I. Checkliste zur Überprüfung von Reiserechnungen...lt. 7a RGV errechnet (für die ersten 50 km...

Prüfungstätigkeit der SchulleiterInnen Seite 1 02.05.2016 16:45:36

I. Checkliste zur Überprüfung von

Reiserechnungen

Die nachfolgenden Bestimmungen sind für Beamte wie für Vertragsbedienstete gleicherma-ßen anzuwenden (gem. § 74 RGV Abs 1). Dienstreisebegriff (§ 2(1) RGV: Eine Dienstreise im Sinne der Reisegebührenvorschrift 1955 liegt vor, wenn sich ein Beamter zur Ausführung eines ihm erteilten Dienstauftrages … an einen außerhalb des Dienstortes … gelegenen Ort begibt und die Wegstrecke von der Dienststelle zu diesem Ort mehr als 2 km beträgt. …

1. Prüfung auf Vollständigkeit des ausgefüllten Reiserech-nungsformulares.

A. Seite 1 der Reiserechnung

Wahl des richtigen Formulares (liegt im eigenen Verwantwortungsbereich der/des jeweiligen RechnungslegerIn):

1) Fortbil-dung/Tagungen

Kurse der PH, sämtliche Tagungen u. Konferenzen (außer Leitertagungen), Drittfachausbildung, Schulmanagementkur-se für Leiter, Akademielehrgänge, Quality-Circle d. PTS, Besuchschullehrerse-minar, Fortbildung von IT-Betreuer,etc.

2) Mobile Dienste

Unterricht an Ne-benschulen, Fahrten der Bil-dungsnetzbetreuer (außer Fortbildung), Supervisionen, ARGE-Sitzungen, Leitertagungen, Leiterkonferenzen, Bespre-chung/Einladungen die durch die Be-hörde erfolgen, etc.

3) Schulveranstaltungen

Wandertag, Sporttag, Projektwoche, berufspraktische Tage bzw. Woche, Sommersportwoche, Wintersportwoche, Exkursion, etc.


Name mit Anschrift und Personalnummer des/der RechnungslegerIn Der/die Lehrerin muss die Reisegebühren bei jener Stammschule beantragen, an der er/sie zum Zeitpunkt der Reise zugeteilt war. Die Überweisung des Betrages erfolgt auf das gleiche Bankkonto wie das lau-fende Gehalt/Entgelt.

Eingangsvermerk der Dienststelle (ist entscheidend für den Fristenlauf)

Gemäß § 36 (2) Reisegebührenvorschrift 1955 (RGV) müssen die Reisegebühren innerhalb 6 Monaten, beginnend mit dem Kalendermonat, in den das Ende der Dienstreise fällt, bei der eigenen Dienststelle (Stammschule/Außenstelle) gel-tend gemacht werden. Beispiele: Dienstreise vom 29.4. bis 30.4.letzter Termin für Abgabe der Reiserechnung = 30.9. Dienstreise vom 29.4. bis 2.5.letzter Termin = 31.10.

Unterschrift des/der RechnungslegerIn mit Datum Eigenhändige Unterschrift des/der RechnungslegerIn mit Datum.

Eine Verrechnung von Reisekosten vor Antritt der Dienstreise ist nicht möglich.


B. Seite 2 der Reiserechnung

Datum der Dienstreise: (Eingabe des Datums erfolgt in der Form „tt.mm.jjjj“ bzw. „tt.mm.jj“ oder nur „tt.mm“ + Tabulatortaste“)

Beginn und Ende der Dienstreise muss mit dem Dienstauftrag übereinstimmen. Als Ausgangspunkt und Endpunkt einer Dienstreise ist laut § 5 RGV die Stamm-schule anzusehen. Im Dienstauftrag kann aber festgelegt werden, dass die Wohnung des/der RechnungslegerIn der Ausgangs- bzw. Endpunkt der Dienst-reise ist, wenn dadurch niedrigere Reisegebühren anfallen. Besonderes Augenmerk ist bei Dienstreisen darauf zu legen, dass es sich im Falle der Rückkehr vom Ort der Dienstverrichtung während des Tages zur Stammschule und neuerlicher Dienstreise an einen anderen Ort der Dienstver-richtung am gleichen Tag um 2 getrennte Dienstreisen handelt und die Tages-gebühren nicht durchgehend berechnet werden dürfen.


Uhrzeit „Abfahrt“ und „Ankunft“ (Eingabe der Uhrzeit mit Doppelpunkt z.B. „08:30“)

Die Dauer einer Dienstreise wird vom Zeitpunkt des Verlassens bis zum Zeit-punkt des Wiederbetretens der Dienststelle berechnet (§ 16 RGV). Ausnahme: Zeitzurechnung für den Weg von der Dienststelle zum Bahnhof. Eine Zeitzurechnung darf nur dann geltend gemacht werden, wenn das billigste öffentl. Massenverkehrsmit-tels auch tatsächlich benützt wurde, wenn als Reisebeginn und –ende die fahrplanmäßigen Abfahrts- u. An-kunftszeiten in der Reiseabrechnung angegeben sind und die Originalfahrkarten bzw. –bahnkarten beigelegt sind. 1.) Kleine Zeitzurechnung (Spalte 8: "K" wenn die nächstgelegene Bahnstation bzw. Haltestelle nicht weiter als 2 km ("der direkt gangbare Weg") von der Stammdienststelle entfernt ist): vom Reiserechnungs-Programm werden automatisch 1:15 h zur angegebenen Ausbleibezeit für die Berechnung der Tagesgebühren addiert. 2.) Große Zeitzurechnung (Spalte 8: "G" wenn die der Dienststelle nächstgelegene Bahnstation bzw. Haltestel-le weiter als 2 km von der Stammdienststelle entfernt ist.): vom Programm werden selbsttätig 2 h zur ange-gebenen Ausbleibezeit für die Berechnung der Tagesgebühren addiert.

Für die Berechnung der Fahrtstrecke (Stammdienststelle -> Ort der Dienstver-richtung (Reiseziel) –> Stammdienststelle) ist der kürzest mögliche Weg aus-schlaggebend.

Ort und Gegenstand der Dienstreise

Für die Berechnung der Tagesgebühren und der Fahrtkosten ist unbedingt der Zielort der Dienstreise anzugeben. (z.B. nicht „HS“ sondern „HS Hallein“ oder statt nur „PH“ richtigerweise „PH Salzburg“ etc.). Bei Kursbesuchen ist die Zeitangabe des Kursbeginns und des Kursendes sowie bei Unterricht an Nebenschulen der jeweilige Unterrichtsbeginn und das Un-terrichtsende anzugeben.

Vorliegen der Originalbelege a) Nächtigungsgebühren Die tarifmäßige Nächtigungsgebühr beträgt im Inland 15,00 €/Nacht. Höhere Nächtigungsgebühren bzw. die Auszahlung von Nebengebühren und sonstigen Vergütungen erfordern das Vorliegen der betreffenden Originalbele-ge und Zahlungsbestätigungen. Es muss überprüft werden, ob die in der Reise-rechnung beantragten Reisegebühren mit den beigelegten Rechnun-gen/Zahlungsbestätigungen übereinstimmen.


Als Nächtigungsgebühren werden gegen Vorlage der Originalrechnung mit Zah-lungsbestätigung die Kosten für das Doppelzimmer (Hälfteanteil) ohne Früh-stückskosten für Inlandsreisen bis zum Höchstbetrag von 105,00 € er-setzt.(Ausnahme: Schulveranstaltungen: Gemäß § 49a RGV ist für die Über-nachtung bei Schulveranstaltungen maximal das Doppelte des Schülerpreises zu ersetzen, deshalb muss zusätzlich der Preis (Übernachtung ohne Früh-stück), den die Schüler zu entrichten hatten, auf der Rechnung angeführt sein). Werden die Kosten für die Vollpension (Doppelzimmerpreis) geltend gemacht, dürfen keine Tagesgebühren für die gleiche Zeit abgerechnet werden. Es werden keine Nebenkosten wie z.B. "Getränke" oder „Garage“ etc. vergü-tet, aber die eventuell verrechnete Ortstaxe. Einzelzimmerzuschlag kann nur verrechnet werden, wenn eine Begründung auf der Reiserechnung unter „An-merkungen“ angegeben ist (entweder „einzige TeilnehmerIn der Schule“ oder aus geschlechtsspezifischen/gesundheitlichen Gründen). b) Eintrittskarten Eintritte (z.B. für Kulturveranstaltungen) werden gegen Vorlage der Original-belege in der Höhe der entstandenen Kosten ersetzt. c) Kurskosten, Leihgebühren, Versicherungsprämien Generell werden aber gemäß § 1 (1) RGV iVm § 20 GehG keine Leihgebühren (z.B. für Fahrräder, Schi) und keine Versicherungsprämien (z.B. Reiserück-trittsversicherung) refundiert. Es werden Kursbeiträge bzw. Kosten der Fortbildung im Rahmen der Reisege-bühren nur ersetzt, wenn deren Bezahlung mittels Originalrechnung nachge-wiesen wird und nur solang diese vom Bundesministerium dem Land refundiert werden.

d) Fahrtkosten Die Kosten für die Benützung des billigsten öffentlichen Massenverkehrsmittels (Salzburger Verkehrsverbund, ÖBB 2.Klasse, Westbahn etc.) können nur ver-rechnet werden, wenn das Originalticket/der Originalfahrschein beiliegt. Bei Ersatzanspruch von Sitzplatzreservierungskosten, Gepäcksaufbewahrungskos-ten ist ebenfalls der jeweilige Originalbeleg vorzulegen.


Beförderungszuschuss

Ist die Vorlage des Bahn- oder Bustickets nicht möglich (Verrechnung ohne Be-leg -> km-Eingabe erforderlich + „ÖFFVM“) werden vom Programm die Kosten lt. § 7a RGV errechnet (für die ersten 50 km 0,20 €/Kilometer, für die weite-ren 250 km 0,10 €/Kilometer und für jeden weiteren km 0,05 € - insgesamt maximal 52 € pro Richtung; bei Wegstrecken bis acht km beträgt der Beförde-rungszuschuss pauschal 1,64 € je Wegstrecke). Die Kilometergeldverrechnung (->PKW-Genehmigung!) beinhaltet auch die eventuell bezahlten Mautgebühren, Parkgebühren etc., d.h. diese können nicht extra verrechnet werden, da sie schon im amtlichen Kilometergeld in-kludiert sind. Sonstige Fahrtkosten (z.B. Privatbus bei Schulveranstaltungen oder Kosten des öffentl. Verkehrsmittels am Zielort (z.B. U-Bahn)) müssen extra belegt wer-den. Sind der/dem LehrerIn keine Fahrtkosten entstanden (z.B. als Mitfahrer im Pkw), darf auch in der Reiserechnung nichts verrechnet werden. e) Sammel-Zahlungsbelege Bei Sammel-Zahlungsbelegen ist jeweils nur eine Originalabrechnung erforder-lich und es reicht bei den restlichen Rechnungen eine Kopie mit dem Verweis auf das Original aus. f) Tagesgebühren laut Gebührenstufe Gem. § 13 RGV gibt es eine einheitliche Gebührenstufe bei Inlandsreisen im Bezirk (19,80 €/Tag) und außerhalb des Bezirks bzw. Reisen mit Nächtigung (26,40 €/Tag) und wird nach der Drittelregelung vergütet. Bei Beträgen von mehr als 26,40 €/Tag wird der übersteigende Teil nach dem Lohnsteuertarif versteuert. Bei Auslandsreisen wird als Grundlage für die Berechnung der Tages-u. Nächti-gungsgebühren die Gebührenstufe verwendet, die nach den Bestimmungen der RGV vor dem 1.1.2011 gegolten hätte (z.B. 2a, 2b etc.).


2. EXKURS: PKW-Benützung

Grundsätzlich sind für Dienstreisen laut Erlass 2.10 öffentliche Verkehrsmittel zu verwenden. In einzelnen begründeten Ausnahmefällen (in denen die Benüt-zung der öffentlichen Verkehrsmittel unmöglich oder unzumutbar ist), kann die Benützung des eigenen Kraftfahrzeuges beantragt werden. Erforderlich ist auch die Überprüfung auf Plausibilität der angegebenen Dis-tanzen. Laut § 1 (2) RGV muss die kürzeste Distanz vom Abfahrtsort zum Zielort (Ort der Dienstverrichtung) verrechnet werden.

Pkw: Fahrt mit dem eigenen Pkw ohne Mitfahrer 0,42 €/km. Bei Mitnahme von bis zu 4 Personen aus dienstlichen Gründen kann pro Person ein Zuschlag von 0,05 €/Kilometer verrechnet werden, wenn die Namen der Mitfahrer auf der Reiserechnung erwähnt sind: Eingabe „ Pkw1“ oder “ PKW2“ etc. auf der ganzen Strecke Eingabe von „M1“ oder „M2“ für Mitnahmen auf einen Teil der Fahrtstrecke. Bei Dienstzuteilung im Rahmen der Lehrer-Reserve ist maximal die Fahrtstre-cke ab dem Wohnort zur Nebenschule und zurück bis zur Höhe der tarifmäßi-gen Nächtigungsgebühr zu verrechnen (bis 1 Monat voll, ab dem 31. Tag ge-kürzte Reisekosten lt. § 22 (2) RGV).

3. Überprüfung und Genehmigung des Anspruchs auf Ta-gesgebühren. Gemäß § 17 RGV gebühren die Tagesgebühren nach der Drittelregelung, d.h. ab Überschreiten der Gesamtdienstreisezeit von 5 h stehen 1/3 der vollen Ta-gesgebühren zu, über 8 h werden 2/3 der Tagesgebühren und bei einer Dauer von mehr als 12 h werden volle Tagesgebühren vergütet. Tarif I (Reisen außerhalb des politischen Bezirks): 26,40 €/Tag

Tarif II (Reisen innerhalb des politischen Bezirks): 19,80 €/Tag

(Bei Dienstreisen mit Nächtigung kann Tarif I 30 Tage lang verrechnet werden,

dann Tarif II)


Die Dienstreisezeit bei mehrtägigen Reisen ist durchgehend zu bemessen, wenn der Dienstauftrag dies vorsieht (eine freiwillige tägliche Rückkehr zum Wohnort findet weder im Ersatz der höheren Fahrtkosten noch in der Berech-nung der Tagesgebühren Niederschlag) .

4. Überprüfung Fortbildung im Dienst- oder Wohnort

Gemäß § 73 der Reisegebührenvorschrift besteht bei Lehrveranstaltungen (Kursen) im Wohnort oder/und Dienstort zum Zwecke der eigenen Aus- und Fortbildung kein Anspruch auf Reisekosten. Dienstort ist hier die Ortsgemein-de der Stammschule des/der LehrerIn; als Wohnort ist ebenfalls die Ortsge-meinde anzusehen.

5. Überprüfung der Verrechnung von Bahnkosten (Ver-meidung der Doppelverrechnung)

Bahnkarten, die vom Lehrer/von der Lehrerin vorab selbst bezahlt wurden, können jeweils nur im Ausmaß des billigsten Tarifes verrechnet werden. Bei Verwendung von ÖBB-Bahnkarten der Ausgabestelle (von der Kanzlei der Abteilung 2 ausgestellt) darf nicht zusätzlich noch eine Verrechnung im Reise-kostenformular erfolgen – im Gegensatz zu vom Lehrer bezahlten Bahnkarten, die er/sie z.B. von der Personalvertretung bezogen hat.

6. Prüfung der Nächtigungskosten: Belegmäßig nachgewiesene Nächtigungskosten werden in Höhe des Doppel-zimmerpreises ohne Frühstück ersetzt (maximal: 700% der tarifmäßigen Näch-tigungsgebühr). Bei Verrechnung von „Doppelzimmer mit Vollpension“ dürfen die Tagesgebüh-ren nicht noch zusätzlich verrechnet werden. Schulveranstaltungen: Im Falle der Verrechnung von Projektwochen, Sommer- bzw. Wintersportwochen sind durch den Bauschbetrag bereits die Verpfle-gungskosten abgegolten, d.h. es können nur mehr Nächtigungskosten ohne Verpflegung in Höhe von maximal dem Doppelten des Schülerpreises abge-rechnet werden; weitere Kosten wie z.B. Getränke können nicht abgerechnet werden.


* * *

II. Schulveranstaltungen Formular für Schulveranstaltungen im Inland oder Ausland:


Schulveranstaltungen sind (§ 13 Schulunterrichtsgesetz): 1. Lehrausgänge und Exkursionen 2. Wandertage 3. Berufspraktische Tage und Berufspraktische Wochen 4. Sportwochen 5. Projektwochen, Projekttage (z.B. Wien-Aktion, Intensivsprachwochen) 6. Schüleraustausch 7. Abschlusslehrfahrten Für die richtige Bezeichnung der Veranstaltung und die richtige Eintragung ins Formular ist der/die jeweilige LehrerIn (§ 37 RGV) selbst verantwortlich, die Bauschvergütung wird automatisch vom Programm errechnet. Die Reisekostenvergütung umfasst Fahrtkosten, Bauschbetrag, Nächtigungs-kosten und Nebengebühren lt. RGV. Berechnung der Fahrtkosten ab Schule; bei Fahrten mit dem Privatbus:

Sammelrechnung mit Angabe des Preises pro TeilnehmerIn beilegen.


Der Bauschbetrag (= ein vom Bundesministerium mit Verordnung festge-

legter %-Satz der Tagesgebühr Geb.Stufe 3) ist je Veranstaltung und Dauer unterschiedlich hoch und dient zur Abdeckung der Verpflegungs-kosten (gleiche Beträge gelten für Auslandsveranstaltungen). Zum Zwecke der richtigen Berechnung bei Exkursionen, Berufspraktische Tage sowie Wander- u. Sporttage (unterer Teil des Reiseformulares) muss in Spalte 1 angegeben werden, ob die Veranstaltung im Bezirk oder außerhalb des Bezirks (Tarif 1 oder 2) war; in Spalte 2 muss angegeben werden ob die Veranstaltung im oder außerhalb des Dienstortes war ("I" oder "A") .

Die Nächtigungskosten laut Beherbergungsbetrieb: nur im Ausmaß des

bezahlten Doppelzimmerpreises ohne Frühstück(in begründeten Einzel-fällen auch Einzelzimmerpreis), auf der Rechnung muss der Preis den die Schüler bezahlt haben, angegeben sein. Ersatzweise kann die "Nächti-gungsbestätigung mit Schülerpreis" verwendet werden (s. Beilage). Zahlungsbestätigungen über Pauschalpreise: müssen eine Aufgliederung nach Fahrtkosten/Nächtigungskosten/Kulturprogramm etc. enthalten. Es dürfen nur die Beträge abzüglich einer eventuellen Refundierung abge-rechnet werden. (z.B. ÖSV-Zuschuss anläßl.Wintersportwoche).

Unter Nebengebühren (sonstige Kosten) können Eintritte, Kosten des öf-

fentl. Verkehrsmittels am Zielort (z.B. U-Bahn) u.ä. verrechnet werden (->Original-Zahlungsbelege!)

In der letzten Spalte muss die Anzahl der teilgenommen Schüler angege-

ben werden.


BESTÄTIGUNG

ÜBER ENTRICHTETE NÄCHTIGUNGSKOSTEN (OHNE FRÜHSTÜCK!)

Es wird hiermit bestätigt, dass Herr/Frau

.........................................................

für Nächtigung in der Zeit vom ............................... bis

................................

einen Betrag von ........................... Euro pro Nächtigung bezahlt hat.

Es wird weiters bestätigt, dass die Schüler jeweils einen Nächtigungspreis

von täglich

............................ Euro

entrichten mussten.

........................................, am

............................................

(Unterschrift und Stempel des/der QuartiergeberIn)


Tarife bzw. Bauschvergütungen für Schulveranstaltungen

Schulveranstaltung Ausbleibezeit Vergütung

Tagesgebühren (RGV) Wander- und Sporttage > 5 - 8 Std. 11,20

Gebührenstufe: Tarif 1 Tarif 2

> 8 - 24 Std. 23,10

1 26,40 19,80 Projektwoche und Berufspraktische Wo-

che pro Kalender-tag 25,30

2a, 2b 26,40 19,80

Sommersportwoche pro Kalender-tag 27,70

3 26,40 19,80

Wintersportwoche pro Kalender-tag 31,90

Exkursionen, Berufspraktische Tage: 1. Bauschvergütung Inner-/außerhalb des Dienstortes (I/A) > 5 - 8 Std. 6,90 Innerhalb des Dienstortes (I) > 8 - 12 Std. 13,30 Innerhalb des Dienstortes (I) > 12 - 24 Std. 20,10

2. RGV-Vergütung

Außerhalb des Dienstortes (A) > 8 - 24 Std. RGV-Drittel

Inner-/außerhalb des Dienstortes (I/A) > 24 Std.

RGV-Drittel


Tarife zur Reisegebührenabrechnung (Lehrer) Reisezulagen nach § 13 RGV seit 1.1.2011 (Inland)

alle Lan-deslehrer

Tagesgebühren

Tarif I (außerhalb Bezirk bzw. bei

Nächtigung im Bezirk)

Tagesgebühren

Tarif II (innerhalb Bezirk)

Nächtigungsgebüh-ren

3/3

2/3

1/3

3/3

2/3

1/3

tarifmä-ßige Nä.Geb.

maxima-le.Nä.Geb. incl.600% Zuschuss

€ 26,40

€ 17,60

€ 8,80

€ 19,80

€ 13,20

€ 6,60

€ 15,00

€ 105,00

Zur Erläuterung: Mehr als 5 Stunden...............................................................................1/3 Tagesgebühr Mehr als 8 Stunden...............................................................................2/3 Tagesgebühr Mehr als 12 Stunden (bis 24 Stunden).................................. .............3/3 Tagesgebühr

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