innovative Verwaltung 9/2009 45

Verwaltungsaufgaben sind ohne IT schon seit langer Zeit nicht mehr zu bewältigen. Datenbankpflege und

-abfragen gehören zum Verwaltungsalltag. Seit Ende der 1990er Jahre halten auch In-strumente des IT-gesteuerten Wissensma-nagements Einzug in die Verwaltung. Sol-che Instrumente gewährleisten die Vernet-zung von Mitarbeitern/innen, indem de-ren Wissen und Kompetenzen transparent gemacht und Expertisen vernetzt werden. Beispielsweise werden eingesetzt:

Dokumentenmanagement-SystemeContent-Management-SystemeSuch- und OrdnungssystemeBenachrichtigungssysteme

Mittlerweile zeigen erste Anwendungs-erfahrungen, dass die verwendete Tech-nik bzw. Software allein zwar ein not-wendiger, jedoch kein hinreichender As-pekt erfolgreichen Wissensmanage-ments ist. Vielmehr geht es auch um die Motivation der Mitarbeiter/innen zur Wissensteilung.

Diese Motivation der Mitarbeiter/in-nen ist ein besonders fragiler Erfolgsfak-tor. Auch wenn Aktivitäten der Wissenstei-lung als wichtig eingeschätzt und offiziell gewünscht werden, fallen die notwen-digen Aktivitäten der Wissensteilung schnell gut zu legitimierenden „dring-lichen Alltagsroutinen“ zum Opfer – und das erst recht, wenn Feedback und Aner-kennung für geleistete Beiträge nur verzö-gert oder gar nicht an die Mitarbeiter/in-nen gegeben werden. Mangelhafte Benut-zerfreundlichkeit der Systeme, hoher Ein-arbeitungsaufwand, technische Komplexi-tät und Intransparenz bauen weitere Nut-

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zungsschwellen auf. All dies schmälert schnell die Motivation der Mitarbeiter/in-nen zu aktivem Wissensmanagement. Wissen in Datenbanken ist also nur selten auch gelebtes Wissensmanagement. Wel-che Wege bieten sich noch an?

Web-2.0-Wissensmanagement

Im Zuge neuester Entwicklungen haben sich die für Wissensmanagement verfüg-baren Technologien sehr stark erweitert. Unter dem Label Web 2.0 hält eine neue Philosophie der Benutzung von IT Einzug in Organisationen: die Rückkanal-Fähig-keit und die damit mögliche 2-Wege-Kom-munikation. Der Benutzer kann ohne groß-en Aufwand und ohne Einarbeitung in komplizierte Technologie wichtige Beiträ-ge leisten. Beiträge im Intranet, die vor-mals in zentral gesteuerten Content-Ma-nagement-Systemen mit verhältnismäßig hohem technischen und redaktionellen Aufwand erstellt wurden, können nun in Wikis und Blogs dezentral von jedem Nut-zer erstellt werden. Schriftliche Beiträge lassen sich in Wikis gemeinsam erstellen; thematische Diskussionen lassen sich in Online-Foren durchführen; in Webtagebü-chern, so genannten Blogs, kann jeder sei-ne eigene Webseite mit eigenen Inhalten pflegen, ohne hierfür einen großen tech-nischen Aufwand betreiben zu müssen.

Hinzu kommt, dass Wissensmanage-ment-Systeme in technischer Hinsicht nicht mehr aufwendig sein müssen. Es existieren viele freie Open-Source-Lö-sungen, und nicht wenige von ihnen set-zen bereits Standards. Diese Systeme sind auch erheblich flexibler geworden. Sie lassen sich mit verhältnismäßig wenig

Aufwand in bestehende IT-Strukturen ein-binden. Content-Management-Systeme wie Joomla oder Drupal, Weblog-Software wie Wordpress, Wiki-Systeme wie Media-wiki oder DokuWiki, all diese Anwen-dungen sind Open Source und frei verfüg-bar. Sie lassen sich auch von geübten Laien installieren und administrieren. Da-bei handelt es sich durchaus um Anwen-dungen, die den professionellen Einsatz nicht zu scheuen brauchen.

Diese Möglichkeiten sind neu und vielversprechend. Überall, wo auf die Kraft der Masse vertraut wird, lassen sich her-vorragende Ergebnisse erzielen. Das ist die Stärke von Web 2.0: Es ist ein Mit-mach-Web, buchstäblich.

Obama im Web 2.0

Bekannt ist, dass Barack Obama im Wahl-kampf 2008 durch Web 2.0 ganz neue Quellen für Wahlkampfspenden erschlie-ßen konnte. Bekannt ist auch, dass er das Internet sehr konsequent für seine Medi-enkampagnen im Wahlkampf genutzt hat. Weniger oft thematisiert wird hingegen, dass Web 2.0 die bislang extrem aufwen-dige Administration des Wahlkampfes US-amerikanischer Prägung erheblich redu-ziert hat. Die Stichworte lauten: dezentra-le Steuerung und Selbstorganisation. Per-sonen, die sich auf der Webseite www.MyBarackObama.com ein Profil angelegt haben (vielleicht auch nur aus Neugier), wurden bereits mit diesem Schritt zu Oba-mas potentiellen Wahlkampfhelfern. Wie? Auf die unterschiedlichste Art und Weise: Sie konnten republikanische Blogs und Zeitungsbeiträge kommentieren, sich am Abarbeiten von Telefonlisten beteiligen, Kampagnen-Flyer ausdrucken und vertei-len. Die Kooperationsunterstützung ging so weit, dass auch Tools zur Entwicklung kompletter Veranstaltungskonzepte zur freien Verfügung gestellt wurden. Mit-glieder der Plattform „MyBarackObama.com“ konnten somit in Eigenregie Wahl-partys für Obama organisieren. So viel zum Potential dezentraler Steuerung und der Selbstorganisation. Obama scheint sich aber nicht nur in politischer Hinsicht der Mittel des Web 2.0 zu bedienen. Bei allen Schwierigkeiten, die dieses Instru-

von Dr. Lutz Gerlach/Stefan Hauptmann*

IT-gestütztes Wissensmanagement ist ein wichtiges Schlagwort für die moderne, innovative Verwaltung. Die Motivation der Mitarbeiter/innen, aktiv Wissen zu teilen, leidet allerdings nicht selten unter der technischen Komplexität und mangelnden Be-nutzerfreundlichkeit der Software, fehlenden Feedback-Möglichkeiten und fehlender sozialer Anerkennung für geleistete Beiträge. Web-2.0-Instrumente versprechen hier Abhilfe und ermöglichen eine neue Qualität der administrativen Zusammenarbeit.

Wissenstransfer:

Twitter, Wiki, Blog & Co. – Web 2.0 im E-Government

Beitrag aus der Fachzeitschrift „innovative VERWALTUNG“, Ausgabe 9/2009. Weitere Infos unter: iV-Redaktion, Postfach 11 30, 27722 Worpswede, Tel. (0 47 92) 95 52-77, E-Mail: innovative-verwaltung@kloeker.com, Internet: www.innovative-verwaltung.de. © 2009 Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden

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mentarium für die Administration Obama bedeutet – z. B. die Pflicht, dass alles Ge-schriebene dokumentiert und verwahrt werden können muss –, Obama ist gewillt, das Instrumentarium auch für seine admi-nistrative Regierungstätigkeit zu nutzen. Unter www.recovery.gov z. B. sollen alle Ausgaben des jüngst verabschiedeten Konjunkturprogramms transparent und nachvollziehbar dargestellt werden. Aller-dings geschieht das noch nicht im Sinne einer 2-Wege-Kommunikation. Hier ist die

von US-Bürgermeistern/innen initiierte Webseite www.stimulus.gov weiter. Sie soll dezidiert das lokale Wissen der Bür-ger/innen für die Initiierung und Steue-rung von Projekten nutzen.

Web 2.0 im der Verwaltung

Dem Nachrichtenmagazin Der Spiegel zufolge (Nr. 17/2009) operieren viele Kommunalverwaltungen mit der Bean-tragung von Geldern im Rahmen des Konjunkturpakets II an der Grenze ihrer Belastbarkeit. Unklare Förderungswür-digkeit der angestrebten Vorhaben, Res-sourcenbündelung bei knappem Zeit-budget, mangelnde Planungskompe-tenzen – dies sind typische Schwierig-keiten, mit denen vor allen Dingen klei-ne Kommunen zu kämpfen haben. Es liegt auf der Hand, dass ein schneller, bundesweiter Wissenstransfer unter kommunalen Verwaltungsangestellten und Experten zu den Regelungen und aktuellen Erfahrungen mit den Antrags-prozessen sehr hilfreich wäre.

Doch wie ließe sich ein solcher Wis-senstransfer bewerkstelligen? Ein Bei-spiel für eine Mitmach-Umgebung mit niedrigen technischen Umsetzungs-schwellen gibt das Projekt „Verwaltung Modern“ (www.verwaltungmodern.de). Ähnlich könnte auch eine Plattform zum Thema Konjunkturpaket II aussehen.

In der Broschüre zum Thema Web 2.0 für die öffentliche Verwaltung (herunterzu-laden unter http://www.bitkom.org/de/publikationen/38337_55117.aspx) macht

der Bundesverband Informationswir t-schaft, Telekommuni-kation und neue Me-dien e. V. (BITKOM) darauf aufmerksam, dass sich die Erwar-tungshaltung der Bür-ger/innen zukünftig in Richtung Beteili-gung via Web 2.0 be-wegen wird. Es wer-den darin auch einige eindrückliche Bei-spiele für die bereits stattfindende Zusam-

menarbeit von Bürgern/innen und öffent-licher Verwaltung geschildert.

Microblogging – der neueste Trend

Microblogging-Systeme wie Twitter trei-ben das Prinzip des Mitmachens auf die Spitze. Das gilt sowohl für die Wissensar-beit als auch für die dezentrale Steue-rung. Verfasser von Microblogs geben Kurznachrichten darüber ab, welche In-formationen sie gerade gefunden haben oder was sie gerade suchen, an welchen Problemen sie arbeiten, welche Fort-schritte eine Arbeit macht, was sie inter-essant finden, was sie gerade tun, wie sie sich fühlen und vieles andere. Solche recht informellen, aber gerade deshalb auch potentiell wichtigen Informationen verteilen sich oft in Ganggesprächen, in Telefonaten und teils auch per E-Mail. Ein erster wichtiger Nutzen von Microblog-ging ist, dass die Informationen ver-schriftlicht sind, erhalten bleiben und da-durch breit (nach)nutzbar sind.

Doch das revolutionär Neue ist die Reichweite von Microblogging. Kommuni-kation, die unwahrscheinlich ist, die also im Normalfall überhaupt nicht entsteht oder allenfalls bilateral stattfindet und fol-genlos bleibt, wird nun wahrscheinlich, in-dem sie in Schriftform in die Breite getra-gen werden kann. Ein großes Microblog-ging-Netzwerk ist ein Garant dafür, dass je-de Kommunikation auch einen oder meh-rere „Abnehmer/innen“ findet, für den/die die Mitteilung einen Informationswert hat. Dieses Prinzip nennt sich „long tail“ – also der Schweif, dessen langer Auslauf letztendlich alle erreicht. Dabei gewähr-leisten Such- und Ordnungsfunktionen, dass den Empfänger nur solche Themen erreichen, die er auch nachfragt. Durch ge-meinsame Themeninteressen verknüpfen sich dann auch Personen miteinander, die im Verwaltungsalltag in keinem direkten Bezug zueinander stehen.

Die Power von Statusmeldungen, das Potential einer darauf folgenden Transpa-renz ist inzwischen erkannt, aber noch nicht hinreichend genau beschrieben – we-der im Positiven noch im Negativen. Dass solche Kommunikationsformen aber die Zukunft der Wissensarbeit bestimmen wer-den, das ist bereits ausgemachte Sache.

Web 2.0 ist unweigerlich auf dem Vor-marsch und etabliert sich in allen IT-ver-netzten Bereichen. Die Einweg-Kommuni-kation hat ausgedient, denn die Vorteile der Rückkanal-Fähigkeit neuester IT sind nicht mehr zu ignorieren. Hinzu kommt, dass das Gros der zukünftigen Angestell-ten, die so genannte Generation Y oder auch Digital Natives, mit Facebook, Stud-VZ und Youtube aufgewachsen sind. Sie werden darauf bestehen, dass ihre IT-Um-gebung die 2-Wege-Kommunikation er-laubt. Das sollte als Potential betrachtet werden; künftige E-Government-Projekte sollten darauf aufbauen.

Weitere Informationen erhalten Sie bei cm|d – corporate mind development, Dr. Lutz Gerlach, E-Mail: lutz.gerlach@cm-de-velopment.de, oder bei Stefan Haupt-mann, E-Mail: stefan.hauptmann@cm-de-velopment.de.

* Die Autoren sind Geschäftsführer der cm|d – corporate mind development, Chemnitz

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