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URLAUBSDATENBANK für MS Access 19.0 Copyright © 2007‐2012, stallwanger IT.dev | process and controlling. All rights reserved.

Vorwort:

Professionelle Abwesenheitsverwaltung, Urlaubsverwaltung für Ihr Team oder Unternehmen.

Eine gute Abwesenheitsplanung ist essentiell für jedes Unternehmen. Sei es die klassische Urlaubsplanung, Krankmeldungen von Mitarbeitern, Dienstreise oder die Vertretungsregelungen von Mitarbeitern.

Mit unserer Urlaubsdatenbank haben Sie die Möglichkeit alle Abwesenheitsarten Ihres Teams oder Unternehmen auf Monatssicht oder Jahresüberblick übersichtlich zu verwalten und zu organisieren.

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Systemvoraussetzung:

Die Urlaubsdatenbank Version 19.0 wurde unter Microsoft Office 2007 entwickelt und getestet. Mindestvoraussetzung: MS Access 2007 oder höher, optional empfehlen wir Ihnen das jeweilige Service‐Pack zu installieren.

Installation:

Einfach‐Installation:

Wenn Sie die Urlaubsdatenbank als Einzel‐User verwenden wollen, kopieren Sie einfach die Zip‐Datei in

Ihr gewünschtes Verzeichnis und entpacken Sie die Zip‐Datei.

Multi‐User Installation:

Sollten Sie die Urlaubsdatenbank für mehrere User bereitstellen, die eigenständig Ihre Abwesenheiten

pflegen sollen, müssen Sie die Access‐Backend‐Datenbank in ein Netzlaufwerkverzeichnis kopieren.

Für die einzelnen User können Sie eine Kopie der Frontend‐Datenbank separat auf Ihrem Home‐

Laufwerk oder Desktop zur Verfügung stellen

Bitte beachten Sie, dass die Frontend‐Datenbank von jedem User mit der Backend‐Datenbank korrekt

verknüpft wird.

Sollte es zu keiner erfolgreichen Verknüpfung der Frontend und Backend kommen, oder Sie können das

Netzlaufwerk nicht finden, wenden Sie sich bitte an Ihren IT‐Beauftragten oder Administrator, damit

dieser die entsprechenden Netzwerklaufwerke frei gibt.

Konfigurieren:

Ändern Sie Ihre Makro‐Sicherheitseinstellungen.

Kleines Tutorium zum Aktivieren von Makros (Office 2010, Office 2007, XP ‐ 2003)

Eine aktuelle Online‐Version finden Sie immer unter: http://www.stallwanger.net/makro_de.php





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Besondere Mitarbeiter‐Gruppen Pflegen

Personaler oder Assistentinnen müssen in der Lage sein, zurückliegende Abwesenheitsdaten korrigieren

zu können, beispielweise Krankmeldungen oder Nachbearbeitung von Urlaubstagen.

Ein normaler Mitarbeiter (User) darf diese Änderungen in der Regel nicht eigenständig vornehmen.

Zugleich hat der Personaler die Möglichkeit, Mitarbeiter einem Team oder auch einer Organisation eine

Führungskraft zuzuordnen.

Damit kann die Führungskraft die Resturlaubstage oder Urlaubskontingente der Ihr zugeordneten

Mitarbeiter‐Gruppe besser verwalten.

Die zuständigen Definitionen werden über die User‐Profile / Level‐Grade eingestellt.

Rollen und Benutzer‐Rechte = UserLevel:

Sie können in der Urlaubsdatenbank bestimmen, welche Benutzer welche Rechte in der Datenbank

erhalten.

Die Rollen‐ und Benutzerrechte legen Sie über UserLevel an.

Es werden 3 USER‐Profile unterschieden: USER = Alle Anwender SUPER‐USER = Rolle eines Personalreferenten zur Ansicht von allen Urlaubstagen aller Mitarbeiter und der Rechteverwaltung. MANAGER = Administrator‐Rechte Zusätzliche User und Rechte können Sie in der Tabelle tblRechte einstellen oder erweitern.

tblRechte Stufe Bezeichnung

1 User

2 Superuser 3 Manager

Die Rechte‐Information wird auch oben links in der Urlaubsübersicht jedes Mitarbeiters angezeigt.





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Die Rolle des Managers entspricht der eines Administratoren, der für den organisatorischen Aufbau der

Datenbank zuständig ist. Der Superuser (Personalverantwortlicher) kann neue Datensätze anlegen, alle

Datensätze seiner Gruppe sehen und bearbeiten, der User (Mitarbeiter‐Level) sieht nur seinen

Datensatz und kann auch nur diesen bearbeiten

Als Manager anmelden:

Im Startmenü drücken Sie die F11‐Taste, dann erscheint das folgende Bild:

Hier geben Sie im Unterpunkt user die XID eines Managers ein, schließen die Datenbank und öffnen Sie neu, danach sind Sie als Manager angemeldet.

F 11





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Mitarbeiterverwaltung:

Unter dem Menüpunkt in der linken Sidebar Mitarbeiterpflege können Sie, je nach Ihren Rechten

❶ Mitarbeiter bearbeiten, ❷ Mitarbeiter löschen, ❸ Neue Mitarbeiter anlegen, ❹ sich inaktive Mitarbeiter anzeigen lassen.

Tipp für Personaler/Administratoren:

Mitarbeiter sollten Sie erst dann löschen, wenn die letzte Gehaltsabrechnung gelaufen ist (z.B.

Auszahlung der Resturlaubstage). Sollten die Resturlaube noch nicht verbraucht sein, oder die Urlaube

in die nächsten Monate hineinlaufen, empfehlen wir den Mitarbeiter auf Inaktiv zu setzen – dann wird

dieser auch nicht in der Kalenderübersicht dargestellt.

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Mitarbeiterübersicht

Sie gelangen in die Mitarbeiterübersicht, wenn Sie einen Doppelklick in der Kalenderübersicht auf die

gewünschten Mitarbeiter machen.

Alternativ kommen Sie auch über das Hauptmenü Mitarbeiter Pflege in die Formularmaske

Mitarbeiterübersicht.

In der Mitarbeiterübersicht können Sie neue Mitarbeiter anlegen, löschen, Zuordnungen vornehmen, Mitarbeiter auf inaktiv setzen oder auch löschen.

Rolle – Leiter / Führungsfunktion:

In der Tabelle tblMitarbeiter können Sie der jeweiligen XID oder Mitarbeiter eine Leiterfunktion zuordnen – Spalte (FK). Ist ein User als Führungskraft definiert worden, erscheint in der Projektübersicht die Auswahlbox Führungskraft. In allen anderen Fällen, gleich welche Rechte eingestellt sind, bleibt das Feld verborgen.

In der Urlaubsübersicht werden der Führungskraft die Urlaubstage und Resturlaubstage jedes Mitarbeiters, der im zugeordnet ist, angezeigt.





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Ist kein Filter eingestellt worden, werden nur die eigenen Urlaubstage und Resturlaubstage angezeigt.

Organisationsstruktur:

Die Organisationsstruktur bezieht sich auf die von Ihnen gewählte Führungskraft. Sie können aber auch eine beliebe Struktur selbst auswählen. Entscheidend ist das Feld (Spalte) OrgSubLevel. Ordnen Sie diesen Feldern die jeweilige XID (Personalnummer) zu, die die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens wiederspiegelt. Sie können das Anlegen einer Organisationsstruktur analog einer TREEVIEW (Baumstruktur) zuordnen. Beispiel:

XID OrgSubLevel Nachname Vorname

X134727 X155504 Bechtold Sabine

X134748 X155504 Mustang Bernhard

x134750 Kustermann Manfred

X137894 X155504 Ottfried Paul

X145712 X155504 Nibel Eva

X145713 X155504 Alexander Paul

X151831 X155504 Vosslow Dr. Maximilian

X152620 X155504 Prager Jan

X155504 X155504 stallwanger stallwanger

X165919 X155504 Petra Dürrer

Durch die XID‐Zuordnung in der OrgSubLevel sind alle Mitarbeiter automatisch einer Leitungsperson (in diesem Beispiel stallwanger) zugeordnet. Die Spalte OrgSubLevel kann auch leer sein, dann ist der Mitarbeiter keiner Organisationsstruktur zugeordnet. Eine Mehrfachbelegung ist nicht möglich.





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Mitarbeiter‐Pflege:

Organisation:

XID = Personalnummer:

Für die Pflege der Mitarbeiter ist es sehr wichtig, dass Sie eine eindeutige Xid (=Personalnummer)

vergeben. Sie können eine Zeichenkette oder Zeichen und Nummernkette (z.B. x123) verwenden.

Bei unterjährigem Eintritt sollte nur der Anteil der Urlaube (laut Arbeitsvertrag) eingetragen werden. Die Urlaubstage‐Historie zeigt Ihnen die Daten aus den vorherigen Perioden an.

Sie können die Mitarbeiter hier auch inaktiv oder aktiv markieren.





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Im DropDown‐Menü Gesellschaft wählen Sie die Firma an, bei der der Mitarbeiter angestellt ist.

Sie können in dem Feld auch neue Firmen eintragen, diese wird übernommen und abgespeichert sobald

Sie Ok Drücken und die Eingabemaske verlassen.

Über Level können Sie die Benutzerrechte des Users (Manager, Superuser, User) in der Datenbank

festlegen.

Im Menüpunkt Organisation tragen Sie bitte die Urlaubs‐ und Abwesenheitsdaten der einzelnen Mitarbeiter ein, aber auch den Übertrag der Urlaubstage aus dem Vorjahr (Resturlaubstage). Für die richtige Berechnung der Urlaubstage müssen Sie die Urlaubsansprüche aus dem Vorjahr immer

eintragen.

Bei unterjährigem Eintritt sollte nur der Anteil der Urlaube, laut Arbeitsvertrag eingetragen werden. Die Urlaubstage‐Historie zeigt Ihnen die Daten aus den vorherigen Perioden an.

MA: Mitarbeiter‐Angestellen‐Verhältnis:

Unter MA‐Typ können Sie das

Angestelltenverhältnis der Mitarbeiter

eintragen, hinterlegt sind Intern und

Extern, sie können aber auch hier einen

eigenen Typ eintragen und abspeichern.





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Mitarbeiterpflege – Stamm und Arbeitsverhältnisse pflegen

In der Mitarbeiter‐Pflege/ Stammdaten tragen Sie die Stammdaten und Bankdaten der Mitarbeiter ein und können diese komfortabel verwalten und pflegen.

Ein besonderes Feature ist der Outlook Serientermin zum Geburtstag, beziehungsweise zum Eintrittsdatum. Wenn Sie Outlook als Mail‐Programm nutzen, erstellt Ihnen die Datenbank auf Knopfdruck einen Termin in der Kalenderfunktion. Dieser sieht für ein etwaiges Firmenjubiläum wie folgt aus: Die Serientermine sind auf einen jährlichen Turnus über die nächsten 10 Jahre synchronisiert, sie können sich aber in Outlook auch andere Einstellungen oder Erinnerungsarten auswählen.





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Vertragsdaten:

Unter den Vertragsdaten tragen Sie die arbeits‐ und steuerrechtlichen Daten, wie Arbeitserlaubnis,

Aufenthaltsgenehmigung, Behinderung, Verfügbarkeit, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse und

Steuernummer ein.

Außerdem können Sie optional hier eine Reminder‐Funktion einen MS Outlook Einzeltermin als Erinnerung an ablaufende Arbeitserlaubnisse oder Aufenthaltsgenehmigungen eintragen.





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An‐ und Abwesenheitsarten auf Monatsbasis:

Sie können sich die An‐und Abwesenheitsarten ❶ farbig unterschiedlich markiert, für jeden Mitarbeiter übersichtlich in der Monatsübersicht anzeigen lassen. Hinterlegt sind Urlaub, Halber Urlaubstag, Abwesenheit, Sonderurlaub, Dienstreise, Anwesend, Teilzeit, Home‐Office und Termin, sie können aber auch neue Typen generieren und abspeichern.

❷ Die blauen Pfeiltasten erlauben eine komfortable Navigation durch die einzelnen Monate und durch die Datensätze.

Für einen einzelnen Eintrag in der Mitarbeiter‐Zeile, wählen Sie zuerst die An‐oder Abwesenheitsart in der rechten Box aus und klicken dann auf die entsprechenden Tage in der Kalenderübersicht. Daraufhin öffnet sich die folgende Menü‐Box:

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In dieser Menübox können Sie die entsprechende An‐ oder Abwesenheit wählen und den Zeitraum über den Sie laufen soll. Mit dem Haken‐Icon bestätigen sie Ihre Eingabe. Wenn Sie einen Eintrag löschen möchten wählen Sie die entsprechenden Tage durch Doppelklicken aus und wählen das Icon Eintrag löschen aus. Sie können auch Einträge an den Wochenenden vornehmen, bis auf die Typen Urlaub und Feiertag. Sobald Sie über den Zurück‐Pfeil wieder in die Kalenderübersicht zurückgesprungen sind, sehen Sie die Änderung Ihrer Einträge. Urlaubsübersicht auf Jahresbasis:

Sie können sich die An‐und Abwesenheiten pro Mitarbeiter auch als Jahresübersicht mit Angabe der Genommenen und Resturlaubstage und des Urlaubsanspruches übersichtlich anzeigen lassen. Insbesondere wenn Sie Änderungen durchführen, empfehlen wir Ihnen die Logik in der Jahresübersicht zu überprüfen, beispielweise die Anzahl der Resturlaubstage und Anspruch aus dem Vorjahr.





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Abwesend heute:

Der Menüpunkt ❶ Abwesend Heute zeigt Ihnen die aktuellen Abwesenheiten auf einen Blick, es steht Ihnen auch ein praktisches ❷ Bemerkungsfeld zur Verfügung indem Sie Notizen zur Abwesenheit hinterlassen können.

Geburtstags‐ und Jubiläumsliste:

Der Menüpunkt Event Geburtstags‐ /Jubiläumsliste zeigt Ihnen die monatlichen Ereignisse wie Geburtstage oder Firmenjubiläen auf einen Blick an, sie können bequem von einem Monat zum nächsten navigieren.

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Einstellungen:

Neue An‐und Abwesenheitsarten eingeben: Sie können sich die An‐und Abwesenheitsarten, unterschiedlich farblich markiert für jeden Mitarbeiter in der Monatsübersicht anzeigen lassen. Hinterlegt sind Urlaub, Halber Urlaubstag, Abwesenheit, Sonderurlaub, Dienstreise, Anwesend, Teilzeit, Home‐Office und Termin. Sie können aber auch eine neue Art generieren unter EINSTELLUNGEN ‐ EINSTELLUNGEN VON FARBEN UND PFLEGE DER FEIERTAGE und Klick auf den *‐Button und danach selbst benennen. Die Farben können für die unterschiedlichen An‐und Abwesenheitsarten von jedem Benutzer individuell unter EINSTELLUNGEN ‐ EINSTELLUNGEN VON FARBEN UND PFLEGE DER FEIERTAGE ‐ FARBE EINSTELLEN angepasst werden. Bitte beachten Sie, dass Sie für eine neue An‐und Abwesenheitsart eine Farbe wählen müssen um die reibungslose Funktion der Datenbank zu gewährleisten.





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Einstellung der Feiertage: Wenn Sie EINSTELLUNGEN ‐ EINSTELLUNGEN VON FARBEN UND PFLEGE DER FEIERTAGE ‐ PFLEGE FEIERTAGE wählen, sehen Sie dass die gesetzlichen Feiertage für Deutschland bis ins Jahr 2022 eingetragen sind. Falls Sie eigene Feiertage, z.B. ein Firmenjubiläum oder ähnliches eintragen möchten, können Sie dies einfach in der Liste nachtragen. Durch Schließen der Liste kommen Sie einfach wieder zurück ins Menü. Statistik: Über Einstellungen können Sie sich auch eine statistische Auswertung der An‐ und Abwesenheiten für jeden einzelnen Mitarbeiter als LISTE anzeigen lassen. Durch Schließen der Liste kommen Sie einfach wieder zurück ins Menü.





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Print Reporting:

Unter dem Menüpunkt Print Reporting können Sie unter Timeline, A‐Z Mitarbeiterliste, Telefonliste und Berechtigungen/Rollen verschiedene Listenansichten zum Ausdrucken wählen: Timeline: Erstellt eine monatliche Übersicht über die An‐und Abwesenheiten der einzelnen Mitarbeiter. Mitarbeiterliste A‐Z:





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Telefonliste: Berechtigungen/Rollen: Über Seitenansicht Schließen kehren Sie jeweils zur Menüübersicht des Print Managers zurück.

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