Einsatzplanung mit SAP MRS ein Überblick

2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 1 … macht mobil einfach

Anwenderschulung

Einsatzplanung mit

SAP MRS –

Ein Überblick

Frank Ostwald


Gliederung

SAP Multiresource Scheduling (MRS) –Überblick und Lösungsarchitektur

SAP Multiresource Scheduling im Detail

Integrationsaspekte

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2

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Referenzen4


Gliederung



Integrationsaspekte

1

2

3

Referenzen4


SAP Multiresource Scheduling (MRS) – Überblick

SAP Multiresource Scheduling (MRS) ist ein SAP ERP Add-On

SAP MRS bietet dem Einsatzplaner eine grafische Oberfläche, um einen Bedarf per Drag & Drop einer geeigneten Ressource zuzuordnen

Die Bedarfe können u.a. aus folgenden Quellen kommen: Aufträge und Meldungen aus dem Kundenservice (SAP CS) Aufträge und Meldungen aus der Instandhaltung (SAP PM)

Es werden folgende Ressourcentypen unterschieden Personalressource Informationen zu Personalressourcen (Mitarbeitern) wie Personalstammdaten,

Anwesenheiten, Abwesenheiten, Vertretungen und Qualifikationen können aus der Personalwirtschaft (SAP HR) kommen

Werkzeugressource Informationen zu Werkzeugressourcen (Fertigungshilfsmittel) in Form von Equipment-

stammdaten können aus SAP PM/CS kommen

SAP MRS wurde von SAP Custom Development entwickelt und muss als Adaptable Custom Solution separat lizenziert werden


SAP MRS – Lösungsarchitektur

SAP CRM Service-aufträge

SAP cProjects

SAP ERP PS

Netzpläne

SAP ERP PM-/CS-Aufträge

SAP ERP PM-/CS-

Meldungen

SAP DBM Aufträge

HRPersonal-

stamm

Geschäfts-partner

Materialien/Equipments

PM-/CS-Arbeits-plätze

GeographicalInformation

System

Bedarfe Einsätze

RessourcenMRS

Qualifi-kationen

VSR

SAP MRS OptimizerSAP Multiresource Scheduling

HR-Qualifi-

kationen


Gliederung



Integrationsaspekte

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Referenzen4


Identifikation des Bedarfs

4

2

3

1

Ausführen von Einsätzen

Anlegen Einsätze und Auflösen von Konflikten

Anlegen PM-/CS-Auftrag

Einsatzplanung in Instandhaltung/Kundenservice

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Überwachen der Ausführung

Geschäftsprozess der Einsatzplanung in Instandhaltung/Kundenservice (I)


Geschäftsprozess der Einsatzplanung in Instandhaltung/Kundenservice (II)

Instandhaltung: Im Unternehmen wird eine Instandhaltungsleistung angefordert.Kundenservice: Der Kunde fordert eine Serviceleistung an.

1

Der IH-Planer/Service-Desk-Mitarbeiter legt einen Auftrag an und führt basierend auf der Auslastung der Gruppe (Arbeitsplatz) eine Grobterminierung durch.

2

Der Einsatzplaner ordnet Mitarbeiter und Fertigungshilfsmittel über die Plantafel zu und berücksichtigt dabei wesentliche Rahmendaten wie Verfügbarkeit, Qualifikationen, Kunde, Beziehung zwischen Tätigkeiten und Materialverfügbarkeiten etc.

3

Instandhaltung: Der Instandhalter akzeptiert die neue Zuordnung auf seinem mobilen Endgerät und führt vor Ort die Arbeit aus. Kundenservice: Der Servicetechniker akzeptiert die neue Zuordnung auf seinem mobilen Endgerät und führt die Tätigkeit beim Kunden aus.

4


AuftragsplanungZuordnung der Gruppe (Arbeitsplatz)GrobterminierungGeplante DauernQualifikationsanforderungenBenötigte Werkzeuge

EinsatzplanungZuordnung des Mitarbeiters/TeamsFeinterminierungZuordnung der FertigungshilfmittelAusführungsüberwachung

Auftrags- und Einsatzplanung


Einsatzplantafel – Bildschirmbereiche (I)

Der Arbeitsplatz des Einsatzplaners – die Einsatzplantafel – ist in folgende Bereiche aufgeteilt:


Auftragsarbeitsvorrat Der Einsatzplaner sieht im Auftragsarbeitsvorrat alle Aufträge, für die er

verantwortlich ist. Im Auftragsarbeitsvorrat werden der Auftrag und alle einsatzplanungs-

relevanten Vorgänge angezeigt.

Positionsarbeitsvorrat Der Einsatzplaner sieht im Vorgangsarbeitsvorrat alle Auftragsvorgänge, die

einsatzplanungsrelevant sind. Jeder Auftragsvorgang eines Auftrags wird in genau einer Zeile angezeigt. Der Einsatzplaner kann sich zu jedem Vorgang zahlreiche Daten anzeigen

lassen, die für seine Einsatzplanungen relevant sind. Das sind z. B. alle Termine und Zeitdaten aus dem Auftrag.

Der Einsatzplaner kann sich den Vorgangsarbeitsvorrat durch die Sortier- und Filterfunktion anhand seiner Anforderungen zusammenstellen. Er kann die Vorgänge beispielsweise nach Dringlichkeit oder Priorität filtern.

Einsatzplantafel – Bildschirmbereiche (II)


Plantafel Der Einsatzplaner legt in der Plantafel in einem Balkendiagramm Einsätze für

Personal- und Werkzeugressourcen an. Die Plantafel ist ein Diagramm mit Zeilen. Eine Zeile ist unterteilt in Ressource und die dazugehörigen Balken für

Einsätze und Zeitspezifikationen. Die Plantafel dient außerdem der Fortschrittsüberwachung, da auch

Vorgangsstatus und zurückgemeldete Zeiten visualisiert werden können.

Alert-Monitor Im Alert-Monitor werden alle Alerts (z. B. Warnungen, Informationen)

angezeigt, die sich aufgrund der Planungssituation ergeben. Alerts werden vom System erzeugt, wenn der Einsatzplaner durch seine

Einsatzplanung Bedingungen verletzt, was durch eine Prüfung verschiedener Daten (Stammdaten, Customizing, Auftrag) ermittelt wird. Wenn der Einsatzplaner z.B. einen Einsatz für eine Personalressource anlegt, prüft das

System, welche Regelarbeitszeit der Mitarbeiter hat und wie viele Überstunden erlaubt sind.

Übersteigt die geplante Einsatzdauer die erlaubte Arbeitszeit, wird ein Alert erzeugt.

Einsatzplantafel – Bildschirmbereiche (III)


Einsatzplantafel – Beispiel


SAP MRS – Kernfunktionen

Intuitive grafische Oberfläche für die manuelle Einsatzplanung mit Informationen über die offenen Bedarfe, die Auslastung der Ressourcen und mögliche Konflikte der aktuellen Einsatzplanung

Automatische Unterstützung der Einsatzplanung basierend auf Verfügbarkeit, Qualifikation und Partnerrolle sowie auslastungs-bezogene automatische Einplanung und intelligentes Verschieben bestehender Einsatzpläne

Optimierung der Tageseinsatzplanung beispielsweise zur Auslastungs-maximierung, zur Minimierung von Reisezeiten oder zur Einhaltung von SLAs

Kapazitätsbetrachtung auf Basis des Arbeitspensums auf Arbeitsplatz-/ Teamebene und der Berücksichtigung von geplanten und ungeplanten Aufträgen sowie der Mitarbeiterverfügbarkeit

Integration geographischer Informationssysteme (GIS) zur Visualisierung von Reisewegen und zur Unterstützung der Suche nach dem nächstgelegenen Mitarbeiter


Rolle Einsatzplaner – Funktionen im Detail (I)

Zeitspezifikationen Transfer von Abwesenheiten, Anwesenheiten und

Vertretungen aus SAP HR in die Plantafel Manuelle Pflege von Zeitspezifikationen in der

Plantafel (Krankheit, Arbeit ohne Auftrag, …) Abbildung periodischer Zeiten ggfs. Rückintegration in SAP HR Anzeige der Rückmeldedaten in der Plantafel

Qualifikationen Verwendung von SAP HR-Qualifikationen oder Verwendung des neuen MRS Qualifikationsobjekts Definition von Qualifikationsanforderungen am

Auftragsvorgang über eine Anforderungsprofil Anzeige einer Liste geeigneter Ressourcen (Rang-

liste) in Abhängigkeit von Qualifikations-anforderungen, Qualifikationen und Verfügbarkeit


Rolle Einsatzplaner – Funktionen im Detail (II)

Organisationsstruktur Entkopplung vom HR-Organisationsmodell

möglich Definition temporärer Teams Organisationsübergreifende Einplanung möglich Kapazitätsplanung auf Arbeitsplatz-/Gruppen-

ebene

Einsätze Automatischer Splitt von Einsätzen auf Grund von

Regeln Abbildung kapazitiver Einsätze Abbildung gestreckter Einsätze Einfacher Algorithmus für automatische

Einplanung

Ressourcentyp Werkzeugressource Planung von Werkzeugen (Fertigungshilfsmitteln) Verknüpfung zwischen Mitarbeiterressource und

Werkzeugressource


Rolle Einsatzplaner – Funktionen im Detail (III)

Undo/Redo-Funktionalität

Alert Monitor

Änderungsbelegschreibung

Pager/Email/SMS/CTI-Integration

GIS-Integration (Map&Guide-Integration) Visualisierung der Reisezeit Anzeige der Karte Suche nach nächstgelegenem Techniker

Integration mit mobiler Lösung (z.B. oxando Asset Management) Information der Techniker über geplante Einsätze Statusrückmeldung zu den Einsätzen


Gliederung



Integrationsaspekte

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Referenzen4


Integration mit SAP ERP HR (I)

Integration in SAP ERP HR

Keine Integration in SAP ERP HR

Mitarbeiter-stammdaten

Bestehende HR-Personalstämme

Mitarbeiter werden als Geschäftspartner in der Rolle „Mitarbeiter“ angelegt

Mitarbeiter-verfügbarkeits-daten

Detaillierte Verfügbarkeits-daten aus dem Mitarbeiter-HR-Kalender können im Arbeitsplatz des Einsatz-planers angezeigt werden

Grundlegende Verfügbarkeits-daten (Arbeitszeitplan) können für den Mitarbeiter angelegt werden

Mitarbeiter-qualifikations-daten

Bestehende HR-Mitarbeiter-Qualifikationen oder MRS-Qualifikationen

Mitarbeiterqualifikationen und Qualifikationskataloge können gepflegt werden

SAP MRS kann sowohl mit als auch ohne Integration in SAP ERP HR betrieben werden


SAP ERP HR MRS

Sollarbeitszeit(IT 0007)

Abwesenheiten(IT 2001)

Anwesenheiten(IT 2002)

Vertretungen(IT 2003)

Zeitzuordnungen

Erstellung

Customizing abhängig vonPersonalbereich und Teilbereich

Integration mit SAP ERP HR (II)


Qualifikationen

Qualifikationen beschreiben Qualifikationen (z.B. Ausbildungen, Schulungen, Führerscheine

etc.)

Qualifikationsanforderungen sind mit Auftragsvorgängen über ein Anforderungsprofil verknüpft zeigen an, dass ein Vorgang eine spezielle Qualifikation erfordert und

beschreiben den benötigten Grad der Eignung können durch Mitarbeiter mit den erforderlichen Qualifikationen erfüllt werden

Beispiel Der Vorgang „Elektrische Prüfung“ hat die obligatorische Qualifikations-

anforderung „VDE-Zertifizierung“, mit der Bedeutung, dass der ausführende Mitarbeiter durch den VDE zertifiziert sein muss.


MRS-Qualifikationsobjekt

Das MRS-Qualifikationsobjekt bietet gegenüber den HR-Qualifikationen folgende Vorteile: Möglichkeit zur Definition zweidimensionaler Qualifikationsmatrizen Möglichkeit zur Definition „unstrukturierter“ Qualifikationen in Form von

Freitext Detaillierterer Qualifikationsmatching-Algorithmus (z. B. TREX-Suche nach

unstrukturierten Qualifikationen)

Stammdaten des MRS-Qualifikationsobjektes Qualifikationskataloge Qualifikationsmatrizen Mitarbeiterprofil Web-UI verfügbar Mehrere Genehmigungs-Workflows verfügbar

Anforderungsprofil Verknüpfung mit Materialstamm, Equipment und Auftragsvorgang möglich

Die Übertragung von HR-Qualifikationen auf MRS-Qualifikationen (Qualifikationskataloge, Mitarbeiterprofile) ist möglich.


Rangliste

Eine Rangliste von geeigneten Ressourcen kann für einen Vorgang angezeigt werden

Die Rangliste basiert auf den Qualifikationsanforderungen, den Mitarbeiterqualifikationen und der Verfügbarkeit im betrachteten Zeitraum


GIS-Integration (Map&Guide-Integration) (I)

Die GIS-Integration erweitert die Rangliste um Angaben zu Distanz (Anfahrtsweg) und Dauer (Anfahrtszeit)


GIS-Integration (Map&Guide-Integration) (II)

Durch die Integration der Karte in die Einsatzplantafel kann die aktuelle Einsatzplanungssituation grafisch angezeigt werden


• Volle Integration der mobilen Lösung in die Einsatzplanung (z.B. mit SAP MRS)

Sie erreichen Erhöhung der

Reaktionsgeschwindigkeit Reduzierung von Wegezeiten

Integration mit mobiler Lösung –SAP MRS und oxando Asset Management

Durch die nahtlose Integration aller Systeme im Prozess erhöhen wir die Produktivität und steigern die Reaktionsgeschwindigkeit Ihrer Organisation.

Zentrale Disposition

Mobile Anwendung

Optimierung in der Einsatzplanung und im mobilen Prozess


Die Lösung – oxando Asset Management (I)

Schaffen Sie Standards für die Durchführung von Inspektionen und Wiederkehrenden Prüfungen durch voll in SAP integrierte Checklisten!

• Zentrale Planung der Inspektionspläne und Vorgaben in SAP

• Einfachste Erfassung durch den Techniker über mobile Checklisten

• Volle Auswertbarkeit und flexibles Auslösen von Folgeprozessen in SAP

Sie erreichen Standardisierte Vorgaben für die

Durchführung von Inspektionen und Wiederkehrenden Prüfungen

eine effiziente Zustandserfassung eine Verkürzung der Reaktionszeiten

Mobile Checklisten


• Mobile Unterschriftenerfassung• Mobile Erzeugung des Einsatzberichts als

PDF-Dokument • Automatische Ablage des PDF-Dokuments

in SAP ERP als Anlage zum Auftrag oder zum Objekt

• Optional: Versand des Einsatzberichts aus SAP ERP per Email an den Kunden

Sie erreichen Einfache, automatisierte Dokumentation

nachweispflichtiger Prüfungen Besserer Service für den Kunden

Die Lösung – oxando Asset Management (II)

Mobiler Einsatzbericht mit Unterschriftenerfassung

Mit unseren mobilen Einsatzberichten erfolgt die Dokumentation automatisch und zentral im SAP-System.

Der Kunde erhält alle Informationen transparent und nachvollziehbar.


Einfache Benutzeroberflächen für den Techniker sind entscheidend.Die Daten stehen online oder offline für den Techniker zur Verfügung.

• Einfache, mit dem Finger bedienbare Benutzeroberflächen

• Daten aus SAP ERP stehen online und offline zur Verfügung

• Mobil erfasste Daten gehen direkt an das Backend System zurück

Sie erreichen Einfache, effiziente und papierlose

mobile Bearbeitung durch den Techniker

Reduzierung der Schulungsaufwände Reduzierung der Komplexität aus den

SAP-Prozessen Prozessbeschleunigung

Die Lösung – oxando Asset Management (III)

Intuitive mobile Benutzeroberflächen


Gliederung



HR-Integrationsaspekte

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Referenzen4


Fraport AG

Projektstart der MRS-Implementierung: 01.04.2010

Umsetzung der Funktionalität zunächst in drei Pilotbereichen mit folgendem Funktionsumfang Hinterlegung der Vorgabezeiten in den Arbeitsplänen Fokussierung auf die Einsatzplanung planmäßiger Aufträge (Wartung, Inspektion, Prüfung) Definition der Disponenten und der zu disponierenden Personen Kontinuierliche Anpassung der MRS aufgrund von Rückmeldungen aus den Pilotbereichen

Anschließend Roll-out auf alle relevanten Fachbereiche (abgeschlossen)

Entwicklung Fraport-spezifischer Erweiterungen

Ständige Optimierung aufgrund von Feedback aus den Fachbereichen Sammlung der Anforderungen und Roll-out über Releaseplanung (2 x jährlich) Einspielen von Support Packages (1 x jährlich)

Nächste Umsetzungsschritte (in Planung) Nutzung von Qualifikationen Releasewechsel von MRS 8.0 auf MRS 9.0


SAP MRS bei Fraport (I)

Einsatzplantafel mit Plantafel und Positionsarbeitsvorrat

IFM-FT1 Hans MRSIFM-FT2 Martin MRSIFM-FT3 Peter MRSIFM-FS3 Fritz MRSIFM-FS4 Werner MRSIFM-FS5 Ernst MRSIFM-FA22 Jörg MRSIFM-FA23 Heinz MRSIFM-FA12 Klaus MRSIFM-FA13 Horst MRS


SAP MRS bei Fraport (II)

Der Bearbeitungsfortschritt eines Auftrags(-vorgangs) wird über Farben visualisiert

Status FarbeEROF = Eröffnet keine Anzeige in der PlantafelFREI = Freigegeben hellblauRÜCK = Rückgemeldet grünTRÜC = Teilrückgemeldet gelbFIX = Fixtermin rotTABG = Technisch abgeschlossen grün (wie RÜCK)POW = Positionsorientierte Wartung braun


Zeittyp Farbe

Sollarbeitszeit weiß

Bereitschaft hellgrün

Abwesenheiten (z.B. Urlaub) ocker

Gleitzeit hellgrau

Pausenzeiten grau

Nicht-Verfügbarkeit grau

SAP MRS bei Fraport (III)

Die HR-Zeitdaten zur Ressource werden nach SAP MRS übertragen und über unterschiedliche Farben visualisiert


SAP MRS bei Fraport (IV)

IFM-FT1 Hans MRSIFM-FT2 Martin MRSIFM-FT3 Peter MRSIFM-FS3 Fritz MRSIFM-FS4 Werner MRSIFM-FS5 Ernst MRS

Weitere Zeitdaten können in SAP MRS eingepflegt und über unterschied-liche Farben visualisiert werden

Zeittyp FarbeABWS = sonstige Abwesenheit ockerAOAN = außerordentl. Anwesenheit weißPOW = Positionsorientierte Wartung fliederSTÖRUNG = Störungsbehebung pink


SAP MRS bei Fraport (V)

Fraport-spezifische Erweiterung: Die Positionsarbeitsvorratsliste wurde kundenspezifisch u.a. um folgende Felder erweitert: Equipment und Technischer Platz Equipmentklasse und Bezeichnung Standort Raum etc.


SAP MRS bei Fraport (VI)

Fraport-spezifische Erweiterung: Die Quickinfo zum Vorgang in der Plantafel wurde angepasst


SAP MRS bei Fraport (VII) –Mobile Abwicklung mit oxando Asset Management


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