Evernote – mein Life-Management-Tool Wie ich mit Evernote mein Leben organisiere!

PROBEKAPITEL „Grundausstattung“

PROBEKAPITEL „Inbox“

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1. Auflage 2013

Lektorat: Claudia Heinen

Covergestaltung: jw12792 – fiverr.com

Cover-Titelbild: © Natis – fotolia.com

Die Grundausstattung

Um mein System umsetzen zu können, benötigst du ein paar Dinge, die zu deiner Grundausstattung

gehören sollten.

Dabei handelt es sich um Dinge, die für die Umsetzung dieses Systems unbedingt notwendig sind.

Daher solltest du so schnell wie möglich schauen diese Dinge zu bekommen. Ich werde sie hier in

diesem Buch nur allgemein beschreiben und dir keine speziellen Marken oder Geräte vorstellen.

Das mache ich schlicht und einfach aus dem Grund, weil sich die Technik so schnell weiterentwickelt,

dass ich nicht jedes Mal eine neue Version dieses Buches erstellen kann. Als Alternative schlage ich

dir aber vor, einfach auf diese Internet-Seite in meinem Blog zu schauen, dort werde ich immer die

aktuellsten Geräte und Utensilien online stellen:

http://selbst-management.biz/ordnung-schaffen-die-grundausstattung/

Alles in Reichweite

Beginnen wir einmal mit dem Dreh- und Angelpunkt, dem Schreibtisch. Welches Modell, wie er

aussehen soll, welche Farbe oder welche Form bleibt vollkommen dir überlassen. Achte aber darauf,

dass er über genügend Arbeitsfläche verfügt.

Der Schreibtisch stellt den Dreh- und Angelpunkt dieses Systems dar. Von ihm aus solltest du alle

Geräte und Dinge, die ich hier in der Folge beschreibe, ohne dich wegbewegen zu müssen, erreichen.

Das ist ein absolut wichtiges Kriterium, bei dem du keinerlei Kompromisse eingehen darfst.

Idealerweise solltest du auch genug Stauraum haben. Als Beispiel habe ich dir hier unterhalb ein Foto

von meinem Schreibtisch abgebildet.

Du siehst also, bei mir ist es nicht überordentlich, aber alles hat ein System, und wenn ich etwas

suche, finde ich das binnen weniger Sekunden. Außerdem habe ich alles, was ich brauche, in

Reichweite!

Ablageboxen

Ich habe zwar in der Einleitung davon geschrieben, dass ich mit Evernote möglichst papierlos arbeite,

allerdings ist das nicht immer möglich. Daher benötigst du auch Ablageboxen. Einerseits für Material,

das du benötigst, um dieses System umzusetzen (Hilfsmaterial), und andererseits für alles, was du

offline aufheben musst, also nicht in Evernote speichern kannst oder willst.

Papier, Blöcke, Schreibwaren

Für mich die sogenannte Brücke zwischen online und offline. Denn wie oft kommt es vor, dass du

gerade nicht vor dem PC sitzt, aber eine gute Idee hast.

Gut, jetzt kannst du sagen, dann hab ich ja immer noch mein Smartphone und da kann ich es ja auch

in Evernote speichern. Stimmt natürlich, trotzdem gibt es Situationen, in denen es vielleicht nicht so

ist.

Ich habe zum Beispiel oft sehr gute Ideen (und jetzt bitte ja nicht lachen) auf dem WC. Vielleicht bist

du der Typ, der sein Smartphone auf das stille Örtchen mitnimmt, ich eher nicht. Dafür habe ich da

Block und Druckbleistift liegen.

Ein weiterer Ort, an dem ich sehr kreativ denken kann, ist das Bett. Auch da habe ich mein Handy

nicht dabei. Oft kommen mir vor dem Einschlafen gute Ideen, und die notiere ich dann auf einem

Block oder einem Blatt Papier.

Zu diesem Zeitpunkt, an dem ich dieses Buch schreibe, hat es in Wien gerade 34 °C, also Badewetter.

Auch ins Bad nehme ich mein Handy nicht mit. Dafür wieder Block und Druckbleistift, um auch dort

meine Ideen notieren zu können.

Diese Beispiele zeigen dir also, dass es Orte gibt, an denen du gerade nicht vernetzt bist. Und für

diese Orte brauchst du Papier und Schreibwaren.

Ich empfehle dir kompakte Blöcke, denn mit denen kannst du auch ohne Unterlage oder Tisch gut

schreiben (WC oder Bett). Außerdem empfehle ich dir einen Druckblei. Du kennst sicher das Problem

von Kugelschreibern, wenn du einen Zettel oder Block oft in der Hand hast, bildet sich darauf eine

kleine Fettschicht. Der Kugelschreiber schreibt dann nicht mehr ordentlich, ein Druckbleistift aber

schon.

Ich habe eigentlich in jedem Raum meiner Wohnung Druckbleistifte und Blöcke deponiert, außerdem

auch noch in allen Rucksäcken und Taschen, sollte ich mal auswärts unterwegs sein.

Wie du diese Zettel dann in Evernote integrierst, fragst du dich jetzt? Dafür gibt es vier

Möglichkeiten:

abtippen,

als Audio aufsprechen,

abfotografieren oder

scannen.

Scanner-, Drucker-, Kopierer-Multifunktionsgerät

Gut, hierbei handelt es sich um eine größere Anschaffung. Trotzdem würde ich nicht dabei sparen,

denn hier sind einige Punkte zu beachten, um mit diesen Geräten gut und schnell arbeiten zu

können. Wie gesagt, auf meinem Blog werde ich dir regelmäßig die besten Geräte vorstellen, aber

wenn du selbst danach suchen willst, dann würde ich einige Punkte dabei beachten:

Duplex-Drucker:

Auf dem Weg zum papierlosen Büro sicher das Richtige, denn wenn du schon drucken musst,

dann wenigstens geld- und umweltschonend. Also warum sollte man nicht beide Seiten eines

Blattes Papier bedrucken.

Das kannst du zwar auch ohne Duplex-Einheit, allerdings ist es nicht gerade produktiv, wenn

man jedes Mal zum Drucker rennen, die Zettel wieder umdrehen und neu einlegen muss. Da

würde ich lieber ein paar Euro mehr in eine Duplex-Einheit investieren.

Duplex-Scanner:

Noch wichtiger als beim Drucker auf eine Duplex-Einheit zu achten, ist es, beim Scanner eine

zu haben. Wie oft bekommst du beidseitig bedruckte Texte, Berichte und Protokolle und vor

allem Briefe in die Hand. Sehr oft nehme ich an.

Wenn du Evernote als dein Ablagesystem nutzen willst, dann benötigst du unbedingt einen

Duplex-Scanner. Stell dir einfach mal vor, wie viel Zeit es kostet, ein Blatt in den Scanner

einzulegen, auf Scannen zu klicken, warten, bis er fertig ist, das Blatt umdrehen und wieder

auf Scannen zu klicken.

Und das bei Hunderten, vielleicht Tausenden Blättern. Du siehst also, ein Duplex-Scanner ist

ein absolutes MUSS!

Ich kann bei meinem Gerät bis zu 100 Blätter einlegen und der Scanner scannt

vollautomatisch Vorder- und Rückseite in der richtigen Reihenfolge.

WLAN-, Wi-Fi-Drucker:

Auch bei dieser Funktion würde ich nicht sparen, denn erstens ersparst du dir den Kabelsalat

und zweitens kannst du so problemlos und ohne Umstecken von mehreren Geräten aus

Drucken und Scannen. Also beispielsweise vom PC, Laptop, ja sogar vom Tablet-PC und vom

Smartphone aus.

Auch wenn mehrere Leute in einem Büro oder Haushalt sind, zahlt sich so ein Gerät allemal

aus. Bei den meisten Geräten gehört diese Funktion aber ohnehin schon zur

Grundausstattung.

Kopier- und Fax-Funktion:

Bei den meisten dieser Multifunktionalgeräte ohnehin schon dabei. Ist jetzt für das

Ablagesystem mit Evernote nicht unbedingt erforderlich, kann aber im Alltag trotzdem ganz

nützlich sein. Ich möchte beide Funktionen nicht mehr missen.

Alle anderen Funktionen (ob Laser- oder Tintenstrahldrucker und Ähnliches) tun nichts zur Sache und

kannst du nach eigenem Ermessen auswählen.

Altpapier- und Müll-Eimer

Darauf möchte ich nicht weiter eingehen, weil ich davon ausgehe, dass so etwas ohnehin in jedem

Haushalt bzw. Büro vorhanden ist. Es sei nur der Vollständigkeit halber erwähnt.

Hüllen und Mappen

Wie schon erwähnt, du wirst trotz aller Bemühungen nicht alles online speichern können. Gewisse

Dinge werden auch offline gesammelt werden müssen.

Daher empfehle ich dir auch einen Grundvorrat an Hüllen und Mappen. Beispiele dazu findest du

ebenfalls in meinem Blog.

Diktafon (optional)

Wozu das, wirst du dich vielleicht fragen? Nun, darauf gibt es eine ganz einfache Antwort. Ich höre

gerne Podcasts oder Hörbücher, wenn ich mit dem Auto unterwegs oder auf Reisen bin. Da der

Podcast oder das Hörbuch auf dem Handy läuft, möchte ich nicht immer zwischen Evernote und dem

Podcast-Programm switchen. Daher habe ich mir ein Diktafon zugelegt.

Das nutze ich aber auch bei Seminaren, Fortbildungen und für Interviews. Es hat für mich also einen

absoluten Mehrwert.

Auf eine billige Alternative hat mich ein guter Freund gebracht. Er benutzt einfach sein altes

Smartphone als Diktafon für solche Situationen.

Grundausstattung ein sinnvolles Investment

Ich weiß natürlich, dass man in diese Grundausstattung ein wenig investieren muss. Trotzdem würde

ich bei diesen Geräten und Utensilien nicht sparen und vor allem auf Qualität achten.

Hast du ein funktionierendes System (und dazu gehört eine optimale Grundausstattung eben), wird

dich das produktiver machen.

Musst du dich immer wieder mit Geräten oder Utensilien herumärgern, wird dich das in deiner

Konzentration stören und fokussiertes Arbeiten wird nur sehr schwer möglich werden.

Die INBOX

So, jetzt geht es aber endgültig los, versprochen. Mein System besteht ja wie schon erwähnt aus den

Punkten

Erfassen

Organisieren

Aus- bzw. Durchführen

Die INBOX gehört eindeutig zur Kategorie Erfassen. Ich habe genau genommen sogar drei Inboxen.

Einerseits meine Inbox in Evernote, einen Eingangskorb für physische Dinge, wie Dokumente, Briefe

und Ähnliches, sowie meine Diktafon-Aufnahmen, die sich in dem Speicher meines Diktafons

befinden.

In diesen drei „Behältnissen“ landet alles, was irgendwie und irgendwann meine Aufmerksamkeit auf

sich ziehen könnte. Zum besseren Verständnis hier ein paar Beispiele.

Der Eingangskorb

Wie schon erwähnt, ist der Eingangskorb für alle physischen Dinge der erste Sammelort. Dort landen

unter anderem

Versicherungspolicen

Rechnungen

Briefe

Abrechnungen

Zeitungsartikel

Protokolle

Berichte

handschriftliche Notizen von meinen Blöcken

und was sonst noch so alles offline daher kommt.

Die Inbox von Evernote

Im Prinzip handelt es sich hierbei um das Standard-Notizbuch von Evernote. Bei deiner erstmaligen

Anmeldung hat das deinen Usernamen als Bezeichnung, also zum Beispiel „Thomas’ Notizbuch“.

In einem ersten Schritt benenne ich das sofort in „!!!INBOX“ um. Die drei Ausrufezeichen dienen

einfach dazu, das Notizbuch ganz oben in meiner Notizbuchliste zu halten, Sonderzeichen werden

nämlich vorgereiht, erst dann werden die Notizbücher nach Alphabet geordnet.

In dieser INBOX können wiederum unterschiedliche Arten von Notizen landen:

Notizen

Notizen können in vielfältiger Form in Evernote gespeichert werden. Einen Großteil davon werde ich

mit den hier folgenden Beispielen vorstellen:

Eingetippte Notizen:

Oftmals sitze ich vor dem PC und arbeite oder recherchiere zu gewissen Themen. Dabei habe

ich eine Idee oder finde eine Information, die für mich noch wertvoll sein könnte, also nichts

wie ab zu Evernote und die Infos sofort dort eintippen.

To-do-Listen:

Auch dafür ist Evernote optimal geeignet. Ich erstelle alle meine To-do-Listen (täglich,

wöchentlich, monatlich, Einkaufsliste usw.) mit Evernote. Ich werde dir im hinteren Teil des

Buches noch einige meiner Listen genauer vorstellen.

Wenn du dich in den Newsletter zu diesem Buch einträgst, bekommst du von mir eine E-

Mail, in der ich dir erkläre wie du an meine Evernote-ToDo-Listen-Vorlagen kommst

(http://selbst-management.biz/bonusmaterial-emlmt/).

Links aus Twitter, Facebook und NewsReadern:

Es kommt mittlerweile täglich mehrmals vor, dass ich auf Facebook, Twitter oder Feedly

unterwegs bin und auf interessante Infos stoße. Oft habe ich in dem Augenblick gerade keine

Zeit, mir diese Informationen näher anzusehen. Also nichts wie ab damit in die Inbox von

Evernote.

Die meisten Smartphones haben mittlerweile schon die Möglichkeit Informationen zu

„teilen“. Hast du dann die App Evernote auf deinem Smartphone installiert, kannst du die

Info binnen Sekunden zu Evernote kopieren.

Ganze E-Mails an Evernote weiterleiten:

Was für Facebook, Twitter und Co gilt, das hat natürlich auch für E-Mails seine Gültigkeit. Ich

kommuniziere zum Beispiel in meiner Tätigkeit als Sport-Mentaltrainer sehr oft auch via E-

Mail mit meinen Klienten.

Natürlich möchte ich mir diese Korrespondenzen auch in Evernote sichern. Das funktioniert

ganz einfach via Webclipper oder mit der Weiterleitungsfunktion an die Evernote-E-Mail-

Adresse.

Ganze Webseiten speichern:

Ich lese sehr gerne Blogs zu Themen, die mich interessieren. Allerdings mache ich das lieber

zu sogenannten toten Zeiten (also zum Beispiel auf Reisen, in den öffentlichen

Verkehrsmitteln, in Wartezimmern und Ähnlichem).

Heraussuchen tu ich mir diese interessanten Artikel allerdings vor dem PC. Ich nehme mir

einfach einmal pro Woche Zeit, zu meinen Lieblingsthemen zu recherchieren. Finde ich eine

entsprechende Webseite oder einen entsprechenden Artikel, dann speichere ich ihn mit dem

Webclipper in Evernote.

Bin ich dann mal mit den öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs, rufe ich mir diese

gespeicherten Seiten auf und lese sie.

Selbiges gilt natürlich, wenn ich zu meinen laufenden oder geplanten Projekten recherchiere.

Sprach-Notizen

Natürlich hast du in Evernote auch die Möglichkeit Sprachnotizen aufzusprechen. Das bedeutet,

anstatt zu tippen, einfach den Text in das Mikro des Smartphones zu sprechen. Beispiele hierfür

können sein:

Längere Texte:

Dir fällt gerade extrem viel zu einem Thema ein. Wenn du das langsam abtippen würdest,

verlierst du vielleicht den Faden, außerdem ist es mühsam.

Also einfach aufsprechen.

Interviews:

Das müssen jetzt nicht Interviews wie im TV oder im Radio sein. Aber mir hat ein Kollege zum

Beispiel unlängst erklärt, wie ich es schaffe, ein Problem mit dem Programm „Wordpress“ zu lösen. Ich habe ihn darum gebeten, ihn aufnehmen zu dürfen, wenn er den Vorgang erklärt.

Sollte das Problem dann noch einmal auftreten, kann ich mir seine Schilderungen jederzeit

abrufen.

Radiosendungen:

Eine meiner Lieblingssendungen im österreichischen Radio ist „Frühstück bei mir“ auf Ö3. In dieser Sendung werden immer wieder Persönlichkeiten eingeladen und interviewt. Oft lasse

ich bei diesen Interviews Evernote mitlaufen und verarbeite die Aufnahme später weiter.

Podcasts:

Ich höre sehr gerne zum Frühstück Podcasts. Interessiert mich eine Passage dabei besonders,

dann spreche ich sie in Evernote auf.

Fotografien

Das sind dann eben einfach die Dinge, die du der Einfachheit halber abfotografierst. Wenn du die

Premium-Version von Evernote besitzt, hast du den Vorteil, dass die Suchfunktion auch

Schriftzeichen auf Bildern erkennt.

Hier ein paar Beispiele:

Ordinationsöffnungszeiten:

Zum Glück bin ich nur sehr selten bei einem Arzt, wenn ich dann aber zur Abwechslung mal

einen benötige, muss ich erst immer mühsam seine Ordinationszeiten herausfinden. Seit ich

Evernote nutze, ist das nicht mehr nötig. Einmal das Schild an der Eingangstür abfotografiert,

in Evernote gespeichert und schon brauche ich nur noch den Namen des Arztes eingeben

und sofort erscheinen die Öffnungszeiten auf meinem Display.

Zeitungsartikel:

Oftmals sitze ich in meinem Lieblings-Café und lese gemütlich eine Zeitung oder ein Magazin.

Ab und zu sind ja auch in solchen Medien ganz brauchbare Artikel oder zumindest Ideen und

Zitate. Gefällt mir eines, zücke ich mein Smartphone, fotografiere es ab und schon landet es

in der Evernote-Inbox.

Visitenkarten, Prospekte:

Auf Seminaren und Fortbildungen wirst du oft mit Visitenkarten überhäuft. Wenn ich

interessiert bin, fotografiere ich sie ab und schon brauche ich mir keine Gedanken mehr

machen, wo ich sie verstauen soll.

Oder die Speisekarte deiner Lieblingspizzeria. Abfotografieren, schon auf dem Heimweg am

Smartphone schauen, was du heute zu Abend essen willst, anrufen und bestellen. Dann

kommt die Pizza fast zeitgleich mit dir nach Hause. Das funktioniert aber nicht, wenn das

Prospekt des Pizzalieferanten bei dir daheim in der Küche liegt.

Fotos:

Das gilt natürlich für alle Fotos, die du mit dem Smartphone aufnimmst. Jedes einzelne davon

kannst du in Evernote sichern. Egal ob auf Reisen oder auf Fortbildungen, in denen du die

Tafel oder eine Powerpoint-Folie abfotografierst. Du siehst also die Einsatzmöglichkeiten mit

der Fotofunktion sind vielfältig.

Diktafon

Meine dritte Inbox ist mein Diktafon. Dort landen ähnliche Dinge wie in der Sprach-Notiz von

Evernote.

Mittels USB kann ich diese Notizen dann auch nach Evernote übertragen. Allerdings bringt hier mein

Diktafon einen entscheidenden Vorteil:

Da ich auch sehr viel mit Spracherkennungssoftware arbeite (Teile dieses Buches sind eigentlich nicht

getippt, sondern eingesprochen), kann ich die Audio-Dateien meines Diktafons zuerst durch diese

Spracherkennungssoftware laufen lassen (weitere Infos dazu findest du auf

http://spracherkennungssoftware.biz/), denn dann habe ich die Notizen automatisch auch in

schriftlicher Form.

Wichtig: regelmäßig leeren

Du kennst das vielleicht von deinem E-Mail-Posteingang. Wenn da steht 635 gelesene Nachrichten,

oder noch schlimmer ungelesene Nachrichten, dann machst du was falsch.

Und genau so ist es auch bei diesen Eingängen. Wenn du die da gespeicherten oder abgelegten

Informationen nicht weiterverarbeitest, dann wird dir das auch nichts nutzen. Irgendwann wird dann

nämlich die Eingangsbox so voll sein, dass nichts mehr reinpasst, die Inbox in Evernote zugepflastert

sein und der Speicher des Diktafons komplett voll sein.

Also wichtig: regelmäßig alles leeren.

Ich halte hier folgende Intervalle ein:

Eingangskorb: 1x wöchentlich

Diktafon: 1x wöchentlich

Evernote INBOX: täglich

E-Mail-Posteingang: täglich

Einmal wöchentlich (Samstag) mache ich mich über den Eingangskorb her. Dann werden alle

Rechnungen, Berichte, Briefe, Dokumente und was sonst noch alles darin gelandet ist,

weiterverarbeitet. Das meiste davon landet in gescannter Form in Evernote, einiges findet sich auch

im Altpapier-Korb wieder und Teile davon hefte ich in meinen Mappen ab.

Ebenso verfahre ich mit dem Diktafon. Ausnahmen sind natürlich Dinge, die früher erledigt werden

müssen. Diese Dinge mit Priorität gebe ich dann erst gar nicht in den Eingangskorb, sondern die

landen gleich neben der Tastatur, um bei nächster Gelegenheit abgearbeitet werden zu können.

Sowohl die Evernote-INBOX als auch der E-Mail-Posteingang werden täglich geleert. Entweder am

Abend bevor ich den PC oder das Laptop ausschalte, oder allerspätestens am Tag darauf in der Früh.

Die INBOX – der Verschiebebahnhof

Wichtig ist, dass sich die Notizen so kurz wie möglich in der Inbox aufhalten. Hier sollen sie nur kurz

gesammelt und dann sofort weiterverarbeitet werden. Die Aufgabe der Inbox ist also mit jener eines

Verschiebebahnhofs vergleichbar.

Ihre Aufgabe ist das Sammeln, Sortieren und dann die sofortige Weiterleitung.

Es gibt allerdings eine einzige Ausnahme:

Es gibt Aufgaben, deren Erledigung schneller, oder zumindest gleich lange dauert, als wenn du sie in

einen anderen „Bahnhof“ weiterleiten würdest. Diese Aufgaben musst du sofort erledigen.

Ich habe mir hier einen Zeitrahmen von drei Minuten gelegt. Alles, was ich binnen drei Minuten

erledigen kann, das passiert in der Regel sofort.

Einige Beispiele gefällig:

Anrufe, E-Mails:

Dabei geht es meist um kurze Anrufe, um Informationen einzuholen. Oder kurze E-Mails, die

du einfach schnell beantworten kannst.

Bestellungen:

Schnell mal was bei Amazon bestellen oder in anderen Webshops.

Recherchen:

Telefonnummern oder E-Mail-Adressen herausfinden und dergleichen mehr.

Du siehst also, alles Dinge, die sehr schnell zu erledigen sind. Alle diese Dinge solltest du auf alle Fälle

immer sofort erledigen, denn in diesen Fällen wäre der Aufwand für die Weiterverarbeitung einfach

zu hoch.

Soweit also alle wichtigen Infos zur Inbox. Jetzt gehen wir dazu über jene Notizbücher zu definieren,

in die wir jene Nachrichten, die in der Inbox landen, weiterverschieben. Wir gehen also vom Erfassen

über zur Organisation.

Haben dir die Tricks geholfen?

Falls ja würde ich mich darüber freuen, wenn du das gesamte Buch bei Amazon bestellen würdest.

Hier der Link dazu:

Evernote – Mein Life-Management-Tool!

Auf alle Fälle bedanke ich mich bei dir fürs Lesen und hoffe dich als regelmäßigen Leser auf meinem

Blog

http://selbst-management.biz

begrüßen zu dürfen.

Mit produktiven Grüßen,

Thomas Mangold