Corporate Compliance für Außenhandel und Zollabwicklung: Gestaltung einerGeschäftsprozesslösung in der internationalen Industrie

Herausforderung

GRC

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Zu Recht erfährt kaum ein Themenfeld in der Fachpresse eine so starke Aufmerksamkeit wie das The­ma Governance, Risk and Compliance (GRC). War bisher meist nur denjenigen europäischen Unter­nehmen, die an der New-York-Stock-Exchange gelistet waren und somit den Anforderungen des Sar­banes-Oxley Act entsprechen mussten, der Themenkreis vertraut, ändert sich nun auch in Europa dieAusgangssituation.

Mit der Verpflichtung zur elekt­ronischen Ausfuhranmeldungmüssen alle exportierendenUnternehmen Maßnahmen

ergreifen, um veränderten gesetzlichenAnforderungen zu entsprechen. Es istkeine neue Erkenntnis, dass Geschäfts­prozesse im Hinblick auf die neue EU­Zoll kodexd urchfü hru ngsverord nu ng aufden Prüfstein gestellt werden müssen.Allerdings herrscht in der Praxis häufigUnklarheit darüber vor, welche konkretenHerausforderungen in diesem Zusam­menhang zu bewältigen sind.

Dies liegt auch daran, dass der The­menkomplex GRC oft mit dem Anspruchaufgegriffen wird, ihn als Ganzes abzu­arbeiten. Es werden allumfassende GRC­Konzepte formuliert, die allerdings keineAnsatzpunkte liefern, wie sie in opera­tive Prozesslösungen überführt werdenkönnen. Deshalb verfolgt dieser Beitrageine umgekehrte Herangehensweise: Bei­spielhaft für die GRC-Herausforderungenvon Industrieunternehmen werden dieImplikationen konkretisiert, die aus derletzten EU-Zollkodexreform hervorgehen.Die Notwendigkeit zur elektronischenZollanmeldung bei der Ausfuhr verlangteine sorgfältige Prüfung der Rechtmäßig­keit (Compliance) des Vorgangs gemäßinternationaler Vorgaben, beispielsweiseanhand von Boykottlisten mit terrorver­dächtigen Personen, Organisationen undVereinigungen. Das betrifft zwar einer-

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seits nur einen kleinen Ausschnitt desGRC-Komplexes. Andererseits kann einefachlich fundierte und in den logistischenProzessen sinnvoll verankerte Compli­ance-Lösung den Auftakt zur Gestaltungeines umfassenderen, unternehmenswei­ten Compliance-Programms bilden.

Zunächst werden gesetzliche Vorga­ben und deren Entwicklungsrichtung ininternationaler Perspektive erläutert. ImAnschluss daran wird der ZugelasseneWirtschaftsbeteiligte (ZWB) erläutert, dadie Zertifizierung nach diesem Standardeine zentrale Entwicklungslinie im inter­nationalen Handel bildet.

Änderung des ZollkodexMit der sogenannten "e-zoll-Entschei­

dung" wurde für die Mitgliedsstaaten derEU bindend, ihre Zollverwaltungen zu ver­einheitlichen und auf elektronische Ver­fahren umzustellen. Die papierbasierteZollmeldung wird ab 1. 7. 2009 EU-weitvollständig durch eine elektronische Mel­dung ersetzt. Mit der Einführung des elekt­ronischen Verfahrens wird die Möglichkeitgeschaffen, den grenzüberschreitendenWarenverkehr effizienter abzuwickeln.

Implikationen derVerfahrensänderungen1. Nicht alleine das Medium der Mel­

dung ändert sich, auch der Zeitpunkt, zudem die Zollmeldung erfolgen muss, wirdnach vorne verlagert und mit ihm gleich-

zeitig der Umfang der zu meldendenDaten. Entsprechend dieser Vorgabenmüssen die Prozessschritte für die Zoll­meldung angepasst werden. Für eine zugenehmigende Ausfuhr muss unter ande­rem die Ausfuhranmeldung so rechtzeitigerfolgen, dass die Ausfuhrgenehmigungund die Überlassung vorliegen, bevor dieGüter das Werksgelände verlassen.

2. Die Zollbehörden haben ein Be­wertungssystem geschaffen, mit dem sieUnternehmen ein Risikoprofil zuordnen.So können unvollständige oder risikobe­haftete Daten bei der Zollmeldung dasRisikoprofil negativ beeinflussen. Der Be­griff Zollrisikoanalyse (ZORA) bezeichnetden Algorithmus, der die elektronischenAusfuhranmeldungen auf potenziell ille­gale Vorgänge prüfen kann. Entsprechendwichtig ist die unternehmensinterneCompliance-Prüfung vor Abgabe der Aus­fuhranmeldung. Die Kenntnis über diezollrechtliehe Relevanz der Außenhandels­prozesse im Unternehmen, deren Doku­mentation sowie die Kontrolle dieser Vor­gänge fließen ebenfalls in die Bewertungein. Die Zollbehörden behalten sich fürden Fall eines ungünstigen Risikoprofilsvor, Zollmeldungen des Unternehmensintensiver zu prüfen. Es drohen Verzöge­rungen in der Abwicklung. Gleichermaßensteigt die Wahrscheinlichkeit einer Zoll­prüfung, welche durch fachliche Kompe­tenz und lückenlose Dokumentation derProzesse beschleunigt werden kann.

== GRC MANAGEMENT 11

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b~ Bitte beachten Sie auch

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Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Bewältigungvon Compliance-Anforderungen im Außenhan­delliegt in der adäquaten Projektkonzeption.

Gesamtlösung. Der Erfolg der Implemen­tierung ist dann "nur noch" abhängigvon der richtigen Einführungsmethodikund dem Know-how der umsetzendenEinheiten. Die cbs Corporate BusinessSolutions hat in Zusammenarbeit mitihrer Muttergesellschaft MATERNA einauf SAP-Anwenderunternehmen fokus­siertes Beratungsprogramm entwickelt,welches von der Zoll- und Logistikbera­tung bis hin zur Konzeption und Imple­mentierung einer unternehmensweitenCompliance-Lösung Unterstützung imAußenhandels- und Zollumfeld bietet.Im Rahmen ihrer Workshopreihe Fit forFuture besteht für interessierte Indust­rieunternehmen darüber hinaus die Ge­legenheit, das cbs Corporate ComplianceProgram Global Trade & Customs Ma­nagement im Detail kennenzulernen.

Darüber hinaus ist es sinnvoll, die außen­handelsrelevanten Vorgänge in einemFunktionsbereich mit hinreichender Pro­zesskenntnis zu bündeln.

2. Die Prozessabläufe müssen so ge­staltet sein, dass dem Missbrauch vonEntscheidungsbefugnissen ein Riegel vor­geschoben wird. Segregation of Duties(SoD), also das Splitten eines Prozesses inmehrere Teilvorgänge und die Verteilungder Verantwortlichkeit auf verschiedenePersonen, ist hier ein probates Mittel. Ab­hängig vom Grad des Missbrauchspoten­tials eines Vorgangs muss mittels Monito­ring die Intervention sichergestellt sein.

3. Das Datenmanagement ist engmit der Prozessgestaltung verschränkt.:2 / IT I SAP Solution Management \

Soll verhindert werden, dass bestimmte j~L~-~~~~~~~~~~~~-~JPositionen beispielsweise in Stammdaten;( *;';'H!i!3++ +ii.!!iUl.! ,,''+05/.1\.1-ohne entsprechenden Genehmigungs-schritt verändert werden können, bedeutetdies, dass ggfs. neue bereichsübergreifen­de Prozesse oder völlig neue Funktionsbe­reiche zur Stammdatenptlege geschaffenwerden müssen.

Die jeweils individuelle Prozess land­schaft eines Unternehmens ist maßge­bend dafür, ob, wo und wie viel Handlungs­bedarf besteht. Diesen zu identifizierenist Voraussetzung für die Konzeption desImplementierungsprojekts, welche im Fol­genden idealtypisch skizziert wird:

1. Es ist zu überprüfen, welche zoll­rechtliche Bedeutung die Außenhandels­vorgänge haben. Insofern kein dezidierteszollrechtliches Know-how vorliegt, mussmit zollfachlicher Beratung die Relevanzder Import- und Export-Vorgänge korrekteingeordnet werden.

2. Dann erfolgt die Bewertung, wei­cher Vorgang aus Sicht des Unternehmensdie erfolgskritischste Bedeutung hat. Diesist i. d. R. das am häufigsten vorkommen­de Verfahren. An diesem sollte die Imple­mentierung ansetzen.

3. Dem Prozess-Redesign geht eineAnalyse der Risikopotenziale in den Teil­prozessen voraus. Sowohl Analyse alsauch Prozessdesign setzen eine entspre­chende Kenntnis von Missbrauchspoten­zialen und Präventivkonzepten voraus.

4. Wird die Umsetzung für einenProzess sinnvoll mit externen Know-how­Trägern und internen Prozessverantwortli­chen durchgeführt, wird zugleich der Wis­senstransfer in das Unternehmen initiiert.Es wird auf diese Weise Wissen darüberaufgebaut, welchen Compliance-Gesichts­punkten jeder neu zu implementierendeProzess genügen muss.

Erfolgsfaktor ProjektkonzeptionDer Schlüssel zu einer erfolgreichen

Bewältigung von Compliance-Anforde­rungen im Außenhandelsumfeld liegtin der adäquaten, unternehmensspezi­fischen Projektkonzeption und vor dereigentlichen Realisierungsarbeit mit Hil­fe geeigneter Software. Werden hier keinehandwerklichen Fehler gemacht, ist derWeg geebnet zur unternehmensweiten

3. Handlungsdruck besteht hinsicht­lich der IT-Lösung für die elektronischeMeldung. Der deutsche Zoll listet Soft­ware-Tools von über 50 Anbietern. Dieseunterscheiden sich stark in Funktionswei­se und -umfang. Die Entscheidung überdie einzusetzende IT-Lösung hängt vonder Bedeutung außenhandelsrelevanterVorgänge im Unternehmen und der stra­tegischen Ausrichtung des Unternehmensselbst ab.

Secu re-Supply-Chai n-Read inessBei der Lösungsauswahl stehen

Unternehmen am Scheideweg: Sollen dieIT-Systeme um ein schlankes Add-On er­weitert werden, das die notwendige Funk­tionalität liefert, oder soll statt dessen eineskalierbare Prozesslösung mit vergleichs­weise hohen Kosten angestrebt werden?Falls eine umfassende Lösung angestrebtwird, muss geklärt werden, welcher zu­sätzliche Nutzen erwartet werden kann.Hier ist es sinnvoll, die Rahmenbedingun­gen des internationalen Handels und de­ren Entwicklung genauer zu betrachten.

1. Im Zuge der Kontrolle der Waren­ströme in die bzw. durch die USA wurdedas C-TPAT (Custom Trade Partnershipagainst Terrorism)-Programm ins Lebengerufen. Hierbei handelt es sich um einesogenannte Public-Private-Partnership,bei dem die teilnehmenden Unterneh­men wesentliche Kontrollen ihrer Wa­ren bewegungen selbst durchführen unddafür Erleichterungen bei den Kontrollenihrer grenzüberschreitenden Warenbewe­gungen erhalten. Die US-Zollbehördenstreben die Internationalisierung diesesKonzepts an. Dieser Status findet seineEntsprechung innerhalb der EU im "Zuge­lassenen Wirtschaftsbeteiligten" (ZWB).

2. Die Elemente einer ZWB-Zertifizie­rung schließen eine Fülle zu realisierenderAnforderungen ein. Sie umfasst unter an­derem auch die bereits angesprochenenAspekte: Kenntnis der eigenen Außenhan­delsprozesse, Fachwissen in Zollfragen,gesicherte Prozesse und Daten, ein siche­res Werksgelände sowie umfangreiche Do­kumentation der ergriffenen Maßnahmen.Berücksichtigt man, dass exportorientier­te Unternehmen an mehreren Standorteneine große Zahl teilweise sehr komplexerProzesse unter Compliance-Gesichts­punkten überprüfen, dokumentieren undggfs. anpassen müssen, kommt man auchaus ökonomischen Gesichtspunkten nichtlänger umhin, dieser Herausforderungein umfassendes Programm auf der Basiseiner skalierbaren IT-Lösung entgegenzu­setzen. Welches sind die Dimensionen,die bei der Etablierung einer Complian­ce-Lösung für die Außenhandels prozesseberührt werden und wie lässt sich dieseLösung sinnvoll in Angriff nehmen?

Zoll- und fachverfahrensrechtlichesKnow-how, Prozessgestaltung und Daten­management:

1. Mitarbeiter des Unternehmensmüssen zollfachlich qualifiziert werden.

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