Gestaltung, Regelung, Dienst-/...

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arbdat/andreas/Evu vortrag 02-03/SAP_Konferenz_11.03.ppt

16. SAP - Konferenz05. November 2003

1

16. SAP-/ Neue Technologie-Konferenz der Betriebs- und Personalräte

Dr. Andreas Blume (BIT e.V.)

München, 05.11.2003

WorkflowmanagementsystemeWorkflowmanagementsysteme

Gestaltung, Regelung, Dienst-/ Betriebsvereinbarungen




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Fließt Deine Arbeit...? Oder stockt sie...?Fließt Deine Arbeit...? Oder stockt sie...?

Wenn Du inne hältst und Deine Arbeit betrachtest siehst Du, dass Deine Arbeitein Glied einer Arbeitskette ist, an der andere Personen beteiligt sind.

Denk mal drüber nach, wieviel Overhead-Tätigkeiten Du so machst:

u Koordination Deiner Arbeit mit Anderen,

u Warten, weil ein Anderer auf dem Vorgang „sitzt“,

u Herausfinden, was als nächstes zu tun ist,

u Herausfinden, wer für den Vorgang verantwortlich ist,

u den Bearbeitungsstand eines Weitergeleiteten Vorgangs checken,

u die Arbeit noch einmal machen, weil Kollegen Fehler gemacht haben.

Je mehr Zeit Du mit diesen Aktivitäten verbringst, desto weniger fließt DeineArbeit, und desto weniger kannst Du mit dem Gefühl nach Hause gehen, heute Dinge wirklich abschließend erledigt zu haben.

aus: „The beginner‘s guide to Workflow“, SAP 4.06.2001




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MerkmaleMerkmale gesundheitsförderlicher gesundheitsförderlicher Arbeit Arbeit

Ausführen

Vorbereiten

Organisieren

Kontrollieren

Merkmale guter Arbeit

4 Vollständigkeit

4 Organisationswissen

4 inhaltliche Spielräume

4 zeitliche Spielräume

4 Kooperation

4 Kommunikation

4 Qualifikationsnutzung

4 Lernerfordernisse

4 körperliche Abwechslung

© BIT, 2003




4

Was ist einWas ist ein Workflow Workflow...?...?

1. Ein Instrument zur Prozessbeschleunigung durch:u Geringe Liegezeiten, keine Doppelarbeit, keine Umwege(Zeitersparnis)u standardisierte Kooperation (z.B. Reihenfolge, Priorität)

2. Ein Instrument zur Sicherung der Konsistenz von Vorgängen und Vermeidung von Fehlern durch:u Formalisierung, Standardisierung, Automatisierung der Abläufeu Überwachung und Transparenz, etc.

3. Ein Instrument zur Qualitätsverbesserung durch:u Datenqualität/ -konsistenz, Fehlervermeidungu Prozessüberwachung/ -konsistenzu Klare Verantwortlichkeit, etc.

4. Ein Instrument zur Abbau psychischer Belastungen durch:u u ??




5Quelle: Blume, A., AFOS (Hrsg.); Projektkompass SAP, Bochum 1999

Modell Psychische Belastungen




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u einfache Dokumentenverwaltung und -abbildung (der Workflow kann esaber verwenden!)

u Standard-E-mail und Groupware (der Workflow kann beides nutzen!)

u Datenverteilung über mehrere Systeme. (Für diesen Zweck werden beiSAP EDI / ALE eingesetzt, der Workflow kann diese Option jedochunterstützen!)

u Bildfolgesteuerung innerhalb einer Transaktion

u Verwaltung “einmaliger” Vorgänge

u wiederholte Ausführung eines einzelnen Arbeitsschritts, z.B.Warenbewegungen

u ein Werkzeug zur Überbrückung von Funktionalitätslücken!

Workflow ist NICHT ...




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F

bei Groupware bestimmendie Nutzer

– wann was passiert

– wer mit wem Kontaktaufnimmt

bei Groupware bestimmendie Nutzer



bei (starren) WMS bestimmtdas System



bei (starren) WMS bestimmtdas System



WMS Groupware

© BIT, 2003




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WMS Groupware

Lösungswege bekannt( der Prozeß wird vorgezeichnet)

Kritische Prozesse

hohe Wiederholhäufigkeit

strukturierte Abläufe

Kommunikation planbar

große Gruppen

Lösung von Teilproblemen(geringe Komplexität)

Koordination von Prozessen(der Prozeß entwickelt sich während der Laufzeit)

geringe Wiederholhäufigkeit

unstrukturierte Abläufe

Kommunikation ungeplant,ad hoc

kleine Gruppen

Lösung von Gesamtaufgaben(hohe Komplexität)

© BIT, 2003




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Was automatisiert einWas automatisiert ein Workflow Workflow...?...?

z.B.:

u Den Vorgang zeitgerecht zur richtigen Person bringen

u Teilvorgänge vollautomatisch bearbeiten und koppeln(z.B. Berechnungen/ Entscheidungen)

u Transparenz über den gesamten Prozess schaffen (was, wann, wer, warum nicht...)

u Ergebnissicherung: Termin, Qualität mit Information der Kunden und Bearbeiter

u Unnütze Vorgänge aus dem Prozess nehmen

u Lernen/ Optimieren über Statistiken zu Engpässen, Liegezeiten, Fehlerquellen




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Geschäftsobjekt´Repository´

EreignisgesteuerteProzesse

Informations-steuerung

Prozessesynchronisieren

Aufgaben liefern

Benutzerermitteln

Ablauf-bedingungen

HistorienDaten

Workflow Information

ZeitüberwachungWorkflowMuster

WorkflowWizards

SAP Business Workflow® - Funktionen im Überblick

Quelle: SAP AG




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Incoming faxE-mail

Incoming phonecallWork itemElectronic formBusiness Object

mehr

NotesMAPI client

SAPgui

Web

E-mail

Workflow und Webflow

Quelle: SAP AG




12Quelle: SAP AG

Kernkomponenten

SAP Business - Workflow

Workflow-Definition(Workflow-Editor)

Implementierung von Workflow-Abläufen

Workflow-Definition(Workflow-Editor)

Implementierung von Workflow-Abläufen

Definitionswerkzeuge Laufzeitsystem Informationssystem

Workflow-ManagerWorkflow-Steuerung und Workflow-Koordination

Workflow-ManagerWorkflow-Steuerung und Workflow-Koordination

Integrierter Eingangskorb

BenutzerschnittstelleVerwaltung der

Worklist und der Mail-Dokumente des Benutzers

Integrierter Eingangskorb

BenutzerschnittstelleBenutzerschnittstelleVerwaltung der

Worklist und der Mail-Dokumente des BenutzersAufgaben-DefinitionAufgaben-Definition

Objekttyp-DefinitionObjekttyp-Definition

Rollen-DefinitionRollen-Definition

flexible Ereigniserzeugung

flexible Ereigniserzeugung

WorkItem-ManagerAbwicklung und

Ausführung einzelnerArbeitsschritte (WorkItems)

WorkItem-ManagerAbwicklung und

Ausführung einzelnerArbeitsschritte (WorkItems)

Ereignis-ManagerEreignis-Manager

RetrievalRetrieval

AnalyseAnalyse

StatistikStatistik




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Zur Dauerkrise des FließbandesZur Dauerkrise des Fließbandes

Verkettungsprobleme: Stau, Fehlerfortpflanzung, Ziehharmonika-Effekt,taktgebende Operation als zeitl. Engpass,Personalverfügbarkeit

Automationsproblem: Ausfälle æ Stau etc., Fehler, Inflexibilität, hohe Kosten(Anschaffung/ Wartung etc.)

Integrationsprobleme: Komplexitätsfalle (CIM), abnehmende Flexibilität,zunehmender Planungs- und Überwachungsaufwand,steigende Auswirkungen von Fehlern

Personalprobleme: Verfügbarkeit (Springer), Monotonie/ Sättigung,Motivationsverlust

1972„Humanisierung der Arbeit“

æ Flexible, gepufferte Verkettung æ Job enlargement æ Gruppenarbeit æ Ausfall- und mengenflexibel durch Redundanz

æ Dispositive Arbeiten vor Ort legen æ Qualifizierung




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AblaufAnlegen einer Abwesenheitsmitteilungdurch den Initiator des Workflows.Bearbeitung der Felder Name,Kostenstelle und Abwesend

Die Abwesenheitsmitteilung wird demVorgesetzten des Initiators zurGenehmigung vorgelegt. BeiGenehmigung bekommt der Initiatoreine Mail in seinen BusinessWorkplace. Im Falle einer Ablehnungkann der Initiator dieAbwesenheitsmitteilung überarbeitenoder zurückziehen

Workflow Abwesenheit




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Überblick Workflows „heute“




16Die Struktur eines Workflows weist einen parallelen Abschnitt auf, der aus einer Aktivität und vierWarteschritten besteht. Die Struktur ist so definiert, daß das System nur einen der fünf Zweigedurchlaufen muß. Die Standardaufgabe ist in der Aktivität vorgegeben

Ablauf des Workflows: Struktur

SAP AG 2000 filename (alan rickayzen) / 13

Graphic Workflow Log




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1. BearbeiterfindungSuche des Systems in der Qualitätsmeldung nach der zuständigen Person.Rollen in der Qualitätsmeldung :• Koordinator• zuständige Abteilung

a) Suche nach dem Koordinator, falls nicht vorhandenb) Suche nach der zuständigen Abteilung, falls nicht vorhandenc) Benachrichtigung aller Personen, die dieser Aufgabe zugeordnet sind.

Der Bearbeiter wird durch eine Rollenauflösung bestimmt.Die Rolle AC00000172 QM_NOTIF_ROL ( Standardrolle für Qualitätsmeldungen) istals Standardrolle für diese Aufgabe definiert.

2. Ergebnis der Bearbeitung und Beendigung des Workflows

Die Bearbeitung des Work Items beendet die Aufgabe und den gesamten Workflow. DerWorkflow wird auch beendet, wenn einer der vier Warteschritte eintritt.

Wenn die Qualitätsmeldung bearbeitet wurde, hat sie entweder den Status Meldung in Arbeit(MIAR) oder Meldung abgeschlossen (MMAB)

Ablauf des Workflows: Schritte




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VorgangWorkflow-Definition

Aufgabe

OrganisationOrganisation EingangskorbEingangskorb

Bearbeiter

Dynamische WorkitemDynamische Workitem--ListeListebei Anmeldungbei Anmeldung!! WorkitemsWorkitemssindsind LaufzeitversionenLaufzeitversionen vonvonAufgabenAufgaben..

Prio Aufgaben Datum

GenehmigenFormular 1. MärzRe. buchen 25. MärzRe. buchen 5. Apr

1

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Zuordnung von Workitems zu Bearbeitern

Org.Org.einheiteinheit

StelleStelle

Planstelle Planstelle

Benutzer Benutzer-ID-ID

RolleRolle

VorherigeVorherigeWorkflow-Workflow-BearbeiterBearbeiter

Quelle: SAP AG




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Was braucht man für einen „guten“Was braucht man für einen „guten“ Workflow Workflow...?...?

u Das Verständnis, dass ein „Workflow“ ein „interativer Beteiligungsprozess“ ist

u Gut definierte und dokumentierte Prozesse/ Vorgänge

u Formalisierbarkeit und Standardisierbarkeit der Prozesse

u Eine gute Datenqualität für die gesamte Vorgangsbearbeitung

u Qualifizierte und engagierte Sachbearbeiter/ Mitarbeiter auf allen Positionen

u Ein gutes EDV-Werkzeug zur Workflow-Generierung(verständliche Dokumentationen)

u Personen, dieæ gut Arbeitsprozesse analysieren und reorganisieren könnenæ Workflow gestalten können (Funktionalitäten)æ die zu bewegende Technik beherrschen

u Betriebs- und Personalräte, dieæ darauf achten, dass zumindest eine WIN-WIN Situation entsteht




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(Umfassende) Beteiligung bei der (Umfassende) Beteiligung bei der WMS-Entwicklung führt zum ErfolgWMS-Entwicklung führt zum Erfolg

u Prozessbeschreibung æ was soll im WF abgebildet werden?

u Prozessmodellierung/ -optimierung æ wie sind die Reihenfolgen und Vorgänge, Ereignisse gestaltet?

u Stellen und Rollendefinitionen: æ was haben Mitarbeiter, womit undwie zu tun?

u Steuerung/ Management æ wer steuert womit, mit welchen Zielenden WF? Wie wird informiert?

u Arbeitsverteilung auf Personen æ Belastungs- und qualifikationsorientierteKapazitäts-/ Mengen- undTerminplanung

u Prototyping (Prozess und Verrichtung) æ Softwareergonomische Optimierung

u Kontinuierliche Verbesserung æ über ggf. Belastungsanalyse/KVP-Gruppe




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FachabteilungenDV-Abteilungen

Workflow Lebenszyklus

externe Berater Fachabteilungen

DV-Abteilung

DV-Abteilung

Workflow-Anwendungsentwicklung

Fachabteilungen

Praxis der Workflow-Anwendung

Evaluation

Prozeßmodelle

externe Berater Fachabteilungen

DV-Abteilung

AusführbareWorkflow-Applikation

Daten aus der Nutzung der Applikation

Verbesserungsvorschläge

Modellierung von Geschäftsprozessen

Erhebung

© BIT, 2003




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VorgängeFormulare

Prozesse

SAPSAP

- PP- MM- PM

...

R/3R/3

- U- MED

...

ISIS

Informationen = in Form bringen .... und fließen lassenInformationen = in Form bringen .... und fließen lassen

ErfassenAnalysieren

FormalisierenStandardisieren

Vorschreiben

ErfassenAnalysieren

FormalisierenStandardisieren

Vorschreiben

• Erfahrungen• Konflikte• Geheimwissen• informelle Absprachen• Montage• Ideen• spontane Regulierung• etc.

• Erfahrungen• Konflikte• Geheimwissen• informelle Absprachen• Montage• Ideen• spontane Regulierung• etc.

• Stücklisten• Zeichnungen• Werkstattaufträge• Arbeitspläne• Normteilkataloge

• Stücklisten• Zeichnungen• Werkstattaufträge• Arbeitspläne• Normteilkataloge

• Vorderwasser• Vorgabezeitenkataloge• Werkstofflisten• Materialbestandslisten• etc.

Workflow - gestützteAbbildung, Planung, Verwaltung von

Zeit, Material, Arbeit, Zeit, Material, Arbeit, Kosten, Personal Kosten, Personal etcetc..

NormteileStücklisten

Arbeitsvor-gänge Arbeits-

pläne

Prozess- und Datenmodelle für dieProzess- und Datenmodelle für die

© BIT, 2003




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É Zugriff auf Informationen wird schneller undeinfacher

É Prozesse sind einfacher zu erlernen und zuverstehen

É Verwaltungsaufgaben werden erleichtert

Die Vorteile des Workflows für den Endanwender

Quelle: SAP AG




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Mögliche WMS-Vorteile für eingebundene MitarbeiterMögliche WMS-Vorteile für eingebundene Mitarbeiter

u Weniger Störungen, Hindernisse und Erschwerungen wenn es läuft(Belastungsminderung)

u Weniger Ärger bei Störungen, durch Transparenz (man weiß, warum und wo)

u Bessere Auskunftsfähigkeit zum Kunden über Stand des Prozesses (Zufriedenheit)

u Klare Verantwortung und Schutz vor Unterstellungen (Protokollierung)

u „Differentielle Arbeitsgestaltung“ möglich (kontinuierlich)

u Leistungs-Lohn-Komponente umsetzbar (z.B. Gruppenprämien z.B. für Termintreue)

u Entlastung durch automatische Prozessteuerung vor allem fürGelegenheitsnutzer

u etc.

æ Diese Vorteile sind keinesfalls „automatische“ WF-Folgen!




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Mögliche Nachteile für in WMS eingebundene MitarbeiterMögliche Nachteile für in WMS eingebundene Mitarbeiter

u Arbeitshetze durch zu geringe Pufferung der Prozesse, enge Terminierungoder zu geringe Fehlertoleranz

u Verlust von kontinuierlichen Kundenkontakten, weil die Vorgangssteuerungnicht dieses Kriterium berücksichtigt

u Verlust an Vorgehensspielräumen um einen (Sonder-)Vorgang zuerleichtern/ beschleunigen

u Verlust an Planungsspielräumen der eigenen Arbeit (z.B. vorgegebene Zeit- undReihenfolge, keine Bevorratung im Eingangskorb)

u Verlust an Aufgabeninhalten und -vielfalt, ggf. Spezialisierungen(nur noch wenig anspruchsvolle und die gleichen WorkItems)

u Totale Überwachung (was, wann, wie) mit den entsprechenden Führungs- undKollegenbeziehungen

u etc.




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Aus betrieblicher/funktionaler Sicht

z.B. aus dem WMS-Monitor

Aus Mitarbeitersichtz.B. aus der Gefährdungsbeurteilung,dem Prototyping, dem KVP-Prozess

¶ Fristen/ Termine: Überschreitungen/Unterschreitungen

¶ durchschnittliche Bearbeitungszeit¶ je Vorgang¶ je Prozesstelle

¶ Durchschnittliche Liegezeit in denEingangskörben¶ gesamt¶ je Korb

¶ Anzahl von fehlerbedingten Vor-gangsabbrüchen

¶ Fehlerarten Anzahl, bedingt durch/ jeStelle etc.

¶ Gesamt-Performance¶ Prozesskosten¶ etc.

¶ Abwechslungsreichtum¶ Beeinflußbarkeit (Reihenfolge/ Zeit-

spielraum/ Ablaufalternativen)¶ Transparenz/ Feedback¶ für den Einzelnen¶ für alle Prozessbeteiligte

¶ Akzeptierte, weil zweckbestimmtVerhaltens- ggf. Leistungsauswertun-gen (Monitoring)

¶ Belastungs- und Qualifikationsge-rechte Aufgabenzuschnitte (Differen-tielle Arbeitsgestaltung)

¶ Belastungsgerechte Mengenzuteilung¶ DIN EN/ISO-Konformität

(v.a. 9241/10)

WorkflowWorkflow--BewertungsBewertungs-„Kennzahlen“ -„Kennzahlen“ (exemplarisch)(exemplarisch)

ZielZiel

Vereinbarung

© BIT, 2003




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Arbeitsgestaltung im und mit einem Arbeitsgestaltung im und mit einem WorkflowWorkflow

Quelle: Blume, A., AFOS (Hrsg.); Projektkompass SAP, Bochum 1999




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Regelungsbereiche aus MitarbeitersichtRegelungsbereiche aus Mitarbeitersicht

Projektorganisation

Beteiligung

Ziele

Leistungskom

ponente?

Rationalisierungsschutz

Belastung( Gesundheit)

Formalisierung/ Standardi-

sierung/ Automation

Fachlich/ Technisch/ Prozesslich

Belastung/

Personalentwicklung

Belastung

Menge/ Weg/ Fehlermanagement

WorkflowWorkflow

Gehalts-entwicklung

Gehalts-entwicklung

Arbeitsplatz-sicherung

Arbeitsplatz-sicherung

Prozess-gestaltungProzess-

gestaltung

QualifizierungQualifizierung

Arbeits-gestaltungArbeits-

gestaltung

Selbst-/Fremd-

steuerung

Selbst-/Fremd-

steuerung

Leistungs- und

Verhaltens-kontrolle

Leistungs- und

Verhaltens-kontrolle

Software-ergonomieSoftware-ergonomie

Kontrolle/ Transparenz

© BIT, 2003




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BildschirmArbeitsVO(Anhang Nr. 22)

Mitbestimmung gem.§87.1.7 BetrVG

§5 und §6 ArbSchG§3 BildschirmarbeitsVOGefährdungsbeurteilung

Mitbestimmung gem.§87.1.6 BetrVGLeistungs- und

Verhaltenskontrolle

Sicherheit desSAP-Systems,

der Netze,der PC´s, etc.

(GoDV)

Überwachung gem.§ 80.1 BetrVG und

auch § 28 / § 31 BDSGDatenschutz

Mitbestimmung gem. der § 87.1.13/ § 90/ § 91/92a/ § 97/§ 98/ § 111 ff. BetrVG

sowie nach Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen

Effiziente Effiziente WorkflowWorkflow-Einführung-Einführung

bezogen aufbezogen aufÆ OrganisationÆ MitarbeiterÆ MitbestimmungÆ Technik

© BIT, 2003

Rechtliche Handlungsmöglichkeiten bei WMSRechtliche Handlungsmöglichkeiten bei WMS




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Workflow in Betriebsvereinbarungen

Klassisch a) æ Einzelvereinbarung über den Betrieb einesoder mehrerer Workflows

Klassisch b) æ Regelung des Betriebes von einem oder mehrerenWorkflows im Rahmen/ Zusammenhang einer SAP-Vereinbarung (gesamt oder z.B. IS-U)

Prozessorientiert a) æ Meilensteinorientierte Gestaltung (M2/M3) eines(z.B. nach BAgI® - IT) oder mehrerer Workflows mit Festlegung der

Betriebsbedingung (Meilenstein 4)

Prozessorientiert b) æ a) Im Rahmen einer SAP-Moduleinführung als (z.B. nach BAgI® - IT) spezifisches Teilprojekt mit definierten Vorgaben

(Check 2) und Umsetzungsnachweisen

BAgI® - IT: Bochumer Arbeitshilfen für gerichtsfeste Investitionen der Informationstechnologie




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Nachweise

BAgI® - IT: Phasenplan-IT-ProjektePhasenplan-IT-Projekte

EinführungEinführung

Freigabe durch LA und BRFreigabe durch LA und BR

SystemanalyseGrobkonzept

SystemanalyseGrobkonzept

00Projektphasen

Aktivitäten

Information / Beratung BRInformation / Beratung BR

Genehmigung GFGenehmigung GF

ProjektauftragPhase I

ProjektauftragPhase I Check 1a

(Ziele)Check 1a

(Ziele)

VorstudieVorstudie Machbarkeits-studie

Machbarkeits-studie Abstimmung

AuftraggeberLenkungsausschuß

AbstimmungAuftraggeber

Lenkungsausschuß

Projektauftragweitere PhasenProjektauftragweitere Phasen

Evtl.Check 1b

Evtl.Check 1b

Check 2(Aufgaben)Check 2

(Aufgaben)

M1 = Meilenstein

II

IIII RealisierungRealisierung

FeinkonzeptFeinkonzept

Freigabe zum Produktivstartdurch LA und BR

Freigabe zum Produktivstartdurch LA und BR

ProjekterfolgskontrolleProjekterfolgskontrolleCheck 2

AbarbeitungCheck 2

Abarbeitung

M2

KonsolidierungKonsolidierung

Abnahme Testbericht durch LA/ BRProjektentlastung

Abnahme Testbericht durch LA/ BRProjektentlastung

Test im EchtbetriebTest im Echtbetrieb

M3

IIIIII

IVIV KontinuierlicheVerbesserungenKontinuierlicheVerbesserungen

ProjektarbeitProjektarbeit

Vorprojekt

Erste Projektphase

Zweite Projektphase

Dritte Projektphase M4 Nachweise

DokumentationBV

DokumentationBV

© BIT, 2003




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Quantifizierbar Quantifizierbar nicht quant. Wichtigkeit der Effekte 0-3* Abweichungen Gewicht

in Geld 0-3* GF BR I-Team BR/ GF des EffektesEffekte für Produkterstellungz.B. Qualität

Leistungseffekte für Bereich/Abt.z.B. Vollstaändigkeit der Archivierungz.B. Beschleunigung des Wieder-findes von archiviertem MaterialOrganisatorische Effektez.B. keine Medienbrücke mehrz.B. jeder kann dezentral zugreifenz.B. Konsistenter und sicherer AblaufGesundheitseffektez.B. kein Aktenstaub mehrz.B. Beschleunigung des Suchensz.B. mehr bildschirmgebundene Arbeitz.B. gute Softwareergonomie?Umwelteffektez.B. weniger Papierverbrauch

Datenschutzeffektez.B. gute Standardverschlüsselungz.B. Leistungskontrolle/ TransparenzSicherheitseffektez.B. sicherer Prozessz.B. redundante Speicherungz.B. behördlich geprüft (GODV)Personaleffektez.B. Freisetzung von zwei Archivarenz.B. Einweisung von ca. 30 MASonstige Auswirkungenz.B. Verringerung des Raumbedarfsz.B. Nachdigitalisierung von Altakten?z.B. Schnittstellenprogrammierung zu XYz.B. Kapazitätsbindung für Systempflege und internen Service im STMittelbare Effektez.B. gute Anbindung für Ausweich RZ und Outsourcing-Partner* 0 = nicht wichtig, keine Effekte 3 = höchste Priorität, sehr starke Effekte/Auswirkungen

Erwartete Effekte

BAgI® - IT: Checkliste ICheckliste I(Beispiel: (Beispiel: Workflow Workflow - Archivierung)- Archivierung)

© BIT, 2003




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æ Bietet das WMS Unterstützung und Erleichterung für die Anwender?æ Ist das WMS real so flexibel, daß vorgegebene Workflows geändert werden

können, in dem z. B. Schritte eingefügt oder ausgelassen werden können, daßUnterlagen für Rückfragen an andere Kollegen geschickt werden können etc.?

æ Ist die Organisationsabbildung in Übereinstimmung mit der Realität?• Funktioniert die reale Verteilung von Pflichten und Rechten einzelner

Personen bzw. Rollen- oder Aufgabenträger auch im System?• Ist die Berechtigungsvergabe einfach zu ändern um “Nachbesserungen”,

Sonderfälle oder Benutzer für mehrere Organisationsabteilungen umsetzenzu können.

Für den Betriebsrat ist es wichtig ...

zum Meilenstein 3

zu überprüfen, ob das WMS die geplanten Eigenschaften erfüllt die im SollKonzept und im sozialen Pflichtenheft (Check2) gefordert waren z. B.:




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æ zu überprüfen, wie die gewollte Arbeitsverteilung im WMS aussieht?• Können Geschäftsvorfälle so hinterlegt werden, daß derselbe Kunde immer

vom gleichen Sachbearbeiter betreut wird?• Können im System Aufgabenlisten angeboten werden, aus denen sich die

Beschäftigten ihre Aufträge frei auswählen können?• Kann man solche Listen durchsuchen, z. B. nach Aufgaben, auf die man

“spezialisiert” ist?æ Zu überprüfen und zu regeln welche Überwachungsmöglichkeiten möglich,

erlaubt oder verboten sind.u Grob sind dabei folgende Stufen zu beachten:

æ Die Bearbeitung des Prozesses wird protokolliertæ Die Protokolle sind auswertbar (“manuell”)æ Von den Protokollierungen werden automatische Auswertungen erstellt





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æ zu prüfen, wie einfach es ist, die o. g. Funktion in einem WMS auszuschaltenbzw. aus dem System zu entfernen

æ Dass das WMS auch und gerade für die Benutzer Transparenz bietet• Es (muß/sollte) gibt Funktionen mit graphischen Darstellungen um den

Ablauf von Prozesse aufzurufen, die auch für die Benutzer verfügbar seinsollten

• Wichtig ist auch die Möglichkeit, sich den Stand einzelner Geschäftsvorfälleabrufen zu können

• Die Transparenz von Informationen sollte aber auch einzuschränken sein(æ Überwachung), z. b. das man sieht, wer einen Fall bearbeitet abernicht seit wannæ Dass das WMS eine “ausreichende” Fehlertoleranz aufweist (z. B.

Anzeigen einer Fehlermeldung, wenn die Wiedervorlage in derVergangenheit liegt)





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• Fehlertoleranz beinhaltet auch, daß Aktionen rückgängig gemacht werdenkönnen, wobei sich bei WMS die Frage stellt, wie und ob das nach derWeiterverteilung eines Vorganges überhaupt noch möglich ist?

• Fehler können auch (zum Teil) reduziert werden, wenn WMS dieMöglichkeit von Simulationsläufen haben. Der Prozeß kann dann vor dem“Echtbetrieb” (darum ist Prototyping so wichtig) probeweise “durchgespielt”werden

æ Zu überprüfen oder zu fragen, ob mit dem WMS alle zur Erledigung derAufgaben notwendigen Funktionen (Texterfassung, Tabellenkalkulation etc.)ausschließlich mit einem System zu realisieren sind und/oder ob andere DV-Anwendungen weiterhin genutzt und integriert werden können


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