ELO DMS Desktop

Unsere Innovationen - Ihr Wachstum

ELO DMS Desktop Software für: Dokumenten-Management & Archivierung

Willkommen in Ihrer neuen ELO DMS-WeltSie arbeiten in Ihrem Unternehmen mit den Microsoft Office-Anwendungen? Sie haben bereits von der Effizienz eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) und elektronischer Archivierung gehört? Ihnen wurde berichtet, DMS sei die Lösung gegen lange Suchzeiten, chaotische Ab-lage und unübersichtliches Arbeiten? Der Nutzen ist Ihnen zwar bewusst und den-noch — Sie haben einfach keine Zeit, keine Muße und scheuen auch den Implemen-tierungs- und vor allem Schulungsaufwand, den eine DMS-Einführung mitbringt?

Das verstehen wir sehr gut.

Lehnen Sie sich zurück. Wir stellen Ihnen jetzt unseren, auf dem Markt einzigartigen ELO DMS Desktop vor, und zeigen Ihnen, wie einfach auch Sie DMS in Ihrer bevor-zugten Microsoft Office-Anwendung nutzen können.

Steigern Sie Ihre Produktivität bei der täglichen ArbeitDas Beste daran: Sie müssen kein langfristiges und kostenintensives Projekt starten sowie an jedem Arbeitsplatz einen neuen DMS-Client installieren und sich in diesen einarbeiten. Mit unserem ELO DMS Desktop arbeiten Sie einfach in gewohnter Weise weiter und nutzen trotzdem volle DMS-Power für Ihre Arbeitsorganisation.

Einfacher, wirksamer und kostengünstiger werden Sie DMS nirgendwo anders ken-nen lernen.

3Unsere Innovationen - Ihr Wachstum

Microsoft Office und ELO ELO Digital Office gehört zu den führenden DMS- und ECM*-Herstellern in Deutschland. Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen nutzen ELO, um ihre Unternehmensinformationen über den gesamt-en Lebenszyklus hinweg zu verwalten, zu steuern, zu finden und rechtskonform zu verwahren. Denn DMS und ECM dienen einer besseren Unternehmensinfra-struktur für schnelle, effiziente und kostensparende Geschäftsprozesse.

Die Nr. 1 in der Bürokommunikation ist nach wie vor Microsoft Office. Im Bereich der Erstellung und Ver-arbeitung von E-Mails gilt Outlook als das führende System. Dokumente wie Verträge, Angebote oder allgemeine Anschreiben werden mit Microsoft Word verarbeitet. Excel ist das Tool für Analysen, Berech-nungen und grafische Darstellungen, während Microsoft PowerPoint das Werkzeug für Präsenta- tionen ist.

Der neue ELO DMS Desktop bietet Ihnen ganz ein-fach DMS-Funktionalitäten für die komplette Micro-soft Office-Welt an.

Installation ELO DMS DesktopDer ELO DMS Desktop wird durch einen zertifi-zierten ELO Business-Partner, ohne viel Aufwand, serverseitig installiert.

Der Anwender steht im Zentrum Regelmäßig sind wir mit unseren Kunden und Part-nern in Kontakt und sammeln wertvolle Rückmel-dungen aus der Praxis für die ELO-Entwicklung. Un-ser Fokus liegt darauf, die Produktivität des Anwenders zu erhöhen und ihn in seiner gewohnten Arbeitsumgebung abzuholen. Genau das ist mit der einzigartigen Integration von DMS-Funktionen in Microsoft Office gelungen.

Fokus auf Ihr Kerngeschäft.Net-Komponenten erlauben die nahtlose Verzah-nung der ELO DMS-Komponenten in die bestehen-den Office-Anwendungen. Für Sie als Anwender be-deutet das: Sie können Ihre Dokumente wie gewohnt öffnen und speichern. Statt der lokalen Festplatte oder dem Fileserver im Unternehmensnetzwerk lie-gen Ihre Dokumente sicher und geschützt im zentra-len ELO-Archiv.

Leistungsstarke DMS-Funktionen wie das Ein- und Auschecken von Dokumenten sowie der Versions- historie stehen Ihnen direkt über die jeweilige Micro-soft Office-Anwendung zur Verfügung. Als Anwen-der müssen Sie nicht mehr Ihre gewohnte Umgebung verlassen und können sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren.

* Enterprise-Content-Management

Microsoft Outlook und ELO – intuitiv und produktivAn vielen Arbeitsplätzen in Unternehmen verbringt der Anwender einen großen Teil der täglichen Arbeitszeit in der Microsoft Outlook-Umgebung. Es werden E-Mails geschrieben und beantwortet, Termine koordiniert und Aufgaben bearbei-tet. ELO hat sich nahtlos in die bestehende und vertraute Oberfläche von Microsoft Outlook integriert und bietet dem Anwender genau dort leistungsstarke DMS-Funktionen an. Ohne sich in eine neue Benutzeroberfläche einlernen zu müssen, nutzt der Anwender intuitiv DMS und steigert seine Produktivität.

Navigieren und AnzeigenMit der Integration von ELO in Outlook navigiert der Anwender, analog zum Win-dows Explorer, komfortabel durch die Archivstruktur. Da ELO die gewohnten Ord-nungsprinzipien Archiv, Schrank, Ordner, Register konsequent in seiner Benutzero-berfläche umgesetzt hat, fällt es dem Anwender entsprechend leicht, sich sofort im Archiv zurechtzufinden. Unterschiedlichste Dokumententypen wie E-Mails, Office-Dokumente, PDF- und Grafikdateien werden direkt in Microsoft Outlook angezeigt, ohne dass der Anwender auch nur einen Moment die vertraute Oberfläche verlas-sen muss. Waren in der Vergangenheit vorgangsbezogene Dokumente wie E-Mails und Office-Dateien oft an verschiedenen Speicherorten im Unternehmen abgelegt und mussten umständlich gesucht werden, so können sie jetzt vorgangsbezogen in Kun-den- oder Projektakten in ELO gespeichert werden. Das spart Zeit und erhöht die Mitarbeitermotivation.

Informationen schnell findenMit dem neuen ELO DMS Desktop sucht der Anwender direkt aus Microsoft Out-look im gesamten Unternehmensarchiv. Dieses kann je nach Größe viele hundert Millionen unterschiedliche Dokumente umfassen. Der Anwender tippt den Such-begriff einfach in Outlook ein, und es wird entweder ausschließlich in Outlook oder im gesamten Unternehmensarchiv gesucht.


Der ELO Client for Microsoft OutlookDie beste DMS-Technologie nutzt dem Anwender nur, wenn er diese ohne großen Trainingsaufwand intuitiv bedienen und anwenden kann.

Enterprise SearchDie Basis bildet die leistungsstarke und umfang-reiche Enterprise-Suchtechnologie ELO iSearch, die auf dem ELO Server integriert ist und dem Anwender völlig neue Sucherlebnisse und -ergebnisse beschert.Die Trefferliste der Suche wird übersichtlich in Outlook angezeigt. Per Mausklick wird das entspre-chende Dokument im Outlook-Fenster geöffnet – unabhängig davon, ob es sich um E-Mails, Office- Dokumente, PDF- oder Grafikdateien handelt.

Rechtssicher archivierenE-Mails sind sehr oft Handelsbriefe. Damit sind diese steuerlich relevant und müssen nach dem Handels-gesetzbuch (HGB) zwischen sechs und zehn Jahren in unveränderter Form aufbewahrt werden. Der An-

wender ist mit ELO DMS Desktop in der Lage, seine E-Mails einem Vorgang oder direkt einer Kundenak-te zuzuordnen und entsprechend zu archivieren. ELO sorgt im Hintergrund dafür, dass die E-Mail lang- fristig und unveränderbar aufbewahrt wird.

Effizienter im Team arbeitenUnmengen an Dateianhängen werden täglich ver-sendet und empfangen und sprengen den Speicher-platz der E-Mail-Server. Das gehört jetzt der Vergan-genheit an. Schonen Sie Ihren E-Mail-Server und die angeschlossenen Speichermedien. Senden Sie mit ELO DMS Desktop einfach nur noch einen Link auf das entsprechende Dokument. Der Empfänger klickt wie gewohnt auf den Dateianhang und das Doku-ment wird aus dem DMS-Archiv geöffnet.

Abbildung zeigt: ELO Client for Microsoft Outlook

Microsoft Office und ELO – nahtlos verzahntNeben Microsoft Outlook sind Microsoft Word, Microsoft Excel und Microsoft PowerPoint sicherlich die am häufigsten genutzten Anwendungen im Bürobereich. Mit dem ELO DMS Desktop bietet ELO dem Anwender auch hier einen nachhaltigen Mehrwert.

Aufwendige Recherche war gesternSie sitzen an einem Kundenschreiben und wollen kurz einsehen, wie der Wortlaut des letzten Schriftwechsels mit eben diesem Kunden war? Kein Problem, mit dem Client for Microsoft Office profitieren Sie: Direkt aus Microsoft Word heraus können Sie die gewünschte Korrespondenz im ELO-Archiv suchen und sich darstellen lassen. Sie können Ihre Dokumente wie gewohnt öffnen und speichern. Die lange Suche nach der letzten aktuellen Version eines Vertrages oder eines Angebotes auf Ihrer lokalen Festplatte oder Ihrem Fileserver gehört damit der Vergangenheit an.

DMS-Funktionen direkt in Microsoft Office nutzenELO übernimmt für Sie die Verwaltung der vielen unterschiedlichen Dokumenten-versionen. Sie sehen immer die aktuelle Version. Alle Änderungen an einem Doku-ment werden transparent protokolliert. Damit ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann, welche Änderungen an einem Dokument gemacht hat. Mittels der Versions-historie kann der Anwender diese Informationen abrufen. Statt auf der lokalen Fest-platte oder dem Fileserver im Unternehmensnetzwerk liegen Ihre Dokumente jetzt sicher und geschützt im zentralen Archiv. Leistungsstarke DMS-Funktionen wie das Ein- und Auschecken von Dokumenten sowie die Versionshistorie, stehen Ihnen in Microsoft Word, Microsoft Excel und Microsoft PowerPoint direkt zur Verfügung.


ELO Client for Microsoft OfficeLeistungsstarke DMS-Funktionen für die vertrauteMicrosoft Office-Umgebung erhöhen die Produktivität.

Ablageorganisation leicht gemachtEin neuer Kunde oder ein neues Projekt stehen ins Haus. Direkt aus Microsoft Outlook können Sie jetzt neue Ordner im bestehenden Archiv anlegen oder bestehende Ordner umbenennen und verschieben. Auch hier bleiben Sie als Anwender in Ihrer ver-trauten Outlook-Oberfläche. Per Drag & Drop ver-schieben Sie zudem Dokumente, je nach Anfor- derung, einfach zwischen den jeweiligen Ordnern oder erstellen Dokumentenkopien im Archiv.

Metadaten im ÜberblickWichtige Dokumentenarten wie beispielsweise Rechnungen und Verträge erhalten weitere be-schreibende Daten, die Meta-Daten. Mit dem ELO DMS Desktop können Sie diese jeder-zeit einsehen. Bei Vertragsdokumenten sind das z.B. ergänzende Informationen wie die Vertragsnum-mer, die Vertragslaufzeit und der Vertragswert.

Abbildung zeigt: ELO Client for Microsoft Office Word

Zugriff auf den Fileserver Viele Unternehmen nutzen zum Austausch von Dokumenten heute einen zentralen Fileserver, auf dem alle Mitarbeiter mit einem „Laufwerk X:“ auf ihrem Rechner ein-gebunden sind. Je nach Motivation wird diese Art der zentralen Ablage mehr oder weniger intensiv genutzt; oft ist es so, dass die Mitarbeiter ihre Dokumente auch noch zusätzlich auf ihrer lokalen Festplatte speichern, frei nach dem Motto: „Sicher ist sicher“. Dennoch, der Mitarbeiter ist es gewohnt mit dem Windows Explorer zu arbeiten. Aus diesem Grund ist der ELO Explorer ein Bestandteil des ELO DMS Desk-top, denn es ist ein erster wichtiger Schritt in Richtung zentrales Unternehmens-archiv.

Das Besondere dabei ist, der Anwender merkt nicht sofort, dass er durch den ELO Explorer Client bereits mit einem zentralen Unternehmensarchiv arbeitet, denn das „Laufwerk X:“ des Anwenders bleibt weiterhin bestehen, er sieht darin Ordner und Dokumente. Doch es haben sich wesentliche Dinge geändert.

Endlich kein Versions-Chaos mehrDer Anwender sieht jetzt immer die letzte aktuelle Version eines Dokumentes. Gab es in der Vergangenheit mehrere sichtbare Versionen wie „Angebot Kunde X“, „An-gebot Kunde X_Version1“, „Angebot Kunde X_Version2“ und „Angebot Kunde X_Ganz neu“, findet der Anwender im ELO Explorer Client nur noch die eine aktuelle Version „Angebot Kunde X.“ Alle weiteren Versionen sind in der jeweiligen Versi-onshistorie des Dokumentes einsehbar. Das spart dem Anwender wertvolle Zeit bei der Ermittlung der letzten aktuellen Version und beugt Fehlern, Arbeitszeitver-schwendung und rechtlichen Risiken vor.


ELO Filesystem ClientOptimieren Sie durch einfachste Mittel Ihre Produktivität, und erleben Sie die steigende Qualität der Arbeitsorganisation.

Risiken minimierenVerträge oder beispielsweise Angebote sind unter Umständen sehr sensible Dokumente, die ein hohes unternehmerisches Risikopotential beinhalten. Ar-beitet der zuständige Mitarbeiter nicht immer mit der letzten aktuellen Dokumentenversion, so kann das sehr unangenehme Folgen für das Unternehmen haben. Ausgefeilte Berechtigungskonzepte bieten hier Sicherheit. Die Versionskontrolle und die Ver- sionshistorie sorgen zudem dafür, dass der Zugriff auf die aktuellsten Unternehmensdaten jederzeit gewährleistet ist.

Problemloser UmstiegDer Erfolg der Einführung einer DMS-Lösung in einem Unternehmen steht und fällt mit der Anwen-derakzeptanz. Einem Unternehmen nutzen techno-logisch hervorragende Lösungen nichts, wenn der Anwender diese nicht akzeptiert. Mit dem ELO Explo-rer Client gestaltet sich der Einstieg in die DMS-Welt denkbar einfach. Trotz neuer Technik merkt der An-wender in seiner Arbeitsweise kaum, dass eine kom-plett neue Technologie den in die Jahre gekom-menen Fileserver ersetzt hat. Doch spätestens bei der spürbar steigenden Qualität der Arbeitsorgani-sation werden der Nutzen und der Einsatz des ELO Explorer Client auch für den Anwender sichtbar.

Abbildung zeigt: ELO Filesystem Client

ELO iSearch: Suchen Sie noch oder finden Sie schon? Das Finden von Informationen ist mit ELO iSearch keine Herausforderung mehr. Das in den Standard-Volltext integrierte Modul revolutioniert die tägliche Arbeit. Wer die Google-Suche mag, wird ELO iSearch lieben.

Die Enterprise Search Suchtechnologie ELO iSearch ist Bestandteil des ELO DMS Desktop und bietet viele Funktionen wie zum Beispiel die Autovervollständigung, die Tippfehlerkorrektur, das Verbinden von mehreren Suchbegriffen mit „und“, „oder“ und „nicht“ oder dem Synonymthesaurus, der nach inhaltlich ähnlichen Be-griffen sucht. Alle Funktionen zusammengenommen ermöglichen eine erfolgreiche unternehmensweite Suche. Der Anwender findet schnell und zuverlässig, die für ihn entscheidungsrelevanten Informationen. Finden wird zu einem völlig neuen und er-folgreichen Erlebnis.

Ein Paket - viele LeistungenDie Vorteile des ELO DMS Desktop liegen auf der Hand. DMS ist eine Unterneh-mensanwendung, die ein integraler Bestandteil eines jeden Arbeitsplatzes im Un-ternehmen sein muss. Die nahtlose Integration in die gewohnten Anwendungen Microsoft Office und den Windows Explorer bei ELOprofessional machen es einem Unternehmen sehr einfach, in das Thema DMS einzusteigen.

Einstieg leicht gemacht: Ihr Nutzen im Überblick• Kostengünstige und schnelle Implementierung

• Kein Trainingsaufwand

• Hohe Anwenderakzeptanz

• Standard-Technologien

• Steigerung der Produktivität

• Stufenweiser Ausbau möglich


Bereich FunktionMicrosoft Outlook

Microsoft Office

Windows Explorer

Ordner Erstellen p p p

Bearbeiten p p p

Navigieren p p p

Verschlagworten p p p

Berechtigungen anzeigen und bearbeiten p p p

Dokumente Ablegen p p p

Aus Vorlage neu erstellen p p -

Speichern unter p p -

Verschieben p p p

Check-Out/Check-In p p p

Übersicht Dokumente in Bearbeitung p p p

Arbeitsversion einsehen p p p

Verlinkung von Dokumenten p - p

Referenzen erstellen p p p

Berechtigungen anzeigen und bearbeiten p p p

Anzeige von Dokumenten Word, Excel, PowerPoint p p extern

Grafikdokumente p extern extern

E-Mails p extern extern

Integrierter Viewer p - -

Verschlagwortungsinformation Anzeigen p p p

Ändern p p p

Suche Volltextsuche (iSearch) p p p

Suche in Verschlagwortung p p p

Funktionsübersicht ELO DMS Desktop

ELO Digital Office GmbH, Heilbronner Straße 150, D-70191 StuttgartELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 LinzELO Digital Office CH AG, Lagerstrasse 14, CH-8600 Dübendorf

ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern.Microsoft®, MS®, Windows®, Word® und Excel®, PowerPoint®, SharePoint®, Navision® sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und er-setzt nicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren. Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO Channel-Partnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen. ELO gewährleistet und garantiert nicht, dass seine Produkte oder sonstigen Leistungen die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschriften sicherstellen. Der Kunde ist für die Einhaltung anwendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und inter-nationalen Rechts verantwortlich. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH.

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