Handbuch Personalverrechnung · 2019-10-04 · Handbuch Personalverrechnung Seite 4 von 45 2...

Handbuch

Personalverrechnung

WS 2018/19

Stand Jänner 2019

KFUNIline Übungsfirma-WeiterbildungsGmbH

Universitätsstraße 15/Bauteil FE, 8010 GRAZ, AUSTRIA

Telefon: +43 316 380 3537, Fax: +43 316 380 693537

wirtschaftspaedagogik.uni-graz.at/de/kfuniline/, [email protected]

Handbuch Personalverrechnung Seite 1 von 45

Inhaltsverzeichnis

1 Wichtige Login-Daten 2

1.1 WINLine (WinLohn) 2

1.2 ACT 2

2 Durchführung der Personalverrechnung 4

2.1 Abrechnung der einzelnen MitarbeiterInnen mittels WINLohn 6

3 Beitragsnachweisung (GKK) 14

4 Überweisung der Gehälter sowie der Gehaltsabgaben 21

4.1 Überweisung der Gehälter (über die ACT-Bank) 21

4.2 Überweisung der Gehaltsabgaben (ACT-Bank) 24

5 Belegverbuchung in der FIBU 28

5.1 Einzelne Verbuchung 28

5.2 Automatische Verbuchung mit der Vorlage 29

6 Sonstige Fälle 30

6.1 Anpassung der Gehälter an den Kollektivvertrag 30

6.2 Anpassung der Beitragssätze in WinLohn – jeweils am Jahresanfang 33

6.3 Personalverrechnung Ferienzeit 35

6.4 Jahresabschluss der Winlohn am Ende jedes Kalenderjahres 36

6.5 Stapelabrechnung 37

6.6 Probleme bei Abrechnung der Sonderzahlungen (UB, WR) 38

6.7 Probleme mit WINLohn 40

6.8 Aliquote Abrechnung der Gehälter 42

6.9 Leermeldungen Beitragsnachweisung 43


1 Wichtige Login-Daten

1.1 WINLine (WinLohn)

Einstieg WINLohn (CWL-Start)

Laufwerk L

Ordner user – Öffnen des Ordners des jeweiligen Users (Bezeichnung des PCs, z.B. UEFAI ###)

Datei cwlstart öffnen

Benutzername admin

Passwort grado

Mandant KFUL

1.2 ACT

Link http://www.act.at

Einstieg Button Login

E-Mail Adresse [email protected]

Passwort Firmenbuch dr67t

1.2.1 ACT Bank

Einstieg ACT-Dienstleistungen – Bank – bank.online

Konto Bezeichnung Anmeldedaten

AT689900000100033930 Geschäftsführungskonto

Verfügernummer: 15122889

PIN: 4221

AT099900000100033828 MitarbeiterInnenkonto

Kreditkarte: A0T6 6862 8741 2885


PIN: 4214

http://www.act.at/

mailto:[email protected]


1.2.2 ACT Finanzamt

Einstieg ACT-Dienstleistungen – Finanzamt – finanz.online

Steuernummer 880/3522

Benutzer EXT-12654

PW 8yxRGhPZ

1.2.3 ACT Sozialversicherung

Einstieg ACT-Dienstleistungen – Sozialversicherung – sv.online

Dienstgeberkonto: 800102551

Passwort: Trummer

Pin: 2177

Achtung! Zu Beginn eines neuen Jahres (Jänner -> d.h. das liegt im

Zuständigkeitsbereich der Wintersemester-Üflinge) ist zu kontrollieren, ob sich die

Beitragssätze geändert haben. Bei Änderungen sind diese SOFORT im WinLOHN zu

übernehmen, da sich andernfalls eine Differenz auf dem SV-Dienstgeberkonto ergibt.

(siehe dazu die Erklärungen in Punkt 6.2)


2 Durchführung der Personalverrechnung

Die KFUNIline beschäftigt derzeit folgende neun fiktive ArbeitnehmerInnen (detaillierte

Daten sind den ArbeitnehmerInnen-Stammblättern zu entnehmen):

Firmenein- und Austritte

Frau Michaela Stock wurde per 31.11.2012 bei der ACT-Sozialversicherung abgemeldet

und in der WINLine auf inaktiv gesetzt. Im März 2013 schied Frau Anna Winkelbauer aus der

KFUNIline aus; ihre 25%-Anteile übernahm Frau Michaela Stock, die nun mit 75% Anteilen nur

noch reine Gesellschafterin der KFUNIline ist. Frau Elisabeth Riebenbauer wurde per

01.11.2012 (wieder) angemeldet und ist nun alleinige Geschäftsführerin der KFUNIline. Als

Ersatz für Frau Anna Winkelbauer wurde eine neue Trainerin per Anfang April 2013 eingestellt.

Name Beruf DN-Nr. Verwendungs-

gruppe Gehalt für

2018

Riebenbauer Elisabeth Geschäftsführerin, Weiterentwicklungstrainerin

2013 VI 5.067,33 €

Gritschacher Gabriele WINLine-Trainerin & BMD-Trainerin

2001 VI 5.067,33 €

Richter Tobias Rechnungswesen 2006 V 3.704,39 €

Hobel Thomas UnternehmerInnenseminare 2009 V 3.298,15 €

Meerflusser Kurt Weiterentwicklungstrainer, UnternehmerInnenseminare

2010 V 3.298,15 €

Swifer Klaus Raumpfleger 2014 geringfügig 446,81 €

Gesamt 20.882,18 €


Anmerkungen zu den Gehaltsanpassungen

Mit Jänner 2019 wurden alle TrainerInnen-Gehälter und auch jene Gehälter der sonstigen

MitarbeiterInnen an den aktuellen Kollektivvertrag angepasst.

Grundsätzlich sind folgende Schritte während des Jahres in der Personalverrechnung

durchzuführen:

1) Angleichung der Gehälter an den Kollektivvertrag jeweils am Jahresanfang

2) Durchführung der monatlichen Tätigkeiten

a) Abrechnung der einzelnen ArbeitnehmerInnen in WINLohn

b) Belegdruck

c) Belegverbuchung in der FIBU

d) Überweisung der Gehälter sowie der Gehaltsabgaben

Alle Belege (wie Abrechnungsbelege, Nettoliste, Finanzbuchhaltungsbelege, Lohnjournale,

Sozialversicherungsbelege, Sendungsberichte, Beitragsnachweis-Erinnerungen,

Zahlungsaufträge etc.) sind – gegebenenfalls mit Behandlungsvermerken versehen - in den

Personalverrechnungsordner des jeweiligen Semesters gut auffindbar abzulegen!


2.1 Abrechnung der einzelnen MitarbeiterInnen mittels

WINLohn

2.1.1 Start von WINLohn

Die Lohnverrechnung erfolgt derzeit in der Version 10.0. Die Stammdaten der MitarbeiterInnen

sind bereits angelegt. Zur Durchführung der Personalverrechnung muss das Laufwerk L

geöffnet werden. Im Ordner user findet sich der jeweilige Username (Rechner, an dem ihr

sitzt –UEFAI ### als Ordner, darin öffnet ihr WINLohn (Datei cwlstart) und loggt euch ein.

Evtl. beim Einstieg das Datum ändern (wenn man die PV bereits früher durchführt).

Benutzername admin

Passwort grado

Mandant KFUL

Nächster Schritt ist die Auswahl von „Lohnverrechnung“ in der Menüleiste.


2.1.2 Monatsabschluss

Bevor man die Gehälter des Monats abrechnen kann, ist das aktuelle Abrechnungsmonat

einzustellen. Dies geht folgendermaßen:

Registerkarte “Abschluss” “Monatsabschluss”

Dann erscheint folgende Meldung:

Wenn alles passt, klickt man auf „OK“ (Hakerl links oben) und der Monatsabschluss wird

ordnungsgemäß durchgeführt.

ACHTUNG!!! ACHTUNG!!! ACHTUNG!!!

DER MONATSABSCHLUSS VON DEZEMBER AUF JÄNNER KANN NICHT

RÜCKGÄNGIG GEMACHT WERDEN!


Es gibt zwei Möglichkeiten die Personalverrechnung durchzuführen:

Abrechnung jedes/r einzelnen ArbeitnehmerIn

Stapelabrechnung

Bis jetzt wurde jede/r ArbeitnehmerIn einzeln abgerechnet, Informationen zur

Stapelabrechnung befinden sich im hinteren Teil dieses Handbuchs.

Achtung! Am Jahresende ist auch ein Jahresabschluss durchzuführen (siehe Pkt. 6.4)

2.1.3 Abrechnung jedes/r einzelnen ArbeitnehmerIn

Nachdem man den Monatsabschluss durchgeführt hat, kann man die einzelnen

ArbeitnehmerInnen abrechnen:

Registerkarte “Abrechnen”

“Einzelabrechnung”


Folgendes Fenster erscheint:

Hier wählt man den/die jeweilige/n DienstnehmerIn aus. Dies kann entweder durch Eingabe

der DN-Nummer oder Eingabe des Namens erfolgen.

Name Beruf DN-Nr. Verwendungs-

gruppe Gehalt für

2018

Riebenbauer Elisabeth Geschäftsführerin, Weiterentwicklungstrainerin

2013 VI 5.067,33 €

Gritschacher Gabriele WINLine-Trainerin & BMD-Trainerin

2001 VI 5.067,33 €

Richter Tobias Rechnungswesen 2006 V 3.704,39 €

Hobel Thomas UnternehmerInnenseminare 2009 V 3.298,15 €

Meerflusser Kurt Weiterentwicklungstrainer, UnternehmerInnenseminare

2010 V 3.298,15 €

Swifer Klaus Raumpfleger 2014 geringfügig 446,81 €

Gesamt 20.882,18 €


Wurden am Jahresanfang die neuen Gehälter in WINLohn korrekt eingegeben, dann wird

automatisch das richtige Gehalt vorgeschlagen. Diese Eingabe ist mehrmals zu bestätigen.

Danach wird die Abrechnung bei jedem einzelnen Mitarbeiter mit “Hakerl” (links oben - OK)

bestätigt. Danach erscheint folgende Meldung:

Hier wählt man “Abrechnen”.

Darauf erscheint eine weitere Meldung, in welcher der Betrag nochmals kontrolliert werden

soll und danach bestätigt wird. Durch diese Bestätigung wird die Abrechnung dieser/s

MitarbeiterIn abgeschlossen, es erfolgt die Erstellung eines Abrechnungsbeleges, welcher

entweder gedruckt oder gespeichert werden kann.

Zusätzlich erfolgt eine Fehlermeldung da die Höchstbeitragsgrundlagen zwischen WINlohn

und Act-KK abweichen. Der Grund sind fehlende Winlohn-Updates. Die Abrechnung kann

dennoch richtig erfolgen. Daher ist nur eine Bestätigung der Meldung erforderlich (Button Ok

bzw. Ja)


Die Abrechnungsblätter werden am PC UEFAI 228 dann auch sofort automatisch mit dem

Button „Abrechnen“ ausgedruckt. Bei jedem anderen PC ist dies wiederum zuerst zu als PDF

zu speichern und dann erst manuell auszudrucken.

Ist der Drucker am PC UEFAI 228 nicht eingestellt, so kann dies rechts unten im Bildschirm

geändert werden.

Wurde der Abrechnungsbeleg korrekt ausgedruckt, kann der/die nächste MitarbeiterIn

abgerechnet werden.

2.1.4 Abrechnung der Sonderzahlungen (UB, WR)

Im Mai erhalten die ArbeitnehmerInnen eine Urlaubsbeihilfe, im November wird die

Weihnachtsrenumeration ausbezahlt. Normalerweise ist das ein zusätzliches Monatsgehalt

welches automatisch bei der Abrechnung im Mai und November dazu erfasst wird und nicht

extra berücksichtigt werden muss.

Ist das nicht der Fall, sind die Lohnarten zu kontrollieren. Mehr dazu im Kapitel “Probleme bei

Abrechnung der Sonderzahlung (UB, WR).


2.1.5 Belegdruck

Nachdem nun alle MitarbeiterInnen abgerechnet wurden, ist der Belegdruck durchzuführen.

Für die Durchführung des Belegdrucks geht man auf

1. Abschluss

2. Auswertung der Abrechnung – Auswahl des jeweiligen Monats

Hier kann man einstellen, welche Listen man benötigt:


Finanzbuchhaltungsbeleg

Sozialversicherungsbeleg

Nettoliste

Folgende Haken müssen angeklickt werden:

Lohnjournal

SV-Beleg

Finanzamts-Beleg

Gemeinde-Beleg (Gesamtbeleg)

Nettoliste

Evtl. ist hier wieder das Datum zu ändern!

Inklusive Rollung soll nicht angehakt werden!

Alle Belege müssen hinsichtlich ihrer Richtigkeit kontrolliert werden.


2.1.6 Datensicherung

Nach dem Belegdruck ist eine Datensicherung vorzunehmen! Hierbei ist folgendermaßen

vorzugehen:

1) WINLohn ADMIN (cwladmin auf Laufwerk L:) öffnen

2) Einstieg mit dem Benutzernamen admin und dem Passwort grado

3) Datei Sichern Mandant

vor auf Schritt 2/7: Mandant ändern auf KFUL…

weiter klicken zu Schritt 4/7: Sicherungsdatei: Laufwerk I; Personalverrechnung;

Sicherungen

und dann das Datum eingeben tt.mm.jjjj eingeben

vor klicken bis Schritt 7/7 und dann auf das Häkchen links oben klicken.

4) Abgespeichert wird die Datei auf dem aktuellen Laufwerk im Ordner Learning Point –

Personalverrechnung - Sicherung.

3 Beitragsnachweisung (GKK)

Die Beitragsnachweisung ist direkt bei der ACT zu erfassen.

Dazu folgender Link: http://www.act.at/

Der Login erfolgt durch die Eingabe von “kfuniline@390” und dem Passwort “dr67t”.

http://www.act.at/


Als nächster Schritt ist dann “Sozialversicherung” zu wählen:

Als nächster Schritt ist dann “sv.online” zu wählen:


Daraufhin erscheint folgende Anmeldemaske:

Zur Anmeldung werden dann folgende Daten eingegeben:

DG-Kto-Nr: 800102551

Passwort: Trummer

a) Abfrage des Dienstgeberkontos

Zu Beginn ist das Dienstgeberkonto abzufragen, um etwaige Differenzen zwischen Meldung

und Zahlung zu sehen. Das jeweilige Monat bzw. Jahr ist auszuwählen.


Dann erscheint das Dienstgeberkonto:

Das Dienstgeberkonto sollte einen Stand von 0 haben. Wenn hier eine Abweichung besteht,

kann es folgende Gründe haben:

Beitragsnachweisung Act-KK und Zahlung weichen voneinander ab (ev. aufgrund

unterschiedlicher Beitragssätze, wenn zu Jahresbeginn die Angleichung in WINlohn

noch nicht erfasst wurde)

Verspätete Meldung und/oder Zahlung:

o bei verspäteter Beitragsnachweisung schätzt die Act-KK einen SV-Betrag, den

diese dann vorschreibt. Folgt eine Nachmeldung (mit Lehrerschlüssel) wird

diese Schätzung der Act-KK damit wieder automatisch storniert.

o Dennoch verbleiben dadurch Verzugszinsen, die bezahlt werden müssen.

Ferienzeit: Nachmeldung der MitarbeiterInnen verursacht Verzugszinsen


! Eine etwaige Differenz ist zu ergründen und entsprechende Maßnahmen (Nachzahlungen,

Nachmeldungen) sind zu erfolgen. !

b) Ausfüllen der Beitragsnachweisung

Auswahl “Beitragsnachweisung”:

Durch Anklicken der „Beitragsnachweisung“ erscheint ein Formular, das mit den WINLohn-

Daten auszufüllen ist (mit Hilfe des GKK bzw. Lohnjournal-Zettels).

Wichtig ist auch, die Umlagen-Beitragsgrundlagen für KU, WF, MV und IE auszufüllen,

damit diese korrekt berechnet werden können. Die Beträge finden sich auf den bereits

ausgedruckten Belegen (GKK und Lohnjournal). Die Beitragsgrundlage für MV ist das

Bruttomonatsgesamtgehalt.


!!!Achtung: Im November wird zusätzlich von der GKK das Serviceentgelt für die E-Card

vorgeschrieben. Dieses Entgelt soll unter N89 Serviceentgelte eingetragen und verrechnet

werden!!!

Folgende Felder müssen ausgefüllt werden:

D i e Anzahl der Dienstnehmer ist einzutragen (6 Angestellte, davon 1 geringfügiger).

Damit das Formular abgeschickt werden kann, muss in den anderen Feldern jeweils „0“

eingegeben werden.

MV = BV (auf WINLine-Ausdruck) – bei Sonderzahlungen ist die MV doppelt so hoch!


Wenn das Formular vollständig ausgefüllt ist, muss es abgeschickt werden (Button „Daten

absenden“). Man kann das Formular gleich vor Ort ausdrucken und in der

Personalverrechnungs-Mappe abgelegen (in Druckvorschau und dann nur ausgewählten

Frame).

Achtung! Die Gesamtsumme der Beitragsnachweisung muss mit dem Betrag des bereits

gedruckten Belegs der GKK von WINLohn übereinstimmen. Wenn die Beträge nicht

übereinstimmen, ist eine Abklärung notwendig! Der SV-Ausdruck der Act-Krankenkasse ist in

der Regel der „richtigere“ Beleg!

Dieser Betrag muss auch

auf der

Beitragsnachweisung der

Act-KK als Gesamtsumme

aufscheinen.

c) Eventuelle Nachmeldung der Beitragsnachweisung

Bei einer Beitragsnachweisung, die zu spät eingereicht wird, muss man einen

Nachreichschlüssel beantragen. Das dazu benötigte Lehrerpasswort lautet: Trummer

Falls eine Nachreichung erstellt werden muss, sind folgende Punkte zu beachten: Die

Nachreichung muss komplett ausgefüllt werden und ersetzt somit die alte eingereichte

Beitragsnachreichung. Der Nachreichschlüssel wird für jeden Monat separat vergeben.


4 Überweisung der Gehälter sowie der

Gehaltsabgaben

Nach der Abrechnung der Gehälter, müssen diese auch noch ausbezahlt sowie die

Gehaltsabgaben überwiesen werden.

Überwiesen werden:

Überweisung der Gehälter:

o MitarbeiterInnengehälter -> an das MitarbeiterInnen-Konto

o Geschäftsführungsgehälter -> an das GeschäftsführerInnen-Konto

Überweisung der Gehaltsabgaben:

o Kommunalsteuer -> an die ACT Stadtkassa

o SV -> an die ACT Krankenkasse

o Lst, DB, DZ -> an das ACT Finanzamt

4.1 Überweisung der Gehälter (über die ACT-Bank)

Darauf erscheint die Internetseite der act-Bank:


Hier ist auf “Anmelden” zu klicken.

Benutzer: kfuniline@390

Passwort: dr67t

Hier ist wiederum eine weitere Anmeldung notwendig:

Die dazu notwendigen Daten lauten:


PIN: 2177

Nach erfolgter Anmeldung erscheint eine Finanzübersicht:

Zahlungsverkehr SEPA Überweisung

Es sind bereits Vorlagen vorhanden!


Bei der Überweisung müssen die Gehälter der MitarbeiterInnen und der Geschäftsführung

getrennt behandelt werden, da es zwei unterschiedliche Konten dafür gibt!

Gehälter Geschäftsführung Konto: AT68 9900 0001 0003 3930

Gehälter MitarbeiterInnen Konto: AT09 9900 0001 0003 3828

Für die Überweisung existieren bereits Vorlagen, die für die Überweisung gewählt werden

können:

GeschäftsführerInnen KFUNIline, GF-Bezug xx/2017

MitarbeiterInnen KFUNIline, Gehälter Mitarbeiter xx/2017

In den Vorlagen sind lediglich der Verwendungszweck (Bezugszeitraum) abzuändern und die

Beträge anzupassen.

Um die Überweisungen abschließen zu können, werden die TAN-Codes benötigt, sind im

Bank-Ordner ganz oben abgelegt.


4.2 Überweisung der Gehaltsabgaben (ACT-Bank)

Die Gehaltsabgaben (SV, LSt, DB, DZ, KommSt) sind mittels ACT-Bank zu überweisen.

Die Überweisung der Sozialversicherung erfolgt unter dem Punkt „ACT SV Online“.

4.2.1 KRANKENKASSE (SV, KU, WF, MV, IE)

Nach erfolgter Anmeldung erscheint eine Finanzübersicht:

Hier wird dann “ACT SV.Online” gewählt:

Danach sollte ein Formular erscheinen welches mit den WINLine-Daten befüllt werden muss,

bzw. sind bereits Vorlagen vorhanden. Vorlage „SV“ – Klick auf: Vorlage laden.


Als nächstes wird die Überweisung gesendet.

4.2.2 GEMEINDE (KommSt)

Die Überweisung der Kommunalsteuer wird als SEPA-Überweisung bei der ACT-Bank

getätigt und ist bereits als Vorlage hinterlegt. Der Betrag muss überprüft werden sowie der

Text auf den richtigen Monat geändert werden, danach kann die Überweisung gesendet

werden.

SV großgeschrieben


4.2.3 FINANZAMT (LSt, DB, DZ)

Die Gehaltsnebenkosten Lohnsteuer (LSt), Dienstgeberbeitrag (DB) und Zuschlag zum

Dienstgeberbeitrag (DZ) sind in der ACT-Bank unter dem Menüpunkt ACT-Finanzamt zu

überweisen. Es ist ebenso bereits eine Vorlage vorhanden.

Die Steuernummer lautet: 880/3522

Danach Überweisung „Absenden“.

Im Sommersemester wurden alle Überweisungen vom jeweiligen Profit Center selbst

durchgeführt.

Anschließend zurück auf die Übersicht („Zahlungsverkehr“) und die getätigten Überweisungen

ausdrucken (rechte Maustaste „Drucken“).


4.2.4 Kontieren der Überweisungsbelege

Um es der Abteilung Bank einfacher zu machen, sollten diese Überweisungsbelege

vorkontiert werden, indem z.B. bei der Zahlung der SV das Konto 3550 auf den Beleg kontiert

wird. Diese kontierten Zahlungsausgangsbelege dann einfach in das Fach der zuständigen

Bank reinlegen, sodass diese dann bei Abbuchung der Beträge die richtigen Posten

ausgleichen.

Die Konten für die Verbuchung werden im Kapitel 5 behandelt.


5 Belegverbuchung in der FIBU

Die WINlohn Abrechnung muss noch in der WINline verbucht werden. Dafür kann jede Buchung

einzeln gemacht werden, oder auf eine Vorlage zurückgegriffen werden.

Hierfür auf das Laufwerk M: gehen und den jeweiligen Ordner mit dem entsprechenden

USER z.B. 229 (=immer Name des PCs, auf welchem ihr sitzt) und die WINLine (cwl start

Verknüpfung (2)) starten. (In der FIBU wird noch mit der WinLine Version 9.0 gearbeitet).

Der zu wählende Mandant hierfür ist KFUN.

Benutzername z.B. dann: uefai229 und dies ist dann auch ebenfalls das Passwort. (klein

geschrieben)

„Applikationen“ „WINLine FiBu“ starten

5.1 Einzelne Verbuchung

„Buchen“ „Buchen“ „Dialog Stapel“

Die entsprechenden Buchungssätze hierfür lauten (diese Werte sollen nur einen Richtwert

darstellen, genaue Buchungswerte bitte selbst überprüfen!!):

6300 Gehälter 3530 Verb. MA Nettobetrag (MA + GF)

6300 Gehälter 3550 Verb. GKK SV-DN

6600 Gesetzl. Sozialaufw. Ang. 3550 Verb. GKK SV-DG

6300 Gehälter 3540 Verb. FA Lohnsteuer

6610 DB Ang. 3540 Verb. FA DB

6650 DZ Ang. 3540 Verb. FA DZ

6670 MVK Ang. 3550 Verb. GKK MVK

6520 Komm.St. 3560 Verb. Gem. KommSt

Abschließend mit dem „Hackerl“ (links oben) die Buchungen bestätigen und das Journal unter

„Auswertungen“ „Journal“ ausdrucken.


5.2 Automatische Verbuchung mit der Vorlage

„Buchen“ „Buchen“ „Dialog Stapel“ „Laden“ (hier ist die Vorlage auszuwählen,

aktuell: Doppelklick auf Vorlage PV 2012 + nachfolgende Änderungen durchführen)

Folgende Daten sind bei Übernahme zu ändern:

Periode: Bitte nicht vergessen den Monat in der Vorlage umzustellen, denn sonst

könnte es sein, dass in einem Monat zweimal gebucht wird!

Erfassungsdatum

Datum der Buchungszeilen: Damit das Datum nicht in jeder Zeile einzeln eingetippt

werden muss, am besten einmal eintippen und dann kopieren/einfügen (StrgC/StrgV).

Beleg Nr.: hier je nach PV – z.B. Gehalt 10/2018

Betrag: hier die Beträge lt. WINlohn Abrechnung eingeben

Abschließend mit dem „Hackerl“ (links oben) die Buchungen bestätigen und das Journal unter

„Auswertungen“ „Journal“ ausdrucken.


6 Sonstige Fälle

6.1 Anpassung der Gehälter an den Kollektivvertrag

6.1.1 Download des aktuellen Kollektivvertrages

Am 1. Januar jeden Jahres (bzw. mit Beginn des Sommersemesters) müssen die

Gehälter an die neuen Kollektivverträge angepasst werden, welche von der

Wirtschafskammer-Website heruntergeladen werden können. Hierfür wird jedoch seit 2005

eine Mitgliedsnummer bzw. PIN verlangt. Diese Daten müssen jedes Jahr neu beim

Gründerservice der WK entweder telefonisch (0316/601600) oder per E-Mail ([email protected])

angefordert werden.

Für unsere DienstnehmerInnen benötigen wir den Kollektivvertrag für Handwerk und

Gewerbe, Dienstleistung, Information und Consulting. Je nach Verwendungsgruppe

(siehe Tabelle Gehälter oben) gibt es eine %-Erhöhung der Monatsgehälter.

Die letzte KV-Anpassung erfolgte mit Jänner 2019. Im Ordner PV (Wintersemester 2018/19)

ist ein diesbezügliches Excel-Dokument (Name: KV-Anpassung Gehälter) abgelegt. Zu

Beachten ist, dass nur das kollektivvertragliche Gehalt der KV-Erhöhung unterliegt. Die

Überzahlung bleibt konstant und wird der KV-Erhöhung wieder hinzugerechnet.

Auszug aus der Excel-Tabelle für die KV-Anpassung 2019:

Bei der nächsten KV-Anpassung 2020 ist somit nur das KV-Gehalt 2019 um den jeweiligen %-

Satz zu erhöhen (z.B. um 2,6%) und die Überzahlung 2019 wieder hinzuzurechnen. Daraus

ergibt sich dann das Gehalt 2020.

mailto:[email protected]


6.1.2 Angleichung der Gehälter in WINLohn

Nachdem man sich nun den Kollektivvertrag herausgesucht hat, müssen die neuen Gehälter

auch in der WINLohn erfasst werden. Man geht auf die

Stammdaten

Arbeitnehmer

Arbeitnehmerstamm

Registerblatt: Lohnarten

Hier muss jeweils zum 01.01. des Jahres (bzw. je nachdem in welchem Monat die KV-

Anpassung erfolgt) bei einer Gehaltserhöhung der neue Betrag eingetragen werden. Der

Betrag für die Sonderzahlungen wird ebenfalls geändert. Dies ist in der Regel der gleiche

Betrag wie das Gehalt.

Arbeitnehmerstamm – Lohnarten:

Diese Änderungen muss man für jede/n ArbeitnehmerIn extra durchführen. Zu beachten ist

auch die Anpassung auf die aktuellen Jahreszahlen.

Nachdem man nun die Gehälter in WINLohn aktualisiert hat, muss man dies auch in der

ACT durchführen.


6.1.3 Angleichung der Gehälter in der ACT-Krankenkasse

Die Gehälter müssen nun noch bei sv.online angeglichen werden (siehe Login-Daten).

Unter dem Menüpunkt

DienstnehmerIn bearbeiten

Gehalt einsehen und ändern

In dieser Maske wird nun für jede/n DienstnehmerIn das neue Monatsgehalt (auch

Sonderzahlung) eingetragen sowie ab wann die neuen Bezüge gelten (z.B. am Screenshot:

ab 01.01.2010).

Um die Eingabe zu speichern, klickt man auf

Bezüge ändern


6.2 Anpassung der Beitragssätze in WinLohn – jeweils am

Jahresanfang

Am Anfang jeden Jahres (zu Beginn des Sommersemesters) ist zu kontrollieren ob sich

die Beitragssätze geändert haben (BMGL, SV, DB, DZ, KU, WF,…). Am besten einfach im

www. nachsehen (WKO-Homepage oder dgl.) Die Änderungen werden bei der ACT-

Krankenkasse automatisch berücksichtigt, sodass auch in WINLohn eine Änderung

vorgenommen werden muss, da andernfalls die WINlohn Abrechnung nicht mit der Act-SV-

Beitragsnachweisung zusammenpasst und sich dann auf dem DG-Konto Differenzen

ergeben.

Änderung der Beitragssätze in WINlohn:

Stammdaten – Bemessungsgrundlagen

a) Registerblatt: AB01JAHR auswählen für die Anpassung der Beitragssätze

Achtung! Die extra angeführten Beitragssätze für IE, KU, WF müssen in der Zeile A1, D1

herausgerechnet werden, sodass in Summe die Beitragssätze für AN bzw. Gesamt

(Dienstgeber+Dienstnehmer) passen.

z.B. In Summe ergibt sich für einen Angestellten (D1) 17,12%+0,5%+0,5% = 18,12%


b) Registerblatt: %-Sätze - zur Anpassung der Kommunalsteuersätze, DB und DZ –

Achtung! Für uns ist nur die Steiermark relevant (Steiermark hat einen eigenen DZ-

Satz)

Die Geringfügigkeitsgrenze kann in WINlohn nicht angepasst werden (dafür bräuchte man

eine eigene Berechtigung bzw. ein Update). Dadurch ergibt sich bei der Abrechnung der

Gehälter eine Fehlermeldung (siehe Abrechnung von Gehältern), die jedoch nur bestätigt

werden muss um die Abrechnung dennoch korrekt durchzuführen.


6.3 Personalverrechnung Ferienzeit

Für die Monate Feber bzw. Juli bis September ist mit der Geschäftsführung abzuklären, ob

die MitarbeiterInnen angemeldet bleiben und somit die Gehälter abzurechnen sind, oder ob

diese abgemeldet werden. Die Abmeldung erfolgt über die ACT-Krankenkasse.


6.4 Jahresabschluss der Winlohn am Ende jedes

Kalenderjahres

Am Ende jedes Kalenderjahres ist in der WINlohn der Jahresabschluss durchzuführen. Dafür

ist nur eine Datenübernahme zu machen, sodass im Folgejahr automatisch das aktuelle Jahr

aufscheint.

Startprogramm –> Abschluss –> Jahresabschluss –> Wirtschaftsjahr abschließen

Links oben auf das Häkchen: Speichern klicken.


6.5 Stapelabrechnung

Die Stapelabrechnung wird hier der Vollständigkeit halber angeführt – bei der monatlichen

Personalverrechnung wird jedoch jede/r ArbeitnehmerIn einzeln abgerechnet.

Abrechnen

Stapelabrechnung

Hier werden die Arbeitnehmer von 2001 bis 2014 und der Betrieb von 1 bis 1 eingegeben und

dann mit dem grünen Häkchen bestätigt.

Hier einfach ein paar Mal mit OK bestätigt werden, und dann wird der Abrechnungsbeleg

gedruckt.


6.6 Probleme bei Abrechnung der Sonderzahlungen (UB,

WR)

Wird in den Monaten Mai und/oder November nicht automatisch ein Monatsgehalt

hinzugerechnet, müssen die Lohnarten kontrolliert werden. Dazu folgende Vorgehensweise:

Stammdaten Lohnarten Lohnartenstamm

Dies sieht folgendermaßen aus:

!!!Der Standard funktioniert nicht, deswegen muss man die Formel der Lohnart (1=Gehalt)

kopieren und einfügen!!!

Die korrekte Hinterlegung sieht wie folgt aus:

Danach ist unter

Stammdaten

Arbeitnehmer

Arbeitnehmerstamm

Register Lohnarten


bei den Lohnarten die jeweilige Sonderzahlung einzustellen, damit bei der Gehaltsabrechnung

dieser Posten automatisch erscheint. Die Abrechnung der Sonderzahlung ist gemeinsam mit

den laufenden Gehältern durchzuführen, also im Mai ist das Gehalt und die UB abzurechnen;

im November ist das Gehalt und die WR abzurechnen.

In den Monaten, in denen keine Sonderzahlung abzurechnen ist, ist in dem Registerblatt

Lohnarten die Lohnart wieder zu entfernen.


6.7 Probleme mit WINLohn

Anmerkung WS 2018/19: Im Wintersemester 2019 traten bei der Personalverrechnung keine

derartigen Probleme auf! Die nachfolgenden Problemberichte beziehen sich auf

vorhergehende Semester.

Im WINLohn gibt es immer wieder Probleme durch fehlende Hinterlegung von Formeln. Die

einzelnen Posten werden nicht richtig ausgerechnet. Sollten daher wieder Probleme auftreten,

könnt ihr diese mit folgenden Schritten lösen:

Im „WINLohn“: Stammdaten Lohnarten Lohnartenstamm

So sollte es aussehen:

Lohnartnummer (LANr.): 1

(das ist das Gehalt)

Bruttoerfassung:

Zeilen Formel: 201

Beleg Formel: 202

Exim - Zeilen Formel: 201

Exim – Beleg Formel: 202

Sind die Formeln nicht richtig hinterlegt oder fehlen sie zur Gänze, muss man mit dem Cursor

bei der jeweiligen Formel reinklicken und dann oben auf „Formel“ klicken. Es öffnet sich

folgendes Fenster:


Neue Zeilenformel: Neue Belegformel:

Beim Schließen die Formel speichern (es erscheint ein Fenster „Wollen Sie die Änderungen

speichern?“ => mit JA bestätigen)

Diese Formeln müssen sodann auch im Formelstamm auffindbar sein:

Stammdaten Lohnarten Formelstamm

Bei einem Doppelklick auf den jeweiligen Namen erscheint dann genau die oben angegebene

Formel.


6.8 Aliquote Abrechnung der Gehälter

Vor allem im Wintersemester kann es vorkommen, dass die MitarbeiterInnen der KFUniline

über den Sommer abgemeldet waren. Nachdem der ÜFA Kurs oft erst in der ersten bzw.

zweiten Oktoberwoche startet, werden die MitarbeiterInnen möglicherweise nicht mit Ende

September sondern erst mit Mitte Oktober angemeldet.

Berechnung der Gehälter in diesem Sonderfall: als Grundlage dient das Bruttogehalt des

ganzen Monats, welches durch die gesamte Anzahl der Tage des Monats (in diesem Fall

Oktober) dividiert wird. Je nachdem mit welchem Tag die Mitarbeiterinnen angemeldet werden,

wird der Betrag mit den restlichen Tagen multipliziert.

Beispiel:

Bruttogehalt: 3.100

Tage des Monats Oktober: 31

Anzahl der Tage an denen die MitarbeiterInnen in diesem Monat angemeldet sind: 15

3.100:31x15= 1.500

1.500 Euro sind in diesem Fall das Bruttogehalt für diesen Monat

Bei der Eingabe der Gehälter erscheint folgendes Bild:


In dem Kästchen wird das Bruttogehalt von einem ganzen Monat vorgeschlagen. Dieses

gehört einfach mit dem neu errechneten Gehalt überschrieben.

Am Schluss (nach Drücken des OK-Button) wird noch einmal das Bruttogehalt des ganzen

Monats vorgeschlagen, auch hier gehört wieder der neu errechnete Betrag eingetragen:

Die weitere Vorgehensweise ist dieselbe wie bei der Personalverrechnung eines normalen

Monats.

Zu bedenken ist aber immer, dass auch in Folge (z.B. beim Beitragsnachweis) das geringere

Gehalt eingetragen werden muss.

6.9 Leermeldungen Beitragsnachweisung

Wurden vor dem Sommer die MitarbeiterInnen abgemeldet, ist für die Monate in denen sie

nicht angemeldet waren im Nachhinein eine Leermeldung abzugeben.

Es ist, gleich wie bei einer normalen Beitragsnachweisung, auf der Act-Seite einzusteigen und

auf sv.online zu gehen.


Der Zeitraum in dem die MitarbeiterInnen abgemeldet waren, entscheidet wieviele

Leermeldungen gemacht werden müssen. Waren sie z.B. von Juli bis September nicht

angemeldet, müssen die Leermeldungen (jeweils einzeln – da immer nur ein Monat

ausgewählt werden kann) für Juli, August und September durchgeführt werden.

Leermeldung heißt, dass anstelle des Bruttogehalts an allen notwendigen Positionen eine Null

eingetragen wird. Folgendes Bild soll am Schluss entstehen:

Bei der Anzahl der MitarbeiterInnen ist beim Eintragen darauf zu achten, dass die leeren

Felder mit einer Null ausgeführt gehören – ansonsten nimmt das Programm die

Beitragsnachweisung nicht an.

Wie bereits oben erwähnt ist diese Leermeldung für jeden Monat einzeln durchzuführen.

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