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Erste Schritte mit DiPS.kommunal. Elektronische Langzeitarchivierung bei der Stadt Münster im Verbund mit dem LWLvon Anja Gussek

„Da bei Untätigkeit [der Archive] die Überlieferungslücke hinsichtlich der einzig elektronisch vorliegenden Informa-tionen, der ‚digital borns‘, stetig größer zu werden droht, hilft es nichts: öffentliche Archive, die ihrem Archivierungs-auftrag nachkommen müssen, müssen sich auf den Weg machen, um die elektronischen Unterlagen zu sichern.“1

Das Stadtarchiv Münster hat sich schon vor langer Zeit auf den Weg gemacht, ist aber erst vor kurzem an einem wichtigen Etappenziel oder anders ausgedrückt: ist es end-lich zumindest an einer ‚Herberge‘ angelangt. Die ‚Herber-ge‘ heißt DiPS.kommunal (Digital Preservation Solution = zu Deutsch: Digitale Langzeitarchivierungslösung). Ende 2017 hat sich das Stadtarchiv gemeinsam mit dem IT-Dienstleister Citeq unter das Dach DiPS.kommunal begeben und einen Rahmenvertrag mit dem LWL für das Produkt DiPS.kommu-nal abgeschlossen. Damit konnte die elektronische Lang-zeitarchivierung nun tatsächlich bei der Stadt Münster ein-geführt werden. Nach einem kurzen Rückblick geht es im Folgenden um die Stationen, die das Stadtarchiv dorthin ge-nommen hat. Thematisiert wird die Beschaffung und Installa-tion von DiPS.kommunal sowie die nun anstehenden grund-sätzlichen strategisch-organisatorischen Weichenstellungen.

Rückblick auf die Zeit vor DiPS.kommunalBereits seit Mitte der 1990er-Jahre beschäftigt sich das Stadtarchiv Münster mit der Thematik Langzeitsicherung digitaler Verwaltungsunterlagen. Zunächst konnte im Ja-nuar 1997 ein Rahmenkonzept digitale Archivierung bei der Stadtverwaltung Münster entwickelt und verabschie-det werden. Im März 1997 wurde dieses im Rahmen der allerersten Tagung „Archivierung von Unterlagen aus digi-talen Systemen“ vorgestellt. Die Stadt Münster entschied sich unter Beteiligung des Stadtarchivs für das Dokumen-ten-Management-System DOXiS der Firma SER Solutions Deutschland GmbH. Eine Übernahme von Daten erfolg-te in den Folgejahren jedoch nicht. Das Thema geriet in der Stadtverwaltung Münster in den Hintergrund. In Stadt-archiv Münster lag die Priorität in dieser Zeit auf der umfas-senden Digitalisierung vor allem der Sammlungsbestände.

Ab 2006 erfuhr das Thema Langzeitsicherung wieder einen kräftigen Anschub: Aufgrund von Alarmierungen aus Kollegenkreisen, dass Löschungsanweisungen für be-

1 Benjamin Bussmann, Verbündete gegen den Verlust elektronischer Infor-mationen, in: ARCHIVAR 70 (2017), S. 194.

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Anja Gussek: Erste Schritte mit DiPS.kommunal. Elektronische Langzeitarchivierung bei der Stadt Münster im Verbund mit dem LWL

stimmte Einwohnermeldedaten bestünden und Überliefe-rungslücken drohen würden, erfolgte bis 2011 in Koopera-tion mit Kollegen aus Ostwestfalen und unter Beteiligung des münsterischen IT-Dienstleisters die Entwicklung der di-gitalen Zwischenarchivlösung Archivo. Seit 2017 ist Archivo in der Stadtverwaltung Münster im Einsatz. Ein erster Blick in die Daten dokumentierte schnell – es gab bereits Daten-verluste. Die Zeit von 2007 bis 2013 prägte die mehr oder weniger intensive Mitarbeit in unterschiedlichen Arbeits-kreisen und Gremien, die sich mit der Langzeitsicherung beschäftigten, wie etwa dem KDN-Arbeitskreis „Archiva-re“. Parallel existierte auch ein entsprechender Arbeitskreis im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit. Ver-waltungsintern gab es immer wieder Versuche des Stadt-archivs, die elektronische Langzeitsicherung bei der Stadt-verwaltung Münster auf die Tagesordnung zu heben. Letztlich fehlte aber eine technische Lösung – es gab kein Produkt, das hätte beschaffen werden können.

Den Durchbruch brachte dann letztlich das 2009 vom Land NRW eingerichtete Projekt „Digitales Archiv NRW (DA NRW)“, das sich mit den beiden Softwarelösungen DNS und DiPS.kommunal zu einem Lösungsverbund für die Langzeitsicherung und Präsentation des digitalen Kulturer-bes weiterentwickelte.2

Das Stadtarchiv Münster war zeitweise neben dem His-torischen Archiv der Stadt Köln als Vertretung der Arbeits-gemeinschaft nordrhein-westfälischer Stadtarchive beim Städtetag NRW (kurz ARGE) in das Projekt Digitales Archiv NRW eingebunden. Das Stadtarchiv Münster vertrat die ARGE im Arbeitskreis „Fachliches“ des DA NRW. Das Histo-rische Archiv der Stadt Köln und das LWL-Archivamt brach-ten dann gemeinsam mit ihren IT-Einrichtungen die speziell für den archivischen Workflow entwickelte DiPS.kommu-nal-Lösung in das DA NRW ein. Die DiPS.kommunal- Lösung erwies sich schnell als wegweisend für die Langzeitsiche-rung der born digitals aus den Kommunalverwaltungen.

2013 verkündete der Geschäftsführer des Dachverban-des Kommunaler IT-Dienstleister (KDN) und gleichzeitig Lei-ter des IT-Amtes in Köln auf dem Archivtag in Münster, dass über den KDN eine „sicheres ‚elektronisches Magazin‘ an-geboten werden“3 könne. Damit ging DiPS.kommunal so-zusagen in die Breite.

Im Sommer 2014 sorgte ein neues Organisationskonzept des DA NRW dafür, dass der KDN organisatorisch in das Pro-jekt eingebunden wurde. Nun konnten beide Systeme des DA NRW (DNS und DiPS.kommunal) den Mitgliedern des KDN zugänglich gemacht werden. Die Software war bereits in Köln und beim LWL (LWL.IT und LWL-Archivamt) produktiv und so lag die Entscheidung für DiPS.kommunal für die Stadt Münster nahe. Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe be-schäftigte sich als Betreiber der DiPS.Lösung im Landesteil Westfalen in der Folgezeit mit dem Ausbau von DiPS.kom-munal zu einem mandantenfähigen Lösungspaket.

2017 – endlich nach fast 20 Jahren – hat die Stadtver-waltung Münster schließlich DiPS.kommunal über den KDN angeschafft!

Beschaffung von DiPS.kommunalBei der Einführung des elektronischen Langzeitarchivs wird das Archiv beraten und unterstützt durch die Citeq, dem städtischen IT-Dienstleister. Jahrelang haben wir auf die technische Umsetzung gewartet. Nun endlich gab es ein beschaffbares Produkt zur Langzeitarchivierung, das über den KDN beschafft werden konnte.

Am Beginn des Beschaffungsprozesses stand eine Ent-scheidungsvorlage für den Verwaltungsvorstand der Stadt Münster, die im August 2016 durch die zuständige Dezer-nentin eingebracht wurde. Diese Vorlage erarbeiteten das Stadtarchiv und die Citeq gemeinsam. Außerdem erfolg-te eine Beteiligung des Personal- und Organisationsamtes. Das Hauptargument stellte der Hinweis auf die Pflichtigkeit der Archivaufgaben und die generelle Möglichkeit der Be-schaffung eines Software-Produktes dar.

In seiner Sitzung vom 23. August 2016 traf der Verwal-tungsvorstand der Stadt Münster die generelle Entscheidung, dass die elektronische Langzeitsicherung bei der Stadt Müns-ter eingeführt wird. Beschlossen wurde im Einzelnen:

Das Stadtarchiv wird federführend beauftragt, die elek-tronische Langzeitarchivierung bei der Stadt Münster ein-zuführen und diese Aufgabe in Zukunft wahrzunehmen. Unterstützt und beraten wird es bei der technischen Um-setzung durch die citeq.

Für die Bewältigung der zukünftigen praktischen Arbei-ten bei der elektronischen Langzeitarchivierung werden zu-nächst zusätzliche 0,25 Stellenanteile im Stadtarchiv bereit-gestellt. (Erwies sich bereits als zu gering bemessen!)

Der Verwaltungsvorstand bestätigt, dass alle städtischen Dienststellen verpflichtet sind, die vom Stadtarchiv als „ar-chivwürdig“ eingestuften elektronischen Unterlagen und Daten in die Verantwortung des Stadtarchivs zu übergeben.

Die citeq wird beauftragt, die Anbindung an DiPS.kom-munal über den KDN umzusetzen. Dazu wird der zentrale Ansatz für IT im städtischen Haushalt für das Jahr 2017 um 15.370 € und ab 2018 auf 22.500 € für den Betrieb des Langzeitarchivs erhöht. Es wird zur Kenntnis genom-men, dass durch Preisanpassungen, steigendes Datenvo-lumen, Schnittstellenbedarf und steigendem Personalauf-wand Kostensteigerungen entstehen können. [Der Betrag für 2017 konnte durch eine Fördersumme des LWL-Archiv-amtes in Höhe von ca. 5.000 Euro reduziert werden.]

Vor der endgültigen Beschaffung musste ebenfalls mit einer entsprechenden Vorlage noch die Entscheidung des Personalrates für die Beschaffung einer IT-Lösung eingeholt werden und die Software DiPS.kommunal war vom Stadt-archiv in das verwaltungsweite Verfahrensverzeichnis ein-zutragen. Danach war der Weg frei für den eigentlichen Beschaffungsvorgang der Langzeitarchivlösung über den

2 Martin Hoppenheit/Christoph Schmidt/Peter Worm, Die Digital Preserva-tion Solution (DiPS). Entstehung, Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten eines Systems zur elektronischen Langzeitarchivierung. In: ARCHIVAR 69 (2016), S. 381.

3 Peter Worm, 65. Westfälischer Archivtag am 19. und 20. März 2013 in Müns-ter, Tagungsbericht, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 79 (2013), S. 2 f.

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Dachverband kommunaler IT-Dienstleister. Die Beschaffung über den KDN zog sich dann auch noch etwas hin, da auch bei diesem Gremium zunächst erste Schritte mit DiPS.kom-munal getan werden mussten.

Installation von DiPS.kommunalDie Installation der Software DiPS.kommunal erfolgte bei der Stadt Münster schließlich im Dezember 2017. Momentan befinden wir uns in der ersten Testphase. Als Arbeitswerk-zeuge für die elektronische Langzeitsicherung stehen bereit: • Pre Ingest Toolset (PIT.plus) für die Einlieferung und Be-

arbeitung unstrukturierter Daten. • Als zentraler Dienst steht der Transferservice-Client zur

Verfügung, der für die Übermittlung der Daten zwi-schen Kommune und zentralem Serversystem des LWLzuständig ist. Der Transfer-Client stellt bei einer neu-en Lieferung automatisch eine Verbindung zum Trans-ferservice-Server her und führt die Datenübertragungüber eine gesicherte Behörden-Leitung aus.

Die Installation erfolgte gemeinsam durch Stadtarchiv und IT-Dienstleister (Citeq); die Programmadministration über-nimmt das Stadtarchiv selbst in Absprache mit Citeq und LWL.IT. Dies hat sich bereits im Sinne der ‚kurzen Wege‘ bewährt. Die Installation und die ersten Schritte fanden sowieso in enger Abstimmung mit der LWL.IT statt. Dass Stadtarchiv Münster fühlte sich bisher bestens betreut.

Eine – und wohl insgesamt die erste – DiPS.kommunal-Schulung erfolgte deutlich vor dem ersten Praxistext. In der ersten Testphase benötigte das Stadtarchiv dann doch noch einmal die Hilfe der LWL.IT. Eines lässt sich sagen: Die Arbeitsschritte in DiPS.kommunal sind bedienungsfreund-lich und bauen logisch aufeinander auf. Komplexe techni-sche Prozesse laufen im Hintergrund. Damit muss man sich nicht befassen. Allerdings fehlt für den sicheren Umgang noch die Routine. Fachliche Unterstützung und Hinweise lassen sich auch über den KDN gewinnen. Im sogenann-ten TeamWeb des KDN befindet sich ein für Nutzer- und Kundenkreis des DiPS.kommunal bestimmter Bereich, der Informationen und Handbücher als Unterstützung bietet.

Mit DiPS.kommunal sollen auf Dauer mehrere Kollegen im Stadtarchiv arbeiten. Dazu erhalten die archivinternen Mitarbeiter entsprechende Clients, um mit dem Tool Pit.plus arbeiten zu können. Durch den PIT.plus-Arbeitspro-zess – also den Prozess der Bildung von Inhaltlichen Einhei-ten (IE’s), der Formaterkennung und -validierung, um nur zwei Arbeitsschritte zu nennen, leiten Reiterkarten und ei-ne Farbkodierung im Ampelsystem.

Der Daten-Ingest oder Übernahmeprozess wird auf der DOXiS4 webCube-Oberfläche gesteuert und kontrolliert. Daten-Lieferungen durchlaufen einen bestimmten Work-flow, bevor sie im Langzeitarchiv abgelegt werden. Über den DOXiS4 webCube wird dieser Workflow durch den/die Sachbearbeiter/-in gesteuert. Einlieferungen werden mit Metadaten angereichert und für das Langzeitarchiv freigegeben. Der Transferservice sorgt für die gesicherte

Datenübertragung des elektronischen Archivgutes auf Ar-beitsverzeichnisse in der Betriebsstätte Münster. Ein ers-ter Testlauf lief reibungslos. Insgesamt ist die Bedienung schnell zu erlernen. Im Moment arbeiten und testen wir über einen DiPS.kommunal Testmandanten.

Zum Abschluss des Archivierungsprozesses werden die Basiserschließungsinformationen zu einer Lieferung an das Archiv zurückübertragen. Diese Daten können dann in die Erschließungssoftware eingespielt werden. Die Über-tragung der Basis-Erschließungsinformationen an das Ver-zeichnungsprogramm konnte noch nicht getestet werden, da die entsprechende Schnittstelle zum Verzeichnungspro-gramm AUGIAS Archiv 9.1 noch nicht existiert. Dieser Teil des Langzeitsicherungs-Baukastens fehlt noch.4

Auch ohne Anbindung der Fachsoftware können über die DOXiS4 webCube-Oberfläche eingelieferte Archivpake-te bereits gesucht und angesehen werden. Damit sind die ersten testweisen Schritte mit DiPS.kommunal in Münster getan. Sehr schnell ist der ersten Euphorie, nun endlich ei-ne Lösung zu besitzen, die nüchterne Erkenntnis gefolgt, dass vor den ersten Einlieferungen noch eine Menge Ar-beit zu erledigen ist.

Wie nun das münsterische kommunale Langzeitarchiv befüllen?Langzeitsicherung ist leider kein Selbstläufer, daher möch-te ich im Folgenden kurz umreißen, welche Weichenstel-lung bei der Stadtverwaltung Münster bzw. beim Stadt-archiv erforderlich ist, um in Zukunft tatsächlich Daten und elektronische Akten zu übernehmen. Es geht dabei um die Schaffung einer geeigneten neuen Infrastruktur für die Langzeitsicherung digitaler Verwaltungsunterlagen, die sicher die nächsten Jahre prägen wird.

Dabei helfen die Treffen und Besprechungen der Ge-meinschaft der DiPS.kommunal-Kunden und -anwender. Die Initiative für die Gründung der regelmäßigen Pilotkun-dentreffen ging von den beiden Betreibern LWL-Archivamt und Historisches Archiv der Stadt Köln aus. Es haben bereits mehrere Treffen auch von Unterarbeitskreisen stattgefun-den. Auch an dieser Stelle bewährt sich das Verbundsystem.

Nötig ist erneut ein intensiver Blick auf die Verwaltung und die mögliche Entstehung bzw. Existenz elektronischer Unterlagen. Nach den möglichen Einlieferungskanälen in DiPS.kommunal gegliedert, werden die derzeitigen ‚Bau-stellen‘ und strategischen Überlegungen bei der Stadt Münster kurz umrissen:

Datenquelle ‚unstrukturierte Daten‘: Gemeint sind we-nig strukturierte Daten aus Sachbearbeiter- oder Abtei-lungsablagen. Bisher gab es zwei Abgaben aus diesem Be-reich: Die Fileablage eines Mitarbeiters aus dem Tiefbauamt und eine Abgabe von Bilddateien aus dem Presseamt.

Die Devise des Stadtarchivs zur Übernahme unstrukturier-ter Daten lautet: Abwarten, was kommt! Es erfolgt kein ak-

4 Vgl. ARCHIVAR 69 (2016), S. 382.

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tives Einwerben, sondern nur die Information an geeigneter Stelle, dass das Stadtarchiv generell dazu in der Lage wäre.

Datenquelle ‚strukturierte Daten‘: Eine Datenübernah-me erfolgt nach der Devise: Aktiv angehen! Das hat mo-mentan beim Stadtarchiv Münster absolute Priorität und umfasst vier Aspekte und Projekte:

1. Analyse und Bewertung von FachverfahrenAls ersten Schritt der Einführung einer elektronischen Lang-zeitarchivierung steht in vielen Kommunen die Auflistung und Bewertung der im Einsatz befindlichen Fachverfahren. In Münster wurde dies ebenfalls bereits vor einigen Jah-ren initiiert. Die Sammlung der in der hiesigen Verwaltung im Einsatz befindlichen Fachverfahren blieb jedoch stecken.

Im Januar 2018 fand nun ein Gespräch mit der müns-terischen Datenschutzbeauftragten statt, bei dem die Ver-einbarung getroffen wurde, dass das Stadtarchiv in Zukunft Zugriff auf das Verfahrensverzeichnis nach Datenschutzge-setz NRW erhält. In Münster ist dazu eine von der Citeq entwickelte Anwendung in Betrieb, auf die das Stadtarchiv vollen Zugriff erhalten soll. Das Stadtarchiv bekommt so ei-ne Komplettsicht über alle Informationen zu den einzelnen Fachverfahren. Beim nächsten Überarbeitungszyklus wird ein Feld implementiert, in dem die Archivwürdigkeit do-kumentiert wird. Daran schließt sich eine Priorisierung der Fachverfahren an. Bei den vorzugsweise anzubindenden Verfahren steht dann die Prüfung der Übernahmevoraus-setzung sowie die Initiierung und Vorbereitung der Schnitt-stellenprogrammierung an.

2. Datenquelle ‚Strukturierte Daten‘: Anbindung Fach-verfahren

Im Rahmen der DiPS.kommunal Pilotkundentreffen (ver-treten u. a. die Städte Bochum, Gelsenkirchen, Bonn, Köln, Hamm sowie LVR) wurden Arbeitskreise für die Anbindung bestimmter Fachverfahren ins Leben gerufen.

Das Stadtarchiv Münster beteiligt sich bereits seit Mitte 2017 am Arbeitskreis „Schnittstelle Migewa“. Nach Fertig-stellung einer Übernahme-Schnittstelle und einer Testpha-se können Gewerbean- und Gewerbeabmeldungen lang-zeitstabil archiviert werden. Mehr als 50 % der Daten im lfd. Gewerbe-Verfahren stehen dann zur Übergabe an.

Inzwischen ist ein Lastenheft für die Erstellung einer Schnittstelle zu Migewa erarbeitet worden. Die Mitarbeit in der Arbeitsgruppe brachte wichtige Erkenntnisse für das Verständnis der DiPS.Welt. Die Firma HSH Soft- und Hard-ware Vertriebs GmbH hat angekündigt, die Schnittstelle für die Übernahme der gänzlich als archivwürdig bewerteten Gewerbedaten bis Mitte des Jahres 2018 zu programmie-ren. Nach einer Testphase soll die Schnittstelle dann bei der Bereitstellung des nächsten jährlichen Updates bereits im-plementiert werden.

Das bedeutet, dass wir voraussichtlich ab Ende 2018/Anfang 2019 mit der Übernahme von Gewerbedaten be-ginnen werden. Mit der Fachabteilung im Ordnungsamt ist bereits verabredet, dass das Stadtarchiv dann zunächst die

Altdaten und zukünftig einmal im Jahr alle seit fünf Jahren abgemeldeten Betriebe in das Langzeitarchiv übernehmen wird. In der Fachanwendung werden diese dann entspre-chend zu löschen sein.

Im Rahmen der Pilotkundentreffen fand sich ebenfalls eine Arbeitsgruppe zur Anbindung des Ratsinformations-systems Session, das auch in Münster im Einsatz ist. Die Schnittstellenentwicklung für die Übernahme aus Session ist bereits weit gediehen. Sollte sie bereitstehen, werden wir mit der fertigen Schnittstelle an das zuständige Amt für Rats- und Bürgerservice herantreten.

3. Datenquelle ‚Strukturierte Daten‘: E-Akten, hier: E-Ausländerakte

Mit dem „Gesetz zur Förderung der elektronischen Ver-waltung“ (E-Government-Gesetz NRW) wurde beschlos-sen, die Einführung von E-Government in den NRW-Ver-waltungen durch ein Bündel von Maßnahmen zu fördern und zu flankieren.

Ein zentraler Punkt des neuen E-Government-Geset-zes NRW ist die elektronische Aktenführung. Diese wird für sämtliche Landesbehörden bis zum 1. Januar 2022 ver-pflichtend. Das bedeutet: Elektronische Akten sind auf dem Vormarsch – auch in den Kommunen.

In der Stadtverwaltung Münster ist 2017/18 eine ers-te elektronische Akte eingeführt worden. Das Stadtarchiv musste sich daher aus aktuellem Anlass mit der möglichen Übernahme elektronischer Akten beschäftigen. Die ers-te E-Akte bekam das Ausländeramt. Die erhöhten Zahlen der Geflüchteten sowie die neuen Ansätze zur grundsätz-lichen Organisation begründeten eine Weiterentwicklung der hergebrachten Arbeitsstrukturen. Im Vordergrund stan-den zunächst Maßnahmen, die drängende Probleme in der Warte- und Raumsituation lösen sollten. Eine verbesserte IT-Unterstützung zielte auf die Beschleunigung der Arbeits-prozesse. Damit war das Projekt „Einführung der E-Akte in der Ausländerbehörde“ ins Leben gerufen.

Ein Projektteam aus Mitarbeitern der Ausländerbehör-de und der citeq arbeitete seit Anfang 2017 intensiv an den Strukturen einer elektronischen Aktenführung (E-Ak-te) sowie den prozessualen Abläufen. Die E-Akte ist Teil des Dokumentenmanagementsystems (DMS) „Doxis4“ der Firma SER. Eine komplette elektronische Sachbear-beitung besteht noch nicht. Die Einrichtung des digita-len Posteingangs steht noch aus. Im Grunde handelt es sich um eine digitale Schriftgutverwaltung. Im Mai 2018 soll das ersetzende Scannen von ca. 34.000 Ausländerak-ten (Akten) abgeschlossen sein. Nach einer Lagerzeit von ca. 2–3 Jahren erfolgt die Vernichtung der Papierakte. In den nächsten zehn Jahren wird das Stadtarchiv demnach noch Papierakten übernehmen. Dennoch wurde darauf bestanden, dass bereits jetzt bei der Implementierung der E-Akte auch der ‚Lebens‘-Abschnitt der Aufbewahrung nach z. d. A-Setzung, der archivischen Bewertung und Übergabe zu planen ist.

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Die Sachbearbeitung erfolgt über das Fachverfahren VISA, das alle Daten für den ausländerrechtlichen Status enthält. Sämtliche Dokumente werden in der E-Akte ab-gelegt. Ablage der Dokumente erfolgt in einer Register-struktur nach Belegarten. Es existiert ein A-Bestand für lau-fende Akten und ein B-Bestand für geschlossene Akten. Es können verschiedene Annotationen (Stempel, A-Vermerk, Markierungen) angebracht werden. Es lässt sich für den Aktenexport eine komplette PDF-Akte zusammenstellen. In einem so genannten Deckblatt werden alle wesentlichen Metadaten zusammengefasst.

Bei dieser aktuellen Entwicklung brachte sich das Stadt-archiv ein und beanspruchte die Beteiligung bei der Pla-nung der generellen Anbindung und Übergabe elektroni-scher Akten an das Langzeitarchiv. Anfang 2018 erfolgten Gespräche mit der citeq zur Entwicklung einer digitalen

„Bewertungs- und Übergabezone“, die an den Schluss jeder ordnungsgemäßen Aktenführung gehört. Die Bewertung erfolgt im Produktivsystem. Zur Aufbereitung der Inhalte für die Langzeitarchivierung bot sich die Nachnutzung des LWL-Exporters an. Damit konnte über die Verbundschiene viel Arbeit gespart werden.

Die elektronische Akte im Ausländeramt befindet sich seit der Jahreswende 2017/18 im Echtbetrieb. Dadurch, dass das Stadtarchiv die Einlagerung der gescannten Pa-pierakten organisiert, haben wir überhaupt Kenntnis be-kommen, dass eine E-Akte eingeführt wird: gerade recht-zeitig um unsere Belange vertreten zu können. Inzwischen ist die Beteiligung des Stadtarchivs auch bei weiteren E-Akten etwa im kommunalen Finanzwesen bereits fest ins-talliert. Eine erste Test-Ausländerakte wurde inzwischen in den Transferservice gestellt.

Zahlreiche weitere Verwaltungsstellen haben die Ein-führung von E-Akten beantragt. Das Stadtarchiv wird die jeweiligen Einführungen begleiten und die Archivwürdig-keit der elektronischen Akten und Dokumente bewerten. Die Einbindung des Stadtarchivs dokumentiert eine Posi-tion des „Musterlastenheftes für die Einführung von Do-kumenten Management Lösungen (E-Akten)“. Die genaue Gestaltung dieses Musterlastenheftes befindet sich gerade in der Abstimmungs- und Planungsphase.

4. Organisatorische Anpassungen und PersonalAußerdem initiierte das Stadtarchiv im Januar 2018 einGrundsatzgespräch mit dem Personal- und Organisations-amt. Dabei ging es um die Konkretisierung der erforderli-chen organisatorischen Voraussetzungen für die Langzeit-sicherung. Das Stadtarchiv nimmt bei diesem Thema eineQuerschnittsaufgabe für die Gesamtverwaltung wahr. Alsnötige organisatorische Anpassungen infolge der Einfüh-rung der elektronischen Langzeitsicherung wurden die Ak-tualisierung der Aktenordnung sowie die generelle Ein-führung eines Aktenplans deklariert. Die Übernahme vonDaten ist beispielsweise zwar generell in der Aktenordnungbereits enthalten. Es bedarf jedoch weiterer Konkretisie-rungen insbesondere zur Anbietungspflicht von Daten und

elektronischen Akten sowie der Pflicht, die Daten in ihrem Entstehungszusammenhang – also digital – übernehmen und archivieren zu können.

Es sei noch erwähnt, dass das Stadtarchiv zum Stellen-plan 2019 den Bedarf einer halben Stelle für die Elektro-nische Langzeitsicherung angemeldet hat. Die nun anste-henden Tätigkeiten sind so umfangreich, dass selbst das noch gering erscheint.

Die Tätigkeiten des Archivars/der Archivarin im Bereich elektronische Langzeitsicherung umfassen: • Begleitung und Kooperation mit Dienststellen bei der

weiteren Einführung elektronischer Akten, • Bewertung der eingesetzten Fachverfahren auf die

Entstehung archivwürdiger Daten, Bewertung elektro-nischer Akten,

• Prüfung von Fachverfahren auf Vorhandensein funktio-nierender Schnittstellen und Bewertungsoberflächen,

• Organisation regelmäßiger Datenübernahmen, • Steuerung der Übernahmen mit DiPS.kommunal in

mehreren elektronischen Schritten, • Mitarbeit in Gremien und Arbeitskreisen (z. B. DiPS.

kommunal-Nutzerkreis).

Last but not least steht noch die Anbindung des Verzeich-nungsprogramms AUGIAS 9.1 an. Im Rahmen der Pilot-kundenarbeitskreise beschäftigt sich ein Unterarbeitskreis mit der Gestaltung der möglichst standardisierten Schnitt-stelle zu AUGIAS.

ResümeeArchivgesetze schreiben vor, dass digitale genauso wie ana-loge Unterlagen von bleibendem Wert auf Dauer sicher zu verwahren sind. Diese Aufgabe ist sehr anspruchsvoll und kann von einzelnen Archiven nicht selbstständig gelöst werden. Das zeigen die Entwicklungen der letzten Jahre.

Nach ersten Schritten in die DiPS.kommunal-Welt möch-te ich bestätigen, was Marcus Stumpf im Januar 2017 in ei-nem Redebeitrag äußerte:

„Mittels Einzellösungen lässt sich der drohende Da-tenverlust […] nicht verhindern, da diese stets in einer ‚Sackgasse‘ enden. Erfolgversprechend sind dagegen die gemeinschaftlich entwickelten, nachnutzbaren Lösungen – wie eben ‚DiPS.kommunal‘.“5

Das Stadtarchiv hat sich der Verbundlösung DiPS.kom-munal angeschlossen und damit ein Werkzeug an die Hand bekommen, das es praktisch möglich macht, die Herausfor-derung Langzeitsicherung anzugehen. Es ist grundsätzlich erst einmal in der Lage, digitale Unterlagen zu überneh-men. Allein schon diese Tatsache schafft große Akzeptanz in der Verwaltung.

Da nun endlich ein konkretes Produkt beschafft werden konnte, hat sich der IT-Dienstleister des Themas angenom-men. Die Finanzierung stellte dann eigentlich ein nachran-

5 Bussmann, Verbündete gegen den Verlust (wie Anm. 1), S. 195.6 Die im folgenden genannten Vorteile lieferte Maren Kaling (DMS-Verant-

wortliche bei der Citeq, Münster).

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Anja Gussek: Erste Schritte mit DiPS.kommunal. Elektronische Langzeitarchivierung bei der Stadt Münster im Verbund mit dem LWL

giges Problem dar.6 Die Langzeitarchivierung erfolgt als Ver-bundlösung mit dem Landschaftsverband Westfalen-Lippe. Der Vorteil der Verbundlösung liegt klar auf der Hand. Ex-perten vernetzen sich, um die Herausforderungen der elek-tronischen Langzeitarchivierung gemeinsam anzugehen und gemeinschaftlich Lösungen zu entwickeln, die von anderen Archiven nachgenutzt werden können. Ein weiteres Argu-ment für die Verbundlösung lieferte der IT-Dienstleister Citeq: Gegenüber selbst programmierten oder betriebenen Lang-zeitarchiven ist ein solches Verbundarchiv in etwa um den Faktor 10 billiger! Die Kosten für die Teilnahme an der Ver-bundlösung liegen im Rahmen anderer „kleiner“ Fachver-fahren der Verwaltung. Die Betreiber-Rechenzentren wollen keinen Gewinn auf Kosten der teilnehmenden Archive oder

ihrer Trägerverwaltungen machen, sondern streben nach ei-ner Startphase eine schwarze Null im Betrieb an.

Archivarinnen und Archivare sollten sich in Zukunft vor al-lem die Arbeit bei der Entwicklung von Übernahmeschnitt-stellen teilen und so die Verbundlösung weiterdenken und gemeinsam Lösungen entwickeln. Damit bei der Langzeitsi-cherung Synergien entstehen können und sich der Betrieb überhaupt lohnt, bedarf es einer möglichst breiten Beteili-gung der Archive in Westfalen-Lippe! Es gilt: Je mehr Ar-chive sich beteiligen, umso günstiger wird das Angebot. n

Anja Gussek Stadtarchiv Münster gussek@stadt-muenster.de

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