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IFS Broker

Anforderungen und Umsetzung

Dr. Katharina Kemper

27. September 2011

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Themen des Tages

IFS Broker

Was muss getan werden – und warum?

Was fordert der Standard?

Wie kann im Audit bewertet werden?

Wo geht es hin?

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IFS Broker

IFS Broker konzentriert sich auf die Brokeraktivitäten

Lieferantenauswahl

Sicherstellung der Sicherheit/Legalität der Produkte und

Kundenanforderungen an die Produkte

Zielsetzung

Händler /Agenturen müssen sichere und eindeutige Prozesse zur

Auswahl sicherer Lieferanten nachweisen

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IFS Broker- Anwendungsbereich

IFS Broker wird angewendet bei allen Unternehmen, die

in erster Linie Handelsaktivitäten vornehmen,

einkaufen oder selbst Lieferanten auswählen

Waren an Kunden versenden, an Kunden berechnen

auch wenn der Händler keinen Kontakt zu den Produkten hat

oder hatte

Kaufmännische Unternehmen wie Broker und Agenturen, die

Produkte nie sehen, müssen nach dem IFS Broker auditiert

werden.

Unternehmen, die nach IFS Food zertifiziert sind und mit

Waren handeln, müssen nicht zusätzlich nach IFS Broker

auditiert werden

Dr.K.Kemper 4

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Weitere Angaben

Auditdauer:

Minimum: 8 Stunden, davon 4 Stunden vor Ort

Auditlevel:

>75% und < 95 % => Basisniveau

> 95% => Höheres Niveau

Auditintervall

12 Monate

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Broker im Sinne des IFS Standards

Broker sind Handelsunternehmen, die als Makler

Geschäftsabschlüsse zwischen den Herstellern von

Lebensmitteln,

Haushalts- und Körperpflegeprodukten und

Ihren Kunden vermitteln

Broker wählen ihre Lieferanten selbst aus und kaufen die

Ware selbst oder im Auftrag zum Zwecke des Weiterhandelns

Sie können logistische Aktivitäten auf eigenen Namen oder

über Dienstleister organisieren

Broker berechnen ihren Kunden die Ware direkt, ohne

zwangsläufig selbst mit dem Produkt in Berührung gekommen

zu sein

Dr.K.Kemper GmbH

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Händler, Importeur, Agentur

Händler:

Geschäftsbetrieb, der Produkte direkt an den Endverbraucher

verkauft

Importeur:

Händler, der ein Import-Geschäft betreibt,

der im Ausland Güter einkauft,

sie transportieren lässt,

sie in ein Zielland einführt,

eine Verzollung und andere amtlich eventuell notwendigen

Formalitäten erledigt und diese Güter anschließend im Inland in

dem Wirtschaftsverkehr bringt, indem er diese an Konsumenten

oder Zwischenhändler zum Kauf anbietet

Agentur :

ein Büro, das für bestimmte Personengruppen die Vertretung

ihrer Interessen übernimmt.

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Abgrenzung ggü. anderen IFS Standards

IFS Food

nur für Lebensmittelhersteller

IFS HPC

Hersteller von Haushalts- und Körperpflegeprodukten

IFS Cash & Carry

Cash-&-Carry und/oder Großhandelsbetriebe, die mit ihren

eigenen losen und verpackten Produkten handeln

IFS Logistik

Dienstleistungsunternehmen, die verpackte Produkte im Namen

eines Dritten logistisch handhaben

IFS Broker

Unternehmen, die Waren einkaufen , aber nicht selbst mit den

Waren in Berührung kommen und diese Waren direkt an den

Kunden liefern

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Gliederung des Standards

1. Unternehmensverantwortung

2. Qualitäts-Management System

3. Ressourcenmanagement

4. Dienstleistungsprozess

5. Messungen, Analysen und Verbesserungen

6. Besondere Anforderungen für Broker

In Summe 67 Anforderungen

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Spezielle Anforderungen für Broker

Kapitel 4 Dienstleistungsprozess z.B.

4.1 Vertragsprüfung

4.2 Produktspezifikationen

4.16 Rückverfolgbarkeit

Kapitel 6 Spezielle Anforderungen für Broker

6.1 Produktentwicklung

6.2 Einkauf

6.3 Produktverpackung

6.4 Produktanalysen

6.5 Externe Logistik Dienstleister

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Kapitel 1

Unternehmensverantwortung

Unternehmenspolitik / Unternehmensleitlinien

Unternehmensstruktur / Unternehmensprozesse

Überprüfung durch die Unternehmensleitung

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Unternehmensverantwortung

Unternehmenspolitik / Unternehmensleitlinien

Unternehmensstruktur und Unternehmensprozesse

!KO!

Die Unternehmensleitung stellt sicher, dass die Mitarbeiter ihre

Verantwortlichkeiten kennen und die Mechanismen zur

Überwachung der Wirksamkeit ihrer Handlungen greifen

Überprüfung durch die Unternehmensleitung

Bewertung des Systems in regelmäßigen Abständen zur

kontinuierlichen Verbesserungen

Einführung eines Systems, das Informationen über alle

relevanten Gesetze ermöglicht

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Verantwortung

Verantwortlichkeiten incl. Stellvertretung müssen

nachvollziehbar und geregelt werden

Stellenbeschreibungen oder Funktionsbeschreibungen sollten

vorliegen

Ein Organigramm kann ausreichend sein

Es muss ein System der Informationsbeschaffung zu

Gesetzen/Verordnungen der Importländer vorhanden sein

Broker müssen über die gesetzlichen Bedingungen in den

Ursprungsländern informiert werden, die einen erheblichen

Einfluss auf die Legalität der gehandelten Waren nehmen

können.

z.B. über Rückstandsanalytik

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System zur Informationsbeschaffung

Was ist zu regeln?

Ausreichende Informationsquellen der Bestimmungsländer

Aufrechterhaltung der Aktualität und Vollständigkeit

Informationsaustausch zwischen Lieferanten und Partnern

Wie werden Änderungen aufgenommen, umgesetzt und

weitergeleitet?

Es geht darum, vor- und nachgelagerte Stufen zu kennen und

die erforderlichen Informationen vollständig und zeitnah

weiterzuleiten, um die Lebensmittelsicherheit im Handelsprozess

zu gewährleisten

Dr.K.Kemper 14

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Kapitel 2

Qualitätsmanagement

HACCP

Anforderungen an die Dokumentation

Lenkung von Aufzeichnungen

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Qualitäts-/Risikomanagement

HACCP auf Basis Codex Alimentarius

!KO!

Grundlage des Produktsicherungssystems ist ein systematisches

und nachvollziehbares Risikomanagementsystems, das auf der

Dokumentationssystematik des Codex Alimentarius basiert

Darüber hinaus gehende gesetzliche Forderungen im

Produktionsland oder dem Bestimmungsland müssen

berücksichtigt werden

D.h. der Broker muss analysieren, welche Gefahren im

Ursprungsland, während Transport und Lagerung bis hin zum

Kunden möglich sind!

Dr.K.Kemper 16

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Folgende Punkte müssen erfüllt sein:

Flussdiagramm umfasst alle relevanten Schritte des Broker

Geschäftes einschließlich der vor- und nachgelagerten

Stufen.

Risikobeschreibung

Lenkungsmaßnahmen für die identifizierten Risiken

Dokumentation

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Qualitäts-/Risikomanagement

HACCP auf Basis Codex Alimentarius

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Risikobewertung

die Risikobewertung muss dokumentiert werden

die Risikobewertung muss regelmäßig überprüft und

aktualisiert/überarbeitet werden

GVO und Allergene müssen berücksichtigt werden

die Risikobewertung muss von qualifizierten Personen

ausgeführt werden (angemessene Produkt- und Prozess-

Kenntnisse).

Die Rückverfolgbarkeit muss gemäß Verordnung 178/2002

sichergestellt sein.

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Qualitätsmanagement

Anforderung an die Dokumentation

Erstellung, Verfügbarkeit, Änderung, Archivierung

Lenkung von Aufzeichnungen

Detaillierte, lückenlose Nachweisführung, Aufbewahrung

Produktaufzeichnungen müssen entsprechend der rechtlichen

Anforderungen aufbewahrt werden

Sofern keine Archivierungszeiten vorgegeben sind, werden

Aufzeichnungen mindestens bis zum Ablauf des Haltbarkeitsdatums

aufbewahrt, um eine Überprüfung zu ermöglichen.

Für Produkte, die über eine sehr kurze bzw. keine

Haltbarkeitsfristen verfügen, wird die Archivierungsdauer für

Aufzeichnungen mittels einer Gefahrenanalyse festgelegt

Dr.K.Kemper 19

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Monitoring CCP

Als Richtlinie sollte Folgendes berücksichtigt werden. Hierbei

handelt es sich jedoch nicht um eine vollständige Liste:

Online-Messung

Offline-Messung

fortlaufende Messung, z.B. Thermographen, pH-Meter usw.

wenn diskontinuierliche Messungen verwendet werden, muss das

System gewährleisten, dass die entnommene Probe für den

Produktposten repräsentativ ist.

Dr.K.Kemper 20

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Kapitel 3

Ressourcenmanagement

Ressourcenverwaltung

Schulung

Nachweis von Kompetenz, Ausbildung, Berufserfahrung

Schulungen:

Schulungsprogramme in Bezug auf Produktanforderungen

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Kapitel 4

Herstellungs-/ Dienstleistungsprozess

Vertragsprüfung

Produktspezifikationen

Rückverfolgbarkeit

Dr.K.Kemper 22

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Dienstleistungs-, Herstellungsprozess

Vertragsprüfung

Alle Kundenanforderungen an Produkte, Qualitätsprogramme und

Auslieferung beim Kunden sind definiert und werden verstanden,

bevor eine schriftliche Liefervereinbarung abgeschlossen wird. Es

wird überprüft, ob alle Kundenanforderungen erfüllt wurden in allen

Punkten

Änderungen werden erfasst und kommuniziert

Kundenanforderungen werden den Lieferanten mitgeteilt

Dr.K.Kemper 23

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Dienstleistungs-, Herstellungsprozess

Produktspezifikationen

Für alle Endprodukte liegen Spezifikationen vor, die, sofern

erforderlich (z.B. Handelsmarken), mit den Vertragspartnern

schriftlich vereinbart sind. Spezifikationen sind aktuell, eindeutig

formuliert und verfügbar und entsprechen immer den gültigen

rechtlichen Bestimmungen

!KO!

Die Kundenspezifikationen sind vollständig eingehalten

Rückverfolgbarkeit

Dr.K.Kemper 24

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Produktspezifikationen

Was ist zu berücksichtigen?

EU-Vermarktungsnormen

Handelsklassengesetz der Export- und Importländer

Handelsklassenverordnung

Kundenspezifikationen

Legalität, Aktualität, Plausibilität und Vollständigkeit

Dr.K.Kemper 25

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Rückverfolgbarkeit

!KO!

Ein System zur Rückverfolgbarkeit ist vorhanden. Es ermöglicht

eine Identifizierung auf Basis der Produktkennzeichnung, die

Rückverfolgbarkeit zum individuellen Produzenten und den

Chargen sowie zu den belieferten Kunden sichert.

Das Rückverfolgbarkeitssystem wird in festgelegten Intervallen

in beide Richtungen (vom gelieferten Produkt zur Rohware und

umgekehrt) überprüft, dokumentiert und gegebenenfalls

angepasst, dies beinhaltet auch die Mengenprüfung.

Dr.K.Kemper 26

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Kapitel 5

Messungen, Analysen, Verbesserungen

Interne Audits

Produktsperrungen und Produktfreigabe

Umgang mit Beanstandungen/ Reklamationen von Behörden und

Kunden

Umgang mit Vorfällen, Produktrücknahme und Rückruf

Umgang mit nichtkonformen Produkten

Korrekturmaßnahmen

Dr.K.Kemper 27

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Interne Audits

!KO!

Die internen Audits werden nach einem festgelegten Plan

durchgeführt. Bereich (inklusive Außenbereiche) und Häufigkeit

sind durch Risikoanalyse festgelegt. Interne Audits werden

wenigstens 1 x jährlich in jedem Bereich durchgeführt.

Es ist festgelegt, in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt,

die aus den internen Audits resultierenden Korrekturmaßnahmen

verifiziert werden.

Dr.K.Kemper 28

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Produktsperrungen und Produktfreigabe

Es existiert im Unternehmen ein auf eine Risikoanalyse

basiertes Sperr- und Freigabeverfahren für alle

Rohstoffe,

Halbfertigprodukte,

Fertigprodukte,

verwendete Ausrüstungen und

Verpackungsmaterial.

Es ist sichergestellt, dass nur Produkte ausgeliefert werden,

die den Produktanforderungen entsprechen

Dr.K.Kemper 29

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Umgang mit Beanstandungen /Reklamationen von

Behörden und Kunden

Es ist ein System eingeführt

Fachkundiges Personal ist benannt

Kunden werden informiert

Auswertungen werden geplant und durchgeführt

Die Reklamationsauswertung wird den entsprechenden

Verantwortlichen und der Unternehmensleitung zur Verfügung

gestellt

Dr.K.Kemper 30

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Rückruf und Rücknahme

!KO!

Ein wirksames Verfahren zur Rücknahme und zum Rückruf

jeglicher Erzeugnisse ist eingeführt. Dies stellt sicher, dass

betroffene Kunden schnellstmöglich informiert werden. Dieses

Verfahren beinhaltet die eindeutige Regelung von

Verantwortlichkeiten

Das Verfahren für Rücknahmen wird intern regelmäßig

mindestens einmal jährlich, basierend auf einer

Risikoanalyse, hinsichtlich seiner Praktikabilität, Funktionalität

und zeitnahen Umsetzung getestet. Der Test erfolgt auf eine

angemessene Art und Weise, um die Wirksamkeit der

Umsetzung und die Funktion zu überprüfen.

Dr.K.Kemper 31

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Umgang mit nichtkonformen Produkten

!KO!

Es existiert ein wirksames Verfahren zum Umgang mit

nichtkonformen Produkten

Dieses Verfahren beinhaltet mindestens:

Isolierung / Sperrverfahren,

die Risikobewertung,

die Identifikation (z.B. Kennzeichnung),

die Entscheidung über die weitere Verwendung

(z.B. Freigabe, Nachbearbeitung/Nachbehandlung, Sperrung,

Quarantäne, Rückweisung/Entsorgung)

Information in der Prozesskette

Für Ware, die vernichtet werden muss, sind

Entsorgungsnachweise vorzulegen, bzw. es muss

sichergestellt sein, dass diese Ware nicht in den Verkehr

gekommen ist

Dr.K.Kemper 32

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Keine Angst vor internen Audits

Interne Audit

sind notwendig

decken Stärken und Schwächen auf

sensibilisieren Mitarbeiter

sind eine wichtige Informationsbasis für die oberste Leitung

dienen als wichtiges Nachweisinstrument gegenüber

Leitung und Mitarbeitern

Kunden und Behörden

Interne Audits müssen

geplant

objektiv

transparent und

effektiv sein!

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Wer ist nun der ideale interne Auditor?

…die oder der mit dem Chamäleon –Rundumblick!!

flexibel

neugierig

quicklebendig

interessiert

zuverlässig

und loyal

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Korrekturmaßnahmen

!KO!

Korrekturmaßnahmen werden schnellstmöglich, sowie

eindeutig formuliert, dokumentiert und ergriffen, um ein

erneutes Auftreten der Nichtkonformität zu verhindern. Die

Verantwortlichkeiten und die Fristen für die

Korrekturmaßnahmen sind eindeutig definiert. Die

Dokumentation wird sicher aufbewahrt und ist leicht

zugänglich.

Dr.K.Kemper 35

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Kapitel 6

Spezielle Anforderungen an den Broker

Produktentwicklung

Einkauf

Produktverpackung

Produktanalysen

externe Logistikdienstleister

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Spezielle Anforderungen an Broker

Produktentwicklung

Produktentwicklung

Für die Produktentwicklung ist ein Verfahren festgelegt. Es

berücksichtigt Risiken und Patente und zeigt, dass alle

existierenden und neuen Produkte darauf ausgerichtet sind, alle

gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen

Kommt sehr selten vor!

Nur anwendbar, wenn Einzelhändler Produkte im Unterauftrag

entwickeln lassen

Dr.K.Kemper 37

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Einkauf

Zugekaufte Produkte und Dienstleistungen entsprechen den

jeweils gültigen Spezifikationen und vertraglichen

Vereinbarungen

Es ist nachvollziehbar, welche Produkte von welchen Lieferanten

bezogen werden oder wurden

Es liegt ein Verfahren zur Zulassung und Überwachung von

Lieferanten (intern und extern) vor.

Dies gilt ebenso für ausgelagerte Dienstleistungsschritte,

z.B. Produktion, Be- und Verarbeitung

Dr.K.Kemper 38

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Einkauf

Das Verfahren zur Zulassung und Überwachung beinhaltet klare

Bewertungskriterien, wie z.B.

Audits,

Analysezertifikate,

Lieferantenzuverlässigkeit,

Reklamationen sowie

geforderte Leistungsstandards, auf Basis einer Risikoanalyse.

Gibt es einen IFS Standard, der auf die Produktgruppe

anwendbar ist (IFS Food, IFS HPC), soll der Hersteller des

Produktes, der für den Broker arbeitet, IFS zertifiziert sein,

es sei denn, der Kunde (Einzelhandel) hat ausdrücklich andere

Konditionen akzeptiert

Dr.K.Kemper 39

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Lieferantenbewertungen

Es müssen Lieferantenbewertungen durchgeführt werden

Die Ergebnisse der Lieferantenbewertungen werden regelmäßig

überprüft. Die Ergebnisse dieser Überprüfung sowie daraus

resultierende Maßnahmen sind zu dokumentieren

Dr.K.Kemper 40

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Produktverpackung

Alle Verpackungen entsprechen den aktuellen rechtlichen

Bestimmungen

Für alle eingesetzten Verpackungen liegen detaillierte

Spezifikationen vor.

Die Konformität zwischen dem Produkt und der Etikettierung

wird fortlaufend während des Handelsprozesses sichergestellt

Es müssen stets die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten

sein (z.B. Einsatz von Kunststoffen in Verschlüssen)

Dr.K.Kemper 41

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Produktanalysen

Die spezifikationsgemäßen Produktanforderungen werden

durch geeignete Verfahren inkl. rechtlicher Bestimmungen

und Spezifikationen sichergestellt.

Hierfür werden erforderliche mikrobiologische, physikalische

und chemische Analysen intern durchgeführt und/oder extern

in Auftrag gegeben

Es reicht nicht aus, dass der Broker eine Zusicherung von

Lieferanten hat, dass Analysen durchgeführt wurden.

Der Broker muss selbst stichprobenhaft Analysen in Auftrag

geben

Die Analysenberichte müssen aktuell und nachvollziehbar sein

Der Stichprobenplan muss auf einer Gefahrenanalyse oder

Kundenanforderungen beruhen

Dr.K.Kemper 42

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Externe Logistikdienstleister

Falls die Firma externe Transport- oder Lagerdienstleistungen

in Anspruch nimmt, sind alle notwendigen Anforderungen

eindeutig vertraglich festgelegt oder der Dienstleister

unterliegt den Anforderungen des IFS Logistik

Falls ein eigenes Lager vorhanden ist oder selbst eine eigene

Transportdienstleistung erbracht wird, so ist diese nach dem

IFS Logistic Standard zu zertifizieren

Dr.K.Kemper 43

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Fazit – Es gibt viel zu tun!

Es bedarf einer sehr engen und vertrauensvollen

Zusammenarbeit zwischen Lieferanten und Broker

Der Broker sieht die Ware nicht, trägt aber dennoch eine hohe

Verantwortung in der Kette

Erzeuger-Lieferant-Broker-Kunde

Der Broker muss sehr gut über alle aktuellen gesetzlichen

Anforderungen und „aktuellen Gefahren“ im globalen Handel

informiert sein

Der Kommunikations- und Informationsfluss muss funktionsfähig

und ausreichend gesichert sein um rechtzeitig Entscheidungen

treffen zu können!

Dr.K.Kemper 44

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Lassen Sie uns diskutieren

Dr.K.Kemper 45

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In diesem Sinne wünsche

ich Ihnen viel Erfolg und

danke für

Ihre Aufmerksamkeit!

Dr.K.Kemper 46