetig. Zwar sind Intranet-Terminals in Lagern und Produktionshallen immer häufiger zu finden, jedoch erfreuen diese sich aufgrund von Zeitmangel und umständlicher Anmeldeprozesse nicht gerade wachsender Beliebtheit.

Die daraus resultierende Kommunikations- lücke ist besonders dann problematisch, wenn die Mitarbeiter, die die wenigsten Informationen erhalten, diese eigentlich am dringendsten benötigen.

NON-DESK, OFFLINE, FRONTLINEUnterschiedliche Voraussetzungen, aber das gleiche Ergebnis: mit interne Kommunikation kaum erreichbar

Desk-Mitarbeiter

Frontline

Offline

Non-Desk-Mitarbeiter

4

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Die Vorteile eines digitalen Kanals für Mitarbeiterkommunikation

Als Kanal für die interne Kommunikation ermöglichen mobile Apps die Verbindung zu Mitarbeitern sowohl über ihre dienstlichen als auch privaten Smartphones. Der Zugang zu diesem neuen Kanal hat viele Vorteile gegenüber herkömmlichen Kommunikations- kanälen wie Intranet und E-Mail.

Kommentare Bewertung Analyse

6

Die Kommunikation über eine App fördert soziale Interaktionen, da Nutzer über Kommentare, Likes und geteilte Beiträge einfach Feedback geben können. Gleichzeitig erhalten Administratoren die Möglichkeit, den Konsum von Inhalten umfangreich zu analysieren. Diese neuen Kommunikations- elemente etablieren außerdem effektive Austauschmöglichkeiten zwischen der Führungsebene und der operativen Ebene und unterstützen Kommunikationsverantwortliche dabei, wichtige Themen zu identifizieren sowie aktiv redaktionell zu steuern. Darüber hinaus besticht eine App in der internen Kommunikation vor allem auch mit Aktualität und kann Inhalte automatisch zusammenstellen. So erhalten Mitarbeiter vor allem die für ihre Arbeit wichtigen Informationen wie standort- oder abteilungsspezifische Neuigkeiten.

Interaktionen

Echtzeit

Lokal

Rich Media

Kosten

Papierbasierte Kommunikation

Digitale Kommunikation

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Eine App für Mitarbeiter- kommunikation: Für iPhone, Android und was noch?

Die mobilen Betriebssysteme iOS (Apple) und Android (Google) haben den Markt praktisch unter sich aufgeteilt. Es ist deshalb keine Frage, dass eine App für die interne Kommunikation für iOS und Android verfügbar sein muss. Weitere Zugriffspunkte, die nicht vergessen werden sollten, sind die Browser auf regulären Computern oder Laptops. Mitarbeiter könnten die Informationen demzufolge auch von einem Gerät zu Hause abrufen. Darüber hinaus macht es durchaus Sinn, dass Redakteure Inhalte auch auf einem größeren Bildschirm erstellen und bearbeiten können. Die Redaktion von Artikeln und Seiten sollte deshalb sowohl in der App als auch am Computer möglich sein.

iOS

34.9%

WindowsMobile

3.14%

Andere

4.86%

Android

57.1%

8

So wird das Projekt Mitarbeiter-App zum Erfolg: 8 wichtige Themen

Die Umsetzung einer App für interne Kommunikation erfordert eine gewissenhafte Planung sowie eine Strategie, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter ausgerichtet ist. Da eine App mehr als nur ein zusätzlicher Kanal für Intranet-Inhalte ist, müssen geeignete Voraussetzungen geschaffen werden, um das Projekt zu einem Erfolg zu machen.

Wir haben die acht grundlegendsten Themen zusammengefasst, die beachtet werden sollten:

Freiwillig oder verbindlich

STRATEGIE TECHNOLOGIE

Nutzer- management?

Neue Features für mobilen Kanal?

App- Verteilung?

Welche Inhalte?

Native App oder Web-App?

Wertorientierte Argumentation?

Passt zur Intranet- Strategie?

1 Nutzung auf freiwilliger Basis

Grundlegend sollte interne Kommunikation immer freiwillig sein. Mitarbeiter entscheiden weitestgehend selbst, welche Informationen aus dem Unternehmen sie erhalten möchten. Je relevanter diese Informationen für die eigene Arbeit und die eigenen Interessen sind, desto ansprechender werden sie sein. Die Einführung einer Mitarbeiter-App bedeutet daher, den Zugang zu Ihren Informationen freiwillig zu gestalten und interne Zeitschriften sowie Aushänge zu ersetzen. Es sind jedoch durchaus Anwendungsmöglichkeiten denkbar, in denen einfache Kommunikationsprozesse, wie z.B. Dienstpläne oder Handbücher, auch über die App verfügbar gemacht werden. Sobald die Nutzung verbindlicher wird, müssen Mitarbeitern jedoch auch die Voraussetzungen wie Firmengeräte oder Datentarife zur Verfügung gestellt werden. War das vor einigen Jahren aus Kostengründen noch undenkbar, sind mittlerweile z.B. Tablets schon sehr günstig im Angebot und können in einem firmeneigenen WLAN ohne teure individuelle Datentarife genutzt werden.

STRATEGIE

9

2 Relevante Inhalte steigern das Engagement

Moderne Intranets beinhalten eine wachsende Zahl neuer Funktionen, um praktische Anwendungsfälle zu unterstützen. Während Intranets zunächst nur als Ablage für häufig benötigte Dokumente genutzt wurden, kamen bald Nachrichten und Unternehmenskommunikation hinzu. Der nächste Schritt war der Aufbau von Mitarbeiterportalen, die sich insbesondere auf “Selbstbedienungsprozesse”, so genannte Employee Self Services, konzentrierten. Der aktuellste Schritt ist die Einführung von Communities und Projekträumen, in denen Teams zusammenarbeiten sowie alle wichtigen Dokumente abgelegt werden können.

STRATEGIE

10

Die vier Hauptanwendungsfälle (Information, Kommunikation, Prozesse und Zusammenarbeit) bilden das Grundgerüst moderner Intranets und bilden den Ausgangspunkt für die folgende Frage: Welche Anwendungsfälle und zugehörigen Inhalte sollten mobil verfügbar gemacht werden?

Basierend auf unseren Erfahrungen ist der erste Schritt, eine mobile Kommunikation zu etablieren, die alle Mitarbeiter erreicht. Der zweite Schritt besteht aus Informationen (Handbücher, Telefonbücher, Menüs, Kontaktinformationen) und Prozessen (Umfragen, verfügbare Urlaubstage und Stundenzettel). Der Bereich Zusammenarbeit soll oftmals nur einem kleinen Teil der Mitarbeiter mobil zur Verfügung gestellt werden und ist insgesamt auch sicherheitskritischer.

STRATEGIE

Kommunikation Management Blog Unternehmens News Lokale NewsTeam News

Services Mitarbeiter Reise-Services Konferenzraum Verfügbarkeit Abwesenheitsnotiz Manager

Information Mitarbeiterverzeichnis WissensbasisSOPs

Zusammenarbeit Projekte Gemeinschaften Arbeitsgruppen

Desk- Mitarbeiter

Non-Desk- Mitarbeiter

Mobiles Intranet – was genau soll eigentlich mobil verfügbar sein?

3 Spannende neue Funktionen

Zunächst einmal ist es wichtig zu erkennen, dass eine App allein nicht ausreicht. Sie brauchen einen einfachen Weg, die App mit relevanten Inhalten zu füllen. Das sollte nicht Aufgabe eines einzelnen Administrators sein, sondern ebenso durch Vollzeit­- und Teilzeit-Redakteure abgedeckt werden, die mit minimaler Schulung Inhalte einfach einstellen und kontinuierlich pflegen können. Dafür braucht es ein sogenanntes Content-Management-System (CMS). CM-Systeme gibt es schon seit vielen Jahren, zunächst nur für Webseiten, später wurden auch Lösungen für Intranets entwickelt. Aufgrund der abweichenden Anforderungen sind Content-Management-Systeme für Intranet und Internet heute sehr unterschiedlich.

Eine mobile App erfordert die weitere Spezialisierung eines Intranet-CMS. Eines der wichtigsten Merkmale ist die Push-Funktion.

STRATEGIE

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Apps können auf dem Home-Bildschirm eines Smartphones eine sogenannte Push-Benachrichtigung anzeigen, die den Nutzer aktiv informiert und direkt zur App führt. Push-Meldungen sind ein mächtiges Instrument und wie immer kommt mit viel Macht auch viel Verantwortung. Nutzer sollten durch Push-Benachrichtigungen nicht belästigt werden, da der gewollte Effekt dadurch schnell nachlassen würde und Mitarbeiter die Funktion deshalb auch vollständig deaktivieren könnten.

Ein CMS für eine mobile App sollte demnach die zielgruppengenaue Versendung von Push-Nachrichten unterstützen und nur für einen ausgewählten Kreis an Redakteuren zugänglich sein.

Weitere Informationen zum Einsatz von Push-Benachrichtigungen erhalten Sie im Interview mit unserem Kunden T-Systems Multimedia Solutions:

Wie T-Systems MMS mit der Push-Funktion mehr Mitarbeiter erreicht

STRATEGIE

Das gleiche CMS für Webseite und Intranet?

Mobiles Intranet CMS – die wichtigsten Anforderungen im Überblick

Push-Benachrichtigungen für Ihre interne Mitarbeiterkommunikation

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4 Übersichtliches Nutzermanagement

Zur Zielgruppe einer Mitarbeiter-App gehören sehr oft Mitarbeiter ohne Schreibtischarbeitsplatz, die oft in keiner Art von IT-System oder Benutzerverzeichnis erfasst sind. In den meisten Fällen werden diese Mitarbeiter nur im Lohnkonto eines Unternehmens geführt. Daher muss das Content- Management-System der App eine einfache Möglichkeit bieten, Mitarbeiterlisten zu importieren, die neben dem Namen und einem eindeutigen Merkmal (z.B. Personalnummer) auch noch weitere spezifische Informationen wie Standort und Bereich enthalten.

TECHNOLOGIE

01Nutzer­-Onboarding

02Nutzer­-Pflege

03Nutzer­-Löschung

Mehr Informationen und alle Details zum Nutzeronboarding und zur Verwaltung von Nutzerdaten mit Staffbase finden Sie hier:

Nutzermanagement in der Staffbase Mitarbeiter-App

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5 Eine Kombination aus nativer App und Web-App

Native Apps sind aus der privaten Smartphone-Nutzung bekannt: kleine Programme, die aus einem App Store geladen werden. Diese haben den großen Vorteil, dass nur sie tief in die Funktionen des Gerätes eingreifen können und damit z.B. in der Lage sind, Push-Nachrichten zu aktivieren. Im Gegensatz dazu sind Web-Apps nichts weiter als Internetseiten, die über einen mobilen Browser des Smartphones aufgerufen werden. Diese Seiten sind zwar einfacher zu erstellen, können aber nicht über App-Store verteilt werden und können auch keine Push-Nachrichten versenden. Auch wenn die Entwicklung und Pflege nativer Apps aufwendiger ist, so überwiegen ihre funktionalen Vorteile trotzdem deutlich denen der Web-Apps. Eine gute Lösung, die das Beste aus beiden Bereichen vereint, ist eine Hybrid-App. Diese sind native Apps, die ebenso eine Web-Version beinhalten und demzufolge sowohl auf dem Smartphone als auch auf dem Computer genutzt werden können.

TECHNOLOGIE

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TECHNOLOGIE

Verteilung Web App Store App Store

Push-Nachrichten

App Icon/ Home-Bildschirm

Aufwand Mittel Medium Hoch

Entwicklungsgeschwindigkeit Schnell Schnell Langsam

Erweiterbarkeit Hoch Hoch Mittel

WEB BROWSER NATIVE CONTAINER NATIVE CONTAINER

DEVICE API DEVICE API DEVICE API

JAVA SCRIPT JAVA SCRIPT

WEB HYBRID NATIVE

NATIVE CODE

6 Einfache Bereitstellung der App

Eine Mitarbeiter-App wird am besten über einen öffentlichen oder unternehmenseigenen App Store bereitgestellt. Mitarbeiter kennen diesen Prozess bereits von der Installation anderer Apps auf ihren persönlichen Geräten. Die Verteilung über einen App Store sorgt auch dafür, dass die App regelmäßig aktualisiert wird. Lediglich registrierte Nutzer mit Login-Daten erhalten Zugriff auf die App. So wird sichergestellt, dass nur eine bestimmte Zielgruppe auf Inhalte zugreifen kann. Allgemeine Informationen können auf einer öffentlichen Seite in der App angezeigt werden und helfen, die potentielle Zielgruppe deutlich zu vergrößern.

Alternativ ist es auch möglich, die App außerhalb eines App-Stores zu verteilen. Dieses Verfahren schränkt jedoch oft den Zugang und die einfache Installation ein und ist daher nur für eine sehr begrenzte Anzahl von Nutzern geeignet.

TECHNOLOGIE

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7 Intranet und App miteinander abstimmenEine Mitarbeiter-App kann durchaus als ein Kanal betrachtet werden, der die Inhalte des Intranets anzeigt. In diesem Fall ist das bereits erwähnte CMS also nichts anderes als das Intranet selbst. Die meisten Herausforderungen hängen hier jedoch mit der Informationssicherheit und zwei damit verbundenen, aber konkurrierenden Anforderungen zusammen.

Einerseits beherbergen Intranets immer mehr Projekte, Dokumente und damit unternehmenskritische Informationen, die zuverlässig vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Andererseits sollen möglichst viele Mitarbeiter über ihre privaten Geräte auf Kommunikationsinhalte zugreifen können – am besten ohne bei jeder Nutzung ihre Zugangsdaten eingeben zu müssen. Aus dieser Konstellation ergibt sich (mindestens) eine Zweiteilung moderner Intranets. Eine App für die Unternehmenskommunikation steht mit einem eigenen CMS neben dem eigentlichen Intranet und bietet Mitarbeitern nur Inhalte an, die mobil ausgespielt werden können. "Best of breed"-Ansätze werden sich daher für zukünftige Intranets durchsetzen.

TECHNOLOGIE Mobiles Intranet CMS – die wichtigsten Anforderungen im Überblick

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8 Das Management von den Vorteilen einer App überzeugen

Angesichts der sich ständig beschleunigenden Digitalisierung setzen sich viele Unternehmen mit einer bestimmten Frage auseinander: Wie können wir Entscheidungen schneller treffen und umsetzen? Eine Mitarbeiter-App ist ein ideales Mittel, schnell einen übersichtlichen und interaktiven Kanal für alle Mitarbeiter aufzubauen. Feedback einholen, Wissen verbreiten und Umfragen durchführen wird damit so einfach wie nie. Dies erleichtert den Prozess der Entscheidungsfindung, bindet alle ein und ermöglicht die Darstellung von wichtigen Kennzahlen. Diese Argumente sind verständlich und werden von vielen Führungskräften unterstützt.

STRATEGIE

ARGUMENTE FÜR EINE APP

➔ schnelles Feedback von

Mitarbeitern

➔ höhere Beteiligung an

Umfragen

➔ einfach Wissen verbreiten

➔ Einbindung aller Mitarbeiter

(nicht nur der am

Schreibtisch)

➔ übersichtliche Darstellung

wichtiger Kennzahlen

➔ Interaktionsmöglichkeiten für

alle

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Die Kosten einer App für die interne Kommunikation

Die initiale Entwicklung einer einfachen App auf Basis eines Baukastens ist finanziell überschaubar. Aufwendiger wird dieser Weg, wenn spezifische Funktionen benötigt werden. App­-Baukästen sind nicht vergleichbar mit der hoch spezialisierten Funktionalität eines mobilen Intranet-CMS und eignen sich deshalb nur für funktional grundlegende Anwendungen, die beispielsweise Mitarbeitermagazine beinhalten sollen. Die Bereitstellung einer App für die verschiedenen App-Stores und deren Aktualisierung erfordert einen kontinuierlichen Aufwand, den die meisten Unternehmen im Vergleich zu bisherigen Intranet-Projekten nicht gewohnt sind - bei der Budgetplanung werden die Kosten dieses Aufwands nur selten berücksichtigt.

Der Konflikt zwischen hohen Kosten einerseits und steigenden Ansprüchen an Funktionen andererseits lässt sich nur durch Standardlösungen beheben. Die Kosten berechnen sich hier auf Basis der Nutzer und beinhalten auch die kontinuierliche Pflege der Apps und Weiterentwicklung der Funktionen.

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Lesen Sie mehr zu diesen Themen...

● Wie passt eine Mitarbeiter-App zum Intranet?

● Datenschutz und Datensicherheit bei einer Mitarbeiter-App

● Mobiles Intranet als Zugangspunkt zum digitalen Arbeitsplatz

… und erfahren Sie, welche Möglichkeiten und Vorteile eine

Mitarbeiter-App für Ihr Unternehmen bietet

Kontakt

hi@staffbase.com

www.staffbase.com

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Über StaffbaseStaffbase wurde im Jahr 2014 gegründet und unterstu ̈tzt Unternehmen bei der mobilen Mitarbeiterkommunikation. Wir sind der fu ̈hrende Anbieter von Mitarbeiter-Apps. Dank des Mobile-First-Ansatzes von Staffbase gelingt es Firmen, alle Mitarbeiter schnell und u ̈berall auf dem Smartphone zu erreichen – erstmals also auch jene ohne Schreibtischarbeitsplatz. Die auf jeden Kunden nach einem Baukasten-Prinzip zugeschnittene App verbessert die Mitarbeiterbindung und bietet vielfa ̈ltige Anwendungsfa ̈lle: Onboarding, News, Formulare, Events, Speisepla ̈ne, Mitfahrzentralen, Wertscha ̈tzung bei Jubila ̈en, HR-Services, Sicherheitstrainings und vieles mehr. Staffbase ermo ̈glicht einen besseren Informationsfluss und internen Austausch auf Augenho ̈he.

Mit Standorten in Chemnitz, Dresden, Köln und New York hilft das 100-ko ̈pfige Team um die Gru ̈nder Dr. Martin Bo ̈hringer (CEO), Dr. Lutz Gerlach (COO) und Frank Wolf (CMO) inzwischen mehr als 220 Unternehmen auf 4 Kontinenten – darunter Telekom, Viessmann, Adidas, Paulaner, Siemens, Audi, Vodafone, RHI Magnesita und Deutsche Bahn – bei der Digitalisierung ihrer internen Kommunikation.

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