Herzlich Willkommen! Digitalisierung in der Praxis: xft ... · SAP ESS/MSS + Portal 2 3. 22 ......
Transcript of Herzlich Willkommen! Digitalisierung in der Praxis: xft ... · SAP ESS/MSS + Portal 2 3. 22 ......
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Agenda_
Vorstellung xft
Vertragsverwaltung / contract manager
Personaldossier / personnel file
Dokumenterstellung / document composer
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xft Lösungen_
Wir stellen sicher, dass Prozesse ohne Bruch auf der SAP Plattform durchlaufen werden und komplett dokumentiert, nachvollziehbar und transparent sind!
CRM SRMERP
Non-SAP
SAP
Geschäftsanwendungen
(SAP und Dritte)Unstrukturierte
Informationen
xft-Lösungen
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Strategischer Partner SAP_
xft ist offizieller SAP-Partner seit 2004
xft stellt regelmässig als SAP-Partner auf Messen aus (CeBIT, DSAG, Control, …)
Jedes Release der xft add-on suite (i.d.R. jährlich) wird bei der SAP zertifiziert dadurch Upgrade-Garantie für neue SAP Releases für den Kunden
Support für xft Software ist in den SAP Service Marktplatz integriert
service.sap.com
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Herausforderungen im Vertragsmanagement_
Verfügbarkeit
Verträge sind nicht oder nur mit hohem Zeitaufwand auffindbar
Aktualität
Vertragskopien im Umlauf, die nicht dem aktuellen Stand
entsprechen
Auswertbarkeit & Vertragsbeziehungen
Grundlage für Entscheidungen fehlt bzw. kann schwer
abgebildet werden
Zugriffsbeschränkung
Verschiedene Ablageorte
Nachvollziehbarkeit
Änderungen und Zugriffe werden nicht protokolliert
Termine & Fristen
Werden nicht eingehalten
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Einsatzgebiete des Vertragsmanagements_
Eingangs-logistik
Verträge mit Lieferanten, Transport-
unternehmen
Fertigung
Verträge mit Subunter-nehmen, Partner
Marketing & Vertrieb
Verträge mit Werbeagenturen Medien,
Kunden
Management / VorstandZugriff auf Verträge aller Art, z.B. Konzerngesellschaften
IT-Abteilung Leasing-/Kaufverträge für Hard- und Software
Personalabteilung Arbeitsverträge, Verträge mit Personaldienstleistern
Finanzabteilung Verträge mit Banken, Verträge mit Vorständen
Beschaffung / Einkauf Rahmen- und Einzelverträge mit Lieferanten
Rechtsabteilung Alle Arten von Verträgen
Beteiligungen Gesellschaftsverträge, Verträge mit Beratern
Ausgangs-logistik
Verträge mit Kunden, Post,
Transport-unternehmen
Kunden-dienst
Verträge mit Kunden
Lieferanten
Partner
Mitarbeiter
HR Dienst-
leister
Kunden
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xft contract manager_
• Fertige Produktlösung vollständig in SAP integriert
• SAP Lizenzierung sichergestellt: keine Gefahr der indirekten Nutzung
• Unterschiedliche Einsatzgebiete
• Generischer Ansatz unterstützt den Einsatz in dem jeweils relevanten
Kontext mit den jeweils benötigten Vertragsarten
• Vielfältige Recherchemöglichkeiten (z.B. Volltextsuche etc.)
• Revisionssichere Ablage & Dokumentation
• Zentraler Zugriff
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Funktionen_
• Darstellung von Vertragsbeziehungen
• Übergreifende Vertragsrecherche über Vertragsdaten
• Vertragsstammblatt je Vertragsart – vertragsspezifische Daten
• Eingeblendete Aktenkopfdaten
• Aktenstruktur mit knotenspezifischen Funktionen
• Navigation über integrierte Previews
• Integration von SAP Objekten mit generischer Suchfunktion
• Automatische Terminverwaltung (Anpassung & Überwachung)
• Terminbenachrichtigungen via xft Mail SP
• Import & Export von Dateien über Drag & Drop
• Import von Outlook Mails per Drag & Drop
• E-Mail Integration (Check-In in & Senden aus der Akte)
• Integrierter Ad-hoc Workflow (xft compliance cycle)
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Vertragscockpit / Recherche_
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(1) Funktionsbereiche im Vertragsmanagement, hier: Darstellung der „Anlage und
Suche“
(2) Anzeige verfügbare Vertragsarten mit Kontextmenüfunktionen und Link
zur „Übergreifenden Vertragssuche“ (je nach Berechtigung)
(3) Trefferliste für
Vertragsartspezifische Recherchen
(4) Bereich mit den verfügbaren Rechercheattributen der Vertragsverwaltung
(5) Bereich der Trefferliste nach Ausführung einer Recherche
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Aktenstruktur_
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(1) Funktionsleiste zur Vertragsbearbeitung
(2) Vertragskopf zur Darstellung wichtiger Vertragsattribute
(3) Beispiel-Struktur einer Vertragsakte
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Mobile Devices / Fiori_
Relevante SAPUI5Zugriffe als Kacheln im
Fiori Launchpad
Dadurch Erreichbarkeit aller Benutzer auf allen
Devices
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Agenda_
Vorstellung xft
Vertragsverwaltung / contract manager
Personaldossier / personnel file
Dokumenterstellung / document composer
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Herausforderungen im Personalwesen/Papierakte_
Verfügbarkeit
Entliehene Akten sind für andere nicht einsehbar
Zugriffs-
beschränkung
Zugriff auf die Akte ist orts- und zeitabhängig
Qualitätsverluste
Verteilte Informationen und mangelnde Aktualität
Fristen
Aufbewahrungs- / Löschfristen werden nicht eingehalten
Abstimmung
Vielfältige Kommunikations-und Abstimmungswege nötig
Nachvollziehbarkeit
Änderungen und Zugriffe werden nicht protokolliert
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xft personnel file - Vorteile_
• Komplette Produktlösung vollständig in das bestehende SAP HCM-
System integriert (effiziente Einführung)
• Alle Funktionalitäten in einer Arbeitsoberfläche (für HR-Sachbearbeiter)
• Passender Zugriff für jede Rolle (Verschiedene Sichten für verschiedene
Benutzergruppen)
• Akte im SAP GUI, im Webbrowser, auf Mobile Device (SAP Gateway +
SAPUI5 Frontend)
• Zentraler, gleichzeitiger und standortunabhängiger Zugriff
• Vollständige Konsistenz und Aktualität der Daten – Datensicherheit
• Transparenz zum Akteninhalt / Ursprung
• Integration mit SAP-Portal & Employee-/Manager-Self-Services (ESS/MSS)
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SAP GUI_
1
(1)Personalstammdaten auf einen Blick im Aktenkopf
(2)Übersichtliche Ordnerstruktur für Dokumente & Informationen
(3)Navigation per Dokumentenvorschau
(4)Dokumentenviewer
(5)Direktzugriff auf SAP-
Transaktionen
(6)Integration von MS-Office, E-Mails & Filesystem ….
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Mobile Device (SAPUI5/Fiori)_
1
(1)Personalstammdaten auf einen Blick im Aktenkopf
(2)Übersichtliche Ordnerstruktur für
Dokumente & Informationen
(3)Navigation per Dokumentenvorschau
Häufig genutzt in Verbindung mit SAP ESS/MSS + Portal
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«document composer»_
1
(1)Personalstammdaten auf einen Blick im Aktenkopf
(2)Übersichtliche Ordnerstruktur für Dokumente & Informationen
(3)Navigation per Dokumentenvorschau oder über Ordnerstruktur (auch Wischen)
Sicherer Zugriff – auch mobil
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Aktenfunktionen_
Sichten & Funktionen werden über SAP Berechtigungen &
Benutzerrollen gesteuert
Direkter Absprung aus und auf zentrale HR-
Funktionen (PA20, PA30, PA40..)
Zeitlich befristete Ausleihe mit
eingeschränktem Zugriff möglich
Wiedervorlage & Notizfunktionen (Akten-
& Dokumentnotizen)
Einfache Navigation per
Dokumentenvorschauoder im Aktenbaum
FortlaufendeProtokollierung aller
Aktenzugriffe & Aktivitäten
(konfigurierbar)
Erweiterungsfähig z.B. weitere HR Aktentypen
oder Checklisten für eigene HR-Prozesse
AutomatischeÜberwachung des Aktenbestandes
(Retention Management)
Administration des Aktenbestandes (z.B.
initiales ladeprogramm, Reporting über Aktenbestand)
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Dokumentenfunktionen_
Übersichtliche, strukturierte & einfach
bedienbare Dokumentenablage
Vordefinierte 4-Augen-Workflows für kritische Dokumentaktivitäten (Löschen, Umhängen)
Drag & Drop Ablage von Dokumenten aus
MS Outlook, Lotus Notes & Windows Filesystem
Automatisches Starten von Workflows +
Prozessen bspw. zur Löschung temporärer
Dokumente
Zustellung von Aufgaben per SAP-
Workflow, E-Mail + Fiori Launchpad
Automatische Ablage von selbst erstellten Dokumenten (z.B.
Bescheinigungen PM20)
KonfigurierbareFunktionen auf
Aktenordner und Dokumente
Dokumenteingang aus Scannen mit Barcode
(SAP Standardszenario)
Erweiterungsfähig z.B. Einbindung von
Formularszenarien (Processes & Forms)
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Agenda_
Vorstellung xft
Vertragsverwaltung / contract manager
Personaldossier / personnel file
Dokumenterstellung / document composer
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Typische Arbeitsweise_
„Ich suche mir ein ähnliches Dokument und
erzeuge eine Kopie.“
„Ich suche mir die passenden Daten
zusammen und trage sie ein.“
„Ich lasse alles Korrektur lesen. Leider gibt es
dennoch immer wieder Fehler.“
„Ich lege alle Dokumente bei mir lokal ab.“
„Ich passe den Text an, so wie ich ihn brauche“.
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Effiziente Arbeitsweise_
„Ich suche mir eine geprüfte Vorlage aus.“
„Ich kann die Teile des Dokuments, die nicht bindend sind, in Word
bearbeiten.“
„Die Daten werden vom System automatisch
eingetragen.“
„Wenn nötig, kann ich das Dokument in einen
Freigabeumlauf schicken.“
„Das System legt die Dokumente automatisch
ab.“
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Abdeckung der Anforderungen_
• Nachbearbeitung muss möglich seinder xft document composer verarbeitet MS Office Dokumente. Diese können vomSachbearbeiter in Microsoft Word bearbeitet werden.
• Keine weiteren Tools und Applikationender xft document composer verwendet vorhandene SAP-Tools und Ressourcen
und benötigt keine eigene Infrastruktur. Der xft document composer ist Bestandteil
des xft Add-ons.
• Daten aus SAP Anwendungen sollen direkt verwendet werdendie Datenbeschaffung erfolgt im xft document composer zu 100% im SAP.
• Vorlagenerstellung durch Serviceabteilungendie Vorlagenerstellung geschieht beim xft document composer durch die
Fachabteilung und nicht durch einen Entwickler.
• Verwaltung der Vorlagen- und Dokumente im SAP-Systembeim xft document composer liegen die Vorlagen im SAP System (Verwaltung,
Berechtigung, …).
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Process Partner AG | Bionstrasse 5 | CH-9015 St. Gallen
fon +41 71 314 07 07 | fax +41 71 314 07 08 | [email protected]
www.processpartner.ch
Ein Unternehmen der All for One Steeb Gruppe
/// Zum Referenten:
Michael LuchtSAP Solution Consultant