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hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 1

Orientierungs-Workshop

Inventuren mit Kai

Matthias Breitenfelder

hallobtf! gmbh

In Zusammenarbeit mit dem Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe

Lemgo, 01. Oktober 2010


Was wollen wir heute besprechen?Orientierung in vier Akten

Inventur – wie geht das überhaupt? Was ist eigentlich eine Inventur? Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?

Wie könnte es laufen?… wenn "alles passt"

Was fehlt uns & wie kommen wir da hin? Fragen, Fragen, Fragen …

Folien unter www.hallokai.de => events

Sind wir jetzt klüger? Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?


… die GOI Vollständigkeit Richtigkeit Einzelerfassung und Einzelbewertung Nachprüfbarkeit Nüchternheit Klarheit Wirtschaftlichkeit

Worauf wir heute nicht so sehr eingehenGesetzliche und normative Bestimmungen

… die gesetzlichen Grundlagen der InventurGemHVO §28, §29

?


Doch mal einen Blick in die GemHVO?§28 Inventar, Inventur

(1) In der Inventur zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres sind die im wirtschaftlichen Eigentum stehenden Vermögensgegenstände, die Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten unter Beachtung der

Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur vollständig aufzunehmen. Dabei ist der Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden

anzugeben (Inventar). Die Vermögensgegenstände sind mindestens alle drei Jahre durch eine körperliche Inventur aufzunehmen.

(2) …

(3) Das Verfahren und die Ergebnisse der Inventur sind so zu dokumentieren,

dass diese für sachverständige Dritte nachvollziehbar sind.

(4) Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister regelt das Nähere über die Durchführung der Inventur. …


Doch mal einen Blick in die GemHVO? (2)§29 Inventurvereinfachungsverfahren

(1) Ein Inventar kann anhand vorhandener Verzeichnisse über Bestand, Art, Menge und Wert an Vermögensgegenständen aufgestellt werden (Buch- und Beleginventur), wenn gesichert ist, dass dadurch die tatsächlichen Verhältnisse zutreffend dargestellt werden. § 28 Abs. 1 Satz 3 findet Anwendung.

(2) … mathematisch-statistische Methoden …

(3) Auf eine Erfassung der Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten im Einzelnen wertmäßig den

Betrag von 60 Euro ohne Umsatzsteuer nicht überschreiten, kann

verzichtet werden.

(4) …


Darüber wollen wir heute gar nicht sprechen:Arbeitsabläufe der Inventarisierung in der Verwaltung

die laufende Bestandsführung mit Kai Belegflüsse bei Neubeschaffungen Belegflüsse bei Abgängen und Nutzungsänderungen das Zusammenspiel von Kai mit dem Anlagenbuch den großen Kai-Deal zwischen Fachamt und Kämmerei

Und wir sprechen auch nicht darüber … dass Kai mittlerweile bei mehr als 420 Verwaltungen

im Einsatz ist, dass Kai eine Vielzahl toller Features bereit stellt, dass Kai wegen seiner Einfachheit und Klarheit besonders

geschätzt wird, dass Kai ein Zertifikat der TÜViT und ein Testat

der GPA Baden-Württemberg hat.


Inventur – wie denn?Welches Bild haben wir vor Augen?

Was ist der Unterschied?

So?oderso?

Lager-Inventur

Anlagen-Inventur


Inventur – wie denn?Dieses Bild haben wir vor Augen!

Zähl-ListeAufschreiber

Gefunden!1 Kühlschrank, Modell KönigspinguinInventarnummer3003005807

1 Kühlschrank,Modell KaiserpinguinInventarnummer3003004707

Ansager

Irgendwelche Probleme? Was können wir verbessern?


Inventur – wie denn?Hier kommt die Technik ins Spiel

Zähl-Liste

Aufschreiber

Inventarnummer3003004707

Inventarnummer3003004707

Ansager


Was ist eigentlich eine Inventur?

Eine Inventur ist eine stichprobenweise Aufnahme aller Vermögensgegenstände in der gesamten Verwaltung.

Eine Inventur ist eine vollständige Aufnahme aller relevanten Vermögensgegenstände in einem bestimmten abgrenzbaren Bereich der Verwaltung.

relevant ?Ab 60

EUR oder was?


Wie gehe ich während der Inventur vor?

Bei einer Inventur gehen wir quer durchs ganze Haus und schauen, wo wir was finden.

Wir gehen planmäßig Raum für Raum durch.

Jeden Raum nehmen wir vollständig auf.

Danach melden wir den Raum "fertig".

Der Raum ist unsere "abhakbare Einheit", an der sich die Inventur orientiert.

Wir gehen planmäßig Raum für Raum durch.

Jeden Raum nehmen wir vollständig auf.

Danach melden wir den Raum "fertig".

Der Raum ist unsere "abhakbare Einheit", an der sich die Inventur orientiert.

Raum für Raum für Raum…


Wie gehe ich während der Inventur vor?

Bei einer Inventur stelle ich fest, ob alle Gegenstände aus meinem Sollbestand noch vorhanden sind.

Ganz wichtig! Wir gehen vom IST zum SOLL. Es geht nicht darum, den angezeigten Soll-

Bestand abzuarbeiten. Wir nehmen das auf, was wir finden.

Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung.

Ganz wichtig! Wir gehen vom IST zum SOLL. Es geht nicht darum, den angezeigten Soll-

Bestand abzuarbeiten. Wir nehmen das auf, was wir finden.

Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung.

Vom IST zum

SOLL

!


einen PlanEin Verzeichnis

der

Inventar-Standorte

Den Kämmerer

Fachliche Ansprechpartner

Ein Team für die

Standortbegehung Eine Inventur-

Richtlinie

Technik

Wir machen InventurWas brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?

Zähl-Listen

einen MöbelwagenJemanden, der sich mit den Differenzen

beschäftigt… und natürlich Kai

Etiketten



Das schauen wir uns jetzt "live" an…




Inventur "live"Wir erinnern uns (1)

Inventur einrichten

Sachplan:• wo?• wessen Eigentum?• was?

Personal-/Zeit-/Ressourcenplan:• wer?• wann?• womit?• wohin?


synchronisieren

zählen



zählen:• Raum betreten

• Gegenstand vorhanden• Gegenstand nicht vorhanden

(jedenfalls nicht hier)• Unerwarteter Gegenstand

(mit Etikett)• Neuer Gegenstand (Neufund)• …• …



synchronisieren



Differenzen bearbeiten:• nicht erfasst (Fehlbestand?)• Abweichung

(Standort, Menge)• Fremdfund• Neufund

Differenzen verbuchen



Alles gut dokumentiert:

Sachplan

Personal-/Zeitplan

Zählliste

Zählergebnis-Liste (Nachweis)

Inventur-Kontrollblatt

Inventur-Ergebnisliste



einen PlanEin Verzeichnis

der

Inventar-Standorte

Den Kämmerer

Fachliche Ansprechpartner

Ein Team für die

Standortbegehung Eine Inventur-

Richtlinie

Technik

Zähl-Listen

einen MöbelwagenJemanden, der sich mit den Differenzen

beschäftigt… und natürlich Kai

Etiketten

Wir machen InventurWas brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?


Um welche Größenordnungen geht es eigentlich?

Kai-City hat…

20.000 Einwohner

60 Gebäude (ca. 3 ‰)

1.000 Räume (ca. 5%)

30 relevante Außenflächen (ca. 1,5 ‰)

10.000 Inventargüter (ca. 50%)

Alle Angaben je nach den örtlichen Verhältnissen stark variierend


Wie aufwändig ist die Inventur?in Kai-City (optimale Verhältnisse)

Bei nicht-optimalen Verhältnissen Zusatzaufwand bis zu 200%

Standortbegehung1 Ansager, 1 Aufschreiber

• 40 Räume pro Tag 25 Tg (= 50 PT)

• 600 Inventargüter pro Tag 17 Tg (= 34 PT)

Nachbearbeitung (30%) 13 Tg

Organisation, erstmalig (50%) 21 Tg

Organisation, Wiederholung (10%) 4 Tg






Was fehlt uns & wie kommen wir da hin? Fragen, Fragen, Fragen …


Ihre Fragen bitte

Inventur in unserer Heimat-KommuneJetzt sprechen wir über das "wirkliche Leben"


Inventur klar?

• Schönen Dank für Ihr Interesse und Ihre engagierte Mitarbeit

• Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihr Inventarisierungsvorhaben

hallobtf! gmbh www.hallokai.de [email protected] 0221 977608 0

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