Erfolgsfaktoren für die Endbenutzerbeteiligung in Office 365Die kritischen Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Office 365 und wie Sie diese erfolgreich bei Ihrer Einführung anwenden

Office 365 verändert die Arbeitsweisen in Ihrer Organisation, indem es Individuen und Teams neue Fähigkeiten gibt, um produktiver zu sein. Da wir wissen, dass sich diese Änderungen sowohl auf Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch auf Ihre gesamte Organisation auswirken können, ist es wichtig, die wichtigsten Erfolgsfaktoren zu verstehen, welche zu einer erfolgreichen Einführung von Office 365 bei den Endbenutzern beitragen. 

Förderung der Benutzereinführung heißt, sicherzustellen, dass Ihr Personal die Vorteile versteht, die es durch die neuen Arbeitsweisen mit Office 365 erhalten wird. Um diese Vorteile zu realisieren, ist es wichtig, einige wichtige Fragen zu beachten, welche Ihnen beim Finden des richtigen Ansatzes für Ihre Office 365-Einführung helfen werden:

• Wer sind die wichtigen Mitglieder, die bei der Einführung von Office 365 mitwirken sollten?

• Wie soll der Erfolg aussehen? Welche Ziele und Geschäftsergebnisse bei der Nutzung von Office 365 muss ich für meine Organisation erwägen?

• Wie kann ich auf effektive Weise Personen informieren und schulen, damit diese die neue Technologie verwenden?

Wie können Sie also diese Erwägungen auf effiziente Weise nutzen, um sicherzustellen, dass Sie eine erfolgreiche Einführung durchführen und die besten Ergebnisse aus Ihrem Investment in Office 365 erzielen?

Auf den folgenden Seiten finden Sie alle Einzelheiten hierzu.

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3

2.6

2.0

1.8Durchschnittliche

Anzahl an Aktivitäten pro Kunde

Abbildung 1

Organisationen, welche die Einführung von Office 365 gezielt fördern, erreichen höhere NutzungDurchschnittliche Anzahl der Einführungsaktivitäten pro Kunde gegenüber der Nutzung

Microsoft Office 365 Nutzungsforschung, Mai 2015

Bei der Bereitstellung von Office 365 ist es sehr wichtig, zu verstehen, wie wichtig eine gezielte Förderung der Einführung ist. Forschungen zeigen, dass Organisationen, welche die Einführung gezielt vorantreiben und in konkrete Aktivitäten für bessere Beteiligung investieren, eine höhere Nutzung von Office 365 erreichen. Diejenigen Organisationen, die in mehr als zwei mit der Einführung von Office 365 in Verbindung stehende Aktivitäten investieren, stellen eine höhere Beteiligung bei ihren Benutzern fest (Abbildung 1).

Wir haben für Sie die wichtigsten Erfolgsfaktoren für die Förderung der Endbenutzereinführung identifiziert. Es ist wichtig, dass Sie verstehen, wie jeder dieser Erfolgsfaktoren die Aufnahme der neuen Technologie beeinflussen kann und wie Sie sie bei der Einführung von Office 365 in Ihrer Organisation zu Ihrem Vorteil verwenden können.

01. Mitglieder

02. Szenarien

03. Bekanntmachung und Schulung

Erfolgsfaktoren

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NIEDRIGE NUTZUNG

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MITTLERE NUTZUNG

Sicherstellen der Teilnahme von wichtigen Personen innerhalb Ihrer Organisation

Erkennen und beteiligen Sie wichtige Mitglieder. Deren Unterstützung ist ein wesentlicher Faktor für die erfolgreiche Einführung von Office 365. Hierbei ist einer der wichtigsten Schritte, einen „Erfolgsinhaber” innerhalb Ihrer Organisation zu wählen, der eine Schlüsselposition bei der Verwaltung und Förderung der gewünschten Office 365-Geschäftsergebnisse einnimmt. Erfolgsinhaber können aus jedem Teil der Organisation stammen, inklusive der IT-Abteilung, vorausgesetzt, dass ihr Hauptaugenmerk auf dem Realisieren von Geschäftszielen mit Office 365 liegt und nicht auf der reinen Implementierung der Technologie.

Es ist wichtig, dass Ihr Ansatz viel Zusammenarbeit enthält und dass diese nicht nur unter Erfolgsinhabern, Unterstützern aus der Führungsebene und Verfechtern stattfindet, sondern dass auch andere Personen aus wichtigen Geschäftszweigen, wie Personalabteilung, Sicherheit und Rechtsabteilung, teilnehmen.

01. Mitglieder

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Abbildung 2

Wie sichtbar war die Beteiligung des CEOs oder des Abteilungsleiters während der Transformation?Der Wert von Sichtbarkeit

Erfolg der Transformation

Nicht erfolgreich Etwas erfolgreich Sehr erfolgreich Extrem erfolgreich

Überhaupt nicht sichtbar 23% 6% 3% 1%

Nicht gerade sichtbar 29% 22% 10% 13%

Einigermaßen sichtbar 32% 37% 31% 25%

Leichtsichtbar 16% 35% 56% 61%

Angepasster Auszug von „Creating organizational transformations”, Juli 2008, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.comCopyright© 2008 McKinsey & Company. Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck mit Genehmigung.

Unterstützung aus der Führungsebene

Ein aktiv teilnehmender Unterstützer aus der Führungsebene, sei es der CEO oder der Leiter einer Abteilung, ist einer der wichtigsten Faktoren für den Projekterfolg. Ein Unterstützer aus der Führungsebene verkörpert die Unterstützung der Geschäftsleitung und seine Teilnahme ist unbedingt wichtig, um die Einführung der neuen Technologie beim Personal zu fördern.

Der Unterstützer aus der Führungsebene sorgt dafür, dass sich die übergreifende Vision für Office 365 an den strategischen Zielen Ihrer Organisation ausrichtet und dass andere Führungspersonen in der Organisation von dieser Vision erfahren. Die Unterstützer können ebenfalls direkt mit Endbenutzern kommunizieren, um die Wichtigkeit der Einführung und den Wert und die Vorteile von Office 365 zu unterstreichen. Darüber hinaus können sie durch ihre eigene Nutzung von Office 365 als gutes Vorbild die gewünschten Verhaltensweisen demonstrieren.

Die Forschung hat gezeigt, dass Transformationsprojekte erfolgreicher sind, wenn ein sichtbarer Unterstützer aus der Führungsebene vorhanden ist (Abbildung 2). Mehr als 85 % der Teilnehmer gaben an, dass das Transformationsprojekt entweder als sehr erfolgreich oder extrem erfolgreich erachtet wurde, wenn der Geschäftsleiter oder die Geschäftsleiterin eine mittlere oder starke Präsenz hatte.

Weitere Informationen darüber, wie ein Unterstützer aus der Führungsebene bei einer erfolgreichenEinführung Ihres Office 365-Projekts helfen kann, finden Sie unter:

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843791

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Verfechter

Durch das Schaffen von Office 365-Verfechtern innerhalb Ihrer Organisation erzeugen Sie eine weitere wichtige Gruppe von Mitgliedern für die Förderung der Office 365-Einführung.

Microsoft hat in einer Endbenutzerstudie festgestellt, dass das Lernen von Kollegen eine der effektivsten und am häufigsten verwendeten Methoden beim Erlernen einer neuen Technologie ist (Abbildung 3).

Diese Methoden werden zu wenig genutzt(geringe Benutzung, aber hohe Effektivität)

Von Kollegen zu lernen ist eine der effektivsten und meistgenutzten Methoden

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% der Nutzer der Lernmethode

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SharePoint Endbenutzerstudie, April 2013, Microsoft Corporation

Abbildung 3

Effektive Methoden für Endbenutzer für das Erlernen einer neuen Technologie

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40%

35%

30%

25%

20%

15%

10%

5%

0%

Mein Manager IT-Mitarbeiter

Formelle Schulung(extern)

Formelle Schulung(intern)

Community- Foren

Website von Microsoft

Mitarbeiter (kein Manager, nicht Teil der IT-Abteilung)

Selbst, durch Herumprobieren

Benutzeranleitung/ Benutzerführer

Online-TutorialsSuchmaschine

Selbstlernkurse sind größtenteils nicht effektiv, jedoch derzeit Teil des Lernprozesses von Vielen

Es ist wichtig, sich den Einfluss von Mitarbeitern über eine formelles Office 365-Verfechterprogramm zu Nutze zu machen. Verfechter sind nicht nur mit Leidenschaft bei der Nutzung von Office 365, sondern freuen sich auch, ihre Kollegen zu informieren und ihnen dabei zu helfen, mehr über Office 365 zu lernen.

Die Zustimmung von jedem Benutzer in einer Organisation zu erhalten stellt eine Herausforderung dar. Verfechter können diese Herausforderung erleichtern und spielen eine wichtige Rolle bei der Einführung von Office 365. Verfechter haben das nötige Wissen, möchten dieses Wissen vertiefen und sind dazu bereit, ihren Kolleginnen und Kollegen zu helfen und das Wissen zu vermitteln.

Wenn Sie ein erfolgreiches Verfechterprogramm aufbauen möchten, gibt es einige Dinge, die Sie erwägen sollten. Verfechter müssen formell geschult werden, ermutigt werden, sie müssen die Fähigkeit haben, Anderen etwas beibringen können, und sie benötigen ebenfalls einen klaren Plan, den sie ausführen können.

Weitere Ressourcen rund zum Thema Aufbau Ihres eigenen Office 365-Verfechterprogramms und hilfreiche Materialien finden Sie in dieser Anleitung:

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843794

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Abbildung 4

Welche der folgenden Aussagen beschreibt am besten die Ziele, die sich Ihre Organisation als Erfolg bei der Transformation gesetzt hat?Angestrebte Erfolge

Erfolg der Transformation

Nicht erfolgreich Etwas erfolgreich Sehr erfolgreich Extrem erfolgreich

Gut definiert bei Finanz- oder Betriebszielen und stellte eine echte neue Stufe an Leistung dar

16% 36% 72% 80%

Gut definiert bei Finanz- oder Betriebszielen, hatte aber keine nennenswerten Auswirkungen auf die restlichen Aspekte der Firma

20% 32% 20% 13%

Nicht gut definiert 65% 32% 8% 8%

Angepasster Auszug von „Creating organizational transformations”, Juli 2008, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.comCopyright© 2008 McKinsey & Company. Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck mit Genehmigung.

Erfolg definieren und klare Ziele setzen

Jedes Transformationsprojekt braucht klare Ziele, welche zu Beginn festgelegt werden Gut definierte Ziele führen zu einer höheren Erfolgsrate (Abbildung 4). 80 % der Teilnehmer in einer Umfrage von McKinsey Global Survey gaben an, dass ein gut definiertes Set an Finanz- und Betriebszielen zu einer „extrem erfolgreichen” Transformation geführt hat.

01.

Der Prozess für die Definition und Erstellung von durchführbaren Geschäftsszenarien für Ihre Office 365-Einführung:

Festlegen der Geschäfsszenarien. Es ist wichtig, dass Sie beim Festlegen und Definieren Ihrer Geschäftsszenarien an die größeren Initiativen Ihrer Organisation denken. Arbeiten Sie mit wichtigen Mitgliedern zusammen, um die Geschäftsergebnisse oder Ziele zu definieren, die Sie mit Office 365 umsetzen möchten.

02. Entdecken von Anwendungsszenarien. Sobald Sie Ihre Geschäftsszenarien festgelegt haben, können Sie mit dem Entdecken von konkreten Office 365-Anwendungsszenarien beginnen, die Ihnen beim Erreichen der gesetzten Ziele helfen werden. Mit den unten aufgeführten Szenarien können Sie damit beginnen, Ihren Endbenutzern zu mehr Produktivität mit Office 365 zu verhelfen.

Weitere Informationen zum Festlegen von Szenarien finden Sie unter:https://aka.ms/office365scenarios

02. Szenarien

Bei der Planung einer Office 365-Einführung müssen Sie die Geschäftsszenarien Ihrer Organisation festlegen. Diese sind angestrebte Ziele, welche Sie in Ihrer Organisation mit Office 365 erreichen möchten.

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Anwendungsszenario Vorteile

Ortsunabhängig arbeitenOffice 365 bietet Ihrer gesamten Organisation Zugang zu allen

erforderlichen Ressourcen, um die Arbeit von jedem Ort aus zu erledigen.

E-Mail und Kalender unterwegsOffice 365 ist der zentrale Ort für E-Mails, Kalender, Dateien, Kontakte und Aufgaben und ist sogar unterwegs verfügbar.

Zusammenarbeit an Inhalten

Durch Office 365 können Sie immer auf die Dokumente und Informationen zugreifen, die Sie benötigen, wenn Sie sie benötigen. Arbeiten Sie mit Teammitgliedern an Dokumenten zusammen, teilen Sie Berichte und

nehmen Sie Kontakt mit Kunden auf – von nahezu jedem Gerät.

Produktivere BesprechungenSkype for Business sorgt für komfortable Onlinemeetings, von überall und jedem Gerät aus. HD-Video, Bildschirmfreigabe und Erstellen von Notizen

in Echtzeit sorgen für produktivere Besprechungen.

Vereinen Sie Ihr Team

Durch das vernetzte Arbeiten in Yammer bleibt Ihr Unternehmen stets auf dem neuesten Stand und kann sich anpassen und neue Wachstumschancen

nutzen. Yammer fördert Gemeinschaftssinn und Innovation, indem es Möglichkeiten zum Lernen, Teilen und zum Präsentieren

der eigenen Meinung gibt.

Sie können ebenfalls die Produktivitätsbibliothek nutzen, um konkrete Arbeitsbereiche zu finden, denen Sie Office 365-Funktionen zuweisen können:http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary

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In der Regel möchten nur 34 % der Benutzer eine neue Technologie bei ihrer Einführung nutzen.* Um die typische Abneigung gegenüber neuen Technologien zu bewältigen, ist es unbedingt wichtig, dass Sie eine Kombination aus internen Kampagnen und Schulungen verwenden, um die Bekanntheit zu steigern und zu gewährleisten, dass die Endbenutzer vorbereitet sind.*CIO Executive Board Business Productivity Database

Effekt und Einführung maximieren

3b. SchulungenSchulungen sind ein wesentlicher Teil Ihrer Office 365-Einführung und zeigen Ihren Endbenutzern, wie sie Office 365 auf effektive Weise nutzen können. Schulungen können auf vielerlei Arten erfolgen, wie z. B. über Seminare oder über Selbstlernkurse für die „ersten Schritte”.

03. Bekanntmachung und Schulung

3a. BekanntheitFür Bekanntheit zu sorgen ist eine wirkungsvolle Methode, um sicherzustellen, dass Sie den maximalen Effekt erzielen und die Einführung von Office 365 fördern. Eine Bekanntmachungskampagne kann z. B. interne Ankündigungen, Newsletters, Einführungsevents, Town-Hall-Meetings, Wettbewerbe und Gewinnspiele umfassen, welche das Interesse wecken und über welche die Benutzer erfahren, wie Office 365 ihnen helfen kann.

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Abbildung 5

Die drei besten Aktivitäten zur Förderung einer Erfolgreichen Einführung

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Implementierte Aktivität zur Förderung der Einführung

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Microsoft Office 365 Nutzungsforschung, Mai 2015

Kunden mit hoher Nutzung

Kunden mitmittlerer Nutzung

Kunden mit niedriger Nutzung

Diese Erfolgsfaktoren richtig zu verstehen und zu implementieren stellt einen wesentlichen Teil bei der erfolgreichen Einführung von Office 365 dar. Der Schlüssel zum Erfolg ist hierbei, einen Erfolgsinhaber auszuwählen, der die fortlaufende Einführung dieser neuen Arbeitsweisen fördert. Legen Sie beim Erstellen Ihrer Vision wichtige Mitglieder fest und nutzen Sie die Hilfe von Unterstützern aus der Führungsebene, um eine solide Grundlage für die Einführung zu schaffen. Das Festlegen von Geschäftsszenarien wird Ihnen dabei helfen, Ihre Geschäftsziele mit Office 365 abzugleichen und die richtige Methode für die Endbenutzerbeteiligung zu wählen. Danach ist es wichtig, Bekanntmachungskampagnen und Schulungsstrategien zu planen, um eine kontinuierliche Nutzung der Dienste zu gewährleisten.

Zu Beginn Ihrer Office 365-Reise nutzen Sie am besten Microsoft FastTrack für Office 365. Hierbei handelt es sich um den Dienst, der Ihnen bei der problemlosen Einführung von Office 365 sowie dem schnelleren wertschöpfenden Einsatz hilft.

Als Teil der Beteiligung mit berechtigten Kunden* wird Microsoft FastTrack für Office 365 Ihnen Leitfäden, Inhalte und bewährte Vorgehensweisen für die Planung einer erfolgreichen Einführung von Office 365 zur Verfügung stellen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: http://fasttrack.office.com

*Berechtigt sind Kunden mit mindestens 50 Arbeitsplatzlizenzen von Office 365 Enterprise/Business SKUs sowie gebührenpflichtigen Government SKUs, Kiosk SKUs und Non-Profit SKUs

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