IFS Broker und IFS HPC · § IFS Logistik § Dienstleistungsunternehmen, die verpackte Produkte im...

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IFS Broker und IFS HPC

Aufbau Anforderungen

Bewertung

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Allgemeine Abgrenzung

§ IFS Food§ Unternehmen, die lose Lebensmittelprodukte verarbeiten oder

handhaben§ IFS HPC§ Unternehmen, die lose Haushalts- und Körperpflegeprodukte

verarbeiten oder handhaben§ IFS Wholesale / Cash & Carry§ Großhandelsbetriebe und/oder Cash & Carry Unternehmen, die mit

ihren eigenen losen und verpackten Produkten handeln§ IFS Logistik§ Dienstleistungsunternehmen, die verpackte Produkte im Namen eines

Dritten logistisch handhaben§ IFS Broker§ Unternehmen, die Waren einkaufen, aber nicht

selbst mit den Waren in Berührung kommen und diese Waren direkt an den Kunden liefern lassen

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Entscheidungsmatrix

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Anwendungsbereich des Audits

§ IFS Broker wird angewendet bei allenUnternehmen, die§ in erster Linie Handelsaktivitäten vornehmen§ selbst Lieferanten auswählen, einkaufen oder mit Waren§ diese an Kunden versenden, an Kunden berechnen§ auch wenn der Händler keinen Kontakt zu den Produkten

hat/ hatte.§ Kaufmännische Unternehmen, Broker, Agenturen,

die die Produkte nie sehen, müssen nach dem IFSBroker auditiert werden.

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Allgemeine Informationen

§ IFS Broker konzentriert sich auf die reinen Handelsaktivitäten§ Art der Lieferantenauswahl§ Sicherstellung der Sicherheit/Legalität der Produkte und

Kundenforderungen an die Produkte§ Zielsetzung: Händler/Agenturen etc. müssen sichere und

eindeutige Prozesse zur Auswahl sicherer Lieferanten nachweisen.

§ Sollte ein Händler zusätzlich Logistikaktivitäten anbieten und sollten diese ebenfalls zertifiziert werden, so muss zusätzlich nach den Anforderungendes IFS Logistik zertifiziert werden.

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Begriffe

§ Als Händler werden Personen oder Unternehmen bezeichnet, die Waren aufkaufen und sie wieder verkaufen. Sie erzielen einen Gewinn, indem der Verkaufspreis höher als der Ankaufspreis ist.

§ Das deutsche Geräte- und Produktsicherheitsgesetz definiert: Händler ist, wer geschäftsmäßig ein Produkt in den Verkehr bringt und nicht Hersteller [...], Bevollmächtigter [...] oder Einführer [...] ist.

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Begriffe

§ Eine Agentur ist ein Büro, das für bestimmte Personengruppen die Vertretung ihrer Interessen übernimmt. Es gibt verschiedene Arten von Agenturen, beispielsweise Handelsagenturen.

§ Umsatzsteuerlich versteht man unter einem Agenturgeschäft eine Vermittlungsleistung (sonstige Leistung § 26(3) UStR) in fremdem Namen und für fremde Rechnung, bei der der Kaufpreis offengelegt wird. Agenturgeschäfte werden u. a. durchgeführt von Tankstellen und Handelsvertretern.

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Begriffe

§ Ein Importeur (nicht zu verwechseln mit dem Einführer des Außenwirtschaftsrechts oder des Zollrechts) ist ein Händler, der ein Import-Geschäft betreibt, d. h. der im Ausland Güter einkauft, sie transportieren lässt, sie in ein Zielland einführt, ihre Verzollung und andere amtlich evtl. notwendigen Formalitäten erledigt und diese Güter anschließend im Inland in den Wirtschaftsverkehr bringt, indem er diese direkt den heimischen Konsumenten oder aber wiederum anderen Zwischenhändlern, die die Güter z. B. an den Einzelhandel oder den Endkunden verkaufen, zum Kauf anbietet

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Begriffe

§ Der Begriff des Maklers bezeichnet in Deutschland den Vermittler einer Gelegenheit zum Abschluss von Verträgen.

§ Die Hauptpflicht des Maklervertrags ist die Pflicht des Auftraggebers zur Zahlung des Maklerlohns im Erfolgsfall. Eine Verpflichtung des Maklers zum Tätigwerden oder des Auftraggebers zur Wahrnehmung der nachgewiesenen Abschlussmöglichkeit besteht nicht.

§ Da die gesetzlichen Regeln über den Maklervertrag im Rahmen der Vertragsfreiheit der Parteien abgeändert werden können und zahlreiche Spezialregelungen in besonderen Gesetzen bestehen, hat sich in der Rechtspraxis eine große Zahl von Sonderfällen herausgebildet.

§ Allerdings muss der Handelsmakler die Interessen beider Parteienwahren und haftet für durch sein Verschulden entstandenen Schaden(Sorgfaltspflicht § 98 HOB).

§ Er muss unverzüglich nach Abschluss des Geschäftes jeder Partei eine von ihm erstellte Schlussnote zustellen, welche die wesentlichen Vertrags-bestandteile enthält (Beurkundung § 94, 100 HGB). Ist in der Schlussnote nur eine Partie genannt, so muss er u. U. selbst in den Vertrag eintreten (Selbsteintritt § 95 HGB).

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Teil 2: Anforderungskatalog des IFS Brokers

§ Kapitel1. Verantwortung der Leitung (9)2. Qualitätsmanagementsystem (7)3. Ressourcenmanagement (2)4. Dienstleistungsprozeß (8)5. Messungen, Analysen und Verbesserungen (19)6. Besondere Anforderungen Broker (22)

§ Insgesamt 67 Anforderungen§ Zum Vergleich

IFS Food: 250

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Spezielle Anforderungen für Broker Aktivitäten

§ Kapitel 4 "Dienstleistungsprozess" ersetzt das IFS Food Kapitel 4 "Herstellungsprozess".

§ In diesem Kapitel sind die allgemeinen Anforderungen des IFS Food Kapitel 4 noch enthalten: § Vertragsprüfung, § Produktspezifikationen, § Rückverfolgbarkeit

§ Für die spezifischen Aktivitäten eines Brokers wurden eine Anzahl an IFS Food Forderungen angepasst: § Produktentwicklung, § Einkauf, § Produktverpackung, § Produktanalysen

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Anforderungen an ein QM System

2.2 Allgemeine Anforderungen an das QualitätsmanagementsystemIm Rahmen der Auditierung nach dem IFS-Standard überprüft der Auditor, ob die verschiedenen Bestandteile des Qualitätssystems des Unternehmens dokumentiert, umgesetzt, aufrechterhalten und laufend verbessert werden. Dabei werden die folgenden Bestandteile vom Auditor begutachtet:

§ Verantwortlichkeit, Weisungsbefugnis, Qualifikation, Arbeitsplatzbeschreibung;

§ Dokumentierte Verfahren und Anweisungen zu deren Umsetzung;§ Inspektion und Überprüfung: detaillierte Anforderungen und genau

festgelegte Kriterien für Annahmebedingungen/Toleranzen;§ Maßnahmen in Fällen von Normabweichungen§ Untersuchung der Ursache(n) für die Abweichungen und Ergreifen von

Korrekturmaßnahmen, Konformitätsanalyse der Qualitätsdaten und praktische Umsetzung;

§ Umgang mit Aufbewahrung und Abrufen von Aufzeichnungen der Oualitätsdaten, Nachvollzieh-barkeit bzw. Rückverfolgbarkeit;

§ Lenkung von Dokumenten.

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Anforderungen an ein QM System

§ Alle Abläufe und Verfahren sind verständlich, und die verantwortlichen Mitarbeiter verstehen die Grundzüge des Qualitätsmanagementsystems.

§ Das Qualitätsmanagementsystem beruht auf der folgenden Methodik:§ Identifizierung der für das Qualitätsmanagementsystem erforderlichen

Verfahren;§ Festlegung der Reihenfolge und des Zusammenwirkens dieser

Verfahren;§ Festlegung der zur Anwendung und Überwachung dieser Verfahren

notwendigen Kriterien und Methoden;§ Sicherstellung der Verfügbarkeit der für die Anwendung und

Überwachung dieser Verfahren notwendigen Informationen;§ Messung, Überwachung und Analyse dieser

Verfahren sowie die Einführung notwendiger Handlungen zum Erreichen der geplanten Ergebnisse und zur dauerhaften Verbesserung.

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Was ist ein Verfahren?

§ Verfahren bedeutet, dass § schriftliche Anweisungen existieren § Verfahrensanweisungen§ Arbeitsanweisungen - auch in Kombination mit Formularen

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Bewertungen im IFS

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Abweichung im Vergleich zu Nichtkonformität

AbweichungCAbweichungD

Volle ÜbereinstimmungA

Abweichung – inklusive KO

B

ErklErkläärungrungErgebnisErgebnis

AbweichungAbweichung

erhebliche NichterfüllungMajorErklErkläärungrungErgebnisErgebnis

NichtkonformitNichtkonformitäätt

„KO”-NichtkonformitätDErklErkläärungrungErgebnisErgebnis

Nichterfüllung einer spezifischen

Anforderung

Nichtübereinstimmung mit einer Anforderung, jedoch ohne negative Auswirkung

auf Produkte/Prozesse

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Bewertungssystem – NA – A, B, C, D

15 PunkteNahezu volle ÜbereinstimmungB

0 PunkteKriterium wird nicht erfülltD

BewertungErklärungErgebnis

5 PunkteNur ein kleiner Teil des Kriteriums wird erfüllt

C

20 PunkteVolle ÜbereinstimmungA

A, B, C, DA, B, C, D

NA (nicht anwendbar)NA (nicht anwendbar)- Auditor muss eine Begründung abgeben- Erklärung im Auditbericht- KO-Anforderungen können nicht mit NA bewertet werden

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Bewertungssystem - Major

Major NichtkonformitMajor Nichtkonformitäät t –– ProzessProzess--/Produktschwerpunkt/ProduktschwerpunktØ Ein Major wird vergeben, wenn es zu einem erheblichen Versäumnis bei der Erfüllung der Standardanforderungen kommt, die sowohl die Produktsicherheit als auch die rechtlichen Bestimmungen des Produktions- und Bestimmungslandes umfasst.

ØDes Weiteren kann ein Major vergeben werden, wenn die festgestellte Nichtkonformität zu einem ernsthaften Gesundheitsrisiko führen kann.

Die Vergabe eines „Major” beruht auf der Fachkompetenz des Auditors.

15% Abzugvon der möglichen Gesamtpunktzahl

Kriterium wird nicht erfüllt

MajorBewertungErklärungErgebnis

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Bewertungssystem – KO

Bewertung mit „C“ nicht möglichNur ein kleiner Teil des Kriteriums wird erfüllt

C

50% Abzugvon der möglichen Gesamtpunktzahl

Kriterium wird nicht erfülltK.O. (=D)

15 PunkteNahezu volle Übereinstimmung

B20 PunkteVolle ÜbereinstimmungA

Anzahl der vergebenen PunkteErklärungErgebnis

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Bewertungssystem – 9 KO

Verantwortung der Unternehmensleitung (1.2.3.)11

22

33

44

55

66

77

88

99

Risikomanagement/HACCP (2.1.1.)Kundenspezifikationen (4.2.2.)

Rückverfolgbarkeitssystem (4.3.1.)

Interne Audits (5.1.1.)

Verfahren für Rücknahme und Rückruf (5.4.2.)

Umgang mit nicht konformen Produkten (5.5.1.)

Produktanalysen (6.4.2.)

Korrekturmaßnahmen (5.6.2.)

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Bedingungen für die Zertifikatsvergabe

§ Maßnahmeplan innerhalb 2 Wochen nach vorläufigem Bericht einsenden

bestanden auf

HHööherem herem Niveau des Niveau des IFS Food IFS Food

Erfüllung von ≥≥ 95%95%der Anforderungen

§ Maßnahmeplan innerhalb 2 Wochen nach vorläufigem Bericht einsenden

bestanden bestanden aufauf

BasisniveaBasisniveau des IFS u des IFS

Food Food

Erfüllung von ≥ 75% und

≤ 95% der Anforderungen

§Maßnahmeplan innerhalb 2 Wochen nach vorläufigem Bericht einsenden

§ ErgErgäänzungsauditnzungsaudit max. 6 Monate nach Auditdatum

erst bestanden,

wenn weitere

Maßnahmen ergriffen

werden

Max. 1 Major Max. 1 Major undErfüllung von ≥ 75% der Anforderungen

§ Umsetzung des Maßnahmeplan§ Terminierung eines erneuten ErstauditErstaudit

nicht bestanden

> 1 Major> 1 Major und/oder Erfüllung von < 75% der Anforderungen

§ Umsetzung des Maßnahmeplan§ Terminierung eines erneuten ErstauditErstaudit

nicht bestandenKOKO

ZertifikatMaßnahme des auditierten UnternehmensStatusNichterfüllung

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Ausgewählte Forderungen

1.2.2 Verantwortlichkeiten (incl. Stellvertreter) müssen nachvollziehbar geregelt werden

§ -> Aufgrund der zum Teil sehr geringen Mitarbeiterzahlen, ist es nicht immer erforderlich, dass Stellenbeschreibungen vorliegen

§ -> Darstellung in einem Organigramm können ausreichend sein

§ -> Ablaufdiagramme mit Ausweis von Kompetenzen zur Entscheidung

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§ 1.2.4 Das Unternehmen hat ein System etabliert, das die Verfügbarkeit aktueller Informationen sicherstellt zu allen relevanten Gesetzen im Bereich der Sicherheit von Lebens-und Futtermitteln und Non-Food, zu wissenschaftlichen und technischen Entwicklungen sowie zu Verfahrenskodizes der Industrie.

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1.2.4 § Auditor muss das System der Informationsbeschaffung zu

Gesetzen/Verordnungen etc. hinterfragen.§ Wichtig - Gesetze der Importländer müssen berücksichtigt

werden.§ Broker muss sich über die unterschiedlichen gesetzlichen

Bedingungen in den Ursprungsländern informieren, da diese einen erheblichen Einfluss auf die Legalität der gehandelten Waren nehmen können z.B. in der EU nicht zugelassene Pestizide können in außereuropäischen Ländern zugelassen sein.

§ Sensibilisierung zur Rückstandsanalytik

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§ System der Informationsbeschaffung:§ Welche Gesetze/Verordnungen -> Zugriff möglich?§ Wer prüft auf Änderungen?§ Wie häufig wird dies überprüft?§ Wie werden relevante Änderungen integriert?§ Wie werden diese Informationen an relevante Partner

übermittelt?§ Wer prüft die Umsetzung dieser Änderungen?

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§ 2.1.1 KO§ Das Produktsicherungssvstem basiert auf einem systematischen

und nachvollziehbaren Risikomangementsystem/HACCP System, das auf der Dokumentationssvstematik des Codex Alimentarius basiert.

§ Darüber hinausgehende gesetzliche Forderungen im Produktionsland oder dem Bestimmungsland werden berücksichtigt.

§ Das Risikomanagementkonzept bezieht die Besonderheitendes jeweiligen Standortes ein:§ Flussdiagramm umfasst alle relevanten Schritte des Broker-

Geschäftes.§ Risikobeschreibung§ Lenkungsmaßnahmen für die identifizierten Risiken§ die Schritte a) bis c) müssen dokumentiert sein

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§ Noch 2.1.1 KO§ Die Risikobewertung wird regelmäßig überprüft und

aktualisiert/überarbeitet, wenn erforderlich. § Sie schließt GVO und Allergene ein. § Sie wird von qualifizierten Personen ausgeführt (angemessene

Produkt- und Prozess-Kenntnisse). § Sind die Kenntnisse unzureichend, müssen entsprechende

Qualifizierungsmaßnahmen durch geführt werden.

§ -> im Fokus der Gefahrenbewertung stehen die vor- und nachgelagerten Stufen (im Gegensatz zu Lebensmittelproduzenten)

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4.1.1 § Alle Kundenanforderungen an Produkte, Qualitätsmanage-

mentsysteme und Auslieferung beim Kunden sind definiert und werden verstanden, bevor eine schriftliche Liefervereinbarung abgeschlossen wird. Es wird überprüft, ob die Kundenanforderungen in allen Punkten erfüllt wurden.

4.1.2§ Es ist dokumentiert, wie Änderungen an bestehenden vertraglichen

Vereinbarungen abgestimmt und kommuniziert werden.4.1.3§ Es ist sichergestellt, dass die speziellen

Qualitätsforderungen der Kunden den Lieferanten und der Vorstufe mitgeteilt werden.

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§ 4.1.1 und 4.1.3§ Auditor muss mindestens prüfen§ Vertragliche Regelungen mit dem LEH§ Rahmenvereinbarung § AGB des Brokers

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§ 4.3.1 KO§ Ein System zur Rückverfolgbarkeit ist vorhanden. § Es ermöglicht eine Identifizierung auf Basis der

Produktkennzeichnung, die Rückverfolgbarkeit zum individuellen Produzenten und den Chargen, sowie zu den belieferten Kunden.

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§ 4.3.1§ Rückverfolgbarkeit§ -> muss über alle Stufen machbar sein. Produzent ist, wer

Ware verpackt und versendet, Verweis auf Anlagen möglich

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5.2.1 § Auf der Grundlage einer Gefahrenanalyse existiert ein

Verfahren für die Quarantäne und Freigabe aller Rohstoffe, Halbfertig- und Fertigprodukte, Verarbeitungsanlagen und Verpackungsmaterial.

§ Das Verfahren stellt sicher, dass nur Produkte und Materialien verarbeitet und ausgeliefert werden, die den Produktanforderungen entsprechen.

§ Es gelten klare Kontrollregeln für die Erlaubnis der Produktfreigabe.

5.5.1 KO§ Es existiert ein wirksames Verfahren,

zum Umgang mit nicht-konformen Produkten.

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§ 5.2.1§ Risiko für Broker§ Broker sieht die Ware nicht und Dienstleister handelt auf Anweisung.

§ Durchgängige Kommunikationskette§ Erzeuger - Lieferant - Broker - Kunde

§ Anmerkung zu Entsorgung:§ Zu Ware, die vernichtet werden muss, muss

Entsorgungsnachweis vorliegen bzw. es musssichergestellt sein, dass diese Ware nichtanderweitig in den Verkehr gebracht wurde.

§ Alternative Verwendung muss ausgewiesen sein!

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6.1.1§ Für die Produktentwicklung wird ein Verfahren eingeführt, das

Risiken und Patente berücksichtigt und belegt, dass alle existierenden und neuen Produkte so beschaffen sind, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

6.1.3§ Es werden Lagertests unter Berücksichtigung von Rezeptur,

Verpackung, Herstellungs- und Lagerbedingungen durchgeführt. Auf dieser Grundlage werden Haltbarkeitsfristen ermittelt.

6.1.4§ Das Unternehmen führt geeignete Studien und

Tests durch, um die Einhaltung der mikrobiologischen Kriterien innerhalb der Haltbarkeit sicherzustellen.

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§ 6.1§ Kommt selten vor§ Es gibt Händler, die die Produkte im Unterauftrag produzieren

lassen. Dies kann auch Handelsmarken betreffen. Händler ist verantwortlich für die Einhaltung aller Anforderungen.

§ Muss auch mögliche Patente berücksichtigen (Markenschutz) -> oftmals anwendbar im Non-Food Bereich

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§ 6.2.4§ Das Verfahren zur Zulassung und Überwachung beinhaltet

klare Bewertungskriterien, wie z.B. Audits, Analysenzertifikate,Lieferantenzuverlässigkeit, Reklamationen sowie geforderteLeistungsstandards, auf Basis einer Gefahrenanalyse.

§ Gibt es einen IFS Standard, der auf die Produktgruppe anwendbar ist (IFS Food, IFS HPC), ist der Hersteller des Produktes (Food, HPC oder Non-Food), der für den Broker arbeitet, IFS zertifiziert; es sei denn, der Kunde (Einzelhandel) hat ausdrücklich andere Konditionen akzeptiert.

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§ 6.2.4§ Broker muss seine Lieferanten prüfen§ Zertifikate sollten für alle Lieferanten/Lieferungen vorliegen§ Gültige Zertifikate§ Ausdrückliche Genehmigung vom Kunden

für andere vergleichbare Standards

§ Keine Umgehung der IFS Food Zertifizierung

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§ 6.3.2§ Für alle eingesetzten Verpackungen liegen detaillierte

Spezifikationen vor.

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§ 6.3.2§ Auditor muss Relevanz des Verpackungsmaterials beurteilen

Beispiel: Wein aus Kalifornien§ Glasflaschen: i.d.R. unproblematisch§ Verschlussmaterial: Genaue Angabe zu Materialien§ Naturkork § Kunststoff-Korken§ Schraubverschluss§ Crown caps

§ -> Genaue Spezifikationen erforderlich

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6.3.3§ Die Konformität zwischen Produkt und Etikettierung wird vor

jeder Neuauflage der Etiketten überprüft. Bei der Überprüfung sind die Produktanforderungen und insbesondere die rechtlichen Bestimmungen der vorgesehenen Vermarktungsländer zu berücksichtigen.

6.3.4§ Die Konformität zwischen dem Produkt und seiner

Kennzeichnung ist während des Handelsprozesses durchgängig gesichert.

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§ 6.3.3 und 6.3.4§ Anzuwenden, wenn Ware für den Endverbraucher hergestellt

und gehandelt wird,§ Wein (z.B. Sulfitkennzeichnung)§ TK-Gänse, Haltungsformen § Konserven aus China

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§ 6.4.1§ Die Einhaltung der spezifischen Produktanforderungen

inklusive der rechtlichen Bestimmungen wird durch geeigneteVerfahren sichergestellt.

§ Hierfür werden erforderliche mikrobiologische, physikalische und chemische Analysen intern durchgeführt und/oder extern in Auftrag gegeben.

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§ 6.4.1 und 6.4.2§ Es reicht nicht aus, dass der Broker eine Zusicherung vom

Lieferanten hat, dass Analysen durchgeführt werden§ Broker muss selbst stichprobenartig Analysen in Auftrag

geben§ Diese Analysenberichte liegen vor§ Stichprobe aufgrund einer Gefahrenanalyse/

Kundenforderung festgelegt§ Beispiel: EDEKA Rahmenvereinbarung Rückstandsmonitoring

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§ 6.4.2 KO§ Wo vom Kunden spezielle Analysen gefordert werden, sind

diese in einem Prüfplan festgeschrieben und werden gemäßden Vorgaben durchgeführt.

§ Die Analysenergebnisse liegen am Unternehmensstandort vor.

§ Analysen, die für die Lebensmittelsicherheit oder das Risikomanagement relevant sind (Non-Food), werden von einem akkreditierten Labor (ISO 17025) durchgeführt.

§ Falls die Analysen von einem Werk intern oder von einem nicht akkreditierten Labor durchgeführt werden, werden die Ergebnisse regelmäßig von einem akkreditierten Labor geprüft.

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§ 6.4.2§ Hinweis:§ Eine Akkreditierungsurkunde reicht nicht aus§ Nachweis über die akkreditierten Methoden§ Gültigkeit der Urkunde§ -> Beispiel einer Akkreditierungsurkunde ansehen

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Vom Bericht zum Zertifikat

vorläufiger Bericht

vorgeschlagenerMaßnahmeplan

Audit

Zertifizierungs-entscheidung

2 Wochen

Prüfung des Korrektur-maßnahmeplans

2 Wochen

2 Wochenmaximal 8 Wochen

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Zertifikatsgültigkeit (12 Monate)

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Auditdauer

§ Minimum: 8 Stunden - in Abhängigkeit von den Aktivitäten§ Auditdauer kann nur im Ausnahmefall mit

Begründung unterschritten werden§ 4 Stunden vor Ort dürfen aber nicht unterschritten werden.§ bei einem zusätzlichen IFS Logistik Audit müssen zusätzliche

Auditzeiten berücksichtigt werden§ Sollte ein Broker Logistikaktivitäten vorhalten, so müssen

diese nach IFS Logistik zertifiziert sein.

§ Dies kann im Rahmen der Erstzertifizierung nach dem Broker Standard erfolgen

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Broker Zertifizierung

§ für IFS Broker Zertifikate wird das IFS Broker Logo verwendet.

§ Zertifizierungen zurzeit ohne Akkreditierung-> Zertifikat ohne Akkreditierungslogo!

§ Ware, die im Geltungsbereich aufgeführt ist, muss zumZeitpunkt des Audits gehandelt werden-> Zeitpunkt des Audits muss entsprechend gewählt werden.

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IFS HPC


Bewertung

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Vorwort

§ Der IFS HPC wird nur in englischer Sprache veröffentlicht§ Alle IFS HPC bezogenen Dokumente werden in englischer

Sprache herausgegeben: Bericht und Zertifikat

§ Die folgenden Folien beziehen sich auf den englischen Originaltext und sind deshalb in englischer Sprache abgefasst

§ Das Audit selbst kann/soll in Landessprache durchgeführt werden

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Retailer branded products

§ Retailer (wholesaler) branded products§ "Private labels” / "Private brands" ð owned by the retail (or Wholesale) Company

§ Consequences for retailers (wholesalers)§ Increase of legal responsibilities for retailers (wholesalers) ð Obligation to control manufacturers

§ Objective of the IFS is to support the retailers’ position

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Objectives

Objectives of IFS§ to ensure supply of safe, legal, compliant products in the

supply chain§ to implement common Standard with a uniform evaluation

system§ to work with accredited certification bodies and qualified

auditors§ to ensure comparability and transparency throughout the

entire supply chain§ to reduce costs and time for both

suppliers and retailers

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History of IFS HPC

§ 2007: IFS retailers confirm their interest for developing a Standard for household and personal care (HPC) products (under "private labels"), in the same spirit as IFS Food

§ 2008: Creation of a IFS HPC Technical Committee (Carrefour, Scamark, COOP Italy, Edeka)

§ 2009: Realization of 5 test audits (companies producing different ranges of products, located in different countries, with different sizes) Meetings with European federations (COLIPA for Cosmetics, AISE for household and chemical products, EDANA for personal hygiene, FEA for aeorosols) and national ones (e.g. IKW Germany, Federcimica Italy)

§ Interviews of experts and preparation of training documents for auditors§ Finalisation / publication of IFS HPC Standard, Start of auditors training§ 2010: Start of implementation

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Produktkategorie 1

IFS HPCScope 1 pc: Cosmetic = Personal care products

Skin contact.=> Includes all the products described in the Cosmetic legislation

(e.g. shampoo, toothpaste, lubricated strip of shavers, washable temporary tattoos, wipes with cosmetics, make up for dolls or children, patches and substances applied withskin-patches, etc.)

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Produktkategorie 1

Abgrenzung von Kosmetika:• Ähnlich wie allgemein gehandhabt d.h. trockene Produkte im

Hautkontakt Scope 4, feuchte Produkte Scope 1Beispiele für Scope 1 Produkte:

• Feuchte Tücher für Handreinigung, für Desinfektion von Fingern (?)

• Sonnenmilch mit zusätzlicher Repellentwirkung• Reinigungsmittel für Kontaktlinsen (?)• Nicht dazu gehören z.B. Zahnpflegekaugummis

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Produktkategorie 1

Scope 1: Kosmetik• Besonderheit des IFS HPC: Cross references annex IFS HPC

versus ISO 22716• Der IFS HPC Standard setzt die Einführung der ISO 22716

voraus• Der IFS HPC setzt unter Berücksichtigung der Anforderungen

des Handels zusätzliche Anforderungen

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Produktkategorie 2

Chemische Haushaltprodukte

§ Reinigungs- und Poliermittel sowie Produkte für Aktivitäten im Haushalt und Auto (z. B. Putzmittel, alle Produkte für Reinigungsaktivitäten, Waschmittel, Flüssigkeiten oder Wischtücher, Fensterreiniger usw.). Dies beinhaltet auch spezielle Reinigungsmittel, z. B. für Swimmingpools.

§ Produkte und Materialien zur Geruchsverbesserung in Räumen (z. B. Raumsprays oder Sprühdosen, Kerzen usw.)

§ Biozid Produkte (z.B. Insektenbekämpfungsmittel. Holzschutzmittel, Desinfektionsmittel)

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Produktkategorie 3

Haushaltsartikel mit Lebensmittel- oder Hautkontakt

§ Materialien und Artikel, die in der Verordnung (EG) Nr. 1935/2004 beschrieben werden und dazu bestimmt sind, mit Lebensmitteln in Berührung zu kommen (z. B. Plastik-und Papptassen/-gabeln/-teller, Aluminiumfolien, Gefrierbeutel, Frischhaltefolie, Frühstücksbeutel, Produkte des “täglichen Bedarfs” usw.) und für die Verwendung durch den Endverbraucher hergestellt werden.

§ Andere Arten von Materialien und Artikeln (z. B. Haushaltsschwämme, Plastikmüllbeutel usw.)

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SCOPE 4

persönliche Hygiene - Hautkontakt

• Produkte oder Materialien, die dazu bestimmt sind:

- für die menschliche Körperpflege benutzt zu werden

- mit der Mundhöhle in Kontakt zu kommen

• bestimmte Medizinprodukte der Klasse 1

Welche Produkte sind betroffen ?

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Produkte I

Gruppe BeispieleHygienepapiere Papiertaschentücher

Toilettenpapiere Kosmetiktücher Küchenrollen

Babywindeln HöschenwindelnPant-WindelnSchwimm-Windeln

Damenhygiene SlipeinlagenBindenTampons

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Produkte II

Gruppe BeispieleInkontinenz Vorlagen

WindelhosenSpezielle Produkte für Männer

Watteartikel Watte für kosmetische ZweckeWattepadsWattekugelnWattestäbchen

Bandagen Mullbindenelastische BindenBruchbinden

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Produkte III

Gruppe BeispielePflaster Klassische Pflaster ohne

Imprägnierung mit „medizinischen Mitteln“

Kompressen sterile oder nicht-sterile Kompressen

Rasierer Klingenprodukte ohne elektrischen Antrieb

Mundschleimhaut-Kontakt

Zahnbürsten ohne elektrischen AntriebZungenschaberZahnseideZahnreinigungsstäbchen aus Holz oder Kunststoff

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Produkte IV

GruppeHaarbürsten

PerückenKünstliche WimpernSchmuck

Ringe Armbänder PiercingsUhren

Künstliche Fingernägel

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Gesetzlicher Rahmen

Gesetzliche Regelungen und RichtlinienREACH-VO (VO (EG) 1907/2006)

Produktsicherheit (RL 2001/95/EG)

Haftung für fehlerhafte Produkte (RL 85/374/EWG)

Medizinproduktegesetz (RL (93/42/EWG)

Gesetze in Bestimmungsländern

Einstufung, Kennzeichnung und Verpackung (VO (EG) 67/548/EWG)

BFR-Empfehlungen

IFRA-Codes of Practice (Duftstoffe)

EDANA Code of Practice for Tampons

EDANA-Methoden

Ökotex 100

§

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IFS HPC: Requirements

1. Senior management responsibility (25) 2. Management system (27)3. Resource management (14)4. Production process (113) 5. Measurements, analysis, corrective

actions, management of incidents (42)

§ 221 requirements§ Cosmetic GMP (ISO 22716) taken

into consideration(see cross reference IFS HPC and ISO 22716)

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Requirements of IFS HPC

§ 1 Senior Management Responsibility

§ 1.1 Corporate policy / Corporate principles§ 1.2 Customer focus§ 1.3 Corporate structure and processes§ 1.4 Legislative framework§ 1.5 Environmental protection

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§ 2 Management System

§ 2.1 Quality and Risk assessment management§ 2.1.1 Risk management§ 2.1.2 Assemble risk assessment team§ 2.1.3 Hazard analysis and Risk Assessment§ 2.2 Documentation Requirements§ 2.3 Record Keeping

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§ 3 Resource Management

§ 3.1 Human resources / Personnel hygiene§ 3.2 Training§ 3.3 Working conditions

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§ 4 Production process

§ 4.1 Product specifications§ 4.2 Raw materials (including packaging, semi-finished

products and rework)§ 4.3 R&D Process§ 4.4 Purchasing§ 4.5 Factory Standards... (Site security, exteriors, plant

layout and process flows, buildings and facilities including infernal structures, lighting, water)

§ 4.6 Housekeeping and hygiene§ 4.7 Waste / Waste disposal

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§ 4.8 Risk of contamination§ 4.9 Pest monitoring /Pest control§ 4.10 Receipt and storage§ 4.11 Transport§ 4.12 Maintenance and repair§ 4.13 Equipments§ 4.14 Process validation§ 4.15 Traceability

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§ 5 Measurements, Analysis, Improvements§ 5.1 Infernal audits and factory inspections§ 5.2 Process control§ 5.3 Calibration and checking of measuring and monitoring devices§ 5.4 Quantity checking (quantity control/filling quantities)§ 5.5 Laboratories (quality controls laboratories) and product analysis§ 5.6 Product quarantine and Product release§ 5.7 Management of complaints from authorities and customers§ 5.8 Management of incidents, Product withdrawal, Product recall§ 5.9 Management of non-conformities§ 5.10 Corrective Actions

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IFS HPC: Requirements

1. Senior management responsibility (25) 1 KO2. Management system (27)3. Resource management (14)4. Production process (113) 2 KO5. Measurements, analysis, corrective

actions, management of incidents (42) 2 KO

§ 221 requirements including 5 KO

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Scoring system - major

Major nonMajor non--conformity conformity –– process focus/product focusprocess focus/product focus• substantial failure to meet the requirements of the IFS standard• not meeting legal requirements in the country of production and

countries where the products will be sold• non-conformity could lead to a serious health hazard

Major non conformity designation is based on auditor expertise

minus 15%of total achievable points

Item non conformMajorScoringExplanationResult

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Scoring system – 5 K.O.

Responsibility of senior management (1.3.3)11

22

33

44

55

Product specifications (4.1.3)

Crisis management procedure (5.8.1)

Traceability (4.15.1)

Corrective actions (5.10.2)

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s Solutions©Audit duration

~ 5.5 hours ~ 5.5 hours ~ 5.5 hours

Opening meetingPreparation of

conclusion

Closing meeting

English translation

Reporting

Action plan16 hours (2 days) minimum on-site inspection

Audit in production

(minimum 1/3 of on-site time)

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Multi site companies§ Certification Body has the

responsibility to ensure that all IFS requirements are fulfilled for each production site§ prepare an audit plan to make

sure that information is available on site

§ Each production site has its§ separate audit report§ own certificate

§ If certain requirements are handled on a centralised level, it has to be make sure that the production site understands and handles the item in compliance with IFS standard (e.g. documentation)

ProductionSite A

ProductionSite B

ProductionSite C

Mothercompany

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s Solutions©Audit duration

2,0 days (minimum)§ with a minimum of 1/3 in production, storage,

maintenance areas additional time with respect to § size of the site § type of production process § scope of audit§ number of production lines involved§ number of personnel employed at the site§ number of non-conformities found in the previous audit

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IFS Broker und IFS HPC


Bewertung

Vielen Dank für die Diskussion und

Viel Erfolg!

IFS Broker und IFS HPC · § IFS Logistik § Dienstleistungsunternehmen, die verpackte Produkte im...

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