Das Haufe Kundenmagazin für die Wohnungswirtschaft

FEBRUAR 2016#5

HAUFE WOWINEX 5.1Das bringt das neue Release

Top-thema

SEITE 8

PANNEN VERMEIDENDer Einsatz mobiler Arbeitsgeräte

stellt die Unternehmens-IT vor neue Aufgaben bei der Sicherheit.

POTENZIALE ERKENNENBerater können Unternehmen helfen,

Prozesse zu verbessern und das Potenzial von Haufe wowinex zu nutzen.

PREISE ERKLÄRENDie Preiskalkulation für die

ERP-Lösung Haufe wowinex hängt von vielen individuellen Faktoren ab.

2

AUFTAKT

Mit der Verkehrssicherung

im Release 5.1 wird Haufe

wowinex wieder ein Stück mobiler.

Damit arbeiten unsere Kunden noch effizienter.

DR. CARSTEN THIES,GESCHÄFTSFÜHRER BEI HAUFE-LEXWARE

Die Kunden sind fair und moderat an die neuen Preise für Haufe wowinex

herangeführt worden.

MARKUS KLUKAS, SPAR- UND BAUVEREIN EG DORTMUND UND SPRECHER

DES HAUFE KUNDENBEIRATS

Mit dem Partner programm bauen wir unser digitales

Ökosystem weiter aus. Die zertifizierten Lösungen werden unseren Kunden

eine bisher nicht da gewesene Auswahl an Ergänzungen zu Haufe

wowinex bieten.

DIRK FORKE, VORSTAND OPERATIONS DER HAUFE-LEXWARE REAL ESTATE AG

3

INHALT / IMPULS

FOKUS // Infografik: So verändert Big Data die Immobilienbranche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 04

EXPRESS // Termine der Haufe wowinex-Info-Treffen / Neuer Produktmanager / Neues bei Haufe InHouse . . . . . . . 06

EXPRESS // Haufe gibt der Qualitätssicherung mehr Gewicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07

PRODUKT // Haufe wowinex Release 5 .1 – was ist neu, was sagen die Pilotkunden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08

KONGRESS // Innovation erleben, Prozesse vereinfachen . Der Haufe Kongress für die Wohnungswirtschaft 2016 . . . . . 13

PRODUKT // Wie teuer wird wowinex für Wohnungsunternehmen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

PRODUKT // So machen Partnerlösungen Haufe wowinex noch effizienter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

PRODUKT // So helfen die Haufe Berater, Prozesse in Unternehmen zu verbessern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

TEAM // Endlich eins – der neue Standort Bielefeld soll die Produktentwicklung schneller machen . . . . . . . . . . . . 19

REPORT // Tipps, wie Unternehmen mobile Anwendungen sicherer machen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

REPORT // So funktioniert Full-Service-Outsourcing von IT-Leistungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

DIALOG, IMPRESSUM // Kunden fragen, Haufe Experten antworten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

#2#DESWOS-GOLFTURNIERE

FÜR GUTE TATENIm Frühjahr startet wieder die Serie an Benefiz-Golfturnieren zugunsten der Deut-schen Entwicklungshilfe für soziales Woh-nungs- und Siedlungswesen (Deswos e. V.). Den Auftakt bildet der Domus-Cup in Bad Saarow am 21. Mai. Mit den Spenden wird ein kombiniertes Siedlungs- und Ausbil-dungsprogramm für Familien in Rayapudi Lanka (Indien) unterstützt. Alle Orte und Termine der Golfserie finden Sie unter: www.haufe.de/golf

#1#GDW-LEITFADEN

FÜR NACHHALTIGES WOHNENDer Spitzenverband der Wohnungswirt-schaft GdW hat einen neuen Leitfaden für die Nachhaltigkeitsberichterstattung von Wohnungsunternehmen veröffent-licht. Damit sollen vor allem kleinere und mittlere Wohnungsunternehmen ihr nach-haltiges Engagement leichter sicht bar machen können. Der Leitfaden im Internet: web.gdw.de/energie-und-technik/nachhaltigkeit

#3#DIE ECHTE WOHNFLÄCHE ZÄHLT

Künftig kommt es bei Mieterhöhungen im-mer auf die tatsächliche Wohnfläche an. Bisher galt laut Bundesgerichtshof, dass die vereinbarte Wohnfläche maßgeblich war, wenn die Abweichung von der tat-sächlichen Fläche höchstens 10 Prozent betrug (BGH, Az. VIII ZR 266/14).

#4#RAUCHMELDER MÜSSEN

GEDULDET WERDEN Immer mehr Bundesländer schreiben Rauch warnmelder in Mietwohnungen vor. Dabei muss der Mieter den Einbau seitens des Eigentümers dulden, auch wenn er in der Wohnung schon eigene Rauchmel-der angebracht hat. Der Einbau sei eine bauliche Veränderung, die den Gebrauchs-wert und das Wohnverhältnis dauerhaft erhöhe beziehungsweise verbessere. Der zentrale Einbau und die Wartung gewähr-leiste zudem mehr Sicherheit (BGH, Urteil v. 17.6.2015, Az. VIII ZR 216/14).

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FOKUS

%

6238

2212

526271

%

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260

2412

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WIE TREFFEN SIE BISHER IHRE ENTSCHEIDUNGEN?

Big DataKAUM EIN ANDERES THEMA BESCHÄFTIGT DIE IMMOBILIEN BRANCHE

DERZEIT SO INTENSIV WIE DIE DIGITALISIERUNG.

WAS VERSTEHEN FIRMEN UNTER BIG DATA?

GRÜNDE FÜR DIE EINFÜHRUNG VON BIG DATA

RISIKO MINIMIERUNG

MEHR TRANSPARENZ

BESSERE ENTSCHEIDUNGEN

EXTREME DATENMENGE

ECHTZEIT ANALYSE

MODE WORT

NOCH NIE GEHÖRT

STIMMUNG

ERFAHRUNG

DATEN

SONSTIGES

EMOTIONEN

55

FOKUS

33 % 42 % 50 %74 %

51 %

60 %

67 %

BIG DATA: NOCH SIND HÜRDEN ZU ÜBERWINDEN Wo sehen Sie aktuell die Herausforderungen/notwendigen Voraussetzungen für den Einsatz von Big Data in der Immobilienwirtschaft?

WAS IST BIG DATA?Big Data bedeutet zunächst einmal nichts anderes als riesige Datenmengen, die zentral gesammelt werden.

DIE QUELLENKundenkontakte, Beschwerden, Schadensfälle, Gebäudeinformationen und Daten aus dem ERP-System sind Datenquellen, die bisher eher neben-einander genutzt wurden. Durch Newsletter, Internet seiten, Mieter-marktplätze und soziale Netzwerke entstehen laufend neue Datenquellen, die bisher meist ungenutzt blieben.

DER NUTZEN? Einen Mehrwert erhalten Unternehmen erst durch die Auswertung dieser Daten. So lassen sich aus der Verknüpfung von Kundendaten mit Verbrauchs-, Standort- oder sogar makroöko-nomischen Daten Prognosen oder Entwicklungen frühzeitig ableiten.

BEISPIEL #1Anhand von Mieterdaten und früheren Erfahrungen können Wahrscheinlich-keiten für einen Auszug des Mieters in einem bestimmten Zeitraum errechnet werden. Somit könnten Renovierungs-zeiten und die Nachver mietung frühzeitig geplant und damit Leerstandszeiten minimiert werden.

BEISPIEL #2Typisierte Mieterprofile ermöglichen es, einen besseren Service anzubieten, weil die Unter nehmen wissen, was die Mieter wirklich wollen.

BEISPIEL #3Im Gebäudemanagement fallen heute schon große Mengen an technischen Daten an. Diese lassen sich in Echtzeit analysieren, etwa in Hinblick auf die Energie effizienz. Gepaart mit dem Nutzerverhalten und externen Infor-mationen wie Wetterdaten lassen sich so Ansatzpunkte für Energie- und damit Kosten einsparungen finden.

BEISPIEL #4Aber auch Problemquellen in Objekten können durch die Kombination von Gebäudedaten und Kundeninfor ma-tionen entdeckt werden.

Chancen von Big Data

WELCHE AUSWIRKUNGEN

HAT BIG DATA AUF DIE IMMOBILIEN-

WIRTSCHAFT?

KOSTENFEHLENDE

STANDARDS DATENSCHUTZVERFÜGBARKEIT

DER DATEN

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VERSTÄRKTE STANDARDI­

SIERUNG

MEHR TRANSPARENZ

AUF DEN IMMOBILIEN ­

MÄRKTEN

RISIKO ­MINIMIERUNG

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EXPRESS

TEAM // Seit dem 1 . November 2015 ist Martin Christahl verantwortlicher Produktmanager für die Portal- und Partnerlösungen der Haufe-Lex-ware Real Estate AG . In dieser Position wird er neue Lösungen für die wohnungswirtschaftli-chen ERP-Systeme entwickeln . Zugleich betreut er die bestehenden Produkte wie die Handwer-kerkopplung oder die mobile Wohnungsüber-gabe . Christahl ist seit 2013 bei Haufe und war zuvor als Business Consultant im Second-Level-Support für Haufe wowinex, die Handwerkerkopplung und mobile Wohnungsübergabe sowie die Partnerlö-sungen von ImmoSolve und Saperion zuständig .

PERSONALIE

Was isteigentlich ...

Hyperconnectivity?

In einigen Jahren werden uns die Zahlen aus-gehen, um den wachsenden Datenverkehr zu beschreiben. Schon heute beträgt allein der Datenverkehr, der über Rechenzentren läuft, 3,4 Zettabyte (ZB) – eine Zahl mit 21 Nullen.

2019 werden es 10,4 ZB sein. Die zunehmen-de Vernetzung und der Datenaustausch von

Mensch zu Mensch, Mensch zu Maschine und Maschine zu Maschine (Hyperconnectivity)

tragen dazu bei, dass diese Zahlen wohl bald schon wieder nach oben korrigiert werden.

HIER KÖNNEN SIE DAS NEUE RELEASE HAUFE WOWINEX 5.1 KENNENLERNEN UND IHRE FRAGEN STELLEN:

INFO-TREFFEN ZUM RELEASE 5.1

HAUFE WOWINEX IM DIALOG

NEUER PRODUKTMANAGER FÜR PORTAL-

UND PARTNERLÖSUNGEN

WEB-TIPP

SO ARBEITET HAUFE FÜR SEINE KUNDEN

KOMPETENZ // Wie Haufe auf die Veränderung in der Wohnungswirtschaft reagiert und dabei moderne Softwarelösungen entwickelt, erläutert Haufe Lexware-Geschäfts führer Dr. Carsten Thies in einem anschaulichen Video.

VOM KUNDENBEDARF ÜBER DIE SOFTWARE ENTWICKLUNG BIS HIN ZUR ANWENDUNG VOR ORT: www.haufe.de/kompetenz-realestate

NEUERUNG // Das neue In House-Release enthält unter anderem Vor-lagen für die seit Kurzem vorgeschrie-bene Wohnungsgeberbescheinigung . Damit muss der Vermieter den Ein-zug der Mieter bestätigen . Um weiter den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung und des Datenzugriffs (GoBD) zu entspre-chen, wurden im neuen InHouse-Release die Buchungskreise der Mie-ten- und Finanzbuchhaltung um eine automatische Belegnummernvergabe erweitert . Bei einem elektronischen

Beleg kann nun die dauerhafte Zu-ordnung und Aufbewahrung durch die Verbindung mit einem Datensatz mit Angaben zur Kontierung erfol-gen . Mit dem GDPdU-Modul, das auch auf die Anlagenbuchhaltung erwei-tert wurde, ist InHouse jetzt für die Prüfung durch die Finanzbehörden bestens ausgerüstet . Außerdem wird die aktuelle InHouse-Finanzbuchhal-tung noch im ersten Quartal 2016 nach GoB geprüft . Kunden können dann ein aktuelles Zertifikat bei Prü-fungen vorlegen .

HAUFE INHOUSE

DAS BRINGT DAS NEUE RELEASE

DORTMUND 15.02.2016 HAMBURG 18.02.2016 BERLIN 19.02.2016 LEIPZIG 22.02.2016

FREIBURG 23.02.2016 MÜNCHEN 24.02.2016 BRAUNSCHWEIG 09.03.2016 FRANKFURT 10.03.2016

WEITERE INFORMATIONEN UND ANMELDUNG UNTER: www.haufe.de/wowinex-dialog

TREND #

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HAUFE GIBT DER

QUALITÄTS-SICHERUNG

MEHR GEWICHT.

ualitätssicherung spielte bei den woh nungswirtschaftlichen Software produkten der Haufe Gruppe schon immer eine gro-

ße Rolle . „In der Praxis schlichen sich je-doch immer wieder Fehler ein, die sich vor allem für die Kunden als ärgerlich her-ausstellten“, sagt Susanne Grewe, die bei der Haufe-Lexware Real Estate AG die Softwareentwicklung leitet .

Künftig wird ein eigens aufgebautes Qua-litätsteam anhand einheitlicher Kriterien die Softwareprodukte vor der Veröffentli-chung intensiv testen und die Qualitäts-kontrolle für alle wohnungs- und immobi-lienwirtschaftlichen Softwarelösungen der Haufe Gruppe übernehmen . „Das entlas-tet insbesondere den Support, der bisher für die Qualitätssicherung mitverantwort-lich war . Die Mitarbeiter haben jetzt durch das neue Team mehr Zeit für die Betreuung der Kunden“, so Grewe .

„Wir wollen die Qualität produktüber-greifend steigern“, verspricht Teamleiter Joachim Taubitz . Werden neue Funktio-nen eingeführt oder wird ein Softwarepro-dukt grundlegend modernisiert, werden nicht nur die aktuellen Änderungen in-tensiv getestet, sondern auch das Zusam-menspiel mit schon vorhandenen Funkti-onen und Modulen . So können die Anwender sicher sein, dass alles weiter-hin reibungslos funktioniert .

Das neue Team ist zudem für das rei-bungslose Deployment, also die Ausliefe-

rung der Software an den Kunden, verant-wortlich . „Wir stellen sicher, dass ein Update oder ein neues Release sicher und fehlerfrei von den Kunden heruntergeladen und installiert werden kann“, so Taubitz . Derzeit wird daran gearbeitet, die Tests mehr und mehr zu automatisieren . Da-durch werden Fehler in der Software noch früher erkannt . Das hat den Vorteil, dass bestimmte Routinen immer und immer wieder getestet werden können . So zeigt sich, wie sich die Software im Dauerbe-trieb verhält . Dadurch soll sich vor allem die Qualität der hinter vielen Produkten liegenden Datenbanken erhöhen, um Ab-stürze zu vermeiden . Zudem sollen die Mitarbeiter Kunden auch direkt bei Prob-lemen mit ihrer Datenbank helfen . „Wir haben nun einen technischen Pro-zess, um die Qualitätssicherung effizient und effektiv durchführen zu können . Das wird die Qualität der Produkte nochmals erhöhen und bei den Kunden zu weniger Problemen und Fehlermeldungen füh-ren“, ist sich Taubitz sicher .

JOACHIM TAUBITZ Ein neues Team um den

50-jährigen Qualitäts- und Softwarespezialisten und

-entwickler Joachim Taubitz soll am neuen Haufe Stand-

ort Bielefeld die Soft-wareprodukte von Haufe Real Estate noch stabiler

machen. Joachim Taubitz ist seit Mai 2014 für die

Haufe Gruppe tätig und blickt auf über 30 Jahre Erfahrung

in der IT – vor allem im Bereich der Qualitäts-

sicherung – zurück.

EXPRESS

Software besser machen

Q

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PRODUKT

HAUFE SETZT DIE VOR EINEM JAHR GESTARTETE MODERNISIERUNG DES ERP-SYSTEMS HAUFE WOWINEX MIT DEM RELEASE 5.1 KONSEQUENT FORT.

ALEXANDER HEINTZE

Eine der wichtigsten Neuerungen für die meisten Kunden ist das Modul zur Verkehrssicherung . Das Berufs- und Auf-gabenbild des Hausmeisters und Immobilienverwalters

hat sich in den vergangenen Jahren bereits drastisch verändert . Auch in Zukunft wird durch gesetzliche Anforderungen und die Digitalisierung eine ständige Anpassung erforderlich sein . Kleine Reparaturen sowie die Vergabe von Kleininstandhaltungs-aufträgen an Handwerker werden zunehmend durch Lösungen wie die Handwerkerkopplung für Haufe wowinex automatisiert und damit vereinfacht . Der Schwerpunkt liegt so immer mehr auf der Begehung von Immobilien und den Außenanlagen, um den Verkehrssicherungspflichten nachzukommen . Diese sollen dabei einfacher und vor Ort leichter protokolliert werden können .

Gefahrenquellen zu entdecken und zu vermeiden ist auch recht-lich relevant . Ganz allgemein verlangt die Betriebssicherungspflicht von den Betreibern, die Immobilien und Grundstücke regelmäßig

auf mögliche Gefahrenquellen hin abzuklopfen und Gefahrenstellen zu beseitigen oder gar nicht erst entstehen zu lassen . Wer also mor-sche Äste an Bäumen übersieht oder rostige hervorstehende Nägel an einem Klettergerüst und sich nicht um die Beseitigung solcher Gefahren kümmert, macht sich unter Um-ständen schadensersatzpflichtig . Damit gehört die Verkehrssicherung zu den compliance-relevanten Aufgaben, also zu der Vorgabe, gesetz-liche Vorschriften und Richtlinien einzuhal-ten . Diese ergeben sich insbesondere aus dem § 823 BGB, aber auch durch viele Gerichtsur-teile . Denn das Gesetz definiert den Begriff der Verkehrssicherheit nicht . Wer konkret in welchem Umfang für das Räumen, Streuen, Kehren oder Instandhalten verantwortlich ist

Dasbringt

Releasewowinex

Haufe

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PRODUKT

und in welchem Umfang, hängt in der Regel vom Einzelfall ab . Und auch wenn der Eigentümer einer Im-mobilie die Verkehrssicherungspflicht auf einen Dienstleister überträgt, kann er seine Pflichten nicht vollständig auf diesen ab-wälzen . Zumindest hat er unter anderem die Pflicht, einen geeigneten Dienstleister auszuwählen und diesen beziehungsweise dessen Arbeiten zu kontrollieren . Umso wichtiger ist es, dass die Maßnah-men, die man zur Gefahrenabwehr oder -beseitigung getroffen hat, ausführlich doku mentiert werden . Auch die Kontrollen der Dienstleister sollten zu Beweiszwe-cken richtig und revisionssicher nachge-wiesen werden . Wer belegen kann, dass er alles getan hat, um Gefahrenquellen zu beseitigen, läuft weniger Gefahr, bei Schäden in Haftung genommen zu werden .

Wohnungsunternehmen und Verwalter können diesen gesetzlichen Nachweis-pflichten mit dem neuen Modul Haufe Verkehrssicherung nachkommen . Mit dem Modul lassen sich die Pflichten zentral pflegen und kontrollieren . Außerdem warnt das System, wenn Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt wurden . Der verant-wortliche Mitarbeiter hat also alle Termine und Statistiken im Blick und wird infor-miert, wenn Termine versäumt wurden .

Gleichzeitig werden die durchgeführten Kontrollen lückenlos belegt . Jeder einzelne Vorgang und die Prüfbelege werden mit allen angehängten Dokumenten automatisch, zum Beispiel im Haufe Partnerprodukt, dem Dokumentenmanagementsystem Saperion, revisionssicher abgelegt . Damit lässt sich eine ord-nungsgemäße Durchführung jederzeit nachweisen . Besonders effektiv wird das Modul Verkehrssicherung, wenn die Mitarbeiter ihre Prüfungen gleich vor Ort auf einem Tablet erle-digen oder dokumentieren . Diese mobile Verkehrssicherung hält, ebenso wie die mobile Wohnungsübergabe, immer häufiger Einzug in die Unternehmen . Mängel können mit den dazugehö-rigen Beweisfotos, Notizen und Hinweisen gleich vor Ort aufge-nommen werden .

Die Bestätigung einer durchgeführten Prüfung erfolgt anhand einer Checkliste, welche die zu prüfenden Pflichten enthält, mobil vor Ort . Der Innendienstmitarbeiter kann zudem ganz einfach situationsbedingte Prüfungen, etwa nach einem Sturm, veranlassen . Die neue Pflicht erscheint direkt auf dem Tablet und der Außendienst kann mit der Prüfung beginnen . Die Haufe Verkehrssicherung erleichtert damit die Kommuni-kation zwischen dem Innen- und Außendienst, da alle Informa-tionen transparent dargestellt werden . Das System listet zudem alle Pflichten auf und erinnert die Mitarbeiter automatisch recht-zeitig vor den Prüfterminen .

DAS HAUFE WOWINEX RELEASE 5.1 IST AB APRIL 2016 VERFÜGBAR

ÜBERSICHTLICHER UND FLEXIBLER: DAS DASHBOARD 5.1AUCH DIE EINSTIEGSMASKE VON HAUFE WOWINEX 5.1 WURDE NOCHMALS MODERNISIERT UND BENUTZERFREUNDLICHER GESTALTET.

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PRODUKT

Widgets Im Unterschied zum Release 5 .0 lassen sich die Bedienelemente (sogenannte Widgets) nun individuell auf dem Bildschirm anord-nen . Auch die Zahl der angezeigten Widgets kann der Nutzer nun selbst festlegen . Um schneller auf häufige Anwendungen und Routinen zugreifen zu können, lassen sich Favoriten nun in einzelne Themen gruppieren . Sämtliche Partnerprogramme werden zudem übersichtlich in einem Partnerwidget aufgelistet . Nicht lizenzierte Produkte er-kennen Anwender künftig daran, dass sie nur noch in einem hellen Grau angezeigt werden . Künftig werden zudem die aktuellsten Immobilien-News von der Internetseite www .haufe .de/immobilien im Dashboard angezeigt .

Ausbau der FachinformationenSeit dem Release 5 .0 haben wowinex-Kunden kostenfreien Zugang zum Fach-wissen der Haufe Gruppe . Damit lassen sich benötigte Informationen und Arbeits-hilfen wie Vorlagen, Musterverträge oder Formulare von der Startseite aus abrufen .

Mit dem neuen Release 5 .1 wird aus den integrierten Fachinhalten des Wohnungs-Wirtschafts Office das neue wowinex Office . Damit verbunden ist die sogenannte kon-textsensitive Erweiterung, die es bisher exklusiv nur bei Haufe wowinex gab . Je nachdem, an welcher Aufgabe der Nutzer gerade arbeitet, kann er direkt aus dem Programm auf das aufbereitete Fachwissen der Haufe Redaktion zugreifen . Das kön-nen aktuelle Urteile zur Betriebskostenab-rechnung sein, wenn er gerade über Haufe wowinex diese Abrechnungen erstellt . Es können aber auch Hinweise zum Miet-recht sein, wenn gerade ein neuer Mieter angelegt wird . Die Informationen sind direkt mit Haufe wowinex verknüpft . An-statt wie früher über eine Kachel zur Start-seite der Lösung WohnungsWirtschafts Office Professional weitergeleitet zu wer-den, gelangt der Nutzer nun mit einem Klick direkt zur jeweiligen Themenseite im speziell dafür aufbereiteten wowinex Office . Ein Wechsel des Programms ist nicht mehr notwendig . „Die

KURZ UND KNAPP: DAS BIETET WOWINEX 5.0

Neue Einstiegsmaske mit moderner Optik Das Hauptmenü wird als hierarchisch

gegliederte Liste (Treeview) dargestellt Erweiterte Servicefunktionen (Kunden-

portal, Mail an Kundenbetreuung, Einbettung des Snippingtools, neue Such-funktion mit direktem Programmaufruf)

Skalierbarkeit von ausgewählten Dialogen Umstellung der Datenbank auf Progress

Version 11. Durch den Wegfall der Begrenzung auf zwei Gigabyte verringert sich der Wartungsaufwand für Adminis-tratoren

Kostenfreier Zugang zum Fachwissen der Haufe Gruppe (Haufe Wohnungs-Wirtschafts Office Professional) mit bewährtem Fachwissen sowie Vorlagen, Formularen und Arbeitshilfen

Direktzugriff auf zuletzt verwendete Datensätze

Erneuerung der Testate nach GoB Optimierung von Auswertungen im Geschäftsguthaben

Automatisierte Rückstellungsbuchungen und Abgrenzungen (auch in Verbindung mit der Haufe Handwerkerkopplung)

Mobile Ausstattungserfassung Auswertung der GDW-Statistik (Sparverkehr)

Anbindung Dynastyle 3.0 (Sparverkehr) Erweiterung der „Serviceorientierten Heizkostenabrechnung (e898)“

Anbindung von Web-Services von Wärmemessdienstleistern u. a. zum Download der e898-Dateien inklusive Statusmonitor

KONTEXTSENSITIVES FACHWISSENHaufe wowinex ist die erste wohnungswirtschaftliche ERP-Software, die Fachwissen kontextsensitiv in die Arbeitsprozesse einbindet. Das Wissen steht genau dann zur Verfügung, wenn der Anwender es benötigt.

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PRODUKT

DIE UPGRADE-STRATEGIE FÜR HAUFE WOWINEXTRANSPARENT UND LANGFRISTIG PLANBAR

Version 4

DREI­JAHRES­UPGRADE­STRATEGIE

2014Release 5.12016

Release 5.02015

Release 5.22017

Version 62018

Ab Release 5.0 wird alle drei Jahre ein kostenpflichtiges Upgrade veröffentlicht. Die zwischenzeitlich jährlich

erscheinenden Releases sind für die Anwender kostenfrei. #1

#2Nach drei Jahren wird eine

neue, kostenpflichtige Upgrade-Version veröffentlicht.

KURZ UND KNAPP: DIE NEUERUNGEN IN RELEASE 5.1

Dynamisches Dashboard: Zahl und Anordnung der Widgets lässt sich vom Anwender konfigurieren

NEU: Favoriten lassen sich zu Themen gruppieren

Anzeige der aktuellsten Immobilien- News von www.haufe.de/Immobilien

Update-Informationen werden direkt auf der Startseite angezeigt

Sämtliche Partnerprogramme sind im Partnerwidget aufgelistet

NEU: Fachinhalte von wowinex Office werden kontextsensitiv, also auf gaben- und prozessbezogen, angezeigt

Erweiterung im Zahlungsverkehr BK01 mit der Aareal Bank

Datenbanktabellen-Bereinigung (ehem. Felder wurden entfernt)

NEU: Dokumentation für Datenbank-anfragen (ODBC)

Erweiterung auf Haufe wowinex 64 Bit Realisierung eines neuen Bestands-

nachweises für das Geschäftsguthaben

NEU: Modul Verkehrssicherung Erweiterung des Mahn- und Klagewesens um ein integriertes Ratenzahlungsverfahren

Mit der Umstellung von WoWi c/s auf das aktuelle ERP-System Haufe wowinex hat Haufe einen Fahrplan vorgestellt, nach dem wowinex-Kunden die Neuerungen für ihre wohnungs-wirtschaftliche Standardsoftware bekommen werden. Die Upgrade-Strategie sieht vor, dass in jährlichem Abstand zu jeder Version regelmäßige Releases veröffentlicht werden.

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PRODUKT

Bei der Entwicklung von Haufe wowinex arbeitet Haufe eng mit Kunden, den Pilotpartnern, zusammen. Anstatt neue Funktionen zu programmieren und dann erst zu testen, werden die Kunden schon früh in die Entwicklung der neuen Funktionen eingebunden. „Das erlaubt mehr Flexibilität und eine bessere Ausrichtung der Produkte am eigentlichen Bedarf“, erläutert Matthias Lachmann, Verantwortlicher für die Gesamtstrategie der Produkte.Zudem testen die Pilotpartner die Prototypen und geben Hinweise auf Fehler oder noch fehlende Funktionen. Erst wenn diese Anforderungen umgesetzt und nahezu alle Fehler gefunden und beseitigt sind, wird die neue Pro-grammversion veröffentlicht.

Diese Testphase durchläuft auch das neue Release 5.1. Christian Uhink, verantwortlich für Betriebskostenab-rechnung beim Eisenbahnbauverein Harburg eG, Hamburg, lobt vor allem die Optik und Funktionalität der neuen Ein-stiegsmaske. Vor allem, dass sich nun viele Einstellungen individuell anpassen lassen, sieht er als Fortschritt an. Auch die kontextsensitive Anbindung an die Fachwissen-Datenbank sei sehr sinnvoll. Andere Pilotpartner hoben vor allem die problemlose Installation des Release 5.1 hervor.

Für die Pilotpartner ist diese Phase durchaus eine Her-ausforderung. So gab es vielfach technische Probleme, deren Behebung einige Zeit dauerte. So bemängelten die meisten Pilotpartner, dass die Updates zur Fehlerbehe-bung nur einmal im Monat zur Verfügung standen. Den-noch konnten die meisten Pilotpartner mit dem Pro-gramm arbeiten. „wowinex 5.1 funktioniert“, hob einer der Partner in einer Zwischenbeurteilung hervor. „Prob-leme bleiben bei einer Testphase leider nicht aus“, wirbt Lachmann für Verständnis. Haufe arbeite daran, die ne-gativen Punkte zu ver bessern. Auch wenn es hier und da an der technischen Umsetzung mangelte, lobten die Pi-lotpartner vor allem die Art und Weise, wie sie von Haufe betreut wurden. Die Mitarbeiter im Support bei Haufe hätten immer ein offenes Ohr gehabt und seien um eine schnelle Hilfe bemüht gewesen, hebt Uhink her-vor. Vor allem der Austausch mit den Zuständigen bei Haufe sei gut gewesen, lobten weitere Beteiligte.

PILOTPHASE: SO LÄUFT DIE ENTWICKLUNG VON HAUFE WOWINEX 5.1

Nutzer müssen nicht mehr nach den benötigten Informationen suchen . Vielmehr werden diese in die gerade be-arbeiteten Aufgaben eingebunden“, erklärt Nicole Dürst, bei Haufe verantwortlich für die Fachinhalte . DatenbankGearbeitet wurde auch an der Datenbank . So wurden nicht mehr benötigte Felder entfernt, um Datenbankabfragen zu vereinfa-chen . Nicht mehr verwendete Felder können nicht mehr abge-fragt werden . Zudem werden Abfragen nun dokumentiert . Auch der Umstieg auf die schnellere 64-Bit-Technologie wurde mit dem neuen Release vollzogen .

Mahn- und KlagewesenSeit dem Release 5 .0 bietet Haufe wowinex die Möglichkeit, Mieter mit Mietrückständen automatisch auszuwählen und ent-sprechend der Mahnstufe individuell anzuschreiben . Bislang war geplant, im Release 5 .1 das Mahn- und Klagewesen um eine soge-nannte Mahn- und Klageakte zu erweitern . In Gesprächen mit den Kunden haben die Produktverantwortlichen jedoch fest-gestellt, dass die Anwender eine Unterstützung von Ratenver-einbarungen viel dringender benötigen . Darum hat sich Haufe entschlos sen, ein integriertes Ratenzahlungsverfahren zu entwi-ckeln . Die Funktionen der Mahn- und Klageakte stehen den Nut-zern von Haufe wowinex über die Partnerlösung Trimahn von WoltersKluwer zur Verfügung . Mit dem integrierten Ratenzah-lungsverfahren können Rückstände (offene Posten) über einen Assistenten in beliebige Raten aufgeteilt werden . Die Zahl der Raten sowie deren Höhe und Fälligkeit können individuell einge-stellt werden . Diese Raten stehen anschließend als offene Posten in der Mietenbuchhaltung, etwa für Lastschriften, oder dem Mahn wesen zur Verfügung .

NEU: Implementierung eines Aufgaben- und Vorgangs managements

NEU: Validierung der Eingaben in den Dialogfenstern Modernisierung des Moduls Wohn- und Gebäudeausstattungen (Bedienung und Datenhaltung)

Modernisierung der Darlehensbuchhaltung NEU: Datumsbezogener Verteilerschlüssel Modernisierung der Anlagenbuchhaltung Modernisierung des Moduls Sparverkehr Modernisierung des Moduls WEG-Sondereigentumsverwaltung Abschließende kontext- und prozesssensitive Integration der Inhalte des Haufe WohnungsWirtschafts Office Professional in Haufe wowinex

AUSBLICK: DAS BRINGT DAS RELEASE 5.2 (2017)

Der Haufe Kongress 2016 startet mit einem Come-together am 15. Juni 2016 um 19 Uhr und endet am 17. Juni 2016 um 14 Uhr. Das vollständige Programm sowie weitere Informationen stehen Ihnen ab Anfang März 2016 online zur Verfügung. Moderiert wird der Haufe Kongress 2016 von Ulrike Silberberg, Chef- redakteurin der Fachzeitschrift DW Die Wohnungswirtschaft.

Innovation erleben. Prozesse vereinfachen.Der gesellschaftliche und digitale Wandel stellt die Wohnungswirtschaft vor große Herausforderungen. Flexible und innovative Arbeitsprozesse sind erforderlich, ebenso wie Technologien, die diese effizient gestalten. Unter dem Motto „Innovation erleben. Prozesse vereinfachen.“ präsen-tieren wir Ihnen auf dem Haufe Kongress 2016 unsere Strategien für zukunftsfähige ERP-Lösungen.

Informationen und Anmeldung: www.haufe.de/kongress-wohnungswirtschaft

Tagungsort ist das Factory Hotel Münster{Für den Haufe Kongress 2016 haben wir Zimmerkontingente in diversen Hotels reserviert.}

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?PRODUKT

ALEXANDER HEINTZE

EIN SOFTWAREPAKET, EIN PREIS. DAS WÜNSCHEN SICH VIELE KUNDEN. BEI KOMPLEXEN PRODUKTEN WIE HAUFE WOWINEX IST ES JEDOCH FAIRER, DEN

PREIS INDIVIDUELL ZU BERECHNEN.

DIE SICHT DES BEIRATS

Die Preisgestaltung bei Haufe wowinex war ein Thema der letzten Beiratssitzung . Der Sprecher des Beirats Markus Klukas vom Dortmunder Spar- und Bauverein eG gibt einen Überblick über die wichtigsten Inhalte der lebhaften Diskussion:

BERECHNUNGSGRUNDLAGENIm Beirat wurden durchaus kontrovers die momentanen Berechnungsgrundlagen diskutiert, die bei den jährlichen Soft-ware- und Wartungsgebühren herangezo-gen werden . Wichtigster Parameter ist zurzeit die Anzahl der in der Software gepflegten Einheiten . Kritisch sieht der Beirat diese Berechnungsmethode für Unternehmen, die markt- und oft regio-nalbedingt mit strukturellem Leerstand zu kämpfen haben . Ein Wohnungsunter-nehmen mit 5 .000 Einheiten, das aber einen strukturellen Leerstand von 15 bis 20 Pro-zent aufweist, hat weniger Budget für

Wie teuer wird wowinex?

EDV und Software zur Verfügung . Weitere betriebswirtschaftliche Kennzahlen könn-ten hier eventuell weiterhelfen .

HAUFE WOWINEX Die grundsätzliche Weiterentwicklung von Haufe wowinex wird vom Beirat ins-gesamt positiv bewertet . Der funktionale Mehrwerte, für den der Kunde auch mehr zahlen soll, muss aber seitens Haufe eng an den Bedürfnissen der Mehrheit der Kunden orientiert und entwickelt werden . Ein Mehrwert muss Branchenstandard für die breite Masse der Anwender sein und darf sich nicht nur, wie oft in der Vergan-genheit, an individuellen Bedürfnissen einzelner Kunden anlehnen .

KLEINERE ANWENDERDie Weiterentwicklung und Modernisierung von wowinex sieht der Beirat aber aus dem Blickwinkel kleinerer Kunden auch kritisch . Vor dem Hintergrund, dass kleinere Immo-bilienunternehmen auch entsprechend „klei ne“ Budgets für Softwarelösungen zur Verfügung haben, stellt sich die Frage,

wann wowinex einen Preis und einen Leis-tungsumfang erreicht hat, der zu solch „kleinen“ Kunden einfach nicht mehr passt . Hier hat der Beirat Haufe zu Alter-nativen für diesen Kundenkreis aufgerufen .

WOWINEX 6.0Besonders die Unsicherheit, wie teuer wowinex 6 .0 wird und welchen Leistungs-umfang dieses Release hat, reflektiert der Beirat durchaus kritisch . Die Kunden soll-ten hier mehr Planungssicherheit bekom-men . Dafür müssen von Haufe aber der Leistungsumfang und der damit verbun-dene Preis erst definiert werden .

Sprecher des Beirats, Markus Klukas, Prokurist Rechnungswesen des Spar- und

Bauvereins eG Dortmund

Auftragsvolumen Nutzungseinheiten Arbeitsplätze Module Beratung und Training Partnerprodukte

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!FRAGEN UND ANTWORTEN

Gibt es auch für kleine Wohnungsunter-nehmen das passende Angebot?Ja, bei der Kalkulation wird die Zahl der ver-walteten oder eigenen Wohneinheiten be-rücksichtigt. Daher können auch kleinere Unternehmen gut mit wowinex arbeiten.

Welche weiteren Vorteile hat ein Bestands- kunde beim Upgrade auf wowinex 5?Das Grundmodul wird mit einigen neuen Funktionen aufgerüstet. So ist etwa die An-bindung an das Haufe Fachwissen inte-griert. Zudem werden alle neuen Module freigeschaltet, auch wenn bisher nur ein Teil davon erworben wurde. Kunden von Leonardo erhalten das Upgrade auf wowi-nex 5 sogar kostenfrei. Sie müssen gegebe-nenfalls nur ihre Datenbank upgraden.

Wird wowinex durch die Upgrades so teuer wie eine neue Software?Nein. Die individuell kalkulierten Upgrades machen nur einen geringen Prozentsatz gegenüber einer neuen Komplett software aus. Die neu eingeführten und je nach Be-darf erwerbbaren Module erlauben es, dass für Kunden in den Verträgen der Vergleich zum Neukundenpreis ausgewiesen wird. Allerdings ist bei einigen Kunden eine Aktu-alisierung oder ein Upgrade der Datenbank notwendig. Das macht beim aktuellen Up-grade einen großen Anteil des Preises aus.

Wird für wowinex 6 eine Pauschale genommen?Nein. Haufe plant zuerst die Neuerungen und Verbesserungen und kalkuliert dann für jeden Kunden individuell.

PRODUKT

RESÜMEEInsgesamt hat der Beirat nach den Gesprä-chen mit den Verantwortlichen von Haufe die beruhigende Bestätigung, dass durch-aus individuell und auch an den Verhält-nissen der einzelnen Kunden orientiert über Preise der Haufe wowinex-Lösung verhandelt wurde . Der Beirat begrüßt es, dass Haufe hier eben nicht mit fixen Preis-formeln agiert und argumentiert .

Wechsel von anderen ERP-Systemen Unterschiedliche Anforderungen an ein ERP-System

Umstellungsaufwand Qualifizierungsbedarf Altverträge

Aktuelle Vertragslage Laufzeit Leonardo Preismodell

Bedürfnisse Unterschiedliche Modulstrukturen

Unterschiedliche Unternehmensgrößen und Ausrichtungen

Unterschiedliche Anzahl der Arbeits-plätze

Nutzung von Funktionalitäten Interesse an neuen Modulen Umfang der Zusammenarbeit, z. B. Anzahl von Modul paketen

Vertrauen Zeitpunkt der Umstellung Upgrade Kauf neuer Module nach Freigabe, z. B. VKS oder App

Aktuelle Zusammenarbeit Pilotpartner Mitarbeit in Projekten

Modulpakete {verwaltete Einheiten}

Datenbanklizenzen {Arbeitsplätze}+

INDIVIDUELLE PREISGESTALTUNG – DIE FAKTOREN

EINE ERP-SOFTWARE IST EIN ZU KOMPLEXES PRODUKT, ALS DASS

EIN PREIS ALLE MÖGLICHKEITEN

ABDECKEN WÜRDE. {MICHAEL DIETZEL,

VERTRIEBSLEITER BEI HAUFE}

Unterschiedliche Faktoren wie die Zahl der Wohneinheiten, die unterschiedlich genutzten Module oder die Art und Dauer der Zusammenarbeit wirken sich bei Haufe wowinex auf den Preis aus.

16

PRODUKT

besserGemeinsam ALEXANDER HEINTZE

Haufe setzt bei der ERP-Software wowinex noch stärker als bisher auf spezialisierte Lösungen von Partnerunternehmen . „Heutzutage ist es fast unmöglich, alle Module und Erweiterungen für eine komplexe

Software selbst zu entwickeln“, sagt Matthias Lachmann, der bei Haufe Real Estate für die Entwicklung der Produktportfoliostrategie zuständig ist . Lau-fend stelle der Markt neue Anforderungen, die von spezialisierten Unter-nehmen schneller umgesetzt und angepasst werden könnten . So lassen sich etwa manche Lösungen wie ein umfangreiches Dokumenten-management nicht kostendeckend für die relativ kleine Anwendergruppe der Wohnungsunternehmen entwickeln . Entweder müssen Kunden dann auf große Standardlösungen zurückgreifen, die selten auf die speziellen An-forderungen der Immobilienbranche zugeschnitten sind . Oder es werden abgespeckte Notlösungen angeboten . „Wir wollen unseren Kunden aber den Zugang zu den besten Lösungen ermöglichen“, sagt Lachmann .Die Automobilindustrie setzt schon lange auf solche Partnerschaften . Ganze Systemkomponenten werden von Zulieferfirmen gefertigt, an die Bedürfnisse der Hersteller angepasst und nur noch in das Fahrzeug eingebaut . Große

PART

NERL

ÖSUNGEN

MEHR FUNKTIONEN UND FLEXIBILITÄT.

HAUF

E WOW

IN

EX BEKOMMT DURCH DIE ANBINDUNG PROFESSIONELLER

IT-gestützte Strategie- und Portfolioberatung mit Schnittstellen zu Haufe wowinex

Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung

SAPERION:

Handwerkerkopplung und Schadensmanagement

IMMO-IT-SERVICES:

Sparportal, Schnittstellenlösungen

CONRESULT:

Datenanalyse und Reporting

HUMANIT:

Beratung und Schulung

AP-INNOVASOFT:Unsere Partner

Softw

are as

a Service

, Full Size Outsourcing

PIRONET

NDH:

Entw

icklun

gsumgebung und Datenbanken

PROGRES

S:

AAREAL BANK:BK01 – Zahlungsverkehr in Verbindung mit Haufe wowinex

17

PRODUKT

besserGemeinsam ALEXANDER HEINTZE

Hersteller können so flexibel auf die Wünsche der Kunden reagieren, ohne jedes Mal den gesamten Entwicklungsprozess durchlaufen zu müssen .

Gerade in der Softwarebranche entstehen in schneller Abfolge immer wieder neue Produkte und auch die Anforderungen der Kunden können sich rasant ändern . „Anstatt immer wieder Kapazitäten für die Neuentwicklung bereit-zustellen, binden wir bereits in der Praxis bewährte Lösungen über Schnitt-stellen an“, hebt Lachmann hervor . Das spare Entwicklungskosten und lasse den Entwicklern mehr Zeit, sich auf die Weiterentwicklung der eigent lichen Software zu konzentrieren . Außerdem würden so teure Fehlentwicklungen vermieden .

Damit die Qualität stimmt, definiert Haufe zusammen mit dem Partnerun-ternehmen die Standards für die Softwareergänzungen . „Das verbessert die Qualität, erlaubt eine größere Flexibilität und eine schnelle Verfügbarkeit der Produkte . Außerdem können wir so schneller auf neue Anforderungen des Marktes reagieren“, resümiert Lachmann .

WIR ERMÖGLICHEN DEM KUNDEN DEN ZUGANG ZU DEN

BESTEN LÖSUNGEN.

{MATTHIAS LACHMANN,

BEREICHS LEITER PRODUKTMANAGEMENT}

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ÖSUNGEN

MEHR FUNKTIONEN UND FLEXIBILITÄT.

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it den Partnern BFW, Brunata Metrona, Minol, ista, Techem

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Handwerkerkopplung

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M-Lösung, internetbasiertes Interessentenmanagement und Vermarktung

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IT-gestützte Strategie- und Portfolioberatung mit Schnittstellen zu Haufe wowinex

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Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung

SAPERION: Handwerkerkopplung und Schadensmanagement

IMMO-IT-SERVICES:

Sparportal, Schnittstellenlösungen

CONRESULT:

Datenanalyse und Reporting

HUMANIT:

Beratung und Schulung

AP-INNOVASOFT:Unsere Partner

Softw

are as

a Service

, Full Size Outsourcing

PIRONET

NDH:

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ICEORIENTIERTE HEIZKOSTENABRECHNUNG/SOHA

Entw

icklun

gsumgebung und Datenbanken

PROGRES

S:

AAREAL BANK:BK01 – Zahlungsverkehr in Verbindung mit Haufe wowinex

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PRODUKT

Viele wowinex-Kunden nehmen die Beratungsleistungen von Haufe gerne bei einem Releasewechsel

oder bei konkreten Problemen in An-spruch . Doch Haufe bietet nicht nur pro-blembezogenes Coaching an, sondern auch eine Beratung, um die Organisation und die Prozesse in Unternehmen zu op-timieren . „Das größte Problem ist, dass viele Firmen nach dem Motto verfahren: Das machen wir schon immer so“, beob-achten die wowinex-Berater immer wieder . Hinzu kommt, dass etwa bei einem Wech-sel des Mitarbeiters nicht immer das ganze Wissen weitergegeben wird . Das volle Po-tenzial der Software wird dann nicht ausgeschöpft . Stattdessen schleichen sich Schattensysteme ein . So werden nicht sel-ten parallele und aufwendig zu pflegende Listen, etwa zu offenen Posten, geführt . Dies geschieht aus dem vermeintlichen Gefühl heraus, die Software könne be-stimmte Prozesse nicht unterstützen . Die Sicht von außen kann da neue Impulse geben und Vergessenes in Erinnerung rufen . Die wowinex-Berater ana lysieren zusammen mit den Unternehmen die Arbeitsabläufe . Am Ende steht ein Konzept, in dem Verbes se-rungs möglichkeiten durch den richtigen Ein-satz von Haufe wowinex aufgezeigt werden . „Haufe wowinex hat sich in den letzten Jahren in vielen Bereichen weiterentwickelt; oft mals sind sogar routinierte Anwender überrascht von den Möglichkeiten“, erklärt Falk Hensel, Bereichsleiter Consulting + Training . In der Praxis sei aber nach einem Releasewechsel wenig Zeit, um sich mit den Neuerungen in wowinex zu beschäftigen oder die Mitarbeiter zu schulen . Hinzu komme die Angst, etwas falsch zu machen . Viele Unternehmen nut-zen daher die Möglichkeiten, die wowinex

bietet, nicht . Die Organisationsberatung kann ihre Wirkung schon bei vermeintlich kleinen Themen entfalten, etwa wenn Felder nicht mit den dafür vorgesehenen Informa tionen gefüllt werden . Vor Ort sehen die Berater dann, dass etwa in Serienbriefen falsche Felder ein gebunden werden . Wenn die auto-matisch erstellten Anschreiben dann interne Vermerke wie „Wohnung ver müllt“ oder „Mieter hält Kampfhund“ enthalten, kann das fatale Folgen haben . „Aus Angst vor sol-chen Fehlern werden Schreiben an die Mieter lieber manuell erstellt“, beob achten die wo-winex-Berater oft . Die Beratung kann jedoch auch zu einer kompletten Prozessoptimie-rung führen, wie eine Umstellung des Mahn-verfahrens (siehe Beispiel) .

HAUFE BERATER KÖNNEN UNTERNEHMEN BEI DER VERBESSERUNG VON ORGANISATION UND PROZESSEN HELFEN.

Das machen wirschon immer so!

EINE EXTERNE BERATUNG HILFT, GEWOHNHEITEN

ZU VERÄNDERN UND DAS POTENZIAL VON

HAUFE WOWINEX NEU ZU ENTDECKEN.

{WOLFGANG NIEGL,

SENIOR-BERATER HAUFE WOWINEX}

PRAXISBEISPIEL

SO VERBESSERT WOWINEX DAS MAHNVERFAHREN

#1 IST-ANALYSE Der wowinex-Berater analysiert die aktuellen Arbeitsabläufe beim Mahnverfahren im Unternehmen. Dabei wird deutlich: Es werden weder automatische Mahnstufen erstellt, noch ist eine Mahnhistorie bei den Mietern ersichtlich. Weiter-hin werden keine Bearbeitungs-stände für laufende Mahnverfahren angezeigt.

#2 EMPFEHLUNG Nach der Analyse erstellt der Berater ein Verbesserungskonzept: Die Mahnungserstellung kann mithilfe des automatisierten Mahnverfahrens in Haufe wowinex erfolgen.

#3 AUSFÜHRUNG Der Kunde erhält eine ausführliche und sehr individuelle Beschreibung, welche Varianten zur Einführung der Automatisierung gangbar sind und welche Vorbereitungen dafür getroffen werden müssen. Anschließend begleiten die Berater das Unternehmen bei der Umstellung.

TREND #

19

Kürzere Wege, direkte Kommuni-kation . Für die Mitarbeiter von Haufe sind das die größten Vorteile

des neuen Standorts in Bielefeld . Hinzu kommt ein angenehmes Arbeitsumfeld . Die Universitätsstadt Bielefeld am Rande des Teutoburger Waldes liegt mit rund 328 .000 Einwohnern an 18 . Stelle der größten deutschen Städte . Unternehmen wie der Lebensmittel- und Schifffahrts-konzern August Oetker und Einrichtungen wie die von Bodelschwinghschen Stiftun-

gen Bethel haben hier ihren Sitz . Vor Kurzem hat Haufe in der ostwestfälischen Stadt eine Niederlassung eröffnet . In einem Bürogebäude unweit der sehenswerten Altstadt sind die Mitarbeiter aus den Be-reichen Softwareentwicklung, Produkt- und Projektmanagement und Customer Management zusammengezogen . Am neuen Standort arbeiten die 40 Mitar-beiter des bisherigen Standorts Schloss Holte-Stukenbrock und rund 60 Kollegen vom Standort Preußisch Oldendorf unter einem Dach . „Trotz aller digitalen Prozesse und Datenaustausch ist der persönliche Kontakt bei der Softwareentwicklung von elementarer Bedeutung“, weiß Haufe-Lex-ware Geschäftsführer Dr . Carsten Thies . Haufe setzte dabei auch auf neue Raum- und Arbeitskonzepte . So gibt es etwa fle-xible Räume für Projektteams und einen Kreativ raum für Design-Thinking . Dabei handelt es sich um eine Methode, bei der

DER NEUE STANDORT BIELEFELD SOLL DIE

PRODUKTENTWICKLUNG SCHNELLER MACHEN.

ALEXANDER HEINTZE

Endlich eins

Die neue Adresse der

Haufe-Lexware Real Estate AG,

Standort Bielefeld:

Stresemannstraße 4, 33602 Bielefeld,

Tel. +49 521 26070-0

TEAM

}

DIE KURZEN WEGE ZU DEN KOLLEGEN UND

DIE DIREKTEN GESPRÄCHE MACHEN ES EINFACH

LEICHTER. {CYNTHIA MÜLLER, BUSINESS CONSULTANT

IM SUPPORT HAUFE WOWINEX}

Mitar beiter aus unterschiedlichen Diszi-plinen und Anwender in einem kreativen Umfeld Prozesse aus der Sicht des Kunden betrachten und damit anwenderorientierte Software entwickeln .

20

REPORT

WER GESCHÄFTLICH MOBIL KOMMUNIZIERT, GEHT ERHEBLICHE RISIKEN EIN.

PARANOIA IST ABER FEHL AM PLATZ.

DR. HANS-DIETER RADECKE

Plötzlichist das

Tabletweg

21

REPORT

@

!

Und plötzlich ist das Tablet weg . Liegen gelassen bei der Woh nungs übergabe, in der Bahn, beim Essen? Oder gar gestohlen? Letztlich ist es egal, wie das mobile Arbeits gerät

abhandenkam . Die Daten sind in Gefahr . Trotzdem gehen viele Unternehmen mit der Sicherheit von Ge räten, Daten und Anwen-dungen noch ziemlich sorglos um . Jan Wolter, Geschäftsführer des ASW Bundesverbands – Allianz für Sicher heit in der Wirtschaft e . V ., nennt das Phänomen „Truthahn prinzip“: Wie der Truthahn vor Thanksgiving (oder die Gans vor Weihnachten) leben insbesondere kleinere Unter nehmen nach dem Motto „Bisher ist doch alles gut gegangen“ – und sehen keinen unmittelbaren Handlungsbedarf . Bis dann der Festtag vor der Tür steht .

Wie lange es vorher gut gegangen ist, spielt dann keine Rolle mehr . Ob durch Nachlässigkeit der Zugriff auf Kundendaten ermöglicht wurde und die Kunden dem Unternehmen daraufhin den Rücken kehren oder ob Hacker unmittelbaren finanziellen Schaden etwa durch Mal ware oder Phishing anrichten – im Nach hinein nutzt die Ein-sicht, dass Sicherheitsmaßnahmen notwendig gewesen wären, wenig .

In der Wohnungswirtschaft sind Smartphone und Tablet immer mehr auf dem Vormarsch . Sie ermöglichen effizientes Arbeiten, gestatten Flexibilität und Reak tionsschnelligkeit . Unternehmenssoftware, wie Haufe wowinex, wird daher für den mobilen Einsatz optimiert . Manche Wohnungsunternehmen entwickeln zusätzlich Business Apps oder nutzen solche, die per Cloud zur Ver fügung gestellt werden . Um die Möglichkei ten des mobilen Arbeitens konsequent nutzen zu können, ist es unvermeidbar, dass Mitarbeiter per Smartphone oder Tablet auf das zen trale ERP-System zugreifen .

Und hier liegen erhebliche Gefahrenpotenziale, wie Jan Wolter her-vorhebt: „Die aus der Welt der festen Arbeitsplätze gewohnten Sicher-heitsmaßnahmen wie Firewall und Antivirensoftware werden meist völlig vernachlässigt . Sicherheitsrisiken gibt es sowohl durch die relativ leichte Angreifbarkeit der verwendeten Betriebssysteme und Anwendungsprogramme als auch durch den Verlust der Endgeräte .“ Dass Letzteres kein abwegiges Szenario ist, bestätigen Analysen des Markt forschungs un ter nehmens IDC, nach denen 30 Prozent der IT-Fach bereichs leiter innerhalb der letzten zwei Jahre bereits mindes-tens einmal den Verlust eines Smartphones mit Geschäfts daten zu verzeichnen hatten .

Verschärft wird die Situation dadurch, dass eine ganze Reihe von Betrieben ihren Mitarbeitern gestattet, ihre privaten Smartphones auch geschäftlich zu nutzen (Bring Your Own Device BYOD) . Dass sich hier private Laissez-faire-Mentalität, wie der Verzicht auf einen Passwortschutz, und Zugang zu Geschäftsdaten zu einer explosiven Sicherheits bedrohung vereinen, liegt auf der Hand . Allein die Nut-zung von Onlinespielen mit dem Privathandy lässt Sicherheits-experten die Haare zu Berge stehen . Jan Wolter: „Viele Spiele und Apps, insbesondere die kostenlosen, dienen den Herstellern nur zu einem Zweck: Daten zu sammeln, die anschließend gewinnbringend an Interessenten weitergegeben werden können .“ Auf diese Weise kön nen auch Kundendaten abgegriffen werden .

BYOD stellt die Unternehmens-IT vor weitere Herausforderungen: Es gilt eine Vielzahl von Betriebssystemen zu administrieren, zudem tauchen arbeitsrechtliche, steuerliche und lizenz rechtliche Fragen auf . Wie also sollten Unternehmen vorgehen, um den unvermeid-baren Einsatz von mobilen Geräten sicher-heitstechnisch in den Griff zu bekommen? Eine angemessene Sicherheitsstrategie setzt sich aus mehreren Fragen zusammen:

Welche Daten, die über mobile Geräte abrufbar sein sollen, sind geschäftskri-tisch?

Welche organisatorischen und techni-schen Sicher heitsmaßnahmen sind sinn-voll?

Wie lässt sich sicherstellen, dass die An-wender den Sicherheitsvorgaben folgen?

Die Frage nach den geschäftskritischen Da-ten beantwortet Jan Wolter eindeutig: „Vom Sicherheitsaspekt her sind alle Unterneh-mensdaten kritisch . Cyberkriminelle gehen oft sehr raffiniert vor . Über einen längeren Zeitraum werden Daten, etwa E-Mails, mitge-lesen und ausgewertet . Eine Vielzahl von an sich harmlosen Einzelinformationen – Name des Abteilungsleiters, Projektbezeichnungen, Geschäftspartner etc . – ermöglicht es dann, über scheinbar nur Insidern bekanntes Wissen Vertrautheit vorzutäuschen und damit an vertrauliche Informationen zu gelangen .“

Wenn alle Daten kritisch sind, auf welche Ge-sichtspunkte ist dann besonders zu achten? Experten sehen insbesondere die Nutzung von Messaging-Diensten als problematisch an, da sie das Anzapfen des Datenstroms er-leichtern . Zudem gelten Betriebssysteme wie Android als angreifbar . Und selbstverständ-lich ist eine uneingeschränkte Nutzung von Apps ein enormes Sicherheitsproblem . So weisen nach Erkenntnissen des renommier-ten IT-Sicherheitsexperten Joe Vennix rund 70 Prozent aller Android-Geräte gravierende Sicherheitslücken auf .

GESCHÄFTLICH IST IMMER GESCHÄFTSKRITISCH

22

REPORT

legen, wann welche Updates durchgeführt, wel-che Apps installiert oder in welchen Intervallen Sicherheitskopien angelegt werden . Über eine Web-Konsole können Administratoren Daten, Geräte oder Cloud-Zugänge bequem löschen oder sperren, Einstellungen überwachen, die Einhal-tung von Sicherheitsrichtlinien gewährleisten, Apps verwalten und den Zugang zum Unterneh-mensnetzwerk regeln .Vorteil für kleinere Firmen: Statt diese Lösungen selbst zu implementieren, lassen sich MDM- Systeme als gehostete Cloud-Services nutzen . Sie erhalten damit Zugang zu einem Portal, über das sie an den jeweiligen Sicherheitsstellschrau-ben drehen und angemessene Sicherheitsstufen implementieren können . IT-Praktiker weisen in diesem Zusammenhang darauf hin, dass allzu strikte Sicherheitsrichtlinien bei den Mitarbei-tern einen gänzlich unbeabsichtigten Pferdefuß mit sich bringen können: Sie werden dazu ver-leitet, aus Bequemlichkeitsgründen dann doch aufs private Gerät zurückzugreifen .Moderne Software bietet eine elegante Möglich-keit, die risikoreiche Vermischung von Privatem und Geschäftlichem in der mobilen Kommuni-kation zu vermeiden: Über die Einrichtung unter-schiedlicher Accounts und Ordner auf einem Smartphone hinaus lassen sich aus einem Gerät

virtuell zwei Geräte erzeugen . Die Software simu-liert also ein separates Geschäftshandy auf dem privaten Smartphone oder umgekehrt . Zwischen beiden virtuellen Geräten gibt es keine wirksame Verbindung, sodass erfolgreiche Angriffe auf den privaten Bereich keine Folgen für den berufli-chen Teil haben . Die Geschäftskommunikation erfolgt strikt nach den Unternehmensrichtlinien und Sicherheitsvorgaben . Umgekehrt kann das Unternehmen keinen Einfluss auf die private Nutzung des Endgeräts nehmen .

Bei allen Sicherheitsmaßnahmen gilt es, die Mit-arbeiter mit an Bord zu nehmen, erklärt Wolter: „Um sicherheitskonformes Handeln zu ermutigen, sollten die Nutzer einbezogen werden, indem man ihnen erklärt, wozu die Maßnahmen dienen und warum sie vernünftig und keine lästige Zu-mutung sind .“

Damit sie ein Android-Smartphone oder -Tablet infizieren können, müssen Krimi-nelle dem Nutzer lediglich eine App oder eine präparierte Internetseite schmackhaft machen . Aus diesem Grund verzichtet etwa Haufe Real Estate darauf, seine Anwen-dungen für An droid-Geräte anzubieten .

„Um diese Gefahrenquellen im Griff zu be halten, sind Mitarbeiterschulungen zum Thema sicheres Verhalten beim Datenaus-tausch und bei der Nutzung des Internets absolut notwendig – aber leider nicht aus-reichend“, betont Jan Wolter . „Es bedarf einer klaren Strategie, die Kontrolle über Geräte und ihre Nutzung im Unternehmen zu behalten, unabhängig davon, ob der Mitarbeiter ein separates Geschäftshandy nutzt oder sein eigenes Smartphone ver-wenden kann .“

Reine Absprachen oder Vorgaben über erlaubte und verbotene Apps sind, da be-steht bei den Experten Einigkeit, nicht ausreichend . Und auch die Ablehnung des Bring-Your-Own-Device-Modells kann nicht alle Gefahren ausgrenzen . Abgesehen da-von, dass die Verbannung eigener Smart-phones bei den Mitarbeitern zu Unzufrie-denheit führen kann . Selbst wenn sich die Nutzer strikt an die Vorgaben halten, bleibt zumindest das Risiko von Diebstahl oder Verlust des Mobilgeräts bestehen . Die IT-Sicherheitsfachleute im Unter-nehmen müssen sich daher von Anfang an damit auseinandersetzen, wie sich not-falls Geräte sperren und Zugangswege zu Cloud-Services per Fernzugriff verbarri-kadieren lassen .„Eine saubere Sicherheitslösung stellen Mobile-Device-Management(MDM)-Systeme zur Verwaltung aller Mobilgeräte dar“, erklärt Jan Wolter . Mit einer solchen Soft-ware, die Unternehmen in die Lage ver-setzt, Geräte zentral anzumelden und zu konfigurieren, können die IT-Leiter fest-

KONFLIKTVERMEIDUNG: DAS VIRTUELLE ZWEITHANDY

KLARES SICHERHEITS-MANAGEMENT DRINGEND

ERFORDERLICH

MOBIL & SICHER KOMMUNIZIEREN

#1Sensibilisieren Sie

die Mitarbeiter für die Sicherheitsproblematik und erklären Sie vorgesehene

Daten sicherheits-maßnahmen.

#2Erarbeiten Sie ein ganz-heitliches Sicherheitskon-

zept mit klaren Richt linien und Festlegung erlaubter Apps, sozialer Medien, Betriebs-

systeme und Cloud-Dienste.

#3Entwickeln Sie eine

Strategie für den Ernstfall: Sperrung von Smartphones

und Cloud-Zugängen, Löschung von

Daten.

#5Optimal: Nutzen Sie ein

Mobile-Device-Manage- ment(MDM)-System, ent-weder als firmeneigene

oder als gehostete Cloud-Lösung.

#4Entscheiden Sie: reine

Unternehmenshandys oder Bring-Your-Own-Device-

Modell? Geschäftliche und private Nutzung am besten

durch Virtualisierung des End geräts wirksam

trennen.

23

REPORT

Fast jedes dritte Unternehmen in Deutschland meldete in den vergan-genen zwei Jahren mindestens einen Angriff auf seine IT-Systeme, berichtet der Digitalverband Bitkom . Die Angreifer wollen zumeist

Daten abgreifen oder Schadsoftware in die Systeme einschleusen . Das stellt die IT-Verantwortlichen vor immer größere Probleme . Denn die Gesetzge-ber von Bund und EU verschärfen die Auflagen für die Unternehmen im-mer mehr . Doch nur wenige Firmen sind in der Lage, die Digitalisierung der Unter-nehmensprozesse zu meistern, ohne dem Kerngeschäft Ressourcen zu entziehen, und für viele ist eine sichere IT im eigenen Betrieb schlicht nicht finanzierbar . Da ist es kein Wunder, dass das Interesse an einer Auslagerung der Verantwortung an einen Serviceanbieter steil ansteigt . Diese Auslagerung kann die gesamte IT oder nur Teile davon umfassen . Haufe wowinex Kunden können etwa die ERP-Software über ein Rechen-zentrum des Haufe Partners Pironet laufen lassen . Die Vorteile liegen auf der Hand:

Finanz- und Personalressourcen stehen für das Kerngeschäft zur Ver-fügung . Mitarbeiter müssen sich nicht um die Details der zunehmen-den Nutzung von webbasierten Applikationen kümmern, die in der Wohnungswirtschaft Einzug halten .

Die vereinbarte Leistung steht genau dann und so lange zur Verfügung, wie sie gebraucht wird . Überka-pazitäten, Engpässe und Bedarfsspitzen, etwa in Abrechnungsperioden, werden flexibel abgedeckt .

Geringere Kosten gegenüber dem Betrieb im eige-nen Unternehmen: weniger Investitionen in Per-sonal und Technologie, verbrauchsorientierte Ab-rechnung .

Stets modernste technische Ausstattung beim Provider . Das hilft, die steigenden Datenschutzanforderungen zu erfüllen .

Einen Schritt weiter geht das Full-Service-Outsourcing . Dabei wird der Betrieb der gesamten IT einem professio-nellen Anbieter anvertraut . Dazu gehören die Hardware wie Rechner- und Speichersysteme, die Vernetzungstech-nologie über mehrere Standorte hinweg, die Anwen-dungssoftware sowie die Sicherheitstechnologie . Einige namhafte Unternehmen aus der Wohnungswirtschaft, die denken bereits über eine solche Lösung nach oder ha-ben konkrete Schritte unternommen .

EXTERNE RECHEN-ZENTREN HELFEN DEN WOHNUNGS-UNTERNEHMEN KOSTEN ZU SPAREN UND DIE HOHEN DATENSCHUTZ-ANFORDERUNGEN ZU ERFÜLLEN.

DR. HANS-DIETER RADECKE Partner, übernehmen

Sie!

PIRONET IST HAUFES CLOUD-PARTNER

Die wohnwirtschaftliche ERP-Lösung Haufe wowinex wird künftig als Software as a Ser-vice (SaaS)-Lösung verfügbar sein. Als Outsourcing-Partner übernimmt die Kölner Firma Pironet NDH den Betrieb der

Business-Applikationen.Während die Mitarbeiter im Wohnungsunternehmen an der gewohnten Bildschirmober-fläche arbeiten, läuft wowinex in den Hochsicher heitsrechen-zentren von Pironet.

Die Rechenzentren sind nach ISO 27001 zertifiziert und stehen ausschließlich in Deutschland. Die Dienste von Pironet nutzen unter anderem die Malteser und der Klinikbetreiber Mär-kische Gesundheitsholding.

DIALOG

DIE WICHTIGSTEN FRAGEN RUND UM DAS THEMA WOWINEX.

Unsere Experten antworten

IMPRESSUMHERAUSGEBER Haufe-Lexware Real Estate AG, ein Unternehmen der Haufe Gruppe, Munzinger Str. 9, 79111 Freiburg

KONZEPTION & REALISATION HAUFE NEW TIMES, Tangstedter Landstraße 83, 22415 Hamburg || REDAKTION Alexander Heintze (Ltg.), Dr. Hans-Dieter RadeckeART­DIREKTION, GRAFIK & ILLUSTRATIONEN Christian Autzen (Ltg.), Simone Braunß, Gabriele Fabisch

DRUCK DruckZentrum Neumünster GmbH, Rungestr. 4, 24537 Neumünster || BILDNACHWEIS Haufe: 2, 6–7, 14, 19, 24

NICOLE DÜRST – PRODUKTMANA­GERIN UND REDAKTIONSLEITERIN: Ab dem Release 5.1 unterstützt Sie Haufe zusätzlich mit eigens zugeschnittenen Fachinhalten, die passend zur ausgewählten wowinex-Funktion angezeigt werden. Diese Wissenselemente werden nach und nach ausge-baut und an vielen weiteren Stellen in Haufe wowinex ver-fügbar gemacht. Der bisherige Zugang zur zentralen Suche auf der Startseite bleibt aber erhalten.

MATTHIAS LACHMANN – BEREICHS LEITER PRODUKT­MANAGEMENT: Die Planungen zu wowinex 6 starten im Sommer 2016. Wir laden schon heute interessierte Anwender ein, sich an der Weiter-entwicklung zu beteiligen. Auf dem Kongress in Münster wird es dazu eigene Workshops geben.

WOWINEX OFFICE – WAS IST DER UNTER-

SCHIED ZUM BEKANNTEN WOHNUNGSWIRT-SCHAFTS OFFICE?

LORENZ MAUCHER – BEREICHSLEITER MARKETING: Die Dialog-Treffen dienen dazu, die Inhalte des aktuellen Release 5.1 ausführlich vorzustellen und Raum für Ihre Fragen zu bieten. Beim Kongress zeigt Haufe den Anwendern die Breite an Neuerungen rund um Haufe wowinex auf, angefangen beim Release 2017 bis hin zur stark erweiterten Vielfalt an zertifizierten Partnerlösungen.

WARUM GIBT ES DIE REGIONALEN WOWINEX-TREFFEN IM FRÜHJAHR UND DEN GROSSEN HAUFE KONGRESS IM JUNI?

WAS WIRD WOWINEX 6

AN NEUEN UND MODERNISIERTEN INHALTEN BIETEN?