Elektronischer Akt für Gemeinden - Gemnova · workflow Abfertigung 7 Gf. Dir. Anton Deimel...

31.10.2007

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Die digitale Gemeindeverwaltung ist WirklichkeitELAK‐GOVERNMENT‐VERBUND

Verein zur Förderung kommunaler Zusammenarbeit

E L A KElektronischer Akt für Gemeinden

A‐3542 Gföhl, Bezirk Krems, NiederösterreichObmann: Ök.‐Rat Bgm. Karl SimlingerGeschäftsführer: STADir. Anton Deimel

1 ELAK-GOVERNMENT-VERBUND Geschf. Dir. Anton Deimel Projektpräsentation 2007

Das Projekt wird vom Regionalmanagement Niederösterreich und der Abteilung für Raumordnung und Regionalpolitik unterstützt

Gföhl Kleine Stadt mit großem HerzBezirk Krems, Waldviertel, NÖEW: 4.500

Fläche: 80 m²

Orte: 18Orte: 18

Budget: 7 Mio

Schulstadt

Standesamt

Einkaufsstadt

2 ELAK-GOVERNMENT-VERBUND Geschf. Dir. Anton Deimel Projektpräsentation 2007

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AgendaProjektinfo

Analyse Verwaltungsabläufe (Prozessanalyse)

Government Office „GO ELAK“ – Technologie

Systemaufbau / i‐DMS und Gemeinde ELAK

Schnittstellen

Vorteile Lieferobjekte

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Vorteile, Lieferobjekte

Der Weg zum Gemeinde ELAK

Demo Vorführung

Gf. Dir. Anton Deimel Projektpräsentation 2007

ProjektinfoStadtamtsdirektor Anton Deimel, Stadt Gföhl

E‐Government, 3/2002 – 5/2004

Intensive Zusammenarbeit mit Bund, Land, GVV, WKO

Prozessanalyse 11/2004 – 6/ 2005

35 Verwaltungserledigungen untersucht (Fa. UNISYS)

Regionalmanagement Niederösterreich

Wissenschaftliche Begleitung durch die Donau Universität Krems, Mag. Dr. Peter Parycek, MAS Zentrumsleiter für E‐Government

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ELAK für Gemeinden 11/05 – 03/07 seit April im Echtbetrieb!

„GO ELAK“ elektronische Gemeindeverwaltung; Kooperation von 7 Gemeinden im Bezirk Krems und Amstetten(Stadt Amstetten) ELAK für 36 300 Einwohner!



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35 Verfahren aus 10 Bereicheno Bauanzeige

Gföhl – Gedersdorf – Rohrendorf 11/2004 – 06/2005

Prozessanalysevor ELAK Einführung

o Bauverfahren (9)o Kindergartenanmeldung (6)o Vorschreibungen (4)o Todesfall (2)o Förderungeno Allgemeine Anbringen (4)o Straßenbauten (3)o Raumordnung (3)


o Veranstaltungen (2)


Technologie

Vergbe GZ

Verfahrens-dokumentation

Abbildung Sachgebietegemäß Produkt-

und Leistungskatalog

Abbildung der Verfahren als Workflow in

Government Office

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Posteingang Protokollierung

Scanning Outlook Drag & Drop

Bearbeitung

Vergabe GZ Zuteilung DMS Workflow

Postausgang

PDF Open XMLXPS EDIAKT II


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Erledigungsworkflow

Registrierung Protokollierung Verfahrens-workflow

Abfertigung



RegistrierungÜ

Schnittstellen

• Übernahme von EDIAKT Dokumenten• Übernahme von Daten elektronischer Formulare (HELP.GV,

AFS-Formularserver)

Abfertigung• EDIAKT Dokumente erstellen und versendenEDIAKT Dokumente erstellen und versenden• Bescheide mit digitaler Signatur versehen• Zustellung mittels Zustellserver

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DMS für Städte und Gemeinden

NEU Beschlagwortung mit 3 SchwerpunktenB hl t d D k t it S t (1 VRV

i – DMS, Dokumentenmangementsystem

o Beschlagwortung der Dokumente mit System (1. VRV, 2. Leistungsbereiche, 3. Leistungsgruppen)

Intelligente Aktenablageo Sachbearbeiter wird elektronisch geführt

Einzigartigo Aktenzahlvergabe nach dem Leistungs-


katalog des Länderarbeitskreises


Aufbau GZ nach Leistungsbereichen:

Aktenplan

VRV Gruppe

1 - BWBV - 010 - (07-0125) - 0004-07

Aktenzahl

Verfahrensnummer Dokumenten-zahl

Jahr fortlaufendeNummer

fortlaufende JahrNummer

Leistungs-

Registratur/ Abfertigung

Office 2007MOSS 2007

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bereich2007Beispiel Bauverfahren (Bauanzeige):1-BWBV-010-(07-0125)-0001-07

WF


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„Go‐elak“ = Weg zur Intelligentenelektronischen Verwaltung„Information auf Knopfdruck“



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GO ELAKenger Kontakt zum BKA

„Mit E‐Government wollen wir die Verwaltung immer Näher zum Bürger heranbringen“.

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heranbringen .


Rasche Abwicklung von Amtsgeschäften

„Rund um die Uhr“

Höhere Servicequalität50 % Zeitersparnisbei der Aktensuche

Vorteile des GO‐ELAK

1211 1„Rund um die Uhr

Zeitersparnis fürBürger, Landw. , UnternehmerBürgermeisterAmtsleiter und Mitarbeiter

Aktualität und TransparenzT k ll 100% i

bei der Aktensuche

Geringe KostenSoftware

MS – Office (Word, Excel ...)MS – Share Point Server 07

80 % Einsparung Ordner

7 56

121110

8 4

21

9 3

Tagesaktuell, 100%-ig Dokumentenerfassung

„Information auf Knopfdruck“

Archivraum Reduktion

Kurze Einschulung10 ELAK–Handgriffe (1 Tag)Testbetrieb vor Echtbetrieb



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Der Weg zum GO ELAK

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„GO ELAK“ Lieferumfang

GO ELAK Projektinhalt / Lieferobjekte

ELAK – Dokumentation BedienungProtokollierungVerfahrensabläufeBerechtigungen

ELAK (Elektronischer Akt)i-DMS (intelligentes DMS)

Mitgliedsgemeinden aktueller Stand 36 500 EW:

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Gföhl – Gedersdorf – Rohrendorf – Furth/G – Paudorf –Albrechtsberg – GUV‐KremsSeit Mai 07 – Stadt Amstetten im ELAK‐Government Verbund!


Mitgliedsgemeinden aktueller Stand 36.500 EW:

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Vereinsbeitritt Einfacher Gemeinderatsbeschluss

Wie kommt man zum „go elak“

Gemeinderatsbeschluss

Vertragliche Vereinbarung

Festlegung der Rahmenbedingungen

Beitrittsgebühr oder Gegenleistung

Beitrittsgebühr pro EW oder Lieferung neuer Prozesse und

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Gegenleistung gELAK‘s



1 2 T ELAK Prozesse Vorhandene Prozesse

Zeitaufwand für „Go ELAK“Einführung

1-2 Tage validieren (abstimmen) abstimmen für die Beitrittsgemeinde

1-2 Tage ELAK freischalten

und einrichtenOrganisationsstruktur,

Rechteverwaltung

1T ELAK und i DMS Schulung

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1Tag ELAK und i-DMS Echtbetrieb

Gemeindemitarbeiterfür den Echtbetrieb



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ELAK Government Verbund(ELAK Dachverband)

Rechtsform

ELAK Gemeindeverbund

I

Gemeinde A

Gemeinde B


II

Gemeinde A

Gemeinde B


III

Gemeinde A

Gemeinde B

( )

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Gemeinde C Gemeinde C Gemeinde C


ELAK Government Verbund(ELAK Dachverband)

Vertragsverhältnis

(ELAK Dachverband)


IGemeinde A

Gemeinde B

Kooperations-Vereinbarung

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Gemeinde B

Gemeinde CNutzungs-

vereinbarung

Verfahrens-Dokumentation

Government Office (DMS)


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GO ELAK für Städte & Gemeinden

Unterstützung durch das RegionalmanagmentNi d ö i h

Kooperationen

NiederösterreichDonau Universität Krems (wissenschaftliche Begleitung) Mag. Dr. Peter Parycek, MAS Zentrumsleiter für E-GovernmentVernetzung mit help.gv.at – medienbruchfreie Schnittstelle in den „go-elak“

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Schnittstelle in den „go elak



GO ELAK für Städte &Städte & Gemeinden

Kooperationen

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ELAK‐GOVERNMENT‐VERBUND Verwaltungskooperation –bewährter Weg für Gemeinden

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Information auf KnopfdruckKontextbezogene Informationsbereitstellung durch elektronische Abbildung von Verfahrensabläufen statt Suche nach Akten

Government Office – Die Zukunft hat bereits begonnen!

gEinfache Handhabungdurch Abbildung österreichweit einheitlicher Schnittstellen und Standards - Mit ZEHN Handgriffen hat man den ELAK im GriffMehr Servicequalität für Bürgerinnen und BürgerEinsparungenbis 50%

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bis 50%Technologischer Quantensprung für Verwaltungsorganisationen


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Danke für ihre Aufmerksamkeit!



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