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ICT-Weiterbildung Dropbox__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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Dropbox

Was ist die Dropbox?

Dropbox ist ein zentraler Speicherort für die eigenen Dateien – egal, ob sie von einem Macstammen oder von einem PC oder Mobiltelefon. Alle Dateien, die man in der Dropbox ablegt,werden automatisch auf allen Geräten synchronisiert, so dass sich die Dropbox auch für dieDatensicherung (Backup) einsetzen lässt. Ausserdem kann man einen Monat lang auf gelöschteDateien und alte Versionen einer Datei zugreifen. Praktischerweise lassen sich Dateien in derDropbox für andere zum Herunterladen anbieten – auch Fotos als Bildergalerie online zustellen ist ganz einfach. Zuguterletzt können Dateien zum gemeinsamen Bearbeiten für anderefreigeben werden.Die Dropbox ist ein Ordner, der im Internet (auf einem Server) liegt. Bei einer funktionierendenInternetverbindung können die Daten in der Dropbox von überall her eingesehen oderheruntergeladen resp. neue Daten in die Dropbox hochgeladen werden – man benötigt dazulediglich einen Internetbrowser auf einem Computer, Smartphone oder Tablet.Darüber hinaus kann man auf dem gewünschten Gerät das Programm resp. die App „Dropbox“installieren. Das Dropbox-Programm erstellt auf dem Gerät automatisch eine Kopie derInternet-Dropbox, so dass alle Daten auch ohne Internetverbindung verfügbar sind. Neue,veränderte und gelöschte Daten werden mit der Internet-Dropbox sofort abgeglichen.

Bis zu einer Datenmenge von 2 Gigabyte ist die Dropbox kostenlos; falls man die Dropbox aberweiterempfiehlt, lässt sich der kostenlose Speicherplatz auf bis zu 16 Gigabyte erhöhen. Werzusätzlichen Speicherplatz braucht, kann ihn gegen einen monatlichen Geldbetrag erwerben.


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Dropbox installieren

Zunächst erstellt man auf der Herstellerseite ein eigenes Dropbox-Konto – wer 500 Megabytezusätzlichen Speicherplatz haben will, benutzt dazu diesen Link: http://db.tt/yJ3VVDH7.

Nun trägt man den Vor- und Nachnamen, die E-Mailadresse sowie ein Kennwort in die Maskeein und klickt auf „Konto erstellen“. Tip: Man kann auch frei erfundene Namen undMailadressen eintragen – nur merken muss man sie sich! Nach der Kontoeröffnung sollte manzunächst das kostenlose Standardkonto mit 2 GB Speicherplatz wählen – falls man später mehrSpeicherplatz benötigt, kann man immer noch auf das kostenpflichtige Pro-Abo umsteigen.


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Im nächsten Schritt wird automatisch das Dropbox-Installationsprogramm heruntergeladen:

Beim Mac öffnet sich (je nach Voreinstellung im Browser) automatisch das Installations-programm für die Dropbox – falls nicht, sucht man die Datei „DropboxInstaller.dmg“, dieman mit einem Doppelklick öffnet. Achtung: Für die Installation ist ein Administrator-Kennwort nötig. Daher ist auf den KFR-Macs die Dropbox schon vorinstalliert.Auf dem Windows-PC startet man das Installationsprogramm mit einem Doppelklick aufdie Datei „DropboxInstaller.exe“.Auf dem Smartphone oder Tablet folgt man – wo nötig – den Anweisungen auf demBildschirm.


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Beim ersten Start des Dropbox-Programms muss man sich übrigensanmelden, um auf die Internet-Dropbox zugreifen zu können – dieerforderliche Mailadresse und das Passwort hat man sich beimErstellen des Dropboxkontos hoffentlich notiert ;-)

Dropbox benutzen

a) Auf die Dropbox zugreifen

Wenn das Dropbox-Programm auf dem Rechner installiert ist, kann man auf dem Mac über dieMenüleiste (oben rechts am Bildschirm) und am PC über die Taskleiste (unten rechts amBildschirm) direkt darauf zugreifen.

Wenn man auf das Dropbox-Symbol in der Menüleiste (bzw. Taskleiste bei Windows) klickt,erscheint ein Menü. Darin sind die wichtigsten Dinge zur Dropbox stets griffbereit:

1) der Dropbox-Ordner auf dem Computer, indem sich die abzugleichenden Dateienbefinden;

2) die Internet-Dropbox (also gewissermassendie Sicherungskopie des Dropbox-Ordners,auf die über den Internetbrowser zuge-griffen wird);

3) die vor kurzem abgeglichenen Dateien;4) ein Hinweis, ob alle Dateien abgeglichen

sind;5) ein Zusatzmenü mit weiteren Einstellungen (u. a., um die Synchronisation zu pausieren oder

die Dropbox zu beenden).


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b) Dateien synchronisieren

Um Dateien auf dem Hauptcomputer mit den Dateien auf dem Zweitrechner (z. B. Laptop)oder dem Smartphone abzugleichen, genügt es, die gewünschten Dateien in den Dropbox-Ordner zu legen. Im Dropbox-Ordner kann man nach Belieben eigene Ordner erstellen, diedann ebenfalls in die Synchronisation miteinbezogen werden.

c) Dateien zum Herunterladen anbieten („Dropbox-Link freigeben“)

Wer Dateien per E-Mail verschickt, stösst schnell an Grenzen: Oft darf der Anhang einer E-Mailnicht grösser sein als 10 Megabyte. Mit Dropbox lässt sich das Problem einfach umgehen:

Die gewünschte Datei (oder einen Ordner) irgendwo im Dropbox-Ordner ablegen;mit der rechten Maustaste die Datei (oder den Ordner) anklicken (auf dem Mac alternativ beigedrückter ctrl-Taste) und im Kontextmenü auf „Dropbox-Link freigeben“ gehen;den Link aus der Zwischenablage in eine E-Mail einfügen und die E-Mail versenden.

Hinweis: Für den Unterricht kann der Link zu einem Ordner beispielsweise mit dem Namen„Schule“ an die Schüler verschickt werden. Die Schüler haben mit dem Link Zugriff auf alles,was sich aktuell im Ordner befindet – somit braucht man nicht jedesmal einen neuen Link zuversenden, wenn eine neue Datei im Ordner hinzugekommen ist.

d) Dateien mit anderen Anwendern gemeinsam nutzen („diesen Ordner freigeben“)

Bei einem Projekt arbeiten in der Regel mehrere Personen mit den gleichen Dateien undtauschen sie aus; gleichzeitig müssen diese Dateien aktuell bleiben und für alle Beteiligten stetsverfügbar sein. Mit der Dropbox lässt sich dieses Problem lösen:

Im Dropbox-Ordner einen neuenOrdner erstellen (z. B. mit demNamen „Teilen“) oder einenbestehenden Ordner im Dropbox-Ordner auswählen;den Ordner mit der rechtenMaustaste (auf dem Macalternativ bei gedrückter ctrl-Taste) anklicken und im Kontext-menü auf den Punkt „DiesenOrdner freigeben“ gehen;sich im öffnenden Browserfensterbei der eigenen Dropbox anmelden;E-Mail-Adressen aller Personen eingeben, die auf den gemeinsamen Ordner Zugriff habensollen (1, s. Bild auf der nächsten Seite) – Achtung: die betreffenden Personen müssen überein eigenes Dropbox-Konto verfügen;


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evtl. einen Kommentar ergänzen (2);den Ordner freigeben (3).

Anschliessend wird an alle angegebenen Personen eine E-Mail mit einem Link versandt, den siebestätigen müssen. Ab sofort haben diese Personen den vollen Zugriff auf den freigegebenenOrdner.

Dropbox auf fremden Computern

Auf allen eigenen Rechnern, auf dem eigenen Smartphone oder Tablet lässt sich das Dropbox-Programm installieren. Manchmal möchte man aber auch von einem fremden Rechner aus aufseinen Dropbox-Ordner zugreifen. Auch das ist kein Problem: Über jeden beliebigenInternetbrowser ist die Internet-Dropbox nur wenige Mausklicks entfernt.


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Im Internetbrowser seiner Wahl die Adresse der Dropbox http://dropbox.com/ eingeben;auf der Webseite direkt unter der Registrieren-Taste auf „Anmelden“ klicken (1);sich mit seiner E-Mail-Adresse und seinem Passwort anmelden (2);auf einem fremden Rechner bei „Anmeldeinfo speichern“ (3) keinen Haken setzen, auf demeigenen Computer je nach Vorliebe;auf „Anmelden“ klicken (4).

Nach dem Anmelden erscheint das eigene Dropbox-Konto im Browserfenster. Ein kurzerÜberblick soll zeigen, was man hier alles einstellen und machen kann:

1 Dateien: Hier hat man Zugriff auf alle Dateien in seiner Internet-Dropbox.2 Ordner und Dateien in der Internet-Dropbox lassen sich mit einem Mausklick auswählen,

was durch einen hellblauen Hintergrund erkennbar ist.3 Falls ein Ordner oder eine Datei ausgewählt ist, erscheint hier eine Leiste mit weiteren

Optionen. Dazu gehören:4 den Ordner mit anderen Dropbox-Nutzern teilen;5 einen Link zum Ordner oder zur Datei zum Versand an andere Personen freigeben;6 den Ordner oder die Datei herunterladen;7 den Ordner oder die Datei löschen;8 weitere Optionen: Umbenennen, Verschieben, Kopieren und ein Fotoalbum erstellen

(funktioniert nur, wenn der Ordner Fotos enthält).9 Mit einem Klick auf dieses Symbol kann man eine Datei in die Internet-Dropbox

hinaufladen.

Dropbox auf fremden Computern

Wer sich um die Sicherheit seiner Dateien in der Dropbox sorgt, sollte unbedingt einen Blick aufdie ebenfalls erhältlichen Unterlagen „Boxcryptor – Sicherheit in der Dropbox“ werfen.

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