Praxisbericht:

Inhouse-Abwicklung der

elektronischen Rechnung

Thomas Zoller – Geschäftsführer Mercateo AG

Ikt.forum Ansbach, 14. Oktober 2014

Elektronische Rechnungen –

So verzetteln Sie sich nicht!

2

Mercateo Website

www.mercateo.com

Mercateo Geschäftsmodell

- 3 - www.mercateo.com

Zahlen & Fakten

4 www.mercateo.com

90.000 Eingangsrechnungen mtl.

65.000 Ausgangsrechnungen mtl.

13.800.000

5

Starkes Wachstum erfordert durchgängig elektronische Prozesse

www.mercateo.com

0,9 4,4 7,4

13,5

24,0

34,0 43,0

54,8

76,0

111,0

131,0 135,0

0

20

40

60

80

100

120

140

2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013

Handelsumsatz

in Mio. EUR

1999 2000 2003 2004 2005 2007 2006 2008 2009 2010 2011

Gründung von Mercateo in München

Live-Gang Einstieg EON als Investor

Management Buy-Out Dr. Sebastian Wieser und Peter Ledermann

Eröffnung Standort Köthen

Umstellung auf eigene Shop-Software und Ausbau eProcurement

Entwicklung eigener Filterfunktionen, Aufbau eines Filterteams

Einführung Warenkorb-optimierung

Großkundenmodell, Implementierung SAP Schnittstelle OCI

Mercateo bietet Ka-taloghosting an und wird zur "Beschaffungs-plattform"

Live in NL, FR, ES, IT, CZ, IE, PL Eröffnung Standort Leipzig

Startschuss Extranet

2012

Cluster/ Auction

2013

unabh. Google Finanzierung App Marktplatz

Historie: Elektronische Ausgangsrechnung: Die Vorteile für Mercateo

Projekt April 2006 mit externem Dienstleister

6

1. dem Kunden die Vorteile einer elektronischen

Rechnung bieten können

2. Kosteneinsparung Stand 2006 (Externe Lösung)

• Mtl. ca. 12.000 Ausgangsrechnung

• Kosten für Postversand pro Stück Euro 0,70

• Das sind Gesamtkosten von Euro 8.400

• Geplanter Anteil elektronischer Rechnungen

50%

• Kosten für elektronische Rechnung extern

Euro 0,15

• Das entspricht bei ca. 6.000 elektronischen

Rechnungen einer Einsparung von rund

Euro 3.300 mtl.

3. einfache Archivierung zum Onlinezugriff

4. Pilotprojekt beim Dienstleister – keine externen

Kosten

5. interne Kosten ca. Euro 5.000

www.mercateo.com

Historie: Signierte Elektronische Rechnung – Die Vorteile für den

Kunden

7

1. direkte und schnelle Zustellung per E-Mail

2. schnelle und einfache Archivierung auf dem

Filesystem

3. Einfache Weiterleitung per E-Mail

4. XML Rechnung im Anhang für den

automatischen Datenimport

5. Durchsuchbares PDF lässt sich auch nach dem

Inhalt suchen

6. Umweltfreundlich durch Papiervermeidung /

Vermeidung von Transport

7. Vorsteuerabzugsfähig, da gesetzeskonform mit

qualifizierter elektronischen Signatur

www.mercateo.com

Historie: Anforderungen an den Dienstleister 2006

8

1. gesetzeskonforme qualifizierte

elektronische Signatur wie in UstG § 14

gefordert gemäß Signaturgesetz

2. Einhaltung der

Datenschutzbestimmungen

3. Betrieb der Lösung mit

Zugangskontrolle

4. Sicherstellung der täglichen

Verarbeitung und Versand der E-Mails

(FailOver und Skalierbarkeit)

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Die elektronische Rechnung per E-Mail mit pdf- und xml-Anhang

9 www.mercateo.com

Ausgangsrechnung: Verhältnis Papier zu elektronisch bis Mitte 2008

10

Externer Dienstleister

www.mercateo.com

Historie: Elektronische Ausgangsrechnung Inhouse Lösung: Die

Vorteile für Mercateo ( Mitte 2008)

11

1. Kosteneinsparung

• Mtl. ca 15.000 elektronische

Ausgangsrechnungen

• Kosten für elektr. Rechnung extern

Euro 0,15

• Das sind Gesamtkosten von Euro

2.250 ,00

• Anteil elektronische Rechnungen 57%

• Kosten für elektronische Rechnung

Inhouse ca. Euro 0,05

• Das entspricht bei ca. 15.000

elektronischen Rechnungen einer

Einsparung von rund Euro 1.500 mtl.

2. Mercateo eigene Signatur – vorher

Signaturkarte eines Mitarbeiters des

Dienstleisters

3. E-Mail Absenderdaten sind eindeutig von

Mercateo

www.mercateo.com

Kataloghosting

Mercateo

Bestellabwicklung

Kundenfaktura

Mercateo

Buchhaltung

Mercateo

Einkaufs-Funktionen

Mercateo

Katalog BMEcat V1.2

Bestell-

abwicklung

Logistik

Buchhaltung

Lieferant

Bestellung

Lieferung / Retoure

Rechnung

Mercateo

Kunde

Offener

Bereich:

über 1 Mio.

registrierte

Unternehmen

geschlossener

OCI-Bereich:

RWE

Bosch

OSRAM

Telekom

DEKRA

Rittersport

PSG …

Bestellung

Gutschrift/

Rechnung

Bezahlung Bezahlung

über 700

Kreditoren

Vom elektronischen Katalog bis zur Bezahlung

12 www.mercateo.com

Historie: Anforderungen an eine Inhouse-Lösung

13

1. gesetzeskonforme elektronische

Rechnungssignatur gemäß § 14 UStG

2. große Mengen automatisiert zu signieren

3. Massentauglichkeit

4. sich unkompliziert in das bestehende

System integrieren lassen

5. kontinuierlich erweiterbar sein

(Skalierbarkeit)

6. Signierung inliegend im PDF

7. Signierung verschiedener

Rechnungsformate ( pdf, xml, Fax,…)

8. eingehende Rechnungen und Gutschriften

verifizieren

www.mercateo.com

Ausgangsrechnung: Verhältnis Papier zu elektronisch

14

Ext. Dienstleister

www.mercateo.com

Intern - Signatur BMF

Steigern der Akzeptanz: Werbung für die eRechnung

15 www.mercateo.com

16 www.mercateo.com

Innerbetriebliche

Kontrollverfahren

Was bedeutet „innerbetriebliche Kontrollverfahren “ in der Praxis

17

• Für den Rechnungsausteller entfallen die Pflichten

zur Sicherung der Authentizität und der Integrität

(keine Signatur mehr erforderlich)

• Dadurch hohe Bereitschaft der Kreditoren zur

Umstellung auf elektronische Rechnungen

• Der Rechnungsempfänger muss im internen

Prüfverfahren die weiterhin geforderte Echtheit der

Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts

sicherstellen

• Dazu muss ein Bezug zwischen der Rechnung

und der abgerechneten Leistung hergestellt

werden und geprüft werden, dass

• die Leistung tatsächlich in Qualität und

Quantität erbracht wurde

• der Rechnungsaussteller auch den

Zahlungsanspruch hat

• Stammdatenabgleich

www.mercateo.com

Was bedeutet „innerbetriebliche Kontrollverfahren “ in der Praxis

18

Was hat sich nicht geändert:

• Prüfung der Pflichtangaben auf der Rechnung nach

UStG §14 Abs. 4

• Die Rechnung muss weiterhin für 10 Jahre archiviert

werden (zu Beachten GDPdU, GoBS)

• Für den gesamten Aufbewahrungszeitrum

muss die

• Echtheit der Herkunft,

• die Unversehrtheit des Inhalts,

• und die Lesbarkeit der Rechnung

gewährleistet sein.

• Der Rechnungsempfänger muss dem übermitteln

der elektronischen Rechnung zugestimmt habe.

• Dies bedarf keiner besonderen Form

• Einvernehmen zwischen den Parteien reicht

aus

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Auswahl des Kunden (UstG §14 …vorbehaltlich der Zustimmung des

Empfängers ...

19 www.mercateo.com

Signatur

Archiv

Verarbeitung der Eingangsrechnungen

20

SAP

R/3 Prüfung

Papier Rechnung

XML mit Signatur

Fehler

Korrektur

XML ohne Signatur

PDF mit Signatur

E-Mail HTTPS / FTP / AS2 POST

OCR Engine

Scanner

merc

ate

o

Lie

fera

nt

Ku

nd

e

www.mercateo.com

PDF/

TIFF

JPG/

DOC

XML intern

XML intern

Bestellung

Rechnungsbuchung

manuell

Verarbeitung Ausgangsrechnungen (derzeit noch mit Signatur)

21

SAP

R/3

Fehler

Korrektur

Archiv

vom digiseal server²: PDF Rechnung mit

qualifizierter elektronischer Signatur

E-Mail

Ausgangsrechnung

PDF mit Signatur

XML ohne Signatur

Papier Rechnung

Lettershop

POST

merc

ate

o

Ku

nd

e

Ausgangsrechnung

Spooldatei

www.mercateo.com

zum digiseal server²:PDF Rechnung ohne Signatur

Nach den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung (GoBS) ist für die

Papierrechnung und damit auch für die eRechnung

die Echtheit der Herkunft,

die Unversehrtheit des Inhaltes (Unveränderbarkeit)

die Lesbarkeit

und die Vollständigkeit zu gewährleisten

Verfahrensdokumentation zwingend notwendig

Rechnungen elektronisch archivieren

- 22 - www.mercateo.com

Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes

Beschreibung der sachlogischen Systemlösung

Technische Systemlösung und Migration

IT-Sicherheit

Technischer Betrieb

Prozesse

Mitarbeiterqualifikation

Test

Wartung

Quelle und weiter Informationen unter: http://www.elektronische-steuerpruefung.de/loesung/vdok_zoeller.htm

Gliederungsstruktur einer Verfahrensdokumentation

- 23 - www.mercateo.com

9. Besteht die Möglichkeit, das vorhandene oder geplante DV-System von der

Finanzverwaltung als „GDPdU-konform“ zertifizieren zu lassen?

Nein. Insbesondere die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination selbst

marktgängiger Buchhaltungs- und Archivierungssysteme lassen keine allgemein gültigen

Aussagen der Finanzverwaltung zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und

Software zu.

Im Übrigen hängt die Ordnungsmäßigkeit eines im Rechnungswesen eingesetzten Verfahrens

letztlich von mehreren Kriterien ab (z.B. auch von der Richtigkeit und Vollständigkeit der

eingegebenen Daten).

10. Drohen Sanktionen, wenn ein Unternehmen die Anforderungen der

„GDPdU“ nicht erfüllt?

Ja. Es gibt mehrere Sanktionsmöglichkeiten. Je nach den Umständen im Einzelfall kommen z.B.

in Betracht: Bußgeld, Zwangsmittel, Schätzung.

Auszug „Fragen und Antworten der Finanzverwaltung 2005“

- 24 - www.mercateo.com

Lösungsideen

Dokumenten Managemet System DMS

Bsp:

DMS: http://www.diew.de/ 47 Euro

http://www.bitfarm-archiv.de/ (OpenSource, einzelne Module kostenpfl.)

http://elo-office.de/funktionen/funktionsuebersicht (ab ca 300 Euro)

ab EloProfessional auch mit Workflow

http://www.elo-office.de/funktionen/produkte

Signamus Online Archiv

Systeme (E-Mail, Laufwerke) mit nur Leserechten

Zeitnahe Archivierung auf CD / DVD

Signatur

kostenlose Signatur mit http://www.gpg4win.org/

Einfache Möglichkeiten zur Archivierung

- 25 - www.mercateo.com

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