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Interessengemeinschaft / Centre d’intérêtsRecords Management

Workshop 22.01.09 – Erfahrungsbericht GEVER-Pilot im BIT Interessengemeinschaft Records Management - IGRM Herausforderung OS BIT – S. Fracasso, BIT, LZEP1

Herausforderung Ordnungssystem BIT

..als wichtiges Fundament (Basisvoraussetzung) für den Einsatzeines el. Geschäftsverwaltungssystems im

Bundesamt für Informatik und Telekommunikation

IGRM-Workshop GEVER-Pilot im BIT; ErfahrungsberichtSilvano Fracasso, 22.01.2009



„eigene Aktenführungsphilosophie“

Organisatorische Voraussetzungen:fehlen! (kein OS, keine OV)

Primäre DokumentenablageExplorer, Dateiablage

13 OS Erarbeitungsversuche in denvergangenen Jahren

Herausforderung OS BIT

Ausgangslage

nie umgesetzt!



• regelkonforme Gliederung (Kompetenzenprinzip); kon-textbezogene Ordnungsstrukturen; Wahrung der Ge-schäftszusammenhänge (Nachvollziehbarkeit)

Übergeordnete Anforderung:




• kontinuierlich, sequentiell ausbaubares OS

• verschiedene, generierbare Sichtweisen (Kunde,Projekt, Produkt, etc.)

• bessere Übersicht; optimale Auskunftsbereitschaft

• vollständige und verlässliche Kunden-/Projektdossiers


Bedürfnisse des BIT



• September 07 bis März 08 (Pilotbeginn GEVER-Einf.)

• Eigenes Teilprojekt Ordnungssystem; Bildung von 2 Pro-jektteams (aus den Pilot-Abteilungen EG und TK)


Vorgehen, Realisierung

Zeitliche Realisierungsvorgaben:

Projekteinbindung (GEVER-Einführung BIT):



• Grundstrukturerarbeitung 1., 2., 3. und teilw. ff EbenenFlache Strukturierung mit Fokus auf Geschäfts- resp.Kunden- und Projektdossierbildung



Technik:

• Einsatz von Zusatzkomponenten für Eineindeutigkeit und Filtersetzung auf Dossier- und Subdossierebene

• stufenunabhängige Zugriffsrechtevergaben(Dossiers-/Subdossiers, ggf. SubSubDossiers, etc.)



• Basisbildung für laufenden Ausbau der Dossierstruk-turen (laufende Aufnahme weiterer Bereiche)

• Definition und Ausbau gemeinsam genutzter Dossier-strukturen (z.B. HR, Finanzen, Führung, Projekte,etc.)


Technik:




Hauptaufgabe 1

Teilaufgabe A

Teilaufgabe B

Teilaufgabe C

B1

B2

B3

Offerte erstellen

Offerte prüfen

Offerte unter-schreiben

Offerte versenden

Dokumentenablage

Prozesse, WorkflowsKopie Offerte im

G-Dossier verfügbar

Abgrenzung



Hauptgruppe 0Führung

QuerschnittsaufgabenHauptgruppe 2IT-Beratung

Hauptgruppe 3IT-Lösungsentwicklung

und Realisierung

Hauptgruppe 4IT-Betrieb und Support

Hauptgruppe 1Unterstützung

Ressourcen

- Grundlagen, Vorgaben- Ämterkonsultationen, Kontakte BR, Parlament, BV- Amtspolitik, Vision, Strategie, Leitbild, Ziele- Betriebsführung- Kommunikation, Öffentlichkeitsarbeit, Marketing

- Grundlagen, Vorgaben- IT-/Organisationsberatung- IT-Ausbildungsberatung

- Human Resources- Finanzen- Infrastruktur, Gebäude, Sicherheit- Logistik, Material- Informatik

- Grundlagen, Vorgaben- Systementwicklung Standardlösung- Lösungsentwicklung (Kundenaufträge)- Bereitstellung, Einführung

- Grundlagen, Vorgaben- Betrieb, Unterhalt- Kundensupport

1. + 2. Ebene Ordnungssystem BIT



3 Lösungsentwicklung / Realisierung32 Lösungsentwicklung

320 Allgemeines321 Systementwicklung Standardlösung

321.0 Allgemeines

321.1 Erstentwicklungen

321.2 Weiterentwicklungen

Verschiedenes321.9

322 Entwicklung Kundenlösungen

Beispiel für Detailgliederung OS BIT (Auszug)



21 Grundlagen, Vorgaben22 IT-/Organisationsberatung

220 Allgemeines221 IT-Beratung Ministerialverwaltung / FLAG

221-BSV Bundesamt für Sozialversicherung221-BFS Bundesamt für Statistik

221-BAR Schweiz. Bundesarchiv

221-BFS-CMS Content Management BFS221-BFS-GEV Einführung GEVER im BFS

Dossier

Dossier

Subdossier

23 Ausbildungsberatung231 Standardkurse232 Kundenspezifische Kurse

232-BSV Bundesamt für SozialversicherungDossier




32 Lösungsentwicklung, Realisierung320 Allgemeines321 Systementwicklung Standardlösung

322 Lösungsentwicklung Ministerialverw./FLAG

321.1-PDT Personal Data Tresor321.1-GEV GEVER-Office

321.1-CMS ……

321.1-GEV-PM Projektmanagement321.1-GEV-KZPT Konzept

Dossier

Dossier

Subdossier

322-BSV Bundesamt für Sozialversicherung322-BFS Bundesamt für Statistik

322-BFS-GEV Einführung GEVER im BFS

Dossier

Subdossier

321.1 Erstentwicklungen




Amt, Behördenstelle (Kundendossier)

GEV Geschäftsverwaltung

CMS Content Management

Projekt ….

..

..

..

..

..

..

..

..

Amt

Dossierstrukturen

Projekt (Projektdossier, gegliedert n. HERMES-Phasen)

INIVAKZPT

REALEINFABSL

PMRMKFMQSPMK

InitialisierungVoranalyse

Konzept

RealisierungEinführungAbschluss

ProjektmanagementRisikomanagementKonfigurationsmanagementQualitätssicherungProjektmarketing

Submodelle



Bundesamt für Veterinärwesen221

Aufgabe Ordnungssystem

IT-BeratungKreis I und II

232Kundenspezi-fische Kurse

322Lösungsentwicklung

Kreis I und II

421Betrieb

Unterhalt

431Support

BVETZusatz-

komponente

Dossier Beratung

Dossier Kurse

Dossier Lösungsentwicklung

Dossier Bereitstellung, Einführung

Dossier Betrieb, Unterhalt

Dossier Kundensupport

Generierbare Sichtweisen



GEVZusatz-

komponenteSubdossier

Geschäftsverwaltung

Geschäftsverwaltung BSV

Geschäftsverwaltung BFS

Geschäftsverwaltung BLW

Geschäftsverwaltung BVET

Geschäftsverwaltung BFE

Geschäftsverwaltung ISB

221-225

Aufgabe Ordnungssystem

IT-Beratung

322-326IT-Lösungs-entwicklung

331-335IT-Bereitstel-

lung, Einführung

421-425IT-BetriebUnterhalt

431-435Support

Generierbare Sichtweisen

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