Einführung von IT-Multiprojektmanagement · Uni Würzburg_150608_LHM-Präs_V1.0.odp...
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Multiprojektmanagement
Einführung von IT-Multiprojektmanagement
Herausforderungen und Erfolgsfaktoren am Beispiel der Landeshauptstadt München
Vortrag an der Universität Würzburg, 08.06.2015
Dipl.-Kfm. Ralf GabrielLandeshauptstadt München Direktorium, IT-Strategie und IT-Steuerung / IT-Controlling (STRAC), Multiprojektmanagement
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Uni Würzburg_150608_LHM-Präs_V1.0.odp Multiprojektmanagement
Inhalt
(1) Die Stadt München und ihre IT
(2) Projektlandschaft und Projektportfolioplanung
(3) Herausforderungen und Ziele des MPM
(4) Wesentliche Elemente des MPM
(5) Erfolgsfaktoren
(6) Fazit
Uni Würzburg_150608_LHM-Präs_V1.0.odp Multiprojektmanagement
(1) Die Stadt München und ihre IT
● Verwaltung einer Großstadt (1,48 Mio Einwohner)– über 30.000 Mitarbeiter– in 12 Referaten und 6 Eigenbetrieben
● Haushaltsvolumen: ca. 6,2 Milliarden Euro ● beteiligt an > 100 Unternehmen● rund 15.000 PC-Arbeitsplätze im Verwaltungsbereich ● über 700 Fachanwendungen● Organisation der IT in sogenannte „3 Häuser der IT“
Abfallwirtschaftsbetrieb MünchenBaureferatDirektoriumit@MKommunalreferatKreisverwaltungsreferatKulturreferatMarkthallen MünchenMünchner KammerspieleMünchner StadtentwässerungPersonal- und Organisationsreferat Referat für Arbeit und WirtschaftReferat für Bildung und SportReferat für Gesundheit und UmweltReferat für Stadtplanung und BauordnungSozialreferatStadtgüter MünchenStadtkämmerei
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(1) Die Stadt München und ihre IT
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it@M STRAC
IT der
LHM
● Dezentrales Informations-, Kommunikations- und Anforderungsmanagement in jedem Referat ● Geschäftsprozessunterstützung durch IT, Anforderungsmanagement, Benutzersupport
● Eigenbetrieb der LHM ● Technischer IT-Dienstleister für Planung/Bereitstellung und Betrieb von ITK-Technik
● IT-Strategie/-Steuerung/-Controlling● Schaffung von Rahmenbedingungen● IT-Governance
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(2) Projektlandschaft und Projektportfolioplanung
● Über 350 IT-Vorhaben und IT-Projekte p.a.
● Projekte sind Vorhaben, die mit Projektmanagement-methoden und Projektorganisation geplant und durchgeführt werden.
● Stadtweit (Bsp.: eGovernment / openGovernment),Referatsübergreifend (Bsp.: CAFM Computer Aided Facility Management), Referatsbezogen (Bsp.: iKFZ Onlinemeldung)
Vorhaben
Vorhaben
Vorhaben
Vorhaben
Vorhaben
Projekt
ReferatA
ReferatB
Eigen-betrieb
Z
Projekt
Projekt
...
Herausforderungen:
➢ Gesamtstädtische Sicht zu IT-Vorhaben/Projekten
➢ Welche Vorhaben sollen geplant und realisiert werden
➢ Bessere Planung und effektive Nutzung der Ressourcen
Projekt
...
ProjektVorhaben
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(2) Projektlandschaft und Projektportfolioplanung
● Strategische Projektportfolioplanung bei der LHM*): sog. strategische IT-Vorhabensplanung
● Prozess: Dezentrale Vorhabensplanung mit fachlicher Vorpriorisierung → zentrale Vorhabensplanung → Ressourcenplanung mit Realisierungszusage
● Merkmale:● Stichtagsbetrachtung + rollierende unterjährige
Planung● Priorisierungskriterien: Gesetzlich vorgegeben,
Stadtratsentscheidung, Strategisch, Betriebskritisch,Geplante Optimierung
● Ermittlung einer Gesamtreihenfolge (Ordnungszahl)● IT-Gremien: IT-Kommission, IT-Beirat (3 IT-Häuser),
Projektlenkungskreise
IT-Vorhabensplanung (welche IT-Vorhaben plant die LHM insgesamt)
ProjektVorhaben
ProjektVorhaben
*) LHM = Verwaltung der Landeshauptstadt München
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(3) IT-Multiprojektmanagement (MPM) – Herausforderungen
IT-Vorhabensplanung (welche IT-Vorhaben plant die LHM insgesamt)
IT-Projektmanagement (wie werden einzelne IT-Vorhaben erfolgreich umgesetzt)
StrategischeEbene
MPMschließt
die Lücke
Umsetzungs-Ebene
Unerwartete Portfolio- und Priorisierungs-änderungen
Abhängigkeiten zwischen Vorhaben
Tools und Werkzeuge
Engpassressourcen und Kapazitäten
Zielkonflikte
Fehlende Koordination der Vorhaben
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Exkurs: Multiprojektmanagement – Definitionen
Verschiedene Definitionen von Multiprojektmanagement (MPM) in der Literatur
● Eine eher planende und steuernde Funktion findet sich bei Seidl *:„Multiprojektmanagement bezeichnet die Planung, übergreifende Steuerung und Überwachung von mehreren Projekten.“
● Eine eher koordinierende Funktion findet sich im PM-Lexikon bei Motzel *:„Mehrprojektmanagement (engl. Multiple Project Management), Synonyme: Multiprojektmanagement, Mehrprojektkoordination, Koordination der Projekttätigkeiten in allen Projekten einer Organisationseinheit, zum Beispiel durch Abstimmung von Terminen, Einsatzmitteleinsatz, Leistungszielen etc.“
● Eine eher normative Funktion beschreibt die neue DIN-Norm 69901 zum Multiprojektmanagement *: „Multiprojektmanagement: organisatorischer und prozessualer Rahmen für das Management mehrerer einzelner Projekte.“
* Quellenangaben: siehe Literaturhinweise am Ende
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(3) IT-Multiprojektmanagement – Ziele und Aufgaben
Vorhaben
IT-Multiprojektmanagement (MPM) schließt die Lücke zwischen der strategischen stichtagsbezogenen IT-Vorhabensplanung und dem umsetzenden IT-Projektmanagement.
Vorhaben
Vorhaben
VorhabenVorhaben
Vorhaben
Vorhaben
Vorhaben
Vorhaben
Vorhaben
Projektplan
Abhängigkeitsgraph
SystemA
SystemB
SystemE
SystemC
SystemD
Testing
Kommunikationsplan
Work Breakdown Structure
MPM... ● umfasst die dafür notwendigen
Schritte der Planung und Steuerung der Gesamtheit an IT-Vorhaben und IT-Projekten der LHM
● koordiniert kritische voneinander abhängige IT-Vorhaben bzw. Projekte (sogenannte Vorhabensbündel).
Die Reichweite des Multiprojektmanagements bei der LHM bezieht sich auf Referate und Eigenbetriebe. Die Ent-scheidungshoheit über die dezentrale Priorisierung sowie die Durchführungsverantwortung für die einzelnen IT-Vorhaben und IT-Projekte verbleiben weiterhin bei den Referaten/Eigenbetrieben bzw. den Vorhabens-/ Projektverantwortlichen.
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(4) IT-Multiprojektmanagement – Gesamtrahmen und wesentliche MPM-Elemente
IT-Vorhabensplanung*
IT-Projektmanagement
Management von Engpassressourcen und Kapazitäten
Management von Abhängigkeiten
Management von vorhabensübergreifenden Risiken
Vorhabensübergreifende Informationsbasis
Koordination von Vorhaben
Zielkonfliktmanagement & Kommunikation
Zentraler IT- Vorhabensplan
Rollierende Repriorisierung
Ergebnisbewertung Vorhabensplanung
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Übergreifende Qualitätssicherung von Vorhabensbündeln
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= Aktueller MPM-Schwerpunkt
= aktuell noch kein Schwerpunkt
Legende:
* teilweise auch als Projektportfolioplanung bezeichnet.
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Priorisierung und Rollierende Repriorisierung 2
● Nach der Planung ist vor der Planung – oder: nach der Priorisierung folgt die Repriorisierung.
● Ungeplante unterjährige Veränderungen oder neue Projekte müssen trotz sorgfältiger Erstellung der stichtagsbezogenen jährlichen Vorhabensplanung berücksichtigt werden können.
● Repriorisierungsprozess:
„Interne“ Repriorisierung
Abstimmung mit zentralem Dienstleister
Referat / Eigenbetrieb
AnmeldenReprio-Vorhaben
Entscheidung
Repriorisierungsgruppe
Lösungssuche Kommunikation
Prüfung Eingangs-vorauss. und Kriterien,
Abstimmung Rahmendaten
Anwendung Reprio-Kriterien
Ggf. Erteilung Prüfaufträge zurBeurteilung der Auswirkungen
Eingrenzung der Repriokandidaten
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Wirksame Steuerung durch Projektkoordination 9
MöglicheKommunikationsbeziehungen
Vorteile: ● Eine Stelle, an der die relevanten Informationen
zusammenlaufen und ausgewertet werden können.● Offenlegen und Management von kritischen Abhängigkeiten● Effiziente, zeitnahe Kommunikation● Koordination übergreifender Aktivitäten (z.B. Testing)
Kommunikation mit Projektkoordinator1)
1) Schematische Darstellung; in der Praxis gibt es natürlich auch bilaterale Kommunikation, die aber wesentlich zielgerichteter erfolgen kann.
Kommunikation ohne Projektkoordinator
SEPASEPA
MiGroVMiGroV
PSCDPSCD
KITAKITA
SOJASOJA
FaVorBeiFaVorBei
SEPASEPA
MiGroVMiGroV
PSCDPSCD
KITAKITA
SOJASOJA
FaVorBeiFaVorBei
Projekt-koordinator
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Organisatorische Einbindung von MPM
● MPM als Teil des institutionalisierten Projektmanagements, z.B. als PM-Abteilung oder Projektmanagement-Office (PMO)
● MPM als Teil oder Synonym für strategisches Portfoliomanagement(PPM)
● MPM als Instanz zur Vereinbarung gemeinsamer „Spielregeln“ und Leitliniengeber
● MPM als operative Koordination mehrerer IT-Projekte oder Projektbündel
Grundsätzliche Alternativen organisatorischer Einbindung
Zentrales MPM bei STRAC*
Dezentrales MPM bei den Referaten/ Eigenbetrieben
* STRAC = IT-Strategie/-Steuerung/-Controlling im Direktorium
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(5) Erfolgsfaktoren
✔ Klare definierte Einführungsstrategie-> Stadtratsbeschlüsse 2010 und 2014-> Stufenweises Vorgehen
✔ Begrenzung auf wenige Kernelemente des MPM-> keine Überforderung der Organisation
✔ Orientierung an Schmerzpunkten in der Organisation und möglichen Quick Wins
✔ Intensive Stakeholder-Kommunikation
✔ Schaffung eines gemeinsamen stadtweiten Verständnisses für MPM
✔ Projektorientiertes Vorgehen bei der Einführung
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(6) Fazit
➢ Die zunehmende Anzahl und Komplexität von Projekten, auch über Referats- und Bereichsgrenzen hinweg, erfordert
● ein verstärktes Denken in Projektzusammenhängen, sowie
● eine Professionalisierung bei Planung und Durchführung von Projektlandschaften.
➢ Auch in der öffentlichen Verwaltung wird zunehmend der Ruf nach Multiprojektmanagement laut.
➢ Die Einführung von IT-MPM bei der LHM ist als mehrstufiger Prozess beschlossen. Die weitere Ausgestaltung und Weiterentwicklung ist sukzessive für die kommenden Jahre geplant.
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Literaturhinweise
● Gabriel, R.: Einführung eines stadtweiten IT-Multiprojektmanagements, in: Seidl, J. / Hüsselmann, C. (Hrsg.): Multiprojektmanagement – Herausforderungen und Best Practices, Symposion Verlag, erscheint Mitte 2015
● GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, www.gpm-ipma.de
● International Project Management Association (IPMA): Competence Baseline ICB Version 3.0, Download z.B. unter: http://www.p-m-a.at/pma-download/doc_download/171-icb-ipma-competence-baseline-version-3-0-deutsch.html
● Motzel, E.: Projektmanagementlexikon, Wiley-Verlag 2010
● Norm DIN 69901 Multiprojektmanagement, Teil 1: Grundlagen, Berlin 2011, und Teil 2: Prozesse, Prozessmodell, Berlin 2012
● Seidl, J.: Multiprojektmanagement, Springer-Verlag 2001
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Kontakt: Ralf Gabriel, Landeshauptstadt München, Direktorium STRAC MPM,
Tel. 089-233-82330, [email protected]: [email protected]