1 Zusammenfassung 2

2 Probleme aus der Praxis 3

3 Definition und Ziele 4

4 Praktische Umsetzung im Unternehmen 5

5 Anwendung am Fallbeispiel 9

6 Zusammenfassende Bewertung 11

7 Erweiterungen 13

8 Literaturverzeichnis und weitere Informationen 14

Enterprise Wiki

1 Zusammenfassung

Ziel eines Enterprise Wikis ist es, das Wissen aller Mitarbeiter einschließlich der Füh-

rungsebene in Form von gemeinschaftlich verfassten Texten zu verschiedenen Themen

schnell abrufbar zu machen, um die Unternehmensziele effizienter zu erreichen.1 Die

Grundidee entspricht der der freien Online-Enzyklopädie Wikipedia.org, wobei die Funkti-

onalitäten den Unternehmensanforderungen angepasst sind. Mitarbeitern wird eine Platt-

form zur Verfügung gestellt, um ihren Erfahrungsschatz mit Kollegen zu teilen, Ideen kol-

laborativ weiter zu entwickeln sowie projektbezogene bzw. abteilungsübergreifende Zu-

sammenarbeit zu erleichtern.

Zu Beginn der Implementierung eines Wiki-Systems wird in der Praxis oft ein spezielles

Projektmanagement-Team aus Angehörigen verschiedener Unternehmensbereiche zu-

sammengestellt. Dieses Team sorgt für eine detaillierte Planung, Organisation und Durch-

führung der erforderlichen Maßnahmen im Hinblick auf eine erfolgreiche Einführung eines

Wikis in das Unternehmen. Eine wichtige Aufgabe des Teams ist es, Erwartungen der Un-

ternehmensführung an das Wiki zu erfüllen. Aber auch Mitarbeiter haben bestimmte Er-

wartungen an das einzuführende Wiki-System, die gesammelt werden sollten, um ihnen

die Gelegenheit zu geben aktiv am Implementierungsprozess teilzuhaben. Der Wiki-

Implementierungsprozess durchläuft verschiedene Phasen. Zunächst werden in einer Sta-

tus-Quo-Analyse bisherige Wissensinhalte und -wege dargestellt (Ist-Zustand), um Mängel

und Verbesserungspotentiale des derzeitigen Wissensmanagements im Unternehmen zu

identifizieren. Im nächsten Schritt wird überlegt, wie durch den Einsatz von Enterprise Wi-

kis ein gewünschter Soll-Zustand erreicht werden kann. Daraus ergeben sich schließlich

auch die Einsatzgebiete des Wikis innerhalb des Unternehmens. Erst im Anschluss daran

wird eine geeignete Wiki-Software ausgewählt, vollständig installiert und Systemanpas-

sungen an das Unternehmen vorgenommen.

Der zentrale Vorteil von Enterprise Wikis besteht darin, dass sie eine zwanglose Teamar-

beit erlauben und eine Plattform bieten, um kreative und innovative Ideen einfacher und

schneller gemeinschaftlich zu generieren. Mitarbeiter können durch die Nutzung von Wikis

betriebliche Problemsituationen einfacher bewältigen und Informationen schneller finden.

1 Vgl. Back/Gronau/Tochtermann, 2009, S. 11; AMR Research, 2006, S. 51.

2 Probleme aus der Praxis

Ein führender Anbieter von Enterprise Relationship Management Software mit 20 Nieder-

lassungen weltweit möchte die Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeiter im

Innovationsprozess effizienter gestalten.

Aufgrund der geografischen Distanz zwischen den Niederlassungen werden Lösungsan-

sätze und Ideen hauptsächlich über E-Mails und Telefon-Meetings diskutiert. Das darin

enthaltene Wissen wird kaum protokolliert und zentral abrufbar gemacht, was dazu führt,

dass gleiche Lösungsansätze und Ideen parallel mehrfach besprochen werden. Insbeson-

dere eine Reduzierung des unnötigen E-Mail-Aufkommens könnte Mitarbeiter entlasten

und ihre Arbeitsproduktivität steigern.

Darüber hinaus gibt es aus personellen Gründen Schwierigkeiten, alle Mitarbeiter über die

dynamische Entwicklung von Produktneuheiten der Wettbewerber und den eigenen inter-

nen Innovationsfortschritten zu informieren. Ein reibungsloser Informationsfluss ist jedoch

von zentraler Bedeutung für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Denn um neue

kreative Innovationen hervorbringen zu können, müssen

die Mitarbeiter auf dem neusten Stand der Entwicklungen gehalten werden.

Als Wissensplattform diente bisher das Intranet des Unternehmens. Die Inhalte im Intranet

werden von wenigen Administratoren nach Absprache mit dem Management eingestellt

(Top-Down) und über ein Navigationsmenü strukturiert (hierarchisch). Aus technischen

Gründen können Produkt- und Prozessideen der Belegschaft nicht im

Intranet diskutiert werden.

Die Unternehmensspitze zieht den Einsatz von Enterprise Wikis im bestehenden Intranet-

System in Erwägung, um den Innovationsprozess zu optimieren. Künftig sollen Erkennt-

nisse, Erfahrungen und Wissen der Mitarbeiter im Wiki-System transparent gemacht wer-

den. Gute Lösungsansätze sollen nicht mehr isoliert vom Top-Management generiert wer-

den, sondern alle Mitarbeiter werden aufgefordert als Autoren zu fungieren und ihre Ideen

transparent zu kommunizieren (Bottom-up).

3 Definition und Ziele

„Ein Wiki ist eine web-basierte Software, die es allen Betrachtern einer Seite erlaubt, den

Inhalt zu ändern, indem sie diese Seite online im Browser editieren.“2 „Damit eröffnen sich

neue Perspektiven für den Wissensaustausch und die kollaborative Zusammenarbeit in

unterschiedlichsten Anwendungsszenarien.“3 Werden Wikis wie im betrachteten Fall in

Unternehmen eingesetzt, werden diese als Enterprise Wikis bezeichnet. Ziel von Enterpri-

se Wikis ist es den Mitarbeitern eine Plattform zur Verfügung zu stellen, um ihr Know-how

und ihren Erfahrungsschatz mit Kollegen zu teilen, Ideen gemeinschaftlich weiter zu ent-

wickeln sowie die projektbezogene bzw. abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu er-

leichtern.

Enterprise Wikis verfügen über vielfältigere Funktionalitäten als öffentliche Wikis (z.B. Wi-

kipedia.org), um eine gemeinsame Bearbeitung und Dokumentation von Wissen im Unter-

nehmen zu gewährleisten. So ist es mit Enterprise Wikis z. B. möglich Dokumente anzu-

hängen oder Blogs und Kalenderfunktionen zu integrieren. Eine erweiterte Suchfunktion

erlaubt es, auch Inhalte von angehängten Dokumenten nach Stichwörtern zu durchsu-

chen. Daneben können Mitarbeiter mit Hilfe einer speziellen Benachrichtigungsfunktion

(RSS-Feed4) über Änderungen bestimmter Wiki-Inhalte informiert werden.

Enterprise Wikis können auf verschiedene Ebenen eingesetzt werden. Während Projekt-

gruppen-Wikis auf die spezifischen Anforderungen eines Projekts abgestimmt sind (z. B.

mit Kalender- und Dokumentanhangsfunktion), werden Abteilungs- oder Gesamtunter-

nehmens-Wikis z. B. als Glossare geführt. Um die Markteinführung innovativer Produkte

aktiv unterstützen und Kundenbedürfnisse erkennen zu können, kommen sog. Extranet-

Wikis zum Einsatz (z. B. Wikis mit Kooperationspartnern oder

Kunden). Ein Enterprise Wiki ist ein Tool zur Umsetzung von Wissensmanagementmetho-

den. Es kann den Aktivitäten:

Ideengenerierung,

Bewertung und Auswahl von Ideen sowie

Wissens- und Projektmanagement

zugeordnet werden.

2 Ebersbach/Glaser/Heigel, 2008, S. 14f.

3 Orth, 2009, S. 75.

4 Anm.: RSS-Feeds ermöglichen den Benutzern immer über die für sie interessanten Artikel-Änderungen informiert zu warden. Sind im

Wiki-System sog. RSS-Composer integriert, besteht sogar die Möglichkeit, über alle Wiki-Bereiche hinweg nach Schlagworten, Titel o-der Volltext zu suchen und die Suchanfragen als individuelle RSS-Feeds zusammenzustellen.

4 Praktische Umsetzung im Unternehmen

Für die Einführung eines Enterprise Wikis sind das Einverständnis und die Unterstützung

der Unternehmensführung erforderlich, da sich Führungsrollen und Mitarbeiterfunktionen

drastisch ändern. Führungskräfte müssen sich darauf einstellen ihr Wissen mit anderen

Mitarbeitern zu teilen, weil durch den Einsatz von Wikis Wissen keine Macht mehr bedeu-

tet.5 Außerdem muss die Unternehmensführung entscheiden, ob das Wiki-System beste-

hende Wissensplattformen (z.B. CMS6, DMS7) und Kommunikationswege (z.B. E-Mail) er-

gänzen oder langfristig teilweise oder vollständig ersetzen soll.8

Die erfolgreiche Einführung eines Wikis kann mit Hilfe der in Abbildung 2 dargestellten

sechs Schritte erfolgen.9

Abb. 1: Sechs Schritte des Einführungsprozesses von Wikis nach Richter (2009).

Schritt 1: Ziel- und Projektdefinition

Zunächst ist ein Projektmanagement-Team aus Angehörigen von verschiedenen Berei-

chen und Führungsebenen des Unternehmens zusammen zu stellen. Das Team soll dafür

verantwortlich sein Vorteile und Erwartungen der Belegschaft zu sammeln und aus den

aufbereiteten Informationen eine Motivationsgrundlage für das Unternehmen

abzuleiten. Ziel dieses Vorgehens ist es, den Mitarbeitern das Gefühl zu geben von Be-

ginn an aktiv am Implementierungsprozess teilhaben zu können. Es sollte deutlich werden,

welche Ergebnisse durch die Wiki-Nutzung erreicht werden können, wofür das Wiki ver-

5 Siehe zum Thema „Verlust von Herrschafts- und Vorsprungswissen durch Enterprise Wikis“ Haida/Mai, 2010, S. 1ff.

6 Anm.: Content-Management-Systeme

7 Anm.: Document-Management-Systeme

8 Vgl. O´Leary, 2008, S. 41; Ebersbach/Krimmel/Warta, 2008, S. 133.

9 Vgl. Richter, 2009, S. 156.

wendet wird und welche Benutzergruppen existieren. Schließlich ist auch ein Integrati-

onsmodell des Wikis zu entwickeln, welches sich eindeutig von bestehenden Unterneh-

mens-Anwendungen abgrenzt. Erfolgreiche Enterprise Wikis zeichnen sich durch eine ak-

tive Nutzung aus. Um dies zu erreichen ist die Formulierung einer einfach zu kommunizie-

renden Vision empfehlenswert, dessen Realisierung alle Mitarbeiter motiviert anstreben

können.10

Schritt 2: Ist-Analyse

Ziel der Ist-Analyse ist es, umfassende Informationen über den Status-Quo der bestehen-

den Anwendungen im Unternehmen zu beschaffen und auszuwerten. Durch die Analyse

der Wissensinhalte, -objekte und -wege kann sichergestellt werden, welche Wiki-Inhalte

tatsächlich relevant sein werden. In diesem Zusammenhang ist auch zu untersuchen, wel-

che Kommunikations- und Kollaborationsprozesse bisher verwendet wurden. Damit späte-

re Benutzer intuitiv im Wiki-System navigieren können, sollten Schlagworte und Katego-

rien verwendet werden, die sich im Unternehmensalltag etabliert haben. Hierzu sind sämt-

liche Datenbanken, Archive und sonstige informationstechnischen Systeme zu analysie-

ren.11

Schritt 3: Anforderungen und Konzeption

Im dritten Schritt werden Anforderungen an das Wiki bestimmt und Soll-Prozesse entwi-

ckelt.12 Die Soll-Prozesse zeigen mögliche Lösungen auf, wie durch den Einsatz

von Wikis die Schwächen bisheriger Systeme beseitigt werden können. Die Entscheidung

darüber, welche Soll-Prozesse eingesetzt werden bestimmen gleichzeitig die konkreten

Anwendungsgebiete des Wikis innerhalb des Unternehmens. Folglich müssen die im ers-

ten Schritt vorformulierten Ziele und Einsatzgebiete entsprechend angepasst werden. Die

eindeutig umrissenen Einsatzgebiete und Ziele erlauben nun die Ermittlung notwendiger

Funktionen und die Definition eines Rechtesystems für künftige Benutzer. Dabei sollte be-

achtet werden, dass die Integration von zu komplexen Funktionen eine sinkende Bedie-

nungsfreundlichkeit nach sich ziehen kann. Erfolgreiche Wiki-Systeme zeichnen sich

dadurch aus, dass die Benutzer schnell und einfach alle Inhalte verändern und verlinken

können. Deshalb gilt hier im Besonderen das Prinzip der Einfachheit und der Offenheit.

Sind Soll-Prozesse und Wiki-Ziele abschließend formuliert, können zusammen mit den

technischen Gegebenheiten, die für das Wiki-System erforderlichen technischen Anforde-

rungen spezifiziert werden. Netzwerk, Server und Datenbank sollten über ausreichende

Kapazitäten verfügen. Um sich vor externen Manipulationen zu schützen kann der Einsatz

im eigenen lokalen Unternehmensnetzwerk (Intranet) statt web-basiert erfolgen. Die Er-

stellung eines Pflichtenhefts kann schließlich alle Anforderungen an das Wiki enthalten.13

10

Vgl. Richter, 2009, S. 149f.; Kotter, 2010, S. 72. 11

Vgl. Richter, 2009, S. 138; Miller/Pfeffer, 2009, S. 15. 12

Vgl. Richter, 2009, S. 151f. 13

Vgl. Richter, 2009, S. 151f.

Schritt 4: Realisierung

In diesem Schritt ist eine Wiki-Software auszuwählen, die den Anforderungen des Unter-

nehmens entspricht. Sämtliche Inhalte und Templates können nun erstellt werden. Die

Softwareauswahl kann mit Hilfe einer Gegenüberstellung bestimmter Eigenschaften und

Merkmale der verschiedenen Wiki-Lösungen erfolgen14:

Aktualität

Architektur

Serviceleistungen des Anbieters und dessen Kosten

Datenbankkonzept und systemübergreifende Funktionalität

Muss-Anforderungen der Anforderungsspezifikation, gegliedert nach Stammdaten,

Prozessen und Querschnittsfunktionen

Lizenzkosten für Benutzer und Server

Kosten für Schulung, Consulting/Customizing und Installation

Die Auswahlentscheidung hängt von verschiedenen betriebsinternen Ressourcen ab, z.B.

ob geeignetes Personal zur Verfügung steht, um die Wiki-Software eigenständig warten

und weiterentwickeln zu können. Sofern ein Unternehmen keine Möglichkeit hat eigenes

Personal bereit zu stellen, kann auf kommerzielle Anbieter zurückgegriffen werden, weil

diese umfassende Serviceleistungen bei der Implementierung und im laufenden Betrieb

anbieten.15 Andernfalls bietet sich eine günstige lizenzfreie Open-Source-Software an.

Abschließend können Maßnahmen formuliert werden, um den angestrebten Soll-Zustand

zu erreichen (Maßnahmenplan). Der Maßnahmenplan kann Antworten darauf

geben, welche Auswirkungen die Veränderungen im Unternehmen haben und mit welchen

konkreten Aktionen darauf reagiert werden kann16:

Werden sich Aufgabengebiete und Verantwortlichkeiten ändern?

Sind besondere Kenntnisse erforderlich?

Werden sich Kompetenzen verändern?

Wird sich die Entscheidungshierarchie verändern?

Werden sich Schnittstellen verändern?

Wird sich die Informationsversorgung ändern?

Müssen Systeme angepasst werden?

Welche Veränderungen sind im Bereich der Kommunikation notwendig?

Schritt 5: Einführung des Wikis

In diesem Schritt wird das Wiki-System vollständig installiert und es werden Systeman-

passungen an das Unternehmen vorgenommen. Die Bedienungsoberfläche sollte intuitiv

14

Vgl. Gronau, 2001, S. 129ff. 15

Anm.: Zur Unterstützung der Auswahlentscheidung kann das Vergleichsportal wikimatrix.org helfen. 16

Vgl. Gattemeyer/Al-Ani, 2001, S. 21.

und vertraut sein. Um dies zu erreichen kann eine Anpassung an das Corporate Design

des Unternehmens erfolgen.

Der zuvor in Schritt vier aufgestellte Maßnahmenplan kann nun umgesetzt und das Wiki-

System umfassend getestet werden. Im Anschluss daran, lassen sich die bereits aufberei-

teten und neu erstellten Dokumente und Artikel in das Wiki übernehmen. Parallel dazu

können Mitarbeiterschulungen erfolgen. In den Schulungen ist es sinnvoll neben der Ver-

mittlung von Regeln, Rechten, Syntax, Funktionen und ihrer Verwendung, auch die Ziele

und den Nutzen des Wikis zu verdeutlichen.

Abschließend kann die Übergabe an das sog. Wiki-Team vorbereitet werden. Ein entspre-

chendes Übergabeprotokoll könnte beispielsweise den aktuellen Zwischenstand über den

Entwicklungsstand des Wikis sowie noch offene Probleme und Empfehlungen beinhalten.

Die Arbeit und der Zweck des Projektmanagements enden hier, während das Wiki-Team

seine Arbeit aufnimmt. Das Wiki-Team wird für künftige Benutzer Ansprechpartner für

sämtliche Angelegenheiten während der Wiki-Betriebsphase

sein.

Schritt 6: Betriebsphase

Das Wiki-System geht in Betrieb und somit übernehmen die Nutzer die Führung bei der

eigentlichen Befüllung des Wikis mit nützlichen und aktuellen Inhalten. Die Aufgabe des

Wiki-Teams kann unter anderem darin bestehen, die Höhe der Nutzungsintensität festzu-

stellen und bei niedriger Nutzung Gegenmaßnahmen einzuleiten. Außerdem kann das Wi-

ki-Team in regelmäßigen Abständen Reports erstellen, die darüber Auskunft geben wofür

das Wiki tatsächlich genutzt wird, wie viele aktive Nutzer beteiligt sind und ob das Wiki

neue Funktionen benötigt.17

17

Anm.: Für Kennzahlen und Kenngrößen zur Bewertung von Wikis siehe Warta, 2007, S. 143-148.

5 Anwendung am Fallbeispiel18

Das folgende Fallbeispiel soll entlang der sechs Schritte des Einführungsprozesses von

Wikis nach Ritter (2009) beschrieben werden. Der Fokus wird jedoch auf den letzten

Schritt 6 gelegt, in dem Lösungen für mögliche Probleme in der Betriebsphase

beschrieben werden.

Das Projektziel bei Sun Microsystems19 besteht darin, Wikis als Werkzeuge für das Wis-

sensmanagement einzusetzen (Schritt 1). Bisher werden bei Sun lediglich Mitarbeiter-

Weblogs als Instrument für die interne und externe Kommunikation verwendet. Die Anfor-

derungen des Unternehmens sind jedoch gestiegen. Ein reines Kommunikations-Tool, wie

das Weblog, ist nicht mehr ausreichend um den geänderten Anforderungen gerecht wer-

den zu können (Schritt 2). Das Unternehmen Sun möchte deshalb Wikis zur Dokumentati-

on von Softwareentwicklungsprozessen einsetzen. Vor

dem Hintergrund, dass neben den internen Programmierern auch externe an der Weiter-

entwicklung der verschiedenen Software arbeiten, bieten Wikis eine leicht zugängliche

Kommunikationsschnittstelle für all diese Programmierer. Das Unternehmen sieht den

größten Vorteil von Wikis darin, dass die darin enthaltenen Informationen lebendig und

dynamisch sind, auch weil die Teilnahmebarrieren, aufgrund ihrer intuitiven Bedienbarkeit,

sehr klein sind (Schritt 3). Die Softwareauswahl fällt auf das

Enterprise Wiki „Confluence“ der Firma Atlassian. Das ausgewählte Wiki-System ermög-

licht jedem Mitarbeiter einen persönlichen Arbeitsbereich (Space) anzulegen und diesen

mit Inhalten und individuellen Rechten zu versehen. Um die Wiki-Spaces besser durchsu-

chen zu können, werden sog. „Labels“20 vergeben (Schritt 4). Das erworbene Enterprise

Wiki wird schliesslich an das Corporate Design von Sun angepasst. Anschließend werden

die Mitarbeiter zur Verwendung des Wiki-Systems ermuntert. Sowohl spezielle Schulun-

gen für den technischen Umgang mit Wikis als auch die Programmierung zusätzlicher

Funktionen sind bei Sun nicht notwendig, da die Firma voller „Technikexperten“ steckt

(Schritt 5).

In der Betriebsphase (Schritt 6) beobachtet das Unternehmen durch den Einsatz von Wikis

eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern. Dies hängt laut Sun vorwie-

gend damit zusammen, dass Mitarbeiter ihre Informationen eher natürlich organisieren

und strukturieren, was dazu führt dass sie für andere einfacher zugänglich und verständ-

lich sind. Die Schaffung eines freien Wissensraumes hat bei Sun auch eine Kehrseite.

Durch den vermehrten Einsatz von Wikis ist nicht immer nachvollziehbar, welche Inhalte

für bestimmte Problemstellungen relevant sind und in welcher Verbindung sie mit anderen

18

Anm.: Das hier vorgestellte Beispiel stammt aus einer Fallstudie von Hilzensauer, W. und Schaffert, S. (2009). Wikis und Weblogs bei Sun Microsystems. In: back, A., Gronau, N. und Tochtermann, K. (Hrsg.), Web 2.0 in der Unternehmenspraxis: Grundlagen, Fallstudien und Trends zum Einsatz von Social Software. S. 203-212. 19

Anm.: Das Unternehmen Sun Microsystems wurde 2010 durch Oracle übernommen. 20

Anm.: Labels sind vergleichbar mit den Tags bei Weblogs (Klassifizierungsmerkmale). Die Funktionen „most popular labels“ oder „re-cent labels“ bieten eine zusätzliche Möglichkeit sich in Wiki-Spaces zurecht zu finden.

Artikeln stehen. Hinzu kommt, dass die Validität der Informationen nicht per se als gege-

ben vorausgesetzt werden kann. Ein weiteres Problem entsteht aus dem Umstand, dass

Wiki-Systeme nicht in der Lage sind sämtliche Teilbereiche bei Sun, die für die Dokumen-

tation und Unterstützung bei der Softwareentwicklung erforderlich sind, zu unterstützen.21

Daraus ergibt sich bei Sun die Notwendigkeit neben Wikis auch andere Systeme zu ver-

wenden, was wiederum eine umfassende Suchabfrage ermöglichen müsste, um die ver-

streuten Informationen abrufen zu können. Eine derartige zentrale Suchabfrage-

Möglichkeit existiert jedoch nicht.

Um die Unübersichtlichkeit in den Griff zu bekommen, denkt das Unternehmen Sun dar-

über nach sog. Gärtner (ähnlich wie bei Wikipedia.org) zu beschäftigen, die sich über die

Struktur und Navigation sowie der Pflege und Aktualisierung der Inhalte Gedanken ma-

chen. Hinzu kommt, dass RSS-Feeds im Wiki-System eingesetzt werden. Damit wird der

Benutzer automatisch über Artikeländerungen und -Feedbacks informiert, die ihn persön-

lich interessieren, ohne selbst die entsprechenden Wiki-Seiten besuchen zu müssen. Mit

Hilfe des Wiki-Policy-Dokuments, werden die Benutzer darüber informiert, dass keine ver-

traulichen Informationen veröffentlicht werden dürfen und welche Anstrengungen unter-

nommen werden können, um die Validität der veröffentlichten Informationen sicher zu stel-

len. Die Auffindbarkeit von Informationen in den immer unüberschaubaren Verbindungen

der unterschiedlichen Systeme soll bei Sun über sog. semantischen Wikis gewährleistet

werden. Diese Systeme sind im Stande Artikel auf Grundlage ihrer bestehenden Wissens-

struktur qualitativ zu annotieren22. Mit Hilfe dieser semantischen Annotationen werden In-

halte nicht nur für Menschen verständlich, auch Maschinen können nun automatisch Be-

ziehungen zwischen den Artikeln ableiten. Werden stark heterogene Systeme zur Spei-

cherung von Wissen verwendet, können die Inhalte systemübergreifend automatisch mit-

einander verknüpft und gefunden werden.

21

Anm.: Zum Beispiel bezeichnen Kranz und Merz (2005) Wikis als ungeeignet für die Entwicklung von Source-Code (Programmquell-texten) oder Issue-Tracking (Sammeln von Fehlerberichten). 22

Anm.: Bei ausführlichen Texten, haben Annotationen den Zweck den Inhalt des Textes so zu erklären und zu ergänzen, damit auch Maschinen diesen interpretieren können (z. B. mittels Ressource Description Framework (RDF) in Webseiten).

6 Zusammenfassende Bewertung

Der Einsatz von Enterprise Wikis geht mit einer Veränderung der Unternehmenskultur ein-

her. Die Implementierung eines Wikis im Unternehmen bedarf einer klaren Intention, da

sich die Art und Weise der Zusammenarbeit sowie die Wissensgenerierung und -nutzung

grundlegend ändert. Eine hierarchische, zentrale Steuerung wird durch eine autonome

Selbststeuerung von Teams ersetzt. Führungskräfte übernehmen nicht mehr die Rolle der

Manager, sondern die der Moderatoren in dem sie Mitarbeiter motivieren ihr Wissen mit

anderen zu teilen.23

Der Einsatz von Wikis in Unternehmen kann die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbei-

tern erhöhen, die Qualität der Kommunikation steigern und bisher verborgenes Wissen

transparent machen. Durch die „kollektive Intelligenz“ sollen viele Beteiligte erfolgverspre-

chendere Innovationsideen generieren können, als ein Einzelner dazu imstande wäre. Ei-

ne ambitionierte Anwendung eines Wiki-Systems kann deshalb eine Steigerung der Inno-

vationsrate und eine Reduzierung der F&E-Kosten bewirken.

Für die Einführung und den Betrieb von Wikis werden in der Praxis eine Reihe von Fakto-

ren als förderlich betrachtet, die zum Erfolg beitragen.

Erfolgsfaktoren für die Wiki-Einführung24:

Management-Commitment

Offene Unternehmenskultur

Einbindung der Mitarbeiter in die Wiki-Implementierung

Mitarbeiterschulungen

Mitarbeiterbefragungen

Interne Marketingmaßnahmen zur Förderung einer schnellen Begeisterung der Mit-

arbeiter

Pre-fill Phase der Inhalte

Optik im Corporate Design

Benutzerfreundlichkeit

23

Vgl. Haida/Mai, 2010, S. 3. 24

Klein, 2010, S. 30.

Erfolgsfaktoren für den Wiki-Betrieb25:

Wiki als zentraler Ort der Wissenserhebung

Abgrenzung zu verwandten Systemen kommunizieren

Motivation und Mitmach-Anreize

Teilanonyme Nutzer

Gleichberechtigte Nutzung und Publikationen ohne Freigaben

Qualitätssicherung von Artikeln

Klare Sprachvorgaben für Inhalte

Kategorisierung von Artikeln (inkl. Verschlagwortung)

Aktualität sichern und eine Vielzahl an Inhalten produzieren

Schnelle und einfache Bearbeitung von Inhalten

Interne und externe Verlinkungen

Klare Trennung verschiedener Wiki-Bereiche (Rechte, Zugang)

Der Vorteil von Wikis gegenüber anderen Wissensmanagementsystemen liegt unter ande-

rem darin, dass ihre technische Realisierung innerhalb eines Unternehmens relativ einfach

ist, weil sie auch ohne versierte IT-Kenntnisse erfolgen kann. Aufgrund der hohen Nutzer-

freundlichkeit (Corporate Design, intuitive Bedienung), sind die Einarbeitungszeiten sehr

kurz.26 Auch die für die Implementierung entstehenden Kosten sind gering.27 Weitere Vor-

teile, die sich aus dem Einsatz von Wikis ergeben, zielen auf Effizienzsteigerungen ab.

Unternehmen berichten von einer Verbesserung des Wissensaustauschs und der Wis-

sensdokumentation, die sich durch eine große Anzahl von Autoren und deren aktuellen

Inhalten ergibt.28 Nicht nur Kunden werden kollaborativ in den Entwicklungsprozess inte-

griert, sondern neben aktive auch passive, introvertierte Mitarbeiter.29 Darüber hinaus

können engagierte Mitarbeiter, die eine Vielzahl von hochwertigen Inhalten produzieren,

ihre persönliche Reputation steigern.30 Einen weiteren praktischen Nutzen erfahren Mitar-

beiter auch durch die interaktive Vorbereitung und Weiterentwicklung von Unterlagen im

Rahmen von Meetings.31

Die Nachteile durch die Nutzung von Enterprise Wikis halten sich in Grenzen. Da Inhalte

auch isoliert vom Top-Management generiert werden, reduziert sich die Fähigkeit des Ma-

nagements Kontrolle auszuüben.32 Außerdem besteht die Gefahr, dass sensible Daten un-

ternehmensweit veröffentlicht werden, die eigentlich nur einem bestimmten Mitarbeiter-

kreis gelten.33

25

Klein, 2010, S. 31. 26

Vgl. Orth, 2009, S. 76; Mertins, 2009, S. 76. 27

Vgl. Back, 2009, S. 16. 28

Vgl. Walsh, 2011, S. 119. 29

Vgl. Stobbe, 2010, S. 6. 30

Vgl. Stocker, 2010, S. 86. 31

Vgl. Walsch, 2011, S. 119. 32

Vgl. Stobbe, 2010, S. 6. 33

Vgl. Back, 2009, S. 16.

7 Erweiterungen

Enterprise Wikis lassen sich grundsätzlich überall dort einsetzen, wo es darum geht Ideen

und Wissen mit anderen Arbeitskollegen gemeinschaftlich und web-basiert weiter zu ent-

wickeln, sprich wissensintensive Arbeit auszuführen. Die verschiedenen Wiki-Systeme un-

terscheiden sich durch ihre Funktionalitäten, z. B. ob sie Möglichkeiten bieten Dokumente

anzuhängen, Feedbacks zu hinterlassen (Blogs) oder Kalenderfunktionen für Projektgrup-

pen zu integrieren.

Die Gemeinsamkeit aller gängigen Wiki-Systeme besteht darin, dass die Inhalte von den

Nutzern direkt im Browser verändert, ergänzt und gelöscht werden können. Bei fehlerhaf-

ten Änderungen können frühere Versionen eines Textes wieder hergestellt werden (Versi-

onsverwaltung). Darüber hinaus können die Inhalte über spezielle Suchfunktionen identifi-

ziert werden und durch Hyperlinks und Verschlagwortungen miteinander verbunden wer-

den.

Je nach Anwendungsfall müssen die Wiki-Funktionalitäten erweitert werden, um den An-

forderungen gerecht zu werden. So ist es bspw. von Vorteil eine Kalenderfuktion bei Pro-

jektgruppen-Wikis einzurichten, um Meetings einzuberufen oder Blogs für Kunden-Wikis

zu integrieren, um Feedbacks zu den einzelnen Artikeln zu ermöglichen. Für den Einsatz

im Unternehmen stehen eine Reihe von Wiki-Tools zur Verfügung. Die verschiedenen Ei-

genschaften von Software-Lösungen können im Vergleichsportal „WikiMatrix“ verglichen

werden. Unter den vielen Wikis, sind lediglich folgende acht Wikis für den Einsatz im Un-

ternehmen geeignet34:

Confluence

DokuWiki

DrupalWiki

Foswiki

MedaiWiki

TikiWiki

TWiki

SharePoint 2010

34 Vgl. Adler/Frost/Gross, 2011, S. 3f.

8 Literaturverzeichnis und weitere Informationen

Verwendete Literatur

Adler, F., Frost, I. und Gross, D. (2011). Die Qual der Wiki-Wahl: Wikis für Wis-

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http://www.pumacy.de/fileadmin/content_files/publikationen/wissensmanagement/Wik

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Back, A., Gronau, N. und Tochtermann, K. (2009). Web 2.0 in der Unternehmens-

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Weitergehende Literatur

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Seibert, M., Preuss, S. und Rauer, M. (2011). Enterprise Wikis: Die erfolgreiche

Einführung und Nutzung von Wikis in Unternehmen.

Stocker, A. und Tochtermann, K. (2010). Wissenstransfer mit Wikis und Weblogs:

Fallstudien zum erfolgreichen Einsatz von Web 2.0 in Unternehmen.

Interessante Links

Youtube-Video: Wikis in Plain English: A short explanation of wikis and how they can

be used to coordinate a group: http://www.youtube.com/watch?v=-

dnL00TdmLY&feature=player_embedded

Youtube-Video: Einführung in das Confluence Enterprise Wiki: Überblick zum Aufbau

und einigen Funktionen von Enterprise Wiki „Confluence“ der Firma Atlassian:

http://www.youtube.com/watch?v=6M-V3Xcvx5M

Open.Web.Business Magazin. URL: http://t3n.de

Produktmanager-Blog. URL: http://www.produktmanager-blog.de

Bewertungsmöglichkeiten von Firmenwikis. URL: http://www.wikimatrix.org/

Confluence: http://www.atlassian.com/software/confluence/

DokuWiki: http://www.dokuwiki.org/dokuwiki

DrupalWiki: http://www.drupal-wiki.com/de/drupal-wiki-enterprise-wiki

FosWikis: http://foswiki.org/

MediaWiki: http://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki

TikiWiki: http://info.tiki.org/tiki-index.php

Twiki: http://twiki.org/

SharePoint 2010: http://sharepoint.microsoft.com/de-de/Seiten/default.aspx

Stimmen aus der Praxis

Stefan Grabmeier, Projektleiter Enterprise 2.0 Strategie, Deutsche Telekom

„Vor rund zwei Jahren hat die Deutsche Telekom interne Blogs und Wikis eingeführt.

Auf diesem Weg sind bisher über 750 Projekt-Wikis entstanden. Zudem gibt es über

200 interne Blogs, die von Mitarbeitern regelmäßig fortgeschrieben werden – darun-

ter Auszubildende, Fach- und Führungskräfte, und sogar der Vorstand beteiligt sich.

Mindestens 30 bis 40 Prozent des gesamten E-Mail-Verkehrs, so die Telekom, könn-

ten in den nächsten fünf Jahren eingespart werden, indem Mitarbeiter Informationen

vorrangig auf diesen Online-Portalen veröffentlichen, statt sie zu mailen.“

Quelle: Haida, L. und Mai, J. (2010). Enterprise 2.0. WirtschaftsWoche (12.07.2010).

Gerhard Östermann, Unternehmensstratege, SWR

„Der SWR hat vor drei Jahren Wikis eingeführt. Seitdem sind rund 300 davon eröffnet

worden. Anfangs hatte ich ein flaues Gefühl im Magen, als ich ein Dokument im Wiki

veröffentlichte. Man gibt eine Information preis, ohne zu wissen, was damit passiert.

Inzwischen arbeite ich intensiv damit. Wenn ich morgens in mein Büro komme, sehe

ich schon in meinem Maileingang, was sich in den für mich relevanten Wikis verän-

dert hat. Täglich stelle ich dort Dokumente ein und schreibe Kommentare zu den Bei-

trägen meiner Kollegen. E-Mails sind mir inzwischen lästig geworden. Wenn ich im

Anhang ein Word-Dokument sehe, packt mich das Grausen. Die Kollegen sollen die

Dokumente lieber in das Wiki stellen. Dort finde ich sie schneller, und sie gehen nicht

verloren.“

Quelle: Haida, L. und Mai, J. (2010). Enterprise 2.0. WirtschaftsWoche (12.07.2010).

Frank Roebers, Vorstandsvorsitzender, Synaxon

„Einer meiner Mitarbeiter löschte einen Textabschnitt aus dem Unternehmensleitbild,

den ich selbst geschrieben hatte. Der Absatz handelte von Disziplin, Fleiß und De-

mut. Als dann plötzlich die automatisch erstellte E-Mail in meinem Postfach landete,

dass ein Mitarbeiter die Passage gestrichen hatte, wusste ich im ersten Moment

überhaupt nicht, wie ich reagieren soll. Letztendlich unternahm ich aber nichts. Seit-

dem sind das Engagement und die Veränderungen in den Wikis exponentiell ange-

stiegen. Die Mitarbeiter erkannten, dass wir es in der Führungsetage ernst damit

meinen. Ich könnte mir heute nicht mehr vorstellen, ohne Wiki und Blog zu arbeiten.

Lediglich in Ausnahmesituationen wird die absolute Transparenz im Unternehmen

gefährlich. Wir sind beispielsweise bei einer Akquisition durch das Aktienrecht zu ab-

solutem Stillschweigen gezwungen. Die Mitarbeiter haben dafür natürlich Verständ-

nis.“

Quelle: Haida, L. und Mai, J. (2010). Enterprise 2.0. WirtschaftsWoche (12.07.2010).