Hochvolumiges Scannen und Bearbeiten von Dokumenten für SAP (exemplarische Darstellung)
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1. Ein Stapel von Reisebelegen eines Vertriebsmitarbeiters liegt vor. Darin enthalten sind Rech- nungen für Flug, Hotel, Taxi und Verpflegung. 2. Es gilt, diese Dokumente zu bearbeiten. Die Belege sollen gemäß der jeweiligen Doku- mentart ins SAP™-Archiv (z.B. biz²Archiver) und dabei auch mit der richtigen Reise des Vertriebs- mitarbeiters verknüpft werden. 3. Damit die Logik des ERP Sys- tems angesprochen werden kann, wird in SAP™ natürlich auch ein grundsätzliches Cus- tomizing für das Dokumente Bearbeiten der verschiedenen Reisebelege benötigt – d.h. die erforderlichen Dokumentarten sind gepflegt. 4. Gemäß den Dokumentarten im System werden die Dokumen- te bearbeitet und Trennblätter erzeugt. Diese Trennblätter beinhalten einen spezifischen „Patchcode“ (z.B. sprechender Barcode) mit einer spezifischen SAP™-Bedeutung (= Bezeich- nung der jeweiligen Dokumen- tart). Diese Trennblätter können objektunabhängig (also ohne An- gabe der ReiseNr. oder PersNr.) erstellt werden. 5. Der Sachbearbeiter kann nun die Dokumente bearbeiten und den Stapel der Reisebelege anhand der Trennblätter strukturieren. Auf die erste Seite bringt er einen Barcode auf, welcher in SAP™ an dem Reise-Objekt via Hand- scanner bekannt gegeben wird. Mit der Transaktion OAM1 hat der Sachbearbeiter die Kontrol- le über die noch ausstehenden Scanstapel. 6. Den/die derart strukturierten Stapel gibt der Sachbearbeiter weiter an die Scan-Stelle (oder er führt das Scannen der Stapel selbst am Arbeitsplatzscanner durch). Es wird in Masse via biz²Scanner eingescannt – eine weitere Logik oder Kompetenz ist für das Dokumente Bearbeiten in diesem Prozess-Schritt nicht erforderlich. 7. Unser Massenverarbeitungs- server biz²ScanServer übernimmt das weitere Dokumente- Bearbei- ten im Hintergrund: er separiert die Scanergebnisse, archiviert sie und verknüpft sie logisch mit den entsprechenden Business Objekten (hier: Verknüpfung zum offenen Barcode/aufgeteilte Seiten gemäß Dokumentart an gleiche Objekte, via ArchiveLink- Verknüpfung). 8. Zur übersichtlichen Darstellung der Dokumente eines Objektes wird der biz²Explorer verwen- det. Hierin werden – wie in einer virtuellen Akte – Verzeichnis- Strukturen, Voransichten und die jeweiligen Dokumente angezeigt. Falls nur einzelne Images an- gezeigt werden sollen, kann der biz²Viewer verwendet werden. 9. Falls weitere Aktionen für das Dokumente Bearbeiten erforder- lich sind, können ggf. relevante Workflows gestartet werden. ANWENDUNGSBEREICHE: - Rechnungswesen - Personalwesen - Logistik und Produktion - Branchenspezifisch: Energieversorger (Auslesen, Verbuchung von Ablesekarten oder Zählerkarten, etc.) - Ect. Ihr inPuncto Team [email protected] +49(0)711 661 885 00 Hochvolumiges Scannen und automatisches Dokumente Bearbeiten - Digitaler Posteingang in SAP™ Exemplarische Darstellung des Prozesses: www.inpuncto.com DOKUMENTE BEARBEITEN IN SAP™ einfach, flexibel und sicher
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Automatisiert Dokumente bearbeiten – digitaler Posteingang in SAP! Gestalten sie Ihre Prozesse für das Bearbeiten von Dokumenten transparenter, nachvollziehbarer, sicherer und schneller! Täglich bekommen Unternehmen aus den verschiedensten externen Quellen Dokumente zugeschickt. Diese verschiedenen Dokumente zu bearbeiten und dann in das SAP System zu übertragen erfordert viel Zeit und Aufwand. Mit dem biz²ScanServer wird der gesamte Posteingang automatisch erfasst und lässt sich so in das SAP System überführen. Ganze Stapel an Dokumenten zu bearbeiten ist somit schnell und einfach möglich. Der Server verfügt über mehrere Eingangskanäle wie beispielsweise Scans, Files und Emails und lässt somit viele Arten an Formaten zu. Um die Dokumente automatisch zu bearbeiten, gehen sie in Papier- und digitaler Form ein und werden nach der Art getrennt, in das Archiv abgelegt und mit dem zugehörigen Objekt verknüpft. Es bedarf keiner Vorsortierung Ihrer Unterlagen, da die gleiche Technologie genutzt wird um die verschiedensten Dokumente zu bearbeiten. Je nach Bedarf werden Werte über Free Form OCR-Texterkennung ausgelesen, mit Stammdaten verglichen, artspezifische Workflows gestartet und zuständige Mitarbeiter benachrichtigt. Schnell und mit wenig Aufwand große Mengen an Dokumenten bearbeiten – mit dem biz²Scan Server ist es möglich!
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1. Ein Stapel von Reisebelegen eines Vertriebsmitarbeiters liegt vor. Darin enthalten sind Rech-nungen für Flug, Hotel, Taxi und Verpflegung.
2. Es gilt, diese Dokumente zu bearbeiten. Die Belege sollen gemäß der jeweiligen Doku-mentart ins SAP™-Archiv (z.B. biz²Archiver) und dabei auch mit der richtigen Reise des Vertriebs-mitarbeiters verknüpft werden.
3. Damit die Logik des ERP Sys-tems angesprochen werden kann, wird in SAP™ natürlich auch ein grundsätzliches Cus-tomizing für das Dokumente Bearbeiten der verschiedenen Reisebelege benötigt – d.h. die erforderlichen Dokumentarten sind gepflegt.
4. Gemäß den Dokumentarten im System werden die Dokumen-te bearbeitet und Trennblätter erzeugt. Diese Trennblätter beinhalten einen spezifischen „Patchcode“ (z.B. sprechender Barcode) mit einer spezifischen SAP™-Bedeutung (= Bezeich-nung der jeweiligen Dokumen-tart). Diese Trennblätter können objektunabhängig (also ohne An-gabe der ReiseNr. oder PersNr.)
erstellt werden.
5. Der Sachbearbeiter kann nun die Dokumente bearbeiten und den Stapel der Reisebelege anhand der Trennblätter strukturieren. Auf die erste Seite bringt er einen Barcode auf, welcher in SAP™ an dem Reise-Objekt via Hand-scanner bekannt gegeben wird. Mit der Transaktion OAM1 hat der Sachbearbeiter die Kontrol-le über die noch ausstehenden Scanstapel.
6. Den/die derart strukturierten Stapel gibt der Sachbearbeiter weiter an die Scan-Stelle (oder er führt das Scannen der Stapel selbst am Arbeitsplatzscanner durch). Es wird in Masse via biz²Scanner eingescannt – eine weitere Logik oder Kompetenz ist für das Dokumente Bearbeiten in diesem Prozess-Schritt nicht erforderlich.
7. Unser Massenverarbeitungs-server biz²ScanServer übernimmt das weitere Dokumente- Bearbei-ten im Hintergrund: er separiert die Scanergebnisse, archiviert sie und verknüpft sie logisch mit den entsprechenden Business Objekten (hier: Verknüpfung zum offenen Barcode/aufgeteilte
Seiten gemäß Dokumentart an gleiche Objekte, via ArchiveLink-Verknüpfung).
8. Zur übersichtlichen Darstellung der Dokumente eines Objektes wird der biz²Explorer verwen-det. Hierin werden – wie in einer virtuellen Akte – Verzeichnis- Strukturen, Voransichten und die jeweiligen Dokumente angezeigt. Falls nur einzelne Images an-gezeigt werden sollen, kann der biz²Viewer verwendet werden.
9. Falls weitere Aktionen für das Dokumente Bearbeiten erforder-lich sind, können ggf. relevante Workflows gestartet werden.
ANWENDUNGSBEREICHE: - Rechnungswesen - Personalwesen - Logistik und Produktion - Branchenspezifisch: Energieversorger (Auslesen, Verbuchung von Ablesekarten oder Zählerkarten, etc.) - Ect.
Ihr inPuncto Team [email protected]+49(0)711 661 885 00
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