Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft SharePoint

Einleitung Das Zentrum für Informations- und Medientechnologie (ZIMT) stellt zur Unterstützung von

Gruppenarbeit eine Kollaborationsplattform auf Basis von Microsoft SharePoint bereit. Eine

SharePoint Site, genannt Websitesammlung, stellt einen abgeschlossenen Bereich dar, der dezentral

administriert wird. In einer Websitesammlung können Websites, Termine, Kontakte, Listen und

Dateien verwaltet werden. Der Zugriff erfolgt vorrangig über einen kompatiblen Webbrowser.

Funktionen der Kollaborationsplattform können mit folgenden Eigenschaften zusammenfassend

beschrieben werden:

Zentrale Datenablage: Informationen werden zentral und nach individuell vorgegebenen Strukturen in Listen abgelegt.

Aktualität von Informationen: Änderungen erfolgen in der Regel in Echtzeit und stehen berechtigten Benutzern sofort zur Verfügung.

Benachrichtigung: Benutzer können über Änderungen sofort, einmal täglich oder wöchentlich per E-Mail benachrichtigt werden.

Suche: Es kann nach allen in der Plattform abgelegten Informationen gesucht werden. Auch nach Inhalte von Dokumenten (DOC,XML,TXT,PDF.. ).

Integration: Listen sind in den korrespondierenden Office-Anwendungen direkt verfügbar.

Beispiel: alle Listen können in Excel und Access bearbeitet werden, Adresslisten sind als Kontaktlisten in Outlook verfügbar und Dokumentenbibliotheken (Dokumentenlisten) können als Ort zum Öffnen und Speichern von Dateien aus allen Microsoft Office-Anwendungen verwendet werden.

Integration: Listen- und Dokumentenbibliotheken verfügen über Versionierung und Inhaltsfreigaben

Workflow: Über das Produkt Microsoft SharePoint-Designer (frei verfügbar) können eigene Workflows erstellt werden

Es können WIKIs und BLOGs zu verschiedenen Themen angelegt werden.

Kalender zur gemeinsamen Terminplannung können angelegt werden.

Transparenter Zugriff übers Web auf NAS-Dienst (filer.uni-siegen.de/nas) ist möglich.

In dieser Anleitung werden erste Hinweise zur Benutzung von MS SharePoint 2010 gegeben.

Anmeldung und Startseite Nach erfolgreicher Beantragung und Bereitstellung der Websitesammlung muss sich, der im Antrag

als Admin angegebene Benutzer mit seiner Kennung (g-Nummer) an der Websitesammlung

anmelden. Nach erfolgreicher Anmeldung an der Websitesammlung ist auf der linken Seite eine

Schnellstartleiste (Abbildung 1) zu sehen. Hier befinden sich vorgefertigte Seiten zum Upload von

Dokumenten, gemeinsamer Kalender, Teamdiskussionen usw.

Abbildung 1: Startseite der Websitesammlung

Bearbeitet werden kann diese Seite über das Menü Seite > Bearbeiten. So können die Seiteninhalte

beliebig angepasst werden.

Abbildung 2: Seite bearbeiten

Hinzufügen von Mitgliedern Um weiteren Benutzern den Zugang zur Websitesammlung zu ermöglichen müssen diese über

Websiteaktionen > Websiteberechtigungen den entsprechenden Gruppen hinzugefügt werden

(Abbildung 3).

Abbildung 3: Hinzufügen von Benutzern

Es sind bereits drei Gruppen Vordefiniert die in den meisten Fällen ausreichend sind. Es können aber

noch zusätzliche Gruppen definiert werden.

Für nicht Universität Siegen Mitglieder muss im ZIMT ein Konto beantragt werden.

Hinzufügen von Dokumenten Auf der Seite/Bibliothek „Freigegebene Dokumente“ können Dateien hochgeladen werden. Mit

einem Klick auf den Button „Dokument hinzufügen“ öffnet sich das in Abbildung 4 gezeigte Fenster.

Nach Auswahl der hochzuladenden Datei auf der lokalen Festplatte, wird das Dokument hochgeladen

und ist nun für alle Nutzer der Websitesammlung verfügbar.

Abbildung 4: Dokumenten Upload

Listen Mit einem Klick auf Listen werden alle bereits vorhandenen Listen der Website angezeigt (Abbildung

5). Diese sind sehr vielseitig und können verschiedene Inhalte enthalten, zum Beispiel

Ankündigungen, Aufgaben oder auch einfache Auflistungen von Hyperlinks oder Kalender.

Abbildung 5: Schnellstartleiste und Listenansicht

Neue Listenelemente werden über den Button „Neues Element hinzufügen“ in der Listenansicht erstellt (Abbildung 6).

Abbildung 6: Neues Element

Je nach gewählter Liste öffnet sich ein Fenster zur Eingabe der Elementdaten (Abbildung 7). Mit dem

Button „Speichern“ wird das Listenelement übernommen.

Abbildung 7: Listenelement erstellen

Erstellen von Listen Neue Listen werden über Button „Erstellen“ angelegt (Abbildung 8).

Abbildung 8: Erstellen von Listen.

Es stehen unter dem Punkt „Liste“ vorgefertigte Listen zur Auswahl. Um eine Liste für

Projektaufgaben zu erstellen, muss als erstes auf die Fläche „Projektaufgaben“ geklickt werden

(Abbildung 9). Der Listenname wird in der Zeile in der rechten Spalte eingetragen. Nach einem Klick

auf „Erstellen“ ist die Liste verfügbar.

Abbildung 9: Auswahl der Listenart

Bibliotheken Als Bibliothek werden Bereiche einer Websitesammlung bezeichnet in denen Dateien hochgeladen

und gespeichert werden. Bei einer neuen Websitesammlung sind schon einige Bibliotheken

vordefiniert (Abbildung 10).

Abbildung 10: Bibliotheken

Weitere können über Websiteaktionen > Weitere Optionen > Bibliotheken hinzugefügt werden

(Abbildung 11).

Abbildung 11: Bibliotheken hinzufügen

Unterwebsites hinzufügen Eine Websitesammlung kann mehrere Websites beinhalten. Jede Website kann eigene Benutzer

Berechtigungen besitzen. Eine Unterwebsite wird über Websiteaktionen > Neue Website hinzugefügt.

Abbildung 12: Neue Website hinzufügen

Es muss der Titel und die URL der Neuen Website eingetragen werden. Unter „Weiter Optionen“

kann ua. ausgewählt werden, dass die neue Website eine eigene Berechtigungsstruktur besitzen soll.

Gemeinsamer Kalender Der Punkt „Kalender“ beinhaltet die gemeinsame Terminverwaltung des Projektes. Um ein neues

Ereignis hinzuzufügen, muss unter Kalendertools der Button Ereignisse > „Neues Ereignis“ gewählt

werden (Abbildung 13). Danach öffnet sich das in Abbildung 5 gezeigte Fenster in dem die Daten zum

Ereignis eingegeben werden. Die Einstellungen werden mit dem Button „Speichern“ übernommen

und der Termin wird im Kalender sichtbar.

Abbildung 13: Kalendertools

Abbildung 14: Erstellen eines neuen Termins

Kalenderintegration in Outlook Outlook Nutzer können den Kalender in MS Outlook integrieren. Nach dem Anwählen des richtigen

Kalenders, kann dieser über den Button ,,Verbindung mit Outlook herstellen“ (Abbildung 15) mit

Microsoft Outlook verbunden werden.

Abbildung 15: Verbindung mit Outlook herstellen

Nach dem Klick auf den Button öffnet sich ein neues Fenster, in dem angegeben werden muss mit

welcher Anwendung der Kalender verbunden werden soll. Nach dem Bestätigen von „Microsoft

Outlook“ wird der Projektkalender in Outlook angezeigt.

Abbildung 16: Auswahl der entsprechenden Anwendung zum Verbinden

Zugriff auf Dateien per Explorer/WebDav Um SharePoint mit dem Explorer zu verbinden genügt es in der entsprechenden Bibliothek auf „Mit

Explorer öffnen“ zu klicken. Im folgenden Fenster muss der Nutzername und das Passwort

eingetragen werden (Abbildung 17). Daraufhin öffnet sich der Windows Explorer mit den Daten der

entsprechenden Bibliothek. Dieser Weg funktioniert nur im Internet Explorer.

Abbildung 17: Mit Explorer verbinden

Ist der Button „Mit Explorer öffnen“ nicht verfügbar, muss die Verbindung manuell hergestellt

werden: Windows „Start“ > „Computer“ > „Computer mit Netzlaufwerk verbinden“ > „Verbindung

mit einer Webseite herstellen …“ (Abbildung 14).

Abbildung 18: Verbindung mit einer Website herstellen

Daraufhin öffnet sich ein Willkommens Fenster, das mit einem Klick auf „Weiter“ übersprungen wird.

Im nächsten muss die Einstellung „Eine benutzerdefinierte Netzwerkadresse auswählen“ gewählt

werden (Abbildung 19).

Abbildung 19: Angabe der Netzwerkadresse

Nun muss die Seiten-URL angeben werden. Mit dem Benutzernamen und Passwort werden die

Einstellungen für die Verbindung bestätigt (Abbildung 20).

Abbildung 20: Verbindung

Im darauffolgenden Fenster wird der Name des Netzwerkes eingegeben und die Verbindung ist

hergestellt.