Einführung eines ERP-Systems
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Informatik ERFOLG Benutzer, die eine umfassende betriebs- wirtschaftliche Anwendungssoftware (ERP- Software) auf Basis Freier Software inner- halb des Unternehmens einführen möch- ten, erhalten im nachfolgenden Artikel einen Leitfaden, wenn es um die Auswahl, die Einführung und dem anschliessenden Betrieb einer auf Open Source basierten ERP-Lösung geht. Das Angebot der klassisch lizenzierten Unter- nehmenssoftware wird zunehmend ergänzt durch lizenzkostenfreie ERP-Software, die ge- rade für KMU Betriebe in der Schweiz aufgrund ihrer Flexibilität und des entsprechenden Kos- tenvorteils zu einer echten Alternative gewor- den sind. Für welches ERP-System auf Open Source Ba- sis soll sich das Unternehmen jedoch entschei- den. Dies gehört sicher zu den schwierigsten Aufgaben und Entscheidungen für das Unter- nehmen, da im Normalfall die Software wäh- rend 9 Jahren benützt wird und mit dem IT- Dienstleister eine langfristige Beziehung ein- gegangen wird. Der nachfolgend abgebildete Leitfaden soll den Entscheidungsträgern innerhalb des Unternehmens ein Hilfsmittel zur Verfügung stellen, damit bei der Auswahl der entspre- chenden ERP-Software auf Open Source Ba- sis die richtige Auswahl getroffen werden kann. Auswahl des ERP-Systems auf Freier Software Beim entsprechenden Auswahlverfahren emp- fiehlt sich folgende Vorgehensweise: Einführung eines ERP-Systems (Enteprise Resource Planning) auf Open Source Basis 1. Projektstart: Vor Beginn der Einführung des ERP-Systems sind die entsprechenden Rahmenbindungen (Projektteam, Zeitplan, Budget) sowie die zu avisierenden Ziele an das ERP-System festzulegen. 2. Informationsbeschaffung: Verschaffen Sie sich anhand der einschlägigen Com- munities, über die entsprechenden Platt- formen sowie über allfällige Fachzeitschrif- ten einen ersten Überblick an den verfüg- baren ERP-Systemen, Technologien etc. 3. Durchführung Prozessanalyse: Bekannt- lich handelt es sich beim ERP-System im Grundsatz um ein System zur Unterstüt- zung Ihrer Geschäftsprozesse. Damit die Formulierung der Anforderungen an das zukünftige auf Open Source basierte ERP- System richtig gestellt werden können, ist es notwendig, die bestehenden Unterneh- mensstrukturen und Unternehmenspro- zesse zu analysieren, zu hinterfragen und zu dokumentieren. 4. Erstellung des Pflichtenheftes: In Form eines entsprechenden Pflichtenheftes wer- den alle Anforderungen und Musskriterien dokumentiert. Die Anforderungen an die zukünftige ERP-Software sollten entspre- chend ihrer Bedeutung für das Unterneh- men gewichtet werden. Folgende Kriterien sollten zusätzlich berücksichtig werden: Technologien, Feedbackqualität der Com- munity, Breite der Community, Vorhandene Partner der Open Source Lösung, Doku- mentationsqualität, Stand der Anpassun- gen an die gesetzlichen Vorgaben etc. 5. Marktrecherche: Innerhalb der gezielten Marktrecherche soll unter den vorhande- nen Open Source ERP Softwarelösungen herausgefunden werden, welche aufge- stellten Anforderungen bereits mit den Standardmodulen abgedeckt werden können, da individuelles Customizing zum Teil kostenintensiv sein kann. Im Weiteren sollte bereits hier auch berücksichtigt wer- den, durch welche IT-Dienstleistungsbe- triebe die zukünftige Open Source ERP Lö- sung implementiert und gewartet werden kann. 6. Vorauswahl: Durch die Überprüfung der einzelnen Open Source Software ERP-Syste- me anhand des ausgearbeiteten Pflichten- heftes kann in diesem Schritt eine erste Tria- ge stattfinden, damit in der letzten Phase max. noch 2 Programme im Rennen bleiben. 7. Definitiver Entscheid: In der letzten Pha- se werden noch die Unterschiede der ver- bleibenden zwei Software Programme bewertet. Ein persönlicher Eindruck der Be- dienerfreundlichkeit, Technologie, Funktio- nalität, Ausbaubarkeit etc. kann hierbei durch eine persönliche Vorführung bei dem allfälligen zukünftigen IT-Dienstleis- ter gewonnen werden. Zusätzlich können auch Referenzkunden besucht werden. Daraus erhalten Sie schlussendlich eine Gesamtbewertung, aufgrund welcher das Unternehmen einen definitiven Entscheid fällen kann. 8. IT-Dienstleister Auswahl: Damit das ERP-System erfolgreich im Unternehmen eingeführt werden kann sowie auch an- schliessend der entsprechende IT-Sup- port gewährleistet werden kann, muss die Seriosität des entsprechenden IT- Dienstleister bewertet werden. Vorhan- dene Referenzbeispiele oder direkte Kon- taktaufnahme mit anderen Firmen, wo der IT-Dienstleister bereits Projekte reali- siert hat, bilden eine sehr gute Grundla- ge. Im Weiteren sind auch die Ressour- cenverfügbarkeit sowie die Kontinuität der Verantwortlichen zu prüfen. Ein brei- tes Angebot an Dienstleistungen wie Be- ratung, Betreuung, Schulung, Support- Hotline, stetige Verfügbarkeit von Up- dates und ein gutes Branchen Know-how sind weitere Indikatoren, welche zusätz- lich in der Entscheidungsfindung zu be- rücksichtigen sind. Pascal Zenklusen Dipl. Betriebsökonom FH Geschäftsführer brain-tec AG (www.brain-tec.ch) Offizieller Partner von openERP
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InformatikERFOLG
Benutzer, die eine umfassende betriebs-wirtschaftliche Anwendungssoftware (ERP-Software) auf Basis Freier Software inner-halb des Unternehmens einführen möch-ten, erhalten im nachfolgenden Artikeleinen Leitfaden, wenn es um die Auswahl,die Einführung und dem anschliessendenBetrieb einer auf Open Source basiertenERP-Lösung geht.
Das Angebot der klassisch lizenzierten Unter-nehmenssoftware wird zunehmend ergänztdurch lizenzkostenfreie ERP-Software, die ge-rade für KMU Betriebe in der Schweiz aufgrundihrer Flexibilität und des entsprechenden Kos-tenvorteils zu einer echten Alternative gewor-den sind.
Für welches ERP-System auf Open Source Ba-sis soll sich das Unternehmen jedoch entschei-den. Dies gehört sicher zu den schwierigstenAufgaben und Entscheidungen für das Unter-nehmen, da im Normalfall die Software wäh-rend 9 Jahren benützt wird und mit dem IT-Dienstleister eine langfristige Beziehung ein-gegangen wird. Der nachfolgend abgebildete Leitfaden sollden Entscheidungsträgern innerhalb desUnternehmens ein Hilfsmittel zur Verfügungstellen, damit bei der Auswahl der entspre-chenden ERP-Software auf Open Source Ba-sis die richtige Auswahl getroffen werdenkann.
Auswahl des ERP-Systems auf Freier SoftwareBeim entsprechenden Auswahlverfahren emp-fiehlt sich folgende Vorgehensweise:
Einführung eines ERP-Systems (Enteprise Resource Planning) auf Open Source Basis
1. Projektstart: Vor Beginn der Einführungdes ERP-Systems sind die entsprechendenRahmenbindungen (Projektteam, Zeitplan,Budget) sowie die zu avisierenden Ziele andas ERP-System festzulegen.
2. Informationsbeschaffung: VerschaffenSie sich anhand der einschlägigen Com-munities, über die entsprechenden Platt-formen sowie über allfällige Fachzeitschrif-ten einen ersten Überblick an den verfüg-baren ERP-Systemen, Technologien etc.
3. Durchführung Prozessanalyse:Bekannt-lich handelt es sich beim ERP-System imGrundsatz um ein System zur Unterstüt-zung Ihrer Geschäftsprozesse. Damit dieFormulierung der Anforderungen an daszukünftige auf Open Source basierte ERP-System richtig gestellt werden können, istes notwendig, die bestehenden Unterneh-mensstrukturen und Unternehmenspro-zesse zu analysieren, zu hinterfragen undzu dokumentieren.
4. Erstellung des Pflichtenheftes: In Formeines entsprechenden Pflichtenheftes wer-den alle Anforderungen und Musskriteriendokumentiert. Die Anforderungen an diezukünftige ERP-Software sollten entspre-chend ihrer Bedeutung für das Unterneh-men gewichtet werden. Folgende Kriteriensollten zusätzlich berücksichtig werden:Technologien, Feedbackqualität der Com-munity, Breite der Community, VorhandenePartner der Open Source Lösung, Doku-mentationsqualität, Stand der Anpassun-gen an die gesetzlichen Vorgaben etc.
5. Marktrecherche: Innerhalb der gezieltenMarktrecherche soll unter den vorhande-nen Open Source ERP Softwarelösungen
herausgefunden werden, welche aufge-stellten Anforderungen bereits mit denStandardmodulen abgedeckt werdenkönnen, da individuelles Customizing zumTeil kostenintensiv sein kann. Im Weiterensollte bereits hier auch berücksichtigt wer-den, durch welche IT-Dienstleistungsbe-triebe die zukünftige Open Source ERP Lö-sung implementiert und gewartet werdenkann.
6. Vorauswahl: Durch die Überprüfung dereinzelnen Open Source Software ERP-Syste-me anhand des ausgearbeiteten Pflichten-heftes kann in diesem Schritt eine erste Tria-ge stattfinden, damit in der letzten Phasemax. noch 2 Programme im Rennen bleiben.
7. Definitiver Entscheid: In der letzten Pha-se werden noch die Unterschiede der ver-bleibenden zwei Software Programme bewertet. Ein persönlicher Eindruck der Be-dienerfreundlichkeit, Technologie, Funktio-nalität, Ausbaubarkeit etc. kann hierbeidurch eine persönliche Vorführung beidem allfälligen zukünftigen IT-Dienstleis-ter gewonnen werden. Zusätzlich könnenauch Referenzkunden besucht werden. Daraus erhalten Sie schlussendlich eineGesamtbewertung, aufgrund welcher dasUnternehmen einen definitiven Entscheidfällen kann.
8. IT-Dienstleister Auswahl: Damit dasERP-System erfolgreich im Unternehmeneingeführt werden kann sowie auch an-schliessend der entsprechende IT-Sup-port gewährleistet werden kann, mussdie Seriosität des entsprechenden IT-Dienstleister bewertet werden. Vorhan-dene Referenzbeispiele oder direkte Kon-taktaufnahme mit anderen Firmen, woder IT-Dienstleister bereits Projekte reali-siert hat, bilden eine sehr gute Grundla-ge. Im Weiteren sind auch die Ressour-cenverfügbarkeit sowie die Kontinuitätder Verantwortlichen zu prüfen. Ein brei-tes Angebot an Dienstleistungen wie Be-ratung, Betreuung, Schulung, Support-Hotline, stetige Verfügbarkeit von Up-dates und ein gutes Branchen Know-howsind weitere Indikatoren, welche zusätz-lich in der Entscheidungsfindung zu be-rücksichtigen sind.
Pascal ZenklusenDipl. Betriebsökonom FH
Geschäftsführer brain-tec AG (www.brain-tec.ch)Offizieller Partner von openERP
