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PRODUKTÜBERSICHTFORMS 5-2

FORMS 5-2 PRODUKTÜBERSICHT

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Zusammenfassung 3

Automatische Datenerfassung mit FORMS 4Die Antwort auf Ihre Verarbeitungsbedürfnisse 4Reibungslose Arbeitsabläufe 5Benutzerfreundlich 5

Problemloser Verarbeitungsstart 6Informieren von FORMS über den Formularinhalt 7Auswählen des Layouts der Transferdaten 9Konfigurieren geeigneter Produktionsjobs 9

Reibungslose Produktion 10

Eine große Auswahl an Eingabeoptionen 11Scannen – effizient und lückenlos 11Vereinfachte Formularveröffentlichung und automatische 11Datenerfassung im Internet 1�Erfassen von Formularen direkt aus E-Mails 13Unübertroffene Interpretation – das große Plus von FORMS 14Validierung, Korrektur und Bestätigung 15Schnelles Verifizieren und Massenverifizierung 16Datentransfer einfach per Mausklick 17

Hinzufügen weiterer Funktionen 18

Bearbeiten beliebiger Mengen von Formularen 19

Systemsicherheit, Zuverlässigkeit und Datensicherheit 20

Effiziente Adresserfassung 21ReadSoft ADDRESSES �1

Überwachung rund um die Uhr 22ReadSoft MONITOR ��

Bilder von den Produktionsdokumenten sofort griffbereit 23ReadSoft REPOSITORY �3

Weitere nützliche Funktionen 24Assistenten �4Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe �4Dokumentanalyse �4Netzwerklizenzmanager �4Formulardesigner �4Formulardefinitionsassistent �5Eingabe nach Bild-/Papiervorlage �5Validierungsassistent �5


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Zusammenfassung

Wirtschaftliche Position:

· Weltweit marktführend

· Öffentlich gehandeltes, er- folgreiches Unternehmen

· Erfolgreicher Einsatz in verschiedenen Industriezweigen

· Tausende von Installationen weltweit

· Lokale ReadSoft-Nieder- lassungen in 1� Ländern; hervorragende technische Unterstützung durch Distri- butoren in fast 70 Ländern

· Größte Forschungs- und Ent-wicklungsgruppe in der Branche

Vorzüge in der Produktion:

· Alle Typen von Formularen interpretierbar

· Daten auf Papier-, Internet-, E-Mail- oder Faxformularen verwertbar

· Schnelle und präzise Interpreta-tion

· Zuverlässiges und sicheres System

· Vielseitig, effizient und flexibel

· Skalierbar für Verarbeitungs- volumen von 50 bis über eine Million Formulare pro Tag

· Schlüsselfertiges Produktions- system zur Formularver- arbeitung

Technische Pluspunkte:

· Hervorragende Funktionen für die ICR-/OCR-/Barcode-In-terpretation unter Ver- wendung adaptiver und kon-textsensitiver Techniken

· Umfassende, integrierte Validier-ungsfunktionen

· Scannen, Interpretation und Bildfilterung bei Farbvorlagen

· Offenes Design für die Integra-tion mit anderen Anwendungen

Daten aus ausgefüllten Formularen in ein nutzbares Format zu übertragen ist eine echte Herausforderung, insbesondere wenn Sie Ihre Daten bislang immer erst manu-ell erfassen mussten, um sie sinnvoll nutzen zu können.

Die automatische Datenerfassung bietet sich in diesem Fall als höchst attraktive Al-ternative an. Aber nicht alle automatischen Datenerfassungsprogramme sind gleich. Wie lässt sich das Richtige für Ihre Bedürfnisse finden?

Glücklicherweise gibt es ein System, das alle Anforderungen an die Formularver- arbeitung erfüllt: FORMS 5 von ReadSoft.

Wir haben ein leistungsstarkes automatisches Datenerfassungssystem entwickelt, das sich durch Effizienz, Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit auszeichnet.

FORMS 5 ist ein Komplettsystem für Design, Veröffentlichung und Erfassung von Daten auf Papier-, Fax-, Internetformularen und per E-Mail. Als schlüsselfertiges Produktionssystem für die Formularverarbeitung erlaubt FORMS 5 einen schnellen Einstieg in die Produktion und bietet Ihnen darüber hinaus folgende Vorzüge:

· Alle Typen von Formularen interpretierbar· Daten auf Papier-, Internet-, E-Mail- oder Faxformularen verwertbar· Hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit und Interpretationsgenauigkeit· Minimierung der manuellen Arbeitsschritte bei der Datenerfassung· Zuverlässiges und sicheres System· Skalierbar für Verarbeitungsvolumen von 50 bis über eine Million Formulare pro

Tag· Bewährtes, reibungslos arbeitendes System mit einer breiten Palette integrierter

Funktionen· Farbverarbeitungsoptionen für erfolgreichere Interpretation und effizientere Produk-

tion· Verarbeitete Daten aus Formularen direkt in ein Hostsystem transferierbar· Flexible Anpassung an unterschiedlichste Formularverarbeitungsumgebungen

Darüber hinaus bietet FORMS zahlreiche technische Funktionen, mit deren Hilfe Sie das Programm an Ihre individuellen Anforderungen bei der Formularverarbeitung anpassen können.

Denn wir von ReadSoft sind nicht nur Experten für automatische Datenerfassung, sondern wir wissen auch ganz genau, was Unternehmen und andere Organisationen, die pro Jahr Millionen von Formularen verarbeiten, von unseren Programmen er-warten.

Wenn Sie die folgenden Seiten lesen, werden Sie verstehen, warum sich Tausende führender Unternehmen weltweit für FORMS als das System für ihre alltägliche automatische Datenerfassung entschieden haben.


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Automatische Datenerfassung mit FORMSAlle Formulartypen

Erfassung von Daten aus beliebigen Quellen:

· Formulare auf Papier

· Internet-Formulare

· E-Mail-Formulare

· Fax-Formulare

· Elektronische Formulare

Bis zu zehnmal schneller

Höhere Qualität

Alle Datentypen:

· Handgeschriebene Zeichen

· Gedruckt

· Barcodes

· Kästchen zum Ankreuzen

· Kreise

· Tabellen

· Matrixfelder

Geeignet zur Verarbeitung bereits vorhandener Formu-lare

Weltweit im Einsatz:

· Tausende von Installationen

· In vielen Branchen

· Erhältlich in 8 Sprachen

· Zeichensatzunterstützung für �5 Sprachen

Größtes Forschungs- und Entwicklungsteam der Branche

Die Antwort auf Ihre VerarbeitungsbedürfnisseFORMS erfasst automatisch Daten aus allen Typen von Dokumenten in beliebigen Formaten, ganz gleich, ob die Formulare auf Papier, als Internet-Formulare, als E-Mail, als Fax oder in elektronischer Form vorliegen.

FORMS erkennt und interpretiert alle Datentypen: handgeschrieben, gedruckt, Barcodes, Kästchen zum Ankreuzen, Kreise, Tabellen, Matrixfelder und sogar ganze Adressen.

FORMS bietet eine Farbverarbeitung an, die die Interpretationsrate und Produktions- geschwindigkeit verbessert. Die Möglichkeit, aus dem gesamten Dokument oder Teilen des Dokumentes Farbbilder zu generieren ist von unschätzbarem Wert, z.B. für Fotobearbeitungssoftware oder die Erstellung von Unfallberichten.

Tausende großer und kleiner FORMS-Installationen werden weltweit in vielen Branchen eingesetzt. ReadSoft unterstreicht seine Position als weltweit führender An-bieter im Bereich der Formularverarbeitungstechnologie durch die Einrichtung von Zweignieder-lassungen und die Auswahl von Distributoren auf allen Kontinenten. Das bedeutet Fachwissen und Unterstützung ganz in Ihrer Nähe.

FORMS ist in folgenden Sprachen erhältlich:

· Dänisch · Deutsch · Englisch· Italienisch · Portugiesisch · Französisch· Spanisch · SchwedischWeitere nationale Versionen erhalten Sie bei den ortsansässigen Partnern von Read-Soft.

Für die Interpretation von Daten stellt FORMS Zeichensatzunterstützung für 25 Sprachen zur Verfügung, ergänzt durch länderspezifische Einstellungen.

FORMS zeichnet sich durch beispiellose Benutzerfreundlichkeit, Präzision, Vielseitig-keit und Geschwindigkeit aus – ein Ergebnis der engagierten Entwicklungsarbeit einer der größten und innovativsten Entwicklungsabteilungen in der Datenerfassungs-branche. Perfekt abgestimmt auf die Anforderungen moderner Unternehmen wird

E-Mail

Internet

Fax

Papier

Überwachung Integration

Interpretation Verifizierung Transfer

Mainframe

Archiv

Datenbank

Arbeitsablauf

Online-

Anwendung

Ausgabedatei

Bilder

...

TARGETEINGABE


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Benutzerfreundlich

Sicher

Zuverlässig

Flexibel

Benutzerfreundliche Ober-fläche

Schneller Produktions- einstieg

An Einzel-PCs oder in kom-plexen Netzwerken

Benutzerdefinierte Arbeit-sabläufe

Formularveröffentlichung und Erfassung von Daten im Internet

Adresserfassung

Internet-Verifizierung

Systemüberwachung

Schneller Zugriff auf Images aller Dokumente während der Verarbeitung

Datenbankspeicherung:

· Datenbankfunktionalität aufteilen

Export an beliebige Systeme für:

· Elektronische Archivierung

· Arbeitsablaufsysteme

Reibungslose ArbeitsabläufeSobald Sie dem System mitgeteilt haben, welche Informationen es auf den einzelnen Formularen suchen soll, können Sie schon in Produktion gehen.

Auf Papier ausgefüllte Formulare werden mittels eines Scanners in das System eingelesen. Ausgefüllte Internetformulare, analysiert E-Mails und Fax-Formulare (oder andere Bilddateien) gelangen mit der Interpretation ins System. FORMS interpretiert, validiert die Formulare und speichert sie dann auf dem Computer. Mittels der Funk-tion „Datenbankfunktionalität aufteilen“ können die Formulardefinitionen lokal im Modul Verify gesichert werden. Das ist besonders wichtig für die Leistungsfähigkeit, wenn das Verify über äußeren Zugriff durchgeführt wird.

Zeichen, die nicht interpretiert werden konnten, und Einträge, die vorgegebenen Vali-dierungsregeln widersprechen, werden in der Verifizierungsphase auf dem Bild- schirm angezeigt und können schnell korrigiert werden. Sind die Formulare vollstän-dig eingelesen, werden die erfassten und verifizierten Daten in eine Ausgabedatei oder an ein Zielsystem Ihrer Wahl übertragen.

Zusätzlich können Sie das Modul Monitor einsetzen. Es ermöglicht eine bessere Sys-temüberwachung, denn es bietet das Erzeugen von Berichten über Systemaktivitäten sowie die Echtzeitüberwachung der FORM-Systeme und ihrer Benutzer an.

Der Einsatz des Moduls Zwischenspeicherung ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die auf dem Bildschirm befindlichen Images aller zum jeweiligen Zeitpunkt in Produktion befindlichen Formulare.

Die Skalierbarkeit von FORMS macht es möglich, aktuelle Formularvolumen zu ve-rarbeiten und dann einfach das System auszubauen, um den neuen erhöhten Verarbei-tungsanforderungen gerecht zu werden.

Darüber hinaus lässt sich FORMS auch mit anderen DV-Systemen integrieren, z.B. elektronischen Archivierungs- und Arbeitsablaufsystemen. FORMS ist äußerst offen und flexibel, so dass Sie das System optimal an die Gegebenheiten in Ihrer Ver- arbeitungsumgebung anpassen können.

BenutzerfreundlichDie Benutzeroberfläche von FORMS ist übersichtlich gestaltet und leicht verstän-dlich. Besonderer Wert wurde auf effiziente Verifizierung gelegt: Sie können die Bild- schirmansicht so einstellen, wie es Ihren Arbeitsgewohnheiten entspricht.


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Problemloser Verarbeitungsstart

Einfach zu konfigurieren

Automatische Optimierung:

· Scannereinstellungen

· Formulardefinition

· Erfassen von E-Mail

Assistenten

Zahlreiche integrierte Funk-tionen

Standardeinstellungen zur einfacheren Verwendung

Design, Veröffentlichung und Erfassung:

· Von bereits vorhandenen For-mularen

· Von einseitigen Formularen

· Von mehrseitigen Formularen

· Von Anhängen


Adresserfassung

Externe Validierung

Indizierung

Bilderfassung

Erweiterte Funktionen zur Bildverbesserung

Im Manager erstellen Sie eine Formulardefinition, die FORMS mitteilt, wie die Formulare aussehen und welche Informationen sie enthalten.

FORMS eignet sich für die Erfassung von Daten aus verschiedensten Formulararten.

Der erste Schritt der Vorbereitung von FORMS für das Erfassen eines neuen Formular- typs dauert nicht lange. Im Modul Manager erstellen Sie in fünf einfachen Schritten eine Formulardefinition.

1. Öffnen Sie ein Formularimage im Manager unter (Formulare auf Papier: Legen Sie die gewünschten Scannereinstellungen für das Formular fest. Scannen Sie ein leeres Originalformular.)

2. Definieren Sie Justierfelder (charakteristische Merkmale des Formulars) automa-tisch oder manuell. Diese Felder dienen in der Produktion dazu, das Formular zu identifizieren und eine eventuelle Schrägverzerrung zu korrigieren.

3. Definieren Sie die Felder, die erfasst werden sollen. FORMS erfasst während des Scannvorgangs automatisch den Inhalt der definierten Felder.

4. Legen Sie Inhalt und Layout der Daten fest, die übertragen werden sollen.5. Aktivieren und speichern Sie die Formulardefinition für die Produktion.Die Erstellung einer neuen Formulardefinition dauert in der Regel etwa 15 Minuten. Neuen Benutzern steht ein Formulardefinitionsassistent zur Verfügung, der sie Schritt für Schritt durch die Erstellung einer Formulardefinition führt.

Über eine Vielzahl von Optionen können Sie FORMS mitteilen, wie Ihre Formulare verarbeitet werden sollen – von generellen Vorgaben bis hin zu kleinsten Details. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten mit optimaler Effizienz und Genauigkeit verarbeitet werden.

Andererseits bieten die Standardeinstellungen von FORMS oftmals schon die Funk-tionalität, die Sie benötigen. In jedem Fall ist es sehr einfach, FORMS in Produktion zu nehmen und damit zu arbeiten.


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Informieren von FORMS über den Formularinhalt

Im Dialogfeld Field spezifizieren Sie detailliert sämtliche Bereiche auf einem Formular, die FORMS interpretieren und validieren soll.

Sobald Sie mit der Maus einen Feldbereich auf dem Formular spezifiziert haben, müssen Sie die Art der Informationen definieren, die in diesem Feld erfasst werden sollen. Jedem Feld weisen Sie einen Namen, einen Feldtyp und ein Format zu (siehe Abbildung oben).

Validierungsspezifikationen können Sie für einzelne Felder, ganze Formulare oder Formularsets (zwei oder mehr Dokumente, die als eine logische Einheit verarbeitet werden sollen, z.B ein Fragebogen) angeben.

Darüber hinaus gibt es viele weitere Optionen: Felddrehung, bedingte Verifizierung, Erkennung von Ausstreichungen, Entfernen von Zeichen für Maßeinheiten, Durch- suchen von Tabellen nach dem interpretierten Wert usw.

Mit der einzigartigen Adressinterpretationsfunktion von ReadSoft können Sie bei diesem Schritt auch ganze Adressfelder definieren. Dadurch erhöht sich die Inter- pretationsgenauigkeit bei der Adresserfassung.

Ebenso können Sie für jedes Feld eine Sicherheitsstufe festlegen, und zwar in Ab- hängigkeit von den verfügbaren Validierungsfunktionen und der Art der zu erfassen-den Informationen.

Mit anderen Worten, in FORMS lässt sich jedes einzelne Feld so definieren, dass die Interpretationsrate möglichst hoch und der Arbeitsaufwand für Sie möglichst gering ausfällt!

Und falls Sie eine Kontroll- oder Validierungsroutine verwenden möchten, die nicht bereits in FORMS enthalten ist, dann können Sie Ihren eigenen VBA-Code einfügen oder Daten zur weiteren Verarbeitung an einen COM-Objekt-Automatisierungsserver übergeben.

Definition aller Feldtypen:

· Alphabetische Felder

· Numerische Felder

· Gemischte Felder

· Anzukreuzende Felder

· Einzukreisende Felder

· Barcodefelder

· Postleitzahlenfelder

· Matrixfelder

· Tabellen

Intelligente Markierungs- erkennung (IMR)

Doppelklick

Validierungsroutinen:

· Aktive Validierung

· Prüfsummenvalidierung

· Anforderungsfelder

· Umsetzungstabellen

· Verbindungstabellen

· ODBC

Externe Engines

Sicherheit auf Feldebene

Feldhintergrundfilter

VBA

Automatische Feldsuche

Kontextabhängig

Handschriftenstile

Sprachspezifische Klassifi-zierung

Exportieren von Bildfeldern

Benutzerdefinierte Feld-typen zum wiederholten Gebrauch


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Auswählen des Layouts der Transferdaten

Praktische Standardlayouts

Generieren eigener Layouts möglich

Mathematische Berech-nungs- formeln integrierbar

Mehrere Ausgabeformate

Datenexport an beliebige Datenbanken

Übertragen erfasster Daten an beliebige externe Sys-teme

VBA

DLL

XML

Export von Formularbildern

Export von Feldbildern

Export zahlreicher Bilddatei- formate:

· BMP

· DCX

· EPS

· JPEG

· MO:DCA

· PNG

· TIFF

SPSS-Statistikanalyse

Archivierung

Inhalt und Layout der Ausgabedaten definieren Sie im Dialogfeld Transaction description. Diese Informationen werden als Teil der Formulardefinition gespeichert.

Wenn Sie angegeben haben, welche Informationen auf einem Formular enthalten sind, müssen Sie FORMS noch mitteilen, welche Daten im Rahmen der Produk-tion übertragen werden sollen. Dazu erstellen Sie eine Transaktionsbeschreibung im Modul Manager, und zwar im oben abgebildeten Dialogfeld.

Mit FORMS können Sie Daten in beliebige Datenbanken exportieren. Ebenso können die erfassten Daten von beliebigen externen Anwendungen eingelesen werden.

Eine Transaktionsbeschreibung ist ein sehr flexibles Instrument: Damit legen Sie nicht nur fest, welche Daten übertragen werden sollen, sondern auch, in welcher Rei-henfolge, in welchem Format und mit welchem Layout der Transfer erfolgen soll.

Wollen Sie ein Transaktionslayout möglichst schnell generieren, klicken Sie einfach auf Default. Das Programm bietet Ihnen vier Standardlayouts an, von denen in der Regel mindestens eines alles enthält, was Sie benötigen – von einer Liste sämtlicher definierter Felder bis hin zu einer Reihe von Systemvariablen, zum Beispiel dem Formulartyp und dem Zeitpunkt, zu dem das Formular im System einging.

Ein solches Standardlayout können Sie frei bearbeiten, d.h., Felder entfernen, die Sie nicht benötigen, und andere aus dem Feld Available fields übernehmen. Darüber hinaus können Sie eigene Systemvariablen, bedingte Felder, Kopfzeilen und anderen Text hinzufügen.

Völlig problemlos können Sie auch Texte einfügen oder logische und mathematische Formeln für bedingte Transaktionsfelder oder Standardwerte festlegen.

In den meisten Fällen können Sie mit der benutzerfreundlichen Oberfläche von FORMS Transaktionen in einem Format generieren, das in Ihrer Organisation bereits verwendet wird, so dass Sie die erfassten Daten mühelos in das vorhandene System übernehmen können.


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Konfigurieren geeigneter Produktionsjobs

Flexibles Jobmanagement

Gleichzeitige Verarbeitung verschiedener Jobs

Rationelle Produktion

Gezielter Personaleinsatz in der Produktion

Manuelle Eingriffe nur in Scan und Verify

Vollautomatische Ver- arbeitung in Interpret & Transfer

Jobkonfiguration möglich ohne Programmierkennt- nisse

Große Zahl integrierter Funktionen

Joblisten

Automatische Ausführung kontinuierlicher Jobs

Erweiterte Bildfilterung

Import von Bilddateien

Zeichenstatistik

Produktionssteuerung durch Angabe von Zeiträumen

Fünf Optionen für die au-tomatische Sortierung bei der Produktion

Verifizierung über Bildda-teien

Mit Hilfe des Moduls Manager erstellen Sie eine Jobbeschreibung, die für alle Ver- arbeitungsschritte mit FORMS gilt. Hier sehen Sie, welche Formulare zu einem Job gehören.

In der Produktion verhält sich FORMS so, als wäre es speziell für Ihre Formulare und Ihre Mitarbeiter konzipiert worden.

In wenigen Schritten erstellen Sie eine komplette Jobbeschreibung anhand der FORMS erkennt, welches Formular bzw. welche Formulare zu verarbeiten sind und wie diese Formulare während der gesamten Produktionsphase behandelt werden sollen.

Sie müssen nur die entsprechenden Formulare auswählen und anschließend die Datei speichern. Alles Übrige können Sie FORMS überlassen.

FORMS bietet Ihnen die Möglichkeit, die Standardjobverarbeitung zu verändern. Dazu stimmen Sie die Jobbeschreibung auf die Erfordernisse Ihrer Formulare, Ihres Systems und Ihrer Arbeitsweise ab, indem Sie die Standardeinstellungen ändern.

Es ist ebenfalls möglich, dass Sie eine Liste mit Jobs erstellen, die dann automatisch ausgeführt werden.

Sobald Sie die gewünschten Optionen ausgewählt und gespeichert haben, braucht ein Benutzer in der Produktion einfach die Datei mit der Jobbeschreibung zu öffnen und auf das Feld Start zu klicken.

Das Ergebnis ist ein Datenerfassungs- system von sehr hoher Präzision, un- schlagbarer Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit. Und das sind nur ein paar Gründe, weshalb FORMS auf dem Ge-biet der automatischen Datenerfassung eine Spitzenposition einnimmt.

Sobald Sie FORMS mitgeteilt haben, welche Daten auf Ihren Formularen erfasst werden sollen, welche Daten übertragen werden sollen und wie die Verarbeitung erfolgen soll, können Sie in die Produktion einsteigen.

Im Dialogfeld Jobliste können Sie eine Liste mit Jobs zusammenstellen, die ununter- brochen ausgeführt werden sollen.


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Reibungslose Produktion

Optimiert für große Produk-tionsvolumina

Bei Benutzern keine Pro-grammierkenntnisse erford-erlich

Datenerfassung aus beliebi-gen Quellen:

· Scannen von Formularen auf Papier

· Erfassen von Daten aus dem Internet

· Einlesen von Bilddateien

· Analysieren von E-Mails

· Erfassen von Online-Daten

Dynamische Farbverarbeitung

Hochentwickelte Funktionen zur Bildverbesserung

Überzeugende Funktionen zur Batchverarbeitung

Warteschlangen mit Prior-itäten

Puffersteuerung

Hervorragende Interpretation

Externe Interpretation

Interne Validierung

Verifizierung über das Inter-net

Automatische Zuweisung des Formularstatus

Statistiken

Arbeitsablauf für Daten- erfassung

Die Abbildung oben zeigt, welchen Weg die Formulare in FORMS automatisch nehmen.

FORMS enthält ein komplettes internes Arbeitsablaufsystem für erfasste Formulare. Daher ist zur Verarbeitung eines einzelnen Formulars nur sehr wenig Zeit erford-erlich, und die Gefahr, dass es dabei zu Fehlern kommt, ist minimal. Die Benutzer in der Produktion brauchen einzelne Formulare nicht zu verfolgen. Diese Aufgabe übernimmt FORMS.

Sie haben viele Möglichkeiten, Produktionsjobs so einzurichten, dass sie sich nahtlos in die gewünschten Arbeitsabläufe einfügen.

Zum Beispiel können Sie FORMS mithilfe von Warteschlangen oder Benutzerstatus- werten an vorhandene Routinen anpassen. So können Sie Arbeitsabläufe verändern oder FORMS so einrichten, dass sich besser damit arbeiten lässt. In diesem Zu- sammenhang können Sie Feldwerte abfangen, um die Sie sich besonders kümmern müssen, automatisch Dialogfelder aktivieren, die sich bereits in Ihrem System befin-den, Formulare für eine separate Verarbeitung umleiten usw.

Alles in Allem haben Sie bei FORMS die freie Wahl, ob Sie bisherige Arbeitsabläufe beibehalten, neue Arbeitsabläufe nach den Vorgaben von FORMS einrichten oder einen Weg zwischen beiden Extremen beschreiten wollen.

Modul ScanFormulare auf Papier werden gescannt, identifiziert und dann an das Modul Interpret geschickt.

Fax-Formulare und andere Bilddateien gelangen direkt über das Interpret – Modul ins System.

Internet-Formulare werden bereits online validiert, bevor sie zum Interpret – Modul gelangen.

Modul InterpretFormulare werden interpretiert, validiert und erhalten einen Status.

Vollständig interpretierte Formulare ohne Validierungsfehler gehen direkt an Transfer.

Andere gehen an das Modul Verify.

Modul VerifyFormulare mit nicht interpretierbaren Zeichen, Validierungsfehlern und unvoll- ständigen Feldern werden hier verifiziert.

Auch Felder, die definitionsgemäß manuell verifiziert werden müssen, werden hier verifiziert.

Modul TransferInterpretierte, validierte und verifizierte Daten aus vollständigen Formularen werden an Ausgabedateien oder Zielsysteme über- tragen.


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Scannen – effizient und lückenlos

SCSI- und Kofax-kompatibel

ISIS-kompatibel

Unterstützung für integri-erte Scannerfunktionen

Automatische Sortierung

Scannen in Farbe und in Graustufen

Bildverbesserung:

· Farbe

· Graustufen

· Schwarzweiß

Erweiterte Batchfunktionen:

· Batchverarbeitung

· Verarbeitung von Anhängen

· Formularsets

· Gruppierung zusammen- gehöriger Formulare

· Automatisches Anlegen von Ordnern

Miniaturansichten auch bei der Batchverarbeitung

Identifikation von Formu-laren beim Scannen

Druckerversatztoleranz

Korrektur von Schrägver- zerrungen

Interpretation in Scan

Entfernen von Formularen in Scan automatisch oder manuell

Abzeichnungsfunktion

Beim Scannen von Formularen mit FORMS sehen Sie in den Feldern für die Ablauf- steuerung und die Statistik, wie der aktuelle Scan-Job abläuft. In Miniaturbildan- sichten können Sie sich Formulare & Batches anzeigen lassen, so dass Sie die Bild- qualität überprüfen und alle nötigen Operationen ausführen können.

Bei FORMS brauchen Sie Ihre Formulare nicht zu sortieren. FORMS identifiziert die Formulare und sortiert sie, selbst wenn sie falsch herum oder mit der Unterkante voran in den Scanner eingelegt wurden. Darüber hinaus trägt das Modul Scan in FORMS zu Zeiteinsparungen in der Produktion bei, da es bei maschinell bedruckten Formularen auch versetzt gedruckte Daten erkennt.

Darüber hinaus steigern die Farbverarbeitungsfunktionen von FORMS die Effizienz bei der Produktion. Anzeigen in Farbe verbessern die Bildschirmdarstellung, während Funktionen zur Verarbeitung, Interpretation und Filterung farbiger Bilder zu einer Leistungssteigerung bei der Formularverarbeitung beitragen. Sie können beispielsweise festlegen, welche Hintergrundfarben unterdrückt und welche Vordergrundfarben hervorgehoben werden sollen. Dadurch verbessert sich die Zeichentrennung und dies führt unmittelbar zu einer höheren Interpretationsrate.

Die Bildqualität beim Scannen lässt sich anhand einer Miniaturbildanzeige mühelos überwachen: Hier können Sie direkt verfolgen, ob der Scan-Vorgang reibungslos abläuft und ob Batches, Anhänge und Formularsets korrekt gruppiert sind.

Sie können die Miniaturansicht auch vergrößern und haben dann eine Reihe weiterer Möglichkeiten: Sie können das Formular durch Kommentare ergänzen, die Formular- definition neu spezifizieren, ein Bild des Formulars ausdrucken usw.

Ist der Scanner mit einer Abzeichnungsfunktion ausgestattet, dann können Sie in FORMS die Zeichenfolge festlegen, die auf die gescannten Formulare aufgedruckt werden soll, ebenso wie die Position, in der sie erscheinen soll.

FORMS bietet ein beispielloses Spektrum an Funktionen für Identifikation, Korrektur von Schrägverzerrungen, Entfernen von Formularen, Farbverarbeitung, Batchver- arbeitung und Qualitätskontrolle direkt beim Scannen – und all das ohne Einbußen bei der Scan-Geschwindigkeit.

Eine große Auswahl an Eingabeoptionen


1�

Vereinfachte Formularveröffentlichung und automatische Datenerfassung im Internet

Datenerfassung aus Internet-Formularen

Schnell

Einsatz modernster Tech-nologie

Entwicklung spezieller For-mulare nicht erforderlich

Vorhandene Formulare ver-wendbar

Problemlose Konvertierung in HTML-Formulare

Problemlose Veröffentlichung von Web-Formularen im Internet

Jeder Internet-Browser zum Ausfüllen der Formulare geeignet

Online-Validierung mit JavaScript

Automatischer Import der ausgefüllten Formulare

Generierung von XML-Da-teien

Online-Daten gelangen in FORMS-Produktionsfluss

Verkürzte Produktionsdauer

Ergänzung zu Ihrem Daten-erfassungssystem:

· Formulare auf Papier

· Fax-Formulare


Mit dem WEB FORMS und dem FORMS-Modul Manager können Sie Formulardefinitionen direkt in Internetformulare konvertieren. So lassen sich Formularinformationen online erfassen und in den FORMS-Produktionsablauf integrieren.

Dank WEB FORMS ist die Verarbeitung Web-basierter Formulare in FORMS kein Problem. Und da Sie vorhandene Formulardefinitionen aus FORMS mit WEB FORMS in Internet-fähige HTML-Formulare konvertieren können, brauchen Sie auch keine speziellen Formulare für das Internet zu entwerfen.

Bei den HTML-Formularen stehen Ihnen die üblichen Designfunktionen zur Verfü-gung: Sie können Logos einfügen, Feldpositionen optimieren usw. Dazu benötigen Sie lediglich einen Standard-HTML-Editor.

Wenn ein Besucher im Internet ein Formular ausfüllt, werden die Eingaben jedes einzelnen Feldes automatisch auf Gültigkeit überprüft. Entsprechen diese Eingaben nicht den vordefinierten Formatspezifikationen oder Validierungsregeln, wird der Besucher aufgefordert, seine Eingaben zu korrigieren oder zu ergänzen, bis diese in Ordnung sind. Da die Daten aus Internet-Formularen FORMS bereits in vorvalidier-tem Zustand erreichen, verkürzt sich die Produktionsdauer.

Trifft ein ausgefülltes Formular ein, werden die Formulardaten in eine XML-Datei konvertiert und an FORMS übergeben, so dass sie im nächsten Produktionsjob verarbeitet werden können. Schnell, genau, benutzerfreundlich und effizient: Das sind die Vorzüge des WEB FORMS.

ein ausgefülltes Internet-Formular

wird in eine XML-Datei konvertiert

Import der XML-Datei in FORMS

die Daten des Internetformulars sind vollständig verarbeitet und können an ein

Host-Datensystem übergeben werden


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Erfassen von Formularen direkt aus E-Mails

EMAIL sortiert Ihre E-Mails automatisch, erfasst alle relevanten Anhänge und bindet diese in FORMS ein.

Das EMAIL hilft Ihnen auch, das komplexe Datenerfassungs system einfacher zu gestalten. Formulare, die per E-Mail eingehen, werden auf die gleiche Art und Weise verarbeitet wie Formulare auf Papier oder Internet-Formulare. Die Daten werden für FORMS so angepasst, dass alle Datentypen gleich verarbeitet, dieselben Geschäftsre-geln angewandt und die Daten auf dieselbe Weise an Ihr Host-System übertragen werden können.

EMAIL arbeitet im Hintergrund. Es erkennt Anhänge jedweder Art und übergibt diese direkt an FORMS. Alle Anhänge der abgerufenen E-Mails werden interpretiert oder importiert, d.h., Bilddateien werden interpretiert, XML-Dateien importiert. In der E-Mail enthaltene Informationen, wie beispielsweise Absender und Empfänger, werden im resultierenden Formular oder der resultierenden Rechnung gespeichert. Je nach Einstellung können eingehende Anhänge innerhalb von Sekunden akzeptiert werden.

Sobald eine E-Mail verarbeitet ist, wird sie vom Mail-Server gelöscht. So kann es nie zu einer Überlastung kommen, ganz gleich, wie viele Formulare oder Rechnungen eingehen.

EMAIL lässt sich problemlos konfigurieren und ist im Betrieb vollständig transpar-ent. Sobald eMail installiert und konfiguriert wurde, sind keine weiteren Maßnahmen seitens des Benutzers erforderlich.

Erheblich verringerte Verar-beitungskosten

Sofortige automatische Ve-rarbeitung

Automatische Sortierung von E-Mails:

• Schlüsselwörter in der Betref-fzeile

• FORMS-Schlüsselwörter

• INVOICES-Schlüsselwörter

• Die E-Mail-Sortierung er- möglicht eine äußerst flexible Eingabe, zum Beispiel für die Zuweisung in Warteschlangen.

Nahtloser Import von E-Mail-Formularen

Speichern aller Absender- daten

Erfassung von:

• Bildern (einschließlich Mehrbild-TIF-Dateien)

• PDF-Dokumenten (ein- schließlich mehrseitiger Doku-mente)

• Textdokumenten

• XML-Dateien

Einfache Konfiguration

Vollständige Transparenz

FORMS

TIF

PDF

ERP XML INTERNET

EMAIL

FORMS

EMAIL


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Unübertroffene Interpretation – das große Plus von FORMS

Hohe Interpretationsrate, -genauigkeit und -geschwindigkeit

Künstliche Intelligenz:

· Merkmalsanalyse

· Neuronale Netzwerke

· Genetische Algorithmen

· Fuzzy-Logik

· Automatisches Lernen

· Segmentierung in mehreren Durchgängen

· Adaptive Filterung

· Zeichenneubildung

Verbesserte Interpretation:

· Trigrammtabellen

· Aktive Validierung

· Optimierte Ergebnisauswahl

· Wörterbuchsuche

· Geometrischer Kontext

· Handschriftenoptimierung

Hervorragende Barcode- interpretation:

· BPO4 · Codabar· Code-1�8· Code-39· EAN-3· EAN-8· Interleaved �/5· PDF417· UPC-A· US POSTNET

Zeichensatzunterstützung für 25 Sprachen

Kombinierbar mit externen Interpretations-Engines

Import aller gängigen Bild- dateitypen

Beim Interpretieren von Formularen in FORMS sehen Sie in den Feldern für die Ablaufsteuerung und die Statistik, wie der aktuelle Interpretationsjob abläuft. Anschließend können Sie sich noch detailliertere Interpretationsstatistiken anzeigen lassen.

Mit FORMS lassen sich gedruckte und handgeschriebene Zeichen ebenso wie Bar-codes, angekreuzte Kästchen, mit Kreisen markierte Optionen, Tabellen, Matrixfelder und ganze Adressen gleichermaßen korrekt interpretieren. Nicht zuletzt deshalb hat sich FORMS als eins der beliebtesten automatischen Datenerfassungs programme weltweit durchgesetzt.

Die Interpretationsfunktion von FORMS ist so ausgereift, dass auch völlig normale handschriftliche Einträge gelesen werden können: Man braucht weder besonders deutlich zu schreiben, noch muss man zwischen den Zeichen einen besonders großen Abstand lassen.

Diese überlegene Interpretationsqualität ist das Ergebnis modernster Technologien auf dem Gebiet der künstlichen Intelligenz: FORMS arbeitet mit Merkmalsanalyse, neuronalen Netzwerken, generischen Algorithmen, Fuzzy-Logik und maschineller Lernfähigkeit.

Trigrammtabellen erleichtern die Interpretation von Zeichenketten. Eine Trigram-mtabelle enthält alle in einer Sprache denkbaren Kombinationen aus drei Buchstaben, zusammen mit der Häufigkeit der einzelnen Kombinationen. Trifft FORMS auf nicht interpretierbare Zeichen, so vergleicht es diese mit der entsprechenden Trigrammtabelle und sucht eine passende Interpretation. Auf diese Weise konnte der Zeitaufwand für die manuelle Verifizierung noch weiter gesenkt werden. Mit Hilfe des Lexical Ana-lyzers können Sie sich Ihre eigene Trigrammtabelle zusammenstellen. Das empfehlen wir vor allem dann, wenn das Formular viel Fachausdrücke enthält. Aus ihnen kann mithilfe des Lexical Analyzers eine bestimmte Trigrammtabelle erstellt werden.

Im Normalfall interpretiert FORMS automatisch 100% der angekreuzten Felder, 99,9% des maschinengeschriebenen/gedruckten Texts und 97% des handgeschriebenen Texts. Diese außerordentlich hohe Interpretationsleistung können Sie durch weitere Inter- pretations-Engines ergänzen, die sich ihrerseits mit hochentwickelten Ergebnis-auswahl-mechanismen kombinieren lassen, um ein optimales Interpretationsergebnis sicher-zustellen.

Je genauer die Interpretation, umso geringer der Arbeitsaufwand bei der Verifizierung. In den meisten Fällen muss gerade eines von 50 Zeichen von Hand ergänzt werden. Das ist der Grund für die gewaltigen Effizienzsteigerungen, die sich mit FORMS erzielen lassen.


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Validierung, Korrektur und Bestätigung

Gewaltige Effizienz- steigerungen

Einfache Bedienbarkeit

Verifizierung über das Internet

Datenbankfunktionalität aufteilbar

Jobs für eine schnelle Verifizierung konfigurierbar

Vielzahl von Konfigurations- möglichkeiten

Ergebnis vieler Jahre praktischer Erfahrung in der Produktion

Ergonomisch

Layout frei wählbar:

· Geteilter Bildschirm

· Schriftart und Größe

Gestaltungsfreiheit bei der Bildanzeige

Arbeitsplatz frei wählbar

Schnelles Verifizieren

Massenverifizierung

Verifizierung über Bilddateien

Aktive Validierung von Sätzen

Warteschlangen

Eyes & Hands FORMS bietet Ihnen eine Vielzahl von Auswahlmöglichkeiten für die Darstellung von Verifizierungsdaten. Auf dem geteilten Bildschirm oben sehen Sie zum Beispiel ein falsch ausgefülltes Feld sowie seine Position auf dem Formular und seinen aktuellen Status. Um das Feld zu vervollständigen, brauchen Sie lediglich das Bearbeitungsfeld auszufüllen.

Beim Verifizieren müssen bestimmte Daten aus verarbeiteten Formularen vom Be-nutzer überprüft werden – Daten, die gegen Validierungsregeln verstoßen, nicht inter-pretierte Zeichen und falsch ausgefüllte Felder (wie im Beispiel oben).

Im Modul Verify können auch solche „regelwidrigen“ Daten effizient verarbeitet werden.

Neben Standardeinstellungen, die sich für jede Situation eignen, bietet das Modul Verify in FORMS zahlreiche Optionen für die Darstellung von Daten auf dem Bild- schirm. So können Sie eine Verifizierungsumgebung einrichten, die sich optimal für Ihre Formulare und Ihre Mitarbeiter eignet.

Im Modus Schnelles Verifizieren beispielsweise werden nicht interpretierbare Zeichen in einem kombinierten Feld angezeigt. So können sie viel schneller als in mehreren Einzelfeldern korrigiert werden:

Im Beispiel oben sehen Sie, dass der Benutzer hier statt „23518“, „984“ und „3850“ nur „543“ eingeben muss – das bedeutet eine Effizienzsteigerung von nicht weniger als 400%!

Sie können das Modul Verify vor Ort einsetzen, genauso gut aber die Internet-basierte Verifizierfunktion verwenden, so dass Formulare auch an anderen Standorten, z.B. an Telearbeitsplätzen, verifiziert werden können. Verifizierjobs können über das Internet versendet werden. Die verifizierten Formulare werden nach Abschluss der Verifi-zierjobs zurückgeschickt und in den FORMS-Produktionsablauf integriert, so dass sie übertragen werden können.


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Schnelles Verifizieren und Massenverifizierung

Eine sehr praktische Ergänzung für den Modus „Schnelles Verifizieren“ ist die Massenverifizierung. Links sehen Sie Zahlen aus einem oder mehreren Formularen, aufgelistet zur Einzelüberprüfung. Hier brauchen Sie lediglich die Zahlen auszu- wählen, die nicht korrekt interpretiert wurden. Rechts sehen Sie den gleichen Vorgang für Markierungsfelder.

Die Effizienz bei der Verifizierung lässt sich mithilfe der Massenverifizierung noch weiter steigern. Bei der Massenverifizierung kann der Benutzer Daten im Modul Verify noch schneller verarbeiten.

Alle interpretierten Zeichen mit der entsprechenden Einstellung werden je nach ihrem aktuellen Wert als Gruppe angezeigt (siehe links oben). Zuerst werden Zahlen massenverifiziert, dann Buchstaben. Erscheint ein Zeichen in der falschen Gruppe, lässt es sich leicht erkennen und korrigieren.

Danach werden Markierungsfelder massenverifiziert (siehe rechts oben). Hervor- hebungen im Hintergrund weisen den Benutzer auf Stellen hin, an denen Korrekturen erforderlich sind.

In den Modi „Schnelles Verifizieren“ und „Massenverifizierung“ besteht die Möglich-keit der Pufferung. Das heißt, in Verify werden Daten aus mehreren Formularen gesa-mmelt und auf dem gleichen Bildschirm angezeigt. Die Puffergröße lässt sich ändern, und auch das Bildschirmlayout können Sie an Ihre Arbeitsweise anpassen.

Im Normalfall kann ein Benutzer pro Stunde mindestens 100.000 Zeichen massen- verifizieren – etwa zehnmal mehr als von Hand.

Eine weitere Kontrollfunktion von Eyes & Hands FORMS ist die Summenvalidier-ung. Dabei wird geprüft, ob die Summe von Zwischensummenfeldern der Summe im dazugehörigen Gesamtsummenfeld entspricht. Diese Funktion können Sie für einzelne Formulare und Formularsets, aber auch formular- bzw. formularsetübergrei-fend einsetzen. Findet Interpret eine falsche Gesamtsumme, werden alle betroffenen Felder in Verify angezeigt, so dass Sie die fehlerhaften Werte korrigieren können.

Es braucht sich auch niemand zu merken, welche Formulare bzw. Felder noch unvoll- ständig sind, denn FORMS zeigt alle Daten an, die noch vervollständigt werden müs-sen: Einfach, effektiv und sicher.

Verbesserte Datenqualität

Maximale Effizienz

Signifikant höhere Geschwin-digkeit bei der manuellen Verarbeitung:

· 100.000 Zeichen pro Stunde

· 10-mal schneller als bei manuel-ler Eingabe

Pufferung

Summenvalidierung:

· Zwischensummen

· Beliebige Validierungsoptionen

Rasterprüftabelle für Ma-trixfelder

Einfügen von Kommentaren zu verifizierten Daten:

· Feldern

· Formularen

· Formularsets

Suche nach bestimmten Formularen

Müheloses Durchsuchen aller Formulare nach bestimmten Daten

Definition und Verifizierung von bis zu 255 Feldkat-egorien

Einzelüberprüfung von For-mularen

Verifizierstatistik:

· Pro Minute verifizierte Formu-lare

· Anschläge pro Minute


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Datentransfer einfach per Mausklick

Im Dialogfeld Job description geben Sie an, wie FORMS die Daten aus den verarbeiteten Formularen transferieren soll. Auch hier stehen eine Reihe von Zusatz- optionen für den Transfer zur Wahl.

Nach dem Scannen, Interpretieren und Verifizieren von Formularen werden die Daten vom Modul Transfer in ein Ausgabedatei oder an ein anderes System übertragen.

Während die Transaktionsbeschreibung (erläutert auf Seite 10) Inhalt und Format einer Transaktion festlegt, gibt die Transferjobbeschreibung an, wie die Daten über- geben werden sollen.

Mit anderen Worten, Sie können den Transferjob so konfigurieren, dass die Daten in eine beliebige Datenbank oder ein anderes System exportiert werden. Ob sich die andere Anwendung auf demselben Computer wie FORMS oder auf einem anderen Computer befindet, spielt keine Rolle. Sie können selbstverständlich auch Daten per Internet übertragen.

Beim Transfer in eine Ausgabedatei können Sie die Daten von FORMS in einer oder mehreren Textdateien speichern lassen. Dabei können die Daten an eine vorhandene Datei angehängt oder jedes Mal in eine neue Datei gestellt werden. Dazu können Sie für jeden Datensatz eine variable oder eine feste Länge vorgeben.

Darüber hinaus können die erfassten Daten dank der FORMS SPSS-Exportfunktion mit einem SPSS-Statistikanalyseprogramm analysiert werden.

Sie können Daten aber auch als Zeichenketten an integrierte DLL-Funktionen oder VBA-Methoden übergeben oder über einen COM-Automatisierungsserver abrufen lassen – ganz wie es in Ihrem System erforderlich ist.

Da FORMS Bilder exportiert arbeitet es hervorragend mit Systemen zusammen, die eine elektronische Archivierung erfordern. Sowohl die interpretierten Daten als auch die entsprechenden Dateinamen und -pfade werden an das Archivierungssystem über- geben. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit, mithilfe des Archivierungssystems einen entsprechende Suchindex zu erstellen. Verwenden Sie FORMS als Benutze-roberfläche, dann werden die Indexe automatisch generiert. Daraus ergibt sich eine enorme Zeit- und Geldersparnis.

Sobald der Transferjob zur Ihrer Zufriedenheit konfiguriert ist, klicken Sie einfach auf Start job, Der Rest wird von FORMS erledigt.

Nahtlose Kopplung an an-dere Systeme

Auswahl an Ausgabe- techniken:

· ASCII-Textdateien

· Anhängen an Dateien

· Übergabe an ein Hostsystem

· Transfer in eine Datenbank

· Elektronische Archivierung

· Arbeitsablaufsysteme

· Erfassung von Daten aus ex-ternen Systemen

DLL

VBA

MAPI-Aufrufe

Bildkonvertierung ins MO:DCA-Format

SPSS-Statistikanalyse

Zeitraumfunktionen

Warteschlangen

Gleichzeitige Ausführung von Verify und Transfer


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Hinzufügen weiterer FunktionenOffene, flexible System- architektur

Basierend auf COM-Stan-dards

Elektronische Archivierungs- systeme

Arbeitsablaufsysteme

Eigene Events konfigurierbar

Integrierte VBA-Program-mierung

Jede externe Programmier- sprache verwendbar:

· Visual Basic

· Delphi

· C++

Über 125 Events und 600 Methoden

Validierung mit ADO und ODBC

Plug-in-Technologie

Verschiedene Pakete kon-figurierbar

VAR/OEM-Lösungen

Was immer Sie definieren wollen...

· Eigene Arbeitsabläufe

· Eigene Interpretations- funktionen

· Eigene Validierungsfunktionen

· Eigene Transfermodi (z.B. Inter-net-Mail)

· Eigene Transferformate (z.B. XML)

· Eigene Dialogfelder

...in FORMS ist da alles kein Problem!

FORMS bietet eine Reihe von Dialogfeldern für die Integration. Sie können Eventhandler für vordefinierte Events erstellen und Visual Basic-Code dafür schreiben – und das alles, ohne FORMS verlassen zu müssen.

FORMS kann sehr gut unverändert und eigenständig eingesetzt werden. Trotzdem kommt es vor, dass die Formularverarbeitung an die eigenen Erfordernisse angepasst werden muss.

Sie können die vorhandenen Programmfunktionen von FORMS aber auch an die spe-zifischen Gegebenheiten Ihrer Formularverarbeitungsumgebung anpassen. Darüber hinaus können Sie FORMS mit beliebigen externen Systemen integrieren, z.B. elek-tronischen Arcivierungs- und Arbeitsablaufsystemen.

Eyes&Hands FORMS ist eine sehr offene und flexible Anwendung, die Ihnen eine Reihe unterschiedlicher Möglichkeiten bietet, sie über die Benutzeroberfläche indivi-duell anzupassen – Treffen Sie Ihre Wahl!

Zugriff erhalten Sie über Eventhandler. Ein Programmierer mit Visual Basic-Ken-ntnissen kann Eventhandler direkt in FORMS konfigurieren, und zwar mithilfe der oben abgebildeten Dialogfelder. Über 125 Events und 600 Methoden stehen zur Verfügung, um die Funktionen von FORMS wirksam anzupassen und durch neue Funktionen zu ergänzen. Und falls auch das noch nicht ausreicht, können Sie sogar eigen Events definieren.

Sie können beispielsweise eigene Dialogfelder hinzufügen, eine Datenbankvalidier-ung mit ADO und ODBC durchführen, Formulare auf ihrem Weg durch das System über-wachen usw.

Zusätzliche und noch flexiblere Verfahren, FORMS anzupassen, bietet die Plug-in-Architektur. Plug-ins eröffnen Ihnen eine Fülle von Entwicklungs- und Erweiterungs- möglichkeiten in einem Bruchteil der normalen Zeit. So können Sie zum Beispiel vertikale oder kundenspezifische Lösungen entwickeln und diese zu benutzerfreundli-chen „Spezialpaketen“ zusammenstellen.

Ganz gleich, wie Ihre aktuellen oder künftigen Anforderungen aussehen mögen, FORMS bietet die Flexibilität und die Zugriffsfunktionen, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.


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Bearbeiten beliebiger Mengen von Formularen Hunderte bis Millionen von

Formularen pro Tag

Bewährt auch bei sehr großen Volumina

Hohe Sicherheit bei großen Volumina

Problemlose Skalierbarkeit

Erhöhte Systemverfügbar- keit

Unbegrenzte Anzahl von FORMS-Modulen

Beliebige Anzahl paralleler Datenbanken

Netzwerklizenzmanager

Rationeller Einsatz der Workstations

Alle Module gleichzeitig ausführbar

Statistiken zum Aufzeigen von Erweiterungsbedarf

Sicherer Datenbankzugriff:

· Formulare/Formularsets

· Formulardefinitionen

· Formularsetdefinitionen

· Tabellen

· Bilder

Automatischer Datenbank- wechsel

Klein beginnen, mit stei-genden Anforderungen das System erweitern

Auch langfristig optimale Lösung für die automatische Datenerfassung

In FORMS können Sie beliebig viele Module und Datenbanken einsetzen – das heißt, Sie können mit diesem System eine Produktionsumgebung einrichten, die Ihrer Situation optimal entgegenkommt.

FORMS ist in vielerlei Hinsicht flexibel, auch im Hinblick auf die Anzahl der Formu-lare, die verarbeitet werden können.

FORMS wird von Tausenden von Unternehmen und anderen Organisationen weltweit eingesetzt – von kleinen Einzelinstallationen für begrenzte Mengen von Formularen bis hin zu umfangreichen und komplexen Netzwerken, in denen täglich über eine Million Formulare verarbeitet werden.

Sie können in ein und demselben System unbegrenzt viele Module einsetzen., brauchen also nicht zu befürchten, dass die Volumina, die Sie bewältigen müssen, irgendwann die Kapazität Ihrer Installation übersteigen. Dank dieser Skalierbarkeit können Sie mit einem System beginnen, das Ihrem derzeitigen Verarbeitungsvolu-men entspricht, und im Lauf der Zeit mit der Ausweitung Ihrer Produktion auch Ihr FORMS-System erweitern.

Ganz gleich, wie viele Formulare verarbeitet werden müssen, die Produktion ist in jedem Fall sehr effizient. So können Sie zum Beispiel einen oder mehrere PCs zum Scannen der Formulare einsetzen. Und wieder andere PCs können so konfiguriert werden, dass sie einzig und allein der Verifizierung und Übertragung von Daten dienen.

Diese Rationalisierungsmöglichkeiten erlauben dem System auch die Verarbeitung umfangreichster Volumina, zumal FORMS sich hervorragend für eine verteilte Daten- bankumgebung eignet.

Der Datenbankzugriff erfolgt sicher und effizient, wobei Sie auf Jobbasis zwischen parallelen Datenbanken wechseln können. Ebenso können Sie automatisch zu einer anderen Datenbank umschalten, wenn in der aktuellen keine weiteren Formulare mehr zur Verarbeitung anstehen.

Dank seiner Leistungsstärke, Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit bietet sich FORMS als eine zukunftsfähige Spitzenlösung für die Formularverarbeitung an.

SCAN INTERPRET VERIFY TRANSFER

TARGET


�0

Systemsicherheit, Zuverlässigkeit und DatensicherheitStändige Verfügbarkeit

unternehmenskritischer Informationen:

· Daten

· Bilder

· Statistiken

· Vorlagen

· Tabellen

· Jobs

· Transaktionen

· Events

Unabhängige Arbeitsabläufe mit Datenbanken

Definition von Benutzer- zugangsrechten

Systemverwaltung

Unterstützung mehrerer Datenbanken

Centura Velocis

Microsoft SQL Server

Datenbankabfragen

Automatische Daten- sicherungen

Datensicherungen im laufenden Betrieb

Festplattenspiegelung

Überwachungsdienste:

· Prozessüberwachung

· Ping

· Keep-alive-Meldungen

Datenreplikation

Automatischer Datenbank- wechsel

Überwachung des Daten- bankservers

Was die Systemsicherheit, die Zuverlässigkeit und die Datensicherheit angeht, kön-nen Sie sich auf FORMS verlassen.

Zunächst befinden sich alle Daten in FORMS in der Datenbank: Formulardefini-tionen, Formularsetdefinitionen, Tabellen, Bilder und verarbeitet Formulare/Formu-larsets.

Als Sicherheitseinrichtung verfügt FORMS über ein optionales Benutzerautorisier-ungs- bzw. Anmeldesystem. Im Dialogfeld User definition definieren Sie die autorisi-erten Benutzer, deren Passwörter und Zugriffsrechte. Wird ein falscher Benutzername oder ein falsches Passwort eingegeben, wird das Modul beendet. Alle Benutzeraktiv-itäten werden protokolliert.

FORMS stellt eine Reihe von Statistikfunktionen zur Leistungsüberwachung zur Verfügung. Ebenso können Sie darin wichtige administrative Funktionen ausführen: Informationen über verarbeitete Formulare abrufen, Formulardefinitionen, Formular- setdefinitionen und Tabellen importieren und exportieren, Datenbanken initialisieren usw.

Und wenn Sie zusätzlich Microsoft SQL Server einsetzen, lassen sich Systemsicher-heit, Zuverlässigkeit, Datensicherheit und Gesamtleistung noch weiter steigern.

SQL Server ermöglicht manuelle oder automatische Sicherungen der FORMS-Daten-bank, Online-Sicherungen, Datenwiederherstellung durch Festplattenspiegelung, den Einsatz von Systemüberwachungsdiensten und Datenreplikation – alles, um sicher-zustellen, dass Ihre unternehmenskritischen Daten jederzeit verfügbar sind.

Im Dialogfeld User definition können Sie eine Liste von Benutzern, Passwörtern und Zugriffsrechten einrichten.

USER AUTHENTICATION

SUPERVISION AND STATISTICS

APPLICATION AND DATABASE SECURITY


�1

Effiziente Adresserfassung

Höhere Effizienz bei geringeren Kosten

Vollständige Interpretation bei 9 von 10 handschriftlichen Adressen

Namensunterstützung

Schnelle und einfache Verifizierungsfunktion

Schnelle Verifizierung von Postleitzahlen

Konfigurierbares Dialogfeld für die Verifizierung

Suchalgorithmen mit Fuzzy-Logik

ODBC-kompatibel

Anbindung an Kundendaten- bank

Für über ein Dutzend Länder erhältlich

Mühelos auf weitere Länder erweiterbar

Vorzüge für Ihr Unter- nehmen:

· Weniger Fehler in der Kunden- datenbank

· Höhere Reaktionsraten

· Weniger unzustellbare Post

· Portoeinsparungen

Das ADDRESSES ist ein Ergänzungsprodukt zu FORMS, das die Kosten für die Adresserfassung deutlich senkt und die Qualität der erfassten Adressdaten steigert.

Das Programm verbessert die Interpretation und Validierung von Adressinforma-tionen, indem es falsche oder nicht zueinander passende Straßen- und Ortsnamen erkennt und berichtigt.

Zurzeit unterstützt das ADDRESSES die Adressinterpretation für folgende Länder:

· Australien · Finnland · Italien · Spanien

· Österreich · Frankreich · Niederlande · Schweden

· Dänemark · Deutschland · Norwegen · Großbritannien

· USA

Das ADDRESSES lässt sich problemlos und einfach konfigurieren und benutzen.

Sie legen einfach in der Formulardefinition fest, dass bestimmte Felder vom ADDRESSES verarbeitet werden sollen. Im Dialogfeld Address configuration, links oben zu sehen, geben Sie an, welche Felder eine Adresse bilden und welcher Teil der Adresse in den einzelnen Feldern zu erwarten ist.

Die Adressverifizierung wurde im Hinblick auf Benutzerfreundlichkeit und Effizienz optimiert. Die Daten werden in einem Dialogfeld, rechts oben zu sehen, angezeigt und Sie können mögliche Alternativen aus Listen auswählen.

Die Adressverarbeitung mit dem ADDRESSES hat viele Vorzüge: weniger Fehler in der Kundendatenbank, höhere Reaktionsraten, weniger falsch adressierte und daher unzustellbare Post, Einsparungen beim Porto. Damit trägt das ADDRESSES nicht nur zu höherer Effizienz, sondern auch ganz direkt zu Kosteneinsparungen bei!

Das ADDRESSES ergänzt die Interpretationsfunktion von FORMS für Adressen. Dank übersichtlicher Dialogfelder, die in der Produktionsvorbereitung und bei der Verifizierung verwendet werden, ist dieses leistungsstarke Modul sehr benutzerfreundlich.

ADDRESSES


��

Optimieren der Formular- verarbeitung

Erhöhte Systemsicherheit

Systemstatistiken

Grafische Anzeige der Systemauslastung

Integrierte Berichte

Individuell angepasste Berichte

Sortierung der Produktions- daten in beliebiger Weise

Hilfe für die Vorausplanung

Vermeidung von Engpässen in der Produktion

Benutzerüberwachung in Echtzeit

Benutzerproduktivitäts- berichte

Genaue Rechnungsstellung

Datenbankabfragen

Crystal Reports

SPSS

Microsoft Access und Excel

Zugriff über jeden beliebigen Internet-Browser möglich

Überwachung rund um die Uhr

Das MONITOR generiert Produktionsberichte und andere Systeminformationen.

Das MONITOR generiert detaillierte Daten über die aktuellen und die vergangenen Aktivitäten von FORMS.

Damit ermöglicht das Modul eine bessere Kontrolle über FORMS und erzeugt zugleich eine Reihe aussagekräftiger Statistiken. Zum Beispiel können Sie anhand der Statistiken in MONITOR Problembereiche erkennen, in denen zur Optimierung der Produktion Einstellungen geändert werden sollten.

Darüber hinaus können Sie Benutzerproduktivitätsberichte abrufen, die sich zu vielerlei Zwecken einsetzen lassen, zum Beispiel dazu, eine korrekte Rechnungsstellung an Fremdfirmen sicherzustellen, die für Ihr Unternehmen die Formularverarbeitung durchführen. Selbstverständlich können Sie mithilfe der Statistiken im Modul MONITOR auch die Produktion vorausplanen, um Engpässen vorzubeugen.

Sie können MONITOR so konfigurieren, dass es Sie darauf hinweist, wenn eine bestimmte, von Ihnen definierte Bedingung eintritt. Sie können zum Beispiel festle-gen, dass Sie eine Nachricht erhalten, wenn die Auslastung einer Workstation eine vorgegebenen Wert erreicht, damit Sie die anfallende Arbeit besser verteilen können.

MONITOR verfügt über eine Fernverwaltungsfunktion. Das heißt, autorisierte Be-nutzer können über das Internet darauf zugreifen.

Benutzerproduktivitätsberichte, Benutzerüberwachung in Echtzeit sowie eine Reihe von Optionen zur Anpassung der MONITOR-Funktionen – all das sind Beispiele, wie Sie die Arbeit in FORMS mit MONITOR noch effizienter gestalten können.

(Informationen zum gesamten Funktionsumfang des Moduls MONITOR siehe MONITOR-Produktübersicht.)

MONITOR


�3

Bilder von den Produktions- dokumenten sofort griffbereit

Sämtliche Daten von Formularen, die per E-Mail, per Internet, per Fax oder in Papierform eingehen werden bei der Registrierung in FORMS automatisch in REPOSITORY gespeichert.

Dadurch haben Ihre Mitarbeiter sofort Zugriff auf alle in Produktion befindlichen Do-kumente. Schneller und einfacher Zugriff auf die Dokumente ist von entscheidender Bedeutung im Fall von Kundenanfragen, internen Fragen, wenn Prüfungen anstehen usw., denn er bringt folgende Vorteile mit sich:

• Verbesserter Kundenservice – denn während Sie mit Ihrem Kunden telefonieren, können Sie stets das betreffende Dokument einsehen

• Fundiertere geschäftliche Entscheidungen – denn die Dokumente lassen sich leicht und schnell anzeigen und Sie können sie kurz prüfen und vergleichen, sogar wenn Sie nur wenig Zeit haben

REPOSITORY eignet sich hervorragend für die kurz- und die mittelfristige Ablage:

• Dokumente lassen sich einfach ablegen, man kann sie bei Bedarf leicht einsehen und den Eingang von Dokumenten überwachen

• Mithilfe der Internet-basierten Schnittstelle können Sie sich von jedem beliebigen Computer aus einloggen.

• Dem Langzeit-Archivierungssystem bleiben so die langen Such- und Back-up-Zeiten erspart, die große Mengen von Dokumenten, die nur kurz- oder mittelfristig dort abgelegt werden würden, verursachen würden.

• Ein weiterer Vorteil ist ein geringerer Wartungsaufwand hinsichtlich des Archivierungs- systems, der sich daraus ergibt, dass es nicht mehr notwendig ist, die nur vorüber- gehend abgelegten Dokumente zu überwachen und rechtzeitig zu entfernen.

Sobald der schnelle Zugriff nicht mehr erforderlich ist, werden die einzelnen Doku-mente einfach gelöscht oder aus rechtlichen Gründen bzw. als künftige Belege an das Archivierungssystem übergeben.

Sie können die Suchfunktion durch die Verwendung von Angaben bezüglich Zeit, Benutzer, Ersteller, Bezeichnung des Dokumentes und Dokumententyp beliebig erweitern oder einschränken.

Damit Sie Ihre Dokumente hundertprozentig verfolgen können (Audit Trail), empfehlen wir den gemeinsamen Einsatz von REPOSITORY und dem MONITOR. Denn MONITOR kann nicht nur die Historie anbieten, sondern ist auch das ultimative Hilfs-mittel zur Produktionsverwaltung, -planung und -analyse. (Informationen zum gesamten Funktionsumfang des Moduls REPOSITORY siehe REPOSITORY-Produktübersicht.)

Schnelle und kurzzeitige Ablage von Dokumenten

Umfassende und schnelle Suchfunktion

Zugriff über jeden beliebigen Internet-Browser möglich

Kontrollierter und über- wachter Zugriff

Löschung oder Transfer benutzergesteuert automa-tisch oder manuell

Einfache Suche

Problemlose Rückverfolgung der Dokumente

Das REPOSITORY ermöglicht die kurz- und mittelfristige Ablage von Daten. Dieses Option Pack ist über das Internet mit jedem beliebigen Browser erreichbar und zeichnet sich durch eine erweiterte Suchfunktion, eine große Kapazität und kurze Antwortzeiten aus.

REPOSITORY


�4

sraten des besten Durchlaufs detailliert an. Diese optimalen Einstellungen speichert FORMS in der Formulardefinition.

Benutzerdefinierte ArbeitsabläufeIn FORMS können Sie die Produktion präzise steuern, indem sie die Verarbeitungsreihenfolge genau definieren. Diese Reihenfolge lässt sich zum Beispiel über Datenbank-abfragen nach bestimmten Kriterien festlegen: Sortierung nach Uhrzeit, Batchauswahl, Sortierung nach Status, Warteschlangen, benutzerdefinierte Felder und VBA-Au-frufe. Selbst die Möglichkeit einer externen Steuerung des Arbeitsablaufs besteht.

DokumentanalyseDiese Funktion bietet sich an, wenn Sie individuelle Lösungen für die Erfassung von Informationen aus un-strukturierten Dokumenten entwickeln. Über die API von FORMS können Sie ein Dokument einrichten, in dem alle Zeilen, Wörter und Bildobjekte analysiert werden. Dieses Dokument können Sie dann als Plattform für einen bestimmten Zweck klassifizieren, z.B. für Mailrooms und Indizierung oder für andere Anwendungen, mit denen sich frei gestaltete Inhalte eines Formulars identifizieren und interpretieren lassen.

NetzwerklizenzmanagerWenn Sie FORMS in einem Netzwerk ausführen, benötigen Sie nur einen Lizenz-Manager auf einem PC (normaler-weise dem Server) statt eines Dongles an jedem PC. Der Lizenz-manager stellt FORMS im gesamten Netzwerk zur Verfügung.

Auf diese Weise schaffen Sie eine flexible FORMS-Arbeits- umgebung, denn der Lizenz-Manager stellt sicher, daß die Anzahl an Benutzern, die gleichzeitig mit dem Programm arbe-iten, nicht die Anzahl an lizenzierten Benutzern überschreitet.

FormulardesignerUm die Arbeit einfacher und effizienter zu gestalten, kön-nen Sie mithilfe des FORMS-Formulardesigners für jede Formulardefinition eine benutzerdefinierte Verifizieransicht entwerfen und somit festlegen, wie die zu verifizierenden Felder angezeigt werden sollen. Darüber hinaus legen Sie fest, welche Felder angezeigt und in welcher Reihenfolge sie verifiziert werden sollen. Dadurch erhalten Sie einen guten Überblick über die für Sie interessanten Felder auf einem Formular, und zwar – unabhängig von deren Position auf dem Formular – in der Reihenfolge, in der sie gemäß Ihrer Vorgaben angezeigt werden sollen. Außerdem wird zusätzlich das Feld, das gerade über die benutzerdefinierte Ansicht verifiziert wird, zur eindeutigen Identifikation auf dem Formular hervorgehoben.

Weitere nützliche Funktionen

Assistenten

Der Formulardefinitionsoptimierer ist ein Assistant, der Sie beim Festlegen der optimalen Scannereinstellungen für Ihre Formulardefinitionen unterstützt. Auf dem Bildschirm oben können Sie die Scannereinstellungen vornehmen.

Von Assistenten können Sie sich beim Definieren von For- mularen und Jobs mithilfe sachgerechter Fragen führen lassen.

FORMS verfügt über drei Assistenten.

Der Formulardefinitionsassistent unterstützt Sie beim Definieren von Formularen. Da Formulare in einer bestim-mten Reihenfolge in mehreren Schritten definiert werden müssen, ist der Formulardefinitionsassistent besonders für unerfahrene Benutzer von FORMS eine wertvolle Hilfe.

Der Jobbeschreibungsassistent unterstützt Sie beim schnel-len und effizienten Einrichten von Jobs.

Der Formulardefinitionsoptimierer schließlich unterstützt Sie beim Festlegen der optimalen Scannereinstellungen für jede einzelne Formulardefinition. Dieser Assistent testet un-ter schiedliche Einstellungen an gescannten Musterformu-laren, vergleicht die Ergebnisse der einzelnen Durchläufe und zeigt dann die Scannereinstellungen und Interpretation-


�5

Formulardefinitionsassistent

Der Formulardefinitionsassistent hilft Ihnen bei der Er-stellung von Formulardefinitionen für die am häufigsten verwendeten Felder. Dazu zählen Zeichen-, Markierungs-, Barcode-, Bild- und Auswahlfelder. Wenn Sie eine Formu-lardefinition öffnen, die beim Start des Assistenten noch nicht vollständig ist, dann analysiert der Assistent den Status der Formulardefinition und Sie erhalten Informationen darüber, wie Sie die Formulardefinition abschließen können.

Eingabe nach Bild-/Papiervorlage

Diese Funktion ergänzt die Funktionalität des Formular- designers und bietet Ihnen die Möglichkeit, selbst nach Abschluss eines Jobs oder in der Verifizierungsphase neue Formulare hinzuzufügen.

Das Erfassen mehrerer Werte in den Erkennungsfeldern wird unterstützt.

Verwenden Sie diese Option, wenn Sie über mehrere Formulare verfügen, die bis auf die für das Erkennungsfeld verwendete Nummer identisch sind. Bisher konnten Sie immer nur einzelne Werte für das Erkennungsfeld eingeben, aber jetzt haben Sie die Möglichkeit, eine ganze Tabelle zu überprüfen.

Validierungsassistent

Einige Kunden möchten gern viele Formulardefinitionen mit Vorvalidierungen schnell in das Programm einbinden. Damit Ihnen die Programmierung der Validierungsfunk-tion leicht fällt, wurde ein Validierungsassistent zur Ihrer Unterstützung erstellt, der Ihnen zeigt, an welchen Stellen Sie Validierungs- vorgaben festlegen können.

Sie können Folgendes unternehmen:· Daten im Formular ändern;· Weiterer Daten zum Formular hinzufügen;· Daten löschen;· Den Formularstatus (einschließlich des Warteschlangen-

status) oder den Status eines bestimmten Feldesändern;· Den Benutzer durch Senden einer Fehlermeldung benach-

richtigen.

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ReadSoft – immer an vorderster Front der Innovation

Wir sind stolz darauf, in unserer Branche echte Pioniere zu sein. Unser Forschungs- und Entwicklungsteam spielt im Unternehmen eine Hauptrolle. Wir investieren einen erheblichen Teil unserer Einnahmen in die Entwicklung und Verbesserung neuer Technologien, immer mit Blick auf die Anforderungen unserer Kunden.

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International, aber ganz in Ihrer Nähe

Mit Niederlassungen in 14 und Partnern in weiteren 70 Ländern darf sich ReadSoft als wirklich globales Unternehmen bezeichnen. Unser Ziel als weltweit führender Anbieter ist es, unseren Kunden auf der ganzen Welt so nah wie möglich zu sein.

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ReadSoft in Kurzfassung

• Marktführendes Unternehmen mit mehr als 4.500 Kunden weltweit, darunter global agierende Unternehmen mit organisationsübergreifenden Systemen und lokale Unternehmen, die auf bestimmte Märkte oder Produkte spezialisiert sind, sowie eine große Anzahl an Regierungsbehörden.

• Arbeitet mit einem Netzwerk aus 14 lokalen Unternehmen in Europa, Nord- und Südamerika und Australien und etwa 300 Support-Partnern in 70 Ländern.

• Seit Juni 1999 an der Börse Stockholm notiert.

• Investiert jährlich 15 % seiner Einkünfte in Forschung und Entwicklung und kooperiert eng mit verschiedenen Forschungsinstituten.

• Unterhält enge Beziehungen zu angesehenen globalen Partnern wie Intentia, IFS, IXOS, Siemens Business Services und SPSS. Kooperiert mit Consulting-Unternehmen wie Cap Gemini Ernst & Young, CSC, Atos Origin, KPMG, IBM Business Consulting Services und WM-Data.

• Bietet Software in sieben Sprachen an.

• Wurde schon fünfmal mit dem Preis „Best of AIIM“ ausgezeichnet, vergeben von AIIM in den USA, der weltweit größten Fachmesse für Dokumentenverwaltung.

FORMS 5-2 - maier-ols.de · ReadSoft unterstreicht seine Position als weltweit führender...

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