Finanzmanagement: Erfolgreiche Abwicklung von EU … · • Möglichst frühe Kontaktaufnahme und...

Finanzmanagement: Erfolgreiche Abwicklung von EU-Projekten

Dr. Anne Clausen Dörte Dannemann, M.A. EU-Hochschulbüro Universität Oldenburg

Agenda

1. Vorstellungsrunde

2. Einleitung in das 7. Forschungsrahmenprogramm

3. Wann wende ich mich an das EU-Hochschulbüro?

4. Abrechnung konkret: Direkte und Indirekte Kosten

5. Auditvorbereitung

6. Besonderheiten bei der Abrechnung von Marie Curie-Projekten

7. Ausblick: Änderungen in Horizon 2020-Projekten

8. Klärung individueller Fragen und Möglichkeit zur Vernetzung

© Clausen / Dannemann 2014

Das 7. Forschungsrahmenprogramm der EU

Cooperation

Verbundforschung

Ideas

Pionierforschung

People

Marie Curie- Mobilitätsmaßnahmen

Capacities

Forschungskapazitäten


Förderquoten im 7. FRP

TÄTIGKEIT FÖRDERINSTRUMENT

Forschung & Entwicklung

Demonstration Sonstige / Manage-

ment

Koordinierung & Unterstützung

Verbundprojekt 50 %

75 %* 50 % 100 % -

Exzellenznetzwerk 50 %

75 %* - 100 % -

Koordinierungs- & Unterstützungs-maßnahme

- - 100 % 100 %

* 75 % nur für Hochschulen, gemeinnützige Forschungseinrichtungen, nicht auf Gewinnerzielung ausgerichtete öffentliche Einrichtungen und KMU.

Abrechnung erfolgt i.d.R. gemäß Aufteilung der Förderquoten im Projektantrag!


Aufgaben des EU-Hochschulbüros: Schwerpunkt Finanzabrechnung

• Belegprüfung

• Erstellung der Kostennachweise und Finanzberichte (Form C) für das an der Universität Oldenburg verwaltete Projektbudget

• Auditvorbereitung und Vorprüfung

• Korrespondenz mit Financial Officer der der EU und Projektkoordinator

• Beratung zu allen Fragen rund um die Finanzierung von Projekten

Service aus einer Hand


Fristen

• i.d.R. 18-monatige Berichtszeiträume

• 60tägige Berichtsperiode gegenüber der EU nach Stichtag (=> Grant Agreement)

• Möglichst frühe Kontaktaufnahme und Absprache mit dem EU-Büro, welche Dokumente zu welchem Zeitpunkt vorliegen müssen (ca. einen Monat vor Beginn der o.g. Abrechnungsperiode)

• Bei Präsidiumsvorlagen (Unterschriften für Berichte) müssen die vollständigen und aufbereiteten Berichtsunterlagen 10 Arbeitstage vor Abgabe vorliegen


Abrechnung konkret: Direkte Kosten

1. Personalkosten

2. Reisekosten

3. Sachkosten

4. Investitionen

5. Unteraufträge

=> Verbrauchsmaterial

=> Geräte Grenze: 150 EUR


Personalkosten

Abrechnung auf Basis der realen Kosten

Arbeitgeberbrutto => Dez. 2, Personalabrechnung

Prüfung durch EU-Büro und Innenrevision

Festangestelltes Personal (anteilige Abrechnung von Landesbediensteten) Rücksprache mit Dez. 1, Vermerk über Aufgabenübertragung

in Personalakte Proportional anteilige interne Umbuchung der Personalmittel auf Ersatzpersonal, um ‚Platz‘ für EU-Mittel zu schaffen

Projektmitarbeiter

Achtung: Bei 100 %-Verträgen bitte keine Hinweise auf projektfremde Aufgaben auf den Uni-Webseiten!


Timesheets konkret I

Monatliche Aufstellung

Darf im Nachhinein nicht manipulierbar sein

Urlaub (Annual Leave), Krankheit (Illness), Feiertage (Special Leave) müssen berücksichtigt werden

Titel des Projekts, Projektnummer

Name der Person, Institution

Arbeitsstunden für Projekt, aufgeschlüsselt nach Work Package (WP, rechte Spalte)

Tätigkeitsart, z.B. RTD, Management, Other

Unterschrift Person und Projektleiter monatlich


Timesheets konkret II

Bei mehreren Arbeitsverträgen in einer Projektlaufzeit müssen alle Tätigkeiten (auch die in anderen Projekten, Lehre, Administration) im Timesheet dokumentiert werden.

Timesheets sollten nicht von den Angaben zum Personalansatz im Projektantrag abweichen.

Die abgerechneten und nachgewiesenen Stunden müssen mit den jeweiligen Arbeitsverträgen übereinstimmen (und in der Summe nicht mehr als das Äquivalent einer 100%-Stelle ergeben!)


Reisekosten

• Dienstreiseantrag muss Zusammenhang zum Projekt herstellen

• Im Projekt angestellte Personen sowie im Antrag genannte können problemlos Reisemittel für Projektzwecke nutzen

• Finanzierung von Reisen Dritter müssen als Ausnahme inhaltlich und schriftlich begründet werden

• Steuern für Flüge können mit abgerechnet werden, Zusatzgebühren (z.B. für Check-in am Schalter bei Ryanair) sind nicht erstattungsfähig

• Extra Reiserücktrittsversicherung ist nicht erstattungsfähig, da es Uni-Versicherung für Mitarbeiter gibt

• Stornokosten werden i.d.R. nicht anerkannt (Ausnahmen)


Reisebelege konkret

Flugreisen: Boarding Cards

Bahnfahrkarten müssen entwertet sein

Großkundenrabatt der Uni und Bahncardrabatte nutzen

Nachweis aktiver Teilnahme, z.B. Präsentationsmaterialien mit Projektbezug und EU-Logo, Teilnehmerliste, Agenda der Veranstaltung inkl. Nennung der Reisenden und Projektbezug, Protokolle wenn möglich


Sachkosten

• Telefon-, Druck- und Kopierkosten können nicht über Projektfinanzstelle abgerechnet werden

• Lagerentnahme / Nutzung von Werkstätten der Uni wird als interne Leistung der Uni nicht bei der EU als direkte Kosten anerkannt => möglichst extern einkaufen bzw. beauftragen

• Versandkosten nur in Ausnahmefällen erstattungsfähig (Einzelfallprüfung)


Investitionen (Geräte)

• In Höhe interner Abschreibungssätze abzurechnen => G. Wilkens, Dez.2 unter Nennung Anlagennummer/Rechnung

• Abschreibungslaufzeit auf Basis des Lieferdatums

• Abschreibungslaufzeit > Projektlaufzeit: Restabschreibung und MwSt. aus Overhead (anteilig)


Investitionen: Abrechnung konkret

Arbeitsplatzrechner gelten als Grundausstattung und sind nicht erstattungsfähig!

Vergaberecht beachten

Zollbefreiung bei Investitionsgütern möglich => Fr. Bruns, Einkauf

Versandkosten nur in Ausnahmefällen erstattungsfähig (Einzelfallprüfung)


Unteraufträge

• Auf Unteraufträge (subcontracting) werden keine indirekten Kosten berechnet => je nach Tätigkeit werden unter Umständen somit nur 40 % der angefallenen Kosten erstattet.

• Bei Unteraufträgen im Bereich OTHER (z.B. Catering bei Projekttreffen, Übersetzung von Dissemination Material, Druck von Projektflyern) erfolgt eine 100 %-ige Erstattung der Kosten, allerdings abzüglich der MwSt.!


Indirekte Kosten (Overhead)

• Information an alle relevanten Projektleiter im August 2014

• Gilt rückwirkend für alle Berichtsperioden, die in 2014 enden

• Regelung Universität Oldenburg:

50 % Zentraler Einbehalt zur Finanzierung des Programmhaushalts des Präsidiums

20 % an die jeweilige Fakultät bzw. den jeweiligen Budgetkreis

30 % an die jeweilige Projektleitung bzw. das jeweilige Forschungszentrum

• MwSt. und Restabschreibungen werden anteilig übernommen

• HH-Finanzstellen für anteilige Umbuchung des Projektanteils


Auditvorbereitung

• Auditpflicht für Projekte mit Budget > 375.000€

• i.d.R. begleitendes Audit jeweils bei Berichtspflicht (nicht nur bei Abschluss)

• Auditierung erfolgt über Innenrevision = unabhängige Instanz

• Korrespondenz der Projekte sollte über uns als Vorprüfer erfolgen

• Zeitlichen Rahmen rechtzeitig absprechen

• Kosten ca. 1.500 – 3.000€ , kann aus Projektmitteln erstattet werden


Besonderheiten bei der Abrechnung von Marie Curie Projekten

Cooperation

Verbundforschung

Ideas

Pionierforschung

People

Marie Curie- Mobilitätsmaßnahmen

Capacities

Forschungskapazitäten


Marie Curie-Projekte: Initial Training Networks (ITN)

• In der Regel Doktorandennetzwerke, aber auch offen für erfahrene Wissenschaftler

• Erstattung von Kosten mittels Pauschalsätzen (Lump sums & flat rates)

• Vollzeitverträge

• spezielle „Forscherverträge“ (kein TV-L) => Vorlagen bei Dez. 1

• Timesheets müssen geführt werden

• Gehalt abhängig vom Forscherstatus: Early Stage Researcher oder Experienced Researcher


ITN Abrechnung konkret

Gehalt des Wissenschaftlers

Pauschale für die Universität

max. 10 %, verbleibt für gewöhnlich

größtenteils beim Koordinator

10 % Overhead, unterliegt der Overhead-Regelung der

Universität

1.

Lebenshal-

tung

2.

Mobilität

3.

Training,

Forschung,

Wissens-

transfer

4.

Manage-

ment

5.

Overhead

6.

Andere

Kosten


Marie Curie-Projekte: International Research Staff Exchange Scheme (IRSES)

• Abrechnung anhand von Pauschalsätzen (1.900 EUR/2.100 EUR)

• Taggenaue Berechnung!

• Der Grant dient der Deckung von Reise- und Aufenthaltskosten und ersetzt NICHT das Gehalt des Reisenden

• Diese Förderlinie greift ab Doktorandenniveau (keine Studierenden!). Es können Wissenschaftler aller Karrierestufen versandt werden

• Voraussetzung ist eine vertragliche Bindung an die Universität (z.B. durch einen Arbeitsvertrag) während des gesamten Aufenthalts.


Ausblick: Horizon 2020

• Ein Kostenmodell für (fast) alle Projekte: 100 % direkte Kosten + 25 % Overhead = 125 % Erstattung!

• MwSt. wird mit erstattet

• Neue Timesheetvorlage: Personen, die zu 100 % im Projekt angestellt sind, müssen kein Timesheet führen

• Open Access für alle Projektveröffentlichungen

• Audit einmalig am Ende der Projektlaufzeit ab einem Fördervolumen von 325.000 EUR

• Gleiche Kostenkategorien innerhalb der Marie Curie-Förderlinien: Angleichung und finanzielle Aufwertung der Austauschprogramme


Auch für Horizon 2020 und alle anderen europäischen Förderprogramme gilt:

Service aus einer Hand


Weitere Informationen und Guidelines

• Finanzmanagement EU-Büro: http://www.uni-oldenburg.de/forschungsfoerderung/internationale-foerderung/eu-buero/finanzmanagement/

• EC Participant Portal: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html

• Für FP7-Projekte: Finanzleitfaden: http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/fp7/89556/financial_guidelines_en.pdf

• Für Horizon 2020-Projekte:

Annotated Model Grant Agreement (AMGA): http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020-amga_en.pdf

H2020 Online Manual and Reference Documents: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/index.html


http://www.uni-oldenburg.de/forschungsfoerderung/internationale-foerderung/eu-buero/finanzmanagement/







http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/fp7/89556/financial_guidelines_en.pdf

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/fp7/89556/financial_guidelines_en.pdf

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020-amga_en.pdf




http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/index.html

Vielen Dank.

Dr. Anne Clausen Dörte Dannemann, M.A. Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Referat Forschung & Transfer EU-Hochschulbüro 26111 Oldenburg Tel.: 0441 798 -4333, -4764 E-Mail: [email protected], [email protected] http://www.uni-oldenburg.de/eu-buero/


mailto:[email protected]






http://www.uni-oldenburg.de/eu-buero/





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